Fase Requirement Planning

4.2 Fase Requirement Planning

4.2.1 Sejarah Singkat PT DilaPrint

Perusahaan ini didirikan oleh seorang anak muda, setelah lulus dari ATGI (Akademi Teknologi Grafika Indonesia) tahun 1996. Sejak saat itu perusahaan ini terus berkembang. Saat ini perusahaan ini memiliki lebih dari

32 tenaga ahli yang bergabung, dan mereka bertanggung jawab dalam bidangnya masing-masing.

Setelah 15 Tahun berkecimpung, kami menyadari bahwa Perusahaan percetakan selalu dibutuhkan kapanpun, dimanapun, dan dimusim apapun. Tidak terpengaruh akan situasi ekonomi, masyarakat akan selalu membutuhkan jasa percetakan. Dengan bantuan dan dukungan anda, kami akan meningkatkan mutu pelayanan kami agar sesuai dengan kebutuhan dan keinginan para pemakai jasa.

Bagi para pelanggan kami yang setia, Dilaprint dengan bangga memperkenalkan mesin baru kami " Heidelberg Speed Master " dimana Bagi para pelanggan kami yang setia, Dilaprint dengan bangga memperkenalkan mesin baru kami " Heidelberg Speed Master " dimana

“Kami sangat menghargai kepercayaan yang anda berikan kepada kami untuk melayani anda dengan harga kami yang terjangkau dan tentu

saja dengan kualitas yang baik. Jadi jangan ragu untuk menghubungi kami kapanpun. Dilaprint siap memberikan pelayanan ”. (Afriansyah Haris A.md.Graf, President)

4.2.2 Identifikasi Dan Masalah Sistem

4.2.2.1 Identifikasi Masalah

Pada sistem yang ada pada PT DilaPrint pada saat ini proses penjadwalan percetakan ditentukan dengan sebuah opsi dari resepsionis yang bertugas menerima pesanan dari pelanggan, ataupun ditentukan dengan banyaknya pesanan yang lagi berjalan. Penulisan jadwal cetak itupun masih diatas kertas yang rentan akan hilang atau rusak sebelum cetakan itu selesai.

Permasalahan juga akan terjadi ketika disaat adanya pesanan di hari yang sama tapi dalam waktu yang berbeda, resepsionis harus memilih secara manual mana yang harus dikerjakan pertama kali untuk dicetak pesanannya.

4.2.2.2 Identifikasi Sistem Berjalan

PT Dila Print mempunyai proses penjadwalan yang masih manual menggunakan kertas atau nota. Dimana nota tersebut tertera apa yang dipesan oleh pemesan beserta tanggal memesan dan tanggal selesai pemesanan.

Gambar 4. 1 Alur kerja Berjalan

Berikut penjelasan mengenai alur kerja yang berjalan pada PT Dila Print:

1. Klien datang dan menemuin resepsionis dan mengisi form untuk pemesan cetakan yaitu berupa data diri, alamat email, no telpon yang bisa dihubungi, dan pesana yang akan dicetak.

2. Resepsionis akan merekam ulang data klien/pemesan kedalam sebuah buku besar untuk sebagai laporan.

3. Dari data tersebut akan ditentukan oleh pegawai/resepsionis waktunya dan pegawai yang bertanggung jawan atas cetakan kien tersebut.

4. Setelah cetakan telah selesai dicetak maka pegawai yang bertanggung jawab akan melaporkan kepada pegawai/resepisonis bahwa cetakan klien telah selesai.

5. Resepsionis menelpon klien dan memberitahu bahwa pesanan/cetakan telah selesai.

4.2.2.3 Identifikasi Sistem Usulan

Sistem yang penulis ingin buat adalah sebuah sistem penjadwalan percetakan yang diharapkan dapat membantu menyelsaikan masalah pada PT Dila Print yang masih menggunakan penjadwalan manual.

Gambar 4. 2 Alur Sistem Usulan

Berikut penjelasan mengenai sistem usulan:

1. Klien/pemesan datang menemui respsionis dengan membawa apa yang dibutuhkan klien yang digunakan sebagai data.

2. Resepsionis/pegawai merekam/menginput data-data klien/pemesan kedalam sistem yang nantinya akan menjadi acuan dalam penyusunan jadwal cetak.

3. Resepsionis//pegawai akan memproses data klien apakah telah sesuai atau belom.

4. Jika telah telah sesuai semua data klien/pemesan maka selanjutnya resepsionis/pegawai akan menyusun jadwal menggunakan sistem yang 4. Jika telah telah sesuai semua data klien/pemesan maka selanjutnya resepsionis/pegawai akan menyusun jadwal menggunakan sistem yang

5. Setelah jadwal tersusun maka pegawai operator percetaka akan langsung mengerjakan cetakan yang telah ditentukan.

6. Setelah cetakan selesai, maka klien/pemesan akan mendapatkan notification/reminder dari sistem berupa sms bahwasanya pesanannya telah selesai dicetak.

Gambar 4. 3 Skema Sistem Proses penjadwalan yang diusulkan

Berikut penjelasana input-proses-output didalam sistem:

1. Disaat data yang dinput oleh pegawai/resepsionis data akan langsung degenerate oleh sistem.

2. Setelah data degenerate makan output dari generate algoritma tersebut berupa data jadwal yang sudah tidak ada bentrok.

3. Data yang telah berupa jadwal tersebut akan langsung disimpan ke dalam database.

Gambar 4. 4 Alur sistem smsgateway

Berikut penjelasan alur sistem SMS Gataway:

1. Untuk mengirimkan pesan reminder (pengingat), maka seelumnya computer harus terhubung dengan modem, simcard yang sudah terisi pulsa.

2. Kemudian jadwal sudah tersusun dan tersimpan ke dalam database, akan diambil olesh sistem untuk nanatinya akan menjadi isi pesan yang akan dikirimkan.

3. Setelah data sudah ada, selanjutnya isi pesan akan dikirimkan dengan proses sms Gateway menggunakan Gammu.

4. Dengan gammu sebagai penghubung sms Gateway, pesan tersebut aab dikrimkan dengan BTS berfungsi untuk koneksi antar simcard dengan satelit, dan SMS Center digunakan untuk menyimpan data SMS atau pesan yang akan dikirimkan oleh pengirim. Jika no handphone penerima tidak aktif makan pesan SMS akan disimpan di SMSC pada periode tertentu (regulasi berberda-beda), jadi setelah nomor penerima aktif tuga SMSC akan mengirimkan SMS tersebut. Penerima pesan singkat/SMS muncul berupa nomor HP biasa seolah-olah seperti dikirim lewat handphone.

4.2.2.4 Identifikasi Syarat-Syarat Informasi

Pembuatan sistem penjadwalan percetakan pada PT Dila Print ini harus memenuhi syarat-syarat meliputi kelengkapan data, software, hardware . Kelengkapan data yang digunakan dalam pembutan sistem penjadwalan percetakan pada PT Dila Print ini adalah:

1. Data calon pemesan

2. Data pegawai

3. Data jadwal percetakan Kebutuhan software yang digunakan untuk sistem

penjadwalan percetakan pada PT Dilla Print ini adalah:

1. Windows 10

2. Sublimje Text

3. XAMPP

4. Google Chrome Sedangkan kebutuhan hardware yang digunakan untuk

pembuatan sistem penjadwalan percetakan pada PT Dilla Print ini adalah:

1. Laptop Asus A45S

2. RAM 8 GB

3. Intel core i3 2.2 GHz