Pentingnya Kepribadian Dan Etika Sekretarispada Kantor Dinas Sosial Dan Tenaga Kerjakota Medan Chapter III IV
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin, yaitu secretum yang artinya
rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut dengan secretaire. Dalam bahasa Belanda
disebut dengan secretares. Sementara itu dalam bahasa Inggris disebut dengan
secretary berasal dari kata secret yang berarti raasia. Sesuai dengan asal katanya,
sekretaris merupakan orang yang harus bisa menyimpan rahasia pimpinan atau
perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain.
Dari pengertian tersebut, ada banyak definisi sekretaris yang berkembang
saat
ini.
Sekretaris
merupakan
jabatan
profesional
yang
pekerjaannya
membutuhkan keahlian serta ketrampilan, tetapi keahlian dan ketrampilan khusus
saja tidak cukup. Seorang sekretaris memerlukan latihan teknis dan pengalaman
yang memadahi untuk menjadi seseorang sekretaris professional. Pendidikan
khusus diperlukan bagi sekretaris untuk menambah pengetahuan, serta
memperdalam pengetahuan tentang dunia sekretaris.
Braum dan Roman (2008:3) sekretaris adalalah pembantu dari seorang pimpinan
yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu,
memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah
dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan meningkatkan
efektivitas dari pimpinannya tersebut sedangkan menurut Barnhmart (2008:2)
sekretaris adalah seseorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat
37
38
dan lainnya untuk perorangan atau organisasi dan seorang kepala pejabat
pemerintah yang mengawasi dan memimpinan suatu departemen pemerintahan
tertentu, sebuah meja dan rak buku diatasnya .
Sekretaris adalah sebuah professi administratif yang bersifat asisten atau
mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah perkerjaan kantor yang tugasnya
ialah melaksanakan pekerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas
pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas
seperti mengetik, penggunaan computer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya
bekerja dibelakang meja.
Pada awalnya sekretaris bertugas sebagai seseorang yang menyimpan rahasia
pimpinan maupun rahasia perusahaan, tetapi saat ini tugas sekretaris bukan hanya
itu saja. Sejalan dengan perkembangan dalam perusahaan tugas sekretaris lebih
berkembang, sekretaris dituntut untuk membantu pekerjaan pimpinan dalam
mencapai tujuan perusahaan. Seorang sekretaris tidak hanya sekedar menerima
perintah dari pimpinan tetapi juga membantu aktif dalam melakukan pola
perbuatan manager supaya organisasi tersebut dapat berjalan lancar dalam usaha
mencapai tujuan pokok.
Berdasarkan pengertian para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa seorang
sekretaris hakikatnya adalah seorang yang dapat dipercaya oleh pimpinan dalam
kantor yang dapat membantu mempelancar pekerjaan pimpinan terutama untuk
penyelenggaraan kegiatan administrative yang menunjang kegiatan managerial
pimpinan atau kegiatan operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam
39
membina tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang
berkepentingan dengan perusahaan tempat sekretaris tersebut bekerja.
B. Kantor dan Manajeman Perkantoran
Dalam istilah “manajeman perkantoran” terdapat kata kantor.
Pengertiankantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor sebagai tempat,
ketika seorang bertanya: “Di mana kantor Anda?” dan kantor sebagai proses,
apabila orang bertanya: “Bagaimana kegiatan kantor saat ini?” Kantor juga
sebagai tempat melakukan pekerjaan administrasi terdapat bermacam-macam
aktivitas, antara lain proses pengiriman surat, dokumentasi, telepon, pengelolaan
pegawai, pengurusan sarana dan pra sarana, penataan ruang pemeliharaan
fasilitas, kebersihan kantor, prosedur dan metode pengawasan. Pengelolaan
terhadap semua aktivitas dinamakan manajeman kantor.
Menurut Atmosudirdjo yang dikutip oleh Yatiman (2009:16) pengertian
kantor adalah :
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis.
2. Markas atau ruang (kompleks) tempat seorang pengusah beserta stafnya
menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi .
4. Instansi, badan, jawatandan perusahaan.
Secara etimologis kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” yang maknanya
ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan. Dalam bahasa Inggris “office”
memiliki makna yaitu tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang
40
tempat kerja. Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2(dua) yaitu, kantor
dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan,
pencatatan,
pengolahan,
penyimpanan,
dan
penyampaian/
pendistribusian data/ informasi. Kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan
ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit.Sedangkan kantor
dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi,
lembaga, jawatan, badan perusahan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/
pendistribusian data/ informasi.
Manajeman Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta pergerakan mereka yang
melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini
bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari
sejak penciptaan melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanan kalau
memiliki nilai tetap atau pemusnahannya.
Seorang sekretaris perlu menguasai ruang lingkup manajeman kantor.
Sekretaris yang menguasai ruang lingkup manajeman kantor maka akan mudah
dalam menjalankan langkah-langkah dalam koordinasi, maupun pembagian tugas
sekretaris. Ruang lingkup manajeman kantor yang dijelaskan oleh Rosidah dan
Sulistiyani (2005:120) meliputi :
a) Tata ruang kantor
b) Komunikasi
41
c) Kepegawaian perkantoran
d) Prabotan dan perlengkapan
e) Peralatan dan mesin
f) Metode
g) Warkat
h) Pembekalan dan peralatan tulis
i) Kontrol pejabat pimpinan
Sekretaris dalam manajeman kantor adalah sebagai asisten atau pembantu
pimpinan dalam melaksanakan pengelolaan aktivitas kantor. Sekretaris harus
mempelajari semua aktivitas diatas sehingga berkemampuan menguasai urusan
tersebut. Sebagai asisten manajeman kantor sikap dan prilaku yang profesional
akan menjadi sorotan bawahan dan menentukan keberhasilan kantor yang
dipimpin.
Berdasarkan pengertian dari para ahli dapat disimpulkan bahwa kantor adalah
tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengelolaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data atau
informasi.Sedangkan manajeman perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan,
mengorganisasi
(mengatur
dan
menyusun),
mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengend alikan (melakukan
kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu agenda.
