Anggaran dan Pengawasan Beban Operasional Pada Bagian Diploma III Tahun 2009 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahim…

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat, karunia, dan hidayah-Nya yang telah memberikan kesehatan, pikiran, dan ilmu pengetahuan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini. Adapun judul skripsi minor ini adalah “ Anggaran dan Pengawasan

Beban Operasional Pada Bagian Diploma III Tahun 2009 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ” dimana tujuan penulisan ini

adalah untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam penyusunan skripsi ini penulis telah berupaya semaksimal mungkin untuk mendapatkan hasil yang terbaik dan nantinya dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi minor ini masih banyak terdapat kekurangan baik dalam teknik penulisan maupun isinya. Oleh karena itu, penulis sangat berharap kritikan dan saran yang membangun dari berbagai pihak demi kesempurnaan skripsi minor ini.

Dalam penulisan skripsi minor ini, banyak pihak yang telah memberikan bantuan, dorongan, semangat serta bimbingan kepada penulis. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs.Jhon Tafbu Ritonga,MEc selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar M.Si,Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Iskandar Muda,SE,M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dra. Nurzaimah, MM, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dan tenaga serta memberikan petunjuk, saran-saran, dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi minor ini.

5. Ayahanda dan Ibunda tercinta yang telah banyak berkorban dan memberikan doanya sehingga penulis bisa menyelesaikan skripsi minor ini

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian tugas akhi ini. Penulis mohon maaf jika masih ada kesalahan dan kekurangan dalam penyusunan tugas akhir ini. Semoga tugas akhir ini dapat bemanfaat dan menambah ilmu pengetahuan bagi kita semua. Amin

Medan, Maret 2010 Penulis (ENI

SYAHFITRI)

DAFTAR ISI Halaman

KATA

PENGANTAR……….……… i

DAFTAR GAMBAR DAN

TABEL……….iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah………...1

B. Perumusan Masalah………...3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian………3

1. Tujuan Penelitian………...……...3

2. ManfaatPenelitian………...4

D. Jadwal dan Sistematika Penulisan……….5

1. Jadwal Penulisan ...………...5

2. Sistematika Penulisan……….…………6

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU………...7

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara…………9

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara…….…..9

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara…..….10

B. Jenis Usaha.………...…….10

C. Struktur Organisasi……….………..……..11

D. Job Description………..………..………..….14

E. Kinerja Usaha Terkini………..…...….19

BAB III TOPIK PENELITIAN

A. Pengertian Beban dan Klasifikasi Beban Operasional………..21 1. Definisi Beban………...…..…..…..21 2. Klasifikasi Beban Operasional………...…...…22

B. Manfaat Data Beban Operasional………..……...25 C. Perencanaan dan Anggaran Beban Operasional……….……..26

D. Pengawasan Beban Operasional………...31

E. Analisis Perencanaan Beban Operasional……….………..…..33 F. Evaluasi Pengawasan Beban Operasional………..…42

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan……….…45

B. Saran……….…………..…46

DAFTAR GAMBAR DAN TABEL

Halaman

Gambar Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU……..………..13 Tabel I Rencana Anggaran Pendapatan Program Diploma

Tahun 2009 Fakultas Ekonomi USU…………..…..………35 Tabel II Rencana Anggaran Beban Operasional Program Diploma

Tahun 2009 Fakultas Ekonomi USU………..……..…35 Tabel III Realisasi Anggaran Beban Operasional Program Diploma

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini lembaga perguruan tinggi semakin maju dan pesat sehingga semakin kompleks pula tuntutan masyarakat pengguna jasa perguruan tinggi. Dengan demikian, lembaga perguruan tinggi dituntut agar dapat mengelola sumber daya yang ada secara efektif dan efisien. Misalnya, dalam hal pengawasan pengadaan alat-alat tulis kantor yang harus dilakukan dengan tepat agar tidak terjadi pembelian yang berlebihan. Oleh karena itu, penggunaan sumber daya ekonomi oleh lembaga perguruan tinggi harus direncanakan dengan sebaik-baiknya. Perencanaan merupakan upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan, yang mana tujuan utamanya yaitu memberikan umpan maju (feed forward) agar memberikan petunjuk bagi setiap pimpinan bagian . Lembaga perguruan tinggi juga harus menyusun perencanaan tersebut secara komperhensif agar semua pimpinan bagian mengetahui apa yang harus dilakukan dan dikerjakan.

Dalam meningkatkan kemampuan dan kinerja, lembaga perguruan tinggi harus membuat suatu perencanaan kerja yang harus disertai juga dengan pengawasan. Pengawasan berarti melakukan penilaian atas pelaksanaan pekerjaan dengan membandingkan realisasi rencana (anggaran) dan yang paling utama dalam membuat perencanaan adalah anggaran beban. Anggaran merupakan rencana kegiatan lembaga perguruan tinggi yang

mencakup kegiatan operasional yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain, lalu dinyatakan dalam satuan uang dan berlaku untuk masa yang akan datang. Apabila terjadi perbedaan antara anggaran dan realisasi yang cukup besar, maka perlu dilakukan analisa terhadap perbedaan tersebut. Dengan analisa yang dilakukan maka akan diketahui penyimpangan yang terjadi menguntungkan atau tidak bagi lembaga perguruan tinggi itu sendiri dan langkah apa yang harus dilakukan agar mencegah terjadinya kemungkinan merugi di masa yang akan datang.

Anggaran yang disusun bertujuan agar pelaksanaan seluruh fungsi-fungsi manajemen kesistematisan operasi dan sebagai alat untuk mengawasi pelaksanaan aktivitas pada lembaga perguruan tinggi dapat berjalan efektif.

Pada lembaga perguruan tinggi, beban operasional yang dibutuhkan pastilah cukup tinggi dikarenakan yang dikelola oleh perguruan tinggi sangatlah kompleks, yaitu ilmu pengetahuan, dosen/pakar, sumber daya manusia pendukung, mahasiswa, sarana-prasarana akademik, program akademik, maupun informasi akademik yang keseluruhannya harus direncanakan dengan sebaik mungkin.

