Ketersediaan Koleksi Pedoman Penghitungan Besarnya Koleksi

Sedangkan menurut Sjahrial-Pamuntjak 2000 : 5 Tugas perpustakaan adalah: Melayani keperluan para mahasiswa dari tingkat persiapan sampai kepada mahasiswa yang sedang menghadapi ujian sarjana dan menyusun skripsi, para staf dalam persiapan bahan perkuliahan serta para peneliti yang bergabung dalam perguruan tinggi yang bersangkutan Dari kedua uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk melayani kebutuhan informasi civitas akademika perguruan tinggi tempatnya bernaung dalam melaksanakan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan

2.2 Ketersediaan Koleksi

Ketersediaan berasal dari kata sedia yang artinya siap atau kesiapan. Ketersedian adalah kesiapan suatu alat, tenaga, barang, modal, dan siap untuk digunakan atau dioperasikan dalam waktu yang telah ditentukan. Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1990: 223. Sedangkan koleksi perpustakaan adalah kumpulan bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan. Yulia, 1993: 3 . Sedangkan m enurut pendapat Sutarno 2006 : 104 ketersediaan koleksi mencakup : 1. Ketersediaan koleksi bahan pustaka seperti informasi, ilmu pengetahuan teknologi dan budaya selalu terjadi setiap informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang di butuhkan para pengguna perpustakaan, dan selalu terjadi setiap saat explosion of information. 2. Setiap perpustakaan harus efektif untuk menghimpun, mengoleksi, dan menyajikan koleksi bahan pustaka untuk dilayankan kepada para pemakai, sesuai dengan kebutuhan pengguna. 3. Pengumpulan, pengolahan dan penyajian koleksi bahan pustaka yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna serta masyarakat yang dilayani, hanya akan menimbulkan ketidak efisienan dan pemborosan sumber daya perpustakaan. Jadi dapat disimpulkan bahwa ketersediaan koleksi perpustakaan adalah kesiapan bahan pustaka pada suatu perpustakaan untuk digunakan, dimanfaatkan, dan didayagunakan pengguna perpustakaan. Ketersediaan koleksi perpustakaan sangat Universitas Sumatera Utara menunjang fungsi dan tujuan perpustakaan. Dengan koleksi yang memadai perpustakaan dapat melakukan tugasnya dengan baik. 2.3 Koleksi Perpustakaan 2.3.1 Pengertian Koleksi Perpustakaan Untuk dapat memberikan pelayanan yang maksimal perpustakaaan harus dapat menyediakan dan mengumpulkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna demi melaksanakan program kegiatan perguruan tinggi yaitu tri dharma perguruan tinggi. Menurut Siregar 1998 : 2 yang dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada pangguna, guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang terkumpul dalam perpustakaan dan harus berguna untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pengguna. Pada perguruan tinggi, mahasiswa pada umumnya mencari informasi yang dibutuhkan ke perpustakaan. Oleh karena itu perpustakaan perguruan tinggi harus dikelola dengan baik, agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna dengan baik pula. Dengan pengelolaan yang baik dan koleksi yang memadai maka perpustakaan akan dikunjungi oleh pengguna, sehingga perpustakaan sudah bekerja secara optimal dalam memenuhi kebutuhan pengguna. Koleksi perpustakaan adalah faktor utama yang mempengaruhi perpustakaan dapat dimanfaatkan dengan baik atau tidak oleh pengguna. Karena kebanyakan pengguna perpustakaan datang ke perpustakaan untuk memanfaatkan koleksi perpustakaan. Adapun koleksi yang dimiliki perpustakaan sudah sangat berkembang, tidak hanya sebatas buku yang tercetak seperti yang dikemukakan oleh Rompas 1985 : 10 bahwa: Koleksi perpustakaan tidak terbatas hanya buku saja tetapi meliputi segala macam dan bentuk tercetak dan terekam. Selanjutnya barang cetakan yang dimaksud terdiri atas buku-buku, majalah, surat kabar, lembaran photo, Universitas Sumatera Utara lukisan, pamplet, brosur, dan bahan-bahan lepas atau terjilid lainnya. Barang rekaman yang dimaksud terdiri dari kaset, mikrofilm, slide, piringan hitam, dan lain-lain. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan terdiri dari bermacam-macam jenis mulai dari yang tercetak sampai yang terekam. Akan tetapi pada saat sekarang ini masih banyak perpustakaan yang hanya menyimpan bahan pustaka buku dan yang tercetak saja. Dan koleksi yang paling sering dimanfaatkan oleh pengguna adalah bahan pustaka tercetak yaitu buku.

