j Cashier Memiliki wewenang untuk menghitung hasil penagihan dan mentransfernya
kepada rekening RSO. Tugasnya adalah mengumpulkan hasil penagihan pembayaran dari salesman.
k District Clerck Memiliki wewenang untuk mengarsipkan dokumen--dokumen yang
digunakan dalam transaksi penjualan. Tugasnya adalah meginput transaksi- transaksi yang terjadi ke dalam DSA District Sales Application.
2. Evaluasi atas Struktur Organisasi PT Sumber Cipta Multiniaga
Medan
Struktur organisasi yang terbentuk pada PT Surnber Cipta Multiniaga sudah dapat dinilai baik apabila dilihat dan pembagian tugas dan wewenangnya. Sebab,
dapat dilihat bahwa pihak manajemen telah merancang struktur organisasi sebagai suatu acuan bagi karyawan dalam menjalankan tugas dan wewenangnya. Berikut
mi adalah struktur organisasi yang berkaitan dalam sikius pendapatan berdasarkan
kelebihan-kelebihannya:
1. Pada PT Sumber Cipta Multiniaga Medan, Area Manager secara Iangsung membawahi District Supervisor
District Supervisor bertugas terhadap fungsi pengawasan kegiatan DSO dalam aktivitas distribusi yang mengotorisasikan setiap faktur penjualan untuk
dilakukan pengepakan barang dan Sent Warehouse yang kemudian akan didistribusilcan kepada bagian Received Warehouse.
Universitas Sumatera Utara
2. Bagian distribusi bertugas terhadap fungsi distribusi Dimana bagian Distribution Manager selalu mengotorisasikan Surat
Kiriman Rokok dan Faktur Penjualan yang akan digunakan sebagai pengarsipan pendistribusian kepada pelanggan oleh bagian District Clerck. Bagian
Distribution Manager secara langsung membawahi Head Warehouse yang mengotorisasikan pengiriman barang pesanan dan pelanggan dan penerirnaan
barang pesanan dan pusat. Bagian Head Warehouse juga membawahi Sent Warehouse yang bertugas menerima rokok pesanan dan PT Djarum Kudus serta
mengirimkan rokok pesanan tersebut kepada Received Warehouse dan Received Warehouse bertugas untuk menerima rokok pesanan dan Sent Warehouse dan
mendistribusikannya kepada pelanggan 3. Bagian akuntansi dan keuangan bertugas terhadap pelaksanaan fungsi
pencatatan transaksi Fungsi pencacatan transaksi pada PT Sumber Cipta Multiniaga dipimpin
oleh Finance Manager. Finance Manager membawahi Accounting Supervisior dan Regional Cashier. Accounting Supervisior bertugas mengkoordinasikan
seluruh pencatatan atas transaksi yang terjadi dalam perusahaan.
4. Fungsi distribusi terpisah dengan fungsi gudang
Pada PT Sumber Cipta Multiniaga fungsi distribusi dilakukan oleh Distribution Manager, sedangkan untuk fungsi penyimpanan dilakukan oleh
District Supervisor. Adanya pemisahan fi.ingsi distribusi dengan fungsi gudang bertujuan untuk menghindari kemungkinari terjadi hilang atau berkurangnya stock
pada gud
ang akibat adanya pihak-
pihak yang mencari keuntungan sendiri dengan
Universitas Sumatera Utara
cara bekerja sama mencuri rokok pesanan tersebut dengan alasan pengiriman barang atau penyelundupan ro
kok pesanan tersebut oleh pihak-
pihak yang mencari keuntungan sendiri.
