PENGENDALIAN LAYANAN PERPANJANGAN IJIN PADA PTN DAN KOPERTIS WILAYAH I - XII
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI Jalan Jenderal Sudirman, Pintu I Senayan Jakarta 10270 http://akademik.dikti.go.idPENGENDALIAN LAYANAN PERPANJANGAN IJIN PADA PTN DAN KOPERTIS WILAYAH I - XII
PEN GEN D ALI AN LAYAN AN PERPAN JAN GAN I JI N
PAD A PTN D AN KOPERTI S W I LAYAH I - X I I
Layanan perpanj angan ij in yang diaj ukan oleh set iap perguruan t inggi dilakukan oleh st af adm in i- st rasi ( operat or) yang dit ugaskan, baik yang berada di Perguruan Tinggi Negeri m aupun di Kopert is Wilayah I - XI I . Dalam m elaksanakan t ugasny a, operat or t ersebut difasilit asi dengan akun ( userid dan passw ord) khusus yang hanya dapat digunakan unt uk m em beri layanan perpanj angan ij in pr o- gram st udi. Sej ak April 2010, layanan perpanj angan ij in program st udi yang dikerj akan secara on line m engg u- nakan lam an baru dengan URL Sem ent ara it u, sej ak April 2010 berd a- sarkan surat Direkt ur Akadem ik, Dit j en Dikt i No. 0855/ D2.5/ 2010 t ert anggal 5 April 2010, lam an yang beralam at t idak digunakan lagi sebagai m edia inform asi pelaporan program st udi m aupun perpanj angan ij in program st udi. Agar proses layanan t ersebut dapat t erlaksana secara efekt if, para pengguna akun perpanj angan ij in program st udi m engikut i prosedur k erj a y ang t erdiri at as t ahapan kerj a yang berikut :
1. Login
2. Mem ulai kegiat an layanan
3. Tabulasi program st udi yang m engaj ukan / m elakukan perpanj angan ij in
4. Mengerj akan perpanj angan ij in program st udi
5. Mencet ak ij in perpanj angan program st udi
6. Penyam paian dokum en ij in perpanj angan Prosedur yang disebut kan di at as dikerj akan secara berurut an dan dilaksanakan hanya dengan m engklik ( click) fasilit as m enu pilihan yang disediakan pada lam an. Agar t idak t erj adi kekeliruan dalam m em beri layanan ij in perpanj angan program st udi, set iap operat or diharuskan m em baca se- t iap inform asi pada set iap m enu yang dibuka, dicerm at i isinya, dan digunakan sebagai dasar unt uk m elanj ut kan keput usan kerj a pada langkah berikut nya. Sepert i yang t elah dit et apkan oleh Dit j en Dikt i, sej ak bulan Pebruari 2010 kew enangan perpanj an- gan ij in program st udi yang dikelola oleh Perguruan Tinggi Negeri ( PTN) diserahkan sepenuh nya kepada Rekt or m asing- m asing. Unt uk it u, proses layanan perpanj angan ij in yang diaw ali dengan surat pengaj uan ij in perpanj angan dan dit andat angi oleh Rekt or PT, sebagaim ana yang biasanya dilakukan oleh set iap PT, t idak berlaku bagi PTN. Sehubungan dengan it u, t erdapat perbedaan ‘k e- cil’ pada prosedur layanan perpanj angan ij in program st udi yang dilakukan oleh st af adm inist rasi di PTN dan di Kopert is Wilayah. Rincian prosedur perpanj angan ij in program st udi di PTN dan di Koper t is Wilayah adalah yang ber i- kut :
1 . LOGI N :
Mendaft ar kan diri sebagai pengguna sit us w eb dengan fasilit as akses sesuai dengan yang dial o- kasikan oleh pengelola sist em ( syst em adm inist rat or) . Fasilit as pem asukan akun t ersebut t er da- pat pada sebelah kanan at as pada lam an.
