Manual Prosedur Akademik dan Perpustakaan

FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO

DOKUMEN LEVEL:
MANUAL PROSEDUR

KODE:
MP.AK-04

JUDUL
:

PERMOHONAN IJIN CUTI AKADEMIK

TANGGAL
DIKELUARKAN:
17 Februari 2010

AREA:

BIDANG AKADEMIK

NO. REVISI: -

MANUAL PROSEDUR
IJIN CUTI AKADEMIK
Tujuan
Manual Prosedur permohonan ijin Cuti Akademik bertujuan untuk memberi
penjelasan tentang prosedur permohonan Ijin Cuti Akademik bagi mahasiswa dengan
alasan tertentu meninggalkan studi untuk sementara waktu.
Pengertian
Cuti Akademik adalah hak mahasiswa untuk berhenti sementara tidak mengikuti
segala bentuk kegiatan akademik dengan ijin tertulis dari Dekan Fakultas
Sesuai Peraturan Rektor No. 364/PER/H7/2009 tentang Peraturan Akademik pasal 20
ketentatuan Cuti adalah sbb :
1. Mahasiswa yang merencanakan cuti akademik harus memenuhi ketentuanketentuan sebagai berikut :
a. Program Sarjana (S1)
- Sudah mengumpulkan paling sedikit 45 sks dan IPK ≥2,00 (bagi mahasiswa
angkatan 2005/2006 dan sebelumnya)
- Sudah mengumpulkan paling sedikit 45 sks dan IPK ≥2,25 (bagi mahasiswa
angkatan 2006/2007 dan sebelumnya)

- Mendapat ijin tertulis dari rektor
b. Program S1 Non Reguler dari DIII
- Sudah mengumpulkan paling sedikit 30 sks dan IPK ≥ 2.00
- Mendapat Ijin tertulis dari rektor
c. Program DIII dan DIV
- Sudah mengumpulkan paling sedikit 30 sks dan IPK ≥ 2.00
- Mendapat Ijin tertulis dari rektor
2. Mahasiswa yang terpaksa menghentikan studi untuk sementara karena halangan
yang tidak dapat dihindarkan, yaitu. :
a. Kecelakaan dengan melampirkan surat keterangan dari Rumah Sakit atau surat
keterangan yang dapat dipertangung-jawabkan
b. Sakit lebih dari 1 bulan dengan menunjukkan surat keterangan dari rumah sakit
c. Melahirkan
d. Kegiatan-kegiatan mahasiswa yang dapat mengharumkan nama Universitas
Diponegoro dan Menyebabkan mahasiswa tidak dapat mengikuti kegiatan
akademik selama satu bulan atau lebih , dapat mengambil cuti akademik
dengan ketentuan telah memperoleh persetujuan Rektor

AK-04-01

3. Mahasiswa yang sedang menjalani hukuman penjara/hukuman skorsing dari
universitas Diponegoro tidak bisa mengajukan cuti Akademik
4. Selama masa studi mahasiswa dapat mengajukan cuti akademik maksimal 2 (dua)
semester berturut-turut , dengan maksimal 2 kali pengajuan
5. Ijin Cuti akademik tidak dibenarkan untuk semester yang lalu (tidak berlaku
surut)
6. Masa Cuti Akademik tidak diperhitungkan dengan lama studi yang bersangkutan
Referensi
Keputusan Rektor UNDIP No. 364/PER/H7/2009 tentang Peraturan Akademik
Bidang Pendidikan Program Sarjana dan Program Diploma (III-IV) Universitas
Dipopnegoro
Prosedur (2-4 hari kerja)
1.
Mahasiswa mengambil, mengisi dan menandatangani form AK04 di loket
academic corner (lihat di Akademic Corner Dekanat lt.II)
2. Mahasiswa meminta persetujuan Ketua Jurusan/ Kepala Program Studi
3. Mahasiswa menyerahkan form AK04 yang telah ditandatangani dan disetujui oleh
Kaprodi/Kajur ke Dekan melalui subbag akademik
4. Subbag Akademik memeriksa, meneliti kelengkapan form AK04
5. Subbag Akademik memproses Surat Ijin Dekan

6. Dekan menandatangani Surat Ijin Dekan
7. Subbag Umper memberi nomor , mengirim Surat Ijin Dekan ke Ybs, tembusan ke
Dosen Wali /Jurusan/Kaprodi, Arsip ke Subbag Akademik
8. Mahasiswa menerima Surat Ijin Dekan

AK-04-02

DIAGRAM ALIR
MANUAL PROSEDUR IJIN CUTI AKADEMIK
Pihak-Pihak yang Terlibat
No

1

Kegiatan

Mhs

Dosen
Wali

Subbag
Akad

Dekan

UMPER

Wak
tu

Doku
men

- Form
Jam
AK 04
Kerja - FC SPP

Mahasiswa

mengambil,
mengisi
dan
menandatangani
form Ak04

30
menit

smt
berjalan
- FC
KTM
- FC

Transkrip

2

3

4

5

6

- Form
AK 04

Mahasiswa
meminta
persetujuan Ketua
Jurusan/ Kepala
Program Studi
Mahasiswa
menyerahkan
form AK04 yang
telah
ditandatangani

dan disetujui
oleh
Kaprodi/Kajur ke
Dekan melalui
subbag akademik
Subbag
Akademik
memeriksa,
meneliti
kelengkapan
form AK04
Subbag
Akademik
memproses Surat
Ijin Dekan
Dekan
menandatangani
Surat Ijin Dekan

30

menit

- FC SPP
smt ber
jalan
- FC
KTM
- FC
Transkrip

30
menit

N
Y

AK-04-03

AK-04-04

7

Subbag Umper
memberi nomor ,
mengirim Surat
Ijin Dekan ke
Ybs, tembusan ke
Dosen Wali
/Jurusan/
Kaprodi, Arsip ke
Subbag
Akademik

8

Mahasiswa
menerima Surat
Ijin Dekan
Melampirkan :
- Transkrip Akademik

- Foto Copy Slip SPP terakhir
- Foto Copy KTM

AK-04-05

Contoh AK 04
Perihal : Permohonan Penghentian Studi Sementara
( Cuti Akademik )

AK.04

Yth. Dekan
Fakultas MIPA
Universitas Diponegoro
Semarang.
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama

: ……………………………………………………

NIM/Angkatan tahun

: ……………………………………………………

Semester

: ……………………………………………………

SKS/IPK

: ……………………………………………………

Jurusan/Prodi/Jenjang

: ……………………………………………………

Sudah / belum pernah cuti

: ……………………………………………………

Lama cuti yang lalu

: ……………………………………………………

Alamat/ No telp/HP

: ……………………………………………………

mengajukan permohonan penghentian studi sementara ( cuti akademik )
Pada Semester/ Tahun Akademik

: ……………………………………………………

Alasan Cuti Akademik

: ……………………………………………………

Sebagai bahan pertimbangan bersama ini kami lampiran :
 Bukti Pembayaran SPP terakhir
 Transkrip Akademik
 KTM yang masih berlaku
 Surat Keterangan lain yang relevan ( Surat Keterangan Sakit dll)
 Surat Rekomendasi Ketua Jurusan / Program Studi
Atas perhatiannya kami ucapkan terimaksih
Mengetahui / Menyetujui
Ketua Jurusan / Prodi

Semarang,…………
Hormat saya,

(………………………..)
NIP.

(…………………………)
NIM.

Tembusan :
1. Ketua Jurusan / Prodi
2. Dosen wali

AK-04-06