Melihat begitu pentingnya perencanaan dan pengawasan beban operasional bagi lembaga perguruan tinggi dalam menjalankan operasinya dan mencapai tujuan atau sasaran yang ditentukan, sehingga membuat penulis merasa tertarik untuk membahas dan menyusunnya di dalam sebuah skripsi minor dengan judul “Anggaran dan Pengawasan Beban

Operasional Pada Bagian Diploma Tahun 2009 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

B. Perumusan Masalah

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa suatu lembaga perguruan tinggi perlu melakukan penyusunan anggaran beban khususnya beban operasional dengan seefisien mungkin guna mencapai tujuan yang diharapkan. Selain itu, anggaran dapat membantu pihak manajemen atau pimpinan bagian dalam mengambil keputusan untuk mengelola beban yang akan dikeluarkan. Sehubungan dengan itu, penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut :

1. Apakah anggaran beban operasional dibuat dengan melibatkan pihak-pihak yang terkait dalam pelaksanaan operasionalnya?

2. Apakah pengawasan terhadap pelaksanaan penggunaan anggaran tersebut telah dilakukan sesuai dengan petunjuk yang ada?

3. Apakah terjadi penyimpangan pada anggaran beban operasional Fakultas Ekonomi USU ?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan penelitian

Adapun tujuan penulis mengadakan penelitian yaitu :

a. Untuk mengetahui proses penyusunan anggaran beban operasional serta terkaitnya berbagai pihak dalam pelaksanaan operasionalnya.

b. Untuk mengetahui sejauh mana perencanaan dan pengawasan beban operasional telah diterapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

c. Untuk mengetahui apakah penyimpangan anggaran beban operasional yang terjadi dianalisis oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

d. Untuk mengetahui tindakan apa yang dilakukan oleh pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menghadapi penyimpangan yang terjadi.

2. Manfaat penelitian

Adapun manfaat yang diperoleh dari penilitian antara lain yaitu :

a. Bagi penulis

Untuk mengetahui bagaimana penerapan perencanaan dan pengawasan biaya operasional.

Sebagai bahan masukan bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melakukan Perencanaan dan Pengawasan Beban Operasional dan juga memberikan masukan untuk mengatasi penyimpanagan yang terjadi agara dapat diperbaiki.

c. Bagi peneliti lain

Sebagai bahan perbandingan dan masukan untuk penelitian yang membahas topik yang sama.

D. Jadwal dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal penulisan

Dalam penulisan skripsi minor ini, penulis membuat jadwal kegiatan yang digunakan untuk menyusun waktu yang diperlukan dalam penyelesaian penilaian agar dapat berjalan dengan teratur sehingga skripsi minor ini dapat selesai dengan tepat waktu.

Tabel

Jadwal Penulisan Tugas Akhir

NO. KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3 4 1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

Jadwal observasi dilakukan pada tanggal 23 -28 November 2009. Dalam observasi tersebut dilakukan pengumpulan data mengenai beban operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Sistematika penulisan

Adapun rincian sistematika penulisan skripsi minor ini yaitu :

a. BAB I

Pada bab ini berisi mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta jadwal dan sistematika penulisan.

b. BAB II

Pada bab ini berisikan hal mengenai sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja kegiatan terkini, dan rencana kegiatan.

c. BAB III

Pada bab ini berisikan hal mengenai topik dan pembahasan penelitian beserta analisis dan evaluasi.

d. BAB IV

Bab ini merupakan bab penutup yang terdiri atas kesimpulan dan  saran. 

             

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja ( Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara ( istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies natalis Fakultas Ekonomi USU.

Pada tahun 1975 AAN ( Akademi Administrasi Niaga ) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP ( Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ). PAAP kemudian menjadi program diploma III.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Akuntansi

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Kesekretariatan

Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT BHMN ( Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara ) berdasarkan Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003, tanggal 11 November 2003.

Dimana Fakultas Ekonomi USU merupakan satu dari 10 Fakultas dan program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU telah memiliki 12 fakultas.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Usaha atau Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta

melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Gambar di bawah ini merupakan gambar struktur organisasi di Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi:

Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Ketua dan Sekretaris Departeme nnnnnnnnn Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas

Ketua Lab / Studio / Bengkel Ketua Program Studi Intra D t Ketua Program Studi Inter Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

GAMBAR STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Rektor dan

Pembantu Rektor

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari:

1. Bagian tata usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub bagian akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik. e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target

kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

3. Sub bagian umum dan keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

4. Sub bagian kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, izin dan cuti. f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub bagian kemahasiswaan dan alumni

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi. f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat

universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub bagian perlengkapan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan

pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. Pengertian Beban dan Klasifikasi Beban Operasional 1. Definisi beban

Salah satu bentuk pengawasan yang harus diterapkan pada lembaga perguruan tinggi adalah pengawasan beban operasional. Hal ini disebabkan karena beban operasional merupakan salah satu hal yang berpengaruh terhadap kegiatan lembaga perguruan tinggi untuk mencapai tujuannya. Untuk mencapai tujuannya lembaga perguruan tinggi harus mampu meminimalisasi beban operasionalnya.

Namun sebelum membahas lebih jauh mengenai beban operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, terlebih dahulu akan diuraikan beberapa pendapat para ahli yang berkaitan dengan definisi beban itu sendiri karena beban dalam pembahasan ini sama dengan pengertian biaya itu sendiri. Dibawah ini kita akan melihat pengertian dari beban dan biaya itu sendiri.

Pengertian beban menurut PSAK (1995 : 24), adalah sebagai berikut

“penurunan manfaat ekonomi selama satu periode akuntansi dalam bentuk arus keluar atau berkurangnya aktiva atau terjadinya kewajiban yang mengakibatkan penurunan ekuitas yang tidak menyangkut pembagian kepada penanam modal.”

Pengertian beban menurut M.Munandar (1996), adalah suatu pengurangan Assets yang mengakibatkan berkurangnya Owner’s Equity, tetapi bukan karena pengurangan (pengambilan) modal oleh para pemilik perusahaan; dan bukan pula merupakan pengurangan assets yang disebabkan karena berkurangnya liabilities (untuk membayar utang).

Sedangkan defenisi beban menurut Vemon Kam ( 1990 : 227 ), yang di kutip dari FASB menyatakan bahwa : “Expenses are outflow or other using up of assets or incurrences of liabilities (or a combinations of both) during the period form delivering of producing goods, rendering services, or crying out other activities that constitute the entity’s on going major or central operations.”

Dari semua pendapat di atas, maka dapat diambil sebuah kesimpulan bahwa beban merupakan seluruh pengorbanan yang dikeluarkan untuk memperoleh barang maupun jasa yang kesemuannya itu dapat diukur dengan uang.

2. Klasifikasi beban Operasional

Informasi beban disajikan untuk memenuhi kebutuhan lembaga perguruan tinggi yang harus disesuaikan dengan tujuan penggunaannya. Tetapi, beban yang dimaksudkan dalam lembaga perguruan tinggi adalah suatu nilai yang biasa disebut dengan biaya. Maka dari itu pengertian beban disini sama halnya dengan biaya. Berdasarkan fungsi kegiatannya beban dibedakan atas beberapa pengelompokkan.

