Tinjauan Atas Prosedur Penjualan Barang (Oli) Pada PT. High Hills Rachi Distritama

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Pada Program Studi Akuntansi Strata Satu

Oleh

NAMA : RIEKE SAVITRI AGUSTIN NIM : 21109058

PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

iv DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Kerja Praktek ... 1

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek ... 5

1.2.1 Maksud Kerja Praktek ... 5

1.2.2 Tujuan Kerja Praktek ... 6

1.3 Kegunaan Kerja Praktek ... 6

1.4 Metode Kerja Praktek ... 7

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek ... 8

1.5.1 Lokasi Kerja Praktek ... 8

1.5.2 Waktu Kerja Praktek... 8

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... 10

2.1 Sejarah Singkat PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA ... 10

2.2 Visi dan Misi PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA ... 11

2.2.1 Visi PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA ... 11

2.3 Lokasi PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA ... 12

2.4 Struktur Organisasi ... 13

2.4.1 Struktur Organisasi PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA ... 13

2.4.2 Struktur Organisasi Prosedur Penjualan PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA ... 14

2.5 Uraian Tugas ... 15

2.6 Area Pemasaran Produk PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA ... 19

2.7 Pemasaran Produk PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA .. 20

2.8 Produk yang Dijual PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA 22 BAB III PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK ... 23

3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek ... 23

3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek ... 23

3.3 Teori Pendukung Kerja Praktek ... 25

3.3.1 Prosedur ... 25

3.3.2 Penjualan ... 28

3.3.4 Penjualan Tunai ... 31

3.3.5 Penjualan Kredit ... 36

3.4 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek ... 44

3.4.1 Prosedur Penjualan Barang Secara Tunai ... 44

3.4.2 Prosedur Penjualan Barang Secara Kredit ... 49

3.4.3 Hambatan yang Terdapat dalam Prosedur Penjualan ... 54

3.4.4 Upaya untuk Mengatasi Hambatan yang Terdapat dalam Prosedur Penjualan ... 55

vi

3.4.5 Perbandingan antara Teori dan Praktek dalam Prosedur

Penjualan ... 56

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 57

4.1 Kesimpulan ... 57

4.2 Saran ... 59

DAFTAR PUSTAKA ... x LAMPIRAN

i

Segala puji dan syukur Penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, izin, kehendak, dan taufiq serta hidayah-Nya, sehingga Penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini.

Laporan dengan judul “Tinjauan Atas Prosedur Penjualan Barang (Oli)

pada PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA” ini disusun untuk memenuhi

salah satu syarat kelulusan mata kuliah Kerja Praktek S-1 (Strata-1) di Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia Bandung.

Dalam menyelesaikan penyusunan laporan kerja praktek ini, Penulis mendapat banyak sekali bantuan dari berbagai pihak, baik secara moril, materil, doa, serta bimbingan. Oleh karena itu, pada kesempatan ini Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Prof. Dr. Hj. Dwi Kartini, SE., Spec.Lic, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

3. Dr. Surtikanti, SE., M.Si., Ak., selaku Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Komputer Indonesia.

4. Lilis Puspitawati, SE., M.Si, Ak., selaku Koordinator Kuliah Kerja Praktek Universitas Komputer Indonesia.

ii

5. Siti Kurnia Rahayu, SE., M.Ak., Ak., selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk Penulis dan dengan sabar serta tekun dalam membimbing Penulis dalam menyusun laporan kerja praktek ini.

6. Bapak Wempy HK, selaku Marketing Director yang telah mengijinkan serta membimbing Penulis untuk melakukan kerja praktek di PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA.

7. Ibu Eka, selaku Supervisor dan Ibu Hani, selaku pengurus Bagian Administrasi PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA yang telah memberikan pengarahan kepada penulis dalam melakukan kerja praktek di Bagian Administrasi.

8. Seluruh Staff dan Dosen Universitas Komputer Indonesia.

9. Seluruh Staff PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA yang telah memberikan kesempatan dan pengarahan kepada penulis selama kerja praktek.

10. Papah, Mamah, dan adikku (Ricky) tercinta atas doa, dukungan, dan kasih sayangnya kepada Penulis selama ini, semoga selalu dilimpahkan perlindungan, kasih sayang, dan keselamatan dari Allah SWT.

11. Tito Reinaldi Susanto tercinta yang telah banyak memberikan dukungan moril dan memberikan masukan dalam penyusunan laporan kerja praktek ini. 12. Sahabat-sahabatku (Nia, Rhya, dan Onta) yang memberikan dukungan

kepada Penulis dalam penyusunan laporan kerja praktek dengan memberikan canda tawa setiap harinya.

13. Rekan-rekan di 4 AK 3 (Winda, Devi, Merly, Demi, dan Ulan) yang telah memberikan dukungan kepada Penulis dalam penyusunan laporan kerja praktek dengan memberikan canda tawa setiap harinya.

14. Teman-teman Photographer dan Model yang telah memberikan dukungan kepada Penulis dalam penyusunan laporan kerja praktek.

Penulis menyadari bahwa laporan kerja praktek ini masih jauh dari sempurna, baik dari segi isi materi maupun susunan tata bahasanya dan juga tidak luput dari kekurangan juga kesalahan. Hal ini mengingat kemampuan dan pengetahuan yang Penulis miliki sangat terbatas untuk membuat dan menghasilkan karya tulis yang baik. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari semua pihak sangat Penulis harapkan sebagai masukan yang sangat berharga guna perbaikan dan penyempurnaan laporan kerja pratek ini dan Penulis pada masa yang akan datang.

Dengan segala kerendahan hati, Penulis berharap semoga laporan kerja praktek ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi Penulis sendiri dan umumnya bagi para pembaca sekalian.

Bandung, November 2013

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI

Nama : Rieke Savitri Agustin

NIM : 21109058

Jurusan : Akuntansi

Fakultas : Ekonomi

Tempat, Tanggal Lahir : Kebumen, 12 Agustus 1991 Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Alamat : Jl. Cikutra No. 202 Bandung 40125

DATA PENDIDIKAN FORMAL

Tahun Ajaran Pendidikan Jurusan Keterangan

1996 – 1997 TK Anglia Bandung Tamat,

Berijazah 1997 – 2003 SDN Cikutra 3 Bandung Tamat,

Berijazah

2003 – 2006 SMPN 14 Bandung Tamat,

Berijazah

2006 – 2009 SMAN 5 Bandung IPA Tamat,

Berijazah 2009 – sekarang

Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung

Akuntansi S1

x

(Persero). Proposal Magang, Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Program Studi Akuntansi. Salatiga: Universitas Kristem Satya Wacana.

Basu Swastha. 2005. Manajemen Penjualan. Yogyakarta: BPFE.

Pamoedji, S. 1996. Tata Kerja Organisasi. Jakarta: Bina Aksara.

Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Linggar Jaya.

Mulyadi. 2001. Sistem AkuntansiEdisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat.

Sumarsono. 2004. Pengantar Akuntansi. Jakarta: Erlangga.

Simamora, Henry. 2000. Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis. Jakarta: Salemba Empat.

La Midjan dan Susanto, Azhar. 2001. Sistem Informasi Akuntansi I dan II Edisi 11. Bandung: Lembaga Informatika.

Suhayati, Ely dan Anggadini, Sri D. 2009. Akuntansi Keuangan. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sukirno, Sadono. 1994. Mikro Ekonomi Teori Pengantar Edisi Ketiga. Jakarta: PT. RajaGrafindo Persada.

Kasma, Juan. 2012. Standard Operating Procedure Perpajakan Perusahaan Jasa. Bandung: Alfabeta.

xi

Wati, Lilis P dan Rachmanto, Adi. 2008. Modul Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Universitas Komputer Indonesia.

Suryana, Taryana dan Koesheryatin. 2010. Belajar Software Akuntansi Accurate. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Nuswantara, Dian A. 2003. Mengerjakan Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang. Jakarta: Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan.

Pajak Internasional. Diakses pada 24 September 2013 dari World Wide Web: http://www.scribd.com/doc/65248322/Pajak-Internasional#download

Graciela, Aprecia. 2012. Siklus Penjualan Tunai dan Kredit. Diakses pada 28 September 2013 dari World Wide Web: http://siaaprecia.blogspot.com/2012/ 04/4-siklus-penjualan-tunai-dan-kredit.html

1 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek

Perkembangan ekonomi di era globalisasi seperti sekarang ini dimana tingkat kompetisi semakin tinggi, mendorong setiap perusahaan untuk mempersiapkan informasi yang tepat bagi setiap pihak yang berkepentingan dengan perusahaan. Pihak yang berkepentingan akan selalu membutuhkan laporan keuangan untuk mengetahui keadaan perusahaan yang ditempatinya. Laporan keuangan bertujuan untuk menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan dan kinerja suatu perusahaan yang bermanfaat bagi para pemakai laporan keuangan dalam pengambilan keputusan ekonomi. Informasi dalam laporan keuangan tersebut harus handal dan relevan supaya dapat berguna bagi pemakai (Zuliyanto, 2012:1).

