23 Semakin pentingnya penggunaan database sebagai sumber daya yang membantu dalam
proses pengambilan keputusan memaksa manajer untuk mempelajari dan menggunakan database secara langsung. Formulir dan laporan merupakan metode standar untuk mengakses database,
tetapi pengajuan permintaan secara langsung saat ini menjadi lebih penting. Manajer yang dapat menggunakan sumber daya database secara langsung dapat membuat keputusan terbaik bagi
perusahaan. Sistem manajemen database memungkinkan pembuatan dan penyimpanan database, pemeliharaan isinya, dan penyediaan isi tersebut bagi pengguna tanpa pemrograman khusus yang
mahal. Kemudahan dalam penggunaannya memungkinkan para manajer dan staf profesional mengakses isi database tanpa perlu pelatihan mahal atau keahlian khusus. Setiap sistem yang ada
dalam teknologi informasi memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Tidak terkecuali dengan sistem manajemen database.
1. Keuntungan DBMS
Saat perusahaan atau pengguna individu memutuskan apakah akan menggunakan DBMS, keuntungan dan kerugiannya harus dipertimbangkan. Keuntungan-keuntungan penggunaan
DBMS adalah sebagai berikut : a.
Mengurangi pengulangan data b.
Mencapai independensi data c.
Mengambil data dan informasi secara cepat d.
Meningkatkan keamanan 2.
Kerugian DBMS Keputusan untuk menggunakan DBMS menuntut perusahaan atau pengguna untuk :
a. Menggunakan perangkat lunak yang mahal
b. Membutuhkan perangkat keras dalam jumlah yang besar
c. Menyewa dan mempekerjakan personal DBA
E. MANAJEMEN ASET
Manajemen Aset atau Asset Management di Indonesia memang belum di implementasikan secara total, baik ditingkat korporasi maupun sektor pemerintahan.
Ketidaktahuan atau ketidakpedulian sebagian besar manajemen perusahaan tentang pentingnya pengelolaan aset secara terintegrasi, antara lain dipicu oleh minimnya informasi serta literatur
yang mengupas masalah ini. Realitas di lapangan menunjukan banyak kasus yang sebenarnya dimulai dari kesalahan pengelolaan masalah aset, sehingga berdampak kerugian yang tidak
sedikit. Sebagai contoh, optimalisasi sumber daya tidak bisa dilakukan secara maksimal karena tidak teridentifikasi dengan jelas. Hal ini menyebabkan sulitnya sistem untuk mengetahui apakah
suatu aset sudah saatnya untuk diganti atau masih layak untuk dipergunakan.
Pertanyaan berikutnya jika harus di pergunakan, kapan waktu yang tepat untuk melakukan hal tersebut, dan jika harus diganti apakah dengan jenis alat yang sama atau ada
alternatif lain yang lebih baik. Keputusan akan pilihan-pilihan tersebut hanya bisa terjawab dengan tepat bila kita memiliki informasidata yang jelas tentang aset tersebut. Hal tersebut di
atas perlu diimbangi dengan Sumber Daya Manusia sebagai salah satu Non Tangible Asset dari suatu organisasi yang mempunyai keahlian mengelola Tangible Asset. Sangat penting untuk
mengetahui bagaimana manajemen aset bekerja agar memberikan keuntungan untuk organisasi. Hal ini termasuk pelayanan bagaimana menangani siklus aset, mulai dari perencanaan sampai
dengan penghapusan aset, dan lebih lanjut lagi ketersediaan Sistem Informasi Manajemen Aset. PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia PT TMMIN adalah salah satu perusahaan
yang menerapkan manajemen aset dalam kegiatan usahanya. Sistem yang diterapkan sudah
24 sangat baik dan terintegrasi. Setiap perusahaan mempunyai spesifikasi tersendiri terhadap
pengertian dan spesifikasi dari aset tersebut. Pada PT TMMIN yang dinamakan sebagai aset adalah barang yang dibeli dan dijadikan sebagai investasi. Pada umumnya pembelian suatu
barang yang dilakukan perusahaan untuk melakukan kegiatan usahanya dapat dibagi menjadi dua kategori :
1. Expense : modal yang digunakan untuk membeli barang tersebut seluruhnya dibebankan
sebagai biaya di bulan terjadinya pembelian. 2.
Investment : barang yang dibeli menjadi aktiva tetap fixed asset dengan nilai buku awal sebesar modal yang dikeluarkan. Nilai buku akan menyusut setiap bulannya sesuai dengan
aturan tertentu hingga habis setelah umur ekonomis barang tersebut tercapai. Besar angka penyusutan setiap bulannya dibebankan sebagai biaya di bulan bersangkutan dan disebut
sebagai biaya depresiasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 15.