2.3.2 Fungsi Koleksi Perpustakaan

Perpustakaan perguruan tinggi haruslah menyediakan informasi yang dibutuhkan pengguna, serta harus mendukung kegiatan akademik. Koleksi perpustakaan berfungsi untuk menyediakan informasi bagi pengguna. Demi terciptanya kualitas pendidikan. Perpustakaan perguruan tinggi mempunyai fungsi sebagai sarana untuk menunjang program pendidikan dan ilmu pengetahuan. Dalam buku pedoman umum perpustakaan perguruan tinggi 1979: 34-35 disebutkan fungsi koleksi perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Pendidikan Untuk menunjang program pendidikan dan pengajaran perpustakaan menyediakan bahan pustaka yang sesuai dan relevan. 2. Fungsi Penelitian Untuk menunjang program penelitian perguruan tinggi, perpustakaan sumber informasi tentang berbagai basil penelitian dan kemajuan ilmu pengetahuan mutakhir. 3. Fungsi Referens Fungsi ini melengkapi kedua fungsi di atas dengan menyediakan bahan- bahan referens diberbagai bidang dan slat-slat bibliografis yang diperlukan untuk penelusuran informasi. 4. Fungsi Umum Perpustakaan perguruan tinggi menetapkan pusat informasi bagi masyarakat di sekitarnya. Fungsi ini berhubungan dengan program pengabdian masyarakat dan pelestariaan bahan pustaka serta hasil budaya manusia yang lain. Universitas Sumatera Utara Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan berfungsi untuk memenuhi kebutuhan civitas akademika dan untuk menunjang pelaksanaan pendidikan dan penelitian serta sebagai referensi dalam melakukan penelusuran informasi.

