PERBUP NO 40 TAHUN 2007 TENTANG URAIAN TUGAS, FUNGSI DAN TATA KERJA SEKRETARIAT DPRD KAB PACITAN
Sekretariat DPRD
BERITA DAERAH
KABUPATEN PACITAN
NOMOR 25
TAHUN 2007
PERATURAN BUPATI PACITAN
NOMOR 40 TAHUN 2007
TENTANG
URAIAN TUGAS, FUNGSI DAN TATA KERJA
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH
KABUPATEN PACITAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
BUPATI PACITAN
Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan pasal 8 ayat (4) Peraturan
Daerah Kabupaten Pacitan nomor 19 tahun 2007 tentang Organisasi
Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Pacitan (Lembaran Daerah Kabupaten Pacitan
Tahun 2007 Nomor 26 tanggal 10 Desember 2007) perlu
menetapkan Peraturan Bupati tentang uraian tugas, fungsi dan Tata
Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten
Pacitan.
Mengingat
: 1. Undang-undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang Pembentukan
Daerah-daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Jawa
Timur (Lembaran Negara Tahun 1950 Nomor 19, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 9);
2. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041) sebagaimana telah
diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran
Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara
Nomor 3890);
-1-
Sekretariat DPRD
3. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4437) sebagaimana telah diubah
dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2005 tentang Penetapan
Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 3 Tahun
2005 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 32 tahun
2004
tentang
Pemerintahan
Daerah
Menjadi
Undang-
Undang(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005
Nomor 108, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4548);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pembinaan
dan
Pengawasan
Penyelenggaraan
Pemerintahan
Daerah
(Lembaran Negara Tahun 2005 Nomor 165, Tambahan Lembaran
Negara Nomor Republik Indonesia 4593);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian
Urusan
Pemerintahan,
Pemerintahan
Daerah
Provinsi
dan
Pemerintahan Daerah Kabupaten/ Kota(Lembaran Negara Tahun
2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4737);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi
Perangkat Daerah (Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor 89,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741);
7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 57 Tahun 2007 tentang
Petunjuk Teknis Penataan Organisasi Perangkat Daerah;
8. Peraturan Daerah Kabupaten Pacitan Nomor 18 Tahun 2007
tentang Urusan Pemerintahan Kabupaten Pacitan (Lembaran
Daerah Kabupaten Pacitan Tahun 2007 Nomor 25).
9. Peraturan Daerah Kabupaten Pacitan Nomor 19 Tahun 2007
tentang Organisasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Pacitan (Lembaran Daerah
Kabupaten Pacitan Tahun 2007 Nomor 28).
MEMUTUSKAN
Menetapkan : PERATURAN BUPATI PACITAN TENTANG URAIAN TUGAS,
FUNGSI
DAN
TATA
KERJA
SEKRETARIAT
PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN PACITAN
-2-
DEWAN
Sekretariat DPRD
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan :
a. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Pacitan yang
terdiri dari Bupati dan Perangkat Daerah sebagai Unsur
Penyelenggara Pemerintahan Daerah;
b. Kepala Daerah adalah Bupati Pacitan;
c. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat
DPRD adalah Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah sebagai
Unsur Penyelenggara Pemerintahan Daerah;
d. Sekretariat Daerah adalah Sekretariat Daerah Kabupaten
Pacitan;
e. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Pacitan;
f.
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya
disingkat
Sekretariat
DPRD
adalah
Sekretariat
Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Pacitan;
g. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya
disingkat Sekretaris DPRD adalah Sekretaris Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah Kabupaten Pacitan;
h. Perangkat Daerah adalah lembaga yang membantu Kepala
Daerah dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah;
i.
Perangkat Daerah terdiri atas Sekretariat Daerah, Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Dinas Daerah dan Lembaga
Teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahan;
j.
Jabatan Struktural adalah kedudukan yang menunjukkan tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri
Sipil dalam rangka memimpin suatu organisasi Pemerintahan;
k. Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri
Sipil dalam suatu kesatuan organisasi yang dalam pelaksanaan
tugasnya didasarkan pada keahlian dan ketrampilan serta
bersifat mandiri.
