Penelitian Terdahulu Pengertian Data dan Informasi

BAB II URAIAN TEORITIS

A. Penelitian Terdahulu

Susilowati 2006, meneliti tentang peningkatan kinerja pelayanan melalui pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen SIM dan komunikasi interpersonal yang efektif pada kantor pelayanan PBB Kabupaten Kuningan. Hasil penelitiannya, antara lain, menyimpulkan bahwa pelaksaan SIM dan komunikasi interpersonal yang efektif memiliki pengaruh yang sangat besar terhadap peningkatan kinerja pelayanan. Syahputra 2004 meneliti tentang penerapan dan pengembangan sistem informasi manajemen di unit pelayanan terpadu di kota Semarang. Hasil penelitiannya antara lain kualitas pelayanan administrasi di Unit Pelayanan Terpadu Kota Semarang masih belum baik disebabkan pada penerapan Sistem Informasi Manajemen, perancangan sistem belum sepenuhnya melibatkan pengguna dan belum mencakup semua kebutuhan pengguna. Untuk itu pada penerapan Sistem Informasi Manajemen perlu dirancang suatu Sistem Informasi Manajemen yang betul-betul dapat memenuhi semua kebutuhan pengguna dengan selalu melibatkan para pengguna dalam perancangan sistem, agar terbentuk suatu Sistem Informasi Manajemen yang dapat mencakup semua bidang tugas.

