Penukara Penjualan Aktiva Kelemahan Sistem Yang Berjalan Penilaian kondisi Menginput Membuat RKB Membuat Penghapusan, Aktiva Tetap Membuat Aktiva Tetap Menyerahkan Menyerahkan

BENDAHARA PENGELUARAN

6.1 Membeli

Peralatan Uang VENDOR Uang

6.2 Pengiriman

Barang inventaris peralatan 6.4 Peralatan Ditukar FakturNota, Aktiva Tetap FakturNota FakturNota

6.5 Penyerahan

Aktiva Tetap USER Aktiva Tetap 6.3 Peralatan Rusak URUSAN GUDANG FakturNota, Aktiva Tetap Aktiva Tetap FakturNota, Aktiva Tetap FakturNota, Aktiva Tetap Uang Gambar 3.9 DFDLevel 1 dari Proses 6 Sistem yang Berjalan

3.8.2.7 Data Flow Diagram Level 1 Proses 7 Berjalan

Pada level 1 proses 7 akan diterangkan mengenai proses penyerahan bukti pembelian, serta pencatatan dan pelaporan. LT, LRAB 7.1 Input data Peralatan LT LT KEPALA PSDG LRAB LRAB

7.2 Membuat LT

LRAB BENDAHARA PENGELUARAN FakturNota, Perbaikan,Pembelia n, Penukaran, Penjualan Aktiva FakturNota, Perbaikan,Pembelia n, Penukaran, Penjualan Aktiva Gambar 3.10 DFD Level 1 dari Proses 7 Sistem yang Berjalan

3.8.3 Kamus Data yang Berjalan

Kamus Data merupakan penjabaran dari data flow diagram sistem Akuntansi. Tabel 3.1 Kamus Data yang Berjalan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Periode Volume Penjelasan Daftar Aktiva Tetap DAT Dokumen User-proses 1.0 Di buat saat ada data aktiva yang masuk Volume pencatatan 12 kali dalan setahun Dokumen yang dicatat user Ini untuk merekam data aktiva tetap Catatan Bukti Acara Penghapusan Catatan BAP Catatan User-proses 3.0 ,proses 3.0-kepala PSDG Dibuat saat terjadi penghapusan aktiva Volume 12 kali dalam setahun Catatan yang dicatat user untuk data aktiva tetap yang sudah dihapuskan untuk dilaporkan kepala PSDG Rencana Kebutuhan Barang RKB Dokumen User- proses 4.0, proses 4.0-bagian keuangan dan rumah tangga, bendahara pengeluaran- proses 4.0 Terjadi di buat saat ada pengajuan aktiva Volume pengajuan setahun 25 kali Dokumen yang dicatat user untuk pengajuan pengadaan aktiva tetap Faktur Perbaikan Aktiva FPA Dokumen User proses 2.0, proses 2.0-bendahara pengeluaran Di buat saat terjadi perbaikan aktiva Volume pengajuan 12 klai dalam setahun Dokumen yang dicatat user untuk data perbaikan peralatan yang diserahkan ke bendahara pengeluaran Surat Perintah Membayar SPM Dokumen Panitia pembelian proses 5.0, bendahara-proses 5.0,proses 5.0- KKPN Di buat saat ada permintaan dana untuk belanja aktiva Volume pengajuan 25 kali dalam setahun Dokumen yang dibuat bagian keuangan dan rumah tangga untuk pengajuan dana ke KKPN Surat Perintah Pencairan Dana SP2D ,Acc. SP2D Dokumen KKPN-proses 5.0, proses 5.0- bendahara pengeluaran, proses 5.0- bank Diterima dari KKPN sebagai surat untuk pencairan dana ke Bank Volume pencairan 20 kali dalam setahun Dokumen yang dibuat KKPN untuk pencairan dana yang diserahkan ke bendahara dan dicairkannya uang tersebut ke bankpos Tabel 3.2 Kamus Data yang Berjalan Lanjutan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Periode Volume Penjelasan Laporan Realisasi Anggaran Belanja Otorisasi LRAB Dokumen User-proses 7.0, proses 7.0-kepala PSDG Dibuat saat ada laporan pembelanjaan aktiva tetap Volume pertahun satu kali Dokumen yang dibuat user untuk laporan pembelanjaan yang diserahkan ke kepala PSDG untuk diotorisasi Proposal Proposal Acc. 1 Proposal Acc. 2 Dokumen Bagian keuangan dan rumah tangga proses 4.0, proses 4.0-bagian tata usaha, proses 4.0- pejabat pembuat komitmen Dibuat saat ada pengajuan aktiva tetap dari User Volume pengajuan 25 kali dalam setahun Dokumen yang dibuat oleh bagian keuangan dan rumah tangga untuk mengajukan dana. Faktur Nota Faktur Nota Dokumen Bendahara pengeluaran proses 6.0, proses 6.0-Vendor, proses 6.0- user Diterima pada saat ada pembelian atau perbaikan aktiva Volume 25 kali dalam setahun Dokumen yang dicatat bendahara pengeluaran sebagai bukti pembelian Laporan Tahunan Otorisasi LT Dokumen kepala PSDG -proses 7.0,proses 7.0- bendahara pengeluaran Dibuat untuk merekap aktiva tetap dalam setahun Volume satu kali dalam setahun Dokumen yang dibuat yang diotorisasi kepala PSDG dan dibuat oleh bendahara pengeluaran