M.Munandar (1996 : 23) dalam bukunya Pokok – pokok Intermediate Accounting beban dibedakan atas dua kelompok yaitu :

a. Operating Expenses ( beban operasional ),ialah biaya yang

menjadi beban tanggungan perusahaan, yang ada hubungannya secara langsung dengan usaha (operasi) pokok perusahaan tersebut. Jadi dengan demikian Operating Expenses dari perusahaan perdagangan hasil bumi, adalah biaya-biaya yang berhubungan dengan usaha jual-beli hasil bumi tersebut. Sedangkan Operating Expenses dari perusahaan produsen tekstil adalah biaya-biaya yang berhubungan dengan usaha memproduksi tekstil tersebut.

b. Non Operating Expenses ( beban bukan operasional ), ialah

biaya yang menjadi beban tanggungan perusahaan, yang tidak ada hubungan nya secara langsung dengan usaha (operasi) pokok perusahaan tersebut. Jadi dengan demikian, Non Operating Expenses bagi perusahaan perdagangan hasil bumi, adalah semua biaya yang ditanggung perusahaan, tetapi di luar usaha jual-beli hasil bumi tersebut. Sedangkan Non Operating Expenses perusahaan produsen tekstil, adalah semua biaya yang di tanggung perusahaan, di luar usaha produksi tekstil itu.

Adapun Jenis-jenis Operating Expenses antara lain ialah:

a. Cost Of Goods Sold (Harga Pokok barang yang dijual), ialah

beban biaya yang berupa harga pembelian barang dagangan yang dijual ( bagi perusahaan perdagangan) atau beban biaya produksi dari barang hasil produksi yang dijual (bagi perusahaan industri).

b. General and Administration Expenses ( Beban Umum dan

Administrasi), ialah biaya - biaya dari kantor administrassi perusahaan dan biaya-biaya lain yang sifatnya untuk kepentingan perusahaan secara keseluruhan.

Setelah kita mengetahui mengenai beban dan klasifikasi beban maka kita juga dapat mengetahui apa itu beban operasional. Jadi,beban operasional bagi lembaga perguruan tinggi adalah “ seluruh pengorbanan yang dikeluarkan oleh lembaga perguruan tinggi untuk mendanai kegiatan operasinya demi mencapai tujuan yang diinginkan ”.

Pengelompokkan beban Operasinal menurut Harahap ( 2000 ) adalah sebagai berikut:

1. Beban administrasi dan umum

Fungsi administrasi dan umum merupakan fungsi yang berhubungan dengan kegiatan penetuan kebijaksanaan, perencanaan, pengarahan, dan pengawasan secara keseluruhan agar dapat berhasil guna ( efektif ) dan berdaya guna ( efisien ) .

Dari fungsi administrasi dan umum di atas, maka pengertian biaya administrasi dan umum beban operasional dikelompokkan menjadi :

a. Gaji dan upah yang meliputi ; gaji, insentif dan bonus, premi lembur, pajak pendapatan, upah borongan, dan lainnya. b. Kesejahteraan pegawai yang meliputi; pengobatan pegawai,

rekreasi dan olahraga, pendidikan dan perpustakaan.

c. Biaya reperasi dan pemeliharaan yang meliputi; reperasi dan pemeliharaan untuk kendaraan bermotor, taman dan halaman fakultas, bangunan fakultas dan lainnya.

d. Biaya penyusutan aktiva tetap yang meliputi; biaya cetak, alat tulis dan perlengkapan fakultas, biaya listrik dan air, biaya telepon dan telegram fakultas.

e. Biaya financial yang meliputi; biaya bunga, biaya penerbitan dan lainnya.

Dari uraian di atas, dapat kita klasifikasikan beban operasional administrasi dan umum pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas ; beban gaji dan upah, kesejahteraan pegawai, serta beban reperasi dan pemeliharaan.

2. Beban pemasaran

“ Beban pemasaran merupakan biaya yang dikeluarkan yang berhubungan dengan usaha lembaga perguruan tinggi untuk merekrut mahasiswa baru ”. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka lembaga perguruan tinggi harus menggunakan konsep pemasaran yang baik yaitu bagaimana melayani mahasiswa dan calon mahasiswa. Adapun biaya yang harus dikeluarkan lembaga perguruan tinggi untuk mencapai tujuannya yaitu berupa biaya iklan dan promosi.

B. Manfaat Data Beban Operasional

Kebutuhan akan data beban tergantung pada kondisi yang ada, tujuan yang diharapkan serta pihak yang memerlukannya. Beban atau biaya- biaya akan dikumpulkan sesuai dengan golongan atau klasifikasi yang diinginkan kemudian disajikan dan dianalisis agar bermanfaat bagi manajemen. Adapun manfaat data beban menurut Halim ( 1999 ) digolongkan menjadi :

1. Untuk tujuan pengawasan

Data beban yang dihasilkan dari akuntansi biaya merupakan sebuah data yang digunakan menajemen dalam membuat perencanaan yang dalam hal ini yang menjadi patokannya adalah anggaran. Masing-masing biaya dicatat dan diakumulasikan . “ Selisih yang terjadi antara anggaran dengan realisasi inilah yang menunjukkan efisien atau tidak efisien pemakaian biaya operasional tersebut ”.

2. Untuk pengendalian beban

Adapun yang dimaksud dengan pengendalian beban dalam hal ini adalah “pengendalian melalui akuntansi pertanggung jawaban”. Akuntansi pertanggung jawaban merupakan suatu sistem akuntansi yang menghasilkan laporan keuangan untuk semua tingkat bagian organisasi yang ada sehingga dapat digunakan pimpinan untuk mengendalikan kegiatan dan biaya operasinya. Dengan demikian, seseorang harus mempertanggungjawabkan tindakannya sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Data penilaian dari pimpinan untuk mengendalikan bawahannya serta sejauh mana bagian itu menyimpang dari biaya yang dianggarkan. Apakah memang penyimpangan itu merupakan tanggung jawab suatu bagian saja ataukah penyimpangan itu merupakan suatu hal yang tidak dapat dikendalikan oleh keputusan manajemen yang terlalu tinggi.

