Sistem bantu keputusan untuk Sekolah Men
SISTEM BANTUAN KEPUTUSAN UNTUK SEKOLAH MENENGAH ISLAM HIDAYAH MOHAMMAD ZAKRI BIN TARMIDI UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
SISTEM BANTU KEPUTUSAN UNTUK SEKOLAH MENENGAH ISLAM HIDAYAH MOHAMMAD ZAKRI BIN TARMIDI
Laporan Projek Sarjana ini dikemukakan
sebagai memenuhi sebahagian daripada syarat penganugerahan Ijazah Sarjana Sains (Teknologi Maklumat – Pengurusan)
Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat Universiti Teknologi Malaysia
APRIL 2008 APRIL 2008
Khas buat ISTERI TERSAYANG, HAZWANI BT SIS
Atas sokongan dan dorongan yang tidak berbelah bahagi..
Juga untuk kedua ibubapa tersayang TARMIDI TAMSIR
Dan MAIMUNAH ABDUL RAHMAN
Ijazah ini khas buat kalian yang sentiasa memberikan dorongan dan sokongan
kala sukar dan senang...
iv
PENGHARGAAN
ALHAMDULILLAH, ALHAMDULILLAH, ALHAMDULILLAH, SYUKUR...
Alhamdulillah, setinggi-tinggi kesyukuran dipanjatkan ke hadrat ALLAH s.w.t kerana berkat limpah rahmat dan keizinan-NYA, kajian ini berjaya disiapkan. Moga rahmat dan redha-NYA akan terus menerus menaungi hidup ini, insya-ALLAH.
Selain itu, penulis juga ingin mengucapkan ribuan terima kasih dan setinggi- tinggi penghargaan kepada penyelia projek ini, P.M Dr Naomie Salim, atas nasihat, idea dorongan serta tunjuk ajar sepanjang kajian ini dijalankan.
Terima kasih juga kepada pihak Sekolah Menengah Islam Hidayah atas kerjasama dan bantuan yang diberikan secara langsung atau tidak langsung kepada kajian ini.
Terima kasih juga kepada kakitangan pejabat pentadbiran lepasan ijazah FSKSM atas bantuan dan kerjasama yang sangat erat, serta tunjuk ajar yang tidak mengenal erti lelah, terutama buat kak Lijah dan kak Shidah, hanya ALLAH s.w.t yang mampu membalas budi baik kali, bantuan kalian akan terus dikenang.
Akhir sekali, buat semua teman seperjuangan yang saling membantu selama dua tahun ini, terima kasih atas segalanya, hanya ALLAH s.w.t yang mampu membalas jasa dan bantuan kalian.
ABSTRAK
Proses penilaian prestasi pelajar sangat penting dalam menentukan proses yang perlu dilakukan untuk memperbaiki tahap prestasi pelajar. Sistem Bantu Keputusan Sekolah Menengah Islam Hidayah merupakan satu sistem yang digunakan untuk membuat keputusan untuk pemilihan kepimpinan, sahsiah dan ko- kurikulum berdasarkan kepada prestasi pelajar, dari segi akademik, sahsiah dan ko- kurikulum. Ketiga-tiga aspek ini merupakan asas pendidikan yang diamalkan di sekolah ini. Sistem ini bertujuan untuk membantu pihak pentadbiran sekolah, iaitu Pengetua, Penolong Kanan Akademik, Penolong Kanan Pembangunan Sahsiah Pelajar, Penolong Kanan Hal Ehwal Pelajar dan juga Jawatankuasa Khas Sekolah. Dengan adanya sistem ini, proses kemasukan data dan paparan data dapat dilakukan dengan lebih mudah oleh guru-guru dan juga ibu bapa. Pemprosesan maklumat dan pengeluaran laporan berkaitan dengan prestasi semasa pelajar juga dapat dilakukan dengan lebih cepat serta dapat mengurangkan kos pemprosesan dengan menggunakan kaedah pemprograman linear berdasarkan pemberat dengan mengambil kira prestasi akademik, sahsiah dan ko-kurikulum pelajar. Dengan ini, pihak pentadbiran sekolah dapat membuat keputusan berkaitan prestasi keseluruhan pelajar dengan lebih cepat dan tepat.
vi
ABSTRACT
The process to evaluate student performance is very important to help the school administration to improve student achievement. Decision Support System for Hidayah Islamic Secondary School is the system that will be use to make decision for student selection for leadership, sahsiah and co-curriculum based on student performance based on academic, sahsiah and co-curriculum aspect. These three aspects has become foundation for this school education. This system has been developed to help the school administration such as Headmaster, Assistant Headmaster and School Committee. With this system, it will help the parent, student, and teacher to insert data and reviewing the data in such manner. The information processing can be faster and it also reduces the processing cost using weighted linear programming with academic, sahsiah and co-curriculum as a component. With this system, it helps school administration to make a decision about student performance faster and cheaper.
vii
KANDUNGAN BAB PERKARA MUKA SURAT PENGESAHAN STATUS TESIS PENGESAHAN PENYELIA HALAMAN JUDUL
i PENGAKUAN
ii DEDIKASI
iii PENGHARGAAN
iv ABSTRAK
v ABSTRACT
vi KANDUNGAN
vii SENARAI JADUAL
xi SENARAI RAJAH
xii SENARAI LAMPIRAN
1.2 Latar belakang Masalah
1.3 Pernyataan Masalah
1.4 Objektif Projek
1.5 Skop Projek
1.6 Kepentingan Projek
1.7 Ringkasan dan Struktur Tesis 1.7 Ringkasan dan Struktur Tesis
2 KAJIAN LITERATUR
2.1 Pendahuluan
2.2 Teknologi di Sekolah
2.3 Kaedah yang Digunakan
2.4 Sistem Bantuan Keputusan (SBK)
2.4.1 Aspek Dalam Sistem Bantuan
13 Keputusan
2.4.2 Komponen Sistem Bantuan Keputusan
2.4.3 Unified Modeling Language
2.4.4 Aplikasi Berasaskan Web
2.5 Kajian Terdahulu
2.6 Kajian Keperluan Pengguna
2.6.1 Kajian Kemunasabahan
2.6.2 Analisis Pengguna Sistem
2.6.3 Analisis Strategi
2.6.4 Analisis Teknologi
2.6.4.1 Aplikasi Berasaskan Web
2.6.4.3 Pangkalan Data MySQL
2.6.5 Perbandingan Sistem Maklumat Sedia
32 Ada
2.6.6 Perbincangan Kelebihan dan
3.2 Rekabentuk dan Prosedur
3.2.1 Rangka Kerja Kajian
3.2.2 Metodologi Pembangunan Sistem
3.2.3 Model Prototaip
3.2.4 Pengujian Sistem 3.2.4 Pengujian Sistem
3.3 Rangka Operasi
3.3.1 Rekabentuk Logikal
3.3.2 Rekabentuk Fizikal
3.4 Pendekatan Kajian dan Sumber Data
3.5 Kaedah dan Analisis Data
3.5.1 Proses Pengaturcaraan Linear
3.6 Work Breakdown Structure
3.7 Carta Gantt
3.8 Kesimpulan
4 KAJIAN SISTEM SEMASA
4.2 Latar Belakang Organisasi
4.3 Carta Organisasi
4.4 Model Data Sedia Ada
4.4.1 Penyimpanan Maklumat Pelajar
4.4.2 Proses Sedia Ada
4.4.3 Masalah Sistem Sedia Ada
4.4.4 Pembaikan Terhadap Sistem Sedia
81 Ada
