UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN Maret 2014 KATA PENGANTAR - Sistem Pemrosesan Transaksi
SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI
MAKALAH
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Sistem Informasi Manajemen
Yang dibina oleh Bapak Muhammad Arif
Oleh kelompok 5:
Fitri Nur Kholila
(120413424003)
Gilang Wahyu W
(120413423977)
Haris Dwi Rukmana
(!20413423790)
Jeffry Muhammad J. I.
(120413423990)
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
Maret 2014
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah yang
berjudul: “Sistem Pemrosesan Transaksi”. Makalah ini disusun untuk
memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
Dalam penyusunan makalah ini, penulis senantiasa mendapat bimbingan,
bantuan, dan petunjuk dari berbagai pihak. Oleh karena itu, Penulis mengucapkan
terimakasih, yang pertama kepada Bapak Muhammad Arief selaku dosen
pembimbing mata kuliyah Sistem Informasi Manajemen, yang kedua kepada
semua pihak yang telah membantu terselesaikannya makalah ini yang tidak dapat
penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa makalah ini jauh dari sempurna, oleh karena itu,
kritik dan saran yang bersifat membangun senantiasa penulis harapkan agar
makalah ini dapat lebih baik dan bermanfaat. Amin.
Malang, 14 Maret 2014
Penulis
DAFTAR ISI
i
Halaman
KATA PENGANTAR...................................................................................... i
DAFTAR ISI.................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang............................................................................... 1
B. Rumusan Masalah.......................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Sistem Pemrosesan Transaksi...................................... 3
B. Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi................... 6
C. Tugas pokok sistem pemrosesan transaksi.................................... 8
D. tinjauan sistem .............................................................................. 9
E. subsitem utama dari sistem distribusi ........................................... 11
F. sistem yang memenuhi pesanan pelanggan .................................. 12
G. sistem yang memenuhi persediaan pengganti ............................... 14
H. sistem yang menjalankana proses buku besar ............................... 14
I. Menempatkan sistem pemrosesan transaksi dalam prespektif ..... 15
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan................................................................................... 16
B. Saran............................................................................................. 17
DAFTAR RUJUKAN ……………………………………………………….. 18
ii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sistem pemrosesan transaksi hampir selalu dimiliki oleh suatu
perusahaan, organisasi, instansi pemerintah karena di dalam suatu perusahaan
atau organisasi, transaksi selalu terjadi dan setiap transaksi yang terjadi harus
dicatat. Jika organisasi telah memiliki Sistem Pengolahan Transaksi atau TPS
(Transaction Processing Systems) yang baik, maka organisasi ini juga telah
memiliki basis data yang berisi dengan transaksi-transaksi bisnis yang telah
direkam oleh TPS tersebut.
TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional
sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data
ke sistem komkputer secara manual. Sistem pemrosesan transaksi sangat
penting karena merupakan dasar sistem bisnis yang melayani level
operasional dalam organisasi. Output dari sistem ini akan menjadi input bagi
sistem-sistem yang berada pada level manajemen dan level strategis. Setiap
proses bisnis dimulai dari saksi, sehingga sistem pemrosesan transaksi yang
ditempatkan oleh suatu perusahaan akan mempengaruhi proses bisnis yang
dijalankan.
Sistem pemrosesan transaksi akan memproses data yang menguraikan
operasi perusahaan sehari-hari. Pemrosesan ini akan menghasilkan suatu basis
data yang digunakan oleh sistem-sistem lain di dalam perusahaan. Sistem
pemrosesan transaksi sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi
memproses pesanan pelanggan, memesan penggantian persediaan, dan
memelihara buku besar.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari sistem pemrosesan transaksi?
2. Apa saja komponen dari sistem pemrosesan transaksi?
3. Apa tugas pokok dari sistem pemrosesan transaksi?
4. Bagaimana tinjauan sistem dari sistem pemrosesan transaksi?
5. Apa subsistem-subsistem dari sistem distribusi?
1
6. Apasaja sistem yang memenuhi pesanan pelanggan?
7. Apasaja sistem yang memesan persediaan pengganti?
8. Apasaja sistem yang menjalankan proses buku besar?
9. Bagaimana cara menempatkan sistem pemrosesan transaksi dalam
perspektif?
2
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System
disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan
dan pengolahan data pada suatu organisasi. Bentuk sistem informasi ini
berfungsi merekam semua aktivitas/kejadian di dalam perusahaan. meliputi
mencatat data, memproses data dan menghasilkan informasi baku atau
standart. Sistem ini berinteraksi langsung dengan sumber data (misalnya
pelanggan), dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional
organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan
mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam
organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau
kebutuhan sistem informasi eksekutif.
Jogiyanto (2005: 221-222) menyatakan
“sistem informasi yang digunakan untuk level operasional disebut
juga dengan nama SPT (Sistem Pengolahan Transaksi) atau TPS
(Transaction Processing System). Disebut dengan sistem
pengolahan transaksi (Transaction Processing System) karena
sistem ini menangkap transaksi-transaksi bisnis yang terjadi,
mencatatnya di dokumen-dokumen dasar, memasukanya ke dalam
sistem informasi dan merekamnya ke basis data dan mengolahnya
menjadi informasi-informasi pencatatan nilai (score-keeping
information).”
Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan
sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas
perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi
tersebut bagi para pengguna yang terdapat di dalam maupun diluar
perusahaan. Ini
merupakan aplikasi bisnis pertama yang dipasang pada
komputer ketika mereka pertama kali diperkenalkan pada tahun 1950’an.
Istilah sistem pemrosesan data elektronik ( electronic data processing- EDP)
dan sistem informasi akutansi juga telah dipergunakan ,namun saat ini kurang
populer (McLeod , 2007:236).
3
Data
Informasi
Manajemen
Peranti lunak pemrosesan data
Basis data
Sistem pemrosesan
transaksi
Sumber daya fisik input
Mengubah Sumber daya fsii outtut
Gambar 8.1 (Model Sistem Pemrosesan Transaksi)
Gambar di atas adalah sebuah model sistem pemrosesan transaksi.