42
C. Sekretaris di Kantor
Keberadaan
sekretaris
menjadi
tumpuan
keberhasilan
pimpinan
dalammenjalankan fungsi manajerial itu dapat dikatakan benar, bahkan peran
sekretaris menjadi salah satu faktor penentu bagi produktifitas perusahaan.Profesi
sekretaris professional dapat dilihat dari beberapa aspek seperti:
1. Kepribadian Sekretaris di Kantor
Kepribadian dapat diartikan sebagai identitas seseorang, sehingga banyak
menyangkut masalah watak, sifat, yang tercermin nyata dalam perbuatan serta
tindakan seseorang. Orang yang berkepribadian adalah orang yang sadar akan
dirinya, dan dapat mengerti dengan tepat dirinya. Seseorang yang berkepribadian
kuat adalah orang yang dapat menentukan dirinya sendiri, berbuat apa, sebagai
apa, mau apa dan sebagaimana.
Kepribadian adalah pola menyeluruh semua kemampuan, perbuatan serta
kebiasaan seseorang baik dari segi jasmani, mental, rohani, maupun emosi, yang
ditata dalam suatu cara yang khas dengan mendapat pengaruh dari luar. Pola
tersebut berwujud dengan tingkah laku dalam usaha menjadi manusia sesuai
dengan yang dikehendaki. Syarat kepribadian mencakup sifat penyabar, simpatik,
bijaksana, ramah, berpenampilan menarik, pandai bergaul, dapat dipercaya, dan
lain-lain.
43
Tiap orang memiliki kepribadian yang khas, bersifat pribadi, dan berbeda satu
dengan lainnya, serta tidak dapat dibagi-bagikan pada yang lain. Pemahaman
tentang arti kepribadian sekretaris adalah sifat dan segala perilaku yang sebaiknya
ada pada sekretaris sehingga dapat tampil sesuai dengan peran dan mampu
mendukung pelaksanaan tugas pekerjaan secara optimal, maka untuk memiliki
atau mengembangkan kepribadian sekretaris tersebut ada beberapa usaha yang
harus dilakukan diantaranya adalah :
1. Menggunakan
kesempatan
yang
memungkinkan
untuk
mencoba
mempraktekkan atau melatih sikap-sikap positif yang perlu dimiliki atau
dikembangkan.
2. Berusaha untuk selalu mengingat hal-hal utama dalam melakukan praktek.
Dalam hal melakukan praktek tersebut, jangan membuat pengecualian
(ditinjau dari segi: waktu, keadaan, dan orang) untuk melatih diri.
3. Bagi calon sekretaris dan sekretaris yunior, disamping perlu banyak
membaca, maka perlu memperhatikan dan mencatat kesempurnaan yang
dilakukan
seseorang
di
sekeliling
yang telah
berhasil
dibidang
kesekretariatan yang bisa dijadikan contoh.
4. Memahami perasaan orang lain, tidak egois, dan mau menerima penilaian
tentang diri pribadi.
5. Menghindarkan diri dari sebab-sebab tercela oleh orang lain, dan
menghindari kebiasaan mencela segala sesuatu yang ada disekelilingnya.
6. Sanggup menahan emosi dalam segala keadaan.
44
Berdasarkan uraian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya
kepribadian meliputi :
1. Kebiasaan dan tingkah laku.
2. Kemampuan berbicara.
3. Kesehatan
4. Sikap-sikap yang menunjang pelaksanaan pekerjaan.
Respon positif atau negatif dari orang tergantung dari kepribadian dan
penampilan diri seorang sekretaris yang disampaikan, misalnya melalui cara
berpakaian, sikap, bertindak dan perbuatan, sopan santun, dan lain-lain. Relasi
bisnis pimpinan akan mendapatkan kesan pertama dalam perusahaan tersebut dari
diri sekretarisnya.
Sekretaris diharapkan memiliki sifat positif, percaya diri, riang, gembira,
suka menolong yang dikombinasikan dengan penampilan bisnis yang rapi, bersih,
dan konservatif. Kepribadian meliputi berbagai unsur, baik jasmani maupun
rohani yang tercermin dalam tingkah laku. Kepribadian sekretaris berarti seluruh
perbuatan yang menyangkut kemampuan maupun kebiasaan yang tercermin pada
tingkah laku seseorang sekretaris selama sekretaris itu bekerja.
Kepribadian merupakan sisi luar manusia untuk menutupi diri dari
sifat/karakter yang kurang baik agar secara visual terlihat baik dikalangan
masyarakat. Kepribadian dapat dilatih dan dikembangkan dengan meningkatkan
kemampuan/ketrampilan serta sikap yang simpati dalam menghadapi masyarakat
maupun rekan sekantor.
45
Kepribadian bisa menjadi modal yang menguntungkan. Kepribadian yang
positif akan terhormat dan diterima dimanapun juga, sedangkan kepribadian yang
negatif akan menjadi penghalang untuk meniti karier. Kepribadian seseorang
sekretaris dapat menunjang secara maksimal potensi peningkatan kemampuan
kerja yang menguntungan bagi diri sendiri maupun pengembangan organisasi.
Kepribadian sekrtearis yang sukses dan menarik terletak pada citra diri
yang merupakan integritas intelektualitas, watak, perilaku, karya dan penampilan
didepan umum. Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui peningkatan
kopetensinya sehingga benar-benar mampu dan melalui peningkatan kopetensinya
sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu
pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan
dan keterampilan diluar tugas-tugas kesekretariatan.
Kepribadian sekretaris tercermin pada hal-hal berikut :
1. Memiliki Ketrampilan dalam Pelaksanaan Tugas dan dalam Penampilan.
2. Memliki Kemampuan untuk Teliti, Tekun serta Rajin.
3. Memiliki Sikap Sabar,Semangat Tinggi, dan Tidak Mudah Putus Asa.
4. Menunjukkan Loyalitas.
5. Memiliki Inisiatif dan Kreativitas Tinggi.
6. Memiliki Kemampuan untuk Mengembangkan Sikap Positif.
7. Memiliki Kebiasaan, Tingkah Laku dan Kemampuan dalam Berbicara
yang Baik.