B A B II
KEDUDUKAN, TUGAS DAN FUNGSI
Pasal 2
(1) Sekretariat
DPRD
Kabupaten
Pacitan
merupakan
unsur
pelayanan terhadap DPRD dipimpin oleh seorang Sekretaris
-3-
Sekretariat DPRD
DPRD bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara
administratif dibina oleh Sekretaris Daerah;
(2) Sekretariat DPRD mempunyai tugas memberikan pelayanan
administratif kepada anggota DPRD;
(3) Untuk melaksanakan tugas, Sekretariat DPRD nyelenggarakan
fungsi :
a. Fasilitasi rapat DPRD ;
b. Pelaksanaan urusan rumah tangga dan perjalanan dinas
anggota DPRD;
c. Pengelolaan Tata Usaha DPRD.
Pasal 3
(1) Sekretariat DPRD terdiri dari :
a. Sekretaris DPRD;
b. Bagian Umum;
c. Bagian Persidangan;
d. Bagian Perundang-undangan dan Dokumentasi;
e. Bagian Keuangan.
(2) Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian
yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris
DPRD.
BAB III
URAIAN TUGAS DAN FUNGSI
Bagian Kesatu
Bagian Umum
Pasal 4
(1) Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas
Sekretariat
DPRD
dibidang
ketatausahaan,
rumah
tangga,
perlengkapan serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan
oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya;
(2) Untuk melaksanakan tugas, Bagian Umum mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan surat-menyurat, kearsipan dan perpustakaan;
b. Penyelenggaraan dan pengelolaan rumah tangga, sarana dan
perlengkapan;
-4-
Sekretariat DPRD
c. Pembinaan dan pengembangan serta pengelolaan administrasi
kepegawaian;
d. Penyusunan program kerja dan laporan serta pelaksanaan
evaluasi dan pengendalian.
Pasal 5
(1) Bagian Umum terdiri dari :
a. Sub Bagian Tata Usaha;
b. Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan.
(2) Masing-masing Sub Bagian
dipimpin oleh seorang Kepala Sub
Bagian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada
Kepala Bagian Umum.
Pasal 6
(1) Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas :
a. Menyiapkan
bahan
perencanaan
program
kegiatan
ketatausahaan;
b. Melaksanakan pengelolaan surat menyurat, tata naskah dinas
dan kearsipan;
c. Melaksanakan ekspedisi;
d. Melaksanakan urusan penggandaan;
e. Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian;
f. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan
ketatausahaan;
g. Melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Umum sesuai dengan tugas dan fungsinya.
(2) Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan mempunyai tugas :
a. Menyiapkan bahan perencanaan program kegiatan Rumah
Tangga dan Perlengkapan;
b. Menyiapkan bahan kebutuhan angkutan, perawatan kendaraan
dinas, surat-surat kendaraan dan surat-surat lainya;
c. Menyiapkan akomodasi,
mengatur dan memelihara serta
mengamankan lingkungan kerja dan rumah dinas;
d. Mengurus rumah tangga, rumah dinas dan gedung DPRD;
e. Memelihara keamanan dalam lingkungan Sekretariat DPRD;
f. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan
Rumah Tangga dan Perlengkapan;
-5-
Sekretariat DPRD
g. Melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Umum sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bagian Kedua
Bagian Persidangan
Pasal 7
(1) Bagian Persidangan mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas Sekretariat DPRD dibidang persidangan dan risalah,
protokol dan kehumasan serta melaksanakan tugas-tugas lain
yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan
fungsinya ;
(2) Untuk melaksanakan tugas Bagian Persidangan dan Risalah,
mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan pembuatan risalah rapat dan urusan
administrasi;
b. Penyiapan daftar resume dan laporan hasil rapat DPRD;
c. Penyiapan persidangan dan tata tempat;
d. Pengelolaan dokumentasi, perpustakaan, keprotokolan dan
kehumasan.
Pasal 8
(1) Bagian Persidangan dan Risalah terdiri dari :
a. Sub Bagian Persidangan dan Risalah;
b. Sub Bagian Protokol dan Kehumasan.
(2) Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub
Bagian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada
Kepala Bagian Persidangan.