Model ini merupakan turunan dari model sistem umum perusahaan yang telah
dibahas di bab 2. Unsur-unsur input, transformasi. Dan ouput dari sistem fisik
perusahaan berada di bagian bawah. Data dikumpulkan dari sitem fisik dan
lingkungan, kemudian dimasukan ke dalam basis data. Peranti lunak
pemrosesan transaksi mengubah data menjadi informasi bagi manajemen
perusahaan dan bagi individu-individu serta organisasi-organisasi di dalam
lingkungan perusahaan (McLeod , 2007:236).
Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memiliki arti penting.
Sistem pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem informasi yang
memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar
perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi memiliki tanggung jawab untuk
4
memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing.
Sebagai contoh, sitem pemrosesan transaksi memberikan faktur dan laporan
saldo kepada pelanggan, pesanan pembelian kepada pemasok, dan data dalam
laporan keuangan tahunan kepada para pemegang saham dan pemilik
(McLeod , 2007:236).
Transaksi-transaksi bisnis terjadi di tingkat bawah (operasional)
organisasi. Transaksi-transaksi bisnis ini dapat berupa transaksi-transaksi
keuangan dan non-keuangan. Transaksi-transaksi bisnis keuangan operasional
ini ditangani oleh TPS sistem informasi akuntansi, sedangkan transaksitransaksi bisnis non-keuangan operasional ini ditangani oleh TPS masingmasing sistem informasinya. Karena sebagian besar transaksi-transaksi bisnis
operasional ini merupakan transaksi keuangan, maka TPS hanya dihubungkan
dengan sistem informasi akuntansi sebagai bagian dari sistem informasi
akuntansi untuk mengolah transaksi tingkat operasional.
Jika organisasi telah memiliki Sistem Pengolahan Transaksi atau TPS
(Transaction Processing Systems) yang baik, maka organisasi ini juga telah
memiliki basis data yang berisi dengan transaksi-transaksi bisnis yang telah
direkam oleh TPS tersebut. Oleh karena itu, basis data ini perlu dimanfaatkan
sebaik mungkin. Kemudian timbul pemikiran untuk menambah basis data ini
dengan data non-transaksi lainnya dan data dari luar organisasi untuk
melengkapi basis data sebelumnya. Basis data ini kemudian dapat
dimanfaatkan untuk pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan tidak hanya
untuk manajemen bawah, tetapi juga untuk manajemen menengah dan atas di
semua fungsi organisasi. Sistem-sistem informasi di fungsi-fungsi organisasi
yang memanfaatkan basis data ini untuk pelaporan-pelaporan manajemen ini
disebut dengan sistem-sistem informasi fungsional (functional information
systems) atau sistem-sistem informasi bisnis (busisness information systems),
yang dapat terdiri dari sistem informasi akuntansi (SIMAK atau SIA), sistem
keuangan (SIMKEU), sistem informasi pemasaran (SIMPEM), sistem
informasi produksi (SIMPRO) dan sistem informasi sumber daya manusia
(SIMSDM).
5
Laporan-laporan yang berisi informasi pencatatan nilai digunakan
oleh:
1. Mereka yang terlibat di transaksinya (misalnya pelanggan yang menerima
faktur karena pemesanan barang, pengirim barang yang menerima
informasi perintah pengiriman barang);
2. Manajer-manajer level bawah yang menggunakan informasi ini untuk
pengendalian operasi (misalnya mandor untuk mengontrol karyawan yang
tidak masuk, supervisor penjualan yang mengontrol penjualan harian);
3. Stakeholders yang meminta pertanggungjawaban manajer (misalnya
stakeholders, kreditor, pemerintah yang meminta laporan keuangan yang
berupa ringkasan transaksi keuangan perusahaan).
Sistem pengolahan transaksi memiliki beberapa karakteristik, antara lain
sebagai berikut:
1. Volume data yang di-proses relatif sangat besar.
2. Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar.
3. Kecepatan pengolahan di-perlukan sangat tinggi agar data yang banyak
bisa diperoses dalam waktu singkat.
4. Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk
keperluan internal.
5. Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan, dsb.
6. Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu.
7. Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar.
8. Komputasi tidak terlalu rumit.
B. Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi
Prayoga (2012) menyatakan komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses,
Penyimpanan, Output.
1. Input
Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang
dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya. Sebelum suatu
transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data
transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari
6
desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau
rekaman dari suatu transaksi.
Tujuan dari formulir :
a. Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
b. Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa
disebut sebagai Record Management.
Pertimbangan dalam merancang formulir :
a. Menentukan kebutuhan formulir.
b. Merencanakan formulir yang akan dibuat.
c. Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.
d. Mengawasi penggunaan formulir.
e. Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.
f. Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.
2. Proses
Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan
pemasukkan data transaksi ke dalam jurnal. Dalam sistem komputer,
prosesnya dilakukan dengan memasukkan data ke dalam file transaksi.
Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan
jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas
perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus
digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan,
jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.
Langkah Perancangan Jurnal
a. Identifikasi karakteristik transaksi.
b. Buat jurnal standar.
c. Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.
3. Penyimpanan
Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku
Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan
perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar
7
disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan
dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi.
Macam-Macam File penyimpanan :
a. Master File
Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data
yang selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master
file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.
b. File Transaksi
kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date
master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.
c. File Indeks
Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses
menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi
No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai
petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).
d. File Tabel
Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens
dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap
yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji
karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak
penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak
penghasilan karyawan.
4. Keluaran
Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari
proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional,
Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.
C. Tugas Pokok Sistem Pemrosesan Transaksi
Winata (2010) menyatakan ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan
transaksi, yaitu:
1. Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan
lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan
8
sistem yang mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari
lingkungan.
2. Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih
dahulu sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagianbagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi
yang lebih tinggi. Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut:
a. Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya
menurut jenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.
b. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam
pencarian data, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut
nomer induk, dsb.
c. Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data
tertentu, misalnya menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap
hari, atau menghitung jumlah hutang pelanggan, dsb.
d. Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa
data menjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.
3. Penyimpanan data : data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga
selalu siap memenuhi kebutuhan para pengguna.
4. Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk
memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam organisasi.
D. Tinjauan Sistem
Kita akan menggunakan diagram arus data, atau DFD, untuk
mendokumentasikan sistem. Dalam diagram di bawah ini, mencerminkan
tingkat yang tertinggi. Diagram ini disebut diagram konteks karena ia
menyajikan sistem dalam konteks lingkungannya (McLeod , 2007:237).