Dengan terpisahnya antara fungsi distribusi dengan fungsi gudang, dapat diketahui bahwa pihak perusahaan memiliki pengawasan extra terhadap pesanan
rokok yang sampai digudang dan pesanan rokok yang akan keluar dan gudang. 5. Terdapat pemisahan antara Sent Warehouse dengan Received Warehouse
Pada PT Sumber Cipta Multiniaga terdapat pemisahan antara Sent Warehouse dengan Received Warehouse. Fungsi Sent Warehouse dilakukan oleh
Sent Warehouse Keeper, sedangkan untuk fungsi Received Warehouse dilakukan oleh Received Warehouse Keeper. Adanya pemisahan fungsi Sent Warehouse
dengan fungsi Received Warehouse bertujuan untuk menghindari tertukarnya rokok pesanan yang barn sampai dengan rokok pesanan yang akan dikirimkan
kepada DSO. Dengan terpisahnya antara fungsi Sent Warehouse dengan fungsi Received
Warehouse, dapat diketahui bahwa dalam PT Sumber Cipta Multiniaga terdapat pengawasan extra pada setiap pesanan rokok pesanan yang barn diterima dan
kantor pusat dengan rokok pesanan yang yang akan dikirimkan kepada DSO. Selain dan kelebihan-kelebihan yang terdapat pada struktur organisasi
seperti yang telah dijelaskan diatas, masih terdapat juga kekurangan kekurangan pada struktur organisasi yang telah disusun oleh pihak PT Sumber
Cipta Multiniaga, yaitu: a. Tidak pernah melakukan rolling pekerjaan terhadap karyawan
Pada PT Sumber Cipta Multiniaga tidak pernah dilakukan rolling
Universitas Sumatera Utara
pekerjaan terhadap seluruh karyawannya. Adapun tujuan dan adanya rolling pekerjaan adalah untuk menghindari terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh
pihak karyawan yang ingin mengambil keuntungan sendini. Kemungkinan PT Sumber Cipta Multiniaga tidak melakukan rolling
pekerjaan karena perusahaan merasa tidak sempat untuk melakukan diakibatkan karena pada PT Sumber Cipta Multiniaga sering sekali terjadi overload. Selain
itu, mereka berpikir akan lebih baik jika ticlak melakukan rolling karena mereka tidak perlu mengajarkan mengenai kebijakan-kebijakan perusahaan kepada orang-
orang yang baru. Akibat dan tidak adanya rolling pekerjaan terhadap karyawan adalah
PT Sumber Cipta Multiniaga pernah merigalami kerugian yaitu stok rokok yang akan didistribusikan kepada ranting menjadi berkurang karena adanya pihak
salesman yang meneuri beberapa rokok untuk kepentingan pribadinya. Sebaiknya untuk menghindari resiko yang terjadi diatas adalah perusahaan
diharapkan untuk melakukan rolling pekerjaan secara berkala. Misalnya, setiap 2 tahun I kali diadakan rolling pekerjaan ataupun dinas luar.
b. Fungsi salesman dengan fungsi supir tidak terpisah Pada PT Sumber Cipta Multiniaga, antara fungsi salesman dengan
fungsi supir tidak dipisahkan, sebab kedua fungsi mi apabila digabungkan memang akan Iebih efisien.
Namun, dengan adanya kebijakan yang diterapkan justru akibat dari adanya penggabungan kedua fungsi ini akan meningkatkan resiko kepada setiap
rokok-rokok yang akan didistribusikan kepada pelanggan. Resiko-resiko yang dapat ditimbulkan adalah kehilangan jumlah
Universitas Sumatera Utara
rokok yang akan dikirimkan pelanggan dan menyebabkan menurunnya tingkat kepercayaan pelanggan pada perusahaan tersebut.
Sebaiknya untuk rnenghindari hal-hal diatas, perusahaan menetapkan sistem terpisah bagi salesman dan supir. Selain itu, jadwal untuk pendistribusian pun
dilakukan secara random agar tidak ada kesempatan untuk bekerja sama dalam mencari keuntungan sendiri bagi salesman dan supir tersebut ataupun diadakan
rolling pekerjaan seperti memindahkan rute pendsitribusian kepada setiap salesman dan supir.
c. Fungsi kredit tidak terpisah dengan fungsi akuntansi
Pada PT Sumber Cipta Multiniaga, pemeriksaan atas credit limit pelanggan dilakukan oleh bagian Clerck Accounting. Karena mengingat kebutuhan
perusahaan akan keefisienan dan kelancaran prosedur penagihan. Bagi perusahaan, penagihan pembayaran kepada pelanggan akan lebih mudah, sebab
bagian Clerck Accounting hanya perlu melakukan pengecekan atas laporan- laporan mengenai piutang dan tiap pe1anggan.
Berdasarkan laporan-laporan tersebut, setiap akan memasuki masa jatuh tempo, bagian Clerck Accounting akan melakukan penagihah melalui telepon.
Resiko yang dapat ditimbulkan dan tidak terpisahnya antara fungsi kredit dengan fungsi akuntansi adalah kemungkinan untuk tidak tertagihnya piutang di
pelanggan menjadi lebih besar, karena kurangnya dokumen pendukung mengenai penagihan piutang karena hanya melakukan penagihan via telepon. Selain itu,
resiko yang dapat ditimbulkan adalah terjadinya kerja sama antara bagian akuntansi dengan pelanggan dengan memanipulasi laporan mengenai piutang dan
pelanggan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Rekomendasi yang dapat diberikan dalam kondisi diatas adalah memisahkan fungsi kredit dengan fiangsi akuntansi. Dalam struktur organisasi,
bagian kredit mi sebaiknya berada dibawah Finance Manager. Sehingga penagihan piutang yang akan ditagihkan kepada pelanggan akan dapat ditagih
melalui form penagihan tersebut dan dapat diotorisasikan langsung oleh Finance Manager.
d. Fungsi salesman membawahi district derek dan cashier
Pada lokasi District Sales Office yang tersebar pada 32 wilayah dalam cabang Jakarta, sistem salesman membawahi fungsi district clerck dan cashier.
Struktur mi dinilai tidak tepat, karena bagian salesman tidak memiliki otorisasi apapun bagi district derek maupun cashier. Untuk itu, sebaiknya fungsi
salesman berada sejajar dengan district clerck maupun cashier.
Universitas Sumatera Utara
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian dan Fungsi Manajemen Keuangan 1. Pengertian Manajemen Keuangan