3.8.4 Bagan Alir Sistem yang Berjalan

Bagan alir sistem dari sistem informasi akuntansi aktiva tetap digambarkan sebagai berikut: DAT 2 LMBT 2 BA 2 USER Melakukan penilaian kondisi Aktiva Tetap Melakukan pencatatn DAT DAT 1 Dicatat pada BA Mulai Memberi Nomor registrasi Aktiva Tetap BA 1 Membuat LMBT LMBT 1 27 Aktiva Tetap rusak Tidak Ya Aktiva Tetap diperbaiki Tidak Ya Mengajukan dana ke Bendahara pengeluaran FPA 1 Di hapus Ya Membuat catatan BAP Catatan BAP Aktiva Tetap dihancurkan Melakukan penghapusan Aktiva Tetap Perlu pengadaan Aktiva Tidak ada pengajuan MembuatRefisi RKBNota Dinas RKBNota Dinas Ya Tidak 4 DAT 1 T Aktiva Tetap yang akan ditukar diserahkan ke Vendor Tidak 26 FPA Bersama Uang 2 Uang dibayarkan ke Vendor untuk memperbaiki Aktiva Tetap T Bersama Uang 29 Aktiva Tetap yang rusak diserahkan ke Pembeli barang rusak Ya Menerima uang atas penjualan peralatan rusak Bersama Uang Di jual Tidak FakturNota Penjualan Aktiva 35 RKBNota Dinas 6 FakturNota Perbaikan Aktiva 3 T Menerima Aktiva Tetap yang sudah ditukar dari Vendor FakturNota Penukaran Aktiva 34 30 31 Tambah Uang Menyerahkan uang tambahan ke Pemasok Bersama Uang Tidak Ya Nota Tambah uang 32 33 Gambar 3.11 Bagan Alir dari Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap Berjalan 1 Keterangan: User Terdiri - Urusan Angkutan - Urusan Urusan Prasarana Kantor - Urusan Bangunan - Urusan Gedung BAGIAN KEUANGAN DAN RUMAH TANGGA RKBNota Dinas Membuat Koreksi proposal Proposal 4 BAGIAN TATA USAHA PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN Proposal OtorisasiKoreksi Acc 1 Proposal Proposal Acc 2 13 Proposal Acc 1 Proposal Acc 2 Proposal Acc 1 Acc 2 Konfirmasi Proposal Acc 1 Ya Tidak 8 12 12 10 8 11 Proposal Acc 1 Proposal 1 Acc 1 Konfirmasi Proposal Ya Tidak 10 9 Proposal 1 9 Proposal 1 11 5 RKBNota Dinas 7 Gambar 3.12 Bagan Alir dari Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap Berjalan 2 Acc SP2D 1 SPT 2 PANITIA PEMBELIAN 13 Proposal Acc 2 14 18 OtorisasiAcc SP2D, SPT dan mengkopi SP2D Kopian SP2D T 19 BANK Bersama Uang SPT 1 20 Memilih Vendor Sesuai dengan kebutuhan Aktiva Tetap Bersama Uang 21 Bersama Uang Membeli Aktiva Tetap ke vendor yang telah di tentukan 1 SP2D SPT 1 Proposal Acc 2 Proposal Acc 2 Gambar 3.13 Bagan Alir dari Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap Berjalan 3 Proposal Acc 2 Proposal Acc 2 Otorisasi LRAB 1 Acc. SP2D 1 SP2D LRAB 2 LT 2 SPT 1 BENDAHARA PENGELUARAN 14 Membeli Aktiva Tetap SP2D 1 T Bersama Uang 17 Bersama Uang 20 25 FakturNota Pembelian Aktiva Membuat Catatan Aktiva Tetap Catatan Aktiva Tetap 28 Otorisasi LMBT 2 LT 1 T 36 LRAB 1 FPA 1 Menyerahkan uang FPA Bersama Uang 2 18 19 RKBNota Dinas 5 RKBNota Dinas Acc RKBNota Dinas Acc RKBNota Dinas Konfirmasi RKBNota Dinas Ya Tidak 7 6 3 FakturNota Perbaikan Aktiva 35 FakturNota Penjualan 34 FakturNota Penukaran Aktiva 16 T Selesai Otorisasi LT 37 Mengisi SPT SPT 1 Proposal Acc 2 SPM 1 Input data Aktiva Tetap LRAB LT LRAB LT Cetak LRAB LT Uang Proposal Acc 2 15 SPM 1 Proposal Acc 2 Membuat SPM Gambar 3.14 Bagan Alir dari Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap Berjalan 4 Proposal Acc 2 Proposal Acc 2 URUSAN GUDANG FakturNota Pembelian