Strategi Pengembangan Sistem Informasi A
Sultan Agung Semarang
Thesis Untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Sarjana S-2
Program Studi Magister Teknologi Informasi Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik
Diajukan oleh Agung Budi Prasetyo 15978/PS/MTI/04
Kepada SEKOLAH PASCASARJANA UNIVERSITAS GADJAH MADA 2006
Bab I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global.
Perkembangan Teknologi Informasi memacu suatu cara baru dalam kehidupan, dari kehidupan dimulai sampai dengan berakhir, kehidupan seperti ini dikenal dengan e-life, artinya kehidupan ini sudah dipengaruhi oleh berbagai kebutuhan secara elektronik. Dan sekarang ini sedang semarak dengan berbagai huruf yang dimulai dengan awalan e seperti e-commerce, e-government, e-education, e-library, e-journal, e-medicine, elaboratory, dan yang lainnya lagi yang berbasis elektronika.
Peran Teknologi Informasi Bidang pendidikan (e-education).
Globalisasi telah memicu kecenderungan pergeseran dalam dunia pendidikan dari pendidikan tatap muka yang konvensional ke arah pendidikan yang lebih terbuka, sebagai contoh kita melihat di Perancis proyek "Flexible Learning”. Hal ini mengingatkan pada ramalan Ivan Illich awal tahun 70-an tentang "Pendidikan tanpa
sekolah (Deschooling Society)" yang secara ekstrimnya guru tidak lagi diperlukan. Bishop G. (1989, hal 56) meramalkan bahwa pendidikan masa mendatang akan bersifat luwes (flexible), terbuka, dan dapat diakses oleh siapapun juga yang memerlukan tanpa pandang faktor jenis, usia, maupun pengalaman pendidikan sebelumnya. Mason R. (1994, hal 87) berpendapat bahwa pendidikan mendatang akan lebih ditentukan oleh jaringan informasi yang memungkinkan berinteraksi dan kolaborasi, bukannya gedung sekolah. Namun, teknologi tetap akan memperlebar jurang antara si kaya dan si miskin. Bates (1995, hal 102) menyatakan bahwa teknologi dapat meningkatkan kualitas dan jangkauan bila digunakan secara bijak untuk pendidikan dan latihan, dan mempunyai arti yang sangat penting bagi kesejahteraan ekonomi.
Alisjahbana (1966) mengemukakan bahwa pendekatan pendidikan dan pelatihan nantinya akan bersifat “Saat itu juga (Just on Time)”. Teknik pengajaran baru akan bersifat dua arah, kolaboratif, dan inter-disipliner. Romiszowski & Mason (1996, hal 147) memprediksi penggunaan “Computer-based Multimedia Communication (CMC)” yang bersifat sinkron dan asinkron. Dari ramalan dan pandangan para cendikiawan diatas dapat disimpulkan bahwa dengan masuknya pengaruh globalisasi, pendidikan masa mendatang akan lebih bersifat terbuka dan dua arah, beragam, multidisipliner, serta terkait pada produktivitas kerja “saat itu juga” dan kompetitif. Kecenderungan dunia pendidikan di Indonesia di masa mendatang adalah:
- Berkembangnya pendidikan terbuka dengan modus belajar jarak jauh (Distance Learning). Kemudahan untuk menyelenggarakan pendidikan terbuka dan jarak
jauh perlu dimasukan sebagai strategi utama.
- Sharing resource bersama antar lembaga pendidikan / latihan dalam sebuah jaringan
- Perpustakaan & instrumen pendidikan lainnya (guru, laboratorium) berubah fungsi menjadi sumber informasi daripada sekedar rak buku. - Penggunaan perangkat teknologi informasi interaktif, seperti CD-ROM Multimedia, dalam pendidikan secara bertahap menggantikan TV dan Video. Perkembangan dunia pendidikan yang sangat pesat mendorong para pelaku bisnis
pendidikan berjuang untuk mempertahankan atau bahkan meningkatkan nilai yang kompetitif. Dalam kondisi ini, sistem informasi muncul sebagai sebuah disiplin yang penting untuk menyelesaikan masalah serta untuk membantu pengambilan keputusan manajerial dalam sebuah infrastruktur yang terencana.
