BAB II URAIAN TEORITIS
A. Penelitian Terdahulu
Susilowati 2006, meneliti tentang peningkatan kinerja pelayanan melalui pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen SIM dan komunikasi interpersonal
yang efektif pada kantor pelayanan PBB Kabupaten Kuningan. Hasil penelitiannya, antara lain, menyimpulkan bahwa pelaksaan SIM dan komunikasi
interpersonal yang efektif memiliki pengaruh yang sangat besar terhadap peningkatan kinerja pelayanan.
Syahputra 2004 meneliti tentang penerapan dan pengembangan sistem informasi manajemen di unit pelayanan terpadu di kota Semarang. Hasil
penelitiannya antara lain kualitas pelayanan administrasi di Unit Pelayanan Terpadu Kota Semarang masih belum baik disebabkan pada penerapan Sistem
Informasi Manajemen, perancangan sistem belum sepenuhnya melibatkan pengguna dan belum mencakup semua kebutuhan pengguna. Untuk itu pada
penerapan Sistem Informasi Manajemen perlu dirancang suatu Sistem Informasi Manajemen yang betul-betul dapat memenuhi semua kebutuhan pengguna dengan
selalu melibatkan para pengguna dalam perancangan sistem, agar terbentuk suatu Sistem Informasi Manajemen yang dapat mencakup semua bidang tugas.
B. Pengertian Data dan Informasi
Pengertian data dan informasi sering dipertukarkan satu dengan yang lainnya, padahal data dan informasi merupakan dua konsep yang berbeda. Data
adalah merupakan fakta yang belum tersusun atau angka-angka yang masih perlu
Universitas Sumatera Utara
diolah dalam proses pengambilan keputusan. Data dapat dikatakan merupakan simbol-simbol yang lazim dipergunakan orang. Sedangkan informasi adalah
bentuk akhir dan data yaitu data yang telah diolah atau diproses dari bentuk yang tidak bermakna menjadi bermakna, materi mentah menjadi bentuk yang berarti
atau nyata dan sesuai dengan nilainya di dalam suatu keputusan yang ada. Menurut Davis 1999:28 informasi adalah data yang telah diolah menjadi
sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan pada saat ini atau mendatang. Sedangkan menurut Sutanta 2003:25
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang .
Hubungan antara data dan informasi adalah seperti bahan baku dan barang jadi. Hubungan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
Sumber : Sutanta, 2003:25 Gambar 2.1 Transformasi Data Menjadi Informasi
Penyimpanan Data
Data Proses
Informasi
Universitas Sumatera Utara
Proses tranformasi data menjadi informasi meliputi langkah-langkah sebagai berikut:
1. Capturing of data, yaitu pengumpulan data dengan penelitian pemeriksaan
keterangan-keterangan yang masih merupakan data atau fakta. 2.
Verifying of data, yaitu upaya melihat data yang dikumpulkan benar-benar sesuai dengan kebenaran atau apakah data yang disampaikan tersebut
hanya dikarang-karang saja atau benar-benar diperoleh dari lapangan. 3.
Classifying of data, aktivitas mengelompokkan data sesuai dengan keinginan yang memerlukannya.
4. Aranging of datasoring, yaitu penyusunan data dengan menempatkan
dalam urutan-urutan atau rangkaian khusus disesuaikan dengan kebutuhan pemakai.
5. Summarizing, yaitu upaya mengakumulasi data dalam bentuk matematika.
6. Calculating if data, adalah perhitungan terhadap data yang diperoleh
dengan memberikan nilai kepada data-data tersebut. 7.
Storing of data, yaitu penyimpanan data dengan menempatkannya pada alat-alat penyimpanan baik yang berupa daftar kertas, mikro film yang
dapat diperoleh kembali bila diperlukan. 8.
Retreiving of data, yaitu mengambil keterangan-keterangan dan arsip storing bila informasi tersebut masih segar agar dapat dipergunakan
sebagai informasi. 9.
Reproducing of data, atau menciptakan kembali yaitu memperbanyak informasi yang disimpan dengan maksud dibagikan kepada yang
berkepentingan agar tidak hilang masternya.
Universitas Sumatera Utara
10. Communicating yaitu mengkomunikasikan informasi kepada sipemakai
tersebut atau menyebarkannya kepada yang membutuhkan.
Syarat-syarat tentang informasi yang baik adalah: a. Ketersediaan availability
Syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah tersedianya informasi itu seniri. Informasi harus dapat diperoleh accessible bagi orang yang
memanfaatkannya. b.
Mudah dipahami comprehensibility Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat keputusan, baik itu informasi
yang menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat kurang
efektifnya keputusan manajemen. c.
Relevan Dalam konteks organisasi, informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar
relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi. d.
Bermanfaat Sebagai konsekuensi dari syarat relevansi, informasi juga harus bermanfaat
bagi organisasi. Karena informasi juga harus dapat tersaji kedalam bentuk- bentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh organisasi yang bersangkutan.
e. Tepat waktu
Informasi harus tersedia tepat pada waktunya. Syarat ini terutama sangat penting pada asaat organisasi membutuhkan informasi ketika manajer hendak
membuat keputusan-keputusan.
Universitas Sumatera Utara
f. Keandalan reability
Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat diandalakan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus dapat menjamin
tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikannya. g.
