Manual Prosedur Akademik dan Perpustakaan
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
JUDUL
PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA UNTUK MAHASISWA
FMIPA UNDIP
AREA
AKADEMIK: PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
KODE:
MP. PUST-MIPA-22
TANGGAL
DIKELUARKAN
17 – 2 - 2010
NO. REVISI:
MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA
TUJUAN :
Manual Prosedur Peminjaman Bahan Pustaka bertujuan untuk memberi penjelasan
tentangi prosedur yang harus dilaksanakan pihak-pihak terkait dalam pelayanan
peminjaman bahan pustaka.
PENGERTIAN
Koleksi bahan pustaka sebagai salah satu fasilitas yang diberikan kepada mahasiswa,
keberadaannya sangat menunjang proses belajar mengajar. Namun demikian karena
keterbatasan koleksi, sebagai fasilitas umum pemanfaatan bahan pustaka harus diatur
dalam batas waktu dan jumlah tertentu.
REFERENSI
Peraturan Perpustakaan Fakultas MIPA UNDIP
PROSEDUR
1. Mahasiswa mencari buku melalui komputer searching, atau langsung ke rak
buku
2. Mahasiswa menyerahkan buku yang akan dipinjam disertai kartu anggota
perpustakaan, atau mendaftar sebagai anggota dulu.
3. Petugas menscan barcode kartu anggota dan barcode buku
4. Petugas mencatat call number/data buku pada kartu arsip anggota
5. Simpan data ke data base Komputer
6. Petugas memberi stempel tanggal kembali pada kartu due date buku
7. Mahasiswa menerima kartu anggota dan buku yang dipinjam.
1
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA
No.
Kegiatan
Pihak yang
terlibat
Mhs
petugas
Waktu
Dokumen
1
Mahasiswa Mencari
buku melalui
komputer
searching, atau
langsung ke rak
buku
Sesuai
Komputer,
kebutuh buku
an
2
Petugas menerima
buku yang akan
dipinjam disertai
kartu anggota
perpustakaan/
mahasiswa
mendaftar dulu.
1 menit
3
Petugas menscan
barcode kartu
anggota dan
barcode buku
30 detik Komputer,
barcode,
anggota
N
Kartu
buku/
pustaka
rak
anggota,
bahan
kartu
Y
4
Petugas mencatat
call number/data
buku pada kartu
arsip anggota
1 menit
5
Simpan data
Ke data base
Komputer
Petugas memberi
stempel tanggal
kembali pada kartu
due date buku
30 detik Komputer
Peminjam
menerima buku dan
kartu anggota
30 detik Kartu
anggota,
buku koleksi
6
7
Kartu
kendali
buku, kartu arsip
perpustakaan
30 detik Stempel,
Kartu
buku, date due
buku
2
LAMPIRAN :
SARANA
Personal Komputer (PC), stempel tanggal, Buku, Kartu Anggota, Barcode
PIHAK TERKAIT
Mahasiswa, Petugas Perpustakaan
3
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
JUDUL
PEMINJAMAN BUKU/KOLEKSI DOSEN/STAFF
FAKULTAS MIPA UNDIP
AREA
PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
KODE:
MP. PUST-MIPA-23
TANGGAL
DIKELUARKAN
NO. REVISI:
MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA
TUJUAN :
Manual Prosedur Peminjaman Bahan Pustaka bertujuan untuk memberi penjelasan
tentangi prosedur yang harus dilaksanakan pihak-pihak terkait dalam pelayanan
peminjaman bahan pustaka.
PENGERTIAN
Koleksi bahan pustaka sebagai salah satu fasilitas yang diberikan kepada mahasiswa,
keberadaannya sangat menunjang proses belajar mengajar. Namun demikian karena
keterbatasan koleksi, sebagai fasilitas umum pemanfaatan bahan pustaka harus diatur
dalam batas waktu tertentu.
REFERENSI
Peraturan Perpustakaan Fakultas MIPA UNDIP
PROSEDUR
1. Dosen/karyawan mencari buku melalui komputer searching, atau langsung ke
rak buku
2. Dosen/ karyawan menyerahkan buku/ mendaftar anggota dulu.
3. Petugas menscan barcode kartu anggota dan barcode buku
4. Petugas mencatat call number/data buku pada kartu arsip anggota
5. Simpan data ke data base Komputer
6. Petugas memberi stempel tanggal kembali pada kartu due date buku
7. Dosen/karyawan menerima kartu anggota dan buku yang dipinjam.
4
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA
No.
Kegiatan
Pihak yang
terlibat
Dosen/ petugas
Waktu
Dokumen
Karya
wan
1
Dosen/karyawan
Mencari buku
melalui komputer
searching, atau
langsung ke rak
buku
Sesuai
Komputer,
kebutuh buku
an
2
Petugas menerima
buku yang akan
dipinjam disertai
kartu anggota
perpustakaan/
mahasiswa
mendaftar dulu.
1 menit
3
Petugas menscan
barcode kartu
anggota dan
barcode buku
30 detik Komputer,
barcode,
anggota
Kartu
buku/
pustaka
rak
anggota,
bahan
kartu
N
Y
4
Petugas mencatat
call number/data
buku pada kartu
arsip anggota
1 menit
5
Simpan data
Ke data base
Komputer
Petugas memberi
stempel tanggal
kembali pada kartu
due date buku
Peminjam
menerima buku dan
kartu anggota
30 detik Komputer
6
7
Kartu
kendali
buku, kartu arsip
perpustakaan
30 detik Stempel,
Kartu
buku, date due
buku
30 detik Kartu
anggota,
buku koleksi
5
LAMPIRAN
I.
SARANA
Personal Komputer (PC), stempel tanggal, Buku, Kartu Anggota, Barcode
II.
PIHAK TERKAIT
Mahasiswa, Petugas Perpustakaan
6
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE:
MP. PUST-MIPA-24
JUDUL
PENGEMBALIAN BUKU/KOLEKSI DOSEN/STAFF
TANGGAL
DIKELUARKAN
AREA
PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
NO. REVISI:
MANUAL PROSEDUR PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA
TUJUAN
Manual Prosedur Pengembalian Bahan Pustaka bertujuan untuk memberi penjelasan
prosedur pengembalian buku yang dilakukan Dosen/staf
PENGERTIAN
Pengembalian buku/koleksi perpustakaan dengan tepat waktu merupakan kewajiban
dan bentuk tanggungjawab yang harus dilakukan oleh peminjamnya. Hal ini
didasarkan bahwa buku/bahan pustaka yang dipinjam merupakan kebutuhan bersama
sehingga perlu diatur sikulasi peminjaman agar tepat waktu.
REFERENSI
Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan FMIPA UNDIP
PROSEDUR
1. Dosen/karyawan menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan
dikembalikan
2.
Petugas memeriksa apakah buku tersebut milik perpustakaan dan keadaan buku
(baik, kotor, rusak)
3.
Petugas memasukkan no. Anggota / Scan Kartu Anggota dengan alat barcode yang
dihubungkan komputer
4.
Petugas mengecek data due buku dan cek kartu kembali pada arsip kartu anggota,
5.
Dosen/karyawan menerima kartu anggota kembali, dan memberikan paraf pada kartu
arsip sebagai bukti buku telah kembali
6.
Perpanjangan
7.
Menyimpan pada data base
7
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA
No.
Kegiatan
Pihak yang
terlibat
Dosen/ petugas
Waktu
Dokumen
10 detik
kartu
anggota
perpustakaan, buku
yang dipinjam
Staff
1
Dosen/staf
menyerahkan kartu
anggota dan buku
yang akan
dikembalikan
2
Petugas memeriksa
apakah buku
tersebut milik
perpustakaan dan
keadaan buku
(baik, kotor, rusak)
3
4
Buku yang dipinjam
N
30 detik
Y
Petugas memasukkan
no. Anggota / Scan
Kartu Anggota
dengan alat barcode
yang dihubungkan
komputer
Petugas mengecek
data due buku dan
cek kartu kembali
pada arsip kartu
anggota
Personal
Barceode
Komputer
30 detik
N
30 detik
PC,
Perpustakaan
Kartu
30 detik
Personal Computer
Y
5
Perpanjangan
N
Y
6
Dosen/staf
menerima kartu
anggota
perpustakaan
30 detik
Kartu Anggota, kartu
arsip anggota
7
Petugas menyimpan
data
30 detik
Personal Computer
8
LAMPIRAN
SARANA
Personal Computer, Kartu Anggota, Kartu kendali Buku, Barcode
Lampiran Dokumen :
1. Kartu Tanda Anggota Perpustakaan
Nama
No Anggota
Prodi/Jabatan
Alamat
Masa Berlaku
:
:
:
:
:
Koordinator Perpustakaan
NIP:
*J0D004052 *
UNIVERSITASDIPONEGORO
PERPUSTAKAAN FAKULTAS MIPA
9
2. Kartu Arsip Perpustakaan
Kartu Kendali buku
10
11
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE:
MP. PUST-MIPA-25
JUDUL
PENGEMBALIAN BUKU/KOLEKSI MAHASISWA
TANGGAL
DIKELUARKAN
AREA
PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
NO. REVISI:
MANUAL PROSEDUR PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA
TUJUAN
Manual Prosedur Pengembalian Bahan Pustaka bertujuan untuk memberi penjelasan
prosedur pengembalian buku yang dilakukan Mahasiswa
PENGERTIAN
Pengembalian buku/koleksi perpustakaan dengan tepat waktu merupakan kewajiban
dan bentuk tanggungjawab yang harus dilakukan oleh peminjamnya. Hal ini
didasarkan bahwa buku/bahan pustaka yang dipinjam merupakan kebutuhan bersama
sehingga perlu diatur sikulasi peminjaman agar tepat waktu.
REFERENSI
Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan FMIPA UNDIP
PROSEDUR
1. Mahasiswa menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan dikembalikan
2. Petugas memeriksa apakah buku tersebut milik perpustakaan dan keadaan buku
(baik, kotor, rusak)
3.
4.
5.
6.
7.
Petugas memasukkan no. Anggota / Scan Kartu Anggota dengan alat barcode yang
dihubungkan computer
Petugas mengecek data due buku dan cek kartu kembali pada arsip kartu anggota,
Mahasiswa menerima kartu anggota kembali, dan memberikan paraf pada kartu arsip
sebagai bukti buku telah kembali
Perpanjangan
Menyimpan pada data base
12
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA
No.
