Pegawai yang berprestasi rendah akan dimutasi ke pekerjaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi ke
pekerjaan yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal
tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.
3. Sistem Kearsipan
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat
diketahui bagaimana sistem kearsipan dan apa-apa saja peralatan yang dipergunakan di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara. Sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Keuangan Fakultas
Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti: a
Lemari penyimpanan arsip sudah memadai. b
Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak. c
Adanya fasilitas komputer dan printer yang sangat diperlukan dalam melaksanakan kegiatan kerja.
d Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak.
e Adanya daftar indeks arsip.
f Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan
arsip-arsip lama. g
Melakukan update data mahasiswa dan alumni.
Universitas Sumatera Utara
Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan kegunaan arsip di kantor bagian Kemahasiswaan
USU. Kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan di kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara. Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan kegunaan arsip
pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU. a.
Kebersihan Pegawai juga bertugas merapikan dan membersihkan arsip-arsip untuk
menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan tersebut. Apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.
b. Keamanan
Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai
berikut: 1
Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.
2 Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada
yang tidak berwewenang. 3
Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat. 4
Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. 5
Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
Universitas Sumatera Utara
6 Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara
terbuka. 7
Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.
8 Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
9 Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan
membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.
c. Guna Arsip
Pada kantor bagian Kemahasiswan Fakultas Ekonomi USU arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan. Selain bagi Dekan dan
Pembantu Dekan, arsip juga berguna untuk para Kasubag, Dosen, dan Pegawai. Berikut Kegunaan Arsip pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara : 1.
Untuk Keperluan Administrasi. 2.
Untuk Keperluan Riset dan Penelitian. 3.
Sebagai salah satu sumber informasi penting. Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu: input kepada sistem,
proses dari input, dan output sistem. Berikut ini adalah gambar unsur sistem kearsipan.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.1 : Unsur-Unsur Sistem Kearsipan Sumber : Surojo 2006:20
INPUT Data, Informasi, Arsiparis,
Fasilitas, Uang
PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian,
Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan
Penyusutan
OUTPUT Warkatarsip
TUJUAN Menjamin keselamatan
arsip dan penyediaan kembali arsip
Universitas Sumatera Utara
4. Fasilitas Kerja