Pasal 9
(1) Sub Bagian Persidangan dan Risalah mempunyai tugas :
a. Menyiapkan
bahan
perencanaan
program
kegiatan
persidangan;
b. Melaksanakan
urusan
administrasi
dan
tata
tempat
persidangan;
c. Melaksanakan penyusunan resume dan laporan hasil sidang
DPRD;
d. Melaksanakan penyiapan bahan keputusan DPRD;
-6-
Sekretariat DPRD
e. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan persidangan;
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Persidangan sesuai denga tugas dan fungsinya.
(2) Sub Bagian Protokol dan Kehumasan mempunyai tugas :
a. Menyiapkan
bahan
perencanaan
program
kegiatan
keprotokolan dan kehumasan;
b. Menyiapkan dan mengatur penerimaan tamu-tamu DPRD
yang berhak menerima pelayanan keprotokolan;
c. Menyiapkan dan mengatur perjalanan dinas DPRD;
d. Melaksanakan pelayanan informasi secara langsung maupun
melalui media;
e. Melaksanakan juru bicara DPRD sesuai dengan petunjuk
Pimpinan DPRD;
f. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan Rumah Tangga dan Perlengkapan;
g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Protokol dan Kehumasan sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
Bagian Ketiga
Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi
Pasal 10
(1) Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi mempunyai
tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD dibidang
perundang-undangan,
dokumentasi,
perpustakaan
serta
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris
DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya;
(2) Untuk melaksanakan tugas, Bagian Perundang-Undangan dan
Dokumentasi mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan penyusunan Peraturan Daerah atas inisiatif
DPRD;
b. Penyiapan bahan penyusunan produk-produk hukum DPRD;
c. Penyiapan bahan peraturan perundang-undangan dan bahan
bahan lainnya;
d. Penghimpunan, pendokumentasian peraturan perundangundangan dan pengelolaan perpustakaan.
-7-
Sekretariat DPRD
Pasal 11
(1) Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi membawahi :
a. Sub Bagian Perundang-Undangan;
b. Sub Bagian Doumentasi dan Perpustakaan;
(2) Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub
Bagian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada
Kepala Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi.
Pasal 12
(1) Sub Bagian Perundang-Undangan mempunyai tugas :
a. Menyiapkan
bahan
perencanaan
program
kegiatan
perundang-undangan;
b. Menyiapkan bahan dan aturan perundang-undangan sebagai
referensi;
c. Menyiapkan
bahan
koordinasi
penyiapan
penyusunan
Rancangan Peraturan Daerah atas hak inisiatif DPRD;
d. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan perundang-undangan;
e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
(2) Sub Bagian Dokumentasi dan Perpustakaan mempunyai tugas :
a. Menyiapkan
bahan
perencanaan
program
kegiatan
dokumentasi dan perpustakaan;
b. Melaksanakan dokumentasi, penataan secara sistematis atas
produk hukum dan hasil persidangan serta naskah-naskah
dinas yang lain;
c. Melaksanakan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi
Hukum;
d. Melaksanakan kegiatan perpustakaan;
e. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan dokumentasi dan perpustakaan;
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
-8-
Sekretariat DPRD
Bagian Keempat
Bagian Keuangan
Pasal 13
(1) Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas Sekretariat DPRD dibidang keuangan serta melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan
tugas dan fungsinya;
(2) Untuk melaksanakan
tugas, Bagian Keuangan mempunyai
fungsi :
a. Penyiapan bahan penyusunan rencana anggaran DPRD dan
Sekretariat DPRD;
b. Penyiapan bahan penyusunan rencana anggaran belanja
pegawai dan barang;
c. Penyiapan daftar gaji dan tunjangan;
d. Penyiapan bahan laporan keuangan Sekretariat DPRD.
Pasal 14
(1) Bagian Keuangan membawahi :
a. Sub Bagian Perencanaan dan Anggaran;
b. Sub Bagian Perbendaharaan;
c. Sub Bagian Verifikasi dan Pembukuan.
(2) Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub
Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Bagian Keuangan.
