PEMBUATAN LAPORAN INVENTARISASI BAHAN KIMIA

6.5. PEMBUATAN LAPORAN INVENTARISASI BAHAN KIMIA

Dalam tata Kelola yang baik sudah dikenal bagaimana serangkaian kegiatan praktis dilakukan guna mendukung peningkatan kinerja dan kemajuan kegiatan penyimpanan maupun penggunaan bahan kimia. Rangkaian dalam kegiatan yang dilakukan dalam tata kelola yang baik perlu didukung dengan tata administrasi yang balk agar hasil kegiatan lebih optimal. Misalnya, dalam penyimpanan bahan perlu mempunyai lembar data jenis bahan kimia, tanggal kadaluarsa, lokasi penyimpanan, dan lain-lain. Lembar data tersebut akan sangat berguna apabila terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan misalnya kecelakaan kerja, atau akan melakukan pemeriksaan bahan kadaluarsa dan menyampaikan hal tersebut sebagai laporan. Tata administrasi yang baik juga dapat membantu untuk mencatat kemajuan kegiatan pengelolaan bahan kimia dan menunjukkannya kepada pihak-pihak yang terkait. Dengan demikian tata administrasi bagi suatu kegiatan usaha merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari upaya- upaya praktis lainnya dalam memajukan usaha.

Banyak cara yang dapat dilakukan untuk membuat suatu tata administrasi yang baik, diantaranya dengan melakukan : Pelaporan meliputi pengumpulan dan penataan dokumen-dokumen penting yang terkait dengan kegiatan penyimpanan maupun penggunaanbahan kimia. Maksud dari melakukan pelaporan adalah untuk memberikan informasi yang diperlukan kepada para pihak yang berkepentingan. Ada beberapa keuntungan yang dapat peroleh dengan melakukan sistem yang baik, diantaranya : Ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan melakukan sistem pelaporan yang baik, diantaranya :

− Memiliki catatan yang lengkap mengenai temuan, observasi dan rencana tindakan yang menjadi dasar praktek inventarisasi bahan kimia.

− Memudahkan dalam melakukan penelusuran kembali jika terjadi sesuatu penyimpangan dari rencana semula

− Memudahkan untuk menganalisa kemungkinan langkah-langkah perbaikan yang dapat diambil berdasarkan data-data yang dimiliki. − Dapat mencatat hasil-hasil/kemajuan pelaksanaan inventarisasi bahan kimia.

Pelaporan yang dimaksud dapat mencakup dokumen yang terkait dengan hal berikut diantaranya:

− Informasi umum mengenai kegiatan inventarisasi bahan kimia − Informasi mengenai penggunaan bahan kimia

− Lembar periksa penggunaan bahan kimia yang telah diisi − Kegiatan komunikasi internal dan eksternal yang berhubungan dengan

program pengelolaan bahan kimia. − Lembar data keselamatan bahan atau "material safety data sheet'

(MSDS) − Rencana tindakan / program pengelolaanbahan kimia

Dalam melakukan pelaporan ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan diantaranya :

− Dokumen yang diperlukan oleh suatu unit kegiatan disimpan di tempat yang mudah dijangkau − Dokumen seharusnya selalu dipantau ketepatan isinya dan diperbaharui sesuai dengan keperluan − Dokumen yang kadaluarsa harus dikeluarkan atau dimusnahkan

− Format dan isi dokumen mudah dipahami dan dikomunikasikan

Tata dokumentasi yang baik dapat dilaksanakan dengan berbagai cara, namun dapat memilih sendiri atau menyesuaikan sistem dokumentasi yang balk, efektif, dan tidak remit sesuai dengan kebutuhan kegiatan inventarisasi bahan kimia. Salah satu contoh dalam melakukan dokumentasi adalah dengan melakukan pengelompokan jenis dokumen untuk memudahkan dalam melakukan dokumentasi. Adapun pengelompokan jenis dokumen tersebut dapat dilakukan sebagai berikut :

Dokumen Pelaksanaan Kerja Dokumen ini dapat berupa informasi mengenai proses kegiatan kerja. Kelompok dokumen ini dapat mencakup beberapa dokumen, diantaranya :

− Lembar catatan kerja − Lembar catatan kinerja ini dapat berupa catatan kemajuan baik yang

harian, bulanan atau tahunan mengenai kinerja dari suatu kegiatan dan lembar catatan hasil kerja.

− Catatan komunikasi internal dan eksternal

Manfaat melakukan inventarisasi bahan kimia :

− Mengidentifikasi secara sistematis seluruh bahan kimia yang disimpan dan digunakan. − Membentuk sebuah informasi yang tersttuktur

− Mengidentifikasi seluruh bahan kimia yang ada di dalam pabrik − Mengidentifikasi bahan yang tidak dikenal; apakah akan digunakan atau

dibuang − Menghindari terjadinya kadaluwarsa terhadap bahan yang disimpan − Menyelidiki sifat bahan; meningkatkan mutu produk

Menganalisis bahan kimia dalam Tabel Inventarisasi Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan:

− Berapa banyak jumlah bahan yang diperluakan untuk proses produksi − Berapa jumlah aktual yang dipergunakan? − Apakah bahan kimia ini benar-benar diperlukan untuk digunakan? − Mengapa ada sejumlah tertentu bahan kimia yang terbuang atau hilang? − Dapatkah kita menyimpan sediaan dalam jumlah yang lebih sedikit? − Dapatkah kita meggunakan bahan lain sebagai pengganti yang

bahayanya lebih rendah atau menggunakan wujud/bentuk yang berbeda?

− Apakah bahan ini termasuk terlarang atau terbatas penggunaannya? (kriteria ekologi)

Inventarisasi seluruh bahan kimia

Area Nama MSDS

Keberdebuan/ Pendekatan bahan

Frasa

Kelompok

Jumlah per

penguapan pengendalian kimia

batch/kegiatan