2.3.3 Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi perpustakaan meliputi kegiatan pemilihan dan pengadaan koleksi sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Pada umumnya pengembangan koleksi meliputi beberapa kegiatan rangkaian kegiatan sebagai berikut : 1. Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi harus berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna sesuai dengan asas tersebut di atas. Kebijakan ini disusun bersama oleh sebuah tim yang dibentuk dengan keputusan rektor dan anggotanya terdiri atas unsur perpustakaan, fakultas atau jurusan, dan unit lain. 2. Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur yang terlibat dalam pengembangan koleksi. 3. Mengidentifikasikan kebutuhan akan informasi dan semua anggota civitas akademika yang dilayani. Hal ini dapat dilakukan dengan cara. antara lain: a. Mempelajari kurikulum setiap program studi b. Memberi kesempatan civitas akademika untuk membcrikan usulan melalui berbagai media komunikasi. c. Menyediakan formulir usulan pengadaan buku, baik secara tercetak maupun maya. d. Menyigi pengguna secara berkala untuk menilai keberhasilan perpustakaan dalam melayani pengguna 4. Memilih dan mengadakan bahan perpustakaan lewat pembelian, tukar- menukar, hadiah, dan penerbitan sendiri menurut prosedur yang tertib 5. Merawat bahan perpustakaan. 6. Menyiangi koleksi. 7. Mengevaluasi koleksi. Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman, 2004 : 44 Dengan adanya kegiatan di atas maka diharapkan perpustakaan dapat memberi serta menyediakan berbagai sumber informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan untuk menunjang proses belajar mengajar yang sesuai dengan kurikulum serta ilmu pengetahuan yang sedang berkembang. Universitas Sumatera Utara Menurut Darmono 2001: 49 pengembangan koleksi perlu merujuk pada prinsip-prinsip pengembangan koleksi yaitu sebagai berikut: 1. Relevansi. Artinya aktifitas pemilihan dan pegadaan terkait dengan program pendidikan yang disesuaikan dengan kurikulum yang ada. Berorientasi pada pemakai. Dengan demikian kepentingan pengguna menjadi acuan dalam pemilihan dan pengadaan bahan pustaka. 2. Kelengkapan. Koleksi perpustakaan diusahakan tidak hanya terdiri dari buku teks yang langsung dipakai untuk mata pelajaran yang diberikan tetapi juga yang menyangkut bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada dalam kurikulum. Semua komponen koleksi mendapat perhatian yang wajar sesuai dengan tingkat prioritas yang ditentukan. 3. Kemutakhiran. Disamping memperhatikan masalah kelengkapan, kemutakhiran sumber informasi harus diupayakan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan. Kemutakhiran bahan pustaka dapat dilihat dari tahun terbit. 4. Kerjasama. Unsur-unsur yang terkait dalam pembinaan koleksi harus ada kerjasama yang baik dan harmonis sehingga pelaksanaan kegiatan pembinaan koleksi berjalan efektif dan efisien. Kerjasama ini melibatkan semua komponen yang terlibat dalam pembinaan koleksi. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan memiliki pedoman pengembangan koleksi untuk mengumpulkan informasi dan memberikan pelayanan bagi pengguna, dan dengan adanya berbagai rangkaian kegiatan di atas maka diharapkan perpustakaan dapat memberi serta menyediakan berbagai sumber informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan untuk menunjang proses belajar mengajar yang sesuai dengan kurikulum serta ilmu pengetahuan yang sedang berkembang. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 53, alat bantu yang biasa digunakan untuk memilih bahan pustaka adalah: 1. Silabus mata kuliah. 2. bibliografi. 3. tinjauan dan resensi. 4. Pangkalan data perpustakaan lain. 5. Sumber-sumber lain dari internet. Universitas Sumatera Utara Tujuan memilih bahan pustaka adalah mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik yang seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna perpustakaan.

2.3.4 Jenis-Jenis Koleksi Perpustakaan

Seperti yang telah diketahui sebelumnya oleh Rompas koleksi perpustakaan sangat beragam. Dan telah dikatakan sebelumnya bahwa koleksi perpustakaan tidak hanya buku atau karya tercetak melainkan bahan-bahan terrekam misalnya VCD, piringan hitam dan sebagainya. Yang termasuk komponen koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah: 1. Buku teks, baik untuk mahasiswa maupun untuk dosen, baik yang diwajibkan maupun yang dianjurkan untuk mata kuliah tertentu. 2. Buku referens, termasuk buku referensi umum, referensi bidang studi khusus, alat-alat bibliografi seperti indeks, abstrak, laporan tahunan, kamus, ensiklopedia, katalog, buku pegangan dan lain-lain. 3. Pengembangan ilmu, yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan pemakai selain dari bidang studi dasar. 4. Penerbitan berkala seprti majalah, surat kabar dan lain-lain. 5. Penerbitan perguruan tinggi yaitu penerbitan yang diterbitkan oleh perguruan tinggi, baik perguruan tinggi dimana perpustakaan tersebut benaung maupun penerbitan perguruan tinggi Iainnya. 6. Penerbitan pemerintah yaitu penerbitan resmi baik yang bersifat umum maupun yang menyangkut kebutuhan perguruan tinggi yang bersangkutan. 7. Koleksi khusus, yang berhubungan dengan minat khusus perpustakaan, seperti koleksi tentang kebudayan daerah tertentu, subjek tertentu dan sebagainya. 8. Koleksi bukan buku yaitu berupa koleksi audio visual seperti film, tape, kaset, piringan hitam, video tape, dan sejenisnya. Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi 1979: 38-39 Sedangkan menurut pendapat yang dikemukakan oleh Yulia 1993 : 3-4 koleksi perpustakaan terdiri dari: 1. Karya cetak, seperti buku dan terbitan berseri. 2. Karya noncetak, seperti rekaman suara, gambar hidup dan rekaman video,bahan grafik, dan bahan kartografi. 3. Bentuk mikro seperti mikrofilm, mikrofis, dan micropaque. 4. Karya dalam bentuk elektronik seperti pita magnetik dan cakram atau disc. Universitas Sumatera Utara Berdasarkan kedua uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan memiliki berbagai macam jenis koleksi yang beragam mulai dari karya cetak sampai karya non-cetak. Terkait dengan beragamnya koleksi perpustakaan, pustakawan harus jeli memilih bahan pustaka mana yang layak dijadikan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang baik tentunya koleksi yang mutakhir atau selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan. Termasuk juga koleksi yang sesuai dengan kurikulum yang dipelajari, shingga pengguna merasa puas ketika mengunjungi perpustakaan. Perpustakaan sebaiknya tidak menyimpan bahan pustaka yang sudah out of date atau yang sudah ketinggalan. Koleksi seperti itu dapat merugikan perpustakaan misalnya tempat dan juga untuk perawatannya. Sedangkan penggunaannya sangat sedikit atau dapat dikatakan tidak ada.

