Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan Pada PT. BHanda Ghara Reksa Cabang Bandung Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Dan Microsoft SQL Server 2000 Berbasis Client Server

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada berkembangnya zaman banyak perkembangan yang terjadi, baik perkembangan teknologi maupun perkembangan pembangunan. Perkembangan teknologi dan pembangunan sangat berperan penting pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung yang merupakan BUMN yang bergerak dalam bidang pengiriman barang yang salah satu aktivitas yang terjadi pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung adalah pengadaan perlengkapan berupa alat tulis kantor (ATK). Di dalam melaksanakan kegiatan tersebut PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung dalam pencatatan akuntansinya sudah sesuai standar akuntansi, sudah terkomputerisasi, namun masih menggunakan Microsoft Excel, dalam aplikasi Excel terdapat kekurangan diantaranya hasilnya kurang efektif dan efisien, dalam pengerjaannya membutuhkan waktu yang lama, serta belum adanya perhitungan beban perlengkapan walaupun sudah dapat terhubung antar sheet.

PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung yang beralamat di Jl. Soekarno Hatta No. 503B Bandung merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang, di dalam hal tersebut dibutuhkan perlengkapan-perlengkapan ATK seperti kalkulator dan lain-lain, yang dapat menunjang dalam proses pengiriman barang.

Pada aktivitas kantor diperlukan sarana penunjang yang membantu jalannya proses pengiriman barang, berupa perlengkapan alat tulis kantor (ATK). Pengadaan perlengkapan ATK pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung diperoleh dari dana yang didapat dari bagian Pelaksana/Petugas Keuangan. Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan perlengkapan pada Kepala Seksi Umum.

Untuk mendukung pencapaian kegiatan tersebut maka sangat diperlukan adanya teknologi yang membantu dalam mengelola sistem informasi akuntansi perlengkapan, teknologi tersebut adalah dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dengan database Microsoft SQL Server 2000 karena Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan sebuah perangkat lunak pengelolaan database yang cocok

2 untuk mengolah informasi dalam jumlah banyak dan Microsoft Sql Server 2000 adalah salah satu database yang dapat menyimpan berbagai informasi atau data dan diolah sedemikian rupa agar informasi atau data tersebut mudah dipergunakan kembali pada saat diperlukan.

Pada uraian di atas maka dalam penelitian ini penulis tertarik untuk mengambil judul: “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERLENGKAPAN PADA PT. BHANDA GHARA REKSA CABANG BANDUNG DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DAN MICROSOFT SQL 2000 BERBASIS CLIENT SERVER”.

1.2 Identifikasi Masalah

Pada latar belakang masalah yang telah dibahas sebelumnya, dapat diidentifikasi permasalahan yang terjadi pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung adalah:

A. Bagaimana sistem akuntansi perlengkapan yang terjadi pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung.

B. Bagaimana merancang sistem informasi akuntansi perlengkapan dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL 2000.

1.3 Batasan Masalah

Penulis membatasi masalah, agar masalah yang akan dibahas lebih terarah dan tidak menyimpang dari ketentuan yang ada, yaitu:

A. Sistem akuntansi perlengkapan yang akan dibahas meliputi pencatatan perlengkapan, pengadaan perlengkapan (alat tulis kantor), penggunaan perlengkapan dan metode pencatatan akuntansi yang digunakan dalam pengadaan perlengkapan, yaitu metode perkiraan akuntansi dasar accrual basic, karena metode ini merupakan metode pencatatan yang dilakukan ketika transaksi yang dicatat berhubungan atau tidak berhubungan dengan perlengkapan.

B. Perancangan sistem informasi akuntansi perlengkapan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL 2000 yang akan

3 menghasilkan laporan bulanan stock akhir pesediaan barang ATK, laporan keuangan berupa laporan laba rugi dan laporan neraca.

1.4 Maksud Dan Tujuan Penelitian 1.4.1 Maksud Penelitian

Maksud penulis melakukan penelitian ini adalah untuk memperoleh data yang berkaitan dengan perancangan sistem informasi akuntansi perlengkapan pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0dan Microsoft SQL 2000 Berbasis Client Server.

1.4.2 Tujuan Penelitian

Untuk melaksanakan penelitian yang dilakukan penulis pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung maka penulis mempunyai tujuan sebagai berikut: A. Untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi perlengkapan yang terjadi

pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung.

B. Untuk merancang sistem informasi akuntansi perlengkapan pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0dan Microsoft SQL 2000.

1.5 Objek dan Metode Penelitian 1.5.1 Unit Analisis

Definisi Unit analisis menurut Sujoko S Efferin dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian Untuk Akuntansi, menyebutkan bahwa: ”unit analisis merupakan satuan terkecil dari objek penelitian yang diinginkan oleh peneliti sebagai klasifikasi pengumpulan data” (2004:55). Definisi unit analisis menurut Uma Sekaran dalam bukunya yang berjudul Metodologi Penelitian Untuk Bisnis, adalah sebagai berikut: ”unit analisis adalah tingkat pengumpulan data yang dikumpulkan selama analisis data”. (2006:248)

Berdasarkan definisi di atas, penulis dapat menarik simpulan bahwa unit analisis adalah tempat dimana penulis mengumpulkan data dan data tesebut dapat diambil untuk penelitian. Penulis melakukan penelitian pada perusahaan jasa pengiriman barang yaitu PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung yang

4 berlokasi di Jalan Soekarno Hatta No. 503b Bandung Telp. (022) 7315878 pada bagian umum.

1.5.2 Populasi dan Sampel

Definisi populasi menurut Husein Umar dalam buku Metode Penelitian Untuk Skripsi Dan Tesis Bisnis menerangkan bahwa: ”populasi sebagai wilayah generalisasi yang terdiri atas obyek/subyek yang mempunyai kesempatan yang sama untuk dipilih menjadi sampel” (2000:77). Definisi menurut Jogiyanto HM dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, menyebutkan bahwa: “populasi adalah seluruh item yang ada”. (2005:631)

Berdasarkan definisi populasi di atas penulis menyimpulkan bahwa populasi adalah karakteristik dan objek yang diteliti, adapun yang menjadi populasi dari penelitian penulis adalah populasi laporan keuangan dari tahun 2000 sampai tahun 2009.

Definisi sampel menurut Husein Umar dalam buku Metode Penelitian Untuk Skripsi Dan Tesis Bisnis menerangkan bahwa: ”sampel adalah pengambilan sebagian data populasi yang bertujuan dapat ditarik kesimpulan yang merefleksikan” (2006:16). Definisi sampel menurut Jogiyanto HM dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, menyebutkan bahwa: “sampel adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya”. (2005:631)

Berdasarkan definisi sampel di atas penulis dapat mengambil simpulan bahwa sampel adalah kelompok kecil yang diamati dan merupakan bagian dari populasi, adapun yang menjadi sampel dari penelitian penulis adalah sampel laporan keuangan tahun 2008 dan laporan keuangan tahun 2009.

1.5.3 Objek Penelitian

Objek penelitian ini tentang sistem akuntansi perlengkapan pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000.

5 1.5.4 Desain Penelitian

Definisi desain penelitian menurut M. Nazir dalam buku yang berjudul Metode Penelitian, menjelaskan bahwa: “desain dari penelitian adalah semua proses yang diperlukan dalam perencanaan dan pelaksanaan penelitian” (2005:26). Pada penelitian ini penulis menggunakan desain penelitian data primer dan data sekunder, adapun definisinya menurut M. Nazir dalam bukunya yang berjudul Metodologi Penelitian adalah sebagai berikut:

“Desain penelitian data primer dan data sekunder adalah desain pengumpulan data yang efisien dengan alat dan teknik serta karakteristik dari responden. Jika peneliti ingin menggunakan data sekunder, maka si peneliti harus mengadakan evaluasi terhadap sumber, keadaan data sekundernya dan juga si peneliti harus menerima limitasi-limitasi dari data tersebut”. (2005:92)

Berdasarkan paparan tentang data primer dan data sekunder di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa data primer adalah data yang diambil dari orang pertama sedangkan data sekunder diambil dari kedua.

1.5.4.1Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah penelitian akademik. Menurut Sugiyono dalam bukunya yang berjudul Metodologi Bisnis data kuantitatif dan data kualitatif adalah sebagai berikut:

“Penelitian akademik merupakan penelitian yang dilakukan oleh para mahasiswa dalam membuat skripsi, tesis, dan disertasi serta merupakan sarana edukatif, sehingga lebih mementingkan validitas internal (caranya harus benar), variabel penelitian terbatas, serta kecanggihan analisis disesuaikan dengan jenjang pendidikan”. (2002:4)

Alasan penulis memakai jenis penelitian akademik adalah agar dalam pembuatan proposal dapat dibuat dengan cara-cara yang benar dan terstruktur.

1.5.4.2Jenis Data

Jenis data menurut Sugiyono dalam bukunya yang berjudul Metodologi Bisnis data kuantitatif dan data kualitatif adalah sebagai berikut: ”data kuantitatif

6 adalah penelitian yang jenis datanya berupa angka atau data kualitatif yang diangkakan” (2002:91). Menurut Sugiyono dalam bukunya yang berjudul Metodologi Bisnis data kuantitatif dan data kualitatif mengemukakan bahwa: ”data kualitatif adalah penelitian yang jenis datanya dinyatakan dalam bentuk kata, kalimat dan gambar”. (2002:91)

Jenis data yang penulis ambil adalah data kuantitatif dan kualitatif yang berbentuk angka dan kata atau kalimat.