Pasal 15
(1) Sub Bagian Perencanaan dan Anggaran mempunyai tugas :
a. Menyiapkan bahan penyusunan anggaran DPRD;
b. Menyiapkan rencana, perubahan dan perhituhgan anggaran
DPRD;
c. Menyusun petunjuk teknis pelaksanaan anggaran DPRD;
d. Menyiapkan surat keputusan otorisasi berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
e. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan perencanaan dan anggaran;
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Keuangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
-9-
Sekretariat DPRD
(2) Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai tugas :
a. Menyusun program kegiatan dibidang perbendaharaan;
b. Menerbitkan SPM lingkup DPRD;
c. Meneliti surat permintaan pembayaran dan permintaan gaji
serta tunjangan lainnya;
d. Memproses surat keputusan pemberhentian pembayaran;
e. Memberikan
pertimbangan
dan
mengikuti
pelaksanaan
penyelesaian masalah-masalah perbendaharaan dan ganti
rugi;
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Keuangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
(2) Sub Bagian Verifikasi dan Pembukuan mempunyai tugas :
a. Menyusun
program
kegiatan
dibidang
verifikasi
dan
pembukuan;
b. Memeriksa, meneliti dan menilai surat pertanggungjawaban
(SPJ) realisasi anggaran DPRD;
c. Memberikan
pembinaan
teknis
kepada
bendaharawan
lingkup DPRD;
d. Memberikan peringatan atau tegoran kepada bendaharawan
yang tidak membuat laporan;
e. Mencatat hasil pengesahan uang SPJ dan mengadakan
pemeriksaan penelitian bukti penyetoran kembali sisa;
f. Melaksanakan pembukuan secara sistematis dan kronologis
mengenai penerimaan dan pengeluaran DPRD;
g. Mengadakan penelitian terhadap buku penerimaan dan
pengeluaran serta membuat nota pendapatan pemeriksaan
buku kas untuk mengetahui posisi kas DPRD;
h. Mengadakan evaluasi dan menyusun laporan realisasi
sesuai ketentuan yang berlaku.
i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Keuangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
BAB IV
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Pasal 16
Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas Sekretariat DPRD sesuai keahlian dan kebutuhan.
- 10 -
Sekretariat DPRD
Pasal 17
(1) Kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga
fungsional yang diatur dan ditetapkan berdasarkan peraturan
perundang-undangan;
(2) Kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh seorang tenaga
fungsional senior yang ditunjuk;
(3) Jumlah tenaga fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan
dan beban kerja;
(4) Jenis dan jenjang jabatan fungsional, diatur berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku;
(5) Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas sesuai peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
BAB V
TATA
KERJA
Pasal 18
Dalam
hal
melaksanakan
pimpinan satuan organisasi
tugasnya,
tugas
pimpinan
berhalangan
satuan
organisasi
dilaksanakan oleh pejabat yang ditunjuk oleh Bupati.
Pasal 19
(1) Dalam melaksanakan tugas setiap pimpinan unit organisasi dan
kelompok tenaga fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi,
integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan masing-masing
maupun antar satuan organisasi di lingkungan pemerintah daerah
serta dengan instansi lain di luar pemerintah daerah sesuai
dengan tugas masing-masing;
(2) Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengawasi bawahannya
masing-masing dan bila terjadi penyimpangan agar mengambil
langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan;
(3) Setiap pimpinan organisasi bertanggungjawab memimpin dan
mengkoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan
bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya;
(4) Setiap pimpinan organisasi wajib mengikuti dan mematuhi
petunjuk dan bertanggungjawab kepada atasan masing-masing
dan menyiapkan laporan berkala tepat pada waktunya;
- 11 -
Sekretariat DPRD
(5) Setiap laporan yang diterima oleh pimpinan satuan organisasi dari
bawahannya wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk
penyusunan laporan lebih lanjut dan untuk memberikan petunjuk
kepada bawahan;
(6) Dalam penyampaian laporan masing-masing kepada atasan,
tembusan laporan wajib disampaikan kepada satuan organisasi
lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja;
(7) Dalam melaksanakan tugas setiap pimpinan satuan organisasi
dibawahnya dan dalam rangka pemberian bimbingan kepada
bawahan masing-masing, wajib mengadakan rapat berkala.
BAB VI
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 20
(1) Peraturan Bupati ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan;
(2) Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan
Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita
Daerah Kabupaten Pacitan.
Ditetapkan di Pacitan
pada tanggal 19 - 12 - 2007
BUPATI PACITAN
Cap ttd.
H. S U J O N O
Diundangkan di Pacitan
Pada tanggal 19 Desember 2007
SEKRETARIS DAERAH
KABUPATEN PACITAN
Ir. MULYONO, MM.