Perusahaan adalah suatu organisasi yang didirikan oleh seorang atau sekelompok orang yang kegiatannya adalah melakukan produksi dan distribusi guna memenuhi kebutuhan ekonomis manusia. Tujuan dari suatu perusahaan didirikan adalah untuk memperoleh laba. Perusahaan terbagi atas tiga jenis badan usaha, yaitu perusahaan jasa, perusahaan dagang, dan perusahaan industri (Suhayati dan Anggadini, 2009:9).

Tujuan perusahaan adalah memaksimumkan keuntungan, maupun dalam prakteknya pemaksimuman keuntungan bukanlah satu-satunya tujuan perusahaan. Ada perusahaan yang menekankan kepada volume penjualan dan

2

ada pula yang memasukkan pertimbangan politik dalam menentukan tingkat produksi yang akan dicapai. Memang beberapa tujuan yang ditemui dalam praktek tersebut memberikan suatu alasan untuk meragukan kesesuaian daripada pemisalan keuntungan dalam menganalisi kegiatan perusahaan, tetapi di samping itu perlu diingat bahwa pada sebagian besar perusahaan tujuan memaksimumkan keuntungan merupakan tujuan paling penting (Sukirno, 2008:192).

Kegiatan penjualan adalah kegiatan yang penting, karena dengan adanya kegiatan penjualan tersebut maka akan terbentuk laba yang dapat menjamin kelangsungan hidup perusahaan. Tujuan dari penjualan yaitu mencapai volume penjualan tertentu dan mendapat laba tertentu guna menunjang pertumbuhan perusahaan (Swastha, 2005:404).

Perusahaan yang prosesnya menjual barang akan memiliki banyak transaksi yang terjadi dalam usahanya. Transaksi tersebut dilakukan untuk menunjang kelancaran proses produksi perusahaan. Perusahaan akan berkembang apabila dapat mengatasi masalah-masalah yang muncul dalam kegiatan usahanya. Transaksi perusahaan akan muncul bila perusahaan melakukan hubungan baik dengan pihak luar perusahaan, pemasok, ataupun konsumen. Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba serta suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasilkan telah memuaskan konsumen atau belum. Penjualan juga merupakan indikator kesuksesan suatu perusahaan (Zuliyanto, 2012:2).

Untuk meningkatkan kinerja dari perusahaan, hendaknya perusahaan membuat prosedur tersendiri terkait transaksi-transaksi yang terjadi di perusahaan tersebut termasuk transaksi penjualan. Seperti yang diungkapkan oleh Pamoedji (1996:39), prosedur kerja adalah rangkaian dari suatu tata kerja yang berurut, tahap demi tahap serta jelas menunjukkan jalan atau arus (flow) yang harus ditempuh dari mana pekerjaan berasal, ke mana diteruskan, dan kapan atau di mana selesainya, dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang pekerjaan/tugas. Prosedur kerja juga adalah perincian langkah-langkah dari serangkaian fungsi yang diarahkan untuk mencapai hasil yang dikehendaki. Dengan kata lain prosedur kerja dapat diartikan sebagai rincian dinamika mekanisme organisasi.

Sistem dan prosedur merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap manajer. Ini dimaksudkan bahwa setiap orang mengawasi, membimbing, mengurus kegiatan-kegiatan dari bawahan mempunyai pertanggungjawaban yang sejalan dengan pekerjaannya bagi sistem dan prosedur yang dipergunakan dengan bawahannya (Pamoedji, 1996:40). Setiap perusahaan harus memiliki pedoman dan prosedur dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Sistem informasi dibutuhkan oleh perusahaan untuk menciptakan kebijakan, prosedur, dan aturan untuk dijadikan pedoman dalam pelaksanaan hingga pemeriksaan kegiatan operasional perusahaan oleh pihak internal maupun eksternal (Kasma, 2012:1). Pengembangan sistem dan prosedur adalah dengan dibentuknya SOP (Standard Operating Procedure). SOP digunakan perusahaan dalam segala kegiatan operasi perusahaan yang berhubungan dengan akuntansi, keuangan,

4

hingga perpajakan. Maka dari itu SOP dibutuhkan untuk memastikan sistem informasi yang berjalan di perusahaan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang berlaku atau belum (Kasma, 2012:2).

Sebagai pembekalan untuk lebih mengerti tentang penjualan yang merupakan faktor penting dalam perusahaan dan pembekalan untuk masuk ke dalam dunia kerja yang sebenarnya, maka dilakukanlah kerja praktek. Hal ini dikarenakan dalam dunia perkuliahan pasti berbeda dengan kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan. Menimbang makin kompetitifnya dunia karir saat ini, kerja praktek merupakan nilai tambah bagi seorang mahasiswa untuk menghadapi kompetisi ketika lulus.

Proses kerja praktek ini dilakukan pada PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA sebagai salah satu perusahaan distributor oli di Bandung. Penulis melakukan penelitian atau kerja praktek pada Unit Pemasaran PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA wilayah Bandung yang bergerak di bidang usaha pemasaran dan penjualan produk oli. Penulis memfokuskan pada transaksi penjualan.

Dengan demikian maka prosedur penjualan persediaan barang yang dilakukan PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA harus didasarkan pada prosedur yang berlaku mulai dari apa jenis barang yang dipesan, berapa jumlah barang yang dipesan, berapa harga dari barang yang dipesan, bagaimana spesifikasi barang tersebut untuk konsumen, bagaimana syarat dan ketentuan yang berlaku untuk konsumen, bagaimana penanganan pengiriman barang, sampai barang tersebut diterima oleh konsumen.

Prosedur penjualan yang dilakukan oleh PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA tidak selalu berjalan sesuai dengan prosedur. Adanya hambatan-hambatan yang terjadi di perusahaan mengakibatkan prosedur penjualan terhambat. Hambatan-hambatan yang terjadi di perusahaan dapat berupa pembayaran oleh customer yang melebihi batas waktu pada penjualan kredit, keterlambatan pengiriman barang dari principal, dan salesman (tim penjualan) yang tidak bekerja sesuai dengan prosedur. Untuk menanggulangi hambatan-hambatan tersebut, perusahaan membuat upaya-upaya tersendiri agar tingkat hambatan semakin kecil.

Berdasarkan latar belakang diatas dapat diketahui bahwa penjualan memiliki peranan yang penting dalam kelangsungan hidup perusahaan. Oleh sebab itu, penulis tertarik untuk menyusun laporan kerja praktek ini dengan judul “Tinjauan Atas Prosedur Penjualan Barang (Oli) pada PT. HIGH

HILLS RACHI DISTRITAMA”.

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek 1.2.1 Maksud Kerja Praktek

Maksud dari kerja praktek pada perusahaan PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA dan penyusunan laporan ini sebagai berikut:

1. Dapat melengkapi teori yang didapat dalam perkuliahan dengan keadaan yang sebenarnya yang ada di dunia kerja, dan

6

2. Dapat menambah pengalaman dan pengetahuan lebih jauh mengenai aktifitas dan prosedur apa saja yang terjadi dalam proses penjualan barang pada perusahaan.

1.2.2 Tujuan Kerja Praktek

Tujuan dari kerja praktek pada perusahaan PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA dan penyusunan laporan ini sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui prosedur penjualan di PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA,

2. Untuk mengetahui hambatan yang terdapat dalam prosedur penjualan, dan 3. Untuk mengetahui upaya untuk mengatasi hambatan yang terdapat dalam

prosedur penjualan.

1.3 Kegunaan Praktek Kerja

Adapun kegunaan dari hasil kerja praktek ini dapat berguna bagi beberpa pihak, antara lain:

1. Bagi Penulis

Dapat menambah pengetahuan dan pengalaman penulis tentang prosedur penjualan barang.

2. Bagi Perusahaan

Sebagai masukan positif yang dapat dipertimbangkan oleh manajemen juga marketing dalam mengambil kebijakan atau keputusan, guna meningkatkan

prosedur penjualan barang sehingga dapat meningkatkan penerimaan dari penjualan.

3. Bagi Pihak Lainnya

Dapat digunakan sebagai tambahan referensi, informasi, dan pengetahuan mengenai penjualan, prosedur penjualan barang/jasa, juga dokumen-dokumen yang terkait di dalam penjualan. Dalam laporan ini terutama penjualan pada perusahaan distributor.

1.4 Metode Kerja Praktek

Dalam menyusun dan menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini penulis melakukan pengamatan secara langsung dan mempelajari kegiatan-kegiatan mengenai masalah yang akan penulis bahas dengan terjun langsung pada objek kegiatan yang diteliti dengan mengumpulkan data-data dan informasi sebagai materi pendukung yang penulis butuhkan dari perusahaan.