Untuk mengantisipasi dampak perkembangan teknologi baik terhadap internal organisasi maupun eksternal organisasi maka Unissula memerlukan langkah-langkah perencanaan strategis dalam suatu sistem informasi atau teknologi informasi. Mengapa strategi perlu dibuat? Pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki organisasi sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin. Alasan kedua adalah untuk memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan profitabilitas organisasi, baik berupa peningkatan pendapatan maupun pengurangan biaya-biaya. Ketiga adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) dibidang teknologi informasi. Dan alasan terakhir adalah untuk menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dan dikembangkan Untuk mengantisipasi dampak perkembangan teknologi baik terhadap internal organisasi maupun eksternal organisasi maka Unissula memerlukan langkah-langkah perencanaan strategis dalam suatu sistem informasi atau teknologi informasi. Mengapa strategi perlu dibuat? Pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki organisasi sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin. Alasan kedua adalah untuk memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan profitabilitas organisasi, baik berupa peningkatan pendapatan maupun pengurangan biaya-biaya. Ketiga adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) dibidang teknologi informasi. Dan alasan terakhir adalah untuk menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dan dikembangkan
Hal pokok yang harus dipertimbangkan masak-masak dalam penyusunan IS Strategy adalah bagaimana mendefinisikan kebutuhan akan sistem informasi yang mendukung kebutuhan bisnis korporat secara umum. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang unik akan informasi. Kebutuhan tersebut tidak hanya terbatas pada jenis maupun karakteristik informasi saja, namun lebih jauh lagi menyangkut relevansi informasi yang dihasilkan, kecepatan alir informasi dari satu bagian ke bagian lain dalam organisasi, kualitas keakuratan informasi, target nilai ekonomis informasi yang diperoleh, batasan biaya yang harus dikeluarkan dalam pengolahan informasi, struktur para pengguna informasi, dan lain sebagainya. Untuk menjamin agar informasi dapat mengalir dengan baik dalam sebuah organisasi, sehingga dapat mendukung segala perencanaan korporat yang telah disusun, perlu dikembangkan sebuah sistem informasi perusahaan. Melihat bahwa dalam sistem informasi tersebut banyak sekali terlibat komponen-komponen internal organisasi dan komponen- komponen eksternal lain, maka perlu adanya strategi khusus untuk menjamin terjadinya “the flow of information” yang efektif dan berkualitas. Tantangan yang harus dihadapi pengambil keputusan adalah membuat sebuah strategi yang selain harus dapat dengan mudah diimplementasikan, dapat pula secara cepat dan mudah beradaptasi (fleksibel) dengan perubahan-perubahan yang ada, baik yang disebabkan oleh komponen-komponen internal perusahaan maupun karena aspek-aspek lingkungan eksternal lainnya.
Langkah-langkah perencanaan strategis ini dibuat dari beberapa faktor melalui suatu analisa perencanaan strategis yang disebut Corporate Plan. Corporate plan bermanfaat untuk memberikan arah yang jelas untuk pengembangan organisasi dalam jangka panjang. Disamping itu dirumuskannya perencanan jangka panjang akan menuntun organisasi dalam merumuskan strategi jangka pendek, yang dijabarkan dalam business plan, maupun menjadi pedoman dalam penentuan sasaran-sasaran unit bisnis, sehingga sasaran masing-masing unit bisnis dapat terintegrasi.
1.1.1 Perumusan Masalah
Bagi organisasi modern, memiliki strategi bisnis saja tidak cukup untuk menghadapi persaingan dewasa ini. Strategi bisnis yang biasa dituangkan dalam dokumen atau cetak biru Business Plan harus pula dilengkapi dengan strategi teknologi informasi. Tujuannya jelas, yaitu untuk memanfaatkan secara optimum penggunaan teknologi informasi sebagai komponen utama sistem informasi organisasi (sistem yang terdiri dari komponen-komponen untuk melakukan pengolahan data dan pengiriman informasi hasil pengolahan ke fungsi-fungsi organisasi terkait). Perlu adanya hal-hal yang harus dipertimbangkan dan diperhatikan untuk menyusun suatu perencanaan sistem informasi strategis yang baik.
1.1.2 Batasan Masalah
Batasan dari penelitian ini adalah: Pada bahasan thesis ini hanya membahas portofolio aplikasi strategis serta komponen biaya yang akan diterapkan di Fakultas Teknologi Industri UNISSULA dan tidak membahas detil dari pengembangan sistemnya.
1.1.2 Keaslian Penelitian
Banyak sekali penelitian yang bertema perencanaan strategis IS/IT untuk organisasi tertentu, salah satu diantaranya yaitu “SISP (Strategic Information System Planning) Kasus Sistem Pengadaan Aset Tetap dan Fasilitas Kantor” yang telah ditulis oleh Kartono (2004, hal 8). Pada tersebut penekanannya adalah sistem yang digunakan untuk pengadaan aset dan fasilitas kantor.
Hal yang membedakan perancangan yang dianalisis dengan perancangan sebelumnya yaitu pada sistem informasi strategis pengadaan aset tetap dan fasilitas kantor penekanannya yaitu pada pengadaan aset dan fasilitas, sedangkan
dalam penelitan “ Analisis Perencanaan Strategis Sistem Informasi Akademik di Lingkungan Fakultas Teknologi Industri, Universitas Islam Sultan Agung Semarang” menganalisa sistem informasi strategis yang ada didalam dunia pendidikan khusunya pada bagian akademik.
1.1.3 Manfaat Hasil Penelitian
Dengan adanya penelitian ini diharapkan:
1. Memberikan kontribusi bagi pengembangan penyusunan Sistem Informasi Strategis.
2. Menjadi masukan konstruktif bagi Fakultas Teknologi Industri, Unissula untuk melakukan reorientasi maupun tindakan korektif yang diperlukan agar strategi yang telah dirumuskan mencapai sasaran.
3. Menjadi bahan studi lanjutan untuk pengembangan perencanaan sistem informasi strategis di kemudian hari.
1.2 Tujuan Penelitian
Berdasarkan uraian pokok permasalahan diatas, maka tujuan dan ruang lingkup penelitian dapat dirumuskan menjadi tiga bagian, yakni:
1. Membuat analisis lingkungan internal dan eksternal organisasi; terutama yang dapat mempengaruhi pembuatan kebijakan organisasi.
2. Mengidentifkasi performance gap (kesenjangan unjuk kerja) yang ada dalam organisasi saat ini. Disamping itu juga dilakukan analisis terhadap portofolio bisnis organisasi. Hasil dari kedua analisis itu diharapkan dapat dijadikan pola arahan pembuatan sistem informasi strategis dimasa depan.