Kepribadian sering diidentikkan dengan identitas seseorang baik yang
menyangkut watak, sifat, perbuatan atau tindakan yang merupakan usaha
46
seseorang dalam mengkualitaskan jati diri.Kepribadian sekretaris penting
dibangun dan dikembangkan terus-menerus guna membangun profesionalisme
agar sekretaris mampu membawakan dirinya dengan baik dihadapan pimpinan,
rekan sekerja dan pihak luar.
Kepribadian sekretaris tercermin pada setiap tindakan dan prilakunya, baik
ketika melaksanakan tugas maupun berinteraksi atau berkomunikasi dengan orang
lain. Dikarenakan setiap individu memiliki sikap dan kepribadian yang berbeda,
namun kepribadian seorang sekretaris yang menyangkut seluruh aspes
kemampuan, perbuatan, perkataan maupun emosi dapat ditata dengan memahami
kepribadian yang baik.
2. Etika sekretaris di Kantor
Pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara, hingga tingkat internasional
membutuhkan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia
bergaul. Sistem pergaulan tersebut dapat kita katakan sebagai suatu etika. Etika
tersebut dimaksud sebagai pedoman pergaulan untuk menjaga kepentingan
masing-masing yang terlibat dalam lingkungan tersebut tanpa melanggar adat
istiadat.
Profesi yang berubah cepat di era masa kini, salah satunya adalah profesi
sebagai sekretaris Etika sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah,
ukuran-ukuran dasar-dasar etika yang diterima dan ditaati oleh sekretris , yang
berupa peraturan-peraturan atau hal-hal yang sudah merupakan kebiasaan atau
yang baik, dan dianggap sudah diketahui dan perlu atau harus dilaksanakan.
47
Etika sekretaris juga meliputi kebiasaan yang baik atau peraturan yang
diterima dan ditaati oleh sekretaris. Penampilan utama seorang sekretaris dapat
diukur dari etika. Seorang sekretaris harusla berprilaku sesuai dengan norma dan
etika sebagai seorang sekretaris.Penampilan untuk dapat melaksanakan tugas
dengan baik dan dapat menampilkan diri secara terampil perlu diperhatikan.
Etika seorang sekretaris adalah titik ukur yang perlu diperhartikan. Etika
sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan oleh seorang
sekretaris etika tersebut meliputi kejujuran, kesetiaan, tanggung jawab dan
dedikasi. Etika sekretaris juga meliputi cara berbicara, berpakaian, berbuat dan
bertindak yang diterima baik dikalangan sekretaris dilingkungan kerja mereka.
Etika pada dasarnya merujuk pada dua hal. Pertama etika berkenaan
dengan disiplin ilmu yang mempelajari nilai-nilai yang dianut oleh manusia
beserta pembenarannya. Kedua, etika merupakan pokok permasalahan dalam
disiplin ilmu itu sendiri, yaitu nilai-nilai hidup dan hukum-hukum yang mengatur
tingkah laku manusia.
Etika harus dijadikan pedoman seorang sekretaris dalam kantor karna etika
dapat membangun citra diri seorang sekretaris saat bekerja. Pedoman yang sudah
diterapkan seorang sekretaris dari awal bekerja akan mampu menjadi tuntunan
saat bekerja. Sekretaris akan tahu mana yang baik dan mana yang harus
dikerjakan.
48
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal
berbicara, makan, dan duduk. Etika sangat penting karena itu sangat berkaitan
dengan citra perusahaan. Sekretaris terkadang diminta untuk melakukan
persentasi menggantikan atasan, oleh sebab itu seorang sekretaris harus pandai
berbicara didepan publik dan kawan kantor.
Etika dan pengembangan diri konteks profesional adalah menjalankan
tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etika yang berlaku, memang merupakan
suatu keharusan bukan hanya pilihan. Peraturan itu berlaku untuk seluruh jajaran
sumber daya manusia dalam kantor, termasuk juga untuk seorang sekretaris agar
tidak menyimpang dari peraturan tata tertib yang diciptakan didalam organisasi
tersebut.
Seorang sekretaris harus memahami dasar-dasar etika , yang melandasi
profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi yang digunakan akan semakin
memperjelas etika yang nantinya akan menunjang kemantapan karir dan sukses
yang akan berkesinambungan. Sekretaris akan dapat berkembang bila benar-benar
dapat tampil secara profesional dalam berbagai aktivitas organisasi, tidak hanya
etika yang perlu mendapat perhatian penting.
Dasar-dasar etika terdiri dari Emawati (2013:258), yaitu:
1. Bersikap sopan dan ramah kepada siapa saja.
2. . Memberi perhatian kepada orang lain.
3. . Berusaha selalu menjaga perasaan orang lain.
4. . Memiliki rasa toleransi yang tinggi.
5. Dapat menguasai diri dan mengendalikan emosi.
49
Faktor-faktor yang mempengaruhi etika adalah sebagai berikut:
1. Kebutuhan individu.
2. Tidak ada pedoman.
3. Perilaku dan kebiasaan individu yang terkumulasi dan tak dikoreksi.
4. Lingkungan yang tidak etis.
5. Perilaku dari komunitas.
Aspek lain secara meluas harus diperhatikan untuk pengembangan
diriyang perlu dikaji ulang dan ditingkatkan seorang sekretaris.Kebiasaan yang
baik atau peraturan yang diterima dan ditaati oleh sekretaris yang kemudian
mengendap menjadi normatif. Seorang sekretaris perlu memahami etika, agar
sekretaris dapat mengetahui cara berbicara, berpakaian, berbuat dan bertindak
yang diterima baik dikalangan sekretaris dilingkungan kerja mereka.
D. Pentingnya Kepribadian dan Etika Sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan
1. Kepribadian Sekretaris
Seorang sekretaris yang profesional mempunyai kepribadian yang baik yang
harus selalu diterapkan didalam Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Medan maupun di kehidupan masyarakat, sebagai berikut :
a. Bersifat simpatik, menyenangkan bagi orang lain, tidak egois, bersifat
terbuka, dan tenang.
b. Bersikap dewasa dalam berfikir maupun bertindak, artinya senantiasa
belajar meningkatkan kemampuan dan kualitas dirinya. Orang yang
kepribadiannya mantap tidak lagi ego sentries, tetapi sudah mencapai
50
tahap interdependence, artinya mampu berhubungan secara harmonis
dengan orang lain, namun tetap mandiri.
c. Senantiasa mengembangkan sikap-sikap positif yang dimiliki dan
berupaya mengikis segi-segi kekurangan dirinya dan tidak menutup diri
mau
mendengarkan
masukan-masukan
bagi
pengembangan
kepribadiannya.
d. Banyak membaca buku, tulisan maupun mempelajari pengalaman orang
yang sukses.
e. Luwes dalam pergaulan.
f. Sabar, bersemangat tinggi, bersedia bekerja keras, berinisiatif dan kreatif,
telaten, tidak cepat bosan dan tidak mudah putus asa, menghargai
ketepatan waktu, jujur, dapat bekerja sama dan dapat dipercaya.