1.5.4.3Jenis Desain Penelitian

Jenis-jenis desain penelitian menurut M. Nazir dalam buku yang berjudul Metodologi Penelitian, adalah sebagai berikut:

“A Desain Penelitian yang Ada Kontrol

Desain penelitian ini adalah desain percobaan atau desain bukan percobaan. Kedua desain tersebut mempunyai kontrol.

B. Desain Penelitian Deskriptif-Analistis

Penelitian deskriptif adalah studi untuk menemukan fakta dengan interpretasi yang tepat. Desain penelitian analistis ditujukan untuk menguji hipotesis-hipotesis dan mengadakan interpretasi yang lebih tenang dalam hubungan-hubungan.

C. Desain Penelitian atau Bukan

Desain percobaan dengan mempertimbangkan ada tidaknya penelitian lapangan sangat erat hubungannya dengan ada tidaknya kontrol dalam mengumpulkan data.

D. Desain Penelitian dalam Hubungan dengan Waktu

Desain penelitian ini dilakukan dalam suatu interval waktu tertentu. E. Desain penelitian dengan Tujuan Evaluatif dan Bukan

Desain penelitian evaluatif merupakan penelitian yang berhubungan keputusan administratif terhadap aplikasi hasil penelitian.

F. Desain penelitian dengan data primer atau sekunder

Desain penelitian dengan data primer, maka desain yang dibuat harus menjamin pengumpulan data efisien dengan lata dan teknik serta karakteristik dari responden. Jika peneliti ingin menggunakan data sekunder, maka si peneliti harus mengadakan evaluasi terhadap sumber, keadaan data sekundernya, dan juga si peneliti menerima limitasi-limitasi dari data tersebut”. (2005:88)

Penulis menggunakan desain penelitian deskriptif-analistis, adapun pada desain penelitian deskriptif penulis menggunakan data dari perusahaan yang penulis teliti sedangkan pada desain penelitian analistis penulis melakukan

7 tinjauan kembali atas data yang didapat dengan cara memilah dan menguji data yang berhubungan dengan penelitian penulis.

1.5.5 Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan penulis adalah metode penelitian deskriptif, metode survei, dan metode eksplanatoris. Metode penelitian deskriptif menurut M. Nazir dalam buku yang berjudul Metode Penelitian menjelaskan bahwa: “metode penelitian deskriptif yaitu suatu metode dalam meneliti status kelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang”.(2005:54)

Metode penelitian survei menurut M. Nazir dalam buku yang berjudul Metode Penelitian menjelaskan bahwa:

“Metode Survei adalah penyelidikan yang diadakan untuk memperoleh fakta-fakta dari gejala-gejala yang ada dan mencari keterangan-keterangan secara faktual, baik tentang institusi sosial, ekonomi, atau politik dari suatu kelompok ataupun suatu daerah”. (2005:56)

Metode penelitian eksplanatoris menurut Sedarmayanti dan Syarifudin Hidayat dalam bukunya yang berjudul Metodologi Penelitian menjelaskan bahwa: ”penelitian eksplanatoris adalah penelitian yang dilakukan dengan mengadakan percobaan dan penyempurnaan terhadap suatu sistem”. (2004:53)

Penulis menggunakan metode penelitian deskriptif, metode survey dan explanatoris karena penulis membutuhkan penggambaran tentang sistem yang berjalan, penulis juga terjun langsung kelapangan dan mencari fakta-fakta yang berkaitan dengan judul penelitian.

1.5.6 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah sebagai berikut:

A. Penelitian Lapangan (Field Research)

Penelitian lapangan menurut M. Nazir dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian adalah: ”penelitian lapangan yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara mendatangi langsung tempat yang menjadi objek penelitian”

8 (2005:175). Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa Penelitian Lapangan adalah penelitian yang dilakukan dengan cara mendatangi langsung tempat yang menjadi objek penelitian. Peneliti melakukan pengumpulan data dengan teknik:

1. Wawancara (interview)

Definisi wawancara menurut M. Nazir dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian menyatakan bahwa:

“Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara dengan si penjawab atau responden dengan menggunakan alat yang dinamakan interview guide (panduan wawancara)”. (2005:193-194)

Penulis melakukan tanya jawab langsung kepada pejabat yang berkaitan dengan judul Penulis, yaitu pada bagian Umum PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung.

2. Pengamatan (Observation)

Definisi wawancara menurut M. Nazir dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian menyatakan bahwa: “pengamatan langsung adalah cara pengambilan data dengan menggunakan mata tanpa ada pertolongan alat standar lain untuk keperluan tersebut” (2005:175). Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap objek, yaitu kegiatan yang terkait dengan judul penulis.

B. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Penelitiaan kepustakaan menurut M. Nazir dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian, adalah sebagai berikut: “teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari, mengkaji dan memahami sumber-sumber data yang ada pada beberapa buku yang terkait dalam penelitian”. (2005:175)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa penelitian kepustakaan adalah mengumpulkan data-data dan informasi dari buku sumber yang diperoleh dari perpustakaan dan datanya akan digunakan sebagai dasar pangetahuan dan perbandingan di dalam melaksanakan penulisan dan pembahasan.

9 1.6 Rekayasa Perangkat Lunak

1.6.1 Metodologi Pengembangan Sistem

Menurut Jogiyanto HM dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, menyatakan bahwa: ”metodologi pengembangan sistem berarti adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi” (2005:41). Definisi menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menyatakan bahwa: ”metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan dan aturan-aturan untuk mengembangkan suatu sistem informasi”. (2003:41)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menarik simpulan bahwa metodologi pengembangan sistem adalah cara untuk memperbaiki atau mengembangkan suatu sistem informasi yang ada menjadi lebih baik.

Metodologi pengembangan sistem yang digunakan penulis dalam perancangan sistem informasi akuntansi perlengkapan ini adalah metodologi pengembangan sistem yang berorientasi pada keluaran, proses dan data. Pengembangan sistem yang digunakan penulis yaitu:

A. Metodologi yang berorientasi keluaran

Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menyatakan bahwa:

“Metodologi ini disebut juga metodologi tradisional karena dalam tahapan pengembangan sistem tanpa dibekali dengan teknik dan piranti yang memadai, seperti cara menganalisis, menggambarkan sistem, sehingga sering juga disebut Metodologi System Development Life Cycle (SDCL), dimana fokus utama metodologi ini adalah pada keluaran/output seperti laporan laporan penjualan, laporan pembelian dan lain sebagainya”. (2003:42)

10 Gambar 1.1 Metodologi Berorientasi Keluaran(2004:68)

B. Metodologi yang berorientasi proses

Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menyatakan bahwa: ”metodologi ini disebut juga dengan metodologi struktur analisis dan desain”. (2003:42)

Penulis menggunakan metode ini karena metodologi ini telah dilengkapi dengan alat-alat (tool) dan teknik-teknik yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem, alat yang digunakan antara lain data flow diagram (DFD), dan bagan terstruktur. Fokus utama metodologi ini pada proses dengan menggambarkan dunia nyata yang memakai data flow diagram.

Gambar 1.2 Metodologi Berorientasi Proses (2004:68)

C. Metodologi yang berorientasi data

Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menyatakan bahwa: ”metodologi ini disebut juga metodologi model informasi. Alat yang digunakan untuk membuat model adalah entity relational diagram (ERD)”. (2003:43)

Penulis menggunakan metode ini karena penulis menggunakan ERD dalam tahap perancangan sistem. Fokus utama dari metodologi ini adalah data, dimana dunia nyata digambarkan dalam bentuk entitas, atribut data serta hubungan antar data tersebut.

Proses

Proses

Proses

Proses

Pengem bangan Sistem Informasi

11 Gambar 1.3 Metodologi Berorientasi Data (2004:68)

1.6.2 Model Pengembangan Sistem

Cara yang digunakan penulis dalam penerapan struktur pengembangan sistem yaitu dengan cara waterfall. Definisi waterfall menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi, menyebutkan bahwa: ”waterfall adalah setiap tahap harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh sebelum diteruskan ke tahap berikutnya untuk menghindari terjadinya pengulangan tahapan” (2003:44). Menurut Jogiyanto HM dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, menyatakan bahwa: ”pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada”. (2005:44)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menarik simpulan bahwa struktur pengembangan sistem dengan waterfall adalah penerapan pengembangan sistem dengan cara penyelesaian masalah secara bertahap dan menyeluruh. Di dalam penerapan struktur pengembangan sistem penulis menggunakan struktur pengembangan sistem waterfall agar sistem yang dibangun dapat dipahami dan digunakan dengan mudah oleh user.