Kegiatan
Pihak yang
terlibat
Mahasi petugas
Waktu
Dokumen
10 detik
kartu
anggota
perpustakaan, buku
yang dipinjam
swa
1
Dosen/staf
menyerahkan kartu
anggota dan buku
yang akan
dikembalikan
2
Petugas memeriksa
apakah buku
tersebut milik
perpustakaan dan
keadaan buku
(baik, kotor, rusak)
3
4
Buku yang dipinjam
N
30 detik
Y
Petugas memasukkan
no. Anggota / Scan
Kartu Anggota
dengan alat barcode
yang dihubungkan
computer
Petugas mengecek
data due buku dan
cek kartu kembali
pada arsip kartu
anggota
Personal
Barceode
Komputer
30 detik
N
30 detik
PC,
Perpustakaan
Kartu
30 detik
Personal Computer
Y
5
Perpanjangan
N
Y
6
Dosen/staf
menerima kartu
anggota
perpustakaan
30 detik
Kartu Anggota, kartu
arsip anggota
7
Petugas menyimpan
data
30 detik
Personal Computer
13
LAMPIRAN:
SARANA
Personal Computer, Kartu Anggota, Kartu kendali Buku, Barcode
PIHAK TERKAIT
Mahasiswa, Petugas
Lampiran Dokumen :
1. Kartu Tanda Anggota Perpustakaan
Nama
No Anggota
Prodi/Jabatan
Alamat
Masa Berlaku
:
:
:
:
:
Koordinator Perpustakaan
NIP:
*J0D004052 *
UNIVERSITASDIPONEGORO
PERPUSTAKAAN FAKULTAS MIPA
14
P.04a
2. Kartu Arsip Perpustakaan
3. Kartu Kendali Buku
15
P-04b
16
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE:
MP PUST-MIPA-26
JUDUL
PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN
TANGGAL
DIKELUARKAN
AREA
AKADEMIK : PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
NO. REVISI:
MANUAL PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN
TUJUAN
Manual Prosedur Pembuatan Kartu Anggota bertujuan untuk memberi penjelasan
mengenai prosedur menjadi anggota perpustakaan Dosen dan Karyawan
PENGERTIAN
Perpustakaan menyediakan layanan keanggotaan yang ditujukan untuk mahasiswa
dan staf/dosen di lingkungan Fakultas MIPA atau pemakai dari luar FMIPA UNDIP
dengan status sebagai anggota baca. Dengan menjadi anggota, mahasiswa/staf/dosen
dapat melakukan peminjaman koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan
Fakultas MIPA UNDIP, sedangkan sebagai anggota baca tidak diperkenankan
meminjam koleksi.
REFERENSI
Peraturan Tata Tertib Perpustakaan FMIPA UNDIP
PROSEDUR
1. Calon anggota mengisi biodata pada formulir P-05 pendaftaran dengan
melampirkan foto kopi KTM/identitas diri, foto ukuran 3 x 2 cm 3 lembar
2. Petugas meneliti kelengkapan persyaratan
3. Petugas memproses formulir pendaftaran dengan menginput data base easylib,
dan proses cetak kartu anggota dan kartu arsip perpustakaan.
4. Kartu Anggota perpustakaan ditempel foto kemudian distempel perpustakaan
5. Simpan data base
6. Anggota menandatangani dan menerima kartu
17
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN
No.
Kegiatan
Pihak yang
terlibat
Anggota
petuga
(Mhs,
s
Wakt
u
Dokumen
Dosen,
Staff, pihak
lain).
1.
Calon
anggota
mengisi
biodata
pada
formulir
pendaftaran
2.
Petugas
meneliti
kelengkapan
persyaratan
N
5
menit
Formulir pendaftaran
(PUST.MIPA-05) foto
kopi KTM/identitas,
Foto 3 x 2 cm
(3 lembar)
3
menit
Formulir pendaftaran,
foto
kopi
KTM/identitas,
Foto 3 x 2 cm
(3 lembar)
Y
3.
Input
data dan
cetak kartu anggota
dan kartu arsip
perpustakaan
2
menit
PC
4.
Kartu
Anggota
perpustakaan
ditempel
foto
kemudian distempel
perpustakaan
3
menit
PC, Kertas
(Manila)
5.
Simpan database
1menit
Komputer software
Perpustakaan
easylib
6.
Anggota
menandatangani
dan menerima kartu
30
detik
BC
Kartu Perpustakaan
Stempel
LAMPIRAN
I. PIHAK TERKAIT
Mahasiswa, Dosen, Staff/ Karyawan dilingkungan FMIPA UNDIP, Pihak lain yang
bekeinginan menggunakan fsilitas perpustakaan
II. SARANA
Personal Komputer, formulir pendaftaran, Alat Tulis Kantor
18
III. LAMPIRAN DOKUMEN
Formulir Anggota Perpustakaan
Halaman depan
PUSTMIPA-05
Halaman belakang
19
PUSTMIPA-05
20
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
JUDUL
SURAT KETERANGAN BEBAS PERPUSTAKAAN
UNTUK MAHASISWA WISUDA
AREA
PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
KODE:
MP PUST-MIPA-27
TANGGAL
DIKELUARKAN
NO. REVISI:
MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN BEBAS PERPUSTAKAAN UNTUK
MAHASISWA WISUDA
TUJUAN
Manual Prosedur Permohonan Bebas Pinjam bertujuan untuk memberi penjelasan
mengenai prosedur permohonan Surat Bebas Pinjam sehubungan mahasiswa telah
menyelesaikan studinya
PENGERTIAN
Surat Bebas perpustakaan adalah persyaratan bagi mahasiswa yang akan wisuda.
Surat Keterangan Bebas Pustaka adalah sebagai bukti bahwa anggota perpustakaan
tersebut tidak mempunyai pinjaman perpustakaan.
REFERENSI
Peraturan Perpustakaan
PROSEDUR:
1. Mahasiswa mengajukan permohonan surat bebas perpustakaan dengan
melengkapi persyaratan yang ditentukan.
2. Petugas mengecek kelengkapan berkas-berkas permohonan, mengecek data
mahasiswa dari data base dan kartu arsip perpustakaan
3. Petugas mencetak surat keterangan bebas perpustakaan melalui komputer data
base.
4. Petugas bagian pelayanan memberi nomor keterangan bebas
5. Mahasiswa menandatangani surat bebas perpustakaan
6. Petugas menandatangani surat keterangan bebas perpustakaan
7. Mahasiswa menerima surat keterangan bebas perpustakaan
21
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN BEBAS PERPUSTAKAAN UNTUK
MAHASISWA WISUDA
No.
Kegiatan
Pihak yang terlibat
Petugas
Mahasisw
a
Waktu
1
Mahasiswa mengajukan
permohonan
surat
bebas
perpustakaan
dengan
melengkapi
persyaratan
yang
ditentukan.
Jam
kerja
2
Petugas
mengecek
kelengkapan
berkasberkas
permohonan,
mengecek
data
mahasiswa dari data
base dan kartu arsip
perpustakaan
Petugas mencetak surat
keterangan
bebas
perpustakaan melalui
komputer data base.
Petugas bagian
pelayanan memberi
nomor keterangan
bebas perpustakaan
Mahasiswa
menandatangani surat
bebas perpustakaan
2 menit
3
4
5
6
Petugas
menandatangani surat
keterangan
bebas
perpustakaan
7
Mahasiswa menerima
surat keterangan bebas
perpustakaan
N
Dokumen
1
eksemplar
skripsi
1 lembar abstraks
Bahasa
Indonesia
dan
bahasa Inggris
1 CD skripsi,
Kartu
Perpustakaan
Komputer, kartu
arsip
perpustakaan
1 menit
Komputer, ATK
30 detik
Blangko
bebas
perpustakaan
(form.PUSTMIPA-06)
Blangko
bebas
perpustakaan
(form.PUSTMIPA-06)
Surat keterangan
Perpustakaan
30 detik
30 detik
Surat keterangan
Perpustakaan
22
I.
PIHAK TERKAIT
Mahasiswa, Petugas perpustakaan
II.
SARANA
Kartu Perpustakaan, Komputer
III.
LAMPIRAN SURAT KETERANGAN BEBAS PUSTAKA
PERPUSTAKAAN FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
Alamat Jalan Prof. Sudharto, SH. Semarang 50275
KARTU BEBAS PERPUSTAKAAN
Nomor:
PUSTMIPA-06
Perpustakaan Fakultas MIPA Universitas Diponegoro Semarang, dengan ini
menerangkan bahwa :
Nama
NIM
Jurusan/Prodi
Judul Tugas Akhir
:
:
:
:
Tidak mempunyai tanggungan / pinjaman buku atau koleksi lainnya dan telah
menyerahkan Tugas akhir beserta CD masing-masing 1 eks.
Mahasiswa ybs.
Semarang,
a.n. Koordinator,
Bagian Pelayanan,
______________
NIM
____________________
NIP.
23
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
JUDUL
SURAT KETERANGAN BEBAS PERPUSTAKAAN
UNTUK MAHASISWA PINDAH/KELUAR
AREA
PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
KODE:
MP PUST-MIPA-28
TANGGAL
DIKELUARKAN
NO. REVISI:
MANUAL PROSEDUR SURAT KETERANGAN BEBAS PERPUSTAKAAN
UNTUK MAHASISWA PINDAH
TUJUAN
MP Surat Keterangan Bebas Pinjam bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai
prosedur permohonan Surat Bebas Pinjam sehubungan mahasiswa akan
keluar/pindah dari Fakultas MIPA UNDIP
PENGERTIAN
Surat Bebas perpustakaan adalah persyaratan bagi mahasiswa yang akan pindah/
keluar. Surat Keterangan Bebas Pustaka adalah sebagai bukti bahwa anggota
perpustakaan tersebut tidak mempunyai pinjaman perpustakaan.
REFERENSI
Peraturan Perpustakaan
PROSEDUR:
1. Mahasiswa membawa surat keterangan pindah dari jurusan Petugas mengecek
persyaratan tersebut di atas
2. Petugas mengecek kelengkapan berkas-berkas permohonan, mengecek data
mahasiswa dari data base dan kartu arsip perpustakaan
3. Petugas mencetak surat keterangan bebas perpustakaan melalui komputer data
base.