Pembina Utama Muda
NIP. 080 062 150
BERITA DAERAH KABUPATEN PACITAN PACITAN TAHUN 2007 NOMOR 25
- 12 -
BERITA DAERAH
KABUPATEN PACITAN
NOMOR 25
TAHUN 2007
PERATURAN BUPATI PACITAN
NOMOR 40 TAHUN 2007
TENTANG
URAIAN TUGAS, FUNGSI DAN TATA KERJA
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH
KABUPATEN PACITAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
BUPATI PACITAN
Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan pasal 8 ayat (4) Peraturan
Daerah Kabupaten Pacitan nomor 19 tahun 2007 tentang Organisasi
Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Pacitan (Lembaran Daerah Kabupaten Pacitan
Tahun 2007 Nomor 26 tanggal 10 Desember 2007) perlu
menetapkan Peraturan Bupati tentang uraian tugas, fungsi dan Tata
Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten
Pacitan.
Mengingat
: 1. Undang-undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang Pembentukan
Daerah-daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Jawa
Timur (Lembaran Negara Tahun 1950 Nomor 19, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 9);
2. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041) sebagaimana telah
diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran
Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara
Nomor 3890);
-1-
Sekretariat DPRD
3. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4437) sebagaimana telah diubah
dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2005 tentang Penetapan
Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 3 Tahun
2005 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 32 tahun
2004
tentang
Pemerintahan
Daerah
Menjadi
Undang-
Undang(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005
Nomor 108, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4548);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pembinaan
dan
Pengawasan
Penyelenggaraan
Pemerintahan
Daerah
(Lembaran Negara Tahun 2005 Nomor 165, Tambahan Lembaran
Negara Nomor Republik Indonesia 4593);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian
Urusan
Pemerintahan,
Pemerintahan
Daerah
Provinsi
dan
Pemerintahan Daerah Kabupaten/ Kota(Lembaran Negara Tahun
2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4737);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi
Perangkat Daerah (Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor 89,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741);
7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 57 Tahun 2007 tentang
Petunjuk Teknis Penataan Organisasi Perangkat Daerah;
8. Peraturan Daerah Kabupaten Pacitan Nomor 18 Tahun 2007
tentang Urusan Pemerintahan Kabupaten Pacitan (Lembaran
Daerah Kabupaten Pacitan Tahun 2007 Nomor 25).
9. Peraturan Daerah Kabupaten Pacitan Nomor 19 Tahun 2007
tentang Organisasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Pacitan (Lembaran Daerah
Kabupaten Pacitan Tahun 2007 Nomor 28).
MEMUTUSKAN
Menetapkan : PERATURAN BUPATI PACITAN TENTANG URAIAN TUGAS,
FUNGSI
DAN
TATA
KERJA
SEKRETARIAT
PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN PACITAN
-2-
DEWAN
Sekretariat DPRD
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan :
a. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Pacitan yang
terdiri dari Bupati dan Perangkat Daerah sebagai Unsur
Penyelenggara Pemerintahan Daerah;
b. Kepala Daerah adalah Bupati Pacitan;
c. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat
DPRD adalah Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah sebagai
Unsur Penyelenggara Pemerintahan Daerah;
d. Sekretariat Daerah adalah Sekretariat Daerah Kabupaten
Pacitan;
e. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Pacitan;
f.
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya
disingkat
Sekretariat
DPRD
adalah
Sekretariat
Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Pacitan;
g. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya
disingkat Sekretaris DPRD adalah Sekretaris Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah Kabupaten Pacitan;
h. Perangkat Daerah adalah lembaga yang membantu Kepala
Daerah dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah;
i.
Perangkat Daerah terdiri atas Sekretariat Daerah, Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Dinas Daerah dan Lembaga
Teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahan;
j.
Jabatan Struktural adalah kedudukan yang menunjukkan tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri
Sipil dalam rangka memimpin suatu organisasi Pemerintahan;
k. Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri
Sipil dalam suatu kesatuan organisasi yang dalam pelaksanaan
tugasnya didasarkan pada keahlian dan ketrampilan serta
bersifat mandiri.
