25
BAB III SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA
BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU PROVSU
A. Pengertian Sistem.
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Mulyadi, 2001:2. Sistem merupakan serangkaian bagian yang saling tergantung dan
bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu Anastasia, Lilis, 2011:3. Sistem adalah suatu rangkaian yang berfungsi menerima input masukan, mengolah
input, dan menghasilkan outputkeluaran Wiratna, 2015:1. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang
terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan Mulyadi, 2008:5. Dari pengertian tentang sistem, sebagaimana diuraikan diatas, maka
suatu sistem adalah sesuatu yang diciptakan. Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi Mulyadi,
2008:3. Sebagaimana sesuatu yang diciptakan, tentu saja suatu sistem tidak
terlepas dari kemungkinan untuk dirubah. StephenMary 2010:5, menyatakan perubahan adalah realitas yang dihadapi organisasi. Organisasi
menghadapi tantangan karena faktor-faktor eksternal dan internal membuat adanya perubahan.
Universitas Sumatera Utara
26
Dampak dari perubahan tersebut antara lain adalah diperlukannya sistem informasi yang baru atau modifikasi terhadap sistem informasi yang
sudah ada Anastasia, Lilis, 2011:38. Sekali sebuah sistem sudah ditetapkan, umpan balik atau masukan dari
para pengguna informasi dapat digunakan untuk menganalisis dan memperbaiki sistem tersebut Waren, Reeve, Fess, 2008:207.
B. Pengertian Sistem Akuntansi.
Sistem akuntansi accounting system adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan dan melaporkan
informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan Waren, Reeve, Fess, 2008:206. Selanjutnya dikemukakan bahwa Sistim Akuntansi berkembang
melalui tiga langkah, yaitu 1 analisis terhadap kebutuhan informasi, 2 perancangan sistem, dan 3 implementasi dari rancangan sistem.
Sistem Akuntansi adalah kumpulan elemen yaitu formulir, jurnal, buku besar, buku pembantu, dan laporan keuangan yang akan digunakan oleh
manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan Wiratna, 2015:3. Akuntansi adalah suatu sistem yang dapat memberikan informasi yang
dibutuhkan oleh pihak internal maupun eksternal perusahaan dibidang keuangan Bastian, Suharjono, 2006:5.
Jadi secara teknis hasil akhir dari sistem akuntansi adalah seperangkat laporan keuangan yang terdiri dari neraca, laporan laba-rugi, laporan arus kas,
laporan perubahan modal atau laporan laba ditahan. Semua laporan itu
Universitas Sumatera Utara
27
merupakan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan, sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Sistem Akuntansi pada dasarnya mempunyai keterkaitan yang kuat dengan sistem informasi manajemen. Mulyadi2008:30 menyatakan:
Manajemen Perusahaan menjalankan bisnis perusahaan dengan menggunakan sistem informasi yang disebut sistem informasi manajemen. Sistem akuntansi
merupakan sub sistem informasi manajemen yang mengolah data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pemakai internal
maupun pemakai eksternal. SelanjutnyaMulyadi2008:15 menyatakan,kegiatanpokok perusahaan
manufaktur terdiri dari desain dan pengembangan produk, pengolahan bahan menjadi produk jadi dan penjualan produk jadi kepada pembeli. Untuk
menangani kegiatan pokok perusahaan, umumnya dirancang sistim akuntansi yang terdiri dari:
1. Sistem Akuntansi Pokok,
2. SistemAkuntansi Piutang.
3. Sistem Akuntansi Utang.
4. Sistem Akuntansi penggajian dan pengupahan.
5. Sistem Akuntansi Biaya.
6. Sistem Akuntansi Kas.
7. Sistem Akuntansi Persediaan.
8. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap.
Universitas Sumatera Utara
28
Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan dirancang untuk menangani
transaksi perhitungan
gaji dan
upah karyawan
dan pembayarannya. Sistim ini terdiri dari jaringan prosedur pencatatan waktu
hadir dan waktu kerja, prosedur pembuatan daftar gajidanupah,prosedur pembayaran gaji dan upah serta prosedur distribusi biaya gaji dan upah.
Sistem penggajian dan pengupahan adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk memberi upah dan gaji kepada para karyawannya atas
jasa-jasa yang mereka berikan Wiratna, 2015:127. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan
manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi kepegawaianbertanggungjawab dalam pengangkatan
karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan,penghentiankaryawandaripekerjaannya,
dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan
bertanggung jawab
atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagaitunjangan kesejahteraan
karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentinganperhitungan harga
pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja Mulyadi, 2008:373.
Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah:
Universitas Sumatera Utara
29
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama
periode Akuntansi tertentu. 2.
Jumlah biaya gaji dan dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode
akuntansi tertentu. 4.
Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan Mulyadi, 2008:374 adalah sebagai berikut:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat- surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan,
seperti misalnya
suratkeputusan pengangkatan
karyawan baru,
kenaikanpangkat,perubahantarif upah,penurunan
pangkat,pemberhentian sementara dari pekerjaan skorsing, pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini
dikirimkan ke fungsi pembuat daftargaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
2. Kartu jam hadir.
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini
Universitas Sumatera Utara
30
dapat berupa daftar biasa,dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja.
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam
hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.
Seperti telah disebutkan di atas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan.
Dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk setiap pesanan yang diproduksi.
Dalam perusahaan yang berproduksi masa, pegawai mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data
untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung perkantoran. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan
langsung kepada produk yang sama. 4.
Daftar gaji dan daftar upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap pegawai, dikurangi
potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang pegawai, iuran untuk organisasi pegawai, dan lain sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
31
5. Rekap daftar gaji.
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per-departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Dalam perusahaan yang produksinya
berdasarkan pesanan rekap daftar gaji dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang
bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji.
6. Surat pernyataan gaji dan upah.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan
daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap pegawaimengenai rincian gaji yang diterima setiapkaryawanbeserta
berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. 7.
Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji. Di halaman muka amplop gaji setiap pegawai berisi informasi mengenai nama pegawai, nomor identifikasi pegawai dan
jumlah gaji bersih yang diterima pegawaidalam bulan tertentu. 8.
Bukti kas keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.
Universitas Sumatera Utara
32
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian Mulyadi, 2001:382 sebagai berikut:
1. Jurnal umum.
Dalam pencatatan gaji ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam
perusahaan. 2.
Kartu harga pokok produk. Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu. 3.
Kartu biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung
dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti
memorial.Kartubiayadapatmenggunakanformulir rekening dengandebit lebar wide debit ledger.
4. Kartu penghasilan pegawai
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap pegawai. Informasi dalam kartu
penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap pegawai. Disamping itu,kartu penghasilan pegawai
inidigunakan sebagai
tanda terima
gaji pegawaidengan
ditandatanganinya kartu tersebut oleh pegawai yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan pegawai ini, setiap pegawai hanya
Universitas Sumatera Utara
33
mengetahui gajinya sendiri, sehingga penghasilan karyawan tertentu tidakdiketahui oleh pegawai yang lain.
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagi berikut:
1. Fungsi kepegawaian.
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan baru, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat
surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
2. Fungsi pencatat waktu.
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua pegawai kantoran. Sistem pengendalian intern yang baik
mensyaratkan fungsipencatatan waktu hadir pegawai tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji.
3. Fungsi pembuat daftar gaji.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi
beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna
pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
4. Fungsi akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
34
Fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubunganya dengan pembayaran gaji karyawanmisalnya
utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun. Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada di
tangan : a.
Bagian utang. Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem
akuntansi penggajianbertanggungjawab untuk memproses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan
bukti kas keluar yang memberi otoritas kepada fungsi pembayaran gaji untuk membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum
dalam daftar gaji tersebut. b.
Bagian Kartu Biaya. Bagian ini memegang fungsi alat biaya, yang bertanggungjawab untuk
mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan kartu jam kerja.
c. Bagian Jurnal.
Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal, yang bertanggungjawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.
5. Fungsi keuangan.
Bagian ini bertanggungjawab untuk mengisi cek tersebut ke bank, guna pembayaran gaji, lalu menguangkan atau mencairkan cek tersebut ke bank,
Universitas Sumatera Utara
35
uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap pegawai untuk selanjutnya dibagikan kepada yang berhak.
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji. 3.Prosedur distribusi biaya gaji.
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 5. Prosedur pembayaran gaji.
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau
pabrik.Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan
atau dapat menggunakan kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu time recorder machine.
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan
untukmenentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk
menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur overtime, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah
karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur yang terakhir ini umumnya bertarif di atas tarif gaji biasa.
Universitas Sumatera Utara
36
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan,pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di
fungsiproduksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang
karyawan pabrik hadir di perusahaan selama 7 jam dalam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan
yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
Dalam pembuatan daftar gaji dan upah, data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji
karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upahatas
dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat
tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada
fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi
Universitas Sumatera Utara
37
keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian
amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar pay master. Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan
upah kepada karyawan.
C. Tujuan Sistem Akuntansi.
Kategori