4. Petugas bagian pelayanan memberi nomor keterangan bebas
5. Mahasiswa menandatangani surat bebas perpustakaan
6. Petugas menandatangani surat keterangan bebas perpustakaan
7. Mahasiswa menerima surat keterangan bebas perpustakaan
24
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR SURAT KETERANGAN BEBAS
PERPUSTAKAAN UNTUK MAHASISWA PINDAH
No.
1
2
3
4
5
6
7
Kegiatan
Pihak yang terlibat
Petugas
Mahasisw
a
Waktu
Dokumen
Mahasiswa mengajukan
permohonan
surat
bebas
perpustakaan
dengan melapor kepada
petugas
Petugas
mengecek,
mengecek
data
N
mahasiswa dari data
base dan kartu arsip
perpustakaan
Petugas mencetak surat
keterangan
bebas
perpustakaan melalui
komputer data base.
Petugas bagian
pelayanan memberi
nomor keterangan
bebas perpustakaan
Mahasiswa
menandatangani surat
bebas perpustakaan
Jam
kerja
Surat keterangan
dari jurusan
2 menit
Komputer, kartu
arsip
perpustakaan
1 menit
Komputer, ATK
30 detik
Blangko
bebas
perpustakaan
(form.P-06)
30 detik
Blangko
bebas
perpustakaan
(form.P-06)
Petugas
menandatangani surat
keterangan
bebas
perpustakaan
Mahasiswa menerima
surat keterangan bebas
perpustakaan
30 detik
Surat keterangan
Perpustakaan
Surat keterangan
Perpustakaan
LAMPIRAN
I.
PIHAK TERKAIT
Mahasiswa, Petugas
II. SARANA
Kartu Perpustakaan, Komputer
25
III. LAMPIRAN SURAT KETERANGAN BEBAS PUSTAKA
PUSTMIPA-07
PERPUSTAKAAN FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
Alamat Jalan Prof. Sudharto, SH. Semarang 50275
KARTU BEBAS PERPUSTAKAAN
Nomor:
Perpustakaan Fakultas MIPA Universitas Diponegoro Semarang, dengan ini
menerangkan bahwa :
Nama
NIM
Jurusan/Prodi
:
:
:
Tidak mempunyai tanggungan / pinjaman buku atau koleksi lainnya
Demikian surat keterangan ini untuk digunakan sebagaimana perlunya.
a.n.
Mahasiswa ybs.
______________
NIM
Semarang,
Koordinator,
Bagian Pelayanan,
____________________
NIP.
26
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
JUDUL
INSTRUKSI KERJA LAYANAN PEMBACA
AREA
PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
KODE:
MP PUST-MIPA-29
TANGGAL
DIKELUARKAN
17 Pebruari 2010
NO. REVISI: 01
INSTRUKSI KERJA LAYANAN PEMBACA
TUJUAN :
Manual Prosedur Layanan Pembaca bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai
prosedur yang harus dilaksanakan oleh para pemustaka untuk mendapatkan layanan
pembaca yang menggunakan fasilitas perpustakaan
PENGERTIAN
Instruksi Kerja Layanan Pembaca diberikan kepada para pemustaka yang ingin
membaca atau mencari koleksi perpustakaan yang dimiliki perpustakaan FMIPA
UNDIP.
REFERENSI
Peraturan Perpustakaan
PROSEDUR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Pemustaka datang, mengisi daftar hadir dengan memasukkan Identitas
(NIM/NIP) komputer pengunjung
Pemustaka meletakan tas, jaket, topi ke loker
Pemustaka mencari buku/koleksi berdasarkan judul, subjek, pengarang melalui
komputer searching
Pemustaka menuju ke rak-rak buku sesuai klasifikasi subjek.
Pemustaka mengambil buku dari rak
Pemustaka membaca buku di tempat yang disediakan
Pemustaka meminjam buku
Buku yang telah dibaca diletakkan dimeja baca
Pemustaka ke luar ruangan koleksi
27
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR INSTRUKSI KERJA LAYANAN PEMBACA
Pihak yang terlibat
Pemustaka petugas
No.
1.
Kegiatan
Pemustaka datang,
mengisi daftar hadir
dengan
memasukkan
Identitas
(NIM/NIP)
komputer
pengunjung
2.
Pengunjung/pemusta
ka
meletakan tas,
jaket, topi ke loker
30
detik
Rak/loker tas
3.
Pemustaka mencari
buku/koleksi
berdasarkan judul,
subjek, pengarang
melalui komputer
searching
1 menit
Komputer
4.
Pemustaka menuju
ke rak-rak buku
sesuai
klasifikasi
subjek.
Pemustaka
mengambil
buku
dari rak
1 menit Koleksi bahan
(sesuai pustaka, rak
kebutuh
an)
Mahasiswa
membaca buku di
tempat
yang
disediakan
Pemustaka
meminjam buku
Jam
buka
Buku/bahan
pustaka
Jam
buka
buku
Jam
buka
buku
5.
6.
7.
8.
9
Buku yang telah
dibaca diletakkan
dimeja baca
Waktu
Jam
kerja
Dokumen
Komputer,
Nomer
Induk
Mahasiswa/KTM
buku
Y
N
N
Pemustaka ke luar
ruangan koleksi.
28
Lampiran
PIHAK TERKAIT
Petugas, Pemustaka
SARANA
Kartu Perpustakaan, Komputer searching
29
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE:
MP. PUST-MIPA-30
JUDUL
LAYANAN RUJUKAN/REFERENSI DAN INFORMASI
TANGGAL
DIKELUARKAN
AREA
PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
NO. REVISI:
LAYANAN RUJUKAN/REFERENSI DAN INFORMASI
I. TUJUAN
MP Layanan Referensi/Rujukan bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai
prosedur layanan rujukan/referensi dan informasi kepada pengguna fasilitas koleksi
referensi perpustakaan FMIPA UNDIP
II. PENGERTIAN
MP Layanan Referensi diberikan kepada para pemustaka yang ingin mendapat
bantuan tentang informasi yang membutuhkan jawaban dari pertanyaan yang
menggunakan koleksi refernsi baik yang ada di perpustakaan maupun di
perpustakaan lain.
III. REFERENSI
Peraturan Perpustakaan
IV. PROSEDUR
1. Pemustaka datang, mengisi daftar hadir dengan memasukkan Identitas
(NIM/NIP) komputer pengunjung
2. Pemustaka meletakan tas, jaket, topi ke loker
3. Pemustaka mencari buku/koleksi referensi berdasarkan judul, subjek, pengarang
melalui komputer searching.
4. Pemustaka menuju ke rak-rak buku sesuai klasifikasi subjek, di ruang referensi.
5. Pemustaka membaca koleksi referensi/cadangan di ruang referensi/cadangan
6. Petugas memberi jawaban informasi yang diperlukan pemustaka melalui koleksi
referensi dengan mengisi blangko pertanyaan dan jawaban yang disediakan
(Form. PUST-MIPA-09a)
7. Pemustaka membutuhkan koleksi rujukan cepat atau skripsi karya ilmiah
pemustaka harus mengisi blangko yang tersedia (Form. PUST-MIPA-09b)
petugas segera memberi pelayanan.
8. Pemustaka ingin memfotokopi hubungi petugas bagian referensi
9. Pemustaka meletakkan buku/koleksi bahan pustaka yang sudah dibaca di meja
baca.
30
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR LAYANAN RUJUKAN/REFERENSI DAN
INFORMASI
No.
Kegiatan
Pihak yang
terlibat
Pemustaka petugas
Waktu
Dokumen
1.
Pemustaka datang, mengisi
daftar hadir dengan
memasukkan Identitas
(NIM/NIP) komputer
pengunjung
Jam
kerja
Komputer,
Nomer
Induk
Mahasiswa/
KTM
2
Pengunjung meletakan tas,
jaket, topi ke loker
30 detik
loker
3
Pemustaka menuju ke rak-rak
buku sesuai klasifikasi subjek,
di ruang referensi.
Komputer
searching
4
Pemustaka menuju ke rak-rak
buku sesuai klasifikasi subjek,
di ruang referensi.
30 detik
(sesuai
kebutuh
an)
1 menit
5
Pemustaka membaca koleksi
/membutuhkan
bantuan
pelayanan petugas
6
Petugas memberi jawaban
informasi yang diperlukan
pemustaka melalui koleksi
referensi dengan mengisi
blangko pertanyaan dan
jawaban yang disediakan
(Form. PUST-MIPA-09a)
Jam
buka
Form
P09a, P-9b,
P-9c)
7
Petugas memberi jawaban
informasi yang diperlukan
pemustaka melalui koleksi
referensi dengan mengisi
blangko pertanyaan dan
jawaban yang disediakan
(Form. PUST-MIPA-09a
Sesuai
kebutuh
an (jam
buka)
Rak
buku/koleks
i
Y
31
8
Pemustaka
membutuhkan
koleksi rujukan cepat atau
skripsi karya ilmiah pemustaka
harus mengisi blangko yang
tersedia (Form. PUST-MIPA09b) petugas segera memberi
pelayanan.
8
Pemustaka ingin memfotokopi
hubungi
petugas
bagian
referensi
9
Pemustaka
meletakkan
buku/koleksi bahan pustaka
yang sudah dibaca di meja baca.
LAMPIRAN
PIHAK TERKAIT
Petugas, Pemustaka
SARANA
Kartu Perpustakaan, Komputer searching
32
Lampiran
Kode P-09a
PERPUSTAKAAN FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
PUST-MIPA9a
Nama Penanya
: ..................................................................................................
Jurusan/ NIM
: ............................................../...................................................
Alamat
: .................................................................................................
.
No. Telepon/HP
: ..................................................................................................
Pertanyaan
: .................................................................................................
.
..................................................................................................
.................................................................................................
.
.................................................................................................
.
Kegunaan
:(
) Belajar
(
) Mengajar
(
) Penelitian
(
) Lain-lain, sebutkan :
.....................................................................................