9
PelanggaPesanan penjualan
n
Komitmen
Pemberitahuan
Penolakan Pesanan
penjualan
Faktur
Laporan saldo
Pesanan pembelian
Pengiriman
Sistem Faktur pemasok Pemaso
distribusi
k
Laporan pemasok
Pembayaran oleh pelanggan
Laporan laba rugi
Manajem
en
Pembayaran kepada pemasok
Laporan anggaran
Laporan lainnya
Persediaan
Ruang
persediaan
bahan baku
Gambar 1.2 (Diagram Konteks Sistem Distribusi)
Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang diberi label “Sistem
distribusi” yang berada di tengah. Unsur-unsur lingkungan yang berinteraksi
dengan sistem ditunjukkan oleh kotak-kotak dan dihubungkan ke sistem oleh
panah-panah yang disebut arus data (McLeod , 2007:237).
Unsur-unsur lingkungan dari sistem distribusi meliputi pelanggan,
pemasok, ruang persediaan bahan baku, dan manajemen. Arus data yang
menghubungkan perusahaan dengan para pemasoknya. Pesanan yang
diterima oleh perusahaan dari para pelannggannya disebut
pesanan
penjualan (sales order), sedangkan pesanan yang ditempatkan oleh
perusahaan kepada pemasoknya disebut pesanan pesanan pembelian
(purchase order). Dalam beberapa
mendapatkan
kasus, perusahaan pertama-tama
komitmen terlebih dahulu dari para pemasoknya sebelum
pesanan pembelian dibuat (McLeod , 2007:237).
Perusahaan dapat mengirimkan pemberihuan penolakan pesanan
penjualan kepada para pelanggannya-mungkin karena peringkat kredit
10
mereka
yang
buruk.
Meskipun
pemasok
juga
dapat
mengirimkan
pemberiahuan penolakan pesanan pembelian kepada perusahaan, kita telah
menghilangkan aliran
perusahaan
maupun
tersebut karena alasan penyederhanaan. Baik
para
pemasoknya
menggunakan
faktur
untuk
memberitahukan kepada pelanggan berapa banyak jumlah yang terutang dan
laporan saldo (statement) untuk menagih tagihan yang belum dibayar.
Terakhir, baik perusahaan maupun pelanggan-pelanggannya harus melakukan
pembayaran atas pembelian yang mereka lakukan (McLeod , 2007:237-238).
Arus data dari sistem distribusi kepada manajemen terdiri atas
laporan-laporan akuntansi standar. Semua kecuali dua arus data dalam fig
diagram di atas, terdiri atas sumber-sumber daya daya maya (vistual). Kedua
pengecualian tersebut termasuk arus dari pemasok ke sistem, yang berjudul
pengiriman, dan arus dari sistem ke ruang persediaan bahan baku, yang
berjudul persediaan. Kedua arus data tersebut dapat mencerminkan sumber
daya fisik maupun maya (McLeod , 2007:238).
E. Subsistem –Subsistem Utama Dari Sistem Distribusi
Diagram konteks cukup memadai untuk mendefinisikan batasan
sistem- unsur-unsur lingkungan dan antarmukanya. Akan tetapi, kita perlu
mempelajari lebih banyak proses-proses yang dilaksanakan. Kita mencapai
hal ini dengan mengidentifikasikan tiga subsistemutama dalam gambar 1.3
dalam sebuah diagram nomor 0. Penjelasan mengenai diagram nomor 0 akan
diberikan sebagai berikut (McLeod , 2007:238).
Subsistem ditentukan melalui kotak-kotak tegak yang diberi nomor
dalam gambar 1.3. Subsistem yang pertama berhubungan dengan pemenuhan
pesanan pelanggan, yang kedua dengan pemesanan penggantian persediaan
dari pemasok, dan yang ketiga dengan pemeliharaan buku besar (McLeod ,
2007:238).
11
Pesanan penjualan
Pelangg
Pemberitahuan penolakan
an
pesanan penjualan
Faktur
Laporan saldo
Pembayaran oleh pelanggan
Daftar buku besar piutang
1.
Memenuhi
pesanan
Buku besar persediaan
Barabg yang
diterima
Data buku besar utang
3.
Laporan lainnya
Memeliha
ra buku
besar
Laporan anggaran
Data pembelian
Komitmen
Pesanan pembelian
2.
Memesan
Pemas
persediaa
ok
n
Faktur pemasok
pengganti
Laporan saldo
pemasokPengiriman
Pembayaran kepada pemasok
Neraca
Laporan laba/rugi
Manajemen
Persediaan
Ruang
persediaan
bahan baku
Gambar 1.3 (Diagram Nomor 0 Sistem Distribusi)
F. Sistem Yang Memenuhi Pesanan Pelanggan
Gambar 1.4 menunjukkan empat sistem utama yang terlihat dalam
pemenuhan pesanan pelanggan; entri pesanan, persediaan, penagihan, dan
piutang dagang. Sistem entri pesanan (order entry system) memasukkan
pesanaan pelanggan ke dalam sistem, sistem persediaan (inventory system)
memelihara catatan persediaan, sistem penagihan (billing system) membuat
faktur pelanggan, dan sistem piutang dagang (accounts receivable system)
menagih uang dari para pelanggan (McLeod , 2007:239).
Gambar 1.4 adalah perluasan dari proses 1 dalam diagram Nomor 0.
Karena alasan ini, maka disebut sebagai diagram nomor 1. Angka nomor
12
mengacu pada nomor proses yang sama yang terdapat pada DFD pada tingkat
yang lebih tinggi. Kini kita dapat menjelaskan bagaimana nama diagram
nomor 0 berasal. Karena diagram konteks hanya terdiri atas satu simbol
proses tunggal tanpa nomor, maka tidak ada angka nomor yang dapat
dijadikan sebagai refrensi dan DFD tingkat yang lebih rendah berikutnya
disebut sebagai diagram nomor 0 (McLeod , 2007:239).
Pada gambar tersebut digambarkan beberapa panah terhubung pada
lingkaran-lingkaran kecil dengan angka di dalamnya. Lingkaran tersebut
adalah konektor yang menunjukkan arus datake DFD ke DFD yang lain.
Angka- angka tadi mengidentifikasikan nomor sistem dari DFD yang lain.