Aktiva FakturNota Pembelian Aktiva FakturNota Pembelian Aktiva FakturNota Pembelian Aktiva Aktiva Tetap Rusak Tidak Sesuai dengan dokumen 25 Menerima Aktiva Tetap yang ditukar dari Vendor Menyerahkan Aktiva Tetap yang rusak atau tidak sesuai ke Vendor FakturNota Pembelian Aktiva Ya Tidak 26 VENDOR 21 Uang Cek Barang Mengirimkan Aktiva Tetap beserta Faktur Nota FakturNota Pembelian Aktiva FakturNota Pembelian Aktiva Menukarkan Aktiva Tetap yang rusak dengan yang baru FakturNota Pembelian Aktiva 22 24 22 24 23 23 Proposal Acc 2 Nota Tambah uang 30 Tambah Uang Peralatan diperbaiki Ya Tidak 31 32 Uang Memperbaiki aktiva tetap Memperbaiki aktiva tetap FakturNota Pertukaran Aktiva 33 Gambar 3.15 Bagan Alir dari Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap Berjalan 5 1 LRAB Otorisasi LRAB Proposal Acc 2 Proposal Acc 2 Proposal Acc 2 Otorisasi LMBT 2 LMBT 2 2 SP2D 1 SP2D SPM 1 KEPALA PSDG 27 LMBT 1 Otorisasi Otorisasi LMBT 1 28 32 LT 1 Otorisasi Otorisasi LT KKPN 15 SPM 1 Anggaran tersedia Membuat SP2D 17 T Ya Tidak Catatan BAP 29 16 T 33 Keterangan: KAT : Kartu Aktiva Tetap BA : Buku Aktiva Tetap BAP : Berita Acara Penghapusan Barang SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana RKBNota Dinas : Rencana Kebutuhan Barang LMBT : Laporan Mutasi Barang Triwulan LT : laporan Tahunan SPM : Surat Perintah Membayar DAT : Daftar Aktiva Tetap FPA : Faktur Perbaikan Aktiva SPT : Slip Penarikan Tunai T SPM 1 Memeriksa Anggaran Gambar 3.15 Bagan Alir dari Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap Berjalan 6 Penjelasan dari sistem informasi akuntansi aktiva tetap dari bagan alir di atas yaitu dimulai dari user melakukan penilaian kondisi peralatan, kendaraan, tanah, dan bangunan melalui KAT Kartu Aktiva Tetap, apabila peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan rusak tetapi masih bisa di perbaiki maka user akan mengajukan dana ke bendahara pengeluaran untuk memperbaiki peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan dengan membuat FPA Faktur Perbaikan Aktiva, bendahara pengeluaran menerima FPA Faktur Perbaikan Aktiva dari user lalu menyerahkan FPA Faktur Perbaikan Aktiva bersama dengan uang untuk memperbaiki peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan ke user, user menerima kembali FPA Faktur Aktiva Tetap bersama dengan uang dari bendahara pengeluaran, kemudian user membawa peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan untuk diperbaiki oleh vendor, user menerima fakturnota perbaikan aktiva dari vendor. Apabila peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan tidak rusak maka user memberi nomor registrasi pada peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan lalu melakukan pencatatan pada DAT Daftar Aktiva Tetap, apabila user perlu pengadaan barang maka user akan membuat RKBNota dinas, kemudian menyerahkan RKBNota dinas tersebut kepada bagian keuangan dan rumah tangga, setelah RKBNota dinas diperiksa oleh bagian keuangan dan rumah tangga selanjutnya RKBNota dinas diserahkan kepada bendahara pengeluaran untuk diacc, apabila RKBNota dinas tidak diacc maka diserahkan kembali ke user untuk direfisi, Untuk RKBNota dinas yang diacc diserahkan ke