Gam bar 1. Fasilit as pem asukan akun perpanj angan ij in ( Userid dan Passw ord) Pet unj uk: Masukkan ak un ( userid dan passw or d) Saudara dengan benar pada isian yang t elah disediakan dan t ekan t om bol ‘Login’, sepert i yang t erlihat pada Gam bar 1 di at as. Dalam m em a- sukkan ‘passw ord’ posisi ‘Caps Lock’ pada key board kom put er harus ‘off’ kar ena m asukan dat a passw ord m em iliki sensivit as m asukan huruf ( case sensit iv e) . Bila akun yang Saudara m asukk an salah, m aka isian pada Userid dan Passw ord ak an kem bali kosong ; dan bila akun Saudara dit e- rim a m aka akan t erj adi perubahan pada m enu ut am a pada halam an ut am a, dengan penam ba- han m enu ut am a ‘Adm in ist r a si’, sepert i yang t erlihat pada Gam bar 2 di halam an berikut .
Gam bar 2. Tam pilan m enu bagi akun yang m enggunakan fasilit as akun perpanj angan ij in.
2 . M EM ULAI KEGI ATAN LAYAN AN
Kegiat an layanan perpanj angan ij in program st udi dim ulai dengan m engklik m enu ‘Adm inist rasi’ pada halam an ut am a, yang t erlet ak pada urut an paling kanan pada Gam bar 2 di at as. Terdapat sat u sub m enu adm inist rasi pada saat m enu t ersebut diklik. Unt uk akun perpanj angan ij in di Ko- pert is Wilayah I - XI I ak an t am pil sub m enu sepert i yang t er dapat pada Gam bar 3a dan unt uk akun perpanj angan ij in PTN akan t am pil sub m enu sepert i yang t erdapat pada Gam bar 3b.
Gam bar 3a. Tam pilan sub m enu adm inist rasi unt uk akun perpanj angan ij in di Kopert is Wilayah I - XI I
Gam bar 3b. Tam pilan sub m enu adm inist rasi unt uk akun perpanj angan ij in di PTN Perlu diket ahui bahw a sesuai dengan yang t elah disebut kan di at as t er dapat p erbedaan prosedur layanan perpanj angan ij in di Kopert is Wilayah I - XI I dengan yang berada di PTN. Sehingga, pada saat m asing- m asing sub m enu t ersebut diklik, t am pilan yang dim unculkan dan langkah selan- j unya j uga berbeda.
3 . TABULASI PROGRAM STUD I YAN G M EN GAJUKAN / M ELAKU KAN PERPAN JAN GAN
Kegiat an t abulasi adalah m endaft ar program st udi t ert ent u yang m em erlukan layanan perpa n- j angan ij in. Sesuai dengan yang t elah disebut kan di at as t erdapat perbedaan prosedur layanan perpanj angan ij in di Kopert is Wilayah I - XI I dengan yang berada di PTN. Sehingga, pada saat m asing- m asing sub m enu t ersebut diklik, t am pilan yang dim unculkan dan langkah selanj unya j uga berbeda.
M e n u pa da a k u n Kop e r t is W ila y a h I - XI I
Pada Gam bar 3a di at as bila sub m enu ‘Pem rosesan Aj uan Perpanj angan I j in Program St udi’ dik- lik, m aka akan dit am pilkan daft ar program st udi yang diaj ukan oleh set iap PTS, sepert i yang t e r- lihat pada Gam bar 4.
Gam bar 4. Tam pilan daft ar pergur uan t inggi dan program st udi yang m engaj ukan perpanj an- gan ij innya di Kopert is Wilayah I - XI I .
I nform asi program st udi yang m engaj ukan perpanj angan ij in sepert i yang t erlihat pada Gam bar 4 di at as adalah nam a perguruan t inggi dan program st udi, j enj ang pendidikan, nom or dan t anggal surat pengaj uan oleh PTS, st at us pr oses layanan, dokum en y ang dikirim , dan langkah pem r osesannya. Unt uk set iap dokum en surat perpanj angan yang dikirim oleh PTN, ber kas yang t ersim pan dalam lam an ini diberi nam a file yang t erdiri kode PT, t anggal pengirim an, dan nam a file yang dikirim , sepert i yang t erlihat pada kolom 8.
Perlu diket ahui bahw a daft ar program st udi yang t erdapat pada Gam bar 4 di at as, sem uanya t e- lah m em enuhi syarat unt uk diperpanj ang. Hal ini disebabkan karena pada sist em pengaj uan perpanj angan ij in progr am st udi oleh perguruan t inggi, hanya progr am st udi yang m em enuhi syarat saj a yang bisa m engaj ukan perpanj angan ij innya.