Sebagai contoh, arus data yang bernama data buku besar piutang dagang
terhubung e proses 3 yaitu proses yang memelihara buku besar (McLeod ,
2007:239).
Pelangga
n
1.1
Entri
pesan
a
1.4
Piutan
g
dagan
g
1.2
Persedia
an
1.3
Penagiha
n
2
3
2
3
Gambar 1.4 (Diagram Nomor 1 Sistem Yang Memenuhi Pesanan Pelanggan)
13
G. Sistem Yang Memesan Persediaan Pengganti
Dengan cara yang sama, kita mengidentifikasikan subsistemsubsistem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan pengganti dari
pemasok. Detail ini ditampilkan dalam gambar 1.5, dan disebut diagram
Nomor 2. Sistem pembelian (purchasing system). Menerbitkan pesanan
pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan.
penerimaan (reciving system) menerima persediaan, dan
dagang (accounts payable system)
Sistem
sistem utang
melakukan pembayaran (McLeod ,
2007:240).
1
2.1
Pembelia
n
Pemasok
2.2
Penerimaan
an
1
Ruang
persedia
an
2.3
Utang
dagang
3
Gambar 1.5 (Diagram Nomor 2 Sistem Yang Memesan Persediaan Pengganti)
H. Sistem Yang Menjalankan Proses Buku Besar
Sistem buku besar (general ledger system) adalah sistem akuntansi
yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang laen dengan
14
tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perubahan secara
gabungan. File
yang memuat data akntansi yang telah digabungkan itu
adalah buku besar (general ledger) (McLeod , 2007:241).
Terdapat dua subsistem yang terkait. Sistem memperbarui buku
besar (update general ledger system)akan membukukan catatan-catatan yang
menguraikan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar. Sistem
pembuatan laporan manaejemen (preapare management report system)
menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan laporan laba rugi
serta laporan lainnya (McLeod , 2007:241).
I.
Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi Dalam Perspektif
Bukanlah suatu kebetulan bahwa sistem pemrosesan transaksi adalah sistem
informasi pertama yang terkomputerisasi. Selain sebagai area aplikasi yang
paling dapat dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua
aplikasi yang lain. Fondasi ini mengambil bentuk basis data, yang
mendokumentasikan semua hal yang pentingyang dilakukan oleh perusahaan
dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan lingkungan (McLeod,
2007:241).
15
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat
TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan
pengolahan data pada suatu organisasi. Bentuk sistem informasi ini
berfungsi merekam semua aktivitas/kejadian di dalam perusahaan.
meliputi mencatat data, memproses data dan menghasilkan informasi baku
atau standart.
2. Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi yaitu Input, Input
dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa
formulir atau bukti transaksi lainnya. kedua yaitu Proses, dalam sistem
manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi ke
dalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan
memasukkan data ke dalam file transaksi. Ketiga yaitu Penyimpanan,
media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku
besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan.
yang terahir yaitu keluaran, terdapat berbagai macam jenis keluaran yang
dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan
Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.
3. Tugas Pokok Sistem Pemrosesan Transaksi yaitu: pengumpulan data
manipulasi data, penyimpanan data, dan penyiapan dokumen.
4. Untuk tinjauan sistem disini menggunakan diagram arus data, atau DFD,
untuk mendokumentasikan sistem.
5. Subsistem-subsistem utama dari sistem distribusi yaitu yang pertama
berhubungan dengan pemenuhan pesanan pelanggan, yang kedua dengan
pemesanan penggantian persediaan dari pemasok, dan yang ketiga dengan
pemeliharaan buku besar.
6. Empat sistem utama yang terlihat dalam pemenuhan pesanan pelanggan;
entri pesanan, persediaan, penagihan, dan piutang dagang. Sistem entri
pesanan (order entry system) memasukkan pesanaan pelanggan ke dalam
16
sistem, sistem persediaan (inventory system)
memelihara catatan
persediaan, sistem penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan,
dan sistem piutang dagang (accounts receivable system) menagih uang
dari para pelanggan.
7. subsistem-subsistem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan
pengganti dari pemasok yaitu Sistem pembelian (purchasing system).
Menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang
dibutuhkan. Sistem penerimaan (reciving system) menerima persediaan,
dan
sistem utang dagang (accounts payable system)
melakukan
pembayaran.
8. Sistem yang menjalankan proses buku besar yaitu Sistem memperbarui
buku besar (update general ledger system) akan membukukan catatancatatan yang menguraikan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku
besar. Sistem pembuatan laporan manaejemen (preapare management
report system) menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan
laporan laba rugi serta laporan lainnya.
9. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem
pemrosesan transaksi juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi
yang
lain.
Fondasi
ini
mengambil
bentuk
basis
data,
yang
mendokumentasikan semua hal yang pentingyang dilakukan oleh
perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan
lingkungan.
B. Saran
Sistem Pemrosesan Transaksi adalah sistem informasi yang berfungsi
merekam semua aktivitas/kejadian di dalam perusahaan. Meliputi mencatat
data, memproses data dan menghasilkan informasi baku atau standart. Dalam
mengumpulkan/mencatat data sebagai input harus mengambil data yang
memang benar-benar falit, agar data yang akan diproses dapat menghasilkan
informasi yang memang dapat membantu kinerja perusahaan. Dengan
informasi yang falit perusahaan akan dapat dengan mudah mengakses
informasi yang diperlukan dan dapat dijadikan bahan acuan dalam
pengambilan keputusan
17
DAFTAR RUJUKAN
Jogiyanto. 2005. Sistem Pemrosesan Transaksi. Jogjakarta: Andi.
Marlon. 2012. Sistem Pemrosesan Transaksi. (online), http://marlonsn.wordpress.
com/2012/05/10/sistem-pemprosesan-transaksi/, (diakses 27 Februari 2014).
McLeod, Raymond., & P.Schell, George. 2008. Sistem Pemrosesan Transaksi. Jakarta:
Salemba Empat.
Prayoga. 2012. Sistem Pemrosesan Transaksi. (online), http://bagrezhumaneater.
blogspot.com/2011/06/share-gombalan-ngakak.html, (diakses, 27 Februari 2014).
Winata,
Agie
Wahyu.
2010.
Sistem Pemrosesan Transaksi.
(online),
http://agiewahyuwinata.blogspot.com/2010/01/sistem-pemrosesan-transaksi.html,
(diakses, 27 Februari 2014).