Gambar 1.4 Waterfall (2005:52) Data

Data Data

Pengembangan Sistem Inform asi

12 1.7 Kegunaan Penelitian

Adapun kegunaan penelitian yang telah dilakukan pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung mengenai Perlengkapan adalah sebagai berikut:

A. Bagi Penulis

Untuk mengembangkan pengetahuan yang peneliti peroleh selama dibangku kuliah serta membandingkan teori yang diperoleh dengan lingkungan kerja serta untuk mengaplikasikan ilmu komputer yang diperoleh yaitu Microsoft Visual Basic 6.0 menggunakan Microsoft SQL Server 2000 sebagai databasenya, dengan merancang Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan sebagai karya nyata.

B. Bagi Peneliti Selanjutnya

Untuk sebagai bahan referensi bagi peneliti lain jika ingin melanjutkan atau mengembangkan tema yang sama yaitu mengenai Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan pada bagian umum pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung.

C. Bagi Perusahaan

Hasil dari penelitian dan rancangan yang dibuat oleh penulis dapat digunakan sebagai solusi bagi PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung pada bagian umum dalam mengelola dan pembuatan laporan dengan lebih cepat, tepat dan akurat serta memberi kemudahan dalam pengelolaan data.

1.8 Lokasi dan Waktu Penelitian 1.8.1 Lokasi Penelitian

Penulis melaksanakan penelitian pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung yang berlokasi di Jl. Soekarno Hatta No.503B Bandung, Telp. (022) 7315878 Fax (022) 7315580 E-mail: sesper@bgrindonesia.com Situs: www.bgrindonesia.com. Penulis melakukan penelitian pada bagian umum dan fungsi yang terkait dengan judul penulis, seperti: pelaksana/petugas umum, kepala seksi umum, kepala bagian umum, pelaksana/petugas keuangan, pelaksana/petugas akuntansi dan general manager.

13 1.8.2 Waktu Penelitian

Penulis melakukan penelitian selama 10 bulan, dimulai dari Oktober 2009 sampai dengan Desember 2010. Adapun Time schedule dari penelitian penulis adalah sebagai berikut:

Table 1.1 Time Schedule Penelitian Tugas Akhir

1.9 Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah pemahaman pada penyusunan penelitian ini, maka penulis menyusun sistematika penulisan sabagai berikut:

A. Bagian awal terdiri dari lembar judul, pernyataan keaslian, lembar pengesahan pembimbing dan penguji, abstrak, motto, kata pengantar, daftar isi, daftar tabel, daftar gambar, daftar lampiran dan daftar simbol.

B. Bagian isi terdiri dari:

BAB I: PENDAHULUAN

Bab ini membahas ruang lingkup permasalahan secara umum dan khusus yang terdiri dari latar belakang penelitian, identifikasi masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan penelitian, objek dan metode penelitian, rekayasa perangkat lunak, kegunaan penelitian, lokasi dan waktu penelitian dan sistematika penulisan.

14 BAB II: LANDASAN TEORI

Bab ini menguraikan tentang teori-teori yang berkaitan dengan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan, Teori-teori tersebut diperoleh dari buku-buku dan referensi lain. BAB III: ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini menguraikan lebih rinci dan terurut mengenai sistem yang berjalan pada perusahaan seperti sejarah singkat perusahaan, tujuan perusahaan, struktur organisasi, deskripsi jabatan, kebijakan dan pengendalian intern tentang sistem yang berjalan, fungsi yang terkait, formulir/dokumen yang digunakan, catatan yang digunakan, sistem yang berjalan, serta kelemahan sistem yang berjalan.

BAB IV: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERLENGKAPAN

Bab ini menguraikan sistem informasi akuntansi yang diusulkan, perancangan model sistem yang diusulkan, perancangan struktur menu, perancangan antar muka dan laporan, tampilan dan kode program aplikasi yang dibuat, komponen sistem yang dikonversi, jaringan komputer, serta menjelaskan kelebihan dan kelemahan sistem yang diusulkan.

BAB V: SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menguraikan simpulan dan saran dari hasil analisis penelitian dari permasalahan yang ada.

15

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan 2.1.1 Perancangan

Definisi perancangan menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin dalam bukunya yang berjudul Analisis & Desain Sistem Informasi, menyebutkan bahwa: ”perancangan adalah suatu kegiatan yang memiliki tujuan untuk mendesign sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik” (2005:39). Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, mendefinisikan perancangan sebagai berikut: “desain adalah proses menterjemahkan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan”. (2001:51)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa perancangan adalah kegiatan dalam merancang atau membuat pola sistem baru yang berguna untuk menyelesaikan masalah yang terjadi di perusahaan.

2.1.2 Sistem

Definisi sistem menurut Jogiyanto HM. dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain, menyebutkan bahwa: ”suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” (2005:1). Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi, mendefinisikan sistem sebagai berikut: “sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. (2004:2)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lain untuk mencapai suatu tujuan.

16 2.1.3 Informasi

Definisi informasi menurut Jogiyanto HM. dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain, menyebutkan bahwa: ”informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” (2005:8). Definisi informasi menurut Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen, menyebutkan bahwa: ”informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat”. (2004:46)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolah terlebih dahulu dan memberikan manfaat dan memberikan bahan keputusan kepada penerima.

2.1.4 Sistem Informasi

Definisi sistem informasi menurut Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer, menyebutkan bahwa:

“Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna”. (2004:61)

Menurut Jogiyanto HM dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi, mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut:

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. (2005:11)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang saling terkait untuk mengolah data menjadi informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan.

17 2.1.5 Akuntansi

Menurut Abdul Halim dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Sektor Publik Akuntansi Keuangan Daerah, mendefinisikan akuntansi sebagai berikut:

”Akuntansi adalah suatu proses pengidentifikasian, pengukuran, pencatatan, dan pelaporan transaksi ekonomi (keuangan) dari suatu organisasi/entitas yang dijadikan sebagai informasi dalam rangka pengambilan keputusan ekonomi oleh pihak-pihak yang memerlukan”. (2004:26)

Menurut Abdul Hafiz Tanjung dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Pemerintah Daerah menyebutkan definisi akuntansi sebagai berikut: “akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan, peringkasan dan penganalisaan data keuangan suatu organisasi” (2008:3). Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa akuntansi adalah proses pencatatan sampai pelaporan yang berhubungan dengan informasi ekonomi yang digunakan untuk mengambil keputusan.

2.1.5.1 Metode Pencatatan Akuntansi

Salah satu metode pencatatan akuntansi adalah metode pencatatan akuntansi berbasis akrual (accrual based), definisi accrual based menurut Deddi Nordiawan dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Sektor Publik, menyebutkan bahwa: ”basis akrual mendasarkan pencatatan pada timbulnya hak atau kewajiban” (2006:120). Definisi accrual basic menurut Abdul Halim dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Sektor Publik Akuntansi Keuangan Daerah, menyebutkan bahwa: ”basis akrual adalah dasar akuntansi yang mengakui transaksi dan peristiwa lainnya pada saat transaksi dan peristiwa itu terjadi (dan bukan hanya pada saat kas atau setara kas diterima atau dibayar)”. (2004:39)

Berdasarkan penjelasan di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa pencatatan akuntansi terdiri dari dua pencatatan yaitu metode cash basic dimana penerimaan dan pengeluaran kas dicatat saat itu juga pada saat transaksi, dan accrual basic dimana pencatatan akuntansi diakui langsung ketika terjadi transaksi walaupun belum terjadi penerimaan atau pengeluaran kas.

18 2.1.5.2 Proses Akuntansi

Secara singkat proses akuntansi menurut Indra Bastian dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi Sektor Publik, dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.1 Proses Akuntansi (2006:20)

Berdasarkan definisi dan gambar di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa proses akuntansi adalah kegiatan-kegiatan atau prosedur mengenai proses-proses yang dilakukan dalam pengolahan data yang berhubungan dengan akuntansi atau kejadian dan transaksi yang berhubungan dengan keuangan.

2.1.5.3 Siklus Akuntansi

Definisi siklus akuntansi menurut Abdul Halim dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Sektor Publik Akuntansi Keuangan Daerah, menyebutkan bahwa: ”siklus akuntansi adalah tahap-tahap yang ada dalam sistem akuntansi” (2004:42). Definisi siklus akuntansi menurut Indra Bastian dalam bukunya Akuntansi Suatu Pengantar, menyebutkan bahwa:

“Siklus Akuntansi merupakan serangkaian prosedur kegiatan akuntansi dalam suatu periode, mulai dari pencatatan transaksi pertama sampai dengan penyusunan laporan keuangan dan penutupan pembukuan secara keseluruhan, dan siap untuk pencatatan transaksi periode selanjutnya”. (2005:24)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa siklus akuntansi dimulai dari terjadinya transaksi, kemudian dilakukan pencatatan ke dalam jurnal, diposting ke dalam buku besar, sampai pengikhtisaran dan menghasilkan laporan keuangan.

19 2.1.5.3.1 Jurnal Umum

Definisi jurnal umum menurut Soemarso dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Suatu Pengantar, menyebutkan bahwa:

”Jurnal adalah formulir khusus yang digunakan untuk mencatat secara kronologis transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan menurut nama akun dan jumlah yang harus di debit dan di kredit. Jurnal umum (general journal) adalah bentuk jurnal yang terdiri dari dua kolom. Jurnal khusus (special journal) adalah buku harian (jurnal) yang dirancang untuk mencatat suatu transaksi (atau beberapa transaksi) tertentu”. (2004:94)

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem informasi akuntansi, adalah sebagai berikut: “jurnal adalah formulir khusus yang digunakan untuk mencatat ayat-ayat jurnal. Pada buku harian setiap bukti transaksi di catat secara kronologis”. (2001:101)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa jurnal adalah sebuah catatan untuk mencatat transaksi yang dilakukan oleh perusahaan berdasarkan urut waktu terjadinya.