Kelompok Pertanyaan : (
) Bahasa, Terminologi
(
) Data Bibliografis
(
) Organisasi, Perguruan
(
) Fakta, sejarah
(
) Tempat, Ilmu Bumi
(
) Alamat, Sejarah
(
) Peraturan, Perundangan
(
) Biografi, Alamat
Komunikasi
: Pertanyaan : Jawaban
(
)
(
) Lisan langsung
(
)
(
) Lisan tak langsung
(
)
(
) Tertulis
Deskripsi Jawaban : ................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
33
Lampiran
Kode P-09b
Perpustakaan Fakultas MIPA
Universitas Diponegoro
PUSTMIPA-09b
Layanan Penelusuran Literatur
Nama
: ...............................................
NIM
: ............................
Fak/ Jur.
: ...............................................
Tanda Tangan
: ............................
Menggunakan Bahan Pustaka sebagai bahan literatur untuk mendukung kegiatan (beri tanda X):
.............Penelitian .........Penulisan artikel ..........Tugas Akhir ...........Bahan Bacaan
No, Induk/ Call
Number
Semarang, ...........
Petugas,
Lampiran
Kode PUST-MIPA-09c
Perpustakaan Fakultas MIPA
Universitas Diponegoro
PUSTMIPA09c
Layanan Foto Kopi
Judul buku
: ................................................................................................................
Pengarang
: ................................................................................................................
Halaman
: ................................................................................................................
Nama Pemustaka : ..................................................NIM : ..............................................
Alamat
: .................................................................. No. Hp. ...............................
Beaya
: Rp...........................................................................................................
Semarang, .......................
Petugas,
..................................
34
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
KODE:
MANUAL PROSEDUR MP. PUST-MIPA-10
JUDUL
INSTRUKSI KERJA PENGKATALOGAN BUKU
TANGGAL
DIKELUARKAN
AREA
PERPUSTAKAAN
NO. REVISI:
PENGKATALOGAN BUKU
TUJUAN
Instruksi kerja Pengkatalogan buku bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai
prosedur melakukan pengkatalogan buku pada perpustakaan FMIPA UNDIP
PENGERTIAN
Pengkatalogan buku adalah proses pembuatan katalog untuk semua judul buku yang
dimiliki perpustakaan untuk digunakan sebagai alat telusur bagi pemustaka yang
display dalam digital library perpustakaan FMIPA UNDIP. Pengkatalogan diawali
dari semua buku-buku baru.
REFERENSI
Peraturan Perpustakaan
PROSEDUR :
1. Buku diterima dari sumbangan/hadiah dan pembelian
2. Petugas member stempel perpustakan dan stempel nomor induk pada buku
3. Petugas mengecek di database catalog atau buku induk catalog
4. Bila data sudah ada, tulis nomor klasifikasi tersebut pada kolom nomor klas
pada stempel induk kemudian langsung diberi nomor induk/no. inventaris.
5. Bila tidak ada, cari no klasifikasi pada buku DDC
6. Kemudian petugas melakukan pengkatalogan dengan acuan AACR II,
kemudian menentukan tajuk entri utama (TEU) dan Tajuk Entri tambahan
(TET) dan kelengkapan data bibliografi lainnya.
7. Masukkan data-data tersebut pada computer program easylib 3.0
35
8. Simpan data catalog buku di database computer
9. Kemudian cetak label, barcode, kartu pinjam melalui computer
10. Petugas menempel label callnumber, barcode, kartu pinjam dan kantong pada
buku
11. Petugas memasukkan buku ke rak sesuai urutan klasifikasi.
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PENGKATALOGAN BUKU
No.
Kegiatan
Pihak yang
terlibat
Penerbit,
petuga
toko buku,
s
Wakt
u
Dokumen
pemenang
lelang,
penyumban
g
1.
Sumber/ asal buku
Jam
kerja
Buku
2
Petugas
menerima
sumbangan
buku/kiriman buku/
pembelian
3.
Petugas
memberi
stempel perpustakan
dan stempel nomor
induk pada buku
30
detik
Stempel
4.
Petugas mengecek di
database catalog atau
buku induk catalog
1 menit
Buku, buku induk
inventaris
1 menit
(sesuai
kebutu
han)
AACR II, DDC
Y
N
5.
Kemudian
petugas
melakukan
pengkatalogan
dengan acuan AACR
36
6.
II,
kemudian
menentukan
tajuk
entri utama (TEU)
dan
Tajuk
Entri
tambahan (TET) dan
kelengkapan
data
bibliografi lainnya
Masukkan data-data
tersebut
pada
computer
program
easylib 3.0
7.
2 menit
Komputer
1 menit
Komputer
8.
Kemudian
cetak
label, barcode, kartu
pinjam
melalui
computer
1
menit/b
uku
Komputer, printer
9.
Petugas
menempel
label
callnumber,
barcode, kartu pinjam
dan kantong pada
buku
5 menit
Buku, atk
10.
Buku ditata ke rak
sesuai masing-masing
klas
Jam
kerja
Rak buku, koleksi
bahan pustaka
LAMPIRAN
Sarana
Komputer, Buku DDC, AACR , Stempel Perpustakaan, stempel nomor induk, alat
tulis kantor.
37
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS DIPONEGORO
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
PERPUSTAKAAN
Alamat : Dekanat Lt. 1 Kampus FMIPA UNDIP Tembalang, Semarang
________________________________________________________________________
PERATURAN DAN TATA TERTIB PERPUSTAKAAN
A. PENDAHULUAN
Peraturan dan tata tertib perpustakaan diadakan dengan maksud agar
penyelenggaraan perpustakaan dapat berlangsung secara tertib dan teratur. Peraturan
perpustakaan digunakan sebagai pedoman baik bagi pustakawan dalam
melaksanakan tugas sehari-hari maupun bagi pemakai dalam menggunakan jasa
perpustakaan.
B. KEANGGOTAAN
1. Semua civitas dan staf Fakultas MIPA Universitas Diponegoro berhak menjadi
anggota
2. Syarat menjadi anggota :
a. Mengisi formulir pendaftaran
b. Menyerahkan pas foto terbaru ukuran 3 x 4 cm. 1 lembar, 2 x 3 cm. 2
lembar.
( Untuk perpanjangan Kartu Anggota cukup 1 lembar pas foto 2 x 3 cm.)
3. Kartu Anggota Perpustakaan berlaku selama 1 (satu) tahun.
4. Untuk pengunjung dari luar FMIPA UNDIP :
a. Menunjukkan surat pengantar dari intansi asal yang bersangkutan dan
kartu identitas yang berlaku.
b. Menjadi anggota kartu baca
c. Masa Berlaku untuk satu semester.
d. Menyerahkan pas foto 2 x 3 cm 2 lembar
e. Hanya diperkenankan sebagai anggota baca/ tidak diperkenankan
meminjam koleksi
f. Keperluan foto kopi melalui petugas.
C. WAKTU PELAYANAN
a. Ruang Koleksi Referensi, Jurnal dan Karya-karya Ilmiah
- Senin - Kamis : Jam 08.00 - 14.00 WIB
- Jum’at
: Jam 08.00 - 11.00 WIB
b. Ruang Sirkulasi dan Ruang Baca
- Senin – Kamis : Jam 08.00 - 14.00 WIB
38
- Jum’at
: Jam 08.00 - 11.00 WIB
D. SISTEM PELAYANAN
Sistem pelayanan yang digunakan adalah “Layanan Terbuka” (Open acces)
yaitu bahwa pemakai dapat secara bebas/ langsung memilih atau mencari bahan
pustaka yang diinginkan, kecuali skripsi sistem pelayanan tertutup/ dilayani
melalui petugas.
E. KETENTUAN DAN ATURAN PAKAI
1. Kartu anggota tidak berlaku untuk orang lain
2. Memeriksa kelengkapann halaman buku pada saat peminjaman
3. Jumlah dan waktu peminjaman :
a. Mahasiswa
: maksimal 2 buku selama 1 ( satu ) minggu
b. Dosen
: maksimal 5 buku / selama 1 semester untuk
buku pegangan mata kuliah, 2 minggu untuk
non pegangan
4. Karyawan
: maksimal 2 buku selama 2 minggu
F. KETENTUAN PENGUNJUNG
1. Meletakkan jaket, tas, map, peralatan lain ditempat yang disediakan
2. Mengisi daftar hadir pengunjung
3. Mahasiswa yang akan membaca skripsi harus menjukkan Kartu Anggota
Perpustakaan
4 Mahasiswa yang mempergunakan fasilitas ruang baca harus membawa
kartu anggota Kartu mahasiswa yang berlaku.
5. Dilarang memfoto kopi, me-scan artikel, gambar, table skripsi
G. KEWAJIBAN PEMAKAI
1. Memelihara dan menjaga keutuhan dan kebersihan koleksi
2. Menjaga kebersihan dan ketenangan ruang perpustakaan
3. Mentaati peraturan dan tata tertib perpustakaan
H. SANKSI
1. Merusak atau menghilangkan buku diharuskan mengganti dengan buku
yang sama
(asli), bila fotokopi dibuat hardcover rangkap 3 (tiga).
2. Terlambat mengembalikan pinjaman dikenakan denda Rp 200,00/ buku/
hari, buku koleksi referensi Rp 500,00 / jam / buku.
I. BEBAS PUSTAKA
Bebas pustaka diberikan kepada :
1. Mahasiswa yang tercatat sebagai anggota Perpustakaan
2. Mahasiswa yang akan wisuda, dengan menyerahkan 1 eks. Skripsi dan
abstrak skripsi dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris dijadikan 1
lembar, serta 1 cd skripsi
3. Mahasiswa yang cuti kuliah, heregistrasi, pindah/ berhenti kuliah.
4. Dosen/ Karyawan yang pindah/ berhenti bekerja.
39
J. TATA TERTIB
1. Pengunjung diwajibkan berpakaian sopan, tidak diperkenankan memakai
sandal dan berkaos oblong.
2. Menjaga ketenangan, ketertiban, kebersihan, dan keamanan
3. Bagi mahasiswa yang tidak belajar tidak diperkenankan berada di ruang
baca
4. Dilarang merokok, makan dan minum
5. Tidak membuat coretan di meja, kursi, dinding
6. Tidak diperkenankan mengembalikan koleksi ke dalam rak
7. Merubah posisi kursi dan meja.
K. PERATURAN INI MULAI BERLAKU SEJAK TANGGAL DITETAPKAN
Ditetapkan di : Semarang
Tanggal
: 27 Oktober 2005
Koordinator Perpustakaan
Ttd.
Dra. Dwi Hudiyanti, M.Sc.