2.Etika Sekretaris
Etika sekretaris hakikatnya kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati
oleh sekretaris. Menurut Rosidah dan Sulistiyani (2005:169) Etika adalah “ilmu
pengetahuan tentang akhlak dan moral. Pembelajaran tentang etika memiliki
sasaran agar orang dapat membedakan yang baik dan buruk”. Pelaksanaan etika
sekretaris ditempat kerja memperhatikan etika sekretaris yang baik pada kantor
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, sebagai berikut :
51
1. Etika Kerja
a. Datang tepat waktu.
b. Memberikan kabar jika terlambat.
c. Penggunaan waktu kerja yang efisien (ngerumpi, berkunjung
kebagian lain, menerima tamu pribadi, baca Koran tidak terkait
dengan pekerjaan).
d. Melakukan bisnis dalam kantor dan menerima order bukan atas
nama kantor dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
2. Etika Antar Teman Kerja
a. Menghargai antar rekan.
b. Tidak menyombongkan diri sendiri.
c. Tidak membicarakan rekan sekerja ,tidak menceritakan prestasi
yang dimiliki.
d. Tidak menjatuhkan rekan ,mendengarkan pendapat orang lain.
3. Etika Dengan Atasan
a. Menghormati kekuasaan / jabatan atasan, berprilaku sopan.
b. Sikap antusias, sungguh-sungguh dalam menjaga rahasia atasan.
c. Cepat dan tanggap dalam bertindak.
d. Tidak boleh mencapuri urusan pribadi atasan.
4. Etika Dengan Bawahan
a. Bisa menjadi teladan.
b. Hindari mengkritik bawahan ditempat umum, hindari marah.
kepada bawahandanmembangunkepercayaankepadabawahan.
52
5. Etika Ketika Berbincang-bincang
a. Hindari yang merendahkan martabat
b. Jangan memancing perdebatan, memotong pembicaraan, dan
berlagak sok tahu.
c. Berbicara melihat yang sedang diajak berbicara, hindari terlalu
dekat dengan lawan bicara, jangan membocorkan rahasia.
d. Perhatikan lingkungan dan kondisi yang diajak berbicara, gunakan
bahasa yang umum baik dan benar.
6. Etika Menerima Tamu
a. Ucapkan salam.
b. Buka jendela ketika ruangan tertutup.
c. Tempatkan tamu diposisi sebelah kanan.
7. Etika Bekerja
a. Datang tepat waktu
b. Bekerja tepat waktu
c. Hindari kebiasaan bertandang kebagian/ unit lain, ngerumpi, bolos,
mengerjakan pekerjaan pribadi, telepon pribadi, selalu baca koran.
d. Perlu pengembangan pribadi guna menambah kreativitas dan
menjaga semangat kerja dan selelu antusiasdalam hal apapun.
8. Etika Penjamuan Makan
a. Jangan membiarkan mulut penuh terisi oleh makanan.
b. Usahakan untuk tidak berbicara ketika sedang mengunyah,
mengambil makan secukupnya.
53
c. Jangan menimbulkan bunyi sendok atau piring, jangan membuka
mulut terlalu besar.
9. Etika Berpenampilan
a. Memakai baju seragam, jaga keserasian berbusana.
b. Berpakaian dengan jeans, sandal dan kaos tidak lazim dan tidak
sopan, hindari berbusana yang terlalu sempit.
c. Makeup wanita tidak mencolok/ harus netral.
d. Menggunakan asesoris sesuaikan dengan warna baju tidak boleh
berlebihan.
10. Etika Menggunakan Fasilitas Kantor
a. Perencanaan dan kebutuhan kantor dan didasarkan pertimbangan
obyektif.
b. Hindari menerima komisi, hindari pemborosan dalam pemakaian,
serahkan komisi dan sejenisnya pada organisasi.
c. Melakukan interventarisasi dan pengecekan fasilitas kantor.
d. Penghapusan kantor secara obyektif, gunakan fasilitas kantor
sesuai dengan fungsinya.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan yang telah diuraikan oleh penulis, maka dapat
disimpulkan bahwa Pentingnya Kepribadian dan Etika Sekretaris pada
Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yaitu:
1. Kepribadian yang diterapkan sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan meliputi seluruh perbuatan yang
menyangkut kemampuan maupun kebiasaan yang tercermin pada
tingkah laku selama sekretaris bekerja dan juga membangun hubungan
yang baik dengan rekan sekerja maupun berbagai pihak.
2. Etika yang diterapkan sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga
Kerja Kota Medan meliputi cara berbicara, berpakaian ,berbuat dan
bertindak yang diterima baik di lingkungan kerja agar sekretaris dapat
bekerja lebih maksimal dan tetap mengedepankan aturan-aturan yang
berlaku.
B. Saran
Adapun yang menjadi saran yang sehubungan dengan Pentingnya
Kepribadian dan Etika Sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga
Kerja Kota Medan sebagai berikut :
54
55
1. Kepribadian yang dimiliki sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan agar lebih mengembangkan kerpibadiannya
guna membangun profesionalisme agar mampu mebawakan dirinya
dengan lebih baik lagi dengan rekan sekerja maupun berbagai pihak.
2. Menurut hasil survey dilapangan etika yang diterapkan sekretaris pada
Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan harus lebih baik
lagi. Oleh karena itu, penulis menyarankan agar sekretaris harus terus
selalu menerapkan nilai-nilai etika, dasar-dasar etika dan landasan
etika yang merupakan hal penting bagi sekretaris untuk mengarahkan
agar tidak menyimpang dari peraturan yang ada sehingga dapat
memperlancar tugas sebagai sekretaris.