M e n u pa da Ak u n PTN
Pada Gam bar 3b di at as bila sub m enu ‘Manaj em en Perpanj angan I j in Program St udi’ diklik, m a- ka yang dit am pilkan adalah daft ar program st udi yang dikelola oleh set iap PTN besert a ident if i- kasi dan st at us ij in program st udinya, sepert i yang t erlihat pada Gam bar 5.
Gam bar 5. Dat a program st udi yang dikelola oleh PTN, st at us ij innya, dan j um lah laporan dat a EPSBED yang t elah dilakukan. Bagi operat or set iap PTN dit unt ut unt uk m am pu m em baca infor m asi yang t ercant um pada Ga m - bar 5 di at as agar m am pu m em ut uskan program st udi yang akan diperpan j ang. Sej um lah indi- kat or yang perlu dilihat dalam rangka perpanj angan ij in program st udi adalah yang berikut :
a. Unt uk program st udi yang ber st at us ‘kadaluarsa’ at au habis m asa perij inannya, pada kolom ‘Tanggal SK Berakhir’ t ulisannya be r w a r n a m e r a h .
b. Unt uk program st udi yang t elah m em enuhi syarat j um lah pelaporan unt uk perpanj angan, kode pr ogram st udi ( kolom 1) t ulisannya be r w a r n a bir u dan dapat diklik ( clickable) .
c. Unt uk program st udi yang sekurang - kur angnya 6 bulan akan habis m asa ij innya dan persy a- rat an j um lah pelaporan t elah m em enuhi, kode program st udi ( kolom 1) t ulisannya be r w a r -
n a bir u dan dapat diklik ( clickable) .
d. Unt uk pogram st udi yang ber st at us kadaluarsa at au akan habis m asa perij inannya sekurang - kurangnya 6 bulan; nam un, program st udi t ersebut belu m m em enuhi per syar at an pelaporan, t ulisan kode pr ogram st udi t ersebut be r w a r n a h it a m dan t idak bisa diklik ( non clickable) . Unt uk diket ahui bahw a dat a pada kolom ‘Jum lah Waj ib Lapor’ dit uliskan angka konst an berd a- sarkan kew aj iban yang harus dipenuhi unt uk proses perpanj angan pada m asing - m asing progr am st udi berdasarkan j enj ang pendidikannya. Program Sarj ana ( S- 1) at au Diplom a I V ( D- I V) diw a- j ibkan m elapor sebanyak 8 kali pelaporan ( sem est er) ; dan, pr ogram Diplom a I I I ( D- 3) , Magist er ( S- 2) , dan Dokt or ( S- 3) diw aj ibkan m elapor sebanyak 6 kali pelaporan ( sem est er) . Adapun, kolom ‘Jum lah Laporan’ m eny ebut kan inform asi j um lah lapor an yang t elah dilakukan sam pai saat ini dan pada sem est er berapa saj a laporan t er sebut dilakukan. Jum lah laporan pada kolom ini bukan m enyebut kan sem ua laporan yang pernah dilaporkan, t et api dihit ung sej ak t anggal ij in t erakhir yang diperoleh oleh program st udi t ersebut . Melalui am at an t erhadap info r- m asi pada kolom ‘Jum lah Laporan’ ini, akan dapat diket ahui laporan m ana yang sudah at au be- lum t erlaporkan sehingga proses perpanj angan bisa at au t idak bisa dilakukan.
Melalui brow sing t erhadap set iap program st udi yang dikelola oleh set iap PTN, oper at or perpa n- j angan akan dapat m engident ifikasi program st udi m ana yang ij innya t elah habis at au akan ha- bis dalam w akt u dekat . Dalam brow sing t er sebut j uga dapat diket ahui program st udi m ana yang sudah siap unt uk diperpanj ang at au m asih m em erlukan t am bahan pelaporan EPSBED.