4.5 Rekabentuk Unified Modeling Language
4.5.1 Rajah Peristiwa
4.5.2 Rajah Kelas
4.6 Kajian Keperluan Pengguna
4.7 Kesimpulan
5 PERLAKSANAAN DAN PENGUJIAN SISTEM
5.2 Implementasi dan Pembangunan Sistem
5.2.1 Modul Pengguna
5.3 Pengujian Sistem
5.3.1 Pengujian Sintaksis
5.3.2 Pengujian Kotak Putih
5.3.3 Pengujian Kotak Hitam
5.4 Pengujian Modul oleh Pengguna
5.5 Kesimpulan
6 STRATEGI ORGANISASI
6.1 Pendahuluan
6.2 Perancangan Perubahan Pengurusan 100
6.3 Perancangan Perubahan Pangkalan Data 101
6.4 Kesimpulan 101
7 PERBINCANGAN DAN KESIMPULAN
7.1 Pendahuluan 102
7.2 Perbincangan 102
7.2.1 Kemajuan Pencapaian Projek
7.2.2 Masalah dan Cadangan Pembaikan
7.3 Kesimpulan 105
RUJUKAN
LAMPIRAN
SENARAI JADUAL
NO. TAJUK MUKA JADUAL
SURAT
3.1 Skala Perbandingan Ala-pasangan
4.1 Jadual Organisasi SMIH 2007
4.2 Jadual Jawatankuasa Khas SMIH 2007
4.3 Masalah Sistem Sedia Ada di SMIH
5.1 Ujian Fungsi Bagi Setiap Modul
5.2 Keputusan soal selidik pelajar
5.3 Keputusan soal selidik guru dan pihak pentadbiran
sekolah sekolah
SENARAI RAJAH
MUKA SURAT RAJAH
2.1 Rekabentuk DSS – Komponen Fungsi
2.2 Pengurusan Dialog 15
2.3 Pengurusan Data
2.4 Pengurusan Model
2.5 Antaramuka SMART
2.6 Fungsi Login SMART
2.7 Contoh Antaramuka SMP UTM Modul Slip
35 Peperiksaan
2.8 Contoh Antaramuka SMP UTM Modul
35 Kewangan Pelajar
3.1 Rangka Kerja Kajian
3.2 Model Metodologi Prototaip
3.3 Rekabentuk Berasaskan Server
3.4 Rekabentuk Berasaskan Pengguna
3.5 Rekabentuk Pengguna - Server
3.6 Rekabentuk Tiga Baris (Three - Tier) 54
3.7 Rekabentuk Empat Baris (Four - Tier) 55
4.1 Carta Organisasi SMIH 2007
4.2 Contoh Pembahagian Pangkalan Data
74 Mengikut Tingkatan 74 Mengikut Tingkatan
4.3 Contoh Penyimpanan Pangkalan Data
74 Peperiksaan
75
4.4 Contoh Penyimpanan Markah Peperiksaan
76
4.5 Contoh Laporan Peperiksaan yang dijana
4.6 Fasa Pemprosesan data sehingga kepada pihak
78 Lembaga Pengelola
83
4.7 Rajah Peristiwa untuk Ibu Bapa dan Pelajar
83
4.8 Rajah Peristiwa untuk Guru
84
4.9 Rajah Peristiwa untuk Pihak Pentadbiran SMIH
84
4.10 Rajah Peristiwa Admin Sistem
92
5.1 Rajah Carta Antaramuka Pengguna
95
5.2 Rajah Hirarki Pengujian Kotak Putih
xiv
SENARAI LAMPIRAN LAMPIRAN TAJUK MUKA SURAT
A Rajah Kes Guna 108
B Rajah Kelas 109
C Rajah Jujukan 110
D Manual Pengguna 111
E Borang Soal Selidik Sistem Pentaksiran Pelajar 128 Musleh
F Borang Rumusan Aktiviti Ko-Kurikulum 138
Sekolah Menengah Islam Hidayah merupakan sebuah sekolah menengah swasta yang telah mengamalkan sistem persekolahan yang memasukkan nilai sahsiah dan nilai moral dalam mendidik pelajarnya. Dalam membuat penilaian berkaitan pelajar, ia menekankan aspek akademik, sahsiah, serta aspek ko- kurikulum.
Untuk membolehkan sekolah ini bersaing dan berkemampuan seperti mana sekolah-sekolah yang diiktiraf, ia memerlukan satu sistem yang dapat membantu dalam membuat keputusan dengan lebih cepat dan efisien. Ini akan dapat membantu pihak sekolah dan pihak lembaga untuk melihat perkembangan akademik pelajar sekolah tersebut, berdasarkan spesifikasi yang mereka inginkan, serta perkembangan dalam bidang ko-kurikulum yang mana ianya telah menjadi satu keperluan dalam bidang pendidikan masa kini.
Pihak pengurusan SMIH, iaitu Pengetua, ketua guru akademik, ketua guru sahsiah, ketua guru ko-kurikulum dan guru-guru panitia untuk setiap mata pelajaran merupakan antara individu yang memerlukan keputusan segera, Pihak pengurusan SMIH, iaitu Pengetua, ketua guru akademik, ketua guru sahsiah, ketua guru ko-kurikulum dan guru-guru panitia untuk setiap mata pelajaran merupakan antara individu yang memerlukan keputusan segera,
Satu sistem pemantauan yang bertujuan untuk memantau setiap aspek ini masih belum diwujudkan lagi, dan sistem sedia ada, terpisah antara satu bahagian dengan bahagian yang lain, dan tiada satu sistem pemantauan untuk memantau keseluruhan aspek yang ditekankan ini.
1.2 LATAR BELAKANG MASALAH
Sistem membuat keputusan yang digunakan sekarang adalah berdasarkan kepada kaedah konvensional, dan ianya melambatkan serta memerlukan setiap guru dalam sekolah untuk membuat laporan untuk bahagian mereka, dan memerlukan persediaan yang rapi, dan ini akan mengurangkan kadar keberkesanan keputusan yang dibuat kerana lambat menerima laporan daripada para guru
Pihak pentadbiran sekolah, memerlukan keputusan berkaitan dengan prestasi peperiksaan, prestasi ko-kurikulum, dan prestasi sahsiah pelajar. Keputusan yang akan dibuat adalah pemilihan kepimpinan pelajar, untuk wakil pelajar, pengawas, pembimbing rakan sebaya, komanden muda dan naqib atau naqibah. Keseluruhan proses untuk mengeluarkan keputusan secara menyeluruh sangat mengambil masa, dan memerlukan kos yang tinggi. Lebih-lebih lagi apabila keputusan segera perlu dibuat, pihak pentadbiran sekolah tiada maklumat yang terbaru, dan hanya membuat keputusan berdasarkan kepada maklumat yang Pihak pentadbiran sekolah, memerlukan keputusan berkaitan dengan prestasi peperiksaan, prestasi ko-kurikulum, dan prestasi sahsiah pelajar. Keputusan yang akan dibuat adalah pemilihan kepimpinan pelajar, untuk wakil pelajar, pengawas, pembimbing rakan sebaya, komanden muda dan naqib atau naqibah. Keseluruhan proses untuk mengeluarkan keputusan secara menyeluruh sangat mengambil masa, dan memerlukan kos yang tinggi. Lebih-lebih lagi apabila keputusan segera perlu dibuat, pihak pentadbiran sekolah tiada maklumat yang terbaru, dan hanya membuat keputusan berdasarkan kepada maklumat yang
Berdasarkan sistem sekarang, untuk bahagian akademik, guru-guru akan memasukkan markah pelajar ke dalam fail Excel dan kemudiannya memproses data ke dalam bentuk laporan peperiksaan. Ianya adalah sistem penyimpanan data secara desktop based, dan bukannya dalam bentuk berasaskan web. Ianya juga tidak mempunyai kebolehan untuk memproses keseluruhan data secara automatik dan memaparkan hasilnya secara terus.