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin, yaitu secretum yang artinya
rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut dengan secretaire. Dalam bahasa Belanda
disebut dengan secretares. Sementara itu dalam bahasa Inggris disebut dengan
secretary berasal dari kata secret yang berarti raasia. Sesuai dengan asal katanya,
sekretaris merupakan orang yang harus bisa menyimpan rahasia pimpinan atau
perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain.
Dari pengertian tersebut, ada banyak definisi sekretaris yang berkembang
saat
ini.
Sekretaris
merupakan
jabatan
profesional
yang
pekerjaannya
membutuhkan keahlian serta ketrampilan, tetapi keahlian dan ketrampilan khusus
saja tidak cukup. Seorang sekretaris memerlukan latihan teknis dan pengalaman
yang memadahi untuk menjadi seseorang sekretaris professional. Pendidikan
khusus diperlukan bagi sekretaris untuk menambah pengetahuan, serta
memperdalam pengetahuan tentang dunia sekretaris.
Braum dan Roman (2008:3) sekretaris adalalah pembantu dari seorang pimpinan
yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu,
memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah
dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan meningkatkan
efektivitas dari pimpinannya tersebut sedangkan menurut Barnhmart (2008:2)
sekretaris adalah seseorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat
37
38
dan lainnya untuk perorangan atau organisasi dan seorang kepala pejabat
pemerintah yang mengawasi dan memimpinan suatu departemen pemerintahan
tertentu, sebuah meja dan rak buku diatasnya .
Sekretaris adalah sebuah professi administratif yang bersifat asisten atau
mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah perkerjaan kantor yang tugasnya
ialah melaksanakan pekerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas
pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas
seperti mengetik, penggunaan computer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya
bekerja dibelakang meja.
Pada awalnya sekretaris bertugas sebagai seseorang yang menyimpan rahasia
pimpinan maupun rahasia perusahaan, tetapi saat ini tugas sekretaris bukan hanya
itu saja. Sejalan dengan perkembangan dalam perusahaan tugas sekretaris lebih
berkembang, sekretaris dituntut untuk membantu pekerjaan pimpinan dalam
mencapai tujuan perusahaan. Seorang sekretaris tidak hanya sekedar menerima
perintah dari pimpinan tetapi juga membantu aktif dalam melakukan pola
perbuatan manager supaya organisasi tersebut dapat berjalan lancar dalam usaha
mencapai tujuan pokok.
Berdasarkan pengertian para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa seorang
sekretaris hakikatnya adalah seorang yang dapat dipercaya oleh pimpinan dalam
kantor yang dapat membantu mempelancar pekerjaan pimpinan terutama untuk
penyelenggaraan kegiatan administrative yang menunjang kegiatan managerial
pimpinan atau kegiatan operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam
39
membina tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang
berkepentingan dengan perusahaan tempat sekretaris tersebut bekerja.
B. Kantor dan Manajeman Perkantoran
Dalam istilah “manajeman perkantoran” terdapat kata kantor.
Pengertiankantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor sebagai tempat,
ketika seorang bertanya: “Di mana kantor Anda?” dan kantor sebagai proses,
apabila orang bertanya: “Bagaimana kegiatan kantor saat ini?” Kantor juga
sebagai tempat melakukan pekerjaan administrasi terdapat bermacam-macam
aktivitas, antara lain proses pengiriman surat, dokumentasi, telepon, pengelolaan
pegawai, pengurusan sarana dan pra sarana, penataan ruang pemeliharaan
fasilitas, kebersihan kantor, prosedur dan metode pengawasan. Pengelolaan
terhadap semua aktivitas dinamakan manajeman kantor.
Menurut Atmosudirdjo yang dikutip oleh Yatiman (2009:16) pengertian
kantor adalah :
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis.
2. Markas atau ruang (kompleks) tempat seorang pengusah beserta stafnya
menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi .
4. Instansi, badan, jawatandan perusahaan.
Secara etimologis kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” yang maknanya
ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan. Dalam bahasa Inggris “office”
memiliki makna yaitu tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang
40
tempat kerja. Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2(dua) yaitu, kantor
dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan,
pencatatan,
pengolahan,
penyimpanan,
dan
penyampaian/
pendistribusian data/ informasi. Kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan
ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit.Sedangkan kantor
dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi,
lembaga, jawatan, badan perusahan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/
pendistribusian data/ informasi.
Manajeman Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta pergerakan mereka yang
melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini
bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari
sejak penciptaan melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanan kalau
memiliki nilai tetap atau pemusnahannya.
Seorang sekretaris perlu menguasai ruang lingkup manajeman kantor.
Sekretaris yang menguasai ruang lingkup manajeman kantor maka akan mudah
dalam menjalankan langkah-langkah dalam koordinasi, maupun pembagian tugas
sekretaris. Ruang lingkup manajeman kantor yang dijelaskan oleh Rosidah dan
Sulistiyani (2005:120) meliputi :
a) Tata ruang kantor
b) Komunikasi
41
c) Kepegawaian perkantoran
d) Prabotan dan perlengkapan
e) Peralatan dan mesin
f) Metode
g) Warkat
h) Pembekalan dan peralatan tulis
i) Kontrol pejabat pimpinan
Sekretaris dalam manajeman kantor adalah sebagai asisten atau pembantu
pimpinan dalam melaksanakan pengelolaan aktivitas kantor. Sekretaris harus
mempelajari semua aktivitas diatas sehingga berkemampuan menguasai urusan
tersebut. Sebagai asisten manajeman kantor sikap dan prilaku yang profesional
akan menjadi sorotan bawahan dan menentukan keberhasilan kantor yang
dipimpin.
Berdasarkan pengertian dari para ahli dapat disimpulkan bahwa kantor adalah
tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengelolaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data atau
informasi.Sedangkan manajeman perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan,
mengorganisasi
(mengatur
dan
menyusun),
mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengend alikan (melakukan
kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu agenda.