3. Untuk pengambilan keputusan

Data beban atau biaya sangat diperlukan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan. Beberapa hal yang perlu ada dalam membuat suatu keputusan yaitu bahwa kita memerlukan data yang dapat diukur, dianalisis dengan tepat dan kemungkinan dapat dilaksanakan. Langkah-langkah itu meliputi;

a. Penentuan masalah, misalnya mengganti mesin yang lama dengan yang baru.

b. Mengenal dengan baik kemungkinan atau alternatif – alternatif yang ada.

c. Menetapkan data beban yang relevan dengan keputusan yang diambil .

d. Mengevaluasi data dengan metode yang berkaitan dengan alternatif atau evaluasi yang bagaimana seharusnya dibuat. e. Keputusan dan alasan yang akan diambil.

C. Perencanaan dan Anggaran Beban Operasional

Perencanaan merupakan suatu proses pengembangan tujuan lembaga perguruan tinggi dan untuk memilih kegiatan-kegiatan yang nantinya akan dilakukan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan lembaga perguruan tinggi.

Supriono ( 2000 ) mendefinisikan “perencanaan adalah proses untuk menentukan tujuan organisasi yang akan dicapai perusahaan dan mengatur strategi yang akan dilaksanakan, perencanaan dapat disusun untuk jangka pendek dan jangka panjang serta diapakai sebagai dasar untuk mengendalikan kegiatan”.

Adisaputro ( 2000 ) mendefinisikan “perencanaan ialah fungsi untuk menetapkan kegiatan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan ”.

Dari kedua definisi di atas dapat di ketahui bahwa perencanaan merupakan penetapan suatu cara bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan atau dalam arti lain menetapkan suatu program terlebih dahulu, berpikir tentang apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang akan melaksanakannya serta bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan tersebut.

Menyediakan informasi beban dapat membantu pimpinan dalam membuat keputusan-keputusan operasi jangka pendek dan keputusan

alokasi sumber daya jangka panjang dan merumuskan strategi - strategi untuk masa yang akan datang.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu dibuat perencanaan dan anggaran sebelum melakukan kegiatan operasinya sehingga diharapkan tujuan dapat tercapai dengan lebih efektif dan efisien. Perencanaan merupakan proses yang tidak berakhir begitu saja walaupun perencanaan itu sudah ditetapkan, rencana harus diimplementasikan dan setiap saat selama proses implementasi harus diikuti dengan tindakan pengawasan terhadap rencana-rencana yang mungkin nantinya memerlukan modivikasi agar tetap berguna.

Manfaat dari penyusunan perencanaan yang akan diperoleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain ;

a. Membantu pimpinan bagian untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

b. Membantu pimpinan bagian dalam kristalisasi penyesuaian pada masalaj utama.

c. Memungkinkan pimpinan memahami keseluruhan gambaran operasi agar lebih jelas.

d. Membantu penempatan tanggung jawab agar lebih tepat. e. Memberi cara pemberian perintah untuk beroperasi. f. Memudahkan dalam melakukan koordinasi antar bagian.

h. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti. i. Menghemat waktu dan dana

Adapun salah satu turunan yang menjadi bagian utama dari fungsi perencanaan adalah anggaran. Anggaran dapat dijadikan sebagai manifestasi rencana yang akan dicapai oleh lembaga perguruan tinggi dan pada saat yang sama anggaran itu menjadi alat pengendalian, serta dijadikan sebagai panduan yang harus dicapai sehingga manajemen memiliki standard dan sasaran. Anggaran merupakan bagian integral dari proses perencanaan atau pernyataan perencanaan.

Untuk mengetahui lebih jauh tentang anggaran, penulis mencoba untuk mengemukakan pendapat beberapa ahli mengenai pengertian anggaran yang diantaranya :

Adisaputro ( 2000 ) mendefinisikan “ Anggaran ialah rencana rinci tentang perolehan dan penggunaan sumber daya keuangan dan sumber daya lainnya untuk suatu periode tertentu ”. Anggaran menggambarkan rencana untuk masa yang akan datang yang diekspresikan dalam istilah-istilah keuangan yang formal. Sedangkan yang dikemukakan oleh Nafarin ( 2004 ) diartikan sebagai “ Anggaran ( budget ) merupakan rencana tertulis secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu ”.

Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa anggaran merupakan rencana kerja sistematis yang tertulis mengenai kegiatan yang disusun melalui analisa yang cermat berdasarkan satuan uang yang dijabarkan dalam bentuk angka-angka untuk jangka waktu tertentu.

Pengelompokkan anggaran menurut Nafarin ( 2004 ) disusun berdasarkan :

a. Anggaran harus bersifat formil yaitu anggaran disusun dengan sengaja dan sungguh-sungguh dalam bentuk tulisan sehingga diketahui semua pihak yang terlibat dalam kegiatan operasi lembaga perguruan tinggi .

b. Anggaran harus tersistematis, artinya anggaran dibuat secara berurutan dan berdasarkan suatu logika hitungan agar dapat dicapai.

c. Anggaran harus dianalisa oleh pimpinan bagian agar keputusan yang diambil sesuai dengan tujuan yang diharapkan .

d. Anggaran dibuat dalam satuan uang sehingga memberikan gambaran yang cukup jelas akan tujuan yang hendak dicapai . e. Anggaran merupakan cerminan dari tujuan lembaga perguruan

tinggi.

Adapun anggaran yang disusun oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan ringkasan dari rencana fakultas untuk mencapai tujuan fakultas. Keberhasilan anggaran melibatkan pimpinan bagian dalam tanggung jawab dan pengendalian biaya untuk estimasi anggaran.

Manfaat anggaran menurut Nafarin ( 2004 ) yaitu:

a. Anggaran merupakan alat komunikasi bagi rencana manajemen melalui organisasi .

b. Anggaran memaksa manajer atau pimpinan bagian untuk memikirkan dan merencanakan masa depan .

c. Proses penganggaran merupakan alat alokasi sumber daya pada berbagai bagian organisasi agar dapat digunakan seefektif mungkin.

d. Proses penganggaran dapat mengungkapkan adanya kemandekan potensial sebelum terjadi .

e. Anggaran mengkoordinasikan aktivitas seluruh organisasi dengan cara mengintegrasikan rencana dari berbagai bagian. Penganggaran ikut memastikan agar setiap orang dalam organisasi mengarah pada sasaran yang sama.

f. Angaran menentukan tujuan dan sasaran yang dapat berlaku sebagai benchmark untuk mengevaluasi kinerja pada waktu yang akan datang.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara anggaran dibuat oleh tim anggaran fakultas di bawah kendali Pembantu Dekan II. Tim anggaran terdiri dari Program Studi, Departemen, dan bagian di lingkungan fakultas ekonomi. Sesudah disusun oleh tim, anggaran diajukan kepada Dekan Fakultas untuk disetujui. Setelah disetujui oleh Dekan fakultas, anggaran diajukan ke pihak rektorat yaitu kepada Pembantu Rektor II ( bidang keuangan ), Pembantu Rektor IV ( Perencanaan ), dan Pembantu Rektor V ( Aset ).