Adapun cara dalam pengumpulan data dan informasi sebagai bahan pendukung dalam penyajian laporan ini adalah:

1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Penelitian kepustakaan (library research) merupakan suatu kegiatan pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mempelajari, meneliti, dan menelaah berbagai macam bahan bacaan yang ada di perpustakaan, baik buku-buku, diktat, dan bahan-bahan lain yang ditulis dan disusun oleh beberapa penulis yang erat hubungannya dengan masalah yang dibahas. Juga catatan-catatan pribadi yang pernah didapat selama mengikuti perkuliahan.

8

2. Riset Lapangan (Field Research)

Riset lapangan (field research) merupakan penelitian yang dilakukan penulis dengan cara terjun langsung pada objek penelitian. Penelitian yang dilakukan dengan metode pengambilan data yang tersedia di lapangan, yaitu:

a. Pengamatan (Observation)

Penulis melakukan pengamatan secara langsung dan mempelajari kegiatan-kegiatan mengenai masalah yang akan penulis bahas.

b. Wawancara (Interview)

Penulis melakukan tanya jawab dengan para pegawai atau petugas yang bertanggung jawab dengan perusahaan tersebut.

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek 1.5.1 Lokasi Kerja Praktek

Penulis melakukan kerja praktek di PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA yang beralamat di Jalan Terusan Buah Batu No. 54 Bandung, Telepon (022) 7531313, Fax (022) 7531313. Penulis ditempatkan di Bagian Administrasi.

1.5.2 Waktu Kerja Praktek

Kerja praktek dilaksanakan pada satu periode penuh dimulai tanggal 22 Juli 2013 sampai dengan 13 September 2013. Hari kerja perusahaan yang berlaku untuk pegawai adalah Senin sampai dengan Sabtu, tetapi perusahaan

memberikan kebijakan hari kerja praktek untuk penulis berlaku dari hari Senin sampai dengan Jumat dengan jam kerja dimulai pukul 08.00-17.00 WIB.

No Hari Waktu Keterangan

1 Senin – Jumat 08.00 Masuk Kerja

2 Senin – Jumat 08.00 – 17.00 Jam Kerja 3 Senin – Jumat 12.00 – 13.00 Istirahat

4 Senin – Jumat 17.00 Pulang

5 Sabtu – Minggu - Libur

Tabel 1.1

10 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA

Tanpa terasa jumlah kendaraan di Indonesia saat ini sudah masuk peringkat ketiga terbesar di dunia setelah Amerika Serikat dan China. Jumlah kendaraan bermotor di Indonesia sudah di atas seratus jutaan kendaraan. Kendaraan yang dimiliki alangkah baiknya kondisi kendaraan dipelihara agar komponen mesin kendaraan tidak cepat aus dan rusak. Salah satu faktor yang dapat dilakukan oleh pemilik kendaraan untuk memelihara kondisi kendaraannya agar tetap prima adalah dengan menjada kondisi oli mesin secara baik.

Dengan jumlah kendaraan baik roda empat maupun roda dua yang bejibun itu berarti peluang usaha sebagai distributor atau pengecer oli terbuka luas. Bisnis terkait dengan oli ini cukup menjanjikan karena beberapa alasan seperti segemen pasar yang besar, modal usaha retail oli juga tidak membutuhkan investasi yang cukup mahal, SDM yang minimal, dan faktor lainnya. Peluang usaha terkait oli ini akan semakin meningkat seiring dengan peningkatan jumlah kendaraan di tanah air.

Melihat segmen pasar, peluang bisnis, dan lingkungan sekitar, akhirnya didirikanlah PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA di Bandung berdasarkan Akta Notaris Muhammad Azhari No. 1 pada tanggal 26 Februari 2008. Perusahaan ini merupakan implementasi dari komitmen kebersamaan dan

persaudaraan yang diprakarsai oleh Hastom Maharajo, SE., M.M bersama-sama dengan H. Ivan Tolani, SE.; Riri Muktamar, S.Si; dan Wempy H K. Keempat bersaudara ini bertekad untuk mewujudkan sebuah perusahaan keluarga yang solid dan dinamis dengan mendayagunakan seoptimal mungkin segala potensi yang dimiliki.

Keberadaan PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA didukung oleh usaha-usaha yang dimiliki oleh masing-masing pemegang saham yang terdiri atas usaha perkebunan kelapa sawit, distribusi produk-prosuk selular, perbengkelan, konstruksi jalan, jembatan dan pengairan, perdagangan elektronik, serta berbagai usaha lainnya yang tersebar luas di Jawa Barat, Sumatera Barat, Riau, dan Jambi.

Sebagai perusahaan distributor oli di daerah Jawa Barat, PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA menjalin kerja sama dengan PETRONAS sebagai pemasok produk. Setiap produk oli akan dipasarkan ke setiap bengkel-bengkel yang ada di Jawa Barat.

2.2 Visi dan Misi PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA

Setiap perusahaan memiliki visi, misi, dan strategi perusahaan agar perusahaan tersebut mencapai apa yang diinginkan. Begitu juga dengan PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA sebagai salah satu distributor oli memiliki visi dan misi yang jelas demi kemudahan bersama.

2.2.1 Visi PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA

12

1. Menjadi perusahaan keluarga terkemuka di Indonesia yang mampu terus-menerus mempertahankan komitmen kebersamaan dan persaudaraan. 2. Menjadi perusahaan pilihan pertama bagi para pelanggan.

2.2.2 Misi PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA

Misi dari PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA adalah:

1. Fokus perusahaan yang tertuju sepenuhnya pada kegiatan distribusi oli yang sesuai dengan spesifikasi dan permintaan konsumen.

2. Pengembangan jaringan bisnis yang sinergis, baik dengan konsumen maupun pemasok demi menumbuhkembangkan kinerja yang saling menguntungkan.

3. Menjalankan usaha distributor oli secara terintegrasi, berdasarkan prinsip-prinsip komersial.

2.3 Lokasi PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA beralamatkan: Jalan Terusan Buah Batu No. 54 Bandung

Telepon : (022) 7531313 Fax : (022) 7531313

2.4 Struktur Organisasi

2.4.1 Struktur Organisasi PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA

Gambar 2.1

Struktur Organisasi PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA

Dengan struktur manajerial teratas: 1. Commisioner : H. Ivan Tolani, SE.

2. Director : Hastom Maharajo, SE., M.M. 3. Finance Director : Riri Muktamar, S.Si.

14

2.4.2 Struktur Organisasi Prosedur Penjualan PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA

Gambar 2.2

Struktur Organisasi Penjualan PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA

Dengan struktur sebagai berikut: 1. Marketing Director : Wempy H K

2. Supervisor : Eka

2.5 Uraian Tugas

Masing-masing posisi dalam perusahaan memiliki tugas masing-masing dimana tugas tersebut harus dipertanggungjawabkan. Berikut uraian tugas masing-masing posisi dalam PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA:

1. Komisaris (Commisioner)

a. Mengawasi kegiatan perusahaan secara keseluruhan; dan b. Pemegang saham dan mewakili pemegang saham yang lain; 2. Direktur Utama (Director)

a. Bertanggung jawab kepada komisaris; b. Mengembangkan usaha (bisnis) yang ada;

c. Mencari peluang usaha (bisnis) baru yang prospektif; d. Mengotorisasi semua bagian perusahaan;

e. Mengawasi kegiatan internal perusahaan; dan

f. Mengelola dan menjalankan kegiatan perusahaan secara keseluruhan. 3. Direktur Keuangan (Finance Director)

a. Bertanggung jawab kepada komisaris dan direktur utama; b. Bertanggung jawab atas semua keuangan perusahaan; c. Mengawasi kas dan investasi;

d. Menandatangani cek;

e. Mengelola dan menjalankan kegiatan perusahaan meliputi semua bidang akuntansi; dan

f. Mengelola dan menjalankan kegiatan perusahaan meliputi bidang sistem dan teknologi informasi.

16

4. Direktur Pemasaran (Marketing Director)

a. Bertanggung jawab kepada komisaris dan direktur utama;

b. Mengelola dan menjalankan kegiatan penjualan secara keseluruhan; c. Mengotorisasi transaksi penjualan;

d. Memberikan supervisi;

e. Mengembangkan sistem pemasaran produk yang baik; dan f. Memberikan arahan kepada manajer umum.

5. Manajer Umum (General Manager)

a. Bertanggung jawab kepada direktur utama dan direktur pemasaran; b. Bertanggung jawab atas seluruh bagian/fungsional pada perusahaan; c. Membawahi dan memberi arahan kepada manajer;

d. Mengambil tindakan manajemen (semua tindakan) yang diperlukan untuk jalannya perusahaan;

e. Mengatur manajemen perusahaan dalam mencapai target; dan

f. Merencanakan, mengorganisasi, mengkoordinasi, dan pengontrolan sumber daya secara efektif dan efisien.