B. Pengertian Data dan Informasi

Pengertian data dan informasi sering dipertukarkan satu dengan yang lainnya, padahal data dan informasi merupakan dua konsep yang berbeda. Data adalah merupakan fakta yang belum tersusun atau angka-angka yang masih perlu Universitas Sumatera Utara diolah dalam proses pengambilan keputusan. Data dapat dikatakan merupakan simbol-simbol yang lazim dipergunakan orang. Sedangkan informasi adalah bentuk akhir dan data yaitu data yang telah diolah atau diproses dari bentuk yang tidak bermakna menjadi bermakna, materi mentah menjadi bentuk yang berarti atau nyata dan sesuai dengan nilainya di dalam suatu keputusan yang ada. Menurut Davis 1999:28 informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan pada saat ini atau mendatang. Sedangkan menurut Sutanta 2003:25 Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang . Hubungan antara data dan informasi adalah seperti bahan baku dan barang jadi. Hubungan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut: Sumber : Sutanta, 2003:25 Gambar 2.1 Transformasi Data Menjadi Informasi Penyimpanan Data Data Proses Informasi Universitas Sumatera Utara Proses tranformasi data menjadi informasi meliputi langkah-langkah sebagai berikut: 1. Capturing of data, yaitu pengumpulan data dengan penelitian pemeriksaan keterangan-keterangan yang masih merupakan data atau fakta. 2. Verifying of data, yaitu upaya melihat data yang dikumpulkan benar-benar sesuai dengan kebenaran atau apakah data yang disampaikan tersebut hanya dikarang-karang saja atau benar-benar diperoleh dari lapangan. 3. Classifying of data, aktivitas mengelompokkan data sesuai dengan keinginan yang memerlukannya. 4. Aranging of datasoring, yaitu penyusunan data dengan menempatkan dalam urutan-urutan atau rangkaian khusus disesuaikan dengan kebutuhan pemakai. 5. Summarizing, yaitu upaya mengakumulasi data dalam bentuk matematika. 6. Calculating if data, adalah perhitungan terhadap data yang diperoleh dengan memberikan nilai kepada data-data tersebut. 7. Storing of data, yaitu penyimpanan data dengan menempatkannya pada alat-alat penyimpanan baik yang berupa daftar kertas, mikro film yang dapat diperoleh kembali bila diperlukan. 8. Retreiving of data, yaitu mengambil keterangan-keterangan dan arsip storing bila informasi tersebut masih segar agar dapat dipergunakan sebagai informasi. 9. Reproducing of data, atau menciptakan kembali yaitu memperbanyak informasi yang disimpan dengan maksud dibagikan kepada yang berkepentingan agar tidak hilang masternya. Universitas Sumatera Utara 10. Communicating yaitu mengkomunikasikan informasi kepada sipemakai tersebut atau menyebarkannya kepada yang membutuhkan. Syarat-syarat tentang informasi yang baik adalah: a. Ketersediaan availability Syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah tersedianya informasi itu seniri. Informasi harus dapat diperoleh accessible bagi orang yang memanfaatkannya. b. Mudah dipahami comprehensibility Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat keputusan, baik itu informasi yang menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat kurang efektifnya keputusan manajemen. c. Relevan Dalam konteks organisasi, informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi. d. Bermanfaat Sebagai konsekuensi dari syarat relevansi, informasi juga harus bermanfaat bagi organisasi. Karena informasi juga harus dapat tersaji kedalam bentuk- bentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh organisasi yang bersangkutan. e. Tepat waktu Informasi harus tersedia tepat pada waktunya. Syarat ini terutama sangat penting pada asaat organisasi membutuhkan informasi ketika manajer hendak membuat keputusan-keputusan. Universitas Sumatera Utara f. Keandalan reability Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat diandalakan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus dapat menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikannya. g. Akurat Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dan kekeliruan. Ini juga berarti bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya. h. Konsisten Informasi tidak boleh mengandung kontrandiksi di dalam penyajiannya karena konsistensi merupakan syarat yang penting bagi dasar pengambilan keputusan. Sistem informasi sebagai suatu sistem tidak terlepas dari konsep itu sendiri. Pengertian sistem adalah sebagai suatu keseluruhan aneka komponen atau bagian-bagian yang saling berinteraksi sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai sasaran tertentu. Menurut Davis 1999:68, sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Menurut Sutanta 2003:25, sistem secara umum dapat didefenisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan elemen atau sub sistem yang saling bekerjasama atau yang saling dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi guna mencapai tujuan. Adapun pengertian Sistem Informasi menurut OBrien 2005:17, kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware,software, jaringan Universitas Sumatera Utara komunikasi,dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem informasi dapat diartikan sebagai sekumpulan unsur atau elemen seperti manusia, sarana, metode atau proses yang berfungsi bersama-sama dan saling bergantung satu sama lain sebagai suatu kesatuan berdasarkan kaidah-kaidah yang telah disetujui bersama untuk mencapai tujuan bersama. Sebagai sebuah sistem, maka sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi serta mengeluarkan hasilnya. Model dasar pengolahan informasi berguna dalam memahami bukan saja keseluruhan sistem pengolahan informasi, tetapi juga untuk penerapan pengolahan informasi secara tersendiri. Dari uraian diatas disimpulkan bahwa sistem informasi adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dengan maksud memberikan data kepada setiap yang memerlukannya baik data yang bersifat intern maupun ekstern digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pembinaan suatu sistem informasi intern dalam suatu organisasi mencakup 4 empat bidang kegiatan. yaitu: a. Pembuatan laporan. b. Sirkulasi laporan c. Penyimpanan laporan d. Pengambilan kembali laporan untuk digunakan dalam melaksanakan tindak lanjut e. lainnya. Universitas Sumatera Utara a. Pembuatan Laporan Pembuatan laporan yang terlalu banyak akan dapat mengakibatkan laporan–laporan itu sendiri tidak dibaca dan menjadi tidak berguna. Hal ini disebabkan karena mungkin laporan itu telah lama berlalu, laporan dibuat saat dibutuhkan, kurangnya pengarahan dan pengawasan dalam membuat laporan, atau waktu membuat laporan terlalu singkat Adapun ciri-ciri suatu laporan yang baik adalah: 1. Laporan tersusun rapi a. Disusun dengan kerjasama antara petugas-petugas teknis dengan petugas-petugas operasional b. Disusun dengan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami. c. Mengandung semua yang dibutuhkan dalam menghadapi situasi tertentu. d. Data yang dikandung didalamnya harus bersifat up to date dan lengkap, serta, dapat dipercaya. e. Mudah diinterprestasikan oleh pihak lain yang tidak turut serta dalam menyusun laporan. 2. Berisikan alat visualisasi. a. Mudah digunakan pimpinan organisasi dalam proses pengambilan keputusan. b. Tepat waktu dalam menyampaikan pada yang memerlukannya. b. Sirkulasi Laporan Dalam menyusun sirkulasi laporan supaya dapat dimanfaatkan dengan baik maka laporan hendaknya diberikan kepada pihak yang membutuhkan laporan Universitas Sumatera Utara tersebut, seperti para pejabat yang ikut dalam proses pengambilan keputusan, pihak-pihak yang menjadi pelaksana, dari keputusan yang akan diambil serta pihak luar seperti pihak pemerintah dan para pemegang saham. c. Penyimpanan laporan Berdasarkan kegunaan informasi bagi suatu organisasi, maka penyimpanan informasi sangat diperlukan, karena sewaktu-waktu mungkin kita membutuhkan laporan yang dibuat pada periode tahun lalu. Untuk informasi dibedakan atas 4 empat golongan utama, yaitu: 1. Informasi yang disimpan selama-lamanya. seperti informasi yang menyangkut status informasi. 2. Informasi yang disimpan dalam jangka waktu, yang panjang, seperti informasi mengenai pegawai disimpan untuk jangka waktu 50 tahun setelah pegawai tersebut berhenti. 3. Informasi yang disimpan dalam waktu sementara, seperti dokumen yang hanya sekali dipakai dan pengaruhnya terhadap kegiatan organisasi hanya bersifat sementara. 4. Informasi yang segera dapat dilupakan, seperti undangan rapat yang jika rapat telah selesai tidak berguna lagi. Suatu informasi berguna apabila informasi tersebut dipergunakan sebagai bahan untuk mempermudah pengambilan keputusan. Efektifitas pengambilan keputusan tergantung dari cepat tidaknya informasi yang diperlukan dapat diambil dari tempat penyimpanannya dengan baik. Oleh karena itu, orang yang Universitas Sumatera Utara bertanggung jawab atas penyimpanan informasi harus mengetahui informasi apa yang dibutuhkan dan untuk maksud apa informasi itu. Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa proses arus informasi yang dimulai dari pengumpulan data, pengolahan, klasifikasi. penyimpanan dan pengambilan kembali dari tempat penyimpanannya adalah suatu proses yang saling mempengaruhi antara satu dengan yang lainnya dalam proses yang sama.

C. Pengertian Sistem Informasi Manajemen