bagian keuangan dan rumah tangga lalu membuat proposal dan di serahkan ke bagian tata usaha, proposal diperiksa oleh bagian tata usaha untuk diacc, apabila masih ada kesalahan proposal diserahkan kembali ke bagian keuangan dan rumah tangga untuk direfisi, apabila proposal diacc maka diserahkan ke pejabat pembuat komitmen untuk diteliti lebih ulang, apabila ada kesalahan di serahkan kembali kepada bagian tata usaha, tetapi apabila diacc. Maka diserahkan kepada panitia pembelian, panitia pembelian menerima proposal dari pejabat pembuat komitmen lalu membuat SPM Surat Perintah Membayar untuk diserahkan kepada bendahara pengeluaran, kemudian menyerakan SPM serta proposal kepada KKPN untuk meminta dana, KKPN menerima SPM beserta proposal dari bendahara pengeluaran, KKPN memeriksa dana kas apabila tersedia maka menyerahkan SPM, proposal beserta SP2D untuk pencairan dana, tetapi apabila dana tidak tersedia maka menyerahkan kembali SPM beserta proposal kepada bendahara pengeluaran, bendahara pengeluaran menerima SP2D beserta proposal yang telah diacc dari KKPN, bendahara pengeluaran mengisi SPT Slip penarikan Tunai untuk mengambil dana di bank, bank menerima SP2D beserta SPT dari bendahara pengeluaran, kemudian Bank menyerahkan kembali SP2D dan SPT bersama uang kepada bendahara pengeluaran, bendahara pengeluaran menerima uang dari Bank lalu menyerahkan uang kepada panitia pembelian untuk membeli peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan, panitia pembelian memilih vendor sesuai dengan keperluan peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan, vendor menerima proposal dari panitia pembelian bersama dengan uang, kemudian membuat fakturnota pembelian aktiva dan mengirimkan barang ke bagian gudang, bagian gudang menerima fakturnota pembelian aktiva beserta barang, bagian gudang memeriksa kembali barang apabila tidak sesuai barang dikembalikan kepada vendor, apabila barang sesuai lalu menyerahkan barang ke user untuk di gunakan dan menyerahkan fakturnota pembelian aktiva ke bendahara pengeluaran. User mencatat DAT Daftar Aktiva Tetap pada BA Buku Aktiva lalu membuat LMBT Laporan Mutasi Barang Triwulan, LMBT diserakan kepada kepala PSDG untuk di otorisasi, kepala PSDG menerima LMBT dari user untuk diotorisasi, LMBT yang telah diotorisasi diserahkan kepada bendahara pengeluaran. User memeriksa peralatan, kendaraan, tanah dan bagunan, apabila tidak dapat di perbaiki maka peralatan tersebut di hancurkan dan membuat BAP Bukti Acara Penghapusan dan menyerahkannya ke kepala PSDG, apabila tidak dihapus tetapi masih bisa di tukar maka peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan akan di tukar ke vendor, user menerima fakturnota penukaran aktiva dari vendor dan menyerahkannya ke bendahara pengeluaran, apabila peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan yang rusak masih bisa di jual maka akan di jual ke vendor, user menerima fakturnota penjualan aktiva dari vendor. Bendahara pengeluaran menerima fakturnota perbaikan aktiva, FakturNota pembelian aktiva, fakturnota penjualan aktiva, fakturnota penukaran aktiva dari user lalu mencatatnya dan membuatkan LRAB dan LT untuk diserahkan kepada kepala PSDG.