2.3.5 Tujuan Penyediaan Koleksi

Pengguna perpustakaan membutuhkan informasi yang bervariasi sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Perpustakaan menyediakan berbagai koleksi untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Setiap jenis perpustakaan memiliki tujuan yang berbeda dalam penyediaan koleksi. Tujuan penyediaan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Tujuan penyediaan koleksi tidak sama untuk semua jenis perpustakaan, tergantung kepada jenis dan tujuan perpustakaan tersebut. Sebagai contoh, perpustakaan perguruan tinggi menyediakan koleksi dengan tujuan: 1. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan civitas akademika perguruan tinggi induknya. 2. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka bidang-bidang tertentu yang berhubungan dengan tujuan perguruan tinggi penaungnya. 3. Memiliki koleksi bahandokumen yang lampau dan yang mutakhir dalam berbagai disiplin ilmu pengetahuan, kebudayaan, hasil penelitian dan lain- lain yang erat hubungannya dengan program perguruan tinggi tersebut. 4. Memiliki koleksi yang dapat menunjang pendidikan dan penelitian serta pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi induknya. 5. Memiliki bahan pustakainformasi yang berhubungan dengan sejarah dan Universitas Sumatera Utara ciri perguruan tinggi tempatnya bernaung. Siregar, 1998 : 2 Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan perpustakaan dalam menyediakan koleksi harus sesuai dengan kebutuhan informasi penggunanya yaitu civitas akademika serta untuk memenuhi tujuan perguruan tinggi penaungnya.