6. Manajer (Manager)

a. Bertanggung jawab kepada manajer;

b. Bertanggung jawab atas bagian fungsional perusahaan; c. Membantu manajer umum; dan

d. Membawahi dan memberikan arahan kepada pengawas (supervisor), tim penjualan (team sales), dan bagian administrasi (administration).

a. Bertanggung jawab kepada manager;

b. Membawahi dan memberikan pengarahan kepada tim penjualan;

c. Mengawasi (memonitoring) dan mengkoordinir kegiatan yang dilakukan oleh tim penjualan;

d. Melakukan revisi atas kegiatan perusahaan;

e. Menentukan pemberikan diskon produk kepada tim penjualan dengan persetujuan direktur pemasaran; dan

f. Meneruskan dan menerjemahkan (sosialisasi) kebijakan strategis atasan kepada tim penjualan.

8. Tim Penjualan (Team Sales)

a. Bertanggung jawab kepada supervisor dan direktur pemasaran; b. Memasarkan dan menjual produk;

c. Mengomunikasikan keunggulan produk perusahaan dan menjalankan promosi agar penjualan di tempat pelanggan baru semakin cepat;

d. Mencari informasi tentang pesaing di lapangan untuk disampaikan kepada manajemen agar dapat diolah menajdi strategi untuk masa mendatang;

e. Mencari prospek untuk menjadi pelanggan baru; dan

f. Menagih pembayaran atas penjualan kredit kepada pelanggan. 9. Gudang (Warehouse)

a. Bertanggung jawab kepada manajer dan direktur pemasaran; b. Mendukung kelancaran operasional perusahaan;

18

d. Menyediakan barang sesuai dengan pesanan pelanggan; dan

e. Mengirimkan barang ke pengiriman untuk dikirimkan kepada customer. 10. Administrasi (Administration)

a. Bertanggung jawab kepada manajer dan direktur pemasaran; b. Mendukung kelancaran operasional perusahaan;

c. Membuat daftar penjualan dan tagihan kepada pelanggan; d. Membuat jurnal termasuk jurnal umum;

e. Menyusun laporan keuangan; dan

f. Mencatat semua transaksi pembelian dan penjualan yang terjadi di perusahaan.

11. Pengiriman (Delivery)

a. Bertanggung jawab kepada supervisor, administrasi, dan direktur pemasaran;

b. Melakukan supervisi terhadap pengiriman barang; dan c. Mengirimkan barang ke konsumen;

12. Penagihan (Collector)

a. Bertanggung jawab kepada administrasi dan direktur pemasaran; b. Menagih pembayaran atas penjualan kredit ke konsumen; dan

c. Salesman (tim penjualan/team sales) masih melakukan bidang penagihan ini. Tetapi bila dirasa perlu atau dikarenakan konsumen yang “nakal”, akan dibentuk tim penagihan.

2.6 Area Pemasaran Produk PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA merupakan distributor oli yang bekerja sama dengan PETRONAS sebagai pemasok dari oli yang akan dipasarkan. Area pemasaran PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA di Jawa Barat dibagi atas tiga area di bawah ini:

Gambar 2.3

Area Pemasaran PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA

Dengan area yang lebih jelas tercakup di bawah ini:

JAWA BARAT 1 JAWA BARAT 2 JAWA BARAT 3

Kota Bandung Cirebon Sukabumi

Sumedang Lengkong

Kabupaten Bandung Majalengka Ciemas

Lembang Kuningan Jampang Kulon

Soreang Indramayu Ujung Genteng

Majalaya Kandanghaeur Surade

Banjaran

Ciwidey Tasikmalaya Cianjur

Ciamis Rajamandala

Karawang Banjar Sari Cidaun

Cilamaya Ciawi Gebang Rengasdengklok Pangandaran

Kawali Cikampek

20

Purwakarta Bungbulang

Cikalong Wetan Pameungpeuk Subang

Tabel 2.1

Area Pemasaran PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA

Berikut ini data pelanggan (bengkel) yang saat ini telah menjadi (dicakup) pelanggan tetap dari PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA:

Tabel 2.2

Data Pelanggan PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA

2.7 Pemasaran Produk PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA

Produk dipasarkan melalui tim penjualan (team sales/salesman) dengan mendatangi bengkel dari pelanggan (customer). Kunjungan dari salesman ini sudah diatur sesuai jadwal tetap yaitu dua minggu sekali. Kunjungan ini terdapat di dalam sebuah PJP PCMO (Permanent Journal Plan Passenger Car Motor Oil) . PJP PCMO adalah tabel jadwal tetap untuk salesman melakukan kunjungan ke bengkel, sehingga tidak akan ada bentrok dalam melakukan kunjungan antar salesman. Salesman diharapkan taat pada PJP PCMO yang sudah dibuat sehingga akan melancarkan proses pemasaran produk. Berikut ini contoh dari PJP PCMO.

Gambar 2.4

Contoh PJP PCMO Minggu ke-1 dan 3

Gambar 2.5

22

2.8 Produk yang Dijual PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA

Beberapa produk (oli) yang dijual oleh PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Sprinta 4T 4000

2. Sprinta 4T 4000 JASO MA SAE 3. Sprinta 4T 4000 JASO MA2 SAE 4. Sprinta 4XT SJ JASO MA SAE 5. Sprinta 4XP SJ JASO MA2 SAE 6. Syntium Moto RS4 JASO MA2 7. Syntium Moto 4SX JASO MA2 8. Syntium Scooter JASO MB 9. Syntium 3000 LL (Full Synthetic) 10. Syntium 3000 (Full Synthetic) 11. Syntium 900

12. Syntium 800 (Synthetic Blend) 13. Mach 5

14. Motolub CS3 Diesel 15. ATF-DEXRON III G 16. GL-5

23 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek

Selama kurang lebih satu bulan (30 hari) terhitung dari tanggal 22 Juli 2013 sampai dengan 13 September 2013 penulis melaksanakan Kerja Praktek di PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA.

Berdasarkan Surat Persetujuan Kerja Praktek yang diberikan oleh PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA, penulis diembankan tugas selama kerja praktek di Bagian Administrasi.

3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek

Sebelum penulis diberikan tugas/pekerjaan, penulis terlebih dahulu diberikan bimbingan oleh pembimbing sehingga penulis mengetahui bagaimana melakukan pekerjaan dengan benar.

Adapun kegiatan yang dilakukan selama kerja praktek berlangsung di PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA adalah:

1. Minggu Pertama

 Pengenalan lingkungan perusahaan, pembimbing kerja praktek, dan pengarahan untuk kegiatan atau pekerjaan yang akan dilakukan selama kerja praktek di PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA.

24

 Mengamati dan memahami kegiatan yang dilakukan di bagian administrasi beserta ruang lingkupnya.

2. Minggu Kedua

 Mencatat transaksi penjualan per hari (tiap terjadi transaksi) di perusahaan.  Membuat Faktur Penjualan dan Surat Jalan.

3. Minggu Ketiga

 Mencatat transaksi penjualan per hari (tiap terjadi transaksi) di perusahaan.  Membuat Faktur Penjualan dan Surat Jalan.

 Ikut Supervisor mengunjungi bengkel yang akan disurvey untuk dimasukkan ke dalam daftar customer tetap.

 Membantu Marketing Director menginput data penjualan dari Bagian Administrasi.

4. Minggu Keempat

 Mencatat transaksi penjualan per hari (tiap terjadi transaksi) di perusahaan.  Membuat Faktur Penjualan dan Surat Jalan.

 Membantu pembuatan review daftar transaksi penjualan pada bulan Agustus 2013.

 Mengambil pedoman perusahaan bagian administrasi tentang penjualan sebagai bahan pembuatan laporan kuliah kerja praktek PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA.

 Pengajuan judul Laporan Kerja Praktek kepada pembimbing dan pengarah kerja praktek di perusahaan.

3.3 Teori Pendukung Kerja Praktek 3.3.1 Prosedur

Menurut Susanto (2004:198), prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Sedangkan menurut Mulyadi (2001:5), prosedur adalah suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Wati dan Rachmanto (2008:19) berpendapat bahwa prosedur merupakan serangkaian langkah atau kegiatan yang tersusun secara sistematis berdasarkan urutan-urutan yang terperinci dan harus diikuti untuk dapat menyelesaikan suatu masalah. Masih menurut Wati dan Rachmanto (2008:29), prosedur adalah rangkaian aktivitas yang menghubungkan aktivitas satu dengan aktivitas yang lainnya. Prosedur seringkali digunakan sebagai alat kontrol satu transaksi oleh transaksi lainnya yang terjadi di bagian yang sama atau dengan bagian lain dan disebut internal check. Prosedur merupakan pedoman yang harus diikuti dan dibentuk atas dasar kesepakatan dengan penetapan dan pengesahan dilakukan oleh manajemen yang berwenang. Kesalahan prosedur berarti melanggar aturan perusahaan.