3.9 Kelemahan Sistem Yang Berjalan

Kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan antara lain: A. Proses pencatatan transaksi belum memenuhi standar akuntansi. B. Proses pencatatannya belum maksimal meskipun sudah menggunakan komputer. C. Software yang digunakan masih sangat sederhana yaitu menggunakan Microsoft Office Excel. D. Software yang digunakan tidak bisa terintegrasi dengan jaringan. E. Waktu yang digunakan untuk pencatatan kurang efektif dan efisien karena harus mencari data-data sebelumnya. 97 BAB IV PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI AKTIVA TETAP

4.1 Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap yang Diusulkan

Pada bab ini Penulis akan memberikan usulan pada rancangan Sistem informasi akuntansi aktiva tetap, sistem yang diusulkan merupakan sistem secara terkomputerisasi dan sistem yang diusulkan tersebut diharapkan dapat lebih membantu dan mempermudah saat memasukkan data transaksi aktiva tetap dan pembuatan laporan aktiva tetap bisa lebih akurat dan meminimalisir kesalahan. Sehingga waktu yang digunakan bisa efektif dan efisien.

4.1.1 Kebijakan Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap dan Pengendalian

Intern yang diusulkan Kebijakan yang diusulkan berkaitan dengan Aktiva Tetap pada Pusat Sumber Daya Geologi Bandung, diantaranya adalah sebagai berikut: A. PerolehanHarga Perolehan Aktiva Tetap didapat dari Pembelian tunai, Pertukaran, Perbaikan, dan Hibah B. Perhitungan penyusutan dilakukan oleh User atau urusan masing-masing Urusan Peralatan,Kendaraan,Bangunan. C. Apabila adanya pengajuan aktiva baru maka tidak melakukan penilaian aktiva terlebih dahulu. D. Tarif depresiasi sudah diatur dengan peraturan perpajakan. E. Data aktiva diperoleh pada saat proses penerimaan aktiva tetap. F. Pertukaran dilakukan apabila ada aktiva tetap yang rusaktidak dapat dipakai akan diganti dengan aktiva baru. G. Laporan keuangan yang digunakan yaitu Laporan keuangan neraca dan laporan realisasi anggaran. H. Penjurnalan dilakukan pada saat transaksi pengadaan, perbaikan, dan pertukaraan aktiva tetap.

4.1.2 FormulirDokumen dan Catatan yang Diusulkan

Formulir atau dokumen dan catatan yang Diusulkan pada Pusat Sumber Daya Geologi Bandung yaitu: A. Jurnal Umum berfungsi untuk mencatat harga perolehan aktiva tetap pada penggolongan aktiva aktiva tetap B. Buku Besar Umum berfungsi untuk mengkelompokan akun-akun yang dijurnal dan jumlah transaksi. C. Laporan Keuangan Neraca berfungsi untuk mengetahui kekayaan yang dimiliki oleh PSDG. D. Laporan Realisasi Anggaran berfungsi untuk mengetahui jumlah jumlah beban yang dimiliki oleh PSDG.

4.1.3 Account dan Code Account yang diusulkan

Account dan Code Account yang diusulkan pada perancangan sistem informasi akuntasi aktiva tetap pada pusat sumber daya geologi bandung dapat dilihat pada tabel dibawah ini: Tabel 4.1 Account dan Code Account yang Diusulkan Kode Reff Keterangan Kas Hibah Tanah Peralatan dan Mesin Gedung dan Bangunan Jalan, Irigasi dan Jaringan Kendaraan Biaya Pertukaran Peralatan Biaya Pertukaran Kendaraan Akumulasi Penyusutan Peralatan Akumulasi Penyusutan Kendaraan Akumulasi Penyusutan bangunan Biaya Penyusutan Peralatan Biaya Penyusutan Kendaraan Biaya Penyusutan Bangunan 11111 41111 31111 32111 33111 34111 35111 36111 37111 13211 13311 55511 55611 55711 55811