18
MAKALAH
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Sistem Informasi Manajemen
Yang dibina oleh Bapak Muhammad Arif
Oleh kelompok 5:
Fitri Nur Kholila
(120413424003)
Gilang Wahyu W
(120413423977)
Haris Dwi Rukmana
(!20413423790)
Jeffry Muhammad J. I.
(120413423990)
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
Maret 2014
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah yang
berjudul: “Sistem Pemrosesan Transaksi”. Makalah ini disusun untuk
memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
Dalam penyusunan makalah ini, penulis senantiasa mendapat bimbingan,
bantuan, dan petunjuk dari berbagai pihak. Oleh karena itu, Penulis mengucapkan
terimakasih, yang pertama kepada Bapak Muhammad Arief selaku dosen
pembimbing mata kuliyah Sistem Informasi Manajemen, yang kedua kepada
semua pihak yang telah membantu terselesaikannya makalah ini yang tidak dapat
penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa makalah ini jauh dari sempurna, oleh karena itu,
kritik dan saran yang bersifat membangun senantiasa penulis harapkan agar
makalah ini dapat lebih baik dan bermanfaat. Amin.
Malang, 14 Maret 2014
Penulis
DAFTAR ISI
i
Halaman
KATA PENGANTAR...................................................................................... i
DAFTAR ISI.................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang............................................................................... 1
B. Rumusan Masalah.......................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Sistem Pemrosesan Transaksi...................................... 3
B. Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi................... 6
C. Tugas pokok sistem pemrosesan transaksi.................................... 8
D. tinjauan sistem .............................................................................. 9
E. subsitem utama dari sistem distribusi ........................................... 11
F. sistem yang memenuhi pesanan pelanggan .................................. 12
G. sistem yang memenuhi persediaan pengganti ............................... 14
H. sistem yang menjalankana proses buku besar ............................... 14
I. Menempatkan sistem pemrosesan transaksi dalam prespektif ..... 15
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan................................................................................... 16
B. Saran............................................................................................. 17
DAFTAR RUJUKAN ……………………………………………………….. 18
ii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sistem pemrosesan transaksi hampir selalu dimiliki oleh suatu
perusahaan, organisasi, instansi pemerintah karena di dalam suatu perusahaan
atau organisasi, transaksi selalu terjadi dan setiap transaksi yang terjadi harus
dicatat. Jika organisasi telah memiliki Sistem Pengolahan Transaksi atau TPS
(Transaction Processing Systems) yang baik, maka organisasi ini juga telah
memiliki basis data yang berisi dengan transaksi-transaksi bisnis yang telah
direkam oleh TPS tersebut.
TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional
sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data
ke sistem komkputer secara manual. Sistem pemrosesan transaksi sangat
penting karena merupakan dasar sistem bisnis yang melayani level
operasional dalam organisasi. Output dari sistem ini akan menjadi input bagi
sistem-sistem yang berada pada level manajemen dan level strategis. Setiap
proses bisnis dimulai dari saksi, sehingga sistem pemrosesan transaksi yang
ditempatkan oleh suatu perusahaan akan mempengaruhi proses bisnis yang
dijalankan.
Sistem pemrosesan transaksi akan memproses data yang menguraikan
operasi perusahaan sehari-hari. Pemrosesan ini akan menghasilkan suatu basis
data yang digunakan oleh sistem-sistem lain di dalam perusahaan. Sistem
pemrosesan transaksi sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi
memproses pesanan pelanggan, memesan penggantian persediaan, dan
memelihara buku besar.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari sistem pemrosesan transaksi?
2. Apa saja komponen dari sistem pemrosesan transaksi?
3. Apa tugas pokok dari sistem pemrosesan transaksi?
4. Bagaimana tinjauan sistem dari sistem pemrosesan transaksi?
5. Apa subsistem-subsistem dari sistem distribusi?
1
6. Apasaja sistem yang memenuhi pesanan pelanggan?
7. Apasaja sistem yang memesan persediaan pengganti?
8. Apasaja sistem yang menjalankan proses buku besar?
9. Bagaimana cara menempatkan sistem pemrosesan transaksi dalam
perspektif?
2
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System
disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan
dan pengolahan data pada suatu organisasi. Bentuk sistem informasi ini
berfungsi merekam semua aktivitas/kejadian di dalam perusahaan. meliputi
mencatat data, memproses data dan menghasilkan informasi baku atau
standart. Sistem ini berinteraksi langsung dengan sumber data (misalnya
pelanggan), dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional
organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan
mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam
organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau
kebutuhan sistem informasi eksekutif.
Jogiyanto (2005: 221-222) menyatakan
“sistem informasi yang digunakan untuk level operasional disebut
juga dengan nama SPT (Sistem Pengolahan Transaksi) atau TPS
(Transaction Processing System). Disebut dengan sistem
pengolahan transaksi (Transaction Processing System) karena
sistem ini menangkap transaksi-transaksi bisnis yang terjadi,
mencatatnya di dokumen-dokumen dasar, memasukanya ke dalam
sistem informasi dan merekamnya ke basis data dan mengolahnya
menjadi informasi-informasi pencatatan nilai (score-keeping
information).”
Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan
sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas
perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi
tersebut bagi para pengguna yang terdapat di dalam maupun diluar
perusahaan. Ini
merupakan aplikasi bisnis pertama yang dipasang pada
komputer ketika mereka pertama kali diperkenalkan pada tahun 1950’an.
Istilah sistem pemrosesan data elektronik ( electronic data processing- EDP)
dan sistem informasi akutansi juga telah dipergunakan ,namun saat ini kurang
populer (McLeod , 2007:236).
3
Data
Informasi
Manajemen
Peranti lunak pemrosesan data
Basis data
Sistem pemrosesan
transaksi
Sumber daya fisik input
Mengubah Sumber daya fsii outtut
Gambar 8.1 (Model Sistem Pemrosesan Transaksi)
Gambar di atas adalah sebuah model sistem pemrosesan transaksi.