Menurut Kasma (2012:13), Standard Operating Procedure (Standar Operasional Prosedur/SOP) dapat diartikan sebagai berikut:

1. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi; dan/atau

26

2. Tata cara atau tahapan yang dilakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Tujuan dari SOP menurut Kasma (2012:13) adalah sebagai berikut: 1. Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja

petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja;

2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi;

3. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait;

4. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya; dan

5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

Fungsi SOP menurut Kasma (2012:13) adalah sebagai berikut: 1. Memeperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja;

2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan;

3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak;

4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja; dan

SOP akan sangat diperlukan oleh perusahaan, oleh karena itu sebaikya SOP memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan;

2. SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak; dan

3. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

(Kasma, 2012:14).

Keuntungan dari dibuatnya SOP menurut Kasma (2012:14) adalah sebagai berikut:

1. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan, dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten;

2. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan; dan

3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat training dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan suatu urutan klerikal yang tersusun secara sistematis berdasarkan urutan-urutan yang terperinci yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih. Prosedur merupakan standar/pedoman tertulis yang

28

dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang dan harus diikuti untuk dapat menyelesaikan suatu masalah, mencapai tujuan perusahaan, atau menyelesaikan proses kerja.

3.3.2 Penjualan

Menurut Sumarsono (2004:160), pada saat perusahaan menjual barang dagangnya, maka diperolehlah pendapatan. Jumlah yang diberikan kepada pembeli untuk barang-barang yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan.

Simamora (2000:24) mengemukakan:

“Penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa.” Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa penjualan merupakan pendapatan lazim (jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa) suatu perusahaan yang menjadi sumber pendapatan perusahaan dimana pada saat perusahaan menjual barang atau jasa dagangnya, maka diperoleh pendapatan. Penjualan merupakan sumber kelangsungan hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba serta barometer kesuksesan sebuah perusahaan.

Ada beberapa macam transaksi penjualan menurut La Midjan dan Susanto (2001:170) dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Penjualan Tunai;

Adalah penjualan yang bersifat cash and carry, pada umumnya terjadi secara kontan dan dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan dianggap kontan.

2. Penjualan Kredit;

Adalah penjualan dengan tenggang waktu rata-rata di atas satu bulan. 3. Penjualan Tender;

Adalah penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender. Tender yang menang dan memenuhi prosedur yang mendapatkan hak penjualan.

4. Penjualan Ekspor;

Adalah penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar negeri yang mengimpor barang tersebut.

5. Penjualan Konsinyasi; dan

Adalah penjualan yang dilakukan secara titipan kepada pembeli yang juga sebagai penjual.

6. Penjualan Grosir.

Adalah penjualan yang tidak langsung kepada pembeli, tetapi melalui pedagang grosir atau eceran.

Dokumen-dokumen penjualan menurut Suryana dan Koesheryatin (2010:111) antara lain sebagai berikut:

30

Formulir Pesanan Penjualan (Sales Order Form/SO Form) merupakan formulir yang berfungsi untuk mencatat pesanan yang diterima dari customer (pelanggan), jadi dengan formulir ini perusahaan dapat mencatat Pesanan Pembelian (Purchase Order/PO) yang diterima dari pelanggan. 2. Formulir Pengiriman Pesanan (Delivery Order Form/DO Form);

Formulir Pengiriman Pesanan (Delivery Order Form/DO Form) adalah formulir (Surat Jalan) yang dikirim kepada pelanggan bersama dengan barang yang dipesan pelanggan. Formulir ini berfungsi sebagai alat pedoman bagi pelanggan untuk memeriksa barang yang diterima apakah sesuai dengan pesanan yang telah dibuat sebelumnya. Aktifitas pengiriman barang yang dapat dicatat dengan formulir ini adalah aktifitas pengiriman barang yang tidak disertai dengan tagihan kepada pelanggan (waktu pengiriman tagian dan barang berbeda).

3. Faktur Penjualan (Sales Invoice/SI);

Faktur Penjualan (Sales Invoice/SI) adalah formulir yang digunakan untuk mencatat tagihan atas barang yang telah dikirimkan kepada pelanggan (Delivery Order/DO). Jika pengiriman barang yang dipesan pelanggan sekaligus dengan tagihan, maka aktifitas tersebut dapat langsung dicatat dengan menggunakan form Faktur Penjualan (Sales Invoice/SI) tanpa membuat form Delivery Order (DO) terlebih dahulu.

4. Formulir Retur Penjualan (Sales Return Form); dan

Formulir Retur Penjualan (Sales Return Form) berfungsi untuk mencatat aktifitas penerimaan barang-barang yang dikembalikan customer

(pelanggan) karena cacat/rusak atau barang-barang tersebut tidak sesuai dengan PO customer (pelanggan) tersebut.

5. Formulir Penerimaan Pelanggan (Customer Receipt Form).

Formulir Penerimaan Pelanggan (Customer Receipt Form) merupakan formulir yang berfungsi untuk mencatat aktifitas penerimaan pelunasan piutang pelanggan (Sales Invoice/Faktur Penjualan). Selain mencatat pelunasan piutang pelanggan, formulir ini juga berfungsi untuk mencatat penerimaan cash/bank atas uang muka penjualan dari pelanggan atas pesanan penjualan (Sales Order).

3.3.3 Pengertian Prosedur Penjualan

Dari beberapa pendapat di atas mengenai prosedur menurut Mulyadi (2001:5) dan penjualan menurut Sumarsono (2004:160), maka penulis menyimpulkan bahwa prosedur penjualan adalah suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi pada saat perusahaan menjual barang dagangnya yang terjadi berulang-ulang untuk memperoleh pendapatan.

3.3.4 Penjualan Tunai

Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer secara pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai baik melalui dibayar ke kasir ataupun bank

32

(Graciela, 2012). Penjualan tunai merupakan penjualan dimana pembayaran atas barang yang dibeli dilakukan pada saat faktur diterima (Nuswantara, 2003:25).

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan (Mulyadi, 2001:455).

Menurut Mulyadi (2001:462), fungsi yang terkait dalam penjualan tunai adalah:

1. Fungsi Penjualan;

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

2. Fungsi Kas;

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3. Fungsi Gudang;

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

4. Fungsi Pengiriman; dan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.

5. Fungsi Akuntansi.

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatatan transaksi penjualan, penerimaan kas, dan pembuatan laporan penjualan.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan tunai menurut Mulyadi (2001:463) adalah sebagai berikut:

1. Faktur Penjualan Tunai (FPT);

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. FPT diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur ini dikirimkan oleh fungsi penjualan ke fungsi pengiriman sebagai perintah penyerahan barang kepada pembeli yang telah melaksanakan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Tembusan faktur ini juga berfungsi sebagai slip pembungkus (packing slip) yang ditempelkan oleh fungsi pengiriman di atas pembungkus, sebagai alat identifikasi bungkusan barang.

2. Pita Register Kas;

Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan mengoperasikan mesin register kas (cash register). Pita Register Kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung Faktur Penjualan Tunai (FPT) yang dicatat dalam jurnal penjualan.

34

3. Credit Card Sales Slip;

Dokumen ini dicetak oleh Credit Card Center Bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan yang menjual barang atau jasa, dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu kredit.

4. Bill of Lading;

Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum.

5. Faktur Penjualan COD;

Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan Faktur Penjualan COD digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan.

6. Bukti Setor Bank; dan

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti Setor Bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produksi yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

Prosedur penjualan tunai menurut Mulyadi (2001:469) adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Order Penjualan;

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat Faktur Penjualan Tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.

2. Prosedur Penerimaan Kas;

Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa Pita Register Kas dan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.

3. Prosedur Penyerahan Barang;

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.

36

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Di samping itu, fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan.

5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank;

Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini, fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.

6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas; dan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.

7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan.

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum.

3.3.5 Penjualan Kredit

Penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih yang

dilakukan pembayaran secara angsuran (Graciela, 2012). Penjualan kredit merupakan penjualan dimana pembayaran dilakukan pada jangka waktu tertentu setelah faktur diterima (Nuswantara, 2003:25).

Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu, perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya (Mulyadi, 2001:202). Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap pembeli tersebut dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit (Mulyadi, 2001:210).

Menurut Mulyadi (2001:211), fungsi yang terkait dalam penjualan kredit adalah:

1. Fungsi Penjualan;

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. 2. Fungsi Kredit;

38

Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

3. Fungsi Gudang;

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

4. Fungsi Pengiriman;

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan dan bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat beruap surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan.

5. Fungsi Penagihan; dan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

6. Fungsi Akuntansi.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada pada debitur serta membuat laporan penjualan.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:214) adalah sebagai berikut:

1. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya;

Merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera dalam dokumen tersebut. Tembusan dokumen ini berupa:

a. Tembusan Kredit (Credit Copy);

Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

b. Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy);

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.

c. Surat Muat (Bill of Lading);

Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.

d. Slip Pembungkus (Packing Slip); dan

Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.

40

Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum di dalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.

2. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-Up Copy);

Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman ini merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi (order backlogs).

3. Arsip Index Silang (Cross-Index File Copy);

Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.