4.2 Perancangan Model Sistem yang Diusulkan

4.2.1 Diagram Alur Data Data Flow Diagram yang Diusulkan

4.2.1.1 Diagram Konteks

Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem dan lingkungan luar yang saling berhubungan. Diagram konteks sebagai transformasi suatu sistem yang dapat mentransformasikan data flow input menjadi output. Diagram konteks usulan dapat dilihat pada gambar di bawah ini: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI AKTIVA TETAP VENDOR BAGIAN KEUANGAN DAN RUMAH TANGGA PANITIA PEMBELIAN KPPN KEPALA PSDG USER BENDAHARA PENGELUARAN PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN BAGIAN TATA USAHA URUSAN GUDANG Aktiva Tetap, KAT,DAT, RKB Nota Dinas,BAP, SPAT, Uang,Faktur Nota FakturNota,Aktiva Tetap, Acc.SPAT, Uang,RKB Nota Dinas RKBNota Dinas, Proposal Proposal,Proposal Acc1,Proposal Acc 2 Pr o p o sa l a c c 1 Proposal Acc 1,Proposal Acc. 2 Proposal Acc. 2 SPAT, SP2D, FakturNota,, SPM, Uang,SPT,Prop osal Acc 2, SPAT, SPM, Uang, LRA,Neraca,La poran SP2D,RKBNota Dinas,SPT FakturNota, Aktiva Tetap,Proposal Acc 2, FakturNota, Aktiva Tetap Uang, Faktur Nota, Aktiva Tetap,Proposal Acc 2 FakturNota, Aktiva Tetap,Proposal Acc 2 SPM,Proposal Acc 2 SP2D,Proposal Acc 2 LRA,Laporan SP2D,Neraca Otorisasi LRA, Otorisasi Laporan SP2D, Otorisasi Neraca RKBNota Dinas, Proposal Proposal,Proposal Acc1,Proposal Acc 2 Proposal Acc. 2 Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem yang diusulkan Keterangan: KAT : Kartu Aktiva Tetap BAP : Bukti Acara Pengahapusan SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana RKBNota Dinas : Rencana Kebutuhan BarangNota Dinas SPM : Surat Perintah Membayar DAT : Daftar Aktiva Tetap SPAT : Surat Perbaikan Aktiva Tetap SPT : Slip Penarikan Tunai BB Umum : Buku Besar Umum JU : Jurnal Umum JP : Jurnal Penyesuaian LRA : Laporan Ralisasi Anggaran LP : Laporan Pendukung

4.2.1.2 Diagram Alur Data Level 0 Usulan

Dalam Data Flow Diagram level 0 yang diusulkan akan menerangkan alur pengajuan,pengecekan,perbaikan, pembelian, penghapusan serta pembuatan laporan aktiva tetap. Diagram alur data level 0 yang diusulkan adalah sebagai berikut: SPAT Proposal PANITIA PEMBELIAN BAGIAN TATA USAHA VENDOR USER BENDAHARA PENGELUARAN PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN KKPN 1.0 Pengecekan Aktiva Tetap

2.0 Pengajuan Perbaikan

Perubahan Aktiva Tetap

3.0 Penghapusan Aktiva

Tetap

5.0 Pencairan Dana

7.0 Pembuatan Laporan

Keuangan, Laporan Surplus Defisit Dan Neraca Dan Otorisasi 6.0 Pembelian Aktiva Tetap Atau Bahan Bangunan KEPALA PSDG BANK BAGIAN KEUANGAN DAN RUMAH TANGGA