42
C. Sekretaris di Kantor
Keberadaan
sekretaris
menjadi
tumpuan
keberhasilan
pimpinan
dalammenjalankan fungsi manajerial itu dapat dikatakan benar, bahkan peran
sekretaris menjadi salah satu faktor penentu bagi produktifitas perusahaan.Profesi
sekretaris professional dapat dilihat dari beberapa aspek seperti:
1. Kepribadian Sekretaris di Kantor
Kepribadian dapat diartikan sebagai identitas seseorang, sehingga banyak
menyangkut masalah watak, sifat, yang tercermin nyata dalam perbuatan serta
tindakan seseorang. Orang yang berkepribadian adalah orang yang sadar akan
dirinya, dan dapat mengerti dengan tepat dirinya. Seseorang yang berkepribadian
kuat adalah orang yang dapat menentukan dirinya sendiri, berbuat apa, sebagai
apa, mau apa dan sebagaimana.
Kepribadian adalah pola menyeluruh semua kemampuan, perbuatan serta
kebiasaan seseorang baik dari segi jasmani, mental, rohani, maupun emosi, yang
ditata dalam suatu cara yang khas dengan mendapat pengaruh dari luar. Pola
tersebut berwujud dengan tingkah laku dalam usaha menjadi manusia sesuai
dengan yang dikehendaki. Syarat kepribadian mencakup sifat penyabar, simpatik,
bijaksana, ramah, berpenampilan menarik, pandai bergaul, dapat dipercaya, dan
lain-lain.
43
Tiap orang memiliki kepribadian yang khas, bersifat pribadi, dan berbeda satu
dengan lainnya, serta tidak dapat dibagi-bagikan pada yang lain. Pemahaman
tentang arti kepribadian sekretaris adalah sifat dan segala perilaku yang sebaiknya
ada pada sekretaris sehingga dapat tampil sesuai dengan peran dan mampu
mendukung pelaksanaan tugas pekerjaan secara optimal, maka untuk memiliki
atau mengembangkan kepribadian sekretaris tersebut ada beberapa usaha yang
harus dilakukan diantaranya adalah :
1. Menggunakan
kesempatan
yang
memungkinkan
untuk
mencoba
mempraktekkan atau melatih sikap-sikap positif yang perlu dimiliki atau
dikembangkan.
2. Berusaha untuk selalu mengingat hal-hal utama dalam melakukan praktek.
Dalam hal melakukan praktek tersebut, jangan membuat pengecualian
(ditinjau dari segi: waktu, keadaan, dan orang) untuk melatih diri.
3. Bagi calon sekretaris dan sekretaris yunior, disamping perlu banyak
membaca, maka perlu memperhatikan dan mencatat kesempurnaan yang
dilakukan
seseorang
di
sekeliling
yang telah
berhasil
dibidang
kesekretariatan yang bisa dijadikan contoh.
4. Memahami perasaan orang lain, tidak egois, dan mau menerima penilaian
tentang diri pribadi.
5. Menghindarkan diri dari sebab-sebab tercela oleh orang lain, dan
menghindari kebiasaan mencela segala sesuatu yang ada disekelilingnya.
6. Sanggup menahan emosi dalam segala keadaan.
44
Berdasarkan uraian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya
kepribadian meliputi :
1. Kebiasaan dan tingkah laku.
2. Kemampuan berbicara.
3. Kesehatan
4. Sikap-sikap yang menunjang pelaksanaan pekerjaan.
Respon positif atau negatif dari orang tergantung dari kepribadian dan
penampilan diri seorang sekretaris yang disampaikan, misalnya melalui cara
berpakaian, sikap, bertindak dan perbuatan, sopan santun, dan lain-lain. Relasi
bisnis pimpinan akan mendapatkan kesan pertama dalam perusahaan tersebut dari
diri sekretarisnya.
Sekretaris diharapkan memiliki sifat positif, percaya diri, riang, gembira,
suka menolong yang dikombinasikan dengan penampilan bisnis yang rapi, bersih,
dan konservatif. Kepribadian meliputi berbagai unsur, baik jasmani maupun
rohani yang tercermin dalam tingkah laku. Kepribadian sekretaris berarti seluruh
perbuatan yang menyangkut kemampuan maupun kebiasaan yang tercermin pada
tingkah laku seseorang sekretaris selama sekretaris itu bekerja.
Kepribadian merupakan sisi luar manusia untuk menutupi diri dari
sifat/karakter yang kurang baik agar secara visual terlihat baik dikalangan
masyarakat. Kepribadian dapat dilatih dan dikembangkan dengan meningkatkan
kemampuan/ketrampilan serta sikap yang simpati dalam menghadapi masyarakat
maupun rekan sekantor.
45
Kepribadian bisa menjadi modal yang menguntungkan. Kepribadian yang
positif akan terhormat dan diterima dimanapun juga, sedangkan kepribadian yang
negatif akan menjadi penghalang untuk meniti karier. Kepribadian seseorang
sekretaris dapat menunjang secara maksimal potensi peningkatan kemampuan
kerja yang menguntungan bagi diri sendiri maupun pengembangan organisasi.
Kepribadian sekrtearis yang sukses dan menarik terletak pada citra diri
yang merupakan integritas intelektualitas, watak, perilaku, karya dan penampilan
didepan umum. Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui peningkatan
kopetensinya sehingga benar-benar mampu dan melalui peningkatan kopetensinya
sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu
pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan
dan keterampilan diluar tugas-tugas kesekretariatan.
Kepribadian sekretaris tercermin pada hal-hal berikut :
1. Memiliki Ketrampilan dalam Pelaksanaan Tugas dan dalam Penampilan.
2. Memliki Kemampuan untuk Teliti, Tekun serta Rajin.
3. Memiliki Sikap Sabar,Semangat Tinggi, dan Tidak Mudah Putus Asa.
4. Menunjukkan Loyalitas.
5. Memiliki Inisiatif dan Kreativitas Tinggi.
6. Memiliki Kemampuan untuk Mengembangkan Sikap Positif.
7. Memiliki Kebiasaan, Tingkah Laku dan Kemampuan dalam Berbicara
yang Baik.
Kepribadian sering diidentikkan dengan identitas seseorang baik yang
menyangkut watak, sifat, perbuatan atau tindakan yang merupakan usaha
46
seseorang dalam mengkualitaskan jati diri.Kepribadian sekretaris penting
dibangun dan dikembangkan terus-menerus guna membangun profesionalisme
agar sekretaris mampu membawakan dirinya dengan baik dihadapan pimpinan,
rekan sekerja dan pihak luar.