4. Faktur Penjualan dan Tembusannya;

Merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Tembusan dokumen ini berupa:

a. Faktur Penjualan (Customer’s Copies);

Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan adalah tergantung dari permintaan pelanggan. b. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy);

Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.

c. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy);

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.

d. Tembusan Analisis (Analysis Copy); dan

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga (salesperson).

e. Tembusan Wiraniaga (Sales Person Copy).\

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya untuk menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.

42

Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam dokumen ini berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

6. Bukti Memorial.

Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

Prosedur penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:220) adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Order Penjualan;

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

3. Prosedur Pengiriman;

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.

4. Prosedur Penagihan;

Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.

5. Prosedur Pencatatan Piutang;

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. 6. Prosedur Distribusi Penjualan; dan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.

7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan.

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

44

3.4 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek

Prosedur penjualan yang dilakukan perusahaan PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA bisa dilakukan secara tunai ataupun kredit. Prosedur ini tergantung dari pembelian yang dilakukan oleh customer. Bila pembelian dalam jumlah yang banyak, biasanya customer akan memilih untuk melakukan pembelian secara kredit, maupun ada pula yang membeli secara tunai. Sedangkan untuk pembelian dengan jumlah yang sedikit, biasanya customer akan memilih untuk melakukan pembelian secara tunai.

3.4.1 Prosedur Penjualan Barang Secara Tunai

Penjualan barang secara tunai terjadi ketika pemesanan barang dalam jumlah relatif sedikit. Berikut ini adalah prosedur penjualan barang secara tunai di PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA:

A.Deskripsi

Prosedur operasi ini menguraikan prosedur penjualan barang secara tunai. B.Pihak yang Terkait

 Customer

 Salesman

 Bagian Administrasi  Bagian Gudang  Bagian Pengiriman  Marketing Director

C.Formulir yang Digunakan

D.Dokumen yang Dihasilkan

 Faktur Penjualan (Lihat Lampiran 11)  Surat Jalan (Lihat Lampiran 12)  Laporan Keuangan

E.Prosedur Penjualan Tunai 1. Prosedur Order Penjualan;

Salesman melaksanakan kunjungan ke customer dan mencatat ulang pesanan dari Order Sheet ke dalam Delivery Order dan diserahkan ke Bagian Administrasi.

2. Prosedur Pemeriksaan Persediaan;

Bagian Administrasi menyerahkan Delivery Order ke Bagian Gudang untuk dilakukan pemeriksaan persediaan barang atas pesanan yang ada di gudang.

3. Prosedur Persetujuan Penjualan;

Bagian Administrasi membuat Faktur Penjualan dan Surat Jalan sebanyak tiga rangkap.

4. Prosedur Penandatanganan Dokumen;

Bagian Administrasi menyerahkan ketiga Faktur Penjualan dan Surat Jalan ke Marketing Director untuk ditandatangani.

5. Prosedur Penyiapan Barang;

Bagian Gudang menyiapkan barang yang dipesan berdasarkan Faktur Penjualan dan Surat Jalan.

46

Bagian Pengiriman menerima barang dari Bagian Gudang dan mengirimkannya ke customer.

7. Prosedur Penerimaan Kas/Pembayaran; dan

Customer menerima barang yang dipesan dan melakukan pembayaran kepada Bagian Pengiriman pada saat pengiriman barang dilakukan atau salesman apabila ikut serta dalam pengiriman. Customer akan menerima bukti berupa Faktur Penjualan dan Surat Jalan rangkap 1.

8. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai dan Pembuatan Laporan Keuangan. Bagian Pengiriman atau Salesman memberikan Faktur Penjualan dan Surat Jalan rangkap 3 ke Bagian Administrasi beserta uang pembayaran dari Customer. Berdasarkan bukti otentik pembayaran berupa uang dan dokumen-dokumen tersebut, Bagian Administrasi membuat Laporan Keuangan.

F. Flowchart

(Lihat Lampiran 13)

G.Prosedur Kerja (Flowchart)

1. Customer membuat Order Sheet yang berisi produk (oli) yang akan dipesan.

2. Salesman melaksanakan kunjungan ke customer dan mencatat ulang pesanan pada Delivery Order (taking order) lalu dikirimkan ke Bagian Administrasi. Kemudian oleh Bagian Administrasi Delivery Order tersebut dikirimkan ke Bagian Gudang.

3. Dengan Delivery Order, Bagian Gudang memeriksa persediaan barang. Apakah barang yang dipesan memang ada di persediaan atau tidak. Delivery Order yang telah diperiksa persediaannya diberikan kembali ke Bagian Administrasi.

4. Berdasarkan Delivery Order, Bagian Administrasi membuat Faktur Penjualan dan Surat Jalan sebanyak tiga rangkap. Ketiga Faktur Penjualan dan Surat Jalan dikirimkan kepada Marketing Director untuk ditandatangani.

5. Setelah Markerting Director menandatangani ketiga Faktur Penjualan dan Surat Jalan, lalu semuanya dikirimkan kembali ke Bagian Administrasi.

6. Bagian Administrasi memilah Faktur Penjualan dan Surat Jalan yang telah ditandatangani.

a. Rangkap 1 (putih) dan rangkap 3 (kuning) Faktur Penjualan dan Surat Jalan dikirimkan ke Bagian Gudang.

b. Rangkap 2 (merah muda) Faktur Penjualan dan Surat Jalan diarsipkan di Bagian Administrasi.

7. Bagian Gudang menyiapkan barang yang dipesan berdasarkan Faktur Penjualan dan Surat Jalan (rangkap 1 dan 3) tersebut, lalu mengirimkannya ke Bagian Pengiriman.

8. Bagian Pengiriman yang menerima Faktur Penjualan (rangkap 1 dan 3), Surat Jalan (rangkap 1 dan 3), beserta barang mengirimkannya ke Customer. Biasanya pada saat pengiriman, Salesman ikut dalam

48

pengiriman dengan maksud menagih pembayaran. Tapi, terkadang orang dari Bagian Pengiriman lebih sering menerima pembayaran dari Customer.

9. Customer menerima barang yang dipesan beserta Faktur Penjualan (rangkap 1 dan 3) dan Surat Jalan (rangkap 1 dan 3). Customer melakukan pembayaran. Faktur Penjualan (rangkap 1) dan Surat Jalan (rangkap 1) diarsipkan oleh Customer untuk bukti pembelian. Sedangkan Faktur Penjualan (rangkap 3) dan Surat Jalan (rangkap 3) dibawa pulang kembali oleh Bagian Pengiriman beserta uang pembayaran dari Customer.

10. Bagian Pengiriman memberikan uang pembayaran dan Faktur Penjualan (rangkap 3) dan Surat Jalan (rangkap 3) ke Bagian Administrasi.

11. Dari Faktur Penjualan (rangkap 3) dan Surat Jalan (rangkap 3) serta bukti otentik pembayaran berupa uang, Bagian Administrasi membuat Laporan Keuangan sebanyak 2 rangkap.

a. Laporan Keuangan rangkap 1 diberikan kepada Marketing Director untuk diarsipkan.

b. Laporan Keuangan rangkap 2 diarsipkan sendiri oleh Bagian Administrasi.

3.4.2 Prosedur Penjualan Barang Secara Kredit

Penjualan barang secara kredit terjadi ketika pemesanan barang dalam jumlah banyak. Pembelian dengan sistem kredit oleh customer diijinkan dengan memenuhi syarat TOP (Time of Payment: batas waktu pembayaran) 30 hari (satu bulan) dari semenjak pemesanan barang. Berikut ini adalah prosedur penjualan barang secara kredit di PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA: A.Deskripsi

Prosedur operasi ini menguraikan prosedur penjualan barang secara kredit. B.Pihak yang Terkait

 Customer

 Salesman

 Bagian Administrasi  Bagian Gudang  Bagian Pengiriman  Marketing Director C.Formulir yang Digunakan

 Delivery Order (merangkap sebagai Customer Order/Lihat Lampiran 10) D.Dokumen yang Dihasilkan

 Faktur Penjualan (Lihat Lampiran 11)  Surat Jalan (Lihat Lampiran 12)  Laporan Keuangan

E.Prosedur Penjualan Kredit 1. Prosedur Order Penjualan;

50

Salesman melaksanakan kunjungan ke customer dan mencatat ulang pesanan dari Order Sheet ke dalam Delivery Order dan diserahkan ke Bagian Administrasi.

2. Prosedur Pemeriksaan Persediaan;

Bagian Administrasi menyerahkan Delivery Order ke Bagian Gudang untuk dilakukan pemeriksaan persediaan barang atas pesanan yang ada di gudang.

3. Prosedur Persetujuan Penjualan;

Bagian Administrasi membuat Faktur Penjualan dan Surat Jalan sebanyak tiga rangkap.

4. Prosedur Otorisasi Kredit;

Bagian Administrasi menyerahkan ketiga Faktur Penjualan dan Surat Jalan ke Marketing Director untuk disetujui kreditnya dan ditandatangani.

5. Prosedur Penyiapan Barang;

Bagian Gudang menyiapkan barang yang dipesan berdasarkan Faktur Penjualan dan Surat Jalan.