B A B II
KEDUDUKAN, TUGAS DAN FUNGSI
Pasal 2
(1) Sekretariat
DPRD
Kabupaten
Pacitan
merupakan
unsur
pelayanan terhadap DPRD dipimpin oleh seorang Sekretaris
-3-
Sekretariat DPRD
DPRD bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara
administratif dibina oleh Sekretaris Daerah;
(2) Sekretariat DPRD mempunyai tugas memberikan pelayanan
administratif kepada anggota DPRD;
(3) Untuk melaksanakan tugas, Sekretariat DPRD nyelenggarakan
fungsi :
a. Fasilitasi rapat DPRD ;
b. Pelaksanaan urusan rumah tangga dan perjalanan dinas
anggota DPRD;
c. Pengelolaan Tata Usaha DPRD.
Pasal 3
(1) Sekretariat DPRD terdiri dari :
a. Sekretaris DPRD;
b. Bagian Umum;
c. Bagian Persidangan;
d. Bagian Perundang-undangan dan Dokumentasi;
e. Bagian Keuangan.
(2) Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian
yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris
DPRD.
BAB III
URAIAN TUGAS DAN FUNGSI
Bagian Kesatu
Bagian Umum
Pasal 4
(1) Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas
Sekretariat
DPRD
dibidang
ketatausahaan,
rumah
tangga,
perlengkapan serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan
oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya;
(2) Untuk melaksanakan tugas, Bagian Umum mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan surat-menyurat, kearsipan dan perpustakaan;
b. Penyelenggaraan dan pengelolaan rumah tangga, sarana dan
perlengkapan;
-4-
Sekretariat DPRD
c. Pembinaan dan pengembangan serta pengelolaan administrasi
kepegawaian;
d. Penyusunan program kerja dan laporan serta pelaksanaan
evaluasi dan pengendalian.
Pasal 5
(1) Bagian Umum terdiri dari :
a. Sub Bagian Tata Usaha;
b. Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan.
(2) Masing-masing Sub Bagian
dipimpin oleh seorang Kepala Sub
Bagian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada
Kepala Bagian Umum.
Pasal 6
(1) Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas :
a. Menyiapkan
bahan
perencanaan
program
kegiatan
ketatausahaan;
b. Melaksanakan pengelolaan surat menyurat, tata naskah dinas
dan kearsipan;
c. Melaksanakan ekspedisi;
d. Melaksanakan urusan penggandaan;
e. Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian;
f. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan
ketatausahaan;
g. Melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Umum sesuai dengan tugas dan fungsinya.
(2) Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan mempunyai tugas :
a. Menyiapkan bahan perencanaan program kegiatan Rumah
Tangga dan Perlengkapan;
b. Menyiapkan bahan kebutuhan angkutan, perawatan kendaraan
dinas, surat-surat kendaraan dan surat-surat lainya;
c. Menyiapkan akomodasi,
mengatur dan memelihara serta
mengamankan lingkungan kerja dan rumah dinas;
d. Mengurus rumah tangga, rumah dinas dan gedung DPRD;
e. Memelihara keamanan dalam lingkungan Sekretariat DPRD;
f. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan
Rumah Tangga dan Perlengkapan;
-5-
Sekretariat DPRD
g. Melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Umum sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bagian Kedua
Bagian Persidangan
Pasal 7
(1) Bagian Persidangan mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas Sekretariat DPRD dibidang persidangan dan risalah,
protokol dan kehumasan serta melaksanakan tugas-tugas lain
yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan
fungsinya ;
(2) Untuk melaksanakan tugas Bagian Persidangan dan Risalah,
mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan pembuatan risalah rapat dan urusan
administrasi;
b. Penyiapan daftar resume dan laporan hasil rapat DPRD;
c. Penyiapan persidangan dan tata tempat;
d. Pengelolaan dokumentasi, perpustakaan, keprotokolan dan
kehumasan.
Pasal 8
(1) Bagian Persidangan dan Risalah terdiri dari :
a. Sub Bagian Persidangan dan Risalah;
b. Sub Bagian Protokol dan Kehumasan.
(2) Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub
Bagian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada
Kepala Bagian Persidangan.
Pasal 9
(1) Sub Bagian Persidangan dan Risalah mempunyai tugas :
a. Menyiapkan
bahan
perencanaan
program
kegiatan
persidangan;
b. Melaksanakan
urusan
administrasi
dan
tata
tempat
persidangan;
c. Melaksanakan penyusunan resume dan laporan hasil sidang
DPRD;
d. Melaksanakan penyiapan bahan keputusan DPRD;
-6-
Sekretariat DPRD
e. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan persidangan;
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Persidangan sesuai denga tugas dan fungsinya.