Kepribadian sekretaris tercermin pada setiap tindakan dan prilakunya, baik
ketika melaksanakan tugas maupun berinteraksi atau berkomunikasi dengan orang
lain. Dikarenakan setiap individu memiliki sikap dan kepribadian yang berbeda,
namun kepribadian seorang sekretaris yang menyangkut seluruh aspes
kemampuan, perbuatan, perkataan maupun emosi dapat ditata dengan memahami
kepribadian yang baik.
2. Etika sekretaris di Kantor
Pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara, hingga tingkat internasional
membutuhkan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia
bergaul. Sistem pergaulan tersebut dapat kita katakan sebagai suatu etika. Etika
tersebut dimaksud sebagai pedoman pergaulan untuk menjaga kepentingan
masing-masing yang terlibat dalam lingkungan tersebut tanpa melanggar adat
istiadat.
Profesi yang berubah cepat di era masa kini, salah satunya adalah profesi
sebagai sekretaris Etika sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah,
ukuran-ukuran dasar-dasar etika yang diterima dan ditaati oleh sekretris , yang
berupa peraturan-peraturan atau hal-hal yang sudah merupakan kebiasaan atau
yang baik, dan dianggap sudah diketahui dan perlu atau harus dilaksanakan.
47
Etika sekretaris juga meliputi kebiasaan yang baik atau peraturan yang
diterima dan ditaati oleh sekretaris. Penampilan utama seorang sekretaris dapat
diukur dari etika. Seorang sekretaris harusla berprilaku sesuai dengan norma dan
etika sebagai seorang sekretaris.Penampilan untuk dapat melaksanakan tugas
dengan baik dan dapat menampilkan diri secara terampil perlu diperhatikan.
Etika seorang sekretaris adalah titik ukur yang perlu diperhartikan. Etika
sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan oleh seorang
sekretaris etika tersebut meliputi kejujuran, kesetiaan, tanggung jawab dan
dedikasi. Etika sekretaris juga meliputi cara berbicara, berpakaian, berbuat dan
bertindak yang diterima baik dikalangan sekretaris dilingkungan kerja mereka.
Etika pada dasarnya merujuk pada dua hal. Pertama etika berkenaan
dengan disiplin ilmu yang mempelajari nilai-nilai yang dianut oleh manusia
beserta pembenarannya. Kedua, etika merupakan pokok permasalahan dalam
disiplin ilmu itu sendiri, yaitu nilai-nilai hidup dan hukum-hukum yang mengatur
tingkah laku manusia.
Etika harus dijadikan pedoman seorang sekretaris dalam kantor karna etika
dapat membangun citra diri seorang sekretaris saat bekerja. Pedoman yang sudah
diterapkan seorang sekretaris dari awal bekerja akan mampu menjadi tuntunan
saat bekerja. Sekretaris akan tahu mana yang baik dan mana yang harus
dikerjakan.
48
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal
berbicara, makan, dan duduk. Etika sangat penting karena itu sangat berkaitan
dengan citra perusahaan. Sekretaris terkadang diminta untuk melakukan
persentasi menggantikan atasan, oleh sebab itu seorang sekretaris harus pandai
berbicara didepan publik dan kawan kantor.
Etika dan pengembangan diri konteks profesional adalah menjalankan
tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etika yang berlaku, memang merupakan
suatu keharusan bukan hanya pilihan. Peraturan itu berlaku untuk seluruh jajaran
sumber daya manusia dalam kantor, termasuk juga untuk seorang sekretaris agar
tidak menyimpang dari peraturan tata tertib yang diciptakan didalam organisasi
tersebut.
Seorang sekretaris harus memahami dasar-dasar etika , yang melandasi
profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi yang digunakan akan semakin
memperjelas etika yang nantinya akan menunjang kemantapan karir dan sukses
yang akan berkesinambungan. Sekretaris akan dapat berkembang bila benar-benar
dapat tampil secara profesional dalam berbagai aktivitas organisasi, tidak hanya
etika yang perlu mendapat perhatian penting.
Dasar-dasar etika terdiri dari Emawati (2013:258), yaitu:
1. Bersikap sopan dan ramah kepada siapa saja.
2. . Memberi perhatian kepada orang lain.
3. . Berusaha selalu menjaga perasaan orang lain.
4. . Memiliki rasa toleransi yang tinggi.
5. Dapat menguasai diri dan mengendalikan emosi.
49
Faktor-faktor yang mempengaruhi etika adalah sebagai berikut:
1. Kebutuhan individu.
2. Tidak ada pedoman.
3. Perilaku dan kebiasaan individu yang terkumulasi dan tak dikoreksi.
4. Lingkungan yang tidak etis.
5. Perilaku dari komunitas.
Aspek lain secara meluas harus diperhatikan untuk pengembangan
diriyang perlu dikaji ulang dan ditingkatkan seorang sekretaris.Kebiasaan yang
baik atau peraturan yang diterima dan ditaati oleh sekretaris yang kemudian
mengendap menjadi normatif. Seorang sekretaris perlu memahami etika, agar
sekretaris dapat mengetahui cara berbicara, berpakaian, berbuat dan bertindak
yang diterima baik dikalangan sekretaris dilingkungan kerja mereka.
D. Pentingnya Kepribadian dan Etika Sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan
1. Kepribadian Sekretaris
Seorang sekretaris yang profesional mempunyai kepribadian yang baik yang
harus selalu diterapkan didalam Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Medan maupun di kehidupan masyarakat, sebagai berikut :
a. Bersifat simpatik, menyenangkan bagi orang lain, tidak egois, bersifat
terbuka, dan tenang.
b. Bersikap dewasa dalam berfikir maupun bertindak, artinya senantiasa
belajar meningkatkan kemampuan dan kualitas dirinya. Orang yang
kepribadiannya mantap tidak lagi ego sentries, tetapi sudah mencapai
50
tahap interdependence, artinya mampu berhubungan secara harmonis
dengan orang lain, namun tetap mandiri.
c. Senantiasa mengembangkan sikap-sikap positif yang dimiliki dan
berupaya mengikis segi-segi kekurangan dirinya dan tidak menutup diri
mau
mendengarkan
masukan-masukan
bagi
pengembangan
kepribadiannya.
d. Banyak membaca buku, tulisan maupun mempelajari pengalaman orang
yang sukses.
e. Luwes dalam pergaulan.
f. Sabar, bersemangat tinggi, bersedia bekerja keras, berinisiatif dan kreatif,
telaten, tidak cepat bosan dan tidak mudah putus asa, menghargai
ketepatan waktu, jujur, dapat bekerja sama dan dapat dipercaya.