6. Prosedur Penyerahan Barang;

Bagian Pengiriman menerima barang dari Bagian Gudang dan mengirimkannya ke customer. Customer menerima Faktur Penjualan (rangkap 3) dan Surat Jalan (rangkap 1).

Ketika TOP (Time of Payment) atau jangka waktu pembayaran tiba, Salesman melakukan kunjungan ke Customer yang bersangkutan dan menagih pembayaran dari Customer atas pemesanan barang. Customer melakukan pembayaran kepada Salesman dan menukan Faktur Penjualan (rangkap 3) dengan Faktu Penjualan (rangkap 1) sebagai bukti telah dilakukan pembayaran oleh Customer atas kreditnya.

8. Prosedur Pencatatan Penjualan Kredit dan Pembuatan Laporan Keuangan Salesman memberikan Faktur Penjualan (rangkap 3) ke Bagian Administrasi beserta uang pembayaran. Berdasarkan bukti otentik pembayaran berupa uang dan dokumen-dokumen tersebut, Bagian Administrasi membuat Laporan Keuangan.

F. Flowchart

(Lihat Lampiran 14)

G.Prosedur Kerja (Flowchart)

1. Customer membuat Order Sheet yang berisi produk (oli) yang akan dipesan.

2. Salesman melaksanakan kunjungan ke customer dan mencatat ulang pesanan pada Delivery Order (taking order) lalu dikirimkan ke Bagian Administrasi. Kemudian oleh Bagian Administrasi Delivery Order tersebut dikirimkan ke Bagian Gudang.

3. Dengan Delivery Order, Bagian Gudang memeriksa persediaan barang. Apakah barang yang dipesan memang ada di persediaan atau tidak.

52

Delivery Order yang telah diperiksa persediaannya diberikan kembali ke Bagian Administrasi.

4. Berdasarkan Delivery Order, Bagian Administrasi membuat Faktur Penjualan dan Surat Jalan sebanyak tiga rangkap. Ketiga Faktur Penjualan dan Surat Jalan dikirimkan kepada Marketing Director untuk diotorisasi kreditnya dan ditandatangani.

5. Setelah Markerting Director mengotorisasi dan menandatangani ketiga Faktur Penjualan dan Surat Jalan, lalu semuanya dikirimkan kembali ke Bagian Administrasi.

6. Bagian Administrasi memilah Faktur Penjualan dan Surat Jalan yang telah ditandatangani.

a. Rangkap 1 (putih) dan rangkap 3 (kuning) Faktur Penjualan dan Surat Jalan dikirimkan ke Bagian Gudang.

b. Rangkap 2 (merah muda) Faktur Penjualan dan Surat Jalan diarsipkan di Bagian Administrasi.

7. Bagian Gudang menyiapkan barang yang dipesan berdasarkan Faktur Penjualan dan Surat Jalan (rangkap 1 dan 3) tersebut, lalu mengirimkannya ke Bagian Pengiriman.

8. Bagian Pengiriman yang menerima Faktur Penjualan (rangkap 1 dan 3), Surat Jalan (rangkap 1 dan 3), beserta barang mengirimkannya ke Customer.

9. Customer menerima barang yang dipesan beserta Faktur Penjualan (rangkap 1 dan 3) dan Surat Jalan (rangkap 1 dan 3). Karena Customer

membelinya secara kredit, tidak ada transaksi pembayaran ketika pengiriman barang. Faktur Penjualan (rangkap 1) dan Surat Jalan (rangkap 3) dibawa pulang kembali oleh Bagian Pengiriman. Customer hanya akan memegang Faktur Penjualan (rangkap 3) dan Surat Jalan (rangkap 1). Faktur Penjualan (rangkap 1) akan diberikan kepada Customer ketika melunasi utangnya atas pembelian barang dengan dibarengi penukaran Faktur Penjualan (rangkap 3) dengan Faktur Penjualan (rangkap 1) tanda pelunasan.

10. Bagian Pengiriman memberikan Faktur Penjualan (rangkap 1) dan Surat Jalan (rangkap 3) ke Bagian Administrasi.

11. Ketika TOP (Time of Payment) atau jangka waktu pembayaran tiba, Faktur Penjualan (rangkap 1) diberikan kepada Salesman ketika kunjungan ke Customer yang bersangkutan dan menagih pembayaran dari Customer.

12. Customer melakukan pembayaran kepada Salesman dan menukar Faktur Penjualan (rangkap 3) dengan Faktur Penjualan (rangkap 1). Ini sebagai bukti bahwa pembayaran telah dilakukan oleh Customer. 13. Faktur Penjualan (rangkap 3) yang dibawa kembali oleh Bagian

Pengiriman dikirimkan kembali ke Bagian Administrasi.

14. Dari Faktur Penjualan (rangkap 3) dan Surat Jalan (rangkap 3) serta bukti otentik pembayaran berupa uang, Bagian Administrasi membuat Laporan Keuangan sebanyak 2 rangkap.

54

a. Laporan Keuangan rangkap 1 diberikan kepada Marketing Director untuk diarsipkan.

b. Laporan Keuangan rangkap 2 diarsipkan sendiri oleh Bagian Administrasi.

15. Proses selesai.

3.4.3 Hambatan yang Terdapat dalam Prosedur Penjualan

Dalam sebuah pelaksanaan suatu kegiatan ataupun hal lain pasti akan ditemukan hambatan atau kendala tertentu yang menghambat proses dari pelaksanaan kegiatan atau hal tersebut. PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA juga menghadapi beberapa hambatan dalam prosedur penjualan diantaranya:

1. Pembayaran dari customer yang melebihi batas waktu pembayaran (Time of Payment/TOP). Hal ini akan mengganggu cash flow (arus kas) pada perusahaan;

2. Keterlambatan pengiriman barang dari principal (produsen/pabrik) ke perusahaan. Hal ini akan mengganggu penjualan atas produk (oli) yang akan dikirimkan ke customer; dan

3. Salesman (tim penjualan) yang tidak bekerja sesuai dengan prosedur yang telah dibuat oleh perusahaan. Hal ini menghambat pemesanan produk (oli) dari customer dan penjualan produk (oli), dikarenakan salesman (tim penjualan) yang mengcover bengkel-bengkel yang membeli produk (oli) ke perusahaan.

3.4.4 Upaya untuk Mengatasi Hambatan yang Terdapat dalam Prosedur Penjualan

Perusahaan yang mengalami hambatan atau kendala, biasanya akan membuat sebuah upaya untuk menanggulangi hambatan atau kendala tersebut. Begitu pula PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA yang membuat upaya-upaya penanggulangan hambatan-hambatan diantaranya:

1. Perusahaan harus menyuntikkan kembali dana segar (fresh money), agar supply (persediaan) barang-barang ke customer tidak terhambat dan pembayaran ke principal pun tidak tertunda;

2. Konversi ke barang-barang sejenis yang berbeda kemasan sesuai dengan stok yang ada di perusahaan (gudang). Contohnya customer memesan produk dalam kemasan 16 liter, tetapi stok yang ada adalah 4 (empat) liter. Maka perusahaan akan menjual produk dalam kemasan 4 (empat) liter tersebut sebanyak 4 (empat) kemasan; dan

3. Mengganti salesman lama dengan salesman baru (replacement). Sebelum penggantian dilakukan, salesman lama diberikan masa percobaan untuk memperbaiki kesalahannya dalam jangka waktu yang ditentukan. Apabila dalam waktu yang sudah ditentukan masih tidak mengikuti prosedur yang ditentukan, maka penggantian dilakukan.

56

3.4.5 Perbandingan antara Teori dan Praktek dalam Prosedur Penjualan Perkuliahan membekali mahasiswa untuk bisa bersaing dalam kompetisi di dunia kerja. Namun dalam prakteknya sendiri masih banyak perbedaan antara teori yang diajarkan di perkuliahan dengan praktek di lapangan kerja. Penulis menemukan perbedaan antara teori dan aplikasi dari kerja praktek di PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA dan kenyataan bahwa aplikasi dalam kerja praktek lebih sederhana (simple) dibanding teori.

Perbandingan antara teori dan praktek di PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA dalam prosedur penjualan barang secara tunai dapat dilihat di Lampiran 15. Teori dan praktek dalam prosedur penjualan secara tunai memang sedikit berbeda, namun intinya adalah sama yaitu melakukan penjualan barang secara tunai. Customer mendapatkan barang yang dipesan dan langsung membayarnya secara cash.

Perbandingan antara teori dan praktek di PT.HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA dalam prosedur penjualan barang secara kredit dapat dilihat di Lampiran 16. Teori dan praktek dalam prosedur penjualan secara kredit memang sedikit berbeda, namun intinya adalah sama yaitu melakukan penjualan barang secara kredit. Customer memesan barang dengan diberikan otorisasi kredit berjangka waktu tertentu untuk pembayaran, lalu barang yang dipesan dikirimkan kepada customer. Apabila jangka waktu pembayaran tiba, customer melakukan pembayaran atas pemesanan barang tersebut.