3. Membuat formulasi penyusunan strategi yang dapat dipakai oleh organisasi baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
1.3 Sistematika penulisan
Sistematika penulisan ini dibagi menjadi beberapa bab dan subbab. Adapun isi dari tiap-tiap bab adalah sebagai berikut : Bab I
: Pendahuluan
Berisi tentang alasan pemilihan judul pada latar belaang masalah, tujuan penelitian, serta sistematika penulisan.
Bab II
: Tinjauan Pustaka
Membahas tentang tinjauan pustaka terhadap penelitian yang berhubungan dengan Perencanaan Sistem Informasi Strategis
Bab III
: Cara Penelitian
Membahas tentang bahan penelitian, alat yang dugunakan untuk penelitian dan jalannya penelitian yaitu uraian lengkap tentang langkah-langkah yang diambil dalam pelaksanaan penelitian.
Bab IV
: Hasil Penelitian dan Pembahasan
Membahas tentang hasil penelitian Perencanaan Sistem Informasi Strategis yaitu hasil dari tahapan-tahapan penelitian yang dilakukan dalam mengimplementasikan Sistem Informasi Strategis.
Bab V
: Kesimpulan dan Saran
Memaparkan kesimpulan dari hasil penelitian dan saran berdasarkan temuan-temuan baru yang belum diteliti dan berbagai kemungkinan arah penelitian selanjutnya.
Bab II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Pustaka
Banyak penelitian yang berkaitan dengan Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang dilakukan oleh para peneliti dari luar negeri, misalnya : - Pengembangan dari Desain Requirement untuk Strategic Information System oleh Agile Aerospace Manufacturing Research Center. Desain kebutuhan sistem dikembangkan dengan metode Quality Function Deployment untuk aktifitas perusahaan dan user view (Johnson, 2003, hal 163). - Pelaksanaan perancangan strategis sistem informasi terintegrasi dengan menekankan pada efisiensi sumber daya perusahaan khususnya alokasi waktu dengan meningkatkan kualitas dari metode perancangan yang digunakan (Min, dkk, 2003, hal 97). Terdapat beberapa perbedaan karakteristik dari penelitian diatas yaitu Johnson
memfokuskan pada pengambangan sistem informasi strategis sedangkan Min, dkk lebih menitikberatkan pada perancangan strategis sistem informasi.
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Sistem Informasi
Menurut Alter (Kadir, 2002, hal. 11) Sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Menurut Bodnar dan Hopwood (Kadir, 2002, hal. 11), sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang Menurut Alter (Kadir, 2002, hal. 11) Sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Menurut Bodnar dan Hopwood (Kadir, 2002, hal. 11), sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang
Menurut Turban, McLean, dan Wetherbe (Kadir, 2002, hal. 11), sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik. Menurut Wilkinson (Kadir, 2002, hal. 11), sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumberdaya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
2.2.2 Peranan Sistem Informasi Dalam organisasi
Menurut Alter (Kadir, 2002, hal. 8), ada 4 peranan penting sistem informasi dalam organisasi,yaitu:
a. Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas.
b. Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam sebuah subsistem.
c. Mengkoordinasikan subsistem-subsistem.
d. Mengintegrasikan subsistem-subsistem
2.2.3 Komponen Sistem Informasi
Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen (Kadir, 2002, hal. 70) seperti:
a. Perangkat Keras (hardware): mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.
b. Perangkat Lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
c. Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
d. Orang: semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemerosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.
e. Basis Data (database): sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
f. Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sesumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
2.2.4 Manajemen Strategik
Manajemen strategik, dengan demikian, dapat diartikan sebagai usaha managerial menumbuhkembangkan kekuatan organisasi untuk mengeksploitasi peluang bisnis yang muncul guna mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sesuai dengan misi yang telah ditentukan. Pengertian ini juga mengandung implikasi bahwa organisasi berusaha mengurangi kelemahannya, dan berusaha melakukan adaptasi dengan lingkungan bisnisnya. Pengertian tersebut juga menunjuk bahwa organisasi Manajemen strategik, dengan demikian, dapat diartikan sebagai usaha managerial menumbuhkembangkan kekuatan organisasi untuk mengeksploitasi peluang bisnis yang muncul guna mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sesuai dengan misi yang telah ditentukan. Pengertian ini juga mengandung implikasi bahwa organisasi berusaha mengurangi kelemahannya, dan berusaha melakukan adaptasi dengan lingkungan bisnisnya. Pengertian tersebut juga menunjuk bahwa organisasi
Informasi yang cepat dan terpercaya telah menjadi kebutuhan yag bersifat mutlak pada setiap perusahaan. Untuk tetap menjamin ketersediaan informasi yag cepat dan akurat serta terpercaya pada suatu perusahaan dibutuhkan suatu Sistem Informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini dimaksudkan bahwa sistem informasi yang ada harus mampu mendukung Business Proccess yang ada dalam perusahaan mulai dari transaksi sampai pada level pengambilan keputusan dan mampu menyediakan informasi secara cepat dan akurat kepada para manajer untuk pengambilan keputusan.