NIP. 131 835 917
40
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
JUDUL
PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA UNTUK MAHASISWA
FMIPA UNDIP
AREA
AKADEMIK: PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
KODE:
MP. PUST-MIPA-22
TANGGAL
DIKELUARKAN
17 – 2 - 2010
NO. REVISI:
MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA
TUJUAN :
Manual Prosedur Peminjaman Bahan Pustaka bertujuan untuk memberi penjelasan
tentangi prosedur yang harus dilaksanakan pihak-pihak terkait dalam pelayanan
peminjaman bahan pustaka.
PENGERTIAN
Koleksi bahan pustaka sebagai salah satu fasilitas yang diberikan kepada mahasiswa,
keberadaannya sangat menunjang proses belajar mengajar. Namun demikian karena
keterbatasan koleksi, sebagai fasilitas umum pemanfaatan bahan pustaka harus diatur
dalam batas waktu dan jumlah tertentu.
REFERENSI
Peraturan Perpustakaan Fakultas MIPA UNDIP
PROSEDUR
1. Mahasiswa mencari buku melalui komputer searching, atau langsung ke rak
buku
2. Mahasiswa menyerahkan buku yang akan dipinjam disertai kartu anggota
perpustakaan, atau mendaftar sebagai anggota dulu.
3. Petugas menscan barcode kartu anggota dan barcode buku
4. Petugas mencatat call number/data buku pada kartu arsip anggota
5. Simpan data ke data base Komputer
6. Petugas memberi stempel tanggal kembali pada kartu due date buku
7. Mahasiswa menerima kartu anggota dan buku yang dipinjam.
1
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA
No.
Kegiatan
Pihak yang
terlibat
Mhs
petugas
Waktu
Dokumen
1
Mahasiswa Mencari
buku melalui
komputer
searching, atau
langsung ke rak
buku
Sesuai
Komputer,
kebutuh buku
an
2
Petugas menerima
buku yang akan
dipinjam disertai
kartu anggota
perpustakaan/
mahasiswa
mendaftar dulu.
1 menit
3
Petugas menscan
barcode kartu
anggota dan
barcode buku
30 detik Komputer,
barcode,
anggota
N
Kartu
buku/
pustaka
rak
anggota,
bahan
kartu
Y
4
Petugas mencatat
call number/data
buku pada kartu
arsip anggota
1 menit
5
Simpan data
Ke data base
Komputer
Petugas memberi
stempel tanggal
kembali pada kartu
due date buku
30 detik Komputer
Peminjam
menerima buku dan
kartu anggota
30 detik Kartu
anggota,
buku koleksi
6
7
Kartu
kendali
buku, kartu arsip
perpustakaan
30 detik Stempel,
Kartu
buku, date due
buku
2
LAMPIRAN :
SARANA
Personal Komputer (PC), stempel tanggal, Buku, Kartu Anggota, Barcode
PIHAK TERKAIT
Mahasiswa, Petugas Perpustakaan
3
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
JUDUL
PEMINJAMAN BUKU/KOLEKSI DOSEN/STAFF
FAKULTAS MIPA UNDIP
AREA
PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
KODE:
MP. PUST-MIPA-23
TANGGAL
DIKELUARKAN
NO. REVISI:
MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA
TUJUAN :
Manual Prosedur Peminjaman Bahan Pustaka bertujuan untuk memberi penjelasan
tentangi prosedur yang harus dilaksanakan pihak-pihak terkait dalam pelayanan
peminjaman bahan pustaka.
PENGERTIAN
Koleksi bahan pustaka sebagai salah satu fasilitas yang diberikan kepada mahasiswa,
keberadaannya sangat menunjang proses belajar mengajar. Namun demikian karena
keterbatasan koleksi, sebagai fasilitas umum pemanfaatan bahan pustaka harus diatur
dalam batas waktu tertentu.
REFERENSI
Peraturan Perpustakaan Fakultas MIPA UNDIP
PROSEDUR
1. Dosen/karyawan mencari buku melalui komputer searching, atau langsung ke
rak buku
2. Dosen/ karyawan menyerahkan buku/ mendaftar anggota dulu.
3. Petugas menscan barcode kartu anggota dan barcode buku
4. Petugas mencatat call number/data buku pada kartu arsip anggota
5. Simpan data ke data base Komputer
6. Petugas memberi stempel tanggal kembali pada kartu due date buku
7. Dosen/karyawan menerima kartu anggota dan buku yang dipinjam.
4
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA
No.
Kegiatan
Pihak yang
terlibat
Dosen/ petugas
Waktu
Dokumen
Karya
wan
1
Dosen/karyawan
Mencari buku
melalui komputer
searching, atau
langsung ke rak
buku
Sesuai
Komputer,
kebutuh buku
an
2
Petugas menerima
buku yang akan
dipinjam disertai
kartu anggota
perpustakaan/
mahasiswa
mendaftar dulu.
1 menit
3
Petugas menscan
barcode kartu
anggota dan
barcode buku
30 detik Komputer,
barcode,
anggota
Kartu
buku/
pustaka
rak
anggota,
bahan
kartu
N
Y
4
Petugas mencatat
call number/data
buku pada kartu
arsip anggota
1 menit
5
Simpan data
Ke data base
Komputer
Petugas memberi
stempel tanggal
kembali pada kartu
due date buku
Peminjam
menerima buku dan
kartu anggota
30 detik Komputer
6
7
Kartu
kendali
buku, kartu arsip
perpustakaan
30 detik Stempel,
Kartu
buku, date due
buku
30 detik Kartu
anggota,
buku koleksi
5
LAMPIRAN
I.
SARANA
Personal Komputer (PC), stempel tanggal, Buku, Kartu Anggota, Barcode
II.
PIHAK TERKAIT
Mahasiswa, Petugas Perpustakaan
6
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE:
MP. PUST-MIPA-24
JUDUL
PENGEMBALIAN BUKU/KOLEKSI DOSEN/STAFF
TANGGAL
DIKELUARKAN
AREA
PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
NO. REVISI:
MANUAL PROSEDUR PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA
TUJUAN
Manual Prosedur Pengembalian Bahan Pustaka bertujuan untuk memberi penjelasan
prosedur pengembalian buku yang dilakukan Dosen/staf
PENGERTIAN
Pengembalian buku/koleksi perpustakaan dengan tepat waktu merupakan kewajiban
dan bentuk tanggungjawab yang harus dilakukan oleh peminjamnya. Hal ini
didasarkan bahwa buku/bahan pustaka yang dipinjam merupakan kebutuhan bersama
sehingga perlu diatur sikulasi peminjaman agar tepat waktu.
REFERENSI
Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan FMIPA UNDIP
PROSEDUR
1. Dosen/karyawan menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan
dikembalikan
2.
Petugas memeriksa apakah buku tersebut milik perpustakaan dan keadaan buku
(baik, kotor, rusak)
3.
Petugas memasukkan no. Anggota / Scan Kartu Anggota dengan alat barcode yang
dihubungkan komputer
4.
Petugas mengecek data due buku dan cek kartu kembali pada arsip kartu anggota,
5.
Dosen/karyawan menerima kartu anggota kembali, dan memberikan paraf pada kartu
arsip sebagai bukti buku telah kembali
6.
Perpanjangan
7.
Menyimpan pada data base
7
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA
No.
Kegiatan
Pihak yang
terlibat
Dosen/ petugas
Waktu
Dokumen
10 detik
kartu
anggota
perpustakaan, buku
yang dipinjam
Staff
1
Dosen/staf
menyerahkan kartu
anggota dan buku
yang akan
dikembalikan
2
Petugas memeriksa
apakah buku
tersebut milik
perpustakaan dan
keadaan buku
(baik, kotor, rusak)
3
4
Buku yang dipinjam
N
30 detik
Y
Petugas memasukkan
no. Anggota / Scan
Kartu Anggota
dengan alat barcode
yang dihubungkan
komputer
Petugas mengecek
data due buku dan
cek kartu kembali
pada arsip kartu
anggota
Personal
Barceode
Komputer
30 detik
N
30 detik
PC,
Perpustakaan
Kartu
30 detik
Personal Computer
Y
5
Perpanjangan
N
Y
6
Dosen/staf
menerima kartu
anggota
perpustakaan
30 detik
Kartu Anggota, kartu
arsip anggota
7
Petugas menyimpan
data
30 detik
Personal Computer
8
LAMPIRAN
SARANA
Personal Computer, Kartu Anggota, Kartu kendali Buku, Barcode
Lampiran Dokumen :
1. Kartu Tanda Anggota Perpustakaan
Nama
No Anggota
Prodi/Jabatan
Alamat
Masa Berlaku
:
:
:
:
:
Koordinator Perpustakaan
NIP:
*J0D004052 *
UNIVERSITASDIPONEGORO
PERPUSTAKAAN FAKULTAS MIPA
9
2. Kartu Arsip Perpustakaan
Kartu Kendali buku
10
11
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE:
MP. PUST-MIPA-25
JUDUL
PENGEMBALIAN BUKU/KOLEKSI MAHASISWA
TANGGAL
DIKELUARKAN
AREA
PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
NO. REVISI:
MANUAL PROSEDUR PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA
TUJUAN
Manual Prosedur Pengembalian Bahan Pustaka bertujuan untuk memberi penjelasan
prosedur pengembalian buku yang dilakukan Mahasiswa
PENGERTIAN
Pengembalian buku/koleksi perpustakaan dengan tepat waktu merupakan kewajiban
dan bentuk tanggungjawab yang harus dilakukan oleh peminjamnya. Hal ini
didasarkan bahwa buku/bahan pustaka yang dipinjam merupakan kebutuhan bersama
sehingga perlu diatur sikulasi peminjaman agar tepat waktu.
REFERENSI
Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan FMIPA UNDIP
PROSEDUR
1. Mahasiswa menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan dikembalikan
2. Petugas memeriksa apakah buku tersebut milik perpustakaan dan keadaan buku
(baik, kotor, rusak)
3.
4.
5.
6.
7.
Petugas memasukkan no. Anggota / Scan Kartu Anggota dengan alat barcode yang
dihubungkan computer
Petugas mengecek data due buku dan cek kartu kembali pada arsip kartu anggota,
Mahasiswa menerima kartu anggota kembali, dan memberikan paraf pada kartu arsip
sebagai bukti buku telah kembali
Perpanjangan
Menyimpan pada data base
12
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA
No.