4 . M EN GERJAKAN PERPAN JAN GAN I JI N PROGRAM STUD I
Unt uk m em perpanj ang ij in program st udi, sepert i yang disebut kan di at as t erdapat sedikit per- bedaan prosedur. Prosedur m engerj akan perpanj angan ij in bagi akun Kopert is Wilayah I - XI I dan PTN diuraikan sebagai berikut .
M e n u pa da a k u n Kop e r t is W ila y a h I - XI I
Unt uk m em proses perpanj angan ij in program st udi, akun perpanj angan Kopert is Wilayah I - XI I cukup hanya m engklik ‘Proses Perpanj angan’ pada Gam bar 4 di at as. Nam un, sebelum m engklik proses perpanj angan t ersebut set iap operat or perpanj angan Kopert is Wilayah I - XI I perlu m em e- riksa surat aj uan PTS y ang t erdapat k olom ‘Dokum en Penunj ang’ dengan m engklik file yang di- upload oleh PTS pada Gam bar 4 di at as. I nform asi surat PTS dalam pengaj uan perpanj angan ij in program st udi t er sebut yang perlu d i- cerm at i adalah: a. Nom or dan t anggal surat ,
b. I si surat adalah benar m engaj ukan perpanj angan ij in program st udi,
c. Kebenaran nam a pr ogram st udi yang diaj ukan unt uk perpanj angan, d. Surat t elah dit andat angani oleh pim pinan perguruan t inggi sw ast a. Bila surat pengaj uan perpanj angan ij in t elah m em enuhi syarat , m aka operat or perpanj angan ij in Kopert is Wilayah I - XI I m engklik ‘Proses Perpanj angan’ dan t am pilan proses perpanj angan unt uk program st udi t erkait dapat dilihat pada Gam bar 6.
Gam bar 6. Tam pilan program st udi dan inform asi persyarat an perpanj angan ij in I nform asi pada Gam bar 6 di at as yang perlu dicerm at i adalah isian Nom or Surat Aj uan dari PT dan Tanggal Surat . Nom or surat dan t anggal surat aj uan secara ot om at is t elah t erisikan berd a- sarkan nom or dan t anggal surat yang diisikan oleh PTS pada saat pengaj uan. Sekalipun dem i- kian, set iap operat or perpanj angan Kopert is Wilayah I - XI I m em perhat ikan kebenaran isian t er- sebut dengan m em bandingkan dengan yang t er cant um dalam surat pengaj uan pim pinan PTS. Bila nom or dan t anggal surat t idak benar, m ak a operat or perpanj angan ij in Kopert is Wilayah I - XI I harus m engedit isian nom or dan t angal surat pada Gam bar 6 di at as.
Langkah selanj ut nya, ad adalah m engklik t om bol ‘Pr eview Surat Pe t Perpanj angan’ yang t erlet ak pada sisi kiri baw ah pada Gam m bar 6 di at as unt uk m elihat t am pilan s n surat perpanj angan ij in unt uk pr o- gram st udi t erkait di laya yar. Tipologi surat perpanj angan pada p a preview sepert i yang dapat dilihat pada Gam bar 7 di baw ah ah ini.
- dst - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Gam bar 7. Cont oh t am pi pilan preview surat per panj angan progr gram st udi yang siap unt uk dicet ak di Kopert is Wi Wilayah I I I Jakart a
Pada preview surat per panj angan di at as, nom or surat m asih belum t ercet ak dan diberi t anda ‘xxx x’. Oper at or perpanj angan Kopert is Wi layah I - XI I perlu m em baca isi surat t ersebut secara t elit i, khususnya m engam at i kebenaran isi surat unt uk hal- hal berikut : a. Tanggal penerbit an surat yang didasarkan at as set t ing penanggalan pada kom put er unt uk m encet ak surat perpanj angan ini.
b. Nam a Koordinat or Kopert is Wilayah I - XI I yang m enandat angani surat perpanj angan ini.
c. Nom or dan t anggal surat pengaj uan perpanj angan PTS yang digunakan sebagai konsideran penerbit an surat .
d. Masa berlakunya surat perpanj angan ij in program st udi sepert i yang t er cant um dalam but ir ket ent uan perpanj angan No. 1. Bila sem uanya sudah benar, m aka sur at perpanj angan ij in program st udi siap unt uk dicet ak.