2.Etika Sekretaris
Etika sekretaris hakikatnya kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati
oleh sekretaris. Menurut Rosidah dan Sulistiyani (2005:169) Etika adalah “ilmu
pengetahuan tentang akhlak dan moral. Pembelajaran tentang etika memiliki
sasaran agar orang dapat membedakan yang baik dan buruk”. Pelaksanaan etika
sekretaris ditempat kerja memperhatikan etika sekretaris yang baik pada kantor
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, sebagai berikut :
51
1. Etika Kerja
a. Datang tepat waktu.
b. Memberikan kabar jika terlambat.
c. Penggunaan waktu kerja yang efisien (ngerumpi, berkunjung
kebagian lain, menerima tamu pribadi, baca Koran tidak terkait
dengan pekerjaan).
d. Melakukan bisnis dalam kantor dan menerima order bukan atas
nama kantor dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
2. Etika Antar Teman Kerja
a. Menghargai antar rekan.
b. Tidak menyombongkan diri sendiri.
c. Tidak membicarakan rekan sekerja ,tidak menceritakan prestasi
yang dimiliki.
d. Tidak menjatuhkan rekan ,mendengarkan pendapat orang lain.
3. Etika Dengan Atasan
a. Menghormati kekuasaan / jabatan atasan, berprilaku sopan.
b. Sikap antusias, sungguh-sungguh dalam menjaga rahasia atasan.
c. Cepat dan tanggap dalam bertindak.
d. Tidak boleh mencapuri urusan pribadi atasan.
4. Etika Dengan Bawahan
a. Bisa menjadi teladan.
b. Hindari mengkritik bawahan ditempat umum, hindari marah.
kepada bawahandanmembangunkepercayaankepadabawahan.
52
5. Etika Ketika Berbincang-bincang
a. Hindari yang merendahkan martabat
b. Jangan memancing perdebatan, memotong pembicaraan, dan
berlagak sok tahu.
c. Berbicara melihat yang sedang diajak berbicara, hindari terlalu
dekat dengan lawan bicara, jangan membocorkan rahasia.
d. Perhatikan lingkungan dan kondisi yang diajak berbicara, gunakan
bahasa yang umum baik dan benar.
6. Etika Menerima Tamu
a. Ucapkan salam.
b. Buka jendela ketika ruangan tertutup.
c. Tempatkan tamu diposisi sebelah kanan.
7. Etika Bekerja
a. Datang tepat waktu
b. Bekerja tepat waktu
c. Hindari kebiasaan bertandang kebagian/ unit lain, ngerumpi, bolos,
mengerjakan pekerjaan pribadi, telepon pribadi, selalu baca koran.
d. Perlu pengembangan pribadi guna menambah kreativitas dan
menjaga semangat kerja dan selelu antusiasdalam hal apapun.
8. Etika Penjamuan Makan
a. Jangan membiarkan mulut penuh terisi oleh makanan.
b. Usahakan untuk tidak berbicara ketika sedang mengunyah,
mengambil makan secukupnya.
53
c. Jangan menimbulkan bunyi sendok atau piring, jangan membuka
mulut terlalu besar.
9. Etika Berpenampilan
a. Memakai baju seragam, jaga keserasian berbusana.
b. Berpakaian dengan jeans, sandal dan kaos tidak lazim dan tidak
sopan, hindari berbusana yang terlalu sempit.
c. Makeup wanita tidak mencolok/ harus netral.
d. Menggunakan asesoris sesuaikan dengan warna baju tidak boleh
berlebihan.
10. Etika Menggunakan Fasilitas Kantor
a. Perencanaan dan kebutuhan kantor dan didasarkan pertimbangan
obyektif.
b. Hindari menerima komisi, hindari pemborosan dalam pemakaian,
serahkan komisi dan sejenisnya pada organisasi.
c. Melakukan interventarisasi dan pengecekan fasilitas kantor.
d. Penghapusan kantor secara obyektif, gunakan fasilitas kantor
sesuai dengan fungsinya.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan yang telah diuraikan oleh penulis, maka dapat
disimpulkan bahwa Pentingnya Kepribadian dan Etika Sekretaris pada
Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yaitu:
1. Kepribadian yang diterapkan sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan meliputi seluruh perbuatan yang
menyangkut kemampuan maupun kebiasaan yang tercermin pada
tingkah laku selama sekretaris bekerja dan juga membangun hubungan
yang baik dengan rekan sekerja maupun berbagai pihak.
2. Etika yang diterapkan sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga
Kerja Kota Medan meliputi cara berbicara, berpakaian ,berbuat dan
bertindak yang diterima baik di lingkungan kerja agar sekretaris dapat
bekerja lebih maksimal dan tetap mengedepankan aturan-aturan yang
berlaku.
B. Saran
Adapun yang menjadi saran yang sehubungan dengan Pentingnya
Kepribadian dan Etika Sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga
Kerja Kota Medan sebagai berikut :
54
55
1. Kepribadian yang dimiliki sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan agar lebih mengembangkan kerpibadiannya
guna membangun profesionalisme agar mampu mebawakan dirinya
dengan lebih baik lagi dengan rekan sekerja maupun berbagai pihak.
2. Menurut hasil survey dilapangan etika yang diterapkan sekretaris pada
Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan harus lebih baik
lagi. Oleh karena itu, penulis menyarankan agar sekretaris harus terus
selalu menerapkan nilai-nilai etika, dasar-dasar etika dan landasan
etika yang merupakan hal penting bagi sekretaris untuk mengarahkan
agar tidak menyimpang dari peraturan yang ada sehingga dapat
memperlancar tugas sebagai sekretaris.