2.2.5 Visi, Misi, dan Tujuan Organisasi
Visi adalah suatu konsep petunjuk tentang apa yang akan dilakukan oleh suatu organisasi dan ingin menjadi apa dimasa depan. Misi adalah hal-hal yang perlu dilakukan untuk mencapai visi. Umumnya pernyataan misi lebih konkret daripada pernyataan visi. Misi juga dapat didefinisikan sebagai pernyataan yang menjelaskan alasan pokok berdirinya suatu organisasi dan membantu mengesahkan fungsinya dalam masyarakat. Pernyataan misi dapat menjadi dasar dan pedoman dalam mengambil keputusan strategis. (Jogiyanto, 2005, hal. 67)
Definisi tujuan adalah target yang akan diraih oleh organisasi dalam mencapai visi organisasi. Tujuan biasanya lebih spesifik tapi merupakan suatu yang sangat penting untuk mencapai visi organisasi. Tujuan organisasi yang baik hendaknya mengandung karakteristik sebagai berikut : Definisi tujuan adalah target yang akan diraih oleh organisasi dalam mencapai visi organisasi. Tujuan biasanya lebih spesifik tapi merupakan suatu yang sangat penting untuk mencapai visi organisasi. Tujuan organisasi yang baik hendaknya mengandung karakteristik sebagai berikut :
b. Dapat diukur, diperiksa dan tidak terlalu banyak.
c. Relevan, dapat diraih dan mendorong terciptanya peningkatan performansi kerja.
d. Konsisten dengan tujuan utama organisasi.
2.2.6 Arti Penting Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan, rencana telah diimplementasikan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan diwaktu yang akan datang, meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik (Handoko, 2003, hal. 78). Kumpulan tindakan dan langkah-langkah yang akan dilakukan tersebut dapat bersifat individual maupun kelompok.
2.2.7 Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis adalah suatu perencanaan jangka panjang yang memuat aturan, tindakan dan pengelolaan untuk mencapai visi dan misi organisasi serta mencapai keunggulan kompetitif organisasi diantara pesaingnya. Aspek-aspek yang harus dimiliki dalam perencanaan strategis adalah sebagai berikut (Gitosudarmo, 2001, hal. 84):
a. Jangka panjang.
b. Komprehensif.
c. Terpadu.
d. Ruang lingkupnya luas.
e. Daya tahannya tinggi. Tujuan dari pembentukan perencanaan strategis bagi organisasi adalah sebagai pedoman tindakan berkelanjutan bagi seluruh elemen organisasi maupun stakeholder e. Daya tahannya tinggi. Tujuan dari pembentukan perencanaan strategis bagi organisasi adalah sebagai pedoman tindakan berkelanjutan bagi seluruh elemen organisasi maupun stakeholder
Proses perencanaan strategis harus mengarah pada pencapaian visi dan misi organisasi yang merupakan hasil penelaahan terhadap lingkungan organisasi baik internal organisasi maupun eksternal organisasi. Penelaahan lingkungan tersebut berkaitan dengan analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang mungkin timbul bagi organisasi.
2.2.8 Model Perencanaan Strategis
Model perencanaan strategis adalah suatu kerangka acuan yang digunakan untuk melakukan perencanaan strategis. Model perencanaan strategis diantaranya adalah model perencanaan strategis untuk organisasi bisnis dan model perencanaan strategis untuk sistem informasi / teknologi informasi (SI/TI).
2.2.9 Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Model perencanaan strategis untuk SI/TI dibagi menjadi dua (Ward, J. dan Peppard, J., 2002, hal. 153-154):
1. Masukan
a. Lingkungan internal bisnis Strategi bisnis sekarang, tujuan, sumber daya, proses, kultur dan nilai dalam bisnis.
b. Lingkungan eksternal bisnis Kondisi ekonomi, industri, politik dan persaingan dimana organisasi beroperasi.
c. Lingkungan internal SI/TI
Kondisi SI/TI saat ini dalam bisnis, kedewasaan (maturity), kontribusi, cakupan bisnis, portofolio aplikasi kini dan rencana portofolio aplikasi.
d. Lingkungan eksternal SI/TI Tren teknologi dan peluang serta kegunaan SI/TI bagi pihak lain terutama pelanggan, pesaing dan pemasok.
2. Keluaran
a. Strategi bisnis sistem informasi Membahas penggunaan SI/TI oleh tiap fungsi atau unit untuk mencapai tujuan bisnisnya.
b. Strategi manajemen SI/TI Memastikan konsistensi dari kebijakan untuk mendukung strategi SI/TI.
c. Strategi TI Kebijakan dan strategi dalam manajemen teknologi dan sumber daya.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi sangat diperlukan bagi suatu organisasi untuk memperoleh suatu keunggulan kompetitif bagi pencapaian tujuan perusahaan. Strategic Information System adalah suatu informasi yang memiliki nilai lebih, mengandung unsur Competitive Advantage, tidak hanya digunakan untuk efisiensi dan efektifitas meliankan juga untuk memenangkan persaingan atau keunggulan kompetisi (Jogiyanto, 2003, hal 73).
Untuk mengembangkan perencanaan sistem informasi strategis, maka perusahaan perlu menjawab tiga pertanyaan berikut ini :
1. Dimana posisi perusahaan saat ini?
2. Dimasa yang akan datang, posisi mana yang akan diinginkan oleh perusahaan tersebut?
3. Langkah-langkah apa saja yang perlu perusahaan lakukan untuk mencapai sasaran? Perencanaan Strategis Sistem Informasi sekarang telah menjadi suatu bagian yang
diterima untuk prosess perencanaan strategi perusahaan. Suatu perusahaan yang menggunakan perencanaan strategis sistem informasi, dilibatkan dalam menemukan suatu cara manajemen yang efektif dalam suatu lingkungan yang dinamis dan kompleks. Suatu penelitian tentang kepuasan penggunaan perencanaan strategis SI menunjukkan bahwa perusahaan yang mengadopsi suatu metode perencanaan strategis SI lebih puas dengan proses perencanaan dan hasil dari perencanaan tersebut dibandingkan dengan perusahaan belum menggunakan metode Perencanaan Strategis Sistem Informasi (Rogerson, 2004, hal 112).