Kegiatan
Pihak yang
terlibat
Mahasi petugas
Waktu
Dokumen
10 detik
kartu
anggota
perpustakaan, buku
yang dipinjam
swa
1
Dosen/staf
menyerahkan kartu
anggota dan buku
yang akan
dikembalikan
2
Petugas memeriksa
apakah buku
tersebut milik
perpustakaan dan
keadaan buku
(baik, kotor, rusak)
3
4
Buku yang dipinjam
N
30 detik
Y
Petugas memasukkan
no. Anggota / Scan
Kartu Anggota
dengan alat barcode
yang dihubungkan
computer
Petugas mengecek
data due buku dan
cek kartu kembali
pada arsip kartu
anggota
Personal
Barceode
Komputer
30 detik
N
30 detik
PC,
Perpustakaan
Kartu
30 detik
Personal Computer
Y
5
Perpanjangan
N
Y
6
Dosen/staf
menerima kartu
anggota
perpustakaan
30 detik
Kartu Anggota, kartu
arsip anggota
7
Petugas menyimpan
data
30 detik
Personal Computer
13
LAMPIRAN:
SARANA
Personal Computer, Kartu Anggota, Kartu kendali Buku, Barcode
PIHAK TERKAIT
Mahasiswa, Petugas
Lampiran Dokumen :
1. Kartu Tanda Anggota Perpustakaan
Nama
No Anggota
Prodi/Jabatan
Alamat
Masa Berlaku
:
:
:
:
:
Koordinator Perpustakaan
NIP:
*J0D004052 *
UNIVERSITASDIPONEGORO
PERPUSTAKAAN FAKULTAS MIPA
14
P.04a
2. Kartu Arsip Perpustakaan
3. Kartu Kendali Buku
15
P-04b
16
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE:
MP PUST-MIPA-26
JUDUL
PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN
TANGGAL
DIKELUARKAN
AREA
AKADEMIK : PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
NO. REVISI:
MANUAL PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN
TUJUAN
Manual Prosedur Pembuatan Kartu Anggota bertujuan untuk memberi penjelasan
mengenai prosedur menjadi anggota perpustakaan Dosen dan Karyawan
PENGERTIAN
Perpustakaan menyediakan layanan keanggotaan yang ditujukan untuk mahasiswa
dan staf/dosen di lingkungan Fakultas MIPA atau pemakai dari luar FMIPA UNDIP
dengan status sebagai anggota baca. Dengan menjadi anggota, mahasiswa/staf/dosen
dapat melakukan peminjaman koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan
Fakultas MIPA UNDIP, sedangkan sebagai anggota baca tidak diperkenankan
meminjam koleksi.
REFERENSI
Peraturan Tata Tertib Perpustakaan FMIPA UNDIP
PROSEDUR
1. Calon anggota mengisi biodata pada formulir P-05 pendaftaran dengan
melampirkan foto kopi KTM/identitas diri, foto ukuran 3 x 2 cm 3 lembar
2. Petugas meneliti kelengkapan persyaratan
3. Petugas memproses formulir pendaftaran dengan menginput data base easylib,
dan proses cetak kartu anggota dan kartu arsip perpustakaan.
4. Kartu Anggota perpustakaan ditempel foto kemudian distempel perpustakaan
5. Simpan data base
6. Anggota menandatangani dan menerima kartu
17
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN
No.
Kegiatan
Pihak yang
terlibat
Anggota
petuga
(Mhs,
s
Wakt
u
Dokumen
Dosen,
Staff, pihak
lain).
1.
Calon
anggota
mengisi
biodata
pada
formulir
pendaftaran
2.
Petugas
meneliti
kelengkapan
persyaratan
N
5
menit
Formulir pendaftaran
(PUST.MIPA-05) foto
kopi KTM/identitas,
Foto 3 x 2 cm
(3 lembar)
3
menit
Formulir pendaftaran,
foto
kopi
KTM/identitas,
Foto 3 x 2 cm
(3 lembar)
Y
3.
Input
data dan
cetak kartu anggota
dan kartu arsip
perpustakaan
2
menit
PC
4.
Kartu
Anggota
perpustakaan
ditempel
foto
kemudian distempel
perpustakaan
3
menit
PC, Kertas
(Manila)
5.
Simpan database
1menit
Komputer software
Perpustakaan
easylib
6.
Anggota
menandatangani
dan menerima kartu
30
detik
BC
Kartu Perpustakaan
Stempel
LAMPIRAN
I. PIHAK TERKAIT
Mahasiswa, Dosen, Staff/ Karyawan dilingkungan FMIPA UNDIP, Pihak lain yang
bekeinginan menggunakan fsilitas perpustakaan
II. SARANA
Personal Komputer, formulir pendaftaran, Alat Tulis Kantor
18
III. LAMPIRAN DOKUMEN
Formulir Anggota Perpustakaan
Halaman depan
PUSTMIPA-05
Halaman belakang
19
PUSTMIPA-05
20
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
JUDUL
SURAT KETERANGAN BEBAS PERPUSTAKAAN
UNTUK MAHASISWA WISUDA
AREA
PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
KODE:
MP PUST-MIPA-27
TANGGAL
DIKELUARKAN
NO. REVISI:
MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN BEBAS PERPUSTAKAAN UNTUK
MAHASISWA WISUDA
TUJUAN
Manual Prosedur Permohonan Bebas Pinjam bertujuan untuk memberi penjelasan
mengenai prosedur permohonan Surat Bebas Pinjam sehubungan mahasiswa telah
menyelesaikan studinya
PENGERTIAN
Surat Bebas perpustakaan adalah persyaratan bagi mahasiswa yang akan wisuda.
Surat Keterangan Bebas Pustaka adalah sebagai bukti bahwa anggota perpustakaan
tersebut tidak mempunyai pinjaman perpustakaan.
REFERENSI
Peraturan Perpustakaan
PROSEDUR:
1. Mahasiswa mengajukan permohonan surat bebas perpustakaan dengan
melengkapi persyaratan yang ditentukan.
2. Petugas mengecek kelengkapan berkas-berkas permohonan, mengecek data
mahasiswa dari data base dan kartu arsip perpustakaan
3. Petugas mencetak surat keterangan bebas perpustakaan melalui komputer data
base.
4. Petugas bagian pelayanan memberi nomor keterangan bebas
5. Mahasiswa menandatangani surat bebas perpustakaan
6. Petugas menandatangani surat keterangan bebas perpustakaan
7. Mahasiswa menerima surat keterangan bebas perpustakaan
21
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN BEBAS PERPUSTAKAAN UNTUK
MAHASISWA WISUDA
No.
Kegiatan
Pihak yang terlibat
Petugas
Mahasisw
a
Waktu
1
Mahasiswa mengajukan
permohonan
surat
bebas
perpustakaan
dengan
melengkapi
persyaratan
yang
ditentukan.
Jam
kerja
2
Petugas
mengecek
kelengkapan
berkasberkas
permohonan,
mengecek
data
mahasiswa dari data
base dan kartu arsip
perpustakaan
Petugas mencetak surat
keterangan
bebas
perpustakaan melalui
komputer data base.
Petugas bagian
pelayanan memberi
nomor keterangan
bebas perpustakaan
Mahasiswa
menandatangani surat
bebas perpustakaan
2 menit
3
4
5
6
Petugas
menandatangani surat
keterangan
bebas
perpustakaan
7
Mahasiswa menerima
surat keterangan bebas
perpustakaan
N
Dokumen
1
eksemplar
skripsi
1 lembar abstraks
Bahasa
Indonesia
dan
bahasa Inggris
1 CD skripsi,
Kartu
Perpustakaan
Komputer, kartu
arsip
perpustakaan
1 menit
Komputer, ATK
30 detik
Blangko
bebas
perpustakaan
(form.PUSTMIPA-06)
Blangko
bebas
perpustakaan
(form.PUSTMIPA-06)
Surat keterangan
Perpustakaan
30 detik
30 detik
Surat keterangan
Perpustakaan
22
I.
PIHAK TERKAIT
Mahasiswa, Petugas perpustakaan
II.
SARANA
Kartu Perpustakaan, Komputer
III.
LAMPIRAN SURAT KETERANGAN BEBAS PUSTAKA
PERPUSTAKAAN FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
Alamat Jalan Prof. Sudharto, SH. Semarang 50275
KARTU BEBAS PERPUSTAKAAN
Nomor:
PUSTMIPA-06
Perpustakaan Fakultas MIPA Universitas Diponegoro Semarang, dengan ini
menerangkan bahwa :
Nama
NIM
Jurusan/Prodi
Judul Tugas Akhir
:
:
:
:
Tidak mempunyai tanggungan / pinjaman buku atau koleksi lainnya dan telah
menyerahkan Tugas akhir beserta CD masing-masing 1 eks.
Mahasiswa ybs.
Semarang,
a.n. Koordinator,
Bagian Pelayanan,
______________
NIM
____________________
NIP.
23
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
JUDUL
SURAT KETERANGAN BEBAS PERPUSTAKAAN
UNTUK MAHASISWA PINDAH/KELUAR
AREA
PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
KODE:
MP PUST-MIPA-28
TANGGAL
DIKELUARKAN
NO. REVISI:
MANUAL PROSEDUR SURAT KETERANGAN BEBAS PERPUSTAKAAN
UNTUK MAHASISWA PINDAH
TUJUAN
MP Surat Keterangan Bebas Pinjam bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai
prosedur permohonan Surat Bebas Pinjam sehubungan mahasiswa akan
keluar/pindah dari Fakultas MIPA UNDIP
PENGERTIAN
Surat Bebas perpustakaan adalah persyaratan bagi mahasiswa yang akan pindah/
keluar. Surat Keterangan Bebas Pustaka adalah sebagai bukti bahwa anggota
perpustakaan tersebut tidak mempunyai pinjaman perpustakaan.
REFERENSI
Peraturan Perpustakaan
PROSEDUR:
1. Mahasiswa membawa surat keterangan pindah dari jurusan Petugas mengecek
persyaratan tersebut di atas
2. Petugas mengecek kelengkapan berkas-berkas permohonan, mengecek data
mahasiswa dari data base dan kartu arsip perpustakaan
3. Petugas mencetak surat keterangan bebas perpustakaan melalui komputer data
base.