Setiap kali selepas peperiksaan, guru-guru terpaksa membuat pengiraan markah, dan membuat pengiraan prestasi pelajar berdasarkan kelas, dan kemudiannya perlu membuat pengiraan prestasi untuk setiap tingkatan, dan akhirnya, membuat perbandingan prestasi antara setiap ujian dan peperiksaan, dan kemudiannya membuat perbandingan mengikut tahun.
Proses ini mengambil masa yang lama, dan sangat tidak efektif sekiranya pihak pentadbiran sekolah menginginkan keputusan prestasi pelajar secara real- time , dan perlu untuk membuat keputusan dengan cepat dan segera, kerana mereka perlu menunggu keputusan daripada guru, dan perlu mengikut subjek, dan sekiranya memerlukan keputusan secara keseluruhan, ia mengambil masa yang lebih lama.
Begitu juga untuk penyimpanan maklumat berkaitan sahsiah dan ko- kurikulum, guru-guru akan memasukkan data ke dalam sistem pangkalan data dalam bentuk yang sama, dan juga, memerlukan guru yang berkaitan untuk membuat pemprosesan maklumat, sebelum hasilnya diberikan kepada pihak pentadbiran sekolah. Ini memberikan masalah apabila pihak pentadbiran perlu memilih pelajar yang berkebolehan dalam sesuatu bidang, tapi maklumat berkaitan pelajar tersebut tidak dikemas kini, dan akhirnya, pelajar yang kurang berkebolehan yang dipilih. Ini membantutkan usaha pihak pentadbiran sekolah untuk membuat keputusan dan pemilihan dalam masa yang singkat.
1.3 PENYATAAN MASALAH
Pihak Pentadbiran Sekolah Menengah Islam Hidayah membuat keputusan untuk pentadbiran sekolah menggunakan kaedah konvensional, dan perlu berdasarkan kepada aspek akademik, sahsiah, dan juga kurikulum pelajar. Oleh itu, dengan adanya sistem pemantauan pelajar ini diharapkan ianya mampu untuk memudahkan pihak Pentadbiran untuk membuat keputusan dengan lebih cepat dan efektif.
Secara dasarnya, sistem ini perlu membantu Pihak Pentadbiran Sekolah Menengah Islam Hidayah menjawab untuk beberapa pertanyaan berikut:
1. Apakah permasalahan dan peluang yang ada di dalam perkongsian maklumat akademik, sahsiah dan ko-kurikulum pelajar antara pihak pentadbiran sekolah dengan guru-guru? Dan apakah permasalahan perkongsian antara pihak sekolah dengan ibu bapa?
2. Apakah bentuk sistem yang dapat membantu pihak pentadbiran Sekolah Menengah Islam Hidayah membuat keputusan pemilihan kepimpinan dengan lebih baik?
3. Adakah sebuah sistem yang dapat membantu pihak pentadbiran sekolah untuk memantau prestasi akademik, sahsiah dan ko- kurikulum pelajar dan membuat keputusan pemilihan kepimpinan dengan lebih cepat dan lengkap?
1.4 OBJEKTIF PROJEK
Membina satu sistem bantu keputusan bagi Pihak Pentadbiran Sekolah Menengah Islam Hidayah (SMIH) membuat keputusan tentang pemilihan kepimpinan pelajar, yang berdasarkan kepada aspek akademik, sahsiah dan kurikulum. Ia mencakupi beberapa sub objektif seperti berikut:
1. Mengkaji dan menganalisis keperluan dan kehendak pihak pentadbiran sekolah dalam penyimpanan data dan pengeluaran laporan prestasi akademik, ko-kurikulum serta sahsiah pelajar.
2. Mengkaji dan menganalisis keperluan dan kehendak pihak sekolah dalam penyediaan laporan dan maklumat berkaitan untuk membuat keputusan.
3. Mereka bentuk Sistem Bantu Keputusan Pelajar Sekolah Menengah Islam Hidayah (SMIH).
4. Membangunkan sistem yang akan dapat membantu pihak pentadbiran Sekolah Menengah Islam Hidayah membuat keputusan dengan menggunakan teknologi berasaskan web.
5. Menilai dan menganalisis sistem yang telah dibangunkan sama ada ianya memenuhi keperluan dan kehendak pihak pentadbiran SMIH.
1.5 SKOP PROJEK
Sistem yang akan dibangunkan adalah sistem yang dapat merangkumi aspek berikut:
1. Membangunkan model prototaip Sistem Bantu Keputusan untuk Sekolah Menengah Islam Hidayah, meliputi aspek akademik, sahsiah dan ko- kurikulum.
2. Membantu pihak pengurusan Sekolah Menengah Islam Hidayah membuat penilaian perkembangan prestasi pelajar.
3. Membantu pihak pengurusan Sekolah Menengah Islam Hidayah membuat keputusan berdasarkan kepada prestasi pelajar dalam bidang akademik, sahsiah dan ko-kurikulum.
4. Menyediakan keperluan pengurusan dalam sekolah termasuk pengetua, penolong kanan, dan guru-guru yang berkaitan.
1.5 KEPENTINGAN KAJIAN
Tujuan utama projek ini dilakukan adalah untuk memudahkan serta mempercepatkan proses kemasukan dan analisis maklumat peperiksaan pelajar, maklumat sahsiah dan maklumat ko-kurikulum untuk pihak guru serta pihak pentadbiran Sekolah Menengah Islam Hidayah.
Kepentingan utama kajian ini adalah untuk memudahkan serta mempercepatkan perhubungan antara guru-guru, ibu bapa, dan murid, dan pihak pentadbiran Sekolah Menengah Islam Hidayah.
Pihak pengurusan Sekolah Menengah Islam Hidayah mampu untuk menilai dan membuat keputusan dengan lebih cepat, dengan adanya sistem yang akan dibangunkan, tanpa perlu untuk menunggu pemprosesan maklumat yang mengambil masa dan juga memerlukan kos yang tinggi.
Selain itu, pihak guru-guru juga mampu untuk menjimatkan masa untuk memasukkan data berkaitan dengan akademik, sahsiah dan ko-kurikulum menggunakan aplikasi web yang membenarkan kemasukan data dari pelbagai tempat tanpa perlu memasukkan data ke dalam satu komputer sahaja, dan data tersebut boleh terus dicapai oleh ibu bapa dalam masa yang singkat.
Sistem ini akan memudahkan pihak pentadbiran sekolah untuk menguruskan pangkalan data pelajar, dan pengurusan sistem dengan lebih berkesan. Selain itu, ia juga dapat membantu pihak sekolah untuk menguruskan pengetahuan di dalam sekolah, dengan cara tidak meninggalkan aspek yang menjadi teras sekolah.
1.6 KESIMPULAN BAB
Secara dasarnya, bab ini menerangkan mengenai keperluan, dan kepentingan kajian ini dijalankan, serta skop kerja yang perlu dilakukan. Selain itu, ia juga menerangkan mengenai gambaran dan kaedah kerja yang perlu dilakukan untuk mencapai matlamat projek. Diharapkan agar projek ini dapat membantu pihak pentadbiran Sekolah Menengah Islam Hidayah, di samping membantu pihak guru, ibu bapa dan murid.
BAB 2 KAJIAN LITERATUR
2.1 PENDAHULUAN
Sistem Maklumat merupakan satu keperluan pada masa ini, dalam pelbagai bidang, telah mula menggunakan teknologi dan inovasi berasaskan komputer. Sistem maklumat merupakan apa-apa yang bertulis, berdasarkan metode elektronik, atau grafik berasaskan maklumat komunikasi. Asas kepada sistem maklumat adalah perkongsian dan pemprosesan maklumat dan ide. Komputer dan teknologi komunikasi telah menjadi keperluan kepada komponen sistem maklumat (Barron’s, 2000 ).
Sistem maklumat, berdasarkan kepada kamus McGraw-Hill, 2003, ialah cara yang digunakan untuk berkomunikasi daripada satu individu kepada individu yang lain, menggunakan cara yang ringkas seperti komunikasi lisan, sistem kad, sistem optikal, atau sistem berasaskan komputer untuk membuat proses penyimpanan, pencarian, dan penerimaan maklumat.
Sistem maklumat pelajar pula, merupakan aplikasi perisian untuk kegunaan pendidikan dalam menguruskan maklumat pelajar. Sistem maklumat pelajar mempunyai fungsi untuk memasukkan markah ujian pelajar, dan markah tugasan, Sistem maklumat pelajar pula, merupakan aplikasi perisian untuk kegunaan pendidikan dalam menguruskan maklumat pelajar. Sistem maklumat pelajar mempunyai fungsi untuk memasukkan markah ujian pelajar, dan markah tugasan,
Sistem ini bergantung kepada saiz dan skop keperluan, pakej yang diimplementasikan untuk mengurus maklumat pelajar. Fungsi yang biasanya dibuat oleh sistem maklumat pelajar adalah untuk menyokong penyelenggaraan maklumat individu dan kajian maklumat mengenai dua perkara, iaitu menerima pertanyaan daripada pelajar dan juga menerima proses pengurusan sekolah.
Sistem maklumat pelajar yang lebih efisien dan lebih banyak fungsinya kepada pihak pengurusan, ialah sistem yang membantu membuat keputusan (Decision Support Systems). Sistem membantu keputusan (Decision Support Systems) merupakan kelas kepada sistem maklumat berasaskan komputer yang mempunyai fungsi sistem berasaskan pengetahuan (Knowledge Based Systems) yang menyokong aktiviti membuat keputusan.
Dalam kajian ini, sistem yang akan dibangunkan adalah sistem yang mampu menyokong aktiviti membuat keputusan oleh pihak Lembaga Pengelola Sekolah Menengah Islam Hidayah, supaya ia mampu membantu pihak Lembaga Pengelola membuat keputusan berdasarkan keperluan dan kehendak mereka. Sistem yang akan membantu dan dibina adalah Sistem Bantuan Keputusan (SBK).
2.2 TEKNOLOGI DI SEKOLAH
Teknologi mempunyai potensi yang besar untuk membuat revolusi kepada sekolah. Berdasarkan kepada matlamat pendidikan, iaitu membina pendidikan seumur hidup, pelajar sebagai sebahagian daripada ahli masyarakat harus diberikan
peralatan untuk menguruskan pembangunan berterusan dalam bidang teknologi dan maklumat di sekolah dan dalam masyarakat.
Komputer telah menjadi satu keperluan dalam meningkatkan potensi dan prestasi pelajar, berdasarkan kepada kandungan pembelajaran yang mereka akan gunakan. Peranan cikgu bukan sahaja sekadar meletakkan komputer ke dalam kelas, tetapi apabila pelajar merasakan tanggungjawab untuk mempelajari pendidikan komputer (Sin Lee Eng, 2003).
“The change occurs only to the extent to which a shift of responsibilities to the learning occurs” (Hannafin & Savenye, 1993).
“... visual stimulation (predominant in computer-assisted instruction -- SL Gan) is probably not the main access route to non-verbal reasoning. Body movements, the ability to touch, feel, manipulate, and build sensory awareness of relationships in the physical world, are its main foundations. Computing skills in the first category help increase productivity in the work environment, and more general skills such as word processing and data management are useful to most people. In fact, such basic computing skills have come to be regarded as the essentials of computer literacy. I am of the opinion that they should be included at some point in the school curriculum.” – Dr Gan Siowck Lee
Berdasarkan kepada keperluan inilah, maka dapat dinyatakan bahawa, teknologi perlu bergerak seiring dengan pendidikan, agar pelajar tidak ketinggalan dalam pembelajaran lebih-lebih lagi dari aspek teknologi, agar mereka mampu menggunakan teknologi untuk kebaikan diri mereka sendiri.
2.3 KAEDAH YANG DIGUNAKAN
Dalam membina sesuatu sistem, perlunya ada kesinambungan dan kajian keperluan pengguna. Selain itu, ia memerlukan perancangan yang rapi, agar sistem yang dibina mampu digunakan oleh pihak berkenaan, dan menjadi sistem yang mampu memberi manfaat, dan mampu membuat keputusan kepada pihak Lembaga Pengelola Sekolah Menengah Islam Hidayah.
Aspek yang ditekankan dalam kajian ini, ialah bagaimana untuk memenuhi kehendak dan keperluan pihak Lembaga pengelola berkaitan dengan akademik, sahsiah dan ko-kurikulum. Untuk mengenal pasti dan memberikan hasil yang terbaik, sistem yang akan dibina, akan menggunakan kaedah Sistem Bantuan Keputusan, SBK (Decision Support Systems, DSS), dengan menggunakan teknologi aplikasi berasaskan web, dan menggunakan model Unified Modelling Language, UML.
2.4 SISTEM BANTUAN KEPUTUSAN (SBK)
Little (1970) mendefinisikan SBK sebagai “satu set prosedur berasaskan model untuk memproses data dan membuat pertimbangan bagi membantu seseorang pengurus dalam membuat keputusan.” Bermaksud, sistem yang dibangunkan, mestilah mampu untuk memproses data yang ada. Selain itu, ianya perlu menjadi sistem yang mudah, berkesan dan mudah untuk diselenggarakan, supaya ianya mudah untuk digunakan sebagai medium komunikasi. Dengan menggunakan teknologi komputer, ia akan lebih memudahkan, serta menjimatkan masa, tenaga, dan kos dalam menyediakan maklumat berbanding kaedah konvensional.
Sprague (1980) pula memberikan definisi SBK sebagai “sistem berasaskan komputer yang membantu atau menyokong pembuat keputusan dalam menyelesaikan masalah tidak berstruktur secara interaksi terus dengan data dan model analitikal”.
Gorry dan Scott-Morton (1971) mendefinisikan SBK sebagai “sistem berasaskan komputer yang interaktif, yang mana membantu pembuat keputusan menggunakan data dan model-model untuk menyelesaikan masalah tidak berstruktur.”
Keen (1980) mengaplikasikan istilah SBK kepada situasi di mana satu sistem akhir boleh dibangunkan hanya dengan proses penyesuaian dalam pembelajaran dan penilaian. Dengan definisi ini, ia menunjukkan bahawa perlunya ada integrasi antara pengguna SBK, orang yang membangunkan SBK, dan sistem itu sendiri perlu bersesuaian, dan mengikut kehendak dan keperluan pengguna SBK.
Bonczek et al. (1980) mendefinisikan SBK sebagai satu sistem berasaskan komputer yang mengandungi tiga komponen yang berinteraksi: satu sistem bahasa (satu mekanisme yang menyediakan komunikasi antara pengguna dengan komponen- komponen lain dalam SBK), satu sistem pengetahuan (tempat penyimpanan pengetahuan domain masalah yang terkandung dalam SBK, sama ada dalam bentuk data atau prosedur), dan satu sistem pemprosesan masalah (penghubung antara dua komponen tersebut dan mengandungi satu atau lebih kebolehan manipulasi masalah umum yang diperlukan dalam membuat keputusan). Konsep yang disediakan oleh definisi ini adalah penting dalam memahami struktur SBK dan sistem pakar serta pertalian antara kedua-dua teknologi tersebut.
Ariav dan J Zinberg (1985) pula menyatakan, bahawa rekabentuk SBK yang berguna adalah yang menggabungkan lima aspek, iaitu persekitaran, fungsi, komponen, pengaturan, dan sumber data. Dengan adanya gabungan kelima-lima aspek ini, model SBK yang dibangunkan, akan mampu berfungsi dengan lebih berkesan dan efisien.
2.4.1 ASPEK DALAM SISTEM BANTUAN KEPUTUSAN
Secara dasarnya, menurut Ariav dan J Zinberg (1985), terdapat lima aspek dalam Sistem Bantuan Keputusan yang perlu ditekankan, iaitu aspek persekitaran, aspek fungsi, aspek komponen kepada sistem, aspek pengaturan, dan aspek sumber kepada sistem itu sendiri.
Aspek persekitaran yang dimaksudkan ialah entiti dan suasana di luar daripada SBK yang dibina, yang akan memberikan kesan kepada sistem yang dibina, dan ianya akan memberikan kesan tanpa dapat dikawal oleh sistem itu sendiri.
Aspek yang kedua, ialah aspek fungsi, serta objektif sistem kepada persekitaran yang akan memberikan kesan kepada persekitaran tersebut. Ia tertumpu kepada perkhidmatan yang ditawarkan oleh sistem tersebut, dan matlamat sistem itu sendiri. Ia dinyatakan juga sebagai sesuatu yang boleh diukur dan boleh dinilai.
Aspek komponen SBK pula merupakan elemen-elemen yang dikenal pasti perlu ada di dalam sempadan sistem. Dua asas yang biasa dinyatakan adalah pembahagian tenaga kerja dan pembahagian segmen mengikut kepakaran.
Aspek pengaturan pula, lebih memfokuskan kepada perhubungan di antara komponen-komponen di dalam sistem dan juga antara elemen-elemen persekitaran. Asas pengaturan perlu menjurus kepada keseimbangan antara kerjasama dan autoriti. Secara keseluruhannya, adalah lebih baik sekiranya ianya tidak mempunyai sandaran yang kuat antara satu dengan yang lain.
Aspek sumber kepada sistem ialah elemen yang perlu dititik beratkan pembangunan dan penggunaan sistem. Sumber yang boleh digunakan, adalah termasuk individu, data mentah, peralatan, teknik-teknik dan sebagainya.
2.4.2 KOMPONEN SISTEM BANTUAN KEPUTUSAN
Dalam membina SBK, terdapat tiga komponen penting yang perlu diambil kira, iaitu pengurusan dialog antara pengguna dengan sistem, kedua ialah pengurusan data, dan yang ketiga adalah pengurusan model. Rajah di bawah menunjukkan perhubungan antara komponen SBK.
Komponen Sistem Bantuan Keputusan
Pengurusan Model
Pengurusan Data
Pangkalan Data Luar dan
Sistem Luar
Rajah 2.1: Rekabentuk DSS – Komponen Fungsi
Komponen dialog antara pengguna dengan sistem, (Pengurusan Dialog) perlu mempunyai kebolehan untuk menyokong antaramuka pengguna, pengawalan dialog, dan juga penterjemah permintaan (request transformer). Antara muka pengguna merupakan komponen yang digunakan untuk memudahkan pengguna untuk menggunakan sistem, tanpa perlu untuk memahami apa yang dibuat oleh sistem, dan cuma perlu memasukkan input dan menggunakan hasil yang dikeluarkan. Pengawalan dialog pula, digunakan untuk mengenal pasti asas dan dasar keperluan pengguna dan kemudiannya menyelenggarakan pengawalan tersebut. Manakala penterjemah permintaan pula berfungsi untuk menterjemahkan antara bahasa pengguna kepada bahasa sistem, dan juga sebaliknya, menterjemahkan bahasa sistem kepada bahasa pengguna, supaya pengguna boleh memahami hasil dan keperluan sistem.
Pengawal
Pengurusan Model
Pengurusan Data
Rajah 2.2: Pengurusan Dialog
Komponen kedua, iaitu pengurusan data pula berfungsi sebagai komponen untuk menyimpan, menerima dan memanipulasi data yang juga merupakan asas kepada SBK. Tanpa pengurusan data yang berkesan dan efisien, sesuatu SBK tidak akan mampu berfungsi dan memberikan hasil yang terbaik. Komponen pengurusan data mempunyai fungsi sebagai pangkalan data dan Sistem Pengurusan Pangkalan Data (Databased Management Systems, DBMS), alamat data untuk mengekalkan definisi dan deskripsi data daripada sumber dan jenis data yang digunakan, fungsi pertanyaan data untuk mendapatkan data yang diperlukan dan juga untuk memproses
data, dan akhir sekali, sebagai fungsi persembahan data untuk memudahkan pengguna melihat data-data lama, sumber luar, dan sebagainya.
Alamat Data
Pangkalan Data dan
DMBS
Pengurusan
Persembahan Dialog
Data Luar
Rajah 2.3:Pengurusan Data
Komponen ketiga pula, adalah pengurusan model. Ia meliputi sistem pengurusan berasaskan model (Mode Base Management System, MBMS), implementasi model, pemproses arahan permodelan, dan antara muka pangkalan data. MBMS berfungsi untuk menerima, mengeluarkan, memperbaharui, dan penstrukturan semula data. Implementasi model pula berfungsi sebagai pengawalan model dan penghubung antara model apabila ianya diperlukan. Pemproses arahan permodelan pula berfungsi untuk menerima dan memproses arahan permodelan dan menghubungkannya dengan MBMS dan juga implementasi permodelan. Antara muka pangkalan data pula berfungsi sebagai penerima data daripada DMBS, dan menyimpan hasil model di dalam pangkalan data untuk pemprosesan seterusnya.
Pengurusan Antaramuka
Implementasi Model
Rajah 2.4: Pengurusan Model
2.4.3 UNIFIED MODELING LANGUAGE (UML)
Unified Modeling Language, UML merupakan ialah bahasa untuk menganalisis dan mereka bentuk model berasaskan objek, yang diperkenalkan oleh Grady Booch, Ivar Jacobson , dan James Rumbaugh, pada tahun 1995, dan pada November 1997, Object Management Group (OMG) telah menerima pakai model ini secara rasmi sebagai standard untuk semua pembangun sistem berasaskan objek.
UML memberikan standard dalam metodologi rekabentuk untuk menerangkan lebih jelas mengenai pembangunan model berasaskan objek, dengan menggabungkan metode membuat diagram, termasuk Grady Booch, teknik memodelkan objek oleh Rumbaughs, dan use case yang dibangunkan oleh Ivar Jacobson .
Dalam UML, terdapat dua bahagian, iaitu Structural Diagram dan Behavioral Diagram . Structural Diagram merupakan diagram-diagram yang menerangkan struktur sistem yang akan dibangunkan, menerangkan mengenai data yang akan digunakan, dan perhubungan yang akan dibina di dalam sistem. Ia termasuklah Class Diagram, Object Diagram, Deployment Diagram, Component Diagram , dan Composite Structure Diagram.
Behavioral Diagram pula merupakan penerangan mengenai analisis yang telah dijalankan, dan menerangkan perhubungan antara objek. Ia juga menyokong memodelkan keperluan fungsi-fungsi yang akan dibangunkan di dalam sistem. Di dalam Behavioral Diagram, terdapat diagram use case, diagram sequence, diagram activity , diagram collaboration dan diagram state chart.
2.4.4 APLIKASI BERASASKAN WEB
Aplikasi web merupakan satu aplikasi yang semakin banyak digunakan, dan kebanyakan organisasi menggunakan aplikasi berasaskan web sebagai salah satu pilihan perkhidmatan mereka kepada pelanggan. Aplikasi berasaskan web merupakan satu aplikasi di mana ianya di layari menggunakan pelayar web daripada perhubungan atas talian, seperti internet atau intranet.
Aplikasi berasaskan web sangat popular kerana pelayar web boleh menjadi pelanggan, dan tanpa perlu memasukkan perisian tertentu untuk melayari sesuatu web. Kebolehan untuk menambah baik dan penyelenggaraan yang mudah, menambah lagi populariti aplikasi berasaskan web ini. Aplikasi web semakin digunakan untuk menghantar e-mel, jual-beli atas talian, forum, perbincangan atas talian, dan berbagai lagi fungsi, memudahkan pengguna untuk mencapai dan melayari fungsi-fungsi ini, sangat membantu menjadikan aplikasi web bertambah popular.
Akan tetapi, untuk membangunkan aplikasi berasaskan web ini, ia memerlukan pembangun aplikasi ini untuk merancang dan memilih strategi pembangunan. Antara perkara yang perlu dititik beratkan dalam pembangunan aplikasi berasaskan web daripada Rockwell, 2001, adalah pelayan web yang akan digunakan, serta bahasa pengaturcaraan yang akan digunakan untuk mereka bentuk aplikasi web.
Pelayan web yang terdapat sekarang, terdapat beberapa jenis, bergantung kepada kehendak pelanggan. Antaranya, yang biasa digunakan, adalah Internet Information Server (IIS) yang diperkenalkan oleh Microsoft, WebSphere Application Server daripada IBM, dan juga aplikasi sumber terbuka daripada Apache Server. Pemilihan pelayan perlu juga bergantung kepada kos pembangunan sistem, dan kehendak pelanggan.
Dalam pemilihan bahasa pengaturcaraan untuk membina dan mereka bentuk aplikasi berasaskan web juga terdapat beberapa pilihan iaitu ASP yang biasanya menggunakan pangkalan data SQL server, PHP yang menggunakan pangkalan data MySQL, XML, C#, Java dan lain-lain lagi. Semua bahasa ini menggunakan bahasa asas yang sama, iaitu Hyper Text Markup Language (HTML).
2.5 KAJIAN TERDAHULU
Dalam sistem maklumat sekolah yang telah dibangunkan, ia merangkumi beberapa aspek yang penting, seperti perancangan untuk membina sistem, sistem penilaian prestasi dan sebagainya. Kajian terdahulu mampu menjadi petunjuk tentang sistem yang akan dibangunkan, dengan mengambil kita aspek-aspek yang telah dikaji, dan ditekankan oleh kajian sebelum ini.
Berdasarkan kajian oleh Chong (2001), Perancangan Sistem Maklumat Sekolah Menengah Bestari, menyatakan bahawa, adalah sangat penting budaya sesuatu sekolah ditekankan dan diambil kira dalam membuat pelan perancangan sistem maklumat dan perancangan infrastruktur sekolah menengah bestari persendirian cina. Atas sebab ini, dia telah menekankan aspek kebudayaan dalam perancangannya, dan untuk mencapai matlamat itu, dia telah melakukan proses temu ramah, kaji selidik, dan pemerhatian terhadap pelajar, guru, dan pihak pengurusan sekolah tersebut. Oleh itu, sangat perlu untuk ditekankan aspek kebudayaan dalam pelan perancangan sistem maklumat sekolah, agar sistem yang dibangunkan, mampu untuk mencapai matlamat sekolah dan pihak pengurusan.
Dalam kajian oleh yang dijalankan oleh Sin (2003), terhadap dua buah sekolah yang terdapat di Johor Bahru, iaitu sekolah bestari dan sebuah sekolah biasa (bukan bestari), beliau membandingkan penggunaan dan perkembangan teknologi maklumat dan komunikasi (Information and Communication Technology, ICT) kepada kedua-dua buah sekolah ini. Matlamat kajian ini adalah untuk menilai perkembangan teknologi maklumat dan komunikasi di kedua-dua buah sekolah, dengan mengambil kira aspek perbezaan pola penggunaan teknologi, dan tahap literasi serta kesedaran komputer. Kedua-dua aspek ini, telah cukup menjadi rujukan kajian ini, kerana ianya mampu untuk menjadi rujukan dan membantu dalam pembentukan polisi bagi penggunaan ICT di peringkat nasional, negeri dan sekolah. Kajian ini penting, seperti kajian yang dilakukan oleh Chong (2001), untuk membuktikan lagi keperluan untuk mengenal pasti aspek budaya dalam membuat pelan perancangan sistem maklumat sekolah.
Manakala dalam kajian yang dilakukan oleh Chendu (2003), Perancangan Sistem Maklumat bagi Sekolah Menengah Kebangsaan: Kajian Kes Sekolah Menengah Kebangsaan Mutiara Rini, pula membuat kajian, berasaskan aspek yang berbeza, iaitu menekankan perbezaan keperluan pengguna, kepada tiga kumpulan, iaitu pihak pengurusan atasan, kumpulan pengurusan pertengahan dan kumpulan pelaksana. Pihak pengurusan atasan adalah merupakan pengetua sekolah, kumpulan pengurusan pertengahan, merupakan penolong kanan akademik, penolong kanan hal- ehwal pelajar penolong kanan kurikulum dan semua ketua panitia. Kumpulan pelaksana pula, merupakan guru-guru subjek, selain daripada guru yang termasuk
dalam kumpulan pengurusan atasan dan kumpulan pengurusan pertengahan. Chendu telah membuat kajian berdasarkan empat kaedah, iaitu soal selidik, temu bual, pemerhatian, dan analisis prosedur dan dokumen berkaitan. Kajian ini menunjukkan, bahawa selain daripada aspek budaya, aspek peringkat kumpulan pengurusan juga perlu diambil kira sebagai salah satu aspek dalam membuat perancangan sistem maklumat pelajar. Ia dapat membantu mengenal pasti skop kerja setiap peringkat, dan juga mengenal pasti, keperluan dan kehendak setiap kumpulan guru.
Dalam kajian yang dilakukan oleh Mohamed Sabil (2001), Sistem Maklumat Pelajar Sekolah (SMART), pula menyatakan bahawa perlunya satu sistem untuk membuat penyimpanan data pelajar, kerana apabila bilangan pelajar bertambah, maka maklumat berkenaan pelajar juga akan bertambah, dan ini memerlukan storan yang lebih besar, dan menggunakan sistem manual, ia akan memberikan masalah storan kepada pihak sekolah, dan juga akan menimbulkan masalah pengemaskinian maklumat dan juga masalah kehilangan maklumat. Projek ini menyediakan prototaip untuk membangunkan sebuah perisian pengurusan rekod pelajar, bagi mengatasi masalah storan. Ia mengandungi enam modul utama, iaitu Modul Pendaftaran Pelajar, Modul Rekod Individu, Modul Senarai Pelajar, Modul Kelas, Modul Laporan dan Modul Penyelenggaraan Sistem. Dengan adanya sistem ini, ia mampu memberikan kemudahan kepada pihak guru dan juga pihak sekolah untuk menguruskan maklumat pelajar dengan lebih efisien dan berkesan, serta lebih cepat berbanding kaedah manual.
Hasan Basri (2002), pula menyatakan bahawa, dalam situasi teknologi masa kini, teknologi ini mampu digunakan untuk membantu proses pembelajaran para pelajar. Tujuan kajian ini dijalankan adalah untuk mengkaji kemampuan penggunaan komputer dalam menguji tahap kefahaman pelajar berdasarkan kepada prestasi mereka serta membangunkan perisian yang berkaitan dengan situasi tersebut. Berdasarkan kaedah manual, ia hanya tertumpu kepada penerangan dari pensyarah dan pelajar cuba memahami konsep yang diajar, dan tiada kajian untuk mengukur tahap kefahaman pelajar masih kurang dilakukan. Oleh itu, diharap kajian ini, mampu membantu pihak berkenaan untuk menilai prestasi pelajar menggunakan perisian yang telah dibangunkan.
Manakala kajian yang dibuat menggunakan SBK oleh Yong (2002), untuk Penilaian Prestasi Guru Sekolah Rendah, untuk membantu penilaian prestasi guru, menggunakan kaedah model AHP, Analytic Hierarchy Process untuk memilih dan mempertimbangkan kriteria yang diperlukan.
2.6 KAJIAN KEPERLUAN PENGGUNA
Kajian keperluan pengguna sangat penting, untuk menentukan fungsi dan keperluan yang perlu ada dalam sistem yang akan dibangunkan. Kajian keperluan pengguna yang baik, merupakan kajian yang menyeluruh, meliputi analisis kemunasabahan (feasibility analysis) , iaitu dari segi aspek teknikal, ekonomi dan juga organisasi. Selain itu, perlu juga dibuat kajian mengenai pengguna yang akan menggunakan sistem ini (stakeholder), dan juga teknik yang akan digunakan untuk membuat kajian ini, serta kajian mengenai teknologi yang akan digunakan.
2.6.1 KAJIAN KEMUNASABAHAN (FEASIBILITY ANALYSIS)
Secara dasarnya, analisis kemunasabahan ini merupakan analisis yang menunjukkan sama ada kajian yang dilakukan boleh diguna pakai, dan munasabah untuk dibangunkan. analisis kemunasabahan meliputi beberapa aspek, iaitu analisis kemunasabahan teknikal, analisis kemunasabahan ekonomi dan juga analisis kemunasabahan organisasi, untuk melihat sama ada sistem yang akan dibangunkan mampu memberikan impak positif kepada SMIH dan mampu menjadikan SMIH salah satu institusi yang lebih mantap dari segi pentadbiran sekolah.
ANALISIS KEMUNASABAHAN UNTUK SISTEM MAKLUMAT PELAJAR HIDAYAH
1. KEMUNASABAHAN TEKNIKAL
a. Kelaziman terhadap aplikasi yang akan dibangunkan adalah Pertengahan (Familiarity with application - Middle)
Pembangun sistem mempunyai pengalaman yang sedikit dalam pembinaan sistem menggunakan aplikasi web untuk pihak sekolah, tetapi mempunyai kebolehan membangunkan sistem.
Terdapat beberapa aplikasi berasaskan web untuk sistem maklumat sekolah di dalam internet yang boleh dijadikan sebagai contoh.
Pembangun sistem mempunyai pengalaman menggunakan sistem maklumat pelajar dalam tahap universiti.
b. Kelaziman terharap teknologi adalah rendah (Familiarity with technology - Low)
Pembangun sistem pernah membangunkan sistem berasaskan aplikasi web, dan juga pernah membangunkan sistem menggunakan aplikasi yang lain seperti Visual Basic, Borland C++ dan Visual C++.
Untuk membangunkan sistem, perancangan awal menggunakan pemprograman dan pangkalan data yang menggunakan sumber terbuka (open source) seperti PHP dan MySQL, kerana produk dan peralatan untuk membangunkannya boleh dimuat turun secara percuma dari internet akan tetapi memerlukan sedikit masa untuk belajar penggunaan pembangunan aplikasi yang lebih maju.
c. Saiz Projek – Sederhana (Project size - Middle)
Saya menjangkakan saiz projek ini adalah kecil. Saya merancang untuk membina sistem yang lebih lengkap pada masa
hadapan, dengan lebih maklumat yang mampu diproses dan dijana oleh sistem.
Risiko untuk projek ini dijangka rendah.
d. Kesesuaian untuk sistem yang akan dibangunkan dijangka lebih baik. (Compability of the new systems should be good)
• Sistem sedia ada di SMIH telah menggunakan aplikasi Microsoft Access, oleh itu, ianya mampu diadaptasikan daripada pangkalan data sedia ada, dan diubah kepada bentuk borang yang memudahkan lagi tugas guru dan pihak pentadbiran.
2. KEMUNASABAHAN ORGANISASI
Daripada perspektif organisasi, projek ini dijangka mempunyai risiko yang sederhana. Sistem yang akan dibangunkan adalah sistem pemantauan pelajar iaitu pembinaan sistem daripada kaedah manual kepada aplikasi berasaskan web yang akan memudahkan perhubungan antara guru-guru, pihak pentadbiran sekolah, pihak Lembaga Pengelola, dan ibu bapa serta pelajar.
a. Johan Projek (Project Champion) :
Pn Hajah Kamaliah Nordin, Pengetua Sekolah Menengah Islam Hidayah
b. Pengurusan Senior (Senior Management):
Lembaga Pengelola SMIH, PIBG SMIH, Pihak pentadbiran SMIH menyokong pembangunan sistem ini.
c. Pengguna (Users):
Pengguna utama adalah ibu bapa dan pelajar, selain itu, pihak pentadbiran sekolah, dan guru-guru. Pengguna ini menyokong pembangunan sistem ini untuk memudahkan capaian dan kemasukan data pelajar.
d. Lain-lain pengguna (Other Stakeholders):
Persatuan Ibu Bapa dan Guru SMIH, dan Lembaga Pengelola SMIH, serta pihak Kementerian Pelajaran Negeri Johor menyokong pembangunan sistem ini untuk memudahkan mereka memantau prestasi akademik, sahsiah dan ko- kurikulum pelajar dari semasa ke semasa.
3. KOMEN TAMBAHAN:
a. Dengan menggunakan sistem berasaskan web, ia akan memudahkan banyak pihak, terutama sekali pihak ibu bapa, guru-guru dan pihak pentadbiran sekolah khasnya. Ini kerana pemprosesan data yang lama sebelum ini mampu disingkatkan dengan menggunakan sistem yang akan dibangunkan, dan membantu pihak pentadbiran membuat keputusan dengan lebih cepat dan tepat berdasarkan maklumat yang diperlukan.
b. Saya menjangkakan perlunya diberikan latihan untuk individu yang akan menyelenggarakan sistem supaya sistem dapat dikemas kini dari semasa ke semasa.
2.6.2 ANALISIS PENGGUNA SISTEM (STAKE HOLDER ANALISIS)
Analisis stakeholder, merupakan aspek yang penting, untuk mengenal pasti fungsi dan keperluan yang dikehendaki oleh pihak stakeholder. Selain itu, analisis stakeholder juga dapat membantu dalam menentukan fungsi yang berlainan untuk stakeholder yang berlainan. Sebagai contoh, untuk pengguna biasa, fungsi yang mampu dicapai adalah terhad, dan untuk bahagian pentadbiran, fungsi yang lebih perlu dimasukkan ke dalam sistem tersebut.
Stakeholder utama yang akan menggunakan sistem ini adalah ibu bapa dan pelajar sendiri. Ibu bapa dan pelajar akan menggunakan sistem untuk melihat maklumat asas yang dimasukkan, sama ada ianya tepat atau tidak. Selain itu, ibu bapa juga boleh melihat keputusan peperiksaan pelajar setiap kali selesai sesuatu ujian. Selain daripada markah peperiksaan, ibu bapa juga dapat melihat perkembangan pelajar dalam aspek sahsiah dan ko-kurikulum, dengan fungsi ini dapat dilihat menggunakan sistem yang akan dibangunkan.
Stakeholder yang kedua, ialah guru-guru. Guru merupakan stakeholder yang penting, kerana mereka yang akan memasukkan maklumat pelajar, berkaitan dengan markah peperiksaan, dan maklumat lain, seperti maklumat ko-kurikulum, sahsiah, dan juga maklumat berkaitan sistem pentaksiran pelajar Musleh (SPM). Sistem yang akan dibangunkan meliputi kemasukan data pelajar dari bidang akademik, sahsiah, ko-kurikulum dan juga SPPM.
Stakeholder yang ketiga, adalah pihak pentadbiran sekolah. Pihak pentadbiran sekolah termasuklah pengetua sekolah, penolong kanan, guru panitia mata pelajaran, ketua guru bahagian PMR Excellence Project (PEP), ketua guru bahagian SPM Excellence project (SEP), dan ketua guru bidang matematik, kemanusiaan, syariah, dan teknikal dan vokasional.
Berdasarkan kepada analisis stakeholder yang telah dikenal pasti, dapatlah dibuat kesimpulan, bahawa sistem yang akan dibangunkan, adalah merupakan sistem yang mempunyai sekurang-kurangnya tiga tahap pengguna yang berlainan, iaitu
pengguna tahap satu, iaitu ibu bapa dan pelajar itu sendiri, tahap kedua, iaitu guru- guru, dan tahap ketiga, iaitu pihak pentadbiran sekolah.
2.6.3 ANALISIS STRATEGI
Analisis strategi merupakan analisis yang dilakukan untuk mengenal pasti kekurangan sistem sedia ada, dan keperluan yang perlu dimasukkan ke dalam sistem yang akan dibangunkan. Strategi sangat penting, untuk memastikan bahawa sistem yang akan dibangunkan, mempunyai kelebihan berbanding sistem sedia ada, dan juga mampu untuk memperbaiki kelemahan sistem yang sedia ada, dengan memasukkan elemen-elemen yang diperlukan oleh pengguna.
Antara strategi yang boleh digunakan ialah, dengan melihat sistem sedia ada di Sekolah Menengah Islam Hidayah, mengenal pasti elemen dan fungsi yang penting untuk dimasukkan ke dalam sistem yang akan dibangunkan, dan mengenal pasti elemen tambahan daripada sistem sedia ada.
Selain itu, kajian terhadap sistem sedia ada di pasaran, seperti sistem yang terdapat di sekolah yang lain, atau sistem yang digunakan oleh pengguna yang hampir sama seperti kolej-kolej, dan juga sistem yang digunakan oleh universiti tempatan. Dengan membuat kajian dan perbandingan terhadap fungsi yang terdapat dalam sistem tersebut. Selain itu, kajian ini penting untuk memasukkan maklumat yang tidak terdapat dalam sistem sedia ada di SMIH. Ini akan membantu pihak sekolah untuk mengemaskinikan maklumat sedia ada, dan memasukkan tambahan maklumat yang sepatutnya ada.
2.6.4 ANALISIS TEKNOLOGI
Analisis teknologi meliputi teknologi yang akan digunakan dalam pembangunan sistem, iaitu teknologi penyimpanan data, iaitu sistem pengurusan pangkalan data yang akan digunakan, aplikasi yang akan digunakan, dan fungsi yang akan dibangunkan. Teknologi yang akan digunakan adalah teknologi berasaskan web. Aplikasi berasaskan web ini menggunakan perisian PHP, pangkalan data MySQL, dan server Apache
2.6.4.1 KELEBIHAN APLIKASI BERASASKAN WEB
Aplikasi berasaskan web telah diguna pakai sekian lama. Ia mempunyai kelebihan dan kekurangan tersendiri berbanding sistem aplikasi desktop. Menurut Fowler (2004), terdapat beberapa kelebihan menggunakan aplikasi berasaskan web;
i. Tidak memerlukan proses instalasi
Aplikasi berasaskan web boleh dilayari menggunakan komputer peribadi milik individu atau syarikat menggunakan pelayar web seperi Internet Explorer, Mozilla Firefox, Netscape dan sebagainya. Berbeza dengan aplikasi desktop, yang memerlukan proses instalasi untuk menggunakan aplikasi tersebut. Dengan menggunakan aplikasi berasaskan web, ia akan memudahkan organisasi dan pengguna yang terlibat untuk menggunakan sistem, tanpa perlu untuk membeli dan membuat proses instalasi terlebih dahulu. Selain itu, aplikasi berasaskan web juga boleh digunakan oleh multi komputer, dan tidak bergantung kepada satu komputer sahaja untuk menggunakannya.
ii.
Tidak bergantungan kepada sesuatu lokasi atau sesuatu peralatan sahaja.
Aplikasi berasaskan web boleh dicapai oleh pengguna dari komputer yang mempunyai capaian kepada internet. Ini memudahkan pihak pengguna, sama ada individu ataupun organisasi untuk melayari aplikasi web yang mereka kehendaki. Oleh itu, segala proses dan fungsi aplikasi web boleh dilakukan di setiap komputer yang mempunyai capaian kepada internet.
iii. Memudahkan Integrasi
Aplikasi web boleh memudahkan proses integrasi kerja secara menyeluruh. Ia membantu pihak organisasi membuat kemas kini maklumat secara berkumpulan, dan ini akan mempercepatkan lagi proses kemas kini maklumat tanpa pengguna perlu menunggu giliran penggunaan sistem. Pengguna boleh mengemas kini maklumat di mana sahaja, selagi mana mereka mempunyai capaian ke internet.
iv. Tidak memerlukan perkakasan khusus
Dengan menggunakan aplikasi web, pengguna boleh mencapai sistem dengan menggunakan pelayar internet, tanpa perlu mempunyai perkakasan yang khusus untuk membuat pemprosesan. Selain itu, sekiranya ada pertambahan atau pertukaran, seperti pengemaskinian fungsi dalam sistem, pengguna tidak perlu menambah perkakasan yang baru, dan Cuma menggunakan pelayar internet sahaja untuk melayari sistem yang dikehendaki.
2.6.4.2 PHP ( HYPERTEXT PREPROCESSOR)