2.4 Pedoman Penghitungan Besarnya Koleksi

Untuk dapat mengetahui besarnya koleksi perpustakaan perguruan tinggi tergantung pada jenjang pendidikan yang ada di perguruan tinggi yang bersangkutan seperti jumlah matakuliah dan jumlah mahasiswa. Persyaratan minimal koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut: A. Program Diploma dan SI a. 1 satu judul pustaka untuk setiap mata kuliah dasar keahlian MKDK b. 2 dua judul pustaka untuk setiap mata kuliah keahlian MKK c. Melanggan sekurang-kurangnya 1 satu judul jurnal ilmiah untuk setiap program studi. d. Jumlah pustaka sekurang-kurangnya 10 dari jumlah mahasiswa dengan memperhatikan komposisi subjek pustaka. B. Program Pascasarjana a. Memiliki 500 judul pustaka per program studi. b. Melanggan 2 dua jumal ilmiah untuk setiap program studi. Dalam rangka memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi, perpustakaan perguruan tinggi dianjurkan memiliki koleksi lebih dari pada yang telah ditentukan di atas. Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi, 1999 : 20. Sedangkan menurut Keputusan Menteri Depdikbud No. 0686U1991 dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: buku pedoman 1994 : 35 menyatakan bahwa : 1. Buku ajar wajib untuk mata kuliah umum MKU = jumlah MKU x 1 judul 2. Buku ajar wajib untuk mata kuliah dasar keahlian MKDK = jumlah MKDK x 1 judul 3. Buku ajar wajib untuk mata kuliah keahlian MKK atau mata kuliah bidang studi MKBS = jumlah MKK MKBS x 2 judul Universitas Sumatera Utara 4. Buku ajar anjuran dan pengayaan untuk MKU, MKDK, MKKMKBS = jumlah 1,2,3 x 5 judul Dari kedua pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa jumlah koleksi untuk mata kuliah dasar keahlian MKDK minimal 1 judul bahan pustaka untuk setiap mata kuliah dan minimal 2 judul bahan pustaka untuk mata kuliah keahlian MKK. Namun pada Buku Pedoman Perpustakaan tidak disebutkan bahwa perpustakaan harus memiliki minimal 1 judul jurnal ilmiah untuk setiap program studi. Agar lebih memahami mengenai penghitungan koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi dapat dilihat pada tabel di bawah ini. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 1994 : 37: Tabel 3: Pedoman Menghitung Koleksi Dasar Perpustakaan Perguruan Tinggi Judul Eksemplar Notasi Komponen Bentuk Perg.Tinggi Jumlah MK Hitung Jlh Hitung Jlh K1 MKU Akademi Sek.Tinggi UnivInst 37 ΣK1 x 1 7 x5 35 K2 MKDK Akademi Sek.Tinggi UnivInst 48 120 500 ΣK2 x 1 48 120 500 x5 240 300 2.500 K3 MKK Akademi Sek.Tinggi UnivInst 72 180 750 ΣK3 x 2 144 360 1.500 x5 720 1.800 7.500 K4 Anjuran Akademi Sek.Tinggi UnivInst 127 307 1.257 ΣK4 x 5 635 1.535 6.285 x2 1.270 3.070 12.570 K5 Pengayaan Akademi Sek.Tinggi UnivInst 127 307 1.257 ΣK5 x 5 635 1.535 6.285 x2 1.270 3.070 12.570 K6.1 Rujukan Umum Akademi Sek.Tinggi UnivInst 20 30 60 x1 20 30 60 K6.2 Rujukan Khusus Akademi Sek.Tinggi UnivInst 20 40 60 x1 20 40 60 K7 Terbitan Berkala Akademi Sek.Tinggi UnivInst 2 4 20 x1 2 4 20 K8 Terbitan Perg.Tinggi Akademi Sek.Tinggi UnivInst 1.500 x1 1.500 K9 Terbitan Pemerintah Akademi Sek.Tinggi 20 50 x1 20 50 Universitas Sumatera Utara UnivInst 75 75 K10 Koleksi Khusus Akademi Sek.Tinggi UnivInst 25 75 100 x1 25 75 100 K11 Kol.Non Buku Akademi Sek.Tinggi UnivInst 75 100 125 x1 75 100 125 K12 Kol.Pascasarjana 4 Program 500 judul 2 jurnal 2.000 2 x2 x1 4.000 2 KT Σ K1 s.d K11 Akademi Sek.Tinggi UnivInst 1.631 3.856 15.017 3.697 8.384 85.330 Perpustakaan Perguruan Tinggi: buku pedoman 1994 : 37 Berdasarkan Tabel di atas dapat dilihat bahwa setiap jenis koleksi bahan pustaka tidak selalu memiliki perbandingan ketersediaan yang sama antara satu dengan yang lainnya. Hal ini disebabkan faktor prioritas yang dilakukan perpustakaan dalam hal memilih jenis koleksi apa yang paling dibutuhkan oleh pengguna.

2.5 Layanan Pengguna