4.0 Pengajuan Proposal

RKB KAT SPAT, Uang SPAT, Uang KAT BAP Proposal, Acc. Proposal 1 Proposal Acc. Proposal Acc. Proposal 2, Acc. Proposal 1 Acc. Proposal 2 SPM, SPT SPM, SP2D ,Uang ,Acc SP2D ,SPT SPM, SP2D, SPT SPM SPM, SP2D SP2D Uang,SPT,Acc SP2D Uang URUSAN GUDANG Uang Aktiva Tetap, FakturNota Perbaikan,Pertukaran Aktiva Aktiva Tetap, FakturNota Pembelian Aktiva Aktiva Tetap, FakturNota Pembelian Aktiva Aktiva Tetap FakturNota Pembelian,Penjualan,Pertukaran, Penjualan Aktiva, Acc SP2D Laporan Surplus Defisit,Laporan SP2D,Neraca File RKBNota Dinas File DAT SPAT File Laporan SP2D File Laporan Surplus Defisit FakturNota Pembelian Aktiva File BAP File SPM File SP2D FakturNota Pembelian Aktiva Laporan Surplus Defisit Laporan SP2D RKBNota Dinas DAT BAP SPAT SPM SP2D KAT Peralatan, Uang FakturNota Penjualan Aktiva, Uang FakturNota Penjualan Aktiva, Uang Proposal File LP LP FakturNota Pembelian,Perbaikan, Pertukaran Aktiva File Jurnal Umum Jurnal Umum File Buku Besar Buku Besar Otorisasi Laporan Surplus Defisit,Laporan SP2D, dan Neraca Otorisasi Laporan Surplus Defisit,Laporan SP2D, dan Neraca File SPT SPT Gambar 4.3 DFD Level 0 Sistem Usulan Penjelasan dari sistem informasi akuntansi aktiva tetap dari diagram konteks di atas yaitu dimulai dari user melakukan penilaian kondisi peralatan, kendaraan, tanah, dan bangunan melalui KAT Kartu Aktiva Tetap, apabila peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan rusak tetapi masih bisa di perbaiki maka user akan mengajukan dana ke bendahara pengeluaran untuk memperbaiki peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan dengan membuat SPAT Surat Perbaikan Aktiva Tetap, bendahara pengeluaran menerima SPAT Surat Perbaikan Aktiva Tetap dari user lalu menyerahkan SPAT Surat Perbaikan Aktiva Tetap bersama dengan uang untuk memperbaiki peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan ke user, user menerima kembali SPAT Surat Perbaikan Aktiva Tetap bersama dengan uang dari bendahara pengeluaran, kemudian user membawa peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan untuk diperbaiki oleh vendor, user menerima fakturnota perbaikan aktiva dari vendor. Apabila peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan tidak rusak maka user memberi nomor registrasi pada peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan lalu melakukan pencatatan pada DAT Daftar Aktiva Tetap, apabila user perlu pengadaan barang maka user akan membuat RKBNota dinas, kemudian menyerahkan RKBNota dinas tersebut kepada bagian keuangan dan rumah tangga, setelah RKBNota dinas diperiksa oleh bagian keuangan dan rumah tangga selanjutnya RKBNota dinas diserahkan kepada bendahara pengeluaran untuk diacc, apabila RKBNota dinas tidak diacc maka diserahkan kembali ke user untuk direfisi, Untuk RKBNota dinas yang diacc diserahkan ke bagian keuangan dan rumah tangga lalu membuat proposal dan di serahkan ke bagian tata usaha, proposal diperiksa oleh bagian tata usaha untuk diacc, apabila masih ada kesalahan proposal diserahkan kembali ke bagian keuangan dan rumah tangga untuk direfisi, apabila proposal diacc maka diserahkan ke pejabat pembuat komitmen untuk diteliti lebih ulang, apabila ada kesalahan di serahkan kembali kepada bagian tata usaha, tetapi apabila diacc. Maka diserahkan kepada panitia pembelian, panitia pembelian menerima proposal dari pejabat pembuat komitmen lalu membuat SPM Surat Perintah Membayar untuk diserahkan kepada bendahara pengeluaran, kemudian menyerakan SPM serta proposal kepada KKPN untuk meminta dana, KKPN menerima SPM beserta proposal dari bendahara pengeluaran, KKPN memeriksa dana kas apabila tersedia maka menyerahkan SPM, proposal beserta SP2D untuk pencairan dana, tetapi apabila dana tidak tersedia maka menyerahkan kembali SPM beserta proposal kepada bendahara pengeluaran, bendahara pengeluaran menerima SP2D beserta proposal yang telah diacc dari KKPN, bendahara pengeluaran mengisi SPT Slip penarikan Tunai untuk mengambil dana di bank, bank menerima SP2D beserta SPT dari bendahara pengeluaran, kemudian Bank menyerahkan kembali SP2D dan SPT bersama uang kepada bendahara pengeluaran, bendahara pengeluaran menerima uang dari Bank lalu menyerahkan uang kepada panitia pembelian untuk membeli peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan, panitia pembelian memilih vendor sesuai dengan keperluan peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan, vendor menerima proposal dari panitia pembelian bersama dengan uang, kemudian membuat fakturnota pembelian aktiva dan mengirimkan barang ke bagian gudang, bagian gudang menerima fakturnota pembelian aktiva beserta barang, bagian gudang memeriksa kembali barang apabila tidak sesuai barang dikembalikan kepada vendor, apabila barang sesuai lalu menyerahkan barang ke user untuk di gunakan dan menyerahkan fakturnota pembelian aktiva ke bendahara pengeluaran. User memeriksa peralatan, kendaraan, tanah dan bagunan, apabila tidak dapat di perbaiki maka peralatan tersebut di hancurkan dan membuat BAP Bukti Acara Penghapusan dan menyerahkannya ke kepala PSDG, apabila tidak dihapus tetapi masih bisa di tukar maka peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan akan di tukar ke vendor, user menerima fakturnota penukaran aktiva dari vendor dan menyerahkannya ke bendahara pengeluaran, apabila peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan yang rusak masih bisa di jual maka akan di jual ke vendor, user menerima fakturnota penjualan aktiva dari vendor. Bendahara pengeluaran menerima fakturnota perbaikan aktiva, FakturNota pembelian aktiva, fakturnota penjualan aktiva, fakturnota penukaran aktiva dari user lalu mencatatnya dan membuatkan Laporan Realisasi Anggaran, Laporan SP2D dan Neraca untuk diserahkan kepada kepala PSDG dan di Otorisasi.