Tabel 2.1 Format Jurnal Umum (2004: 96) Tanggal Nomor

Bukti

Keterangan Ref Debit kredit

Jurnal umum dari transaksi yang ada pada perusahaan yang penulis teliti adalah sebagai berikut:

Tabel 2.2 Jurnal Umum

PT. XXX Jurnal Umum Periode XX/XX/XXXX

Tanggal Nomor Bukti Uraian Ref Debit Kredit

XX/XX/XXXX BAPB/XXXX/XX/XXX Perlengkapan 113 XXX -

Utang Dagang 211 - XXX

XX/XX/XXXX SPPOTO/XXXX/XX/XXX Utang Dagang 211 XXX -

20 2.1.5.3.2 Buku Besar Umum

Definisi buku besar menurut Soemarso dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Suatu Pengantar, adalah sebagai berikut: “buku besar adalah kumpulan dari akun-akun yang saling berhubungan dan merupakan satu kesatuan tersendiri”. (2004:79)

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi penjelasan buku besar (general ledger) adalah sebagai berikut: “buku besar (general ledger) merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal”. (2001:121)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa buku besar adalah proses pengakumulasian akun-akun yang saling berhubungan dari hasil postingan jurnal umum.

Tabel 2.3 Format Buku Besar Umum (2004: 96)

Nama Akun: Nomor Akun:

Tanggal Keterangan Ref Debit Kredit Saldo Debit Kredit

Adapun contoh buku besar umum dari transaksi yang ada pada perusahaan yang penulis teliti adalah sebagai berikut:

Tabel 2.4 Buku Besar Umum Kas

PT. XXX Buku Besar Umum Periode XX/XX/XXXX

Nama Akun: Kas Nomor Akun: 111

Tanggal Keterangan Ref Debit Kredit Saldo

Debit Kredit

Saldo Awal V - - - xxx

21 Tabel 2.5 Buku Besar Umum Perlengkapan

PT. XXX Buku Besar Umum Periode XX/XX/XXXX

Nama Akun: Perlengkapan Nomor Akun: 113

Tanggal Keterangan Ref Debit Kredit Saldo

Debit Kredit

Saldo Awal V - - xxx

xx/xx/xxxx Utang Dagang 211 xxx - xxx -

xx/xx/xxxx Beban Perlengkapan 512 - xxx xxx -

Tabel 2.6 Buku Besar Umum Utang Dagang

PT. XXX Buku Besar Umum Periode XX/XX/XXXX

Nama Akun: Utang Dagang Nomor Akun: 211

Tanggal Keterangan Ref Debit Kredit Saldo Debit Kredit

Saldo Awal V xxx

xx/xx/xxxx Perlengkapan 113 - xxx - xxx

xx/xx/xxxx Kas 111 xxx - - xxx

Tabel 2.7 Buku Besar Umum Beban Perlengkapan

PT. XXX Buku Besar Umum Periode XX/XX/XXXX

Nama Akun: Beban Perlengkapan Nomor Akun: 512

Tanggal Keterangan Ref Debit Kredit Saldo

Debit Kredit

xx/xx/xxxx Perlengkapan 113 Xxx - xxx -

2.1.5.3.3 Jurnal Penyesuaian

Menurut Soemarso dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Suatu Pengantar adalah sebagai berikut: “laporan keuangan adalah laporan yag dirancang untuk para pembuat keputusan, terutama pihak diluar perusahaan, mengenai posisi keuangan dan hasil usaha perusahaan”. (2004:130)

Menurut Abdul Halim dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Sektor Publik Akuntansi Keuangan Daerah, mendefinisikan jurnal penyesuaian sebagai berikut: “penyesuaian diperlukan untuk menyakinkan bahwa prinsip-prinsip pengakuan pendapatan atau biaya telah ditaati” (2004:54).

22 Berdasarkan definisi di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa jurnal penyesuaian adalah formulir khusus yang digunakan untuk menyesuaikan akun yang belum menunjukan saldo yang sebenarnya karena dalam akuntansi dikenal prosedur penyesuaian. Contoh jurnal penyesuaian dari transaksi yang terjadi pada perusahaan yang penulis teliti adalah sebagai berikut:

Tabel 2.8 Jurnal Penyesuaian

PT. XXX Jurnal Penyesuaian Periode XX/XX/XXXX

Tanggal Nomor Bukti Keterangan Ref Debit Kredit

XX/XX/XXX BM/XXXX/XX/XXX Beban Perlengkapan 512 XXX -

Perlengkapan 113 - XXX

2.1.5.3.4 Laporan Keuangan

Definisi laporan keuangan menurut IAI dalam bukunya yang berjudul Standar Akuntansi Keuangan adalah sebagai berikut:

“Laporan keuangan yaitu memberikan informasi tentang posisi keuangan, kinerja, dan arus kas perusahaan yang bermanfaat bagi sebagian besar kalangan pengguna laporan dalam rangka membuat keputusan-keputusan ekonomi serta menunjukan pertanggung jawaban (stewardship) manajemen atas penggunaan sumber-sumber daya yang dipercayakan kepada mereka”. (2007:1.2)

Definisi lain dari laporan keuangan (financial statement) menurut Kusrini dan AndriKoniyo dalam bukunya yang berjudul Membangun Sistem Informasi Akuntansi Dengan Visual Basic & SQL Server adalah sebagai berikut: “laporan yang menyajikan informasi keuangan yang dapat dipercaya” (2007:38). Berdasarkan paparan tentang laporan keuangan di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa laporan keuangan adalah sebuah informasi yang menggambarkan posisi keuangan, aktivitas, arus kas dan sumber belanja dari suatu instansi atau organisasi, yang informasi tersebut berguna baik bagi pihak internal maupun eksternal dalam pengambilan keputusan.

23 2.1.5.3.4.1 Laporan Laba Rugi

Menurut Soemarso dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Suatu Pengantar adalah sebagai berikut: “laporan laba/rugi adalah ikhtisar pendapatan dan beban suatu perusahaan untuk suatu jangka waktu tertentu, laporan laba/rugi menunjukkan hasil usaha suatu perusahaan dalam jangka waktu tertentu” (2004:55). Definisi laporan laba rugi menurut Abdul Halim dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Sektor Publik Akuntansi Keuangan Daerah, menyebutkan bahwa: “laporan laba rugi adalah laporan yang menyajikan pendapatan pemerintah daerah selama satu periode dan biaya-biaya untuk memperoleh pendapatan tersebut pada periode yang sama”. (2004:57)

Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa laporan laba rugi adalah ringkasan pendapatan dan beban yang menunjukan laba atau rugi suatu perusahaan selama periode waktu tertentu, misalnya bulanan, kuartalan, semesteran atau tahunan.

Tabel 2.9 Laporan Laba Rugi (2004:53)

PT. XXX Laporan Laba Rugi

Periode XXX

Pendapatan

Jumlah Pendapatan XXXX

Beban Usaha

Beban Gaji dan Tunjangan XXXX Beban Honor dan Vakasi XXXX

Beban Ongkos Kantor XXXX

Beban adm. Gaji XXXX

Beban adm. Keuangan XXXX

Beban Pemeliharaan Gedung XXXX Beban Perjalanan Dinas XXXX

Beban Perlengkapan XXXX

Beban Operasional XXXX

Beban Pengembangan Ekonomi XXXX

Total Beban Usaha XXXX

Laba Bersih XXXX

24 2.1.5.3.4.2 Neraca

Defini neraca menurut Soemarso dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Suatu Pengantar adalah sebagai berikut: “neraca adalah daftar aktiva, kewajiban dan modal perusahaan pada suatu saat tertentu”(2004:55). Definisi neraca menurut Abdul Halim dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Sektor Publik Akuntansi Keuangan Daerah, menyebutkan bahwa: “neraca adalah daftar rekening beserta saldo yang menyertainya dan saldo rekening diambil angkanya dari saldo terakhir yang ada di setiap rekening”. (2004:52)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa neraca merupakan daftar atau posisi keuangan yang meliputi aktiva, kewajiban dan modal perusahaan pada suatu akhir periode.

Tabel 2.10 Neraca (2004:53)

PT "XXX" Neraca Periode XX/XX/XXX

Aktiva Utang & Modal Aktiva Lancar: Utang

Kas XXX Utang dagang XXX

Kas Kecil Utang Voucher

Kas di Bank Utang Bunga

Piutang Usaha Jumlah Utang XXX

Perlengkapan XXX

Jumlah Aktiva Lancar XXX Modal:

Modal XXX

Aktiva Tetap:

Tanah

Bangunan Jumlah modal XXX

Kendaraan

Peralatan

Jumlah Aktiva Tetap XXX

Jumlah Aktiva XXX

Jumlah utang &

modal XXX

2.1.6 Sistem Akuntansi

Definisi sistem akuntansi menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi menyebutkan bahwa: ”sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan

25 pengelolaan perusahaan” (2001:3). Menurut Krismiaji dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, mendefinisikan sistem akuntansi sebagai berikut: “sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan memproses bisnis”. (2001:4)

Berdasarkan uraian di atas penulis menyimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah suatu pengkoordinasi formulir, catatan dan laporan untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen untuk memudahkan pengelolaan kegiatan operasional perusahaan.