Anggaran beban operasional merupakan anggaran taksiran semua biaya yang dikeluarkan yang pada hakikatnya dianggap habis dalam masa satu tahun. Anggaran beban operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas; belanja pegawai, belanja barang, belanja

D. Pengawasan Beban Operasional

Pengawasan pada dasarnya tidak dapat dipisahkan dengan perencanaan. Suatu perencanaan yang telah ditetapkan baru dapat dinilai setelah dilakukannya pengawasan. Sehingga baik tidaknya pelaksaan dari perencanaan akan dapat diketahui dengan adanya fungsi pengawasan tersebut.

Pengawasan berfungsi sebagai pembanding antara kenyataan yang terjadi dengan perencanaan yang dibuat. Pengawasan sebagai alat pengukur, melakukan evaluasi secara berkala dan melakukan nkoreksi langsung setiap terjadi kesalahan. Ada beberapa pendapat para ahli tentang definisi pengawasan antara lain:

Manullang ( 2002 ) mendefinisikan “ Pengawasan sebagai suatu proses untuk menerapkan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan perlu mengkoreksi dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula ”. dan sebagaimana dikemukakan Stoner ( 2001 )

Pengawasan merupakan usaha sistematis untuk menetapkan standar prestasi kerja yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah deviasi dan mengukur signifikansinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara seefisien dan seefektif mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan.

Fungsi pengawasan dilakukan dengan mengukur dan memperbaiki pelaksanaan dari operasi lembaga perguruan tinggi. Proses pengukuran dilakukan dengan membandingkan anggaran sebagai pedoman dengan realisasi yang sebenarnya terjadi.

Menurut Usry ( 2000 ), pengawasan beban yang efektif terdiri dari dua aspek antara lain ;

1. Pengawasan operasional

Pengawasan operasional ditujukan untuk mengawasi kegiatan operasi lembaga perguruan tinggi, mengawasi segala biaya yang dikeluarkan dari barang atau jasa yang diproses .

2. Pengawasan akuntansi

Pengawasan akuntansi yaitu pengawasan yang dilakukan melapor prosedur, serta catatan yang berkaitan dengan pengamanan harta kekayaan yang dapat dipercayai catatan financialnya .

Pengawasan beban operasional yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan melalui anggaran, yang mana kita ketahui anggaran selain sebagai alat perencanaan juga sebagai alat pengawasan. Apabila ada kelemahan, maka diambil tindakan yang korektif untuk periode anggaran yang berikutnya.

Pengawasan ini tidak hanya terbatas pada evaluasi akhir periode namun juga pengawasan dilakukan pada saat periode berjalan. Pihak fakultas juga harus menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam

rangka mengoptimalkan pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian terhadap alokasi biaya yang dianggarkan.

Untuk melakukan pengawasan terhadap anggaran beban operasional, pihak fakultas membandingkan rencana anggaran dengan realisasi yang terjadi setiap perkiraan – perkiraan yang terdapat di dalam anggaran beban operasional tersebut.

Tujuan utama pengawasan adalah agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan standartnya dan tercapai tingkat yang diharapkan dari prestasi kerja dan juga agar dapat menjamin hal-hal yang dapat diharapkan atau ditetapkan dan untuk melihat apakah pengawasan yang dilakukan oleh peencanaan sesuai dengan tujuan fakultas.

Adapun manfaat dari pengawasan beban operasional antara lain :

1. Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.

2. Dapat dengan segera melaporkan penyimpangan – penyimpangan beban operasional.

E. Analisis Perencanaan Beban Operasional

Berdasarkan hasil penelitian berupa data dan informasi yang diterima maka didapatkan gambaran umum mengenai anggaran beban operasional, penyusunan dan realisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dari pengertian perencanaan yang telah di bahas pada bab sebelumnya dapat dilihat bahwa perencanaan merupakan upaya untuk merumuskan tujuan-tujuan dan menyusun serta memutuskan apa yang hendak dilakukan, bagaimana, dan siapa yang akan melakukan.

Perencanaan memiliki kaitan erat dengan anggaran karena anggaran merupakan rencana kegiatan perusahaan yang mencakup kegiatan operasional yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain. Dengan berpedoman pada anggaran maka tujuan perusahaan diharapkan dapat terwujud.

Anggaran organisasi yang lazim terjadi pada perusahaan yang mempunyai biaya tetap, biaya variabel, dan biaya semi variabel. Pada Fakultas Ekonomi anggaran operasionalnya terdiri atas, belanja pegawai, belanja bahan, belanja pemeliharaan, dan belanja perjalanan.

Dalam prosedur penyusunan anggaran dan pelaksanaan anggaran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara , penyusunan anggaran dilakukan oleh tim anggaran yang terdiri dari program studi, departemen, dan bagian lain yang terdapat di lingkungan kampus di bawah kendali pembantu dekan II. Kegunaan anggaran hanya digunakan untuk kepentingan interen fakultas. Penyusunan anggaran beban operasional Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disusun dan dilaksanakan untuk jangka waktu satu tahun.

Tabel di bawah ini merupakan tabel anggaran dan realisasi beban operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

TABEL I

RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN PROGRAM DIPLOMA TAHUN 2009

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

NO. JENIS PENERIMAAN JUMLAH

1. Luncuran Dana Tahun 2008 Rp. 524,901,124 2. Perkiraan Penerimaan

Tahun 2008

Rp. 1,813,400,000 TOTAL

RP. 2,338,301,124

TABEL II

RENCANA ANGGARAN BEBAN OPERASIONAL PROGRAM DIPLOMA TAHUN 2009

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MATA

ANGGARAN FUNGSI

JENIS

PENGGUNAAN JUMLAH

A. Belanja Honorariu m

1. Pendidikan  Kesejahteraan bagi unsur pelaksana pada administratif  Panitia pengawas ujian MID/Semester  Panitia moderator,pen yaji,pelatihan Lokakarya Rp 75.000.000 Rp 60.000.000 Rp 5.620.000

SUB Jumlah Rp 140.620.000 2. Pembinaan Kemahasiswaa n Pembimbing Praktek Kegiatan Mahasiswa Rp 19.968.000

SUB Jumlah Rp

19.968.000

MATA

ANGGARAN FUNGSI

JENIS

PENGGUNAAN JUMLAH

3. Pembinaan Kerumah Tanggaan

 Insentif Unsur Akademik /Administrasi

 Panitia Adhoc acara Dies Natalis Rp 188.000.000 Rp 41.200.000

SUB Jumlah Rp

229.200.000 B. Belanja Barang  Bahan  Inventari s 1. Pembinaan Kerumahtan ggaan  Bahan Pendukung kegiatan Adhoc Rp 5.000.000

