2. Gaji ke-13 ini diberikan untuk membantu biaya anak sekolah, biasanya
diberikan pada bulan Juni atau Juli. Pada gaji ke-13 ini diberikan potongan, yaitu potongan tunjangan pajak pph 21 dan besarnya jumlah gaji ke-13
tersebut dilihat dari golongan pegawai. Potongan-potongan yang ada pada daftar gaji Bappeda Kabupaten Aceh
Timur Provinsi Aceh yaitu : a.
Iuran wajib Pegawai IWP merupakan potongan untuk disalurkan ke tabungan pensiun pegawai dan akan dikembalikan pada saat pegawai
tersebut pensiun. b.
Tunjangan pajak penghasilan adalah tunjangan ini biasanya disubsidi oleh pemerintah, tapi dimasukkan juga kedalam penghasilan.Tunjangan
pajak penghasilan ini menggunakan pph 21. c.
Iuran askessubsidi askes merupakan subsidi dari pemerintah agar diketahui besar biaya pengeluaran untuk askes. Tunjangan ini juga dimasukkan
kedalam penghasilan. d.
Tabungan perumahan untuk Bapetarum dan dipulangkan pada saat pensiun.
C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah pada Bappeda Kabupaten Aceh
Timur Provinsi Aceh
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan
tugas yang harus dilaksanakan.Hal – hal yang diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah menurut Mulyadi 2001:385 adalah sebagai
berikut : 1.
Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat
Universitas Sumatera Utara
waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi
atau pabrik. 2.
Prosedur pencatat waktu kerja Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan difungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gaji karyawan
kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.Prosedur pembuatan daftar gaji dalam prosedur ini fungsi
pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. 3.
Prosedur distribusi biaya gaji Dalam prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati menfaat
tenaga kerja. 4.
Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas
kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Menurut Mulyadi 2001 : 389 dalam buku sistem akuntansi, dokumen
ini terdiri dari : 1.
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-
surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir
karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu
Universitas Sumatera Utara
hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3.
Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga
kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. 4.
Daftar gaji dan upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi
potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain-lain.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per depertemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pertanyaan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah
Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kapada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.
8. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji
dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Setiap instansi pemerintahan di Indonesia memiliki tingkat kepangkatan,
termasuk juga pada Bappeda Kabupaten Aceh Timur Provinsi Acehmengikuti peraturan yang telah ditetapkan pemerintah. Adapun tingkat kepangkatan
Universitas Sumatera Utara
tersebut adalah : 1
Golongan I : Golongan Ia Juru Muda
Golongan Ib Juru Muda TK 1 Golongan Ic Juru
Golongan Id Juru TK 1 2
Golongan II : Golongan IIa Pengatur Muda
Golongan IIb Pengatur Muda TK 1 Golongan IIc Pengatur
Golongan IId Pengatur TK 1 3
Golongan III : Golongan IIIa Penata Muda
Golongan IIIb Penata Muda TK 1 Golongan IIIc Penata
Golongan IIId Penata TK 1 4
Golongan IV : Golongan IVa Pembina
Golongan IVb Pembina TK 1 Golongan IVc Pembina Utama Mada
Golongan IVd Pembina Utama Madya Golongan IVe Pembina Utama
Universitas Sumatera Utara
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai. Ada beberapa cara untuk
melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu : 1.
Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi di perusahaan.
2. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk
mendapatkan pembayaran dua kali 3.
Membuat kesalahan-kasalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah yang
semestinya dibayar. 4.
Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.
5. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji
dan upah. 6.
Pinjaman pegawai yang tidak mendapat dicatat sebagai pengeluaran. Pada Bappeda Kabupaten Aceh Timur Provinsi Aceh, prosedur
pencatatan gaji dan upah bagian – bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh pemerintah Provinsi
Aceh sebagai berikut: 1
Bagian Umum a.
Data Karyawan Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern gaji
dan upah ini sejak menerima pegawai – pegawai yang diperlukan perusahaan,
Universitas Sumatera Utara
sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama, nomor pegawai, status karyawan
tersebut kawin, tidak kawin, anak yang dimiliki yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan keterangan lainnya.
b. Pencatatan dan Pembayaran Gaji dan Upah
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan. Pada Bappeda
Kabupaten Aceh Timur Provinsi Aceh, sistem pembayaran gaji dilakukan melalui bank yang telah ditentukan oleh Pemerintah Pusat, dimana bendaharawan
mengirimkan laporan permintaan gaji berserta lampiran identitas, total gaji yang di terima dan no. rekening pegawai yang ditujukan kepada bendaharawan
pengeluar Bappeda Kabupaten Aceh Timur untuk dilakukannya pengalihan atau pentransferan gaji, yang dimana identitas dan besarnya gaji yang di terima oleh
pegawai sudah terlampir di dalam Database Keuangan Negara. Setelah itu laporan permintaan gaji beserta lampirannya di kirim ke Kantor Pembendaharaan
Keuangan Negara KPKN untuk dilakukannya pengalihan atau pentransferan gaji pegawai.
2 Kepala Bagian Masing – Masing Unit
Kepala bagian masing – masing unit mencek kehadiran para pegawai sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan
promosi. a
Bagian Keuangan a.
Kasir
Universitas Sumatera Utara
Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima setelah terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada
bagian keuangan.Setiap karyawan harus membubuhkan tanda tangan ketika dia menerima pembayaran gaji.Tanda terima gaji tersebut
kemudian dikirimkan kasir ke bagian pembukuan akuntansi. b.
Bagian Pembukuan Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti– bukti dari
pembayaran gaji yang dilakukan kasir kemudian membukukan pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah.
c. Internal Auditor
Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah merupakan tugas yang termasuk ke dalam pengawasan perusahaan
secara menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah prosedur– prosedur pencatatan dan
pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaiman yang telah ditentukan, mengevaluasi sistem pengawasan intern gaji dan upah
yang sedang dijalankan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam
memilih prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu: a
Time keeping departemen Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data
tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu.
b Payroll departemen
Universitas Sumatera Utara
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur
dan fungsi – fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan.Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas
pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan.Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan
clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer. c
Cost departemen Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin
harus ditempatkan pada masing – masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya
upah.Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa – jasa karyawan.
D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah pada Bappeda Kabupaten Aceh