Proses PSSI sangat menarik karena jika dikembangkan dengan cepat maka output yang dihasilkan kemungkinan besar tidak sempurna, jika dikembangkan dengan terlalu seksama dan dalam waktu yang cukup lama, maka kemungkinan besar juga tidak efektif ketika memasuki tahap implementasi, karena strategi pengembangan yang telah dihasilkan berdasarkan identifikasi pada perusahaan sudah tidak relevan dengan waktu pada saat implementasi PSSI tersebut (Lederer, 1996, hal 66).
Tahap pengembangan sebagai kelanjutan dari tahap perencanaan seharusnya tidak dilakukan secara individu melainkan melibatkan banyak orang untuk bekerja sama. Jika spesialis bisnis mengembangkan perencanaan secara terpisah, rencana tersebut mungkin tidak mudah diimplementasikan dari sisi teknologi, dan jika spesialis IT Tahap pengembangan sebagai kelanjutan dari tahap perencanaan seharusnya tidak dilakukan secara individu melainkan melibatkan banyak orang untuk bekerja sama. Jika spesialis bisnis mengembangkan perencanaan secara terpisah, rencana tersebut mungkin tidak mudah diimplementasikan dari sisi teknologi, dan jika spesialis IT
Salah satu kerangka klasik dari Warren McFarlan yang masih relevan untuk dipergunakan sebagai bahan analisa adalah McFarlan Strategic Matrix (McFarlan, 1984, hal 174). Matriks ini sebenarnya dibuat berdasarkan Boston Consulting Group’s Strategic Investment Analysis yang mengkategorikan perusahaan menjadi stars, cows, wild cats, dan dogs berdasarkan investasi yang dilakukan. Secara umum, McFarlan melihat posisi sistem informasi maupun teknologi informasi terhadap suatu perusahaan dapat dilihat dari dua perspektif utama: Seberapa besar ketergantungan perusahaan terhadap sistem informasi dan teknologi informasi; dan Seberapa besar potensi sistem informasi dan teknologi untuk dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan.
Pada kenyataannya, sebuah perusahaan skala menengah atau besar memiliki berbagai macam sistem informasi yang dipergunakan oleh masing-masing divisi. Contohnya:
a. Direktorat Sumber Daya Manusia memiliki Sistem Informasi Personalia, Sistem Informasi Pelatihan dan Pengembangan, Sistem Informasi Lembur, Sistem Informasi Penggajian dan Tunjangan, dan lain-lain.
b. Direktorat Keuangan memiliki Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi Penganggaran (Budgeting), Sistem Informasi Pembelanjaan (Expense), Sistem Informasi Perpajakan, dan lain-lain.
c. Direktorat Operasi memiliki Sistem Informasi Pergudangan, Sistem Informasi Pengadaan Barang, Sistem Informasi Pabrik, Sistem Informasi Distribusi, dan lain sebagainya. Dilihat dari kacamata manajemen strategis, masing-masing sistem di atas dapat
dikategorikan berdasarkan karakteristiknya. Kelompok pertama adalah sistem informasi atau teknologi informasi yang hanya berfungsi sebagai penunjang perusahaan (kinerja perusahaan tidak bergantung kepada peranan teknologi informasi) dan tidak memiliki potensi yang besar dalam memberikan keunggulan kompetitif perusahaan (McFarlan menamakannya ‘support’). Contohnya adalah Sistem Penggajian Karyawan di perusahaan pabrik sepatu. Kinerja perusahaan tidak tergantung kepada kecanggihan teknologi yang ada mengingat yang dijadikan patokan adalah kualitas sepatu yang dihasilkan. Sistem yang bersangkutan juga tidak membedakan keunggulan perusahaan dibandingkan dengan perusahaan sejenis lainnya. Apakah perusahaan sepatu dengan Sistem Penggajian Karyawan yang lebih canggih dapat menghasilkan sepatu yang lebih baik? Sulit dibuktikan kebenarannya.