Akurat Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dan
kekeliruan. Ini juga berarti bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.
h. Konsisten
Informasi tidak boleh mengandung kontrandiksi di dalam penyajiannya karena konsistensi merupakan syarat yang penting bagi dasar pengambilan keputusan.
Sistem informasi sebagai suatu sistem tidak terlepas dari konsep itu sendiri. Pengertian sistem adalah sebagai suatu keseluruhan aneka komponen atau
bagian-bagian yang saling berinteraksi sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai sasaran tertentu. Menurut Davis 1999:68,
sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.
Menurut Sutanta 2003:25, sistem secara umum dapat didefenisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan elemen atau sub sistem yang saling
bekerjasama atau yang saling dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi guna mencapai tujuan.
Adapun pengertian Sistem Informasi menurut OBrien 2005:17, kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware,software, jaringan
Universitas Sumatera Utara
komunikasi,dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem informasi dapat diartikan
sebagai sekumpulan unsur atau elemen seperti manusia, sarana, metode atau proses yang berfungsi bersama-sama dan saling bergantung satu sama lain sebagai
suatu kesatuan berdasarkan kaidah-kaidah yang telah disetujui bersama untuk mencapai tujuan bersama.
Sebagai sebuah sistem, maka sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi serta mengeluarkan
hasilnya. Model dasar pengolahan informasi berguna dalam memahami bukan saja keseluruhan sistem pengolahan informasi, tetapi juga untuk penerapan
pengolahan informasi secara tersendiri. Dari uraian diatas disimpulkan bahwa sistem informasi adalah jaringan
prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dengan maksud memberikan data kepada setiap yang memerlukannya baik data yang bersifat
intern maupun ekstern digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pembinaan suatu sistem informasi intern
dalam suatu organisasi mencakup 4 empat bidang kegiatan. yaitu: a.
Pembuatan laporan. b.
Sirkulasi laporan c.
Penyimpanan laporan d.
Pengambilan kembali laporan untuk digunakan dalam melaksanakan tindak lanjut
e. lainnya.
Universitas Sumatera Utara
a. Pembuatan Laporan Pembuatan laporan yang terlalu banyak akan dapat mengakibatkan
laporan–laporan itu sendiri tidak dibaca dan menjadi tidak berguna. Hal ini disebabkan karena mungkin laporan itu telah lama berlalu, laporan dibuat saat
dibutuhkan, kurangnya pengarahan dan pengawasan dalam membuat laporan, atau waktu membuat laporan terlalu singkat Adapun ciri-ciri suatu laporan yang baik
adalah: 1.
Laporan tersusun rapi a.
Disusun dengan kerjasama antara petugas-petugas teknis dengan petugas-petugas operasional
b. Disusun dengan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami.
c. Mengandung semua yang dibutuhkan dalam menghadapi situasi
tertentu. d.
Data yang dikandung didalamnya harus bersifat up to date dan lengkap, serta, dapat dipercaya.
e. Mudah diinterprestasikan oleh pihak lain yang tidak turut serta
dalam menyusun laporan. 2.
Berisikan alat visualisasi. a. Mudah digunakan pimpinan organisasi dalam proses pengambilan
keputusan. b. Tepat waktu dalam menyampaikan pada yang memerlukannya.
b. Sirkulasi Laporan Dalam menyusun sirkulasi laporan supaya dapat dimanfaatkan dengan
baik maka laporan hendaknya diberikan kepada pihak yang membutuhkan laporan
Universitas Sumatera Utara
tersebut, seperti para pejabat yang ikut dalam proses pengambilan keputusan, pihak-pihak yang menjadi pelaksana, dari keputusan yang akan diambil serta
pihak luar seperti pihak pemerintah dan para pemegang saham.
c. Penyimpanan laporan Berdasarkan kegunaan informasi bagi suatu organisasi, maka
penyimpanan informasi sangat diperlukan, karena sewaktu-waktu mungkin kita membutuhkan laporan yang dibuat pada periode tahun lalu. Untuk informasi
dibedakan atas 4 empat golongan utama, yaitu: 1.
Informasi yang disimpan selama-lamanya. seperti informasi yang menyangkut status informasi.
2. Informasi yang disimpan dalam jangka waktu, yang panjang, seperti
informasi mengenai pegawai disimpan untuk jangka waktu 50 tahun setelah pegawai tersebut berhenti.
3. Informasi yang disimpan dalam waktu sementara, seperti dokumen yang
hanya sekali dipakai dan pengaruhnya terhadap kegiatan organisasi hanya bersifat sementara.
4. Informasi yang segera dapat dilupakan, seperti undangan rapat yang jika
rapat telah selesai tidak berguna lagi.
Suatu informasi berguna apabila informasi tersebut dipergunakan sebagai bahan untuk mempermudah pengambilan keputusan. Efektifitas pengambilan
keputusan tergantung dari cepat tidaknya informasi yang diperlukan dapat diambil dari tempat penyimpanannya dengan baik. Oleh karena itu, orang yang
Universitas Sumatera Utara
bertanggung jawab atas penyimpanan informasi harus mengetahui informasi apa yang dibutuhkan dan untuk maksud apa informasi itu.
Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa proses arus informasi yang dimulai dari pengumpulan data, pengolahan, klasifikasi.
penyimpanan dan pengambilan kembali dari tempat penyimpanannya adalah suatu proses yang saling mempengaruhi antara satu dengan yang lainnya dalam proses
yang sama.
C. Pengertian Sistem Informasi Manajemen