SUB Jumlah Rp

5.000.000 1. Pembinaan dan

Pelayanan Kesejahteraan Mahasiswa  Pemeliharaan gedung dan bangunan kemahasiswaan Rp 119.183.316

SUB Jumlah Rp

MATA

ANGGARAN FUNGSI

JENIS

PENGGUNAAN JUMLAH

 Penyelengga raan 1. Pendidikan 2. Pembinaan Kerumahtangg aan / Lingkungan Kampus  Perjalanan dinas penyelenggara an pendidikan  Pemeliharaan barang inventaris pendidikan  Perjalanan dinas penyelenggara kerumah tanggaan  Pemeliharaan barang inventaris  Pengadaan barang-barang inventaris kantor Rp 25.000.000 Rp 15.000.000 Rp 72.500.000 Rp 10.000.000 Rp 66.000.000 SUB Jumlah Rp 188.500.000

TOTAL KESELURUHAN Rp

702.471.316

TABEL III

REALISASI ANGGARAN BEBAN OPERASIONAL PROGRAM DIPLOMA

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MATA ANGGARAN

FUNGSI JENIS

1. Belanja Honorariu m

1. Pendidikan  Honor Panitia Penyelenggara sem.ganji 09/10  Honor Panitia

&Pengawas Ujian sem ganjil 09/10

 Honor Pelaksana Magang D3  Honor temu Pers

dalam rangka Dies Natalis  Honor kuliah

umum

 Honor wartawan meliputi kuliah umum

 Honor panitia penerima beasiswa BBM Rp 5.683.000 Rp 12.775.400 Rp 5.692.050 Rp 1.500.000 Rp 4.411.764 Rp 300.000 Rp 1.958.400

SUB Jumlah Rp

32.320.614 2. Pembinaan

Kemahasiswaa n Pembimbing Praktek Kegiatan Mahasiswa Rp 1.000.000

SUB Jumlah Rp

1.000.000

MATA ANGGARAN FUNGSI JENIS

PENGGUNAAN JUMLAH

3. Pembinaan Kerumah Tanggaan

 Honor tim teknis pengelolaan DM

 Honor tim pelaksana Akademi Rp 11.686.987 Rp 13.161.815 SUB Jumlah Rp 24.848.802

B. Belanja Barang  Bahan

 Inventaris

1. Pendidikan  Fotocopy keperluan D3 FE USU

 Fotocopy untuk keperluan Pendidikan Prog D3 Rp 730.000 Rp 876.000

SUB Jumlah Rp

1.606.000 1. Pembinaan

Kerumahtanggaan  Pengadaan Inventaris atau peralatan penunjang Rp 23.270.500

SUB Jumlah Rp

23.270.500

MATA ANGGARAN FUNGSI

JENIS

PENGGUNAAN JUMLAH

 Penyelenggaraan 1. Pembinaan Kerumahtangg aan / Lingkungan Kampus  Pekerjaan perbaikan ruang kuliah  Pekerjaan Pembuatan Ruang kanopi  Pekerjaan Renovasi ruang kuliah  Pekerjaan renovasi Gd. PPAK FE USU Rp 79.072.000 Rp 92.713.000 Rp 78.055.000 Rp 56.172.000

SUB Jumlah Rp

C. Belanja Pemeliharaan 1. Pembinaan Kerumah tanggaan  Pengadaan Kursi sofa,LCD untuk ruang dekan  Pengadaan Kursi Kuliah untuk Ruang kuliah  Pengadaan Barang untuk keperluan D3 Rp 92.495.000 Rp 73.500.000 Rp 27.286.000 SUB Jumlah Rp 193.281.000

2. Belanja Perjalanan

3. Belanja Vakasi

1. Pembinaan Kerumah tanggaan 2. Pendidikan  Biaya Pengiriman Surat Dinas  Honor mengajar  Honor koreksi  Honor dosen Rp 832.000 Rp 56.942.600 Rp 13.977.000 Rp. 28.118.350 SUB Jumlah Rp 99.869.950

TOTAL KESELURUHAN Rp

Dari tabel-tabel di atas dapat kita bandingkan antara anggaran dan realisasinya. Realisasi beban operasional Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tahun 2009 berjumlah Rp 682.208.866 sedangkan jumlah yang dianggarkan berjumlah Rp. 702.471.316, Itu berarti terjadi surplus anggaran sekitar Rp 20.262.450

F. Evaluasi Pengawasan Biaya Operasional

Pengawasan didefinisikan sebagai proses mengukur dan mengevaluasi kinerja actual dari setiap bagian dari organisasi lembaga perguruan tinggi dan kemudian dilakukan tindakan perbaikan jika diperlukan. Hal ini dilakukan agar lembaga perguruan tinggi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengawasan yang efektif memerlukan umpan maju ( feed forward. ) Dengan kata lain, diasumsikan bahwa tujuan, rencana, kebijaksanaan, dan satnadar tealah dikembangkan dan dikonsumsikan seluruh pimpinan bagian yang bertanggung jawab terhadap pencapaian kinerja yang telah direncanakan.

Jadi pengawasan tergantung pada penetapan konsep umpan balik ( feed back ) yaitu konsep yang memerlukan pengukuran kinerja yang memicu dilakukannya tindakan koreksi yang dirancang untuk menjamin tercapainya tujuan yang telah ditetapkan semula.

Pada Fakultas Ekonomi USU apabila terjadi perubahan jumlah dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan operasionalnya, maka

dilakukan revisi. Oleh pihak fakultas kemudian disetujui oleh pihak universitas. Revisi tersebut dilakukan tanpa mengubah jumlah total anggaran yang telah ditetapkan, tetapi menyesuaikan dana apa yang dapat dikurangkan untuk menutupi kekurangan dana untuk kegiatan lainnya.

Ada dua jenis penyimpangan yang mungkin terjadi di dalam menyusun dan melaksanakan anggaran pada lembaga perguruan tinggi yaitu:

1. Penyimpangan yang menguntungkan ( Favorable variance )

Penyimpangan dianggap menguntungkan jika realisasi lebih kecil dari anggaran.

Misalnya : Anggaran untuk honor panitia dan pengawas ujian Mid Semester, Ujian khusus, Panitia Adhoc kegiatan pendidikan lainnya yang dianggarkan sebesar Rp 60.000.000 sedangkan realisasinya Rp 32.320.614

penyimpangan sebesar Rp 27.679.386 merupakan Favorable Variance.