2.1.7 Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Jogiyanto HM dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi, mendefinisikan sistem informasi akuntansi sebagai berikut:

“Kumpulan kegiatan–kegiatan dari organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham. Pemerintah dan pihak–pihak luar lainnya”. (2005:17)

Menurut Krismiaji dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, mendefinisikan sistem informasi akuntansi sebagai berikut: ”sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan memproses bisnis”. (2001:4)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang saling berkaitan yang mengubah data transaksi keuangan menjadi informasi keuangan yang berguna untuk pengambilan keputusan.

26 2.1.8 Perlengkapan

Definisi perlengkapan menurut Soemarso di dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Suatu Pengantar, menyebutkan bahwa: “perlengkapan (supply) adalah salah satu bentuk aktiva dalam perusahaan yang terdiri dari bahan pembantu” (2005:55). Definisi perlengkapan menurut Abdul Halim dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Sektor Publik Keuangan Daerah, menyebutkan bahwa: “perlengkapan merupakan aktiva entitas yang dimaksudkan untuk dipakai dalam kegiatan operasional entitas sehari-hari”. (2004:34)

Berdasarkan kutipan di atas penulis dapat mengambil simpulan bahwa perlengkapan adalah suatu barang yang bersifat habis pakai, hanya bisa digunakan sekali atau dalam waktu singkat dengan nilai satuan kecil.

2.1.9 Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan

Menurut Krismiaji dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, mendefinisikan sistem informasi akuntansi sebagai berikut: “sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan memproses bisnis” (2005:4). Definisi perlengkapan menurut Abdul Halim dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Sektor Publik Keuangan Daerah, menyebutkan bahwa: “perlengkapan merupakan aktiva entitas yang dimaksudkan untuk dipakai dalam kegiatan operasional entitas sehari-hari”. (2004:34)

Berdasarkan kutipan di atas penulis dapat mengambil simpulan bahwa sistem informasi akuntansi perlengkapan adalah sebuah sistem yang memproses data dan informasi dari salah satu aktiva dalam perusahaan yang terdiri dari bahan pembantu sehingga menghasilkan keputusan yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan.

2.1.10 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan 2.1.10.1 Definisi

Menurut Krismiaji dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi mendefinisikan perancangan sebagai berikut:

27 “Perancangan terdiri dari perancangan logis adalah melengkapi eksternal level schema dan menterjemahkan persyaratan data para pemakai dan program aplikasi ke dalam conceptual level schema sedangkan perancangan fisik adalah mengubah hasil rancangan konsep ke dalam struktur penyimpanan fisik”. (2002:144)

Menurut Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer mendefinisikan sistem informasi akuntansi sebagai berikut:

“Sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai kumpulan (integrasi) dari sub-sub sistem/komponen baik fisik maupun nonfisik yang saling berhubungan dan bekerjasama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan”. (2004:82)

Definisi perlengkapan menurut Abdul Halim dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Sektor Publik Keuangan Daerah, menyebutkan bahwa: “perlengkapan merupakan aktiva entitas yang dimaksudkan untuk dipakai dalam kegiatan operasional entitas sehari-hari”. (2004:34)

Berdasarkan uraian di atas penulis dapat mengambil simpulan bahwa perancangan sistem informasi akuntansi perlengkapan adalah proses penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atas perlengkapan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu atau kesatuan yang utuh dan berfungsi sehingga menyajikan informasi berupa laporan keuangan yang berkaitan dengan perlengkapan.

2.1.10.2 Fungsi yang terkait

Pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung perlengkapan diperoleh melalui pembelian sesuai dengan yang dibutuhkan. Fungsi yang terkait yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah fungsi terkait yang berkaitan dengan pembelian perlengkapan.

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, menjelaskan bahwa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi perlengkapan adalah:

28 “A. Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai (tidak diselenggarakan persediaan barang digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

B. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

C. Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

D. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register buku kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (buku kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan”. (2001:579)

2.1.10.3 Formulir/Dokumen yang Digunakan

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, mejelaskan bahwa dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi perlengkapan adalah:

“A. Surat permintaan pembelian. B.Surat permintaan penawaran harga. C.Surat order pembelian.

D.Laporan penerimaan barang. E.Surat perubahan order. F. Bukti kas keluar”. (2001:576)

29 2.1.10.4 Catatan yang Digunakan

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, menjelaskan bahwa catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah:

“A. Register Bukti Kas Keluar

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.

B. Jurnal Pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

C. Kartu Utang

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.

D. Kartu Persediaan

Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli”. (2001:562)

2.1.10.5 Standar Akuntansi Perlengkapan

Standar akuntansi perlengkapan yang penulis pakai ialah PSAK No.55 akuntansi instrumen derivatif dan aktivitas lindung nilai yang berisi sebagai berikut:

“A Instrumen derivatif merupakan hak atau kewajiban yang memenuhi definisi aset atau kewajiban, sehingga instrumen derivatif harus dilaporkan dalam laporan keuangan.

B Nilai wajar merupakan dasar pengukuran yang paling relevan bagi instrumen keuangan dan karenanya merupakan satu-satunya dasar pengukuran nilai instrumen derivatif yang relevan. Instrumen derivatif harus dinyatakan sebesar nilai wajar, dan penyesuaian terhadap nilai tercatat aset atau kewajiban yang dilindungi harus menggambarkan perubahan nilai wajar (laba atau rugi) aset/kewajiban yang bersangkutan akibat resiko yang dilindungi dan yang terjadi pada saat lindung nilai berlaku.

C Hal-hal yang dapat dilaporkan dalam laporan keuangan hanyalah hal-hal yang memenuhi definisi aset dan kewajiban.

D Akuntansi khusus untuk aset atau kewajiban yang dilindungi hanya dapat diterapkan untuk transaksi yang memenuhi persyaratan (qualifying items). Salah satu persyaratan adalah pertimbangan atas

30 perkiraan terjadinya saling terhapus (offset) yang efektif terhadap peubahan nilai wajar atau risiko arus kas yang dilindungi/item yang dilindungi selama periode lindung niai”. (2007:55.1)

2.1.10.6Kebutuhan Perangkat Lunak SIA Perlengkapan

Definisi rekayasa software (perangkat lunak) menurut Al-Bahra dalam bukunya yang berjudul Rekayasa Perangkat Lunak adalah sebagai berikut:

“A. Sebagai disiplin managerial dan teknis yang berhubungan dengan penemuan sistematik, produksi dan maintenance sistem perangkat lunak yang berkualitas tinggi, disampaikan pada waktu yang tetap serta memiliki harga yang mahal.

B. Suatu proses evolusi dan pemanfaatan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak.

C. Penetapan dan penggunaan prinsip-prinsip rekayasa dalam rangka mendapatkan perangkat lunak yang ekonomis yaitu perangkat lunak yang terpecaya dan bekerja efisien pada mesin (komputer)”. (2006:2) Software yang dibutuhkan dalam membuat perancangan sistem informasi akuntansi perlengkapan, software yang dapat digunakan terdiri dari:

A. Java Script B. Turbo C++ C. Delphi Pascal

D. Microsoft Visual Basic

Software Microsoft Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemograman yang digunakan penulis dalam pembuatan sistem informasi akuntansi perlengkapan, karena software ini dapat mendukung berbagai macam database, mudah dalam membuat laporan, serta user friendly bagi penggunanya. Software ini menghasilkan program aplikasi tentang sistem informasi perlengkapan. Database mempunyai beberapa macam jenis, diantaranya sebagai berikut:

A. SQL Server 2000 B. Oracle Server C. My SQL

D. Microsoft Access E. Microsoft Foxpro

Database yang digunakan penulis dalam perancangan sistem informasi akuntansi perlengkapan adalah Microsoft SQL Server 2000, karena Database ini

31 mudah dimengerti cara kerjanya, dapat membuat suatu database dengan banyak file, serta memiliki query untuk relasi antar tabel. Database yang dihasilkan adalah database surat permintaan pengajuan perlengkapan, database surat permintaan pembayaran, database faktur/kwitansi, database laporan bulanan stok akhir persediaan barang serta database barang perlengkapan.

Dibutuhkan software aplikasi pembuatan laporan/report dalam perancangan sistem informasi akuntansi perlengkapan. Berikut software aplikasi yang sering digunakan:

A. Crystal Report

B. Data Environment Access

Crystal report adalah software aplikasi yang digunakan dalam perancangan sistem informasi akuntansi perlengkapan, karena software ini dapat mendesain bentuk laporan sesuai dengan keinginan. Laporan yang dihasilkan adalah laporan bulanan stok akhir persediaan barang dan laporan keuangan yang terdiri dari laporan laba rugi dan neraca.