Model ini merupakan turunan dari model sistem umum perusahaan yang telah
dibahas di bab 2. Unsur-unsur input, transformasi. Dan ouput dari sistem fisik
perusahaan berada di bagian bawah. Data dikumpulkan dari sitem fisik dan
lingkungan, kemudian dimasukan ke dalam basis data. Peranti lunak
pemrosesan transaksi mengubah data menjadi informasi bagi manajemen
perusahaan dan bagi individu-individu serta organisasi-organisasi di dalam
lingkungan perusahaan (McLeod , 2007:236).
Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memiliki arti penting.
Sistem pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem informasi yang
memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar
perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi memiliki tanggung jawab untuk
4
memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing.
Sebagai contoh, sitem pemrosesan transaksi memberikan faktur dan laporan
saldo kepada pelanggan, pesanan pembelian kepada pemasok, dan data dalam
laporan keuangan tahunan kepada para pemegang saham dan pemilik
(McLeod , 2007:236).
Transaksi-transaksi bisnis terjadi di tingkat bawah (operasional)
organisasi. Transaksi-transaksi bisnis ini dapat berupa transaksi-transaksi
keuangan dan non-keuangan. Transaksi-transaksi bisnis keuangan operasional
ini ditangani oleh TPS sistem informasi akuntansi, sedangkan transaksitransaksi bisnis non-keuangan operasional ini ditangani oleh TPS masingmasing sistem informasinya. Karena sebagian besar transaksi-transaksi bisnis
operasional ini merupakan transaksi keuangan, maka TPS hanya dihubungkan
dengan sistem informasi akuntansi sebagai bagian dari sistem informasi
akuntansi untuk mengolah transaksi tingkat operasional.
Jika organisasi telah memiliki Sistem Pengolahan Transaksi atau TPS
(Transaction Processing Systems) yang baik, maka organisasi ini juga telah
memiliki basis data yang berisi dengan transaksi-transaksi bisnis yang telah
direkam oleh TPS tersebut. Oleh karena itu, basis data ini perlu dimanfaatkan
sebaik mungkin. Kemudian timbul pemikiran untuk menambah basis data ini
dengan data non-transaksi lainnya dan data dari luar organisasi untuk
melengkapi basis data sebelumnya. Basis data ini kemudian dapat
dimanfaatkan untuk pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan tidak hanya
untuk manajemen bawah, tetapi juga untuk manajemen menengah dan atas di
semua fungsi organisasi. Sistem-sistem informasi di fungsi-fungsi organisasi
yang memanfaatkan basis data ini untuk pelaporan-pelaporan manajemen ini
disebut dengan sistem-sistem informasi fungsional (functional information
systems) atau sistem-sistem informasi bisnis (busisness information systems),
yang dapat terdiri dari sistem informasi akuntansi (SIMAK atau SIA), sistem
keuangan (SIMKEU), sistem informasi pemasaran (SIMPEM), sistem
informasi produksi (SIMPRO) dan sistem informasi sumber daya manusia
(SIMSDM).
5
Laporan-laporan yang berisi informasi pencatatan nilai digunakan
oleh:
1. Mereka yang terlibat di transaksinya (misalnya pelanggan yang menerima
faktur karena pemesanan barang, pengirim barang yang menerima
informasi perintah pengiriman barang);
2. Manajer-manajer level bawah yang menggunakan informasi ini untuk
pengendalian operasi (misalnya mandor untuk mengontrol karyawan yang
tidak masuk, supervisor penjualan yang mengontrol penjualan harian);
3. Stakeholders yang meminta pertanggungjawaban manajer (misalnya
stakeholders, kreditor, pemerintah yang meminta laporan keuangan yang
berupa ringkasan transaksi keuangan perusahaan).
Sistem pengolahan transaksi memiliki beberapa karakteristik, antara lain
sebagai berikut:
1. Volume data yang di-proses relatif sangat besar.
2. Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar.
3. Kecepatan pengolahan di-perlukan sangat tinggi agar data yang banyak
bisa diperoses dalam waktu singkat.
4. Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk
keperluan internal.
5. Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan, dsb.
6. Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu.
7. Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar.
8. Komputasi tidak terlalu rumit.
B. Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi
Prayoga (2012) menyatakan komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses,
Penyimpanan, Output.
1. Input
Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang
dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya. Sebelum suatu
transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data
transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari
6
desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau
rekaman dari suatu transaksi.
Tujuan dari formulir :
a. Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
b. Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa
disebut sebagai Record Management.
Pertimbangan dalam merancang formulir :
a. Menentukan kebutuhan formulir.
b. Merencanakan formulir yang akan dibuat.
c. Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.
d. Mengawasi penggunaan formulir.
e. Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.
f. Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.
2. Proses
Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan
pemasukkan data transaksi ke dalam jurnal. Dalam sistem komputer,
prosesnya dilakukan dengan memasukkan data ke dalam file transaksi.
Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan
jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas
perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus
digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan,
jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.
Langkah Perancangan Jurnal
a. Identifikasi karakteristik transaksi.
b. Buat jurnal standar.
c. Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.
3. Penyimpanan
Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku
Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan
perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar
7
disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan
dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi.
Macam-Macam File penyimpanan :
a. Master File
Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data
yang selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master
file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.
b. File Transaksi
kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date
master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.
c. File Indeks
Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses
menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi
No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai
petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).
d. File Tabel
Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens
dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap
yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji
karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak
penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak
penghasilan karyawan.
4. Keluaran
Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari
proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional,
Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.
C. Tugas Pokok Sistem Pemrosesan Transaksi
Winata (2010) menyatakan ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan
transaksi, yaitu:
1. Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan
lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan
8
sistem yang mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari
lingkungan.
2. Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih
dahulu sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagianbagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi
yang lebih tinggi. Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut:
a. Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya
menurut jenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.
b. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam
pencarian data, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut
nomer induk, dsb.
c. Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data
tertentu, misalnya menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap
hari, atau menghitung jumlah hutang pelanggan, dsb.
d. Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa
data menjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.
3. Penyimpanan data : data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga
selalu siap memenuhi kebutuhan para pengguna.
4. Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk
memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam organisasi.
D. Tinjauan Sistem
Kita akan menggunakan diagram arus data, atau DFD, untuk
mendokumentasikan sistem. Dalam diagram di bawah ini, mencerminkan
tingkat yang tertinggi. Diagram ini disebut diagram konteks karena ia
menyajikan sistem dalam konteks lingkungannya (McLeod , 2007:237).