57 4.1 Kesimpulan

Berdasarkan dari keseluruhan kegiatan kerja praktek ini, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Prosedur penjualan barang (oli) di PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA didasarkan atas dua jenis penjualan yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Masing-masing penjualan memiliki prosedur tersendiri, namun keduanya mempunyai inti pokok yaitu prosedur transaksi penjualan barang (oli). Prosedur penjualan barang (oli) telah berjalan dengan baik dan mempunyai alur yang cukup jelas yang memudahkan pegawai/karyawan mengetahui tugasnya masing-masing. Pihak yang terkait dalam prosedur penjualan barang (oli) antara lain Salesman sebagai penerima dan pencatat order pesanan dari customer, Bagian Administrasi sebagai pencatat transaksi penjualan setelah order diterima dan pembuat bukti transaksi penjualan, Bagian Gudang sebagai pemeriksa persediaan barang ada atau tidaknya barang yang dipesan oleh customer, Bagian Pengiriman, dan Marketing Director sebagai pengawas pelaksanaan transaksi penjualan dan mengotorisasi penjualan kredit. Adapun dokumen atau formulir yang digunakan dalam pelaksanaan transaksi penjualan barang (oli) antara lain Delivery Order sebagai Customer Order atau formulir pesanan pelanggan, Faktur Penjualan sebagai bukti dari transaksi penjualan, Surat Jalan sebagai

58

bukti pengiriman barang atau penyerahan barang kepada customer, dan Laporan Keuangan sebagai pencatatan hasil setiap transaksi di perusahaan. 2. Dalam pelaksanaan prosedur penjualan barang (oli) di PT. HIGH HILLS

RACHI DISTRITAMA ditemukan beberapa hambatan yang menghambat proses dari pelaksanaan prosedur penjualan diantaranya:

 Pembayaran dari customer yang melebihi batas waktu pembayaran (Time of Payment/TOP), sehingga terganggunya cash flow (arus kas) pada perusahaan;

 Keterlambatan pengiriman barang dari principal (produsen/pabrik) ke perusahaan; dan

 Salesman yang tidak bekerja sesuai dengan prosedur yang telah dibuat oleh perusahaan.

3. Untuk menanggulangi hambatan-hambatan tersebut PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA membuat upaya-upaya antara lain sebagai berikut:  Perusahaan menyuntikkan kembali dana segar (fresh money), agar supply

(persediaan) barang-barang ke customer tidak terhambat dan pembayaran ke principal pun tidak tertunda;

 Konversi ke barang-barang sejenis yang berbeda kemasan sesuai dengan stok yang ada di perusahaan (gudang); dan

4.2 Saran

Berdasarkan dari kegiatan kerja praktek ini, maka penulis mengajukan saran sebagai berikut:

1. Prosedur penjualan barang (oli) di PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA yang telah berjalan dengan baik untuk terus ditingkatkan dan lebih disempurnakan. Pihak-pihak yang terkait telah bekerja dengan baik sesuai dengan prosedur, maupun ada beberapa pihak yang tidak bekerja dengan baik. Untuk pihak-pihak yang terkait yang telah bekerja dengan baik untuk terus ditingkatkan dengan cara tetap mempertahankan kinerjanya sesuai dengan prosedur, sedangkan yang tidak bekerja dengan baik harusnya ditindaklanjuti dengan tegas. Dokumen atau formulir tersusun rapi di perusahaan yang disusun berdasarkan nama customer (bengkel). Hal ini memudahkan Bagian Administrasi dalam pengarsipan dan pencarian arsip. Dokumen atau formulir hendaknya dibuat salinannya supaya menghindari dokumen atau formulir yang hilang atau rusak.

2. Hambatan-hambatan yang menghambat proses dari pelaksanaan prosedur penjualan menurut penulis diantaranya:

 Pembayaran dari customer yang melebihi batas waktu pembayaran (Time of Payment/TOP). Customer seharusnya dimintai kerja samanya dengan memenuhi komitmen membayar tepat waktu supaya kerja sama antara customer dan perusahaan tetap baik. Pembayaran yang tepat waktu akan memperlancar cash flow (arus kas) perusahaan;

bukti pengiriman barang atau penyerahan barang kepada customer, dan Laporan Keuangan sebagai pencatatan hasil setiap transaksi di perusahaan. 2. Dalam pelaksanaan prosedur penjualan barang (oli) di PT. HIGH HILLS

RACHI DISTRITAMA ditemukan beberapa hambatan yang menghambat proses dari pelaksanaan prosedur penjualan diantaranya:

 Pembayaran dari customer yang melebihi batas waktu pembayaran (Time of Payment/TOP), sehingga terganggunya cash flow (arus kas) pada perusahaan;

 Keterlambatan pengiriman barang dari principal (produsen/pabrik) ke perusahaan; dan

 Salesman yang tidak bekerja sesuai dengan prosedur yang telah dibuat oleh perusahaan.

3. Untuk menanggulangi hambatan-hambatan tersebut PT. HIGH HILLS

RACHI DISTRITAMA membuat upaya-upaya antara lain sebagai berikut:  Perusahaan menyuntikkan kembali dana segar (fresh money), agar supply

(persediaan) barang-barang ke customer tidak terhambat dan pembayaran ke principal pun tidak tertunda;

 Konversi ke barang-barang sejenis yang berbeda kemasan sesuai dengan stok yang ada di perusahaan (gudang); dan

59

4.2 Saran

Berdasarkan dari kegiatan kerja praktek ini, maka penulis mengajukan saran sebagai berikut:

1. Prosedur penjualan barang (oli) di PT. HIGH HILLS RACHI DISTRITAMA

yang telah berjalan dengan baik untuk terus ditingkatkan dan lebih disempurnakan. Pihak-pihak yang terkait telah bekerja dengan baik sesuai dengan prosedur, maupun ada beberapa pihak yang tidak bekerja dengan baik. Untuk pihak-pihak yang terkait yang telah bekerja dengan baik untuk terus ditingkatkan dengan cara tetap mempertahankan kinerjanya sesuai dengan prosedur, sedangkan yang tidak bekerja dengan baik harusnya ditindaklanjuti dengan tegas. Dokumen atau formulir tersusun rapi di perusahaan yang disusun berdasarkan nama customer (bengkel). Hal ini memudahkan Bagian Administrasi dalam pengarsipan dan pencarian arsip. Dokumen atau formulir hendaknya dibuat salinannya supaya menghindari dokumen atau formulir yang hilang atau rusak.

2. Hambatan-hambatan yang menghambat proses dari pelaksanaan prosedur

penjualan menurut penulis diantaranya:

 Pembayaran dari customer yang melebihi batas waktu pembayaran (Time of Payment/TOP). Customer seharusnya dimintai kerja samanya dengan memenuhi komitmen membayar tepat waktu supaya kerja sama antara customer dan perusahaan tetap baik. Pembayaran yang tepat waktu akan memperlancar cash flow (arus kas) perusahaan;

 Keterlambatan pengiriman barang dari principal (produsen/pabrik) ke perusahaan. Perusahaan seharusnya memesan barang jauh-jauh hari guna menghindari keterlambatan pengiriman. Apabila dirasa persediaan kurang, langsung melakukan pemesanan ke principal, jangan menunggu sampai persediaan habis di gudang; dan

 Salesman yang tidak bekerja sesuai dengan prosedur yang telah dibuat oleh perusahaan. Perusahaan seharusnya menindak tegas salesman yang tidak bekerja sesuai prosedur ini, baik dengan pengurangan gaji ataupun pemberhentian pekerjaan. Salesman seharusnya mengikuti prosedur yang ada sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

4. Upaya-upaya yang dilakukan perusahaan menurut penulis antara lain sebagai berikut:

 Perusahaan menyuntikkan kembali dana segar (fresh money), agar supply (persediaan) barang-barang ke customer tidak terhambat dan pembayaran ke principal pun tidak tertunda. Upaya ini sebenarnya sudah sangat baik, karena perusahaan berupaya mengantisipasi cash flow (arus kas) di perusahaan tetap berjalan optimal. Upaya yang dilakukan perusahaan, seharusnya dibantu dengan kerja sama customer dalam pembayaran yang tepat waktu;

 Konversi ke barang-barang sejenis yang berbeda kemasan sesuai dengan stok yang ada di perusahaan (gudang). Perusahaan seharusnya memiliki persediaan yang cukup di tangan guna memenuhi permintaan customer.

61

Barang yang dijual oleh perusahaan bukanlah barang yang mudah busuk, oleh karena itu penyimpanan persediaan akan cukup bertahan lama; dan  Mengganti salesman lama dengan salesman baru (replacement). Upaya ini

sudah sangat baik dalam penanganan kasus salesman yang tidak mengikuti prosedur, tapi ada baiknya jika perusahaan tidak menerima begitu saja dan memberikan pelatihan dan pengujian kerja guna melihat kinerja dari salesman baru tersebut.