M e n u pa da a k u n PTN
Unt uk m em pr oses perpanj angan ij in program st udi, akun perpanj angan PTN m engklik ‘Kode’ program st udi yang be r w a r n a b ir u ( dan dapat diklik) , sebagaim ana yang dit unj ukkan pada Gam bar 5 di at as. Terdapat dua m acam t am pilan t ent ang inform asi pr ogram st udi yang t erkait dengan pr oses perpanj angan ini; yakni, progr am st udi yang belum siap unt uk diperpanj ang k a- rena belum m em enuhi syarat dan pr ogram st udi yang t elah siap unt uk diperpanj ang karena t e- lah m em enuhi syarat perpanj angan.
Tam pilan unt uk program st udi siap unt uk diperpanj ang karena t elah m em enuhi syarat dapat di- lihat pada Gam bar 8 di baw ah ini.
Gam bar 8. Tam pilan inform asi program st udi di PTN yang siap diperpanj ang kar ena t elah m e- m enuhi persyarat an per panj angan. Langkah selanj ut nya, sepert i yang t erlihat pada Gam bar 8 di at as, adalah m engklik t om bol ‘Pre- view Surat Perpanj angan’ yang t ert era pada sisi kiri baw ah. Hasil preview surat perpanj angan ham pir sam a dengan yang t erdapat pada Gam bar 7 di at as. Dan, operat or perpanj angan PTN d i- t unt ut unt uk m em baca rancangan surat t ersebut dan m encerm at i hal - hal berikut : a. Tanggal penerbit an surat yang didasarkan at as set t ing penanggalan pada kom put er unt uk m encet ak surat perpanj angan ini.
b. Nam a Rekt or PTN yang m enandat angani surat perpanj angan ini.
c. Masa berlakunya surat perpanj angan ij in program st udi sepert i yang t er cant um dalam but ir ket ent uan perpanj angan No. 1. Bila sem uanya sudah benar, m aka sur at perpanj angan ij in program st udi siap unt uk dicet ak. Adapun, t am pilan layar unt uk program st udi yang belum siap diperpanj ang karena belum sem ua per syar at an dipenuhi, sepert i yang t erlihat pada Gam bar 9 yang berikut .
Gam bar 9. Tam pilan inform asi program st udi di PTN y ang belum siap diperpanj ang karena be- lum m em enuhi persyarat an perpanj angan. Pada pr ogram st udi yang belum bisa diperpanj ang, proses perpanj angan ij in t idak bisa dilan- j ut kan. I nform asi pada Gam bar 9 di at as m enunj ukkan alasan t ert ent u m engapa program st udi t ersebut t idak bisa diperpanj ang. Sebagai bahan inform asi bagi operat or perpanj angan Kopert is Wilayah I - XI I dan PTN, persyar a- t an unt uk perpanj angan ij in program st udi m eliput i ( a) pelaporan EPSBED 100% , ( b) rasio dosen dan m ahasisw a, dan ( c) kualifikasi dosen. ( a) Pelaporan EPSBED 100% dihit ung m elalui j um lah w aj ib lapor yang dibagi j um lah laporan.
Jum lah w aj ib lapor dit ent ukan j enj ang pendidikan dan st at us p rogram st udi yang dit ent ukan sebagai berikut : program S- 1 dan D- 4 sebanyak 4 t ahun ( at au 8 sem est er) ; program Diplom a I I I dan Program Pascasarj ana sebanyak 3 t ahun ( at au 6 sem est er) ; dan program st udi baru unt uk sem ua j enj ang pendidikan ( SK 108) selam a 2 t ahun ( at au 3 sem est er) . Waj ib lapor dihit ung sej ak sem est er berakhirnya ij in program st udi sepert i yang t ercat at d a- lam penanggalan dokum en Surat Dit j en Dikt i. Adapun, j um lah pelaporan adalah hit ungan frekuensi laporan EPSBED yang diserahkan ke Dit j en Dikt i pada saat berakhirnya t anggal/ sem est er ij in program st udi. ( b) Rasio dosen dengan m ahasisw a m enggunakan deskript or j um lah m ahasisw a dibagi dengan dosen t et ap dengan krit eria sebagai berikut :
kelom pok bidang ilm u I PA dengan rasio 1 : 30 kelom pok bidang ilm u I PS dengan rasio 1 : 45 ( c) Kualifikasi dosen dit ent ukan berdasar kan desk ript or j um lah dan t ingkat pendidikan dosen yang dipekerj akan sebagai dosen t et ap di progr am st udi. Rincian baku m ut u deskript or j u m - lah dosen dit ent ukan sebanyak 6 orang dosen t et ap; dan, unt uk t ingkat pendidikan dosen unt uk baku m ut u m inim al set iap j enj ang pendidikan dit ent ukan sebagai berikut : Jenj ang Diplom a I I I : 6 orang dosen dengan t ingkat pendidikan m inim al S1.