9
PelanggaPesanan penjualan
n
Komitmen
Pemberitahuan
Penolakan Pesanan
penjualan
Faktur
Laporan saldo
Pesanan pembelian
Pengiriman
Sistem Faktur pemasok Pemaso
distribusi
k
Laporan pemasok
Pembayaran oleh pelanggan
Laporan laba rugi
Manajem
en
Pembayaran kepada pemasok
Laporan anggaran
Laporan lainnya
Persediaan
Ruang
persediaan
bahan baku
Gambar 1.2 (Diagram Konteks Sistem Distribusi)
Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang diberi label “Sistem
distribusi” yang berada di tengah. Unsur-unsur lingkungan yang berinteraksi
dengan sistem ditunjukkan oleh kotak-kotak dan dihubungkan ke sistem oleh
panah-panah yang disebut arus data (McLeod , 2007:237).
Unsur-unsur lingkungan dari sistem distribusi meliputi pelanggan,
pemasok, ruang persediaan bahan baku, dan manajemen. Arus data yang
menghubungkan perusahaan dengan para pemasoknya. Pesanan yang
diterima oleh perusahaan dari para pelannggannya disebut
pesanan
penjualan (sales order), sedangkan pesanan yang ditempatkan oleh
perusahaan kepada pemasoknya disebut pesanan pesanan pembelian
(purchase order). Dalam beberapa
mendapatkan
kasus, perusahaan pertama-tama
komitmen terlebih dahulu dari para pemasoknya sebelum
pesanan pembelian dibuat (McLeod , 2007:237).
Perusahaan dapat mengirimkan pemberihuan penolakan pesanan
penjualan kepada para pelanggannya-mungkin karena peringkat kredit
10
mereka
yang
buruk.
Meskipun
pemasok
juga
dapat
mengirimkan
pemberiahuan penolakan pesanan pembelian kepada perusahaan, kita telah
menghilangkan aliran
perusahaan
maupun
tersebut karena alasan penyederhanaan. Baik
para
pemasoknya
menggunakan
faktur
untuk
memberitahukan kepada pelanggan berapa banyak jumlah yang terutang dan
laporan saldo (statement) untuk menagih tagihan yang belum dibayar.
Terakhir, baik perusahaan maupun pelanggan-pelanggannya harus melakukan
pembayaran atas pembelian yang mereka lakukan (McLeod , 2007:237-238).
Arus data dari sistem distribusi kepada manajemen terdiri atas
laporan-laporan akuntansi standar. Semua kecuali dua arus data dalam fig
diagram di atas, terdiri atas sumber-sumber daya daya maya (vistual). Kedua
pengecualian tersebut termasuk arus dari pemasok ke sistem, yang berjudul
pengiriman, dan arus dari sistem ke ruang persediaan bahan baku, yang
berjudul persediaan. Kedua arus data tersebut dapat mencerminkan sumber
daya fisik maupun maya (McLeod , 2007:238).
E. Subsistem –Subsistem Utama Dari Sistem Distribusi
Diagram konteks cukup memadai untuk mendefinisikan batasan
sistem- unsur-unsur lingkungan dan antarmukanya. Akan tetapi, kita perlu
mempelajari lebih banyak proses-proses yang dilaksanakan. Kita mencapai
hal ini dengan mengidentifikasikan tiga subsistemutama dalam gambar 1.3
dalam sebuah diagram nomor 0. Penjelasan mengenai diagram nomor 0 akan
diberikan sebagai berikut (McLeod , 2007:238).
Subsistem ditentukan melalui kotak-kotak tegak yang diberi nomor
dalam gambar 1.3. Subsistem yang pertama berhubungan dengan pemenuhan
pesanan pelanggan, yang kedua dengan pemesanan penggantian persediaan
dari pemasok, dan yang ketiga dengan pemeliharaan buku besar (McLeod ,
2007:238).
11
Pesanan penjualan
Pelangg
Pemberitahuan penolakan
an
pesanan penjualan
Faktur
Laporan saldo
Pembayaran oleh pelanggan
Daftar buku besar piutang
1.
Memenuhi
pesanan
Buku besar persediaan
Barabg yang
diterima
Data buku besar utang
3.
Laporan lainnya
Memeliha
ra buku
besar
Laporan anggaran
Data pembelian
Komitmen
Pesanan pembelian
2.
Memesan
Pemas
persediaa
ok
n
Faktur pemasok
pengganti
Laporan saldo
pemasokPengiriman
Pembayaran kepada pemasok
Neraca
Laporan laba/rugi
Manajemen
Persediaan
Ruang
persediaan
bahan baku
Gambar 1.3 (Diagram Nomor 0 Sistem Distribusi)
F. Sistem Yang Memenuhi Pesanan Pelanggan
Gambar 1.4 menunjukkan empat sistem utama yang terlihat dalam
pemenuhan pesanan pelanggan; entri pesanan, persediaan, penagihan, dan
piutang dagang. Sistem entri pesanan (order entry system) memasukkan
pesanaan pelanggan ke dalam sistem, sistem persediaan (inventory system)
memelihara catatan persediaan, sistem penagihan (billing system) membuat
faktur pelanggan, dan sistem piutang dagang (accounts receivable system)
menagih uang dari para pelanggan (McLeod , 2007:239).
Gambar 1.4 adalah perluasan dari proses 1 dalam diagram Nomor 0.
Karena alasan ini, maka disebut sebagai diagram nomor 1. Angka nomor
12
mengacu pada nomor proses yang sama yang terdapat pada DFD pada tingkat
yang lebih tinggi. Kini kita dapat menjelaskan bagaimana nama diagram
nomor 0 berasal. Karena diagram konteks hanya terdiri atas satu simbol
proses tunggal tanpa nomor, maka tidak ada angka nomor yang dapat
dijadikan sebagai refrensi dan DFD tingkat yang lebih rendah berikutnya
disebut sebagai diagram nomor 0 (McLeod , 2007:239).
Pada gambar tersebut digambarkan beberapa panah terhubung pada
lingkaran-lingkaran kecil dengan angka di dalamnya. Lingkaran tersebut
adalah konektor yang menunjukkan arus datake DFD ke DFD yang lain.
Angka- angka tadi mengidentifikasikan nomor sistem dari DFD yang lain.
Sebagai contoh, arus data yang bernama data buku besar piutang dagang
terhubung e proses 3 yaitu proses yang memelihara buku besar (McLeod ,
2007:239).