2. Penyimpangan yang merugikan ( Unfavorable variance )

Penyimpangan dianggap merugikan jika realisasi lebih besar dari anggaran

Misalnya : Anggaran untuk honor mengajar dikelas, kesejahteraan bagi unsure pelaksana pendidikan dan kegiatan lainnya sebesar Rp 75.000.000 sedangkan realisasi yang terjadi sebesar Rp 99.037.950

maka penyimpangan sebesar Rp 24.037.950 merupakan Unfavorable Variance.

Adapun penyimpangan – penyimpangan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi pada bagian Diploma Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Pada bagian fungsi Pendidikan dana yang dianggarkan untuk pelaksanaan semua kegiatan sebesar Rp 140.620.000 sedangkan realisasi anggaran yang terjadi untuk fungsi pendidikan sebesar Rp 132.964.564, yang mana belanja vakasi juga termasuk dalam fungsi pendidikan. Dalam hal ini terjadi penyimpangan sebesar Rp 7.655.436

2. Pada bagian fungsi Kerumahtanggaan dana yang dianggarkan untuk semua kegiatan pelaksanaan sebesar 382.700.000 sedangkan yang terjadi realisasinya anggaran sebesar Rp 306.012.000. Dalam hal ini terjadi penyimpangan dana sebesar Rp 76.688.000

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis mencoba untuk menyimpulkan dan memberikan saran-saran yang bisa dijadikan bahan dalam mengatasi permasalahan yang ada.

A. Kesimpulan

Dari analisis yang telah penulis lakukan, kesimpulan yang dapat diambil antara lain ;

1. Fakultas Ekonomi USU merupakan lembaga perguruan tinggi yang mempunyai visi menjadi salah satu fakultas ekonomi terkemuka yang unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi USU memperlihatkan pembagian tugas, tanggungjawab, dan wewenang sehingga setiap bagian dalam organisasi dapat berkerja sesuai dengan tugasnya masing-masing.

3. Penyusunan anggaran dan pengawasan beban operasional pada Fakultas Ekonomi USU kurang efektif dan efisien dalam penerapannya sehari-hari karena tidak memiliki bagian pengawasan anggaran operasional sehingga penggunaan beban operasional kurang terkontrol dan kurang dapat

menjelaskan apa yang ingin direncanakan dan pengawasannya terhadap beban operasionalnya.

4. Fakultas ekonomi melakukan pencatatan beban operasional dengan mengelompokkan beban-beban tersebut ke dalam beban belanja pegawai, belanja bahan, belanja pemeliharaan, dan belanja perjalanan.

6. Penerapannya sistem akuntansi biayanya juga kurang dikembangkan, sehingga kurang membantu dalam penggolongan setiap transaksi yang membutuhkan rincian beban. Hal ini menyebabkan Fakultas Ekonomi USU kurang dapat membaca peluang bisnis dalam mewaspadai beban operasional. 7. Adanya penyimpangan anggaran yang terjadi pada Fakultas Ekonomi USU

termasuk golongan penyimpangan yang relatif sedang.

B. Saran

Berdasarkan analisa serta kesimpulan , maka penulis memberi saran-saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi USU dalam memajukan serta meningkatkan knerjanya. Adapun saran-saran yang dapat penulis berikan antara lain :

1. Agar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mencapai tujuan yang diharapkan maka sebaiknya semua pihak yang terlibat harus bekerja se-efektif dan se-efisien mungkin.

2. Sebaiknya tugas dan tanggung jawab lebih disosialisasikan kembali agar tidak terjadi tumpang tindih tugas dan wewenang.

3. Agar pengawasan lebih bagus, sebaiknya perusahaan membentuk bagian pengawasan anggaran operasional. Sehingga penggunaaan beban operasional lebih terkontrol dan pemanfaatannya lebih efisien dan ekonomis. Ini bisa meminimalisasikan terjadinya penyimpangan negative pada beban operasional.

4. Sistem akuntansi beban perlu dikembangkan untuk memudahkan dalam penggolongan setiap transaksi yang membutuhkan rincian beban. Sehingga setiap unit beban dapat diketahui fungsi dan jenisnya. Tentu saja ini membantu perusahaan untuk membaca peluang bisnis dalam kewaspadaan pengawasan beban operasional.

5. Sebaiknya disesuaikan antara anggaran dengan realisasi dalam hal pencatatannya agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan beban operasional.

6. Sebaiknya dilakukan pengawasan yang lebih efektif terhadap kinerja dari masing-masing pegawai agar tidak mengalami kemunduran.

DAFTAR PUSTAKA

Adisaputro, Gunawan. 2000. Anggaran Perusahaan, Cetakan I. Yogyakarta; BPFE

Daft, Richard L. 2004. Manajemen, Cetakan V. Jakarta; Erlangga

Halim, Abdul. 2000 . Dasar-Dasar Akuntansi Biaya, Cetakan IV. Yogyakarta; BPFE

Harahap, Sofyan Safri. 2000. Budgetting-Penganggaran Perencanaan Lengkap Untuk Membantu Manajemen,Cetakan II.Jakarta;Grafindo Ikatan Akuntan Indonesia ,1995, Pedoman Standar Akuntansi Keuangan,

Edisi 1995. Jakarta; Salemba Empat

Manullang, M. 2002. Dasar-Dasar Manajemen. Cetakan XIV.Yogyakarta;

UGM Press

Nafarin, M. 2004. Penganggaran Perusahaan, Cetakan II. Jakarta; Salemba Empat

Stoner. 2001. Akuntansi Biaya Perencanaan dan Pengendalian serta Pembuat Keputusan,Cetakan II.Jakarta; Salemba Empat

Supriyono.2000. Akuntansi Manajemen, Cetakan I. Yogyakarta; BPFE

Usry dan Lawrence Hamer. 2000 . Akuntansi Biaya Perencanaan dan

Pengendalian Cetakan X.Jakarta; Erlangga

Munandar,M.1996. Pokok-pokok Intermediate Accounting, CetakanVI. Yogyakarta; BPFE

dilakukan revisi. Oleh pihak fakultas kemudian disetujui oleh pihak universitas. Revisi tersebut dilakukan tanpa mengubah jumlah total anggaran yang telah ditetapkan, tetapi menyesuaikan dana apa yang dapat dikurangkan untuk menutupi kekurangan dana untuk kegiatan lainnya.

Ada dua jenis penyimpangan yang mungkin terjadi di dalam menyusun dan melaksanakan anggaran pada lembaga perguruan tinggi yaitu:

1. Penyimpangan yang menguntungkan ( Favorable variance )

Penyimpangan dianggap menguntungkan jika realisasi lebih kecil dari anggaran.