2.2 Bentuk, Jenis dan Bidang Perusahaan

Bentuk perusahaan pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung adalah perseroan terbatas (PT). Menurut Erhans, dkk. dalam bukunya Akuntansi berdasarkan prinsip akuntansi Indonesia perusahaan jasa dan dagang, mendefinisikanperseroan terbatas (PT) sebagai berikut: “perseroan terbatas (PT) ialah perusahaan yang modalnya terbagi atas beberapa saham dimana saham-saham tersebut dimiliki lebih dari satu orang” (2000:13). Menurut Erhans, dkk. dalam bukunya Akuntansi berdasarkan prinsip akuntansi Indonesia perusahaan jasa dan dagang, mendefinisikan perusahaan jasa sebagai berikut: “perusahaan jasa ialah perusahaan yang menjual jasa kepada konsumen” (2000:11). Jenis perusahaannya adalah perusahaan jasa serta bergerak dibidang pengiriman barang.

2.3 Alat Pengembangan Sistem 2.3.1 Diagram Konteks

Definisi diagram konteks menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem informasi, menyebutkan bahwa:

32 ”Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada”. (2004:166)

Definisi diagram konteks menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain sistem informasi, menyebutkan bahwa: “diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem” (2005:64). Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan seluruh sistem secara umum.

2.3.2 Diagram Arus Data

Definisi diagram arus data menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi, menyebutkan bahwa:

“Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya”. (2004:163)

Definisi diagram arus data menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain sistem informasi, menyebutkan bahwa: “diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarakan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil” (2005:26). Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa diagram aliran data adalah suatu model sistem yang menggambarkan komponen-komponen sistem yang membentuk sebuah sistem yang lebih kecil.

2.3.3 Kamus Data

Pengertian kamus data menurut Jogiyanto HM dalam bukunya Analisis & Desain, menjelaskan bahwa: “kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi” (2005:725). Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi

33 mendefinisikan kamus data sebagai berikut: “kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi” (2004:170). Berdasarkan definisi di atas maka kamus data adalah katalog fakta mengenai data dan kebutuhan informasi yang diperlukan dari sistem informasi.

2.3.4 Bagan Alir

Menurut Krismiaji dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi, mendefinisikan bagan alir (flowchart) sebagai berikut:

“Bagan Alir merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir merupakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem”. (2002:71)

Definisi bagan alir menurut Jogiyanto HM. dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem, menyebutkan bahwa: ”bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika” (2005:795). Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menarik simpulan bahwa bagan alir adalah sebuah bagan yang menggambarkan prosedur-prosedur dari sistem.

2.3.5 Normalisasi

Definisi normalisasi menurut Jogiyanto HM dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem, menyebutkan bahwa: ”normalisasi adalah proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan group elemen yang berulang-ulang” (2005:30). Definisi normalisasi menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin dalam bukunya Analisis dan Desain sistem informasi, menyebutkan bahwa: “normalisasi adalah proses pengelompokan data ke dalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi”. (2005:169)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menarik simpulan bahwa normalisasi adalah sebuah proses pengelompokan atau mengklasifikasikan tabel atau relasi atau file.

34 2.3.6 Diagram Relasi Entitas

Definisi diagram relasi esntitas menurut Krismiaji dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi, menyebutkan bahwa: ”sebuah diagram relasi entitas secara grafis menggambarkan isi sebuah database” (2002:30). Definisi diagram relasi entitas menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin dalam bukunya Analisis dan Desain sistem informasi, menyebutkan bahwa: ”diagram relasi entitas adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak”. (2005:143)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menarik simpulan bahwa diagram relasi entitas adalah model jaringan yang menggambarkan isi susunan database. A. Derajat Relationship (Relationship Degree)

Definisi relationshipdegree atau derajat relationship menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin dalam bukunya Analisis dan Desain sistem informasi, menyebutkan bahwa: “jumlah entitas yang berpartisipasi dalam satu relationship” (2005:145). Macam-macam relationship yang sering digunakan dalam ERD adalah sebagai berikut:

1. Unary Relationship

Unary relationship adalah model relationship yang terjadi antara entity yang berasal dari entity set yang sama.

Contoh:

Gambar 2.2 Unary Relationship(2005:145)

2. Binary Relationship

Binary relationship adalah model relationship antara instance-instance dari suatu tipe entitas (dua entity yang berasal dari entity yang sama).

35 Gambar 2.3 Binary Relationship(2005:145)

3. Ternary Relationship

Ternary relationship merupakan relationship antara instance-instance dari tiga tipe entitas secara serentak.

Contoh:

Gambar 2.4 Ternary Relationship(2005:145) B. Kardinalitas

Terdapat 3 macam kardinalitas relasi menurut versi Chen yaitu sebagai berikut:

1. Relasi satu-ke-satu (One to One)

Tingkat hubungan ini menunjukkan hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, dan hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya. Contoh:

36 2. Relasi Satu ke Banyak atau Banyak ke Satu (One to Many atau Many to

One)

Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu, tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya, satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.

Contoh:

Gambar 2.6 Diagram Kardinalitas One to Many(2005:150)

Gambar 2.7 Diagram Kardinalitas Many to One (2005:150)

3. Relasi Banyak-ke-Banyak (Many to Many)

Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua.

37 Gambar 2.8 Diagram Kardinalitas Many to Many(2005:151)

2.4 Software

2.4.1 Software Sistem Operasi

Definisi software menurut Azhar susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menjelaskan bahwa:

”Sistem operasi (Operating system) berfungsi untuk mengendalikan hubungan antar komponen-komponen yang terpasang dalam suatu sistem komputer, misalnya antar keyboard dengan CPU, dengan layar monitor dan lain-lain”. (2004:167)

Contoh dari operating system, diantaranya adalah WINDOWS, Mac OS X, SCO UNIX, LINUX dan lain-lain. Definisi dari microsoft windows XP menurut Abdul Rajaq dan Ruly dalam bukunya yang berjudul Penuntun Praktis Microsoft Office XP adalah sebagai berikut: ”Microsoft Windows XP profesional kependekatan dari microsoft windows experience profesional merupakan sistem operasi berbasis grafis (gambar) dengan berbagai fasilitas, dan kemudahan dalam pengoperasiannya” (2003:9). Software sistem operasi yang penulis gunakan dalam penelitaian ini adalah Windows XP, karena Windows XP mudah dalam proses pengoperasianya.

2.4.2 SoftwareInterpreter

Definisi dari softwareinterpreter menurut Azhar Susanto dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menyebutkan bahwa: ”interpreter merupakan software yang berfungsi sebagai penterjemah bahasa yang dimengerti oleh manusia kedalam bahasa yang dimengerti oleh komputer” (2004:171). Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menarik simpulan bahwa software

38 enterpriter adalah sebuah software penterjemah dari bahasa manusia kedalam bahasa mesin atau komputer.

2.4.3 Software Compiler

Definisi perangkat lunak compiler menurut Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menjelaskan bahwa: ”compiler berfungsi untuk menterjemahkan bahasa yang dipahami oleh manusia kedalam bahasa yang dipahami komputer secara langsung satu file”. (2004:241). Berdasarkan definisi di atas penulis dapat mengambil simpulan bahwa perangkat lunak compiler adalah source program yang digunakan untuk membuat software aplikasi dengan cara mengubah bahasa yang dipahami manusia kedalam bahasa yang dipahami komputer.

Definisi visual basic menurut Kusrini dan Andry Koniyo dalam bukunya yang berjudul Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server adalah sebagai berikut:

“Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Visual Basic merupakan salah satu development tool, yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows. Visual Basic merupakan bahasa pemrograman komputer yang mendukung pemrograman berorientasi objek (Object Oriented Programing)”. (2007:1)

Berdasarkan uraian di atas penulis dapat mengambil simpulan bahwa Microsoft Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemograman yang digunakan untuk membuat program aplikasi dan mengelola data.

2.4.4 Software Aplikasi

Definisi dari software aplikasi menurut Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menyebutkan bahwa: ”software aplikasi atau sering juga disebut sebagai ’paket aplikasi’ merupakan software jadi yang siap untuk digunakan” (2004:174). Menurut Melwin Syafrizal Daulay dalam bukunya yang berjudul Mengenal Hardware-Software dan Pengelolaan Instalasi Komputer, mendefinisikan software aplikasi sebagai berikut: ”software aplikasi merupakan program siap pakai yang digunakan untuk aplikasi dibidang tertentu”

39 (2007:3). Berdasarkan definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa software aplikasi adalah program siap pakai yang digunakan untuk meringankan pekerjaan tertentu.

Definisi Microsoft SQL Server 2000 menurut Kusrini dan Andri Koniyo dalam bukunya yang berjudul Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server, menjelaskan bahwa: “Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas” (2007:145). Menurut Feri Djuandi dalam bukunya yang berjudul SQL Server untuk Profesional, mendefinisikan bahwa: “SQL Server adalah sebuah sistem arsitektur terbuka yang memungkinkan para pengembang program memperluas dan menambahkan fungsi-fungsi ke dalam database tersebut” (2002:3). Berdasarkan kedua definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa Microsoft SQL Server 2000 adalah sebuah program yang digunakan untuk mengolah data, khususnya untuk database dalam suatu program aplikasi agar lebih mudah dipakai.