Jenj ang Sarj ana ( S- 1) dan Diplom a I V: 2 orang dosen berpendidikan Magist er dan 4 orang berpendidikan S1 Jenj ang Magist er: 2 orang dosen berpendidikan Dokt or dan 4 orang berpendidikan Magi s- t er. Jenj ang Dokt or: sem ua dosen berpendidikan Dokt or dan 2 orang di ant aranya m em p u- nyai j enj ang j abat an akadem ik Guru Besar. Adapun, unt uk m asa perpan j angan ij in bagi set iap program st udi berdasarkan j enj ang pendid i- kannya adalah yang ber ikut : ( a) Masa berlakunya ij in: perpanj angan ij in program st udi diberikan selam a 4 t ahun unt uk pr o- gram pendidikan S1 dan D- I V; dan, selam a 3 t ahun unt uk program pendidikan Diplom a I I I dan program pendidikan Pascasarj ana. ( b) Ket ent uan lain t ent ang berlakunya perpanj angan adalah yang berikut : o
Masa perpanj angan ber laku surut , dan t erhit ung sej ak t anggal berak hirnya ij in program st udi yang dikeluar kan oleh Dit j en Dikt i. Misalnya, pr ogram Magist er berakhir ij innya p a- da 12 Agust us 2009 dan baru m engaj ukan perpanj angannya pada 17 Mar et 2010; bila m em enuhi syarat , m ak a perpanj angan ij in program st udi Magist er t er sebut akan berakhir pada 12 Agust us 2012. o Bila pada saat set elah m asa perpanj angan dan langsung berst at us kadaluarsa, m aka pr o- gram st udi t ersebut m engaj ukan perpanj angan lagi sesuai dengan prosedur yang dit ent u- kan. Misalnya, program Magist er berakhir ij innya pada 12 Pebruari 2007 dan baru m en- gaj ukan perpanj angannya pada 17 Maret 2010; m aka ij in baru yang dikeluarkan akan b e- rakhir pada 12 Pebruar i 2010. Agar t idak berst at us kadaluarsa, pr ogr am st udi t ersebut harus m engaj ukan ij in perpanj angan kem bali dan bila persyarat anny a t elah m em enuhi, m aka akan diberikan perpanj angan sam pai dengan 12 Pebruari 2013.
5 . M EN CETAK I JI N PERPAN JAN GAN PROGRAM STUD I
Pada dasarnya proses pencet akan dokum en perpanj angan ij in program st udi relat if sederhana ; yakni hanya dengan m engklik m enu com bo ‘Terbit kan Surat Perpanj angan’ sepert i yang t erlihat pada naskah hasil preview surat perpanj angan di Gam bar 7. Sekalipun dem ikian, sebelum m encet ak dokum en ij in perpanj angan para operat or perlu m e- nyiapkan t eknis pendokum ent asian at au m em aham i prinsip at au t at a per surat an yang di guna- kan pada lam an ini. Prinsip persurat an t ersebut t erdiri at as ( a) penyiapan st at ionary at au lem bar surat , ( b) penom oran surat , ( c) penanggalan surat , ( d) penandat anganan surat , dan ( e) bar- code. ( a) Penyiapan st at ionary: dokum en surat perpanj angan ij in m enggunakan k op surat m asing- m asing PTN at au Koper t is Wilayah dengan ukuran kert as A4 dan ket ebalan kert as m inim al
70 gr. Unt uk dokum en pada lem bar kedua dan set erusnya dicet ak m enggunakan kert as b i- asa ( t anpa kop surat ) dengan kert as A4. ( b) Penom oran sur at : penerbit an surat perpanj angan diberi nom or secara ot om at is dan berur u- t an dengan kodefikasi penom oran yang t erdiri at as sej um lah unsur yang dipisahkan dengan garis m iring ( / ) , yang t erdiri at as unsur yang berikut : nom or urut : t erdiri at as 4 digit kode persurat an Dit j en Dikt i: diberi t anda ‘D/ T kelom pok perguruan t inggi: unt uk PTN diberi kode ‘K- N’; unt uk PTS diberi t anda kode
Kopert is w ilayah, m isalnya ‘K- I , K- I I , K- I I I , dst ’; unt uk PTA diberi kode ‘K- AI ’ t ahun : t ahun penerbit an surat yang dit uliskan secara lengkap; m isalnya, ‘2010’ Cont oh penom oran sur at ij in perpanj angan bagi PTS di Kopert is Wilayah XI I pada t ahun 2010 adalah ‘????/ D/ T/ K- XI I / 2010’.