(2) Sub Bagian Protokol dan Kehumasan mempunyai tugas :
a. Menyiapkan
bahan
perencanaan
program
kegiatan
keprotokolan dan kehumasan;
b. Menyiapkan dan mengatur penerimaan tamu-tamu DPRD
yang berhak menerima pelayanan keprotokolan;
c. Menyiapkan dan mengatur perjalanan dinas DPRD;
d. Melaksanakan pelayanan informasi secara langsung maupun
melalui media;
e. Melaksanakan juru bicara DPRD sesuai dengan petunjuk
Pimpinan DPRD;
f. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan Rumah Tangga dan Perlengkapan;
g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Protokol dan Kehumasan sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
Bagian Ketiga
Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi
Pasal 10
(1) Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi mempunyai
tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD dibidang
perundang-undangan,
dokumentasi,
perpustakaan
serta
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris
DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya;
(2) Untuk melaksanakan tugas, Bagian Perundang-Undangan dan
Dokumentasi mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan penyusunan Peraturan Daerah atas inisiatif
DPRD;
b. Penyiapan bahan penyusunan produk-produk hukum DPRD;
c. Penyiapan bahan peraturan perundang-undangan dan bahan
bahan lainnya;
d. Penghimpunan, pendokumentasian peraturan perundangundangan dan pengelolaan perpustakaan.
-7-
Sekretariat DPRD
Pasal 11
(1) Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi membawahi :
a. Sub Bagian Perundang-Undangan;
b. Sub Bagian Doumentasi dan Perpustakaan;
(2) Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub
Bagian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada
Kepala Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi.
Pasal 12
(1) Sub Bagian Perundang-Undangan mempunyai tugas :
a. Menyiapkan
bahan
perencanaan
program
kegiatan
perundang-undangan;
b. Menyiapkan bahan dan aturan perundang-undangan sebagai
referensi;
c. Menyiapkan
bahan
koordinasi
penyiapan
penyusunan
Rancangan Peraturan Daerah atas hak inisiatif DPRD;
d. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan perundang-undangan;
e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
(2) Sub Bagian Dokumentasi dan Perpustakaan mempunyai tugas :
a. Menyiapkan
bahan
perencanaan
program
kegiatan
dokumentasi dan perpustakaan;
b. Melaksanakan dokumentasi, penataan secara sistematis atas
produk hukum dan hasil persidangan serta naskah-naskah
dinas yang lain;
c. Melaksanakan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi
Hukum;
d. Melaksanakan kegiatan perpustakaan;
e. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan dokumentasi dan perpustakaan;
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
-8-
Sekretariat DPRD
Bagian Keempat
Bagian Keuangan
Pasal 13
(1) Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas Sekretariat DPRD dibidang keuangan serta melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan
tugas dan fungsinya;
(2) Untuk melaksanakan
tugas, Bagian Keuangan mempunyai
fungsi :
a. Penyiapan bahan penyusunan rencana anggaran DPRD dan
Sekretariat DPRD;
b. Penyiapan bahan penyusunan rencana anggaran belanja
pegawai dan barang;
c. Penyiapan daftar gaji dan tunjangan;
d. Penyiapan bahan laporan keuangan Sekretariat DPRD.
Pasal 14
(1) Bagian Keuangan membawahi :
a. Sub Bagian Perencanaan dan Anggaran;
b. Sub Bagian Perbendaharaan;
c. Sub Bagian Verifikasi dan Pembukuan.
(2) Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub
Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Bagian Keuangan.