Jenis sistem kedua adalah teknologi informasi yang tidak secara langsung memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan, namun keberadaannya mutlak diperlukan. McFarlan menamakannya ‘factory’ (mungkin karena sifatnya yang tidak lebih sebagai mesin dalam pabrik) dimana Sistem Informasi Pelanggan pada perusahaan asuransi merupakah salah satu contohnya. Jelas bahwa data lengkap Jenis sistem kedua adalah teknologi informasi yang tidak secara langsung memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan, namun keberadaannya mutlak diperlukan. McFarlan menamakannya ‘factory’ (mungkin karena sifatnya yang tidak lebih sebagai mesin dalam pabrik) dimana Sistem Informasi Pelanggan pada perusahaan asuransi merupakah salah satu contohnya. Jelas bahwa data lengkap
Kelompok ketiga memperlihatkan suatu fenomena yang cukup aneh, karena yang termasuk jenis sistem ini adalah yang secara langsung dapat memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan yang memilikinya, namun secara prinsip perusahaan tersebut tidak tergantung eksistensinya terhadap sistem informasi yang bersangktun. Contoh yang paling jelas adalah aplikasi Sistem Telemedicine pada industri rumah sakit. Tanpa adanya sistem ini, rumah sakit dapat berjalan seperti biasanya tanpa ada gangguan yang berarti. Namun, dengan adanya Sistem Telemedicine yang dapat menghubungkan rumah sakit yang bersangkutan dengan masyarakat melalui internet, dapat meningkatkan daya saing rumah sakit tersebut dibandingkan dengan rumah sakit lainnya. Masyarakat yang dapat berdialog dengan mudah melalui internet (fasilitas chatting) dengan seorang dokter di rumah sakit akan cenderung mendatangi rumah sakit yang bersangkutan jika mereka butuh untuk berobat (karena puas dengan fasilitas Telemedicine yang disediakan). Demikian pula dengan sebuah bank yang memiliki fasilitas Tele-Conference dengan para calon pelanggan di seluruh dunia. Walaupun tanpa sistem ini perusahaan dapat tetap berjalan, namun untuk beberapa pelanggan eksekutif atau kelas atas, fasilitas ini mendatangkan kepuasan tersendiri (karena orang sepenting mereka tidak perlu harus berlelah-lelah berdiri di antrian untuk dapat bertemu customer service) sehingga mereka akan cenderung menabung Kelompok ketiga memperlihatkan suatu fenomena yang cukup aneh, karena yang termasuk jenis sistem ini adalah yang secara langsung dapat memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan yang memilikinya, namun secara prinsip perusahaan tersebut tidak tergantung eksistensinya terhadap sistem informasi yang bersangktun. Contoh yang paling jelas adalah aplikasi Sistem Telemedicine pada industri rumah sakit. Tanpa adanya sistem ini, rumah sakit dapat berjalan seperti biasanya tanpa ada gangguan yang berarti. Namun, dengan adanya Sistem Telemedicine yang dapat menghubungkan rumah sakit yang bersangkutan dengan masyarakat melalui internet, dapat meningkatkan daya saing rumah sakit tersebut dibandingkan dengan rumah sakit lainnya. Masyarakat yang dapat berdialog dengan mudah melalui internet (fasilitas chatting) dengan seorang dokter di rumah sakit akan cenderung mendatangi rumah sakit yang bersangkutan jika mereka butuh untuk berobat (karena puas dengan fasilitas Telemedicine yang disediakan). Demikian pula dengan sebuah bank yang memiliki fasilitas Tele-Conference dengan para calon pelanggan di seluruh dunia. Walaupun tanpa sistem ini perusahaan dapat tetap berjalan, namun untuk beberapa pelanggan eksekutif atau kelas atas, fasilitas ini mendatangkan kepuasan tersendiri (karena orang sepenting mereka tidak perlu harus berlelah-lelah berdiri di antrian untuk dapat bertemu customer service) sehingga mereka akan cenderung menabung
Gbr. 2.1 Matriks Portofolio
Kelompok keempat adalah yang paling utama, yaitu suatu sistem informasi yang secara signifikan memiliki nilai strategis bagi perusahaan. Dan tanpa sistem ini, perusahaan yang bersangkutan dapat gulung tikar di era globalisasi informasi dewasa ini. Contoh yang paling utama adalah fasilitas ATM (Automatic Teller Machine) bagi sebuah bank retail atau Sistem Informasi Pergudangan untuk perusahaan distribusi. Dengan jaringan ATM dimana-mana, sebuah bank akan menjadi pilihan bagi para calon pelanggan (lebih kompetitif dari bank-bank yang lain). Sementara di lain pihak, tanpa diperlengkapi dengan fasilitas ATM, akan sulit bagi bank-bank retail dewasa ini untuk memperoleh perhatian calon pelanggan. Demikian pula untuk perusahaan distribusi yang sangat tergantung pada pengaturan flow of goods dari satu gudang ke Kelompok keempat adalah yang paling utama, yaitu suatu sistem informasi yang secara signifikan memiliki nilai strategis bagi perusahaan. Dan tanpa sistem ini, perusahaan yang bersangkutan dapat gulung tikar di era globalisasi informasi dewasa ini. Contoh yang paling utama adalah fasilitas ATM (Automatic Teller Machine) bagi sebuah bank retail atau Sistem Informasi Pergudangan untuk perusahaan distribusi. Dengan jaringan ATM dimana-mana, sebuah bank akan menjadi pilihan bagi para calon pelanggan (lebih kompetitif dari bank-bank yang lain). Sementara di lain pihak, tanpa diperlengkapi dengan fasilitas ATM, akan sulit bagi bank-bank retail dewasa ini untuk memperoleh perhatian calon pelanggan. Demikian pula untuk perusahaan distribusi yang sangat tergantung pada pengaturan flow of goods dari satu gudang ke
Berdasarkan penjelasan di atas, dua kesimpulan dapat ditarik : Sebuah sistem informasi dapat memiliki peranan yang berbeda-beda di berbagai jenis perusahaan. Sebaliknya, dalam sebuah perusahaan, tidak semua sistem informasi yang ada memiliki peranan atau tingkat kepentingan yang sama.
Adalah penting bagi seorang manajemen puncak untuk mengerti betul dan mendefinisikan secara jelas peranan masing-masing sistem informasi atau teknologi informasi yang dimiliki atau diutilisasikan perusahaannya. Ini semua untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi yang dapat membengkakkan biaya overhead perusahaan atau kekurangan investasi yang dapat mengakibatkan kehilangan kesempatan (opportunity loss).
Raymond Mcleod (McLeod, 2001, hal 44), mengungkapkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang berbasiskan komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai informasi yang mempunyai kebutuhan yang serupa.
Bab III CARA PENELITIAN
3.1 Bahan Penelitian
Untuk menghasilkan output yang berkualitas dalam perencanaan sistem informasi strategis, berbagai hal yang harus dilakukan yaitu masukan (input) yang dibutuhkan oleh tim penyusun IT Strategy dan proses analisa yang harus dilakukan. Secara garis besar, ada dua aspek utama yang harus dicermati: aspek internal dan aspek eksternal.