( c) Penanggalan surat : dokum en surat ij in perpanj angan diberi t anggal secara ot om at is dan m engacu pada penanggalan yang t erdapat di kom put er yang digunakan unt uk pencet akan.
Begit u pula, m asa akhir berlakunya ij in j uga dit uliskan secara ot om at is yang dihit ung dari m asa berakhirnya ij in lam a dari program st udi yang diperpanj ang. ( d) Penandat anganan surat : surat perpanj angan ij in dit andat angani oleh Rekt or ut uk PTN yang ber sangkut an dan Koordinat or Kopert is unt uk PTS yang t erdapat di m asing - m asing w ilayah.
Sebelum dit andat angani oleh Rekt or/ Koordinat or Kopert is, surat t ersebut diparaf oleh pej a- bat di baw ah Rekt or/ Koordinat or sesuai dengan st rukt ur organisasi at au pedom an per sur a- t an yang berlaku di PTN at au Kopert is Wilayah. ( e) Barcode: dokum en perpanj angan ij in program st udi dicet ak dalam form at pdf dan beri t anda barcode yang dilet akkan di bagian baw ah.
Set elah proses pencet akan dokum en surat perpanj angan ij in program st udi dilakukan, secara ot om at is daft ar program st udi yang perlu diperpanj ang sebagaim ana yang dit am pilkan pada Gam bar 4, st at us layanan program st udi t ersebut t elah berubah dari ‘DI AJUKAN’ m enj adi ‘ sudah DI SETUJUI ’ dan posisi ‘Proses Perpanj angan’ t elah dihilangkan, sepert i yang t erlihat pada Ga m - bar 10.
Gam bar 10. Tam pilan m enu set elah perpanj angan ij in program st udi diproses oleh operat or Ko- pert is I - XI I
6 . PEN YAM PAI AN D OKUM EN PERPAN JAN GAN I JI N
Dokum en surat perpanj angan ij in program st udi yang t elah dit andat angani oleh Pim pinan Perguruan Tinggi difot okopi sebanyak 2 ( dua) eksem plar y ang m asing - m asing unt uk: ( a) Dokum en aslinya unt uk PTS ( di lingkungan Kopert is Wilayah I - XI I ) at au program st udi ( di- lingkungan PTN) .
( b) Salinan ( kopi) 1 unt uk arsip Kopert si Wilayah I - XI I at au Sek r et ariat PTN ( c) Salinan ( kopi) 2 unt uk dikirim kan ke Dir ekt ur Ak adem ik Dit j en Dikt i sebagai t em busan. Pengirim an dokum en surat ke PTS, program st udi di PTN, dan ke Direkt ur Akadem ik Dit j en Dikt i sebagai t em busan dalam bent uk hard copy disam paikan secara m anual ( lew at kurir, pos, t it ipan kilat , at au j asa pengirim an dokum en lainnya) . Sekalipun dem ikian, dat a perpanj angan ij in program st udi yang t elah dit erbit kan dalam lam an t elah diubah dan dit ayangkan sesuai dengan infor m asi yang t ert era pada dokum en perpanj a n- gan ij in program st udi.
Jakart a, 23 April 2010