4. Petugas bagian pelayanan memberi nomor keterangan bebas
5. Mahasiswa menandatangani surat bebas perpustakaan
6. Petugas menandatangani surat keterangan bebas perpustakaan
7. Mahasiswa menerima surat keterangan bebas perpustakaan
24
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR SURAT KETERANGAN BEBAS
PERPUSTAKAAN UNTUK MAHASISWA PINDAH
No.
1
2
3
4
5
6
7
Kegiatan
Pihak yang terlibat
Petugas
Mahasisw
a
Waktu
Dokumen
Mahasiswa mengajukan
permohonan
surat
bebas
perpustakaan
dengan melapor kepada
petugas
Petugas
mengecek,
mengecek
data
N
mahasiswa dari data
base dan kartu arsip
perpustakaan
Petugas mencetak surat
keterangan
bebas
perpustakaan melalui
komputer data base.
Petugas bagian
pelayanan memberi
nomor keterangan
bebas perpustakaan
Mahasiswa
menandatangani surat
bebas perpustakaan
Jam
kerja
Surat keterangan
dari jurusan
2 menit
Komputer, kartu
arsip
perpustakaan
1 menit
Komputer, ATK
30 detik
Blangko
bebas
perpustakaan
(form.P-06)
30 detik
Blangko
bebas
perpustakaan
(form.P-06)
Petugas
menandatangani surat
keterangan
bebas
perpustakaan
Mahasiswa menerima
surat keterangan bebas
perpustakaan
30 detik
Surat keterangan
Perpustakaan
Surat keterangan
Perpustakaan
LAMPIRAN
I.
PIHAK TERKAIT
Mahasiswa, Petugas
II. SARANA
Kartu Perpustakaan, Komputer
25
III. LAMPIRAN SURAT KETERANGAN BEBAS PUSTAKA
PUSTMIPA-07
PERPUSTAKAAN FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
Alamat Jalan Prof. Sudharto, SH. Semarang 50275
KARTU BEBAS PERPUSTAKAAN
Nomor:
Perpustakaan Fakultas MIPA Universitas Diponegoro Semarang, dengan ini
menerangkan bahwa :
Nama
NIM
Jurusan/Prodi
:
:
:
Tidak mempunyai tanggungan / pinjaman buku atau koleksi lainnya
Demikian surat keterangan ini untuk digunakan sebagaimana perlunya.
a.n.
Mahasiswa ybs.
______________
NIM
Semarang,
Koordinator,
Bagian Pelayanan,
____________________
NIP.
26
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
JUDUL
INSTRUKSI KERJA LAYANAN PEMBACA
AREA
PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
KODE:
MP PUST-MIPA-29
TANGGAL
DIKELUARKAN
17 Pebruari 2010
NO. REVISI: 01
INSTRUKSI KERJA LAYANAN PEMBACA
TUJUAN :
Manual Prosedur Layanan Pembaca bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai
prosedur yang harus dilaksanakan oleh para pemustaka untuk mendapatkan layanan
pembaca yang menggunakan fasilitas perpustakaan
PENGERTIAN
Instruksi Kerja Layanan Pembaca diberikan kepada para pemustaka yang ingin
membaca atau mencari koleksi perpustakaan yang dimiliki perpustakaan FMIPA
UNDIP.
REFERENSI
Peraturan Perpustakaan
PROSEDUR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Pemustaka datang, mengisi daftar hadir dengan memasukkan Identitas
(NIM/NIP) komputer pengunjung
Pemustaka meletakan tas, jaket, topi ke loker
Pemustaka mencari buku/koleksi berdasarkan judul, subjek, pengarang melalui
komputer searching
Pemustaka menuju ke rak-rak buku sesuai klasifikasi subjek.
Pemustaka mengambil buku dari rak
Pemustaka membaca buku di tempat yang disediakan
Pemustaka meminjam buku
Buku yang telah dibaca diletakkan dimeja baca
Pemustaka ke luar ruangan koleksi
27
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR INSTRUKSI KERJA LAYANAN PEMBACA
Pihak yang terlibat
Pemustaka petugas
No.
1.
Kegiatan
Pemustaka datang,
mengisi daftar hadir
dengan
memasukkan
Identitas
(NIM/NIP)
komputer
pengunjung
2.
Pengunjung/pemusta
ka
meletakan tas,
jaket, topi ke loker
30
detik
Rak/loker tas
3.
Pemustaka mencari
buku/koleksi
berdasarkan judul,
subjek, pengarang
melalui komputer
searching
1 menit
Komputer
4.
Pemustaka menuju
ke rak-rak buku
sesuai
klasifikasi
subjek.
Pemustaka
mengambil
buku
dari rak
1 menit Koleksi bahan
(sesuai pustaka, rak
kebutuh
an)
Mahasiswa
membaca buku di
tempat
yang
disediakan
Pemustaka
meminjam buku
Jam
buka
Buku/bahan
pustaka
Jam
buka
buku
Jam
buka
buku
5.
6.
7.
8.
9
Buku yang telah
dibaca diletakkan
dimeja baca
Waktu
Jam
kerja
Dokumen
Komputer,
Nomer
Induk
Mahasiswa/KTM
buku
Y
N
N
Pemustaka ke luar
ruangan koleksi.
28
Lampiran
PIHAK TERKAIT
Petugas, Pemustaka
SARANA
Kartu Perpustakaan, Komputer searching
29
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE:
MP. PUST-MIPA-30
JUDUL
LAYANAN RUJUKAN/REFERENSI DAN INFORMASI
TANGGAL
DIKELUARKAN
AREA
PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP
NO. REVISI:
LAYANAN RUJUKAN/REFERENSI DAN INFORMASI
I. TUJUAN
MP Layanan Referensi/Rujukan bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai
prosedur layanan rujukan/referensi dan informasi kepada pengguna fasilitas koleksi
referensi perpustakaan FMIPA UNDIP
II. PENGERTIAN
MP Layanan Referensi diberikan kepada para pemustaka yang ingin mendapat
bantuan tentang informasi yang membutuhkan jawaban dari pertanyaan yang
menggunakan koleksi refernsi baik yang ada di perpustakaan maupun di
perpustakaan lain.
III. REFERENSI
Peraturan Perpustakaan
IV. PROSEDUR
1. Pemustaka datang, mengisi daftar hadir dengan memasukkan Identitas
(NIM/NIP) komputer pengunjung
2. Pemustaka meletakan tas, jaket, topi ke loker
3. Pemustaka mencari buku/koleksi referensi berdasarkan judul, subjek, pengarang
melalui komputer searching.
4. Pemustaka menuju ke rak-rak buku sesuai klasifikasi subjek, di ruang referensi.
5. Pemustaka membaca koleksi referensi/cadangan di ruang referensi/cadangan
6. Petugas memberi jawaban informasi yang diperlukan pemustaka melalui koleksi
referensi dengan mengisi blangko pertanyaan dan jawaban yang disediakan
(Form. PUST-MIPA-09a)
7. Pemustaka membutuhkan koleksi rujukan cepat atau skripsi karya ilmiah
pemustaka harus mengisi blangko yang tersedia (Form. PUST-MIPA-09b)
petugas segera memberi pelayanan.
8. Pemustaka ingin memfotokopi hubungi petugas bagian referensi
9. Pemustaka meletakkan buku/koleksi bahan pustaka yang sudah dibaca di meja
baca.
30
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR LAYANAN RUJUKAN/REFERENSI DAN
INFORMASI
No.
Kegiatan
Pihak yang
terlibat
Pemustaka petugas
Waktu
Dokumen
1.
Pemustaka datang, mengisi
daftar hadir dengan
memasukkan Identitas
(NIM/NIP) komputer
pengunjung
Jam
kerja
Komputer,
Nomer
Induk
Mahasiswa/
KTM
2
Pengunjung meletakan tas,
jaket, topi ke loker
30 detik
loker
3
Pemustaka menuju ke rak-rak
buku sesuai klasifikasi subjek,
di ruang referensi.
Komputer
searching
4
Pemustaka menuju ke rak-rak
buku sesuai klasifikasi subjek,
di ruang referensi.
30 detik
(sesuai
kebutuh
an)
1 menit
5
Pemustaka membaca koleksi
/membutuhkan
bantuan
pelayanan petugas
6
Petugas memberi jawaban
informasi yang diperlukan
pemustaka melalui koleksi
referensi dengan mengisi
blangko pertanyaan dan
jawaban yang disediakan
(Form. PUST-MIPA-09a)
Jam
buka
Form
P09a, P-9b,
P-9c)
7
Petugas memberi jawaban
informasi yang diperlukan
pemustaka melalui koleksi
referensi dengan mengisi
blangko pertanyaan dan
jawaban yang disediakan
(Form. PUST-MIPA-09a
Sesuai
kebutuh
an (jam
buka)
Rak
buku/koleks
i
Y
31
8
Pemustaka
membutuhkan
koleksi rujukan cepat atau
skripsi karya ilmiah pemustaka
harus mengisi blangko yang
tersedia (Form. PUST-MIPA09b) petugas segera memberi
pelayanan.
8
Pemustaka ingin memfotokopi
hubungi
petugas
bagian
referensi
9
Pemustaka
meletakkan
buku/koleksi bahan pustaka
yang sudah dibaca di meja baca.
LAMPIRAN
PIHAK TERKAIT
Petugas, Pemustaka
SARANA
Kartu Perpustakaan, Komputer searching
32
Lampiran
Kode P-09a
PERPUSTAKAAN FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
PUST-MIPA9a
Nama Penanya
: ..................................................................................................
Jurusan/ NIM
: ............................................../...................................................
Alamat
: .................................................................................................
.
No. Telepon/HP
: ..................................................................................................
Pertanyaan
: .................................................................................................
.
..................................................................................................
.................................................................................................
.
.................................................................................................
.
Kegunaan
:(
) Belajar
(
) Mengajar
(
) Penelitian
(
) Lain-lain, sebutkan :
.....................................................................................