Di dalam aspek internal, ada empat hal utama yang harus dianalisa: o Struktur Organisasi
Mempelajari fungsi-fungsi apa saja yang ada dalam organisasi dan bagaimana hubungan keterkaitan antara fungsi-fungsi tersebut. o Proses dan Prosedur Mempelajari bagaimana proses dan prosedur penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan organisasi secara mendetail. o SDM dan Budaya Organisasi Mempelajari karakteristik manusia sebagai implementor sistem yang diterapkan organisasi, terutama hal-hal yang melatar belakangi terbentuknya budaya organisasi. o Sumber Daya dan Infrastruktur Organisasi Mempelajari sumber daya-sumber daya yang dimiliki organisasi seperti asset, keuangan, manusia, informasi, waktu, dan lain sebagainya.
o Business Rule yang menjadi acuan pada suatu proses bisnis, dimana lebih menitikberatkan kepada previleges setiap entitas atau pelaku/pengguna sistem informasi. Setelah melakukan analisa faktor internal maka langkah selanjutnya adalah
mengetahui faktor eksternal organisasi. Di dalam aspek eksternal, ada dua faktor yang harus dipelajari yaitu sebagai berikut :
1. Produk dan jasa (pelayanan), yang merupakan alasan mengapa sebuah organisasi didirikan.
2. Pasar dan pelanggan, yang merupakan kumpulan dari para calon pembeli produk atau jasa yang ditawarkan tersebut di atas.
3.2 Alat Penelitian
Untuk memperoleh data dari perusahan sebagai bahan penelitian, dilakukan beberapa tahapan pengumpulan data yang terdiri dari wawancara, pengumpulan dokumen perusahan, dan pengamatan langsung terhadap proses bisnis yang ada dalam perusahaan. Dalam proses wawancara alat bantu yang dapat digunakan berupa daftar pertanyaan yang di ajukan kepada narasumber dari perusahaan. Adapun daftar pertanyaannya antara lain yaitu :
1. Apa Misi, Visi dan Tujuan perusahaan?
2. Bagaimana susunan Struktur Organisasi yang terdapat dalam perusahaan?
3. Apa tugas utama dari masing-masing komponen pada struktur organisasi?
4. Unit Usaha apa saja yang terdapat pada perusahaan?
5. Strategi bisnis apa saja dan bagaimana yang akan dijalankan oleh perusahaan?
6. Sejauh mana pemanfaatan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi pada perusahaan untuk menjalankan proses bisnisnya?
3.3 Jalan Penelitian
Tahap yang dilakukan dalam pengumpulan data pada proses penelitian yaitu :
1. Interview. Interview ini ditujukan kepada manajemen puncak untuk mengetahui business strategy pada perusahaan, sampai dengan level operasional yang terlibat langsung pada proses bisnis perusahaan.
2. Mengumpulkan dokumen perusahaan. Tahapan ini dilakukan untuk mengetahui informasi yang terdapat pada perusahaan yang dapat mendukung jalannya perencanaan trategis sistem informasi.
3. Observasi. Tahapan ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung ke lokasi perusahaan, tentunya untuk mengetahui berjalannya proses bisnis secara langsung.
3.3.1 Pendekatan dan Kerangka Analisis
Penulis dalam menganalisis data dengan menggunakan pendekatan proses, yaitu dengan melihat pada tahapan formulasi strategi bersaing. Berdasarkan konsep strategi dan alat analisis yang penulis gunakan, maka dapat kerangka analisis penelitian dari penulisan tesis ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Pendahuluan
Profil : • Sejarah • Visi, Misi dan Tujuan • Perkembangan
Analisa lingkungan
Analisa lingkungan Internal : Eksternal :
Anailsa Stakeholder
• Analisa Resource • Politik dan Hukum
• Analisa Strategi : • Ekonomi
o Visi, misi, tujuan • Soial dan Budaya
o Analisa strategi saat ini • Teknologi
• Analisa Kinerja
Peluang dan Ancaman Kekuatan dan Kelemahan
Formulasi Strategi
Gambar.3.1. Kerangka analisis penelitian
1. Analisis Lingkungan Eksternal
Analisis eksternal yang akan digunakan dalam penelitian ini menggunakan kerangka analisis seperti yang dikemukakan oleh Rue dan Holland (Rue and Holland 1989, hal 66-68). Pada analisa ini membahas tentang faktor-faktor
lingkungan yang secara langsung maupun tidak langsung mempunyai pengaruh pada industri. Aspek politik yang diperkirakan akan ikut berpengaruh adalah ketentuan-ketentuan pemerintah baik yang berasal dari pusat seperti undang- undang, peraturan pemerintah, keputusan menteri maupun dari daerah seperti kebijakan pemerintah daerah, peraturan daerah dan sebagainya. Aspek ekonomi yang dinilai mempunyai pengaruh diantaranya adalah pertumbuhan ekonomi nasional, laju inflasi serta pertumbuhan pendapatan perkapita dari penduduk dan globalisasi ekonomi. Aspek teknologi adalah pengaruh kemajuan dan perkembangan teknologi terhadap kinerja perusahaan. Perkembangan teknologi yang cepat mampu merubah cara kerja menjadi lebih efektif dan efisien atau bahkan dapat menghambat bila ternyata belum dapat menguasainya. Aspek sosial adalah aspek-aspek dari adat kebiasaan masyarakat baik yang mendukung maupun yang mengancam pertumbuhan perusahaan.