Pelangga
n
1.1
Entri
pesan
a
1.4
Piutan
g
dagan
g
1.2
Persedia
an
1.3
Penagiha
n
2
3
2
3
Gambar 1.4 (Diagram Nomor 1 Sistem Yang Memenuhi Pesanan Pelanggan)
13
G. Sistem Yang Memesan Persediaan Pengganti
Dengan cara yang sama, kita mengidentifikasikan subsistemsubsistem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan pengganti dari
pemasok. Detail ini ditampilkan dalam gambar 1.5, dan disebut diagram
Nomor 2. Sistem pembelian (purchasing system). Menerbitkan pesanan
pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan.
penerimaan (reciving system) menerima persediaan, dan
dagang (accounts payable system)
Sistem
sistem utang
melakukan pembayaran (McLeod ,
2007:240).
1
2.1
Pembelia
n
Pemasok
2.2
Penerimaan
an
1
Ruang
persedia
an
2.3
Utang
dagang
3
Gambar 1.5 (Diagram Nomor 2 Sistem Yang Memesan Persediaan Pengganti)
H. Sistem Yang Menjalankan Proses Buku Besar
Sistem buku besar (general ledger system) adalah sistem akuntansi
yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang laen dengan
14
tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perubahan secara
gabungan. File
yang memuat data akntansi yang telah digabungkan itu
adalah buku besar (general ledger) (McLeod , 2007:241).
Terdapat dua subsistem yang terkait. Sistem memperbarui buku
besar (update general ledger system)akan membukukan catatan-catatan yang
menguraikan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar. Sistem
pembuatan laporan manaejemen (preapare management report system)
menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan laporan laba rugi
serta laporan lainnya (McLeod , 2007:241).
I.
Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi Dalam Perspektif
Bukanlah suatu kebetulan bahwa sistem pemrosesan transaksi adalah sistem
informasi pertama yang terkomputerisasi. Selain sebagai area aplikasi yang
paling dapat dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua
aplikasi yang lain. Fondasi ini mengambil bentuk basis data, yang
mendokumentasikan semua hal yang pentingyang dilakukan oleh perusahaan
dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan lingkungan (McLeod,
2007:241).
15
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat
TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan
pengolahan data pada suatu organisasi. Bentuk sistem informasi ini
berfungsi merekam semua aktivitas/kejadian di dalam perusahaan.
meliputi mencatat data, memproses data dan menghasilkan informasi baku
atau standart.
2. Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi yaitu Input, Input
dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa
formulir atau bukti transaksi lainnya. kedua yaitu Proses, dalam sistem
manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi ke
dalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan
memasukkan data ke dalam file transaksi. Ketiga yaitu Penyimpanan,
media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku
besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan.
yang terahir yaitu keluaran, terdapat berbagai macam jenis keluaran yang
dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan
Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.
3. Tugas Pokok Sistem Pemrosesan Transaksi yaitu: pengumpulan data
manipulasi data, penyimpanan data, dan penyiapan dokumen.
4. Untuk tinjauan sistem disini menggunakan diagram arus data, atau DFD,
untuk mendokumentasikan sistem.
5. Subsistem-subsistem utama dari sistem distribusi yaitu yang pertama
berhubungan dengan pemenuhan pesanan pelanggan, yang kedua dengan
pemesanan penggantian persediaan dari pemasok, dan yang ketiga dengan
pemeliharaan buku besar.
6. Empat sistem utama yang terlihat dalam pemenuhan pesanan pelanggan;
entri pesanan, persediaan, penagihan, dan piutang dagang. Sistem entri
pesanan (order entry system) memasukkan pesanaan pelanggan ke dalam
16
sistem, sistem persediaan (inventory system)
memelihara catatan
persediaan, sistem penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan,
dan sistem piutang dagang (accounts receivable system) menagih uang
dari para pelanggan.
7. subsistem-subsistem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan
pengganti dari pemasok yaitu Sistem pembelian (purchasing system).
Menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang
dibutuhkan. Sistem penerimaan (reciving system) menerima persediaan,
dan
sistem utang dagang (accounts payable system)
melakukan
pembayaran.
8. Sistem yang menjalankan proses buku besar yaitu Sistem memperbarui
buku besar (update general ledger system) akan membukukan catatancatatan yang menguraikan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku
besar. Sistem pembuatan laporan manaejemen (preapare management
report system) menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan
laporan laba rugi serta laporan lainnya.
9. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem
pemrosesan transaksi juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi
yang
lain.
Fondasi
ini
mengambil
bentuk
basis
data,
yang
mendokumentasikan semua hal yang pentingyang dilakukan oleh
perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan
lingkungan.
B. Saran
Sistem Pemrosesan Transaksi adalah sistem informasi yang berfungsi
merekam semua aktivitas/kejadian di dalam perusahaan. Meliputi mencatat
data, memproses data dan menghasilkan informasi baku atau standart. Dalam
mengumpulkan/mencatat data sebagai input harus mengambil data yang
memang benar-benar falit, agar data yang akan diproses dapat menghasilkan
informasi yang memang dapat membantu kinerja perusahaan. Dengan
informasi yang falit perusahaan akan dapat dengan mudah mengakses
informasi yang diperlukan dan dapat dijadikan bahan acuan dalam
pengambilan keputusan
17
DAFTAR RUJUKAN
Jogiyanto. 2005. Sistem Pemrosesan Transaksi. Jogjakarta: Andi.
Marlon. 2012. Sistem Pemrosesan Transaksi. (online), http://marlonsn.wordpress.
com/2012/05/10/sistem-pemprosesan-transaksi/, (diakses 27 Februari 2014).
McLeod, Raymond., & P.Schell, George. 2008. Sistem Pemrosesan Transaksi. Jakarta:
Salemba Empat.
Prayoga. 2012. Sistem Pemrosesan Transaksi. (online), http://bagrezhumaneater.
blogspot.com/2011/06/share-gombalan-ngakak.html, (diakses, 27 Februari 2014).
Winata,
Agie
Wahyu.
2010.
Sistem Pemrosesan Transaksi.
(online),
http://agiewahyuwinata.blogspot.com/2010/01/sistem-pemrosesan-transaksi.html,
(diakses, 27 Februari 2014).
18