Kelompok Pertanyaan : (
) Bahasa, Terminologi
(
) Data Bibliografis
(
) Organisasi, Perguruan
(
) Fakta, sejarah
(
) Tempat, Ilmu Bumi
(
) Alamat, Sejarah
(
) Peraturan, Perundangan
(
) Biografi, Alamat
Komunikasi
: Pertanyaan : Jawaban
(
)
(
) Lisan langsung
(
)
(
) Lisan tak langsung
(
)
(
) Tertulis
Deskripsi Jawaban : ................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
33
Lampiran
Kode P-09b
Perpustakaan Fakultas MIPA
Universitas Diponegoro
PUSTMIPA-09b
Layanan Penelusuran Literatur
Nama
: ...............................................
NIM
: ............................
Fak/ Jur.
: ...............................................
Tanda Tangan
: ............................
Menggunakan Bahan Pustaka sebagai bahan literatur untuk mendukung kegiatan (beri tanda X):
.............Penelitian .........Penulisan artikel ..........Tugas Akhir ...........Bahan Bacaan
No, Induk/ Call
Number
Semarang, ...........
Petugas,
Lampiran
Kode PUST-MIPA-09c
Perpustakaan Fakultas MIPA
Universitas Diponegoro
PUSTMIPA09c
Layanan Foto Kopi
Judul buku
: ................................................................................................................
Pengarang
: ................................................................................................................
Halaman
: ................................................................................................................
Nama Pemustaka : ..................................................NIM : ..............................................
Alamat
: .................................................................. No. Hp. ...............................
Beaya
: Rp...........................................................................................................
Semarang, .......................
Petugas,
..................................
34
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
KODE:
MANUAL PROSEDUR MP. PUST-MIPA-10
JUDUL
INSTRUKSI KERJA PENGKATALOGAN BUKU
TANGGAL
DIKELUARKAN
AREA
PERPUSTAKAAN
NO. REVISI:
PENGKATALOGAN BUKU
TUJUAN
Instruksi kerja Pengkatalogan buku bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai
prosedur melakukan pengkatalogan buku pada perpustakaan FMIPA UNDIP
PENGERTIAN
Pengkatalogan buku adalah proses pembuatan katalog untuk semua judul buku yang
dimiliki perpustakaan untuk digunakan sebagai alat telusur bagi pemustaka yang
display dalam digital library perpustakaan FMIPA UNDIP. Pengkatalogan diawali
dari semua buku-buku baru.
REFERENSI
Peraturan Perpustakaan
PROSEDUR :
1. Buku diterima dari sumbangan/hadiah dan pembelian
2. Petugas member stempel perpustakan dan stempel nomor induk pada buku
3. Petugas mengecek di database catalog atau buku induk catalog
4. Bila data sudah ada, tulis nomor klasifikasi tersebut pada kolom nomor klas
pada stempel induk kemudian langsung diberi nomor induk/no. inventaris.
5. Bila tidak ada, cari no klasifikasi pada buku DDC
6. Kemudian petugas melakukan pengkatalogan dengan acuan AACR II,
kemudian menentukan tajuk entri utama (TEU) dan Tajuk Entri tambahan
(TET) dan kelengkapan data bibliografi lainnya.
7. Masukkan data-data tersebut pada computer program easylib 3.0
35
8. Simpan data catalog buku di database computer
9. Kemudian cetak label, barcode, kartu pinjam melalui computer
10. Petugas menempel label callnumber, barcode, kartu pinjam dan kantong pada
buku
11. Petugas memasukkan buku ke rak sesuai urutan klasifikasi.
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PENGKATALOGAN BUKU
No.
Kegiatan
Pihak yang
terlibat
Penerbit,
petuga
toko buku,
s
Wakt
u
Dokumen
pemenang
lelang,
penyumban
g
1.
Sumber/ asal buku
Jam
kerja
Buku
2
Petugas
menerima
sumbangan
buku/kiriman buku/
pembelian
3.
Petugas
memberi
stempel perpustakan
dan stempel nomor
induk pada buku
30
detik
Stempel
4.
Petugas mengecek di
database catalog atau
buku induk catalog
1 menit
Buku, buku induk
inventaris
1 menit
(sesuai
kebutu
han)
AACR II, DDC
Y
N
5.
Kemudian
petugas
melakukan
pengkatalogan
dengan acuan AACR
36
6.
II,
kemudian
menentukan
tajuk
entri utama (TEU)
dan
Tajuk
Entri
tambahan (TET) dan
kelengkapan
data
bibliografi lainnya
Masukkan data-data
tersebut
pada
computer
program
easylib 3.0
7.
2 menit
Komputer
1 menit
Komputer
8.
Kemudian
cetak
label, barcode, kartu
pinjam
melalui
computer
1
menit/b
uku
Komputer, printer
9.
Petugas
menempel
label
callnumber,
barcode, kartu pinjam
dan kantong pada
buku
5 menit
Buku, atk
10.
Buku ditata ke rak
sesuai masing-masing
klas
Jam
kerja
Rak buku, koleksi
bahan pustaka
LAMPIRAN
Sarana
Komputer, Buku DDC, AACR , Stempel Perpustakaan, stempel nomor induk, alat
tulis kantor.
37
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS DIPONEGORO
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
PERPUSTAKAAN
Alamat : Dekanat Lt. 1 Kampus FMIPA UNDIP Tembalang, Semarang
________________________________________________________________________
PERATURAN DAN TATA TERTIB PERPUSTAKAAN
A. PENDAHULUAN
Peraturan dan tata tertib perpustakaan diadakan dengan maksud agar
penyelenggaraan perpustakaan dapat berlangsung secara tertib dan teratur. Peraturan
perpustakaan digunakan sebagai pedoman baik bagi pustakawan dalam
melaksanakan tugas sehari-hari maupun bagi pemakai dalam menggunakan jasa
perpustakaan.
B. KEANGGOTAAN
1. Semua civitas dan staf Fakultas MIPA Universitas Diponegoro berhak menjadi
anggota
2. Syarat menjadi anggota :
a. Mengisi formulir pendaftaran
b. Menyerahkan pas foto terbaru ukuran 3 x 4 cm. 1 lembar, 2 x 3 cm. 2
lembar.
( Untuk perpanjangan Kartu Anggota cukup 1 lembar pas foto 2 x 3 cm.)
3. Kartu Anggota Perpustakaan berlaku selama 1 (satu) tahun.
4. Untuk pengunjung dari luar FMIPA UNDIP :
a. Menunjukkan surat pengantar dari intansi asal yang bersangkutan dan
kartu identitas yang berlaku.
b. Menjadi anggota kartu baca
c. Masa Berlaku untuk satu semester.
d. Menyerahkan pas foto 2 x 3 cm 2 lembar
e. Hanya diperkenankan sebagai anggota baca/ tidak diperkenankan
meminjam koleksi
f. Keperluan foto kopi melalui petugas.
C. WAKTU PELAYANAN
a. Ruang Koleksi Referensi, Jurnal dan Karya-karya Ilmiah
- Senin - Kamis : Jam 08.00 - 14.00 WIB
- Jum’at
: Jam 08.00 - 11.00 WIB
b. Ruang Sirkulasi dan Ruang Baca
- Senin – Kamis : Jam 08.00 - 14.00 WIB
38
- Jum’at
: Jam 08.00 - 11.00 WIB
D. SISTEM PELAYANAN
Sistem pelayanan yang digunakan adalah “Layanan Terbuka” (Open acces)
yaitu bahwa pemakai dapat secara bebas/ langsung memilih atau mencari bahan
pustaka yang diinginkan, kecuali skripsi sistem pelayanan tertutup/ dilayani
melalui petugas.
E. KETENTUAN DAN ATURAN PAKAI
1. Kartu anggota tidak berlaku untuk orang lain
2. Memeriksa kelengkapann halaman buku pada saat peminjaman
3. Jumlah dan waktu peminjaman :
a. Mahasiswa
: maksimal 2 buku selama 1 ( satu ) minggu
b. Dosen
: maksimal 5 buku / selama 1 semester untuk
buku pegangan mata kuliah, 2 minggu untuk
non pegangan
4. Karyawan
: maksimal 2 buku selama 2 minggu
F. KETENTUAN PENGUNJUNG
1. Meletakkan jaket, tas, map, peralatan lain ditempat yang disediakan
2. Mengisi daftar hadir pengunjung
3. Mahasiswa yang akan membaca skripsi harus menjukkan Kartu Anggota
Perpustakaan
4 Mahasiswa yang mempergunakan fasilitas ruang baca harus membawa
kartu anggota Kartu mahasiswa yang berlaku.
5. Dilarang memfoto kopi, me-scan artikel, gambar, table skripsi
G. KEWAJIBAN PEMAKAI
1. Memelihara dan menjaga keutuhan dan kebersihan koleksi
2. Menjaga kebersihan dan ketenangan ruang perpustakaan
3. Mentaati peraturan dan tata tertib perpustakaan
H. SANKSI
1. Merusak atau menghilangkan buku diharuskan mengganti dengan buku
yang sama
(asli), bila fotokopi dibuat hardcover rangkap 3 (tiga).
2. Terlambat mengembalikan pinjaman dikenakan denda Rp 200,00/ buku/
hari, buku koleksi referensi Rp 500,00 / jam / buku.
I. BEBAS PUSTAKA
Bebas pustaka diberikan kepada :
1. Mahasiswa yang tercatat sebagai anggota Perpustakaan
2. Mahasiswa yang akan wisuda, dengan menyerahkan 1 eks. Skripsi dan
abstrak skripsi dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris dijadikan 1
lembar, serta 1 cd skripsi
3. Mahasiswa yang cuti kuliah, heregistrasi, pindah/ berhenti kuliah.
4. Dosen/ Karyawan yang pindah/ berhenti bekerja.
39
J. TATA TERTIB
1. Pengunjung diwajibkan berpakaian sopan, tidak diperkenankan memakai
sandal dan berkaos oblong.
2. Menjaga ketenangan, ketertiban, kebersihan, dan keamanan
3. Bagi mahasiswa yang tidak belajar tidak diperkenankan berada di ruang
baca
4. Dilarang merokok, makan dan minum
5. Tidak membuat coretan di meja, kursi, dinding
6. Tidak diperkenankan mengembalikan koleksi ke dalam rak
7. Merubah posisi kursi dan meja.
K. PERATURAN INI MULAI BERLAKU SEJAK TANGGAL DITETAPKAN
Ditetapkan di : Semarang
Tanggal
: 27 Oktober 2005
Koordinator Perpustakaan
Ttd.
Dra. Dwi Hudiyanti, M.Sc.
NIP. 131 835 917
40