Misalnya : Anggaran untuk honor panitia dan pengawas ujian Mid Semester, Ujian khusus, Panitia Adhoc kegiatan pendidikan lainnya yang dianggarkan sebesar Rp 60.000.000 sedangkan realisasinya Rp 32.320.614

penyimpangan sebesar Rp 27.679.386 merupakan Favorable

Variance.

2. Penyimpangan yang merugikan ( Unfavorable variance )

Penyimpangan dianggap merugikan jika realisasi lebih besar dari anggaran

Misalnya : Anggaran untuk honor mengajar dikelas, kesejahteraan bagi unsure pelaksana pendidikan dan kegiatan lainnya sebesar Rp 75.000.000 sedangkan realisasi yang terjadi sebesar Rp 99.037.950

maka penyimpangan sebesar Rp 24.037.950 merupakan Unfavorable

Variance.

Adapun penyimpangan – penyimpangan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi pada bagian Diploma Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Pada bagian fungsi Pendidikan dana yang dianggarkan untuk pelaksanaan semua kegiatan sebesar Rp 140.620.000 sedangkan realisasi anggaran yang terjadi untuk fungsi pendidikan sebesar Rp 132.964.564, yang mana belanja vakasi juga termasuk dalam fungsi pendidikan. Dalam hal ini terjadi penyimpangan sebesar Rp 7.655.436

2. Pada bagian fungsi Kerumahtanggaan dana yang dianggarkan untuk semua kegiatan pelaksanaan sebesar 382.700.000 sedangkan yang terjadi realisasinya anggaran sebesar Rp 306.012.000. Dalam hal ini terjadi penyimpangan dana sebesar Rp 76.688.000

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis mencoba untuk menyimpulkan dan memberikan saran-saran yang bisa dijadikan bahan dalam mengatasi permasalahan yang ada.

A. Kesimpulan

Dari analisis yang telah penulis lakukan, kesimpulan yang dapat diambil antara lain ;

1. Fakultas Ekonomi USU merupakan lembaga perguruan tinggi yang mempunyai visi menjadi salah satu fakultas ekonomi terkemuka yang unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi USU memperlihatkan pembagian tugas, tanggungjawab, dan wewenang sehingga setiap bagian dalam organisasi dapat berkerja sesuai dengan tugasnya masing-masing.

3. Penyusunan anggaran dan pengawasan beban operasional pada Fakultas Ekonomi USU kurang efektif dan efisien dalam penerapannya sehari-hari karena tidak memiliki bagian pengawasan anggaran operasional sehingga penggunaan beban operasional kurang terkontrol dan kurang dapat

menjelaskan apa yang ingin direncanakan dan pengawasannya terhadap beban operasionalnya.

4. Fakultas ekonomi melakukan pencatatan beban operasional dengan mengelompokkan beban-beban tersebut ke dalam beban belanja pegawai, belanja bahan, belanja pemeliharaan, dan belanja perjalanan.

5. Pengelolaan beban operasional menggunakan anggaran tahunan, namun pencatatan akan beban tersebut menggunakan pencatatan bulanan.

6. Penerapannya sistem akuntansi biayanya juga kurang dikembangkan, sehingga kurang membantu dalam penggolongan setiap transaksi yang membutuhkan rincian beban. Hal ini menyebabkan Fakultas Ekonomi USU kurang dapat membaca peluang bisnis dalam mewaspadai beban operasional. 7. Adanya penyimpangan anggaran yang terjadi pada Fakultas Ekonomi USU

termasuk golongan penyimpangan yang relatif sedang.

B. Saran

Berdasarkan analisa serta kesimpulan , maka penulis memberi saran-saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi USU dalam memajukan serta meningkatkan knerjanya. Adapun saran-saran yang dapat penulis berikan antara lain :

1. Agar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mencapai tujuan yang diharapkan maka sebaiknya semua pihak yang terlibat harus bekerja se-efektif dan se-efisien mungkin.

2. Sebaiknya tugas dan tanggung jawab lebih disosialisasikan kembali agar tidak terjadi tumpang tindih tugas dan wewenang.

3. Agar pengawasan lebih bagus, sebaiknya perusahaan membentuk bagian pengawasan anggaran operasional. Sehingga penggunaaan beban operasional lebih terkontrol dan pemanfaatannya lebih efisien dan ekonomis. Ini bisa meminimalisasikan terjadinya penyimpangan negative pada beban operasional.

4. Sistem akuntansi beban perlu dikembangkan untuk memudahkan dalam penggolongan setiap transaksi yang membutuhkan rincian beban. Sehingga setiap unit beban dapat diketahui fungsi dan jenisnya. Tentu saja ini membantu perusahaan untuk membaca peluang bisnis dalam kewaspadaan pengawasan beban operasional.

5. Sebaiknya disesuaikan antara anggaran dengan realisasi dalam hal pencatatannya agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan beban operasional.

6. Sebaiknya dilakukan pengawasan yang lebih efektif terhadap kinerja dari masing-masing pegawai agar tidak mengalami kemunduran.

DAFTAR PUSTAKA

Adisaputro, Gunawan. 2000. Anggaran Perusahaan, Cetakan I. Yogyakarta; BPFE

Daft, Richard L. 2004. Manajemen, Cetakan V. Jakarta; Erlangga

Halim, Abdul. 2000 . Dasar-Dasar Akuntansi Biaya, Cetakan IV. Yogyakarta; BPFE

Harahap, Sofyan Safri. 2000. Budgetting-Penganggaran Perencanaan

Lengkap Untuk Membantu Manajemen,Cetakan II.Jakarta;Grafindo

Ikatan Akuntan Indonesia ,1995, Pedoman Standar Akuntansi Keuangan, Edisi 1995. Jakarta; Salemba Empat

Manullang, M. 2002. Dasar-Dasar Manajemen. Cetakan XIV.Yogyakarta;

UGM Press

Nafarin, M. 2004. Penganggaran Perusahaan, Cetakan II. Jakarta; Salemba Empat

Stoner. 2001. Akuntansi Biaya Perencanaan dan Pengendalian

serta Pembuat Keputusan,Cetakan II.Jakarta; Salemba Empat

Supriyono.2000. Akuntansi Manajemen, Cetakan I. Yogyakarta; BPFE

Usry dan Lawrence Hamer. 2000 . Akuntansi Biaya Perencanaan dan

Pengendalian Cetakan X.Jakarta; Erlangga

Munandar,M.1996. Pokok-pokok Intermediate Accounting, CetakanVI. Yogyakarta; BPFE