Definisi Crystal Report Menurut Kusrini dan Andri Kuniyo dalam bukunya yang berjudul Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & SQL Server, menyebutkan bahwa:

“Crystal Report merupakan program yang dapat digunakan untuk membuat, menganalisis dan menterjemahkan informasi yang terkandung dalam database atau program ke dalam berbagai jenis laporan yang sangat fleksibel”. (2007:264)

Definisi crystal report menurut Madcoms dalam bukunya yang berjudul Program Aplikasi Terintegrasi Inventory Hutang dan Piutang dengan Visual Basic 6.0 Dan Crystal Report menyebutkan bahwa: ”crystal report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dari program Microsoft Visual Basic 6.0, tetapi keduanya dapat dihubungkan (linkage)”. (2003:40)

Berdasarkan kedua definisi di atas dapat disimpulkan bahwa crystal report adalah sebuah program khusus yang digunakan untuk membuat berbagai jenis laporan yang fleksibel dan terpisah dari program Microsoft Visual Basic 6.0, tetapi keduanya dapat dihubungkan.

40

BAB III

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) adalah suatu badan usaha milik negara (BUMN) yang didirikan tanggal 11 April 1977 berdasarkan peraturan pemerintah No. 26 Tahun 1976, mengemban misi turut menunjang kebijaksanaan pemerintah dan membantu pelaku bisnis dan industri, khususnya dibidang penyelenggaraan jasa penyewaan dan pengelolaan ruangan serta proses pengiriman barang dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip pengelolaan usaha yang sehat dan undang-undang perseroan terbatas.

Untuk mengembangkan misi tersebut visi PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) adalah menjadi perusahaan jasa logistik yang profesional, beretika, terkemuka di Indonesia, serta mampu bersaing dipasar global. Bisnis utama PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) adalah menyediakan, menyewakan dan mengelola ruangan gudang, baik tertutup maupun terbuka (open storage), menyelenggarakan jasa pergudangan lainnya termasuk Stock Management dan Collateral Management, untuk menunjang bisnis utama PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) juga menyelenggarakan jasa pengurusan transportasi baik darat, laut dan udara serta menyelenggarakan jasa penunjang lainnya, seperti: pest control.

Wilayah usaha PT. Bhanda Ghara Reksa meliputi seluruh Indonesia, dengan didukung kantor-kantor cabang yang tersebar di kota-kota besar seperti Medan, Padang, Dumai, Palembang, Lampung, Jakarta, Bandung, Semarang, Yogyakarta, Surabaya, Makassar, Denpasar, Banjarmasin, Mataram, Kupang, Samarinda, Pontianak, Palu dan Sorong.

3.2 Tujuan Perusahaan (Visi dan Misi Perusahaan) 3.2.1 Visi Perusahaan

Visi dari PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung adalah menjadi perusahaan jasa logistik yang profesional terkemuka di Indonesia serta mampu bersaing di pasar global.

41 3.2.2 Misi Perusahaan

Misi dari PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung adalah sebagai berikut:

A. Menyelenggarakan jasa logistik yang cepat, aman, kompetitif didukung dengan teknologi informasi yang komprehensif dan handal.

B. Meningkatkan nilai perusahaan secara signifikan melalui peran aktif sebagai perusahaan jasa logistik terpercaya.

C. Meningkatkan kesejahteraan pekerja melalui peningkatan kompetensi SDM, jenjang karir yang jelas, peningkatan daya saing dan produktivitas. D. Menjalin kemitraan yang berkesinambungan, saling menguntungkan,

dilakukan secara transparan dan selektif.

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur Organisasi PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung adalah sebagai berikut:

: Fungsi Pemohon

: Fungsi yang terkait

42 3.4 Deskripsi Jabatan (Job Description)

A. General Manager (GM)

1. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan SDM, peralatan kerja dan sarana fisik, termasuk pemeliharaan dan renovasinya ke kantor pusat. 2. Mengkoordinir dan memonitor serta mengevaluasi realisasi anggaran dan

seluruh pengeluaran biaya operasional agar tercapai cost iffectiveness. 3. Memonitor efektifitas penyelenggaraan administrasi, pengelolaan SDM,

dan keuangan cabang.

4. Memelihara dan mengoptimalkan pemanfaatan seluruh assets yang dimiliki oleh cabang guna mengoptimalkan kinerja cabang.

5. Menerima dan memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh bagian akuntansi.

B. Kepala Bagian Keu, Akt, Umum & SDM

1. Mengumpulkan data kegiatan tahun lalu sebagai data historis.

2. Mengotorisasi pengajuan/permintaan pengadaan (PPP) untuk pembelian/pengadaan perlengkapan kantor.

3. Menerima slip permintaan pembayaran (SPP) yang dibuat oleh kepsie umum untuk melakukan pembelian/pengadaan perlengkapan kantor. 4. Menerima laporan bulanan stok akhir persediaan barang ATK

(LPSAPBA) yang dibuat oleh kepsie umum. 5. Mengelola kebutuhan SDM.

6. Mengelola kebutuhan pelatihan SDM. 7. Mengelola peningkatan kinerja SDM. C. Kepala Seksi Umum

1. Melakukan persiapan dan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang tidak melalui tender sesuai dengan ketentuan perusahaan dan peraturan perundangan yang berlaku.

2. Menerima hasil pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang melalui supplier.

3. Melaksanakan inventaris/kartu persediaan barang (KPB) dan stock opname atau laporan bulanan stok akhir persediaan barang ATK (LPBSAPBA) secara periodik harta tetap dan barang persediaan.

43 4. Melaksanakan pemeliharaan harta tetap, sesuai dengan

ketentuan/kebijakan perusahaan.

5. Menjaga hubungan baik dengan supplier.

6. Melakukan pendekatan dengan aparat pemerintah daerah dan pihak lainnya yang berkaitan dengan kepegawaiannya dan umum.

D. Pelaksana/Petugas Umum

1. Menerima permintaan perbaikan atau perawatan sarana/prasarana kerja. 2. Memverifikasi kebutuhan berdasarkan budget.

3. Mengajukan permintaan kebutuhan barang kepada kabag SDM dan umum. 4. Melakukan pembelian barang/sarana/prasarana kerja dengan menggunakan

pengajuan/permintaan pengadaan (PPP).

5. Menerima permintaan perbaikan atau perawatan sarana/prasarana kerja. 6. Memeriksa secara fisik terhadap kerusakan sarana/prasarana yang

diajukan.

7. Melaksanakan inventaris/kartu persediaan barang (KPB)

8. Mendata semua asset yang dimiliki oleh perusahaan (kantor cabang). E. Pelaksana/Petugas Akuntansi

1. Mengkoordinir kegiatan verifikasi, kodifikasi serta klasifikasi data akuntansi.

2. Mengkoordinir kegiatan pencatatan jurnal (JU) data akuntansi. 3. Mengkoordinir kegiatan pencatatan buku besar (BB).

4. Menjalankan pencatatan pada neraca dan laba rugi .

5. Menjalankan dan mengawasi korespondesi serta penyimpanan dan pengamanan atau dokumen di unit kerja.

6. Terciptanya hubungan kerja profesional baik dalam lingkup perusahaan dan dengan pihak eksternal.

F. Pelaksana/Petugas Keuangan

1. Mengatur ketersediaan uang tunai di kantor cabang baik untuk kas harian maupun rekening giro perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan anggaran perusahaan.

2. Mengkoordinasikan pembayaran-pembayaran yang harus dilakukan oleh kantor cabang sesuai dengan penyediaan dana.

44 3. Sistem keuangan yang berlaku dalam kurun waktu terakhir dievaluasi

dengan acuan yang berlaku.

3.5 Kebijakan Perusahaan dan Pengendalian Internal Tentang Sistem Berjalan

Kebijakan dan pengendalian internal yang berjalan pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Badung adalah sebagai berikut:

A. Pelaksanaan Pengadaan

1. Pengadaan didasarkan pada permintaan dan jenis kebutuhan dengan mengunakan pengajuan/permintaan pengadaan (PPP) (sarana/prasarana/inventaris) oleh pegawai/pemohon pada setiap waktu membutuhkan perlengkapan.

2. Setiap permintaan pengadaan barang/jasa dari masing-masing bagian dapat dilayani apabila permintaan pengadaan telah diparaf kabag/kasie.

3. Bagian umum/pengadaan memeriksa kelangkapan data-data, sifat permintaan, nilai permintaan, jenis pengadaan barang atau jasa, jika data tidak lengkap maka segera memberikan informasi ke bagian yang bersangkutan untuk melengkapinya.

4. Permintaan pengadaan barang/jasa untuk kegiatan di kantor cabang berupa inventaris kantor, perbaikan dan renovasi gedung serta barang/jasa untuk inventaris sesuai dengan jenis kebutuhan yang disentralisir oleh kantor cabang seperti kendaraan armada angkutan, kendaraan dinas, roda 4, roda 2, serta inventaris yang mempunyai nilai ekonomis tinggi.

5. Setiap pembelian/pengadaan perlengkapan menggunakan slip permintaan pembayaran (SPP) untuk mendapatkan dana pembelian/pengadaan perlengkapan dari bagian keuangan.