4.2.1.3 Data Flow Diagram Level 1 Proses 1 Usulan

Pada bagian ini akan diterangkan mengenai turunan dari level 0 sistem yang berjalan yaitu proses pengumpulan data dan pelaporan data peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan. USER

1.1 Penilaian kondisi

fisik Aktiva Tetap

1.2 Menginput

data KAT 1.3 Melakukan Pencatatan Pada DAT

1.4 Membuat RKB

BAGIAN KEUANGAN DAN RUMAH TANGGA DAT RKB DAT DAT RKB RKB KAT KAT KAT Gambar 4.4 DFD Level 1 dari Proses 1 Sistem Usulan

4.2.1.4 Data Flow Diagram Level 1 Proses 2 Usulan

Pada level 1 proses 2 akan diterangkan mengenai proses pembuatan faktur permintaan dana untuk perbaikan peralatan, kendaraan, tanah dan bangunan. USER BENDAHARA PENGELUARAN

2.1 Membuat

SPAT 2.2 Pengajuan dana Perbaikan Perubahan, Aktiva Tetap KAT SPAT SPAT SPAT SPAT SPAT, Uang 2.3 Menyerahkan Uang SPAT, Uang Gambar 4.5 DFD Level 1dari Proses 2 Usulan

4.2.1.5 Data Flow Diagram Level 1 Proses 3 Usulan

Pada level 1 proses 3 akan diterangkan mengenai proses penghapusan aktiva tetap dengan cara penjualan, penukaran dan penghancuran. USER VENDOR KEPALA PSDG

3.1 Penghapusan,

Pertukaran, Dan Penjualan Aktiva Tetap 3.2 Aktiva Tetap diserahkan untuk dijual

3.3 Aktiva Tetap

dihancurkan KAT Aktiva Tetap Peralatan

3.4 Membuat

catatan BAP Catatan BAP

3.5 Aktiva Tetap

diserahkan untuk ditukar Aktiva Tetap, Uang

3.6 Menyerahkan

uang tambahan ke Pemasok Aktiva Tetap, Uang Aktiva Tetap, Uang Aktiva Tetap Peralatan BENDAHARA PENGELUARAN

3.7 Menyerahkan

Faktur dan Uang Hasil Penjualan Faktur Nota Penjualan Aktiva, Uang Faktur Nota Penjualan Aktiva, Uang DAT DAT Gambar 4.6 DFD Level 1 dari Proses 3 Usulan

4.2.1.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses 4 Usulan

Pada level 1 proses 4 akan diterangkan mengenai proses penyusunan proposal yang dilakukan oleh bagian keuangan dan rumah tangga. BAGIAN KEUANGAN DAN RUMAH TANGGA BAGIAN TATA USAHA Proposal 4.1 Menyerahkan Proposal PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

4.2 Memeriksa