Gambar 15. Penggolongan Aset Adapun kriteria aset-aset sebagai suatu aktiva tetap adalah sebagai berikut :
1. Harga perolehan acquisition value Rp 2,500,000
2. Umur ekonomis economic life time 1 tahun
3. Untuk dipakai sendiri tidak untuk dijual
4. Dapat diidentifikasi fisiknya atau diketahui keberadaannya
5. Budget yang digunakan untuk pengadaan aset adalah budget investment di mana realisasi
penggunaannya akan menjadi nilai perolehan acquisition value dari aset tersebut. Aset yang terdapat di perusahaan tersebar di seluruh lokasi baik lokasi produksi plant
maupun non produksi office. Barang-barang yang terdapat di lokasi non produksi digunakan sebagai fasilitas dan sarana penunjang untuk melakukan aktifitas kerja, sedangkan barang-barang
yang terdapat di lokasi produksi umumnya berupa alat-alat yang digunakan untuk memproduksi komponen-komponen kendaraan. Berdasarkan sifat dan kegunaannya aktiva tetap aset
dikelompokkan menjadi beberapa kelas seperti ditampilkan dalam Gambar 16.
25 Kelas Aset
Umur Ekonomis Building
Prod Non Prod 20 tahun
Structure Prod Non Prod
20 tahun Machinery
Prod Non Prod 8 tahun
ST Eq-Comm Prod Non Prod
Untuk seluruh model 4 tahun
ST Eq-Excl Prod
Ekslusif untuk suatu model : Dies, Jig, Mould, CF 4 tahun
ST Eq-OT Prod
Digunakan oleh Supplier Outhouse 4 tahun
Furn Fixt 1 Prod Non Prod
Non Electrical 8 tahun
Furn Fixt 2 Prod Non Prod
Electrical 4 tahun
Transport Prod Non Prod
Mobil Kantor dan Alat Transportasi Pabrik 4 tahun
Mgt Car Prod Non Prod
Depresiasi non-tax deductible 4 tahun
Land Prod Non Prod
NA IA Software
Prod Non Prod Intangible Asset
4 tahun AUC
Prod Non Prod Ditransfer menjadi FA, Depre dihitung setelah SVP
NA Keterangan
Gambar 16. Pengelompokan Kelas Aset Pada PT. TMMIN manajemen aset dilakukan sebagai berikut :
1. Asset Master Maintenance
Asset master adalah suatu database aset pada sistem yang mencatat history asset, mulai dari nomor aset, deskripsi aset, tanggal dibuat, tanggal diakui sebagai aset, lokasi cost center,
status pengecekan, dan lain-lain. a.
Membuat Asset Master Data b.
Membuat Sub Number dari Aset c.
Mengubah Asset Master Data d.
Menampilkan Asset Master Data e.
Menampilkan Nilai dan Transaksi Aset 2.
Asset Procurement – Acquisition Untuk memperoleh suatu aset, terdapat proses-proses administrasi yang harus dilakukan oleh
user dan Purchasing Division dan General Affair Division. Suatu aset akan diakui secara fisik dan mulai disusutkan nilainya, sejak aset tersebut diterima. Dalam sebuah sistem yang
dimiliki perusahaan SAP suatu aset akan bernilai secara otomatis setelah proses penerimaan dan pembayaran invoice.
3. AuC Settlement
Asset under Construction AuC adalah aset yang masih dalam tahap pembuatan maupun yang belum siap digunakan karena masih dalam pemeriksaan, project yang belum selesai.
Untuk menjadi aset dengan useful life, AuC harus dikapitalisasi terlebih dahulu melalui proses distribusi dan settlement AuC.
4. Asset Transfer
Transfer aset terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu pemindahan aset, mengubah asset master data, serta membuat asset master receiver.
5. Asset retirement
Aset-aset yang sudah tidak digunakan lagi oleh perusahaan karena sudah tidak mempunyai manfaat di masa yang akan datang, dapat dikategorikan sebagai aset yang akan di-retired.
Beberapa kegiatan pada asset retirement yaitu : a.
Melakukan retirement asset dengan scrapping b.
Melakukan retirement asset dengan penjualan c.
Melakukan clearing pada GL Account untuk asset selling
26 6.
Periodic Processing for Asset Periodic Processing adalah proses untuk mendepresiasikan fixed asset yang memiliki useful
life setiap bulan bagian dari proses Month End Closing. Beberapa kegiatannya adalah : a.
Menjalankan Monthly Depreciation Run b.
Memproses Tutup Buku Tahunan pada Asset Accounting c.
Membatalkan Tutup Buku Tahunan pada Asset Accounting
F. SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE SDLC