6. Perlengkapan terdapat 2 jenis yaitu alat tulis kantor (ATK) dan cetakan yang dipergunakan untuk operasional pada perusahaan.

7. Perolehan perlengkapan di perusahaan dapat dari hasil pembelian/pengadaan barang.

45 B. Verifikasi Barang yang diterima/dibeli

1. Bagian umum melakukan pemeriksaan atas barang yang diterima, memeriksa kesesuaian surat-seperti: permintaan/pengajuan pengadaan, nota, serta melakukan pengujian antara lain: ketepatan jumlah, jenis, waktu, mutu sesuai dengan apa yang dibutuhkan.

2. Barang khususnya untuk keperluan operasional dalam rangka pelayanan kepada pelanggan, maka dapat melibatkan unit operasional yang menggunakannya untuk melakukan verifikasi.

3. Jika terjadi perbedaan antara permintaan/pengajuan pengadaan dengan fisik barang yang diterima, maka bagian umum akan memberikan komplain baik dalam bentuk atau lisan/ telepon untuk penukaran atas barang tersebut kepada supplier yang bersangkutan.

4. Penukaran barang dilakukan oleh bagian umum dengan bukti return/Nota dari Supplier.

5. Jika barang yang diterima dinyatakan sesuai persyaratan, maka bagian penerima barang/verifikasi menandatangi pada Nota.

6. Perlengkapan akan diberikan kepada pemohon dengan mengisi catatan pengadaan barang perlengkapan yang diberikan oleh Bagian Umum. 7. Bagian umum mencatat semua kegiatan pembelian ke dalam KPB (Kartu

Persediaan Barang) dan LBSAPBA (laporan Bulanan Stok Akhir Persediaan Barang ATK) pada komputer dalam bentuk file.

3.6 Fungsi Yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi perlengkapan pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung adalah sebagai berikut:

A. Pelaksana/Petugas Umum General Manager

B. Kepala Seksi Umum Kepala Bagian Keu, Akt, Umum & SDM C. Kepala Seksi Umum

D. Pelaksana/Petugas Umum E. Pelaksana/Petugas Keuangan F. Pelaksana/Petugas Akuntansi G. Supplier

46 3.7 Formulir/Dokumen Yang Digunakan

Formulir atau dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi perlengkapan pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung adalah sebagai berikut:

A. CPBP (Catatan Pengadaan Barang Perlengkapan) B. PPP (Pengajuan/Permintaan Perlengkapan) C. SPP (Slip Permintaan Pembayaran)

D. KPB (Kartu Persediaan Barang)

E. LBSAPBA (Laporan Bulanan Stock Akhir Pesediaan Barang ATK) F. Nota

3.8 Catatan Yang Digunakan

Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi perlengkapan pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung adalah sebagai berikut:

A. JU (Jurnal Umum) B. BB (Buku Besar)

3.9 Sistem Yang Berjalan

3.9.1 Diagram Konteks yang Berjalan

Diagram konteks yang berjalan dari sistem akuntansi perlengkapan pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung. Diagram konteks ini terdiri dari 8 entitas gambarannya sebagai berikut:

47 Gambar 3.2 Diagram Konteks berjalan

Keterangan:

PPP : Pengajuan/Permintaan Perlengkapan

PPP ACC : Pengajuan/Permintaan Perlengkapan yang sudah diotorisasi SPP : Slip Permintaan Pembayaran

SPP ACC : Slip Permintaan Pembayaran yang diotorisasi KPB : Kartu Persediaan Barang

LBSAPBA : Laporan Bulanan Stock Akhir Pesediaan Barang ATK CPBP : Catatan Pengadaan Barang Perlengkapan

JU : Jurnal Umum

BB : Buku Besar

L/R : Laporan Laba rugi

Entitas pada diagram kontek diatas terdiri dari pegawai/pemohon, pelaksana/petugas umum, kepala seksi umum, kepala bagian umum, pelaksana/petugas keuangan, pelaksana/petugas akuntansi, general manager dan supplier, adapun andil dari masing-masing entitas tersebut dalam proses pembuatan laporan pendukung perlengkapan diawali dengan pegawai/pemohon membuat dan mengisi CPBP yang diserahkan ke pelaksana/petugas Umum untuk

175 Gambar 4.113 Setting Configure

c. Setelah database masuk isikan data source sesuai dengan database, kemudian klik next.

Gambar 4.114 Setting Data Source

d. Kemudian pilih server yang digunakan, serta masukan login ID dan Password apabila settingan komputer ada Password lalu pilih Next.

176 Gambar 4.115 Setting Koneksi

e. Setelah itu pada change the default database pilih database yang akan digunakan kemudian klik Next.

177 f. Apabila muncul gambar seperti di bawah ini kemudian klik Finish

Gambar 4.117 Setting Bahasa SQL

g. Kemudian untuk memastikan data source sudah terkoneksi dapat di klik Test

Data Source dan apabila sudah terkoneksi klik OK

178

4.8Kelebihan dan Kelemahan Sistem Usulan

4.8.1 Kelebihan sistem yang diusulkan

Program aplikasi sistem informasi akuntansi perlengkapan dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dengan database SQL Server 2000 yang di buat oleh penulis ini terdapat beberapa kelebihan dan kelemahannya, kelebihan program ini diantaranya sebagai berikut:

A. Ada pengendalian keamanan pada saat memasuki program yaitu dengan kata kunci (password).

B. Pada tahap proses penginputan data dan transaksi dapat dilakukan dengan lebih cepat, tepat, akurat dan efisien serta data dapat tersimpan dengan teratur karena sudah ada sistem basis data (database) untuk menjaga keamanan dari data dan transaksi yang di masukan.

C. Software aplikasi sistem informasi akuntansi perlengkapan ini sudah berbasis client server, jadi dapat memudahkan dalam pengerjaan dalam setiap aktivitas yang berbeda dalam waktu yang sama dengan aplikasi yang sama.

D. Pada saat membuat jurnal umum, jurnal penyesuaian, dan buku besar sudah terdapat nomor akun.

E. Pada saat transaksi sudah terdapat pengendalian sehingga tidak ada transaksi yang ganda.

4.8.2Kelemahan sistem yang diusulkan

Untuk program aplikasi sistem informasi akuntansi perlengkapan dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dengan database SQL server 2000 ini terdapat beberapa kelemahan diantaranya sebagai berikut:

A. Software aplikasi ini laporan keuangannya akan balance jika telah terjadi penyesuaian pada jurnal penyesuaian.

B. Tidak ada form khusus untuk pergantian nomor akun, karena no akun yang digunakan hanya untuk akun yang berkaitan dengan judul tugas akhir ini. C. Tidak dapat melakukan perubahan password.

D. Software aplikasi ini hanya memunculkan data dan transaksi yang berkaitan dengan laporan keuangan secara umum.

179 BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

Setelah melakukan penelitian di PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Bandung terutama pada bagian umum, akhirnya penulis mendapatkan beberapa simpulan yaitu:

A. Pencatatan transaksi penerimaan barang perlengkapan dan pengeluaran barang perlengkapan perusahaan pada bagian pelaksana/petugas umum, kepala seksi umum, pelaksana/petugas keuangan, dan pelaksana/petugas akuntansi sudah menggunakan komputer yaitu dengan menggunakan Microsoft Office Excel 2007 sebagai pencatatan transaksi dan alat hitung, tetapi belum terkomputerisasi dengan baik serta pelaporan antara bagian pelaksana/petugas akuntansi, kepala seksi umum dan kepala bagian keu, akt, umum dan SDM masih semimanual, sehingga dalam pengerjaannya kurang efektif dan efisien. Siklus akuntansi pada perusahaan belum sesuai dengan standar akuntansi keuangan.

B. Perancangan sistem dengan kelengkapan sistem menggunakan diagram konteks, data flow diagram, entity relationship diagram, dan flowchart, yang berupa input dari data-data penerimaan dan pengeluaran barang perlengkapan perusahaan. Perancangan sistem informasi akuntansi perlengkapan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 dapat memudahkan dalam pengolahan data laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi keuangan, selain itu membantu dalam mengefektifkan waktu untuk menghasilkan informasi keuangan perusahaan secara akurat dan up to date. Laporan keuangan yang dihasilkan adalah laporan laba rugi dan neraca.

180 5.2 Saran

Saran penulis untuk mengembangkan lebih lanjut yang ditujukan kepada pihak perusahaan tempat melakukan penelitian adalah sebagai berikut:

A. Perlu diadakan pengembangan sistem informasi berbasis komputer yang dapat mengelola data transaksi untuk menghasilkan informasi laporan keuangan dengan cepat dan akurat.

B. Apabila perusahaan akan menggunakan program aplikasi perlengkapan yang penulis buat maka komputer yang digunakan minimal menggunakan Processor Pentium IV, Motherboard INTEL, Hardisk Minimal 20 Gb, memory DDR 256 MB, ATI RADEON XPRESS 200M Series 128MB dan terdapat Software windows XP, Microsoft Visual Basic dan SQL Server 2000. Selain itu dibutuhkan sumber daya manusia yang diperlukan untuk menjalankan program perlengkapan ini minimal lulusan SMU atau orang yang bisa mengoperasikan komputer.