2. Analisis Lingkungan Internal
Untuk menganalisis keadaan internal perusahaan dipakai analisis lingkungan internal yang membahas mengenai visi, misi dan falsafah perusahaan, struktur organisasi, keuangan, produk perusahaan, pemasaran, sumber daya manusia dan teknologi. Analisis lingkungan internal berguna untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan yang dimiliki perusahaan. Analisis internal ini mencakup penelitian terhadap kuantitas dan kualitas sumber daya yang tersedia dalam perusahaan, juga dimaksudkan untuk mengenali sumber-sumber keunggulan bersaing perusahaan dan bagaimana upaya dari perusahaan untuk mencapainya.
3. Analisis SWOT
Analisis SWOT menekankan kepada tujuan pembentukan strategi yaitu diharapkan mendapatkan kesesuaian antara kemampuan internal perusahaan khususnya kekuatan dan kelemahannya dengan situasi eksternal yang berwujud kesempatan dan ancaman yang akan dihadapi perusahaan. Menurut Thompson dan Strickland (Thompson and Strickland 2001, hal.126), kepanjangan arti dari akronim SWOT adalah sebagai berikut:
a. Strengths/Kekuatan
Adalah suatu karakteristik perusahaan yang dapat berwujud keahlian, kompetensi, sumber daya dan kemampuan kompetitif ataupun pencapaian tertentu yang dapat memberi keunggulan bagi perusahaan di pasar dalam bentuk teknologi, brand atau merek yang terkenal, produk dan pelayanan konsumen yang lebih baik.
b. Weaknesses/kelemahan
Adalah suatu karakteristik dimana suatu perusahaan kurang memiliki atau dinilai lebih buruk dibanding dengan pesaingnya. Namun tidak semua kekurangan suatu perusahaan itu merupakan kelemahan, karena hal tersebut tergantung kepada seberapa kritisnya mempengaruhi posisi kompetitif suatu perusahaan didalam persaingan.
c. Opportunities/Kesempatan
Adalah pada dasarnya segala macam hal yang dapat memberikan kemungkinan bagi perusahaan untuk tumbuh atau membangun keunggulan bersaing dalam situasi persaingan.
d. Threats/Ancaman
Adalah segala hal yang dapat membahayakan atau mengancam posisi perusahaan dalam persaingan yang antara lain dapat berwujud produk baru dari pesaing yang lebih baik, peraturan baru dari pemerintah, teknologi baru yang mengubah proses, pendatang baru dari luar daerah. Perlu digunakan matriks untuk mengembangkan strategi perusahaan, yaitu dengan mengembangkan strategi SO, yaitu dengan memanfaatkan kekuatan internal untuk mengambil kesempatan yang ada, strategi WO yaitu dengan cara memperbaiki kelemahan dan memanfaatkan peluang yang ada, strategi ST yaitu dengan menggunakan kekuatan yang ada untuk menghindari dampak ancaman lingkungan eksternal, dan strategi WT yang digunakan untuk taktik mempertahankan diri dengan mengurangi kelemahan internal dan menghindari ancaman. Menurut Thompson dan Strickland (2001, hal.127), bahwa analisis SWOT menyediakan informasi sesungguhnya tentang situasi yang dihadapi oleh organisasi dan langkah-langkah apa yang harus dilakukan. Oleh Bryson (1988,hal.31), bahwa analisis SWOT dapat diterapkan di sektor publik dan nirlaba dalam organisasi, fungsi, dan komunitas. Adapun hasil analisis SWOT dapat digambarkan dalam gambar diagram grand strategy dan alternatif strategi dapat ditentukan pada matrik TOWS sebagai berikut:
Threats-Opportunities-Weaknesses-Strengths (TOWS) Matrix merupakan matching tools yang penting untuk membantu mengembangkan empat tipe strategi. Keempat tipe strategi tersebut adalah: Threats-Opportunities-Weaknesses-Strengths (TOWS) Matrix merupakan matching tools yang penting untuk membantu mengembangkan empat tipe strategi. Keempat tipe strategi tersebut adalah:
b. WO Strategies: bertujuan untuk memperkecil kelemahan internal perusahaan dengan menafaatkan peluang-peluang eksternal.
c. ST Strategies: dimana perusahaan berusaha agar mampu menghindari atau mengurangi dampak dari ancaman-ancaman eksternal.
d. WT Strategies: merupakan taktik untuk bertahan yang diarahkan untuk mengurangi kelemahan-kelemahan internal serta menghindar dari ancamanancaman lingkungan. Setelah semua data terkumpul langkah selanjutnya yaitu menganalisa data
yang sudah diperoleh dari perusahaan tersebut. Untuk analisis TOWS/SWOT matriks, tahap dalam membentuk TOWS/SWOT Matrix adalah sebagai berikut :
1. Buat daftar peluang kunci eksternal perusahaan
2. Buat daftar ancaman kunci eksternal perusahaan
3. Buat daftar kekuatan kunci internal perusahaan
4. Buat daftar kelemahan kunci internal perusahaan
5. Cocokkan kekuatan-kekuatan internal dan peluang-peluang eksternal dan catat hasilnya dalam sel SO Strategies
6. Cocokkan kelemahan-kelemahan internal dan peluang-peluang eksternal dan catat hasilnya dalam sel WO Strategies
7. Cocokkan kekuatan-kekuatan internal dan ancaman-ancaman eksternal dan catat hasilnya dalam sel ST Strategies
Menurut Ward, J. dan