Pasal 15
(1) Sub Bagian Perencanaan dan Anggaran mempunyai tugas :
a. Menyiapkan bahan penyusunan anggaran DPRD;
b. Menyiapkan rencana, perubahan dan perhituhgan anggaran
DPRD;
c. Menyusun petunjuk teknis pelaksanaan anggaran DPRD;
d. Menyiapkan surat keputusan otorisasi berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
e. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan perencanaan dan anggaran;
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Keuangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
-9-
Sekretariat DPRD
(2) Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai tugas :
a. Menyusun program kegiatan dibidang perbendaharaan;
b. Menerbitkan SPM lingkup DPRD;
c. Meneliti surat permintaan pembayaran dan permintaan gaji
serta tunjangan lainnya;
d. Memproses surat keputusan pemberhentian pembayaran;
e. Memberikan
pertimbangan
dan
mengikuti
pelaksanaan
penyelesaian masalah-masalah perbendaharaan dan ganti
rugi;
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Keuangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
(2) Sub Bagian Verifikasi dan Pembukuan mempunyai tugas :
a. Menyusun
program
kegiatan
dibidang
verifikasi
dan
pembukuan;
b. Memeriksa, meneliti dan menilai surat pertanggungjawaban
(SPJ) realisasi anggaran DPRD;
c. Memberikan
pembinaan
teknis
kepada
bendaharawan
lingkup DPRD;
d. Memberikan peringatan atau tegoran kepada bendaharawan
yang tidak membuat laporan;
e. Mencatat hasil pengesahan uang SPJ dan mengadakan
pemeriksaan penelitian bukti penyetoran kembali sisa;
f. Melaksanakan pembukuan secara sistematis dan kronologis
mengenai penerimaan dan pengeluaran DPRD;
g. Mengadakan penelitian terhadap buku penerimaan dan
pengeluaran serta membuat nota pendapatan pemeriksaan
buku kas untuk mengetahui posisi kas DPRD;
h. Mengadakan evaluasi dan menyusun laporan realisasi
sesuai ketentuan yang berlaku.
i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian Keuangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
BAB IV
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Pasal 16
Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas Sekretariat DPRD sesuai keahlian dan kebutuhan.
- 10 -
Sekretariat DPRD
Pasal 17
(1) Kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga
fungsional yang diatur dan ditetapkan berdasarkan peraturan
perundang-undangan;
(2) Kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh seorang tenaga
fungsional senior yang ditunjuk;
(3) Jumlah tenaga fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan
dan beban kerja;
(4) Jenis dan jenjang jabatan fungsional, diatur berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku;
(5) Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas sesuai peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
BAB V
TATA
KERJA
Pasal 18
Dalam
hal
melaksanakan
pimpinan satuan organisasi
tugasnya,
tugas
pimpinan
berhalangan
satuan
organisasi
dilaksanakan oleh pejabat yang ditunjuk oleh Bupati.
Pasal 19
(1) Dalam melaksanakan tugas setiap pimpinan unit organisasi dan
kelompok tenaga fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi,
integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan masing-masing
maupun antar satuan organisasi di lingkungan pemerintah daerah
serta dengan instansi lain di luar pemerintah daerah sesuai
dengan tugas masing-masing;
(2) Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengawasi bawahannya
masing-masing dan bila terjadi penyimpangan agar mengambil
langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan;
(3) Setiap pimpinan organisasi bertanggungjawab memimpin dan
mengkoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan
bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya;
(4) Setiap pimpinan organisasi wajib mengikuti dan mematuhi
petunjuk dan bertanggungjawab kepada atasan masing-masing
dan menyiapkan laporan berkala tepat pada waktunya;
- 11 -
Sekretariat DPRD
(5) Setiap laporan yang diterima oleh pimpinan satuan organisasi dari
bawahannya wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk
penyusunan laporan lebih lanjut dan untuk memberikan petunjuk
kepada bawahan;
(6) Dalam penyampaian laporan masing-masing kepada atasan,
tembusan laporan wajib disampaikan kepada satuan organisasi
lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja;
(7) Dalam melaksanakan tugas setiap pimpinan satuan organisasi
dibawahnya dan dalam rangka pemberian bimbingan kepada
bawahan masing-masing, wajib mengadakan rapat berkala.
BAB VI
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 20
(1) Peraturan Bupati ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan;
(2) Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan
Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita
Daerah Kabupaten Pacitan.
Ditetapkan di Pacitan
pada tanggal 19 - 12 - 2007
BUPATI PACITAN
Cap ttd.
H. S U J O N O
Diundangkan di Pacitan
Pada tanggal 19 Desember 2007
SEKRETARIS DAERAH
KABUPATEN PACITAN
Ir. MULYONO, MM.
Pembina Utama Muda
NIP. 080 062 150
BERITA DAERAH KABUPATEN PACITAN PACITAN TAHUN 2007 NOMOR 25
- 12 -