depo yang ada di rumah sakit, sampai pembuatan laporan perbekalan farmasi. Pokja perencanaan dan evaluasi merupakan admin bagi aplikasi SIRS di instalasi
farmasi yang bertanggung jawab menyusun database atau master barang untuk setiap perbekalan farmasi yang beredar di rumah sakit, baik jenis, spesifikasi,
harga dan lain-lain. Jadi, dengan adanya SIRS sangat membantu untuk kemajuan dan perkembangan RSUP. H. Adam Malik Medan.
Seorang farmasis dituntut memiliki kompetensi dalam hal perencanaan dan evaluasi dan pengadaan, yaitu harus mampu memilih perencanaan yang paling
sesuai, menghitung jumlah kebutuhan obat, menyesuaikan antara kebutuhan dengan dana yang tersedia, mengevaluasi pemasok, melakukan negosiasi atas
dasar kualitas, jaminan ketersediaan, dan harga yang wajar sehingga tercapai pelayanan kesehatan yang bermutu, merata, dan dapat dijangkau oleh seluruh
lapisan masyarakat.
3.2.6 Pokja Perbekalan
3.2.6.1 Sumber Daya Manusia SDM
Pokja perbekalan dipimpin oleh seorang apoteker selaku kepala pokja yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada kepala Instalasi
Farmasi RSUP. H. Adam Malik Medan.
3.2.6.2 Sarana Prasarana
Pokja perbekalan memiliki 9 ruangan yang berfungsi sebagai gudang untuk menyimpan perbekalan farmasi, yaitu:
1. Ruang produksi 2. Gudang bahan berbahaya dan mudah terbakar
3. Ruang pembuatan aquadest
4. Gudang jamkesmas 5. Gudang askes tablet dan cairan
6. Gudang umum 7. Gudang floorstock
8. Gudang floorstock Cathlab jantungbedah jantung 9. Ruang pengklaiman
Namun kondisi fisik gudang perbekalan farmasi tidak memadai untuk menyimpan seluruh perbekalan farmasi yang diperlukan untuk kebutuhan
pelayanan pasien, sehingga pembelian barang harus disesuaikan dengan kapasitas gudang. Penyimpanan perbekalan farmasi dilakukan dengan menggunakan prinsip
First In First Out FIFO dan First Expired First Out FEFO.
3.2.6.3 Pelayanan
Instalasi Farmasi bertanggung jawab terhadap pengelolaan perbekalan farmasi yang berupa pengelolaan alat kesehatan, sediaan farmasi, dan bahan habis
pakai dimana harus dilakukan dengan sistem satu pintu. Instalasi farmasi adalah regulator bagi semua unit di lingkungan rumah sakit untuk pelayanan rawat jalan
maupun rawat inap. Sistem informasi ini sangat menguntungkan bagi Instalasi Farmasi untuk melaksanakan fungsinya dengan lebih cepat, akurat dan efisien.
Setiap data mengenai kebutuhan obat-obatan langsung di entry ke bagian Instalasi Farmasi secara on line, sehingga kebutuhan obat-obatan dapat langsung
disediakan untuk depo yang bersangkutan. Hal ini dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan setiap SDM yang bertugas dalam pengelolaan perbekalan
farmasi.
Pokja perbekalan mempunyai tugas membantu kepala Instalasi Farmasi dalam hal mengkoordinasikan, membina, melaksanakan perencanaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian perbekalan farmasi alat kesehatan habis pakai AKHP, instrumen dasar, reagensia, radio farmasi, obat, dan cairan,
memproduksi obat-obatan dan pengujian mutu sesuai dengan kebutuhan rumah sakit serta melaksanakan pencatatan, pelaporan dan evaluasi dari setiap
pelaksanaan tugas di lingkungan pokja perbekalan. Pembelian langsung dilakukan oleh IFRS dengan mengeluarkan surat
pesanan SP ke distributor, perbekalan farmasi yang masuk diantar ke IFRS, untuk diterima, diperiksa, dan diteliti keadaannya, disesuaikan dengan surat
pengantar barang SPB dan SP oleh pokja perbekalan, kemudian di-entry data perbekalan farmasi yang masuk ke SIRS dan disimpan.
Untuk memudahkan pengendalian stok, maka penyusunan stok perbekalan farmasi digudang mengguunakan prinsip first expired first out FEFO dan first in
first out FIFO. Penyusunan perbekalan farmasi dalam kemasan besar disusun di atas rak atau pallet secara rapi dan teratur, menggunakan lemari khusus untuk
penyimpanan narkotik, menyimpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara dan cahaya pada tempat yang sesuai.
Pembelian dengan nilai diatas 200 juta dilakukan oleh panitia pengadaan melalui tender kepada rekanan. Perbekalan farmasi yang masuk diterima oleh
panitia penerima barang bersama-sama dengan bendaharawan barang untuk menerima, memeriksa dan meneliti keadaan perbekalan farmasi, disesuaikan
dengan SPB dan SP, bila sesuai maka perbekalan farmasi diserahkan ke instalasi farmasi melalui pokja perbekalan, kemudian dibuat berita acara. Petugas pokja
perbekalan menerima dan meng-entry ke SIRS, dan disimpan sesuai dengan sifatnya.
Administrasi yang dilakukan oleh pokja perbekalan meliputi membuat laporan distribusi barang dan laporan narkotik. SIRS yang telah diterapkan sejak
Januari 2009, mempermudah kegiatan pencatatan perbekalan farmasi yang masuk dan keluar ke buku penerimaan dan pengeluaran barang serta ke kartu stok serta
pencatatan stok opname setiap bulan dan diakhir tahunnya. Pokja perbekalan melakukan kegiatan produksi sediaan farmasi. Menurut
Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit tahun 2004, yang dimaksud dengan produksi adalah kegiatan membuat, merubah bentuk dan pengemasan kembali
sediaan farmasi nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Kegiatan produksi yang dilakukan adalah pembuatan, pengenceran
dan pengemasan ulang. Kegiatan pembuatan, antara lain akuades, kegiatan pengenceran antara lain pengenceran H
2
O
2,
Pendistribusian perbekalan farmasi dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan seperti:
alkohol 96 dan 70. Kegiatan pengemasan ulang re-packing ke dalam kemasan yang lebih kecil antara lain
isodin povidon iodium dan hand rub.
a. rawat inap terpadu Rindu, instalasi anestesi terapi intensive IATI, instalasi bedah pusat IBP, instalasi gawat darurat IGD dan Apotek I dan Apotek II.
b. instalasi seperti instalasi diagnostik terpadu IDT, instalasi hemodialisa IHD, instalasi patologi anatomi IPA, instalasi patologi klinik IPK, dan
instalasi radiologi. IPK telah memiliki kerja sama operasional KSO dengan
pihak lain untuk reagen tertentu, namun untuk pengadaan reagen lain yang tidak termasuk KSO tetap dilakukan oleh instalasi farmasi.
c. user lainnya seperti poli-poli rawat jalan.
3.2.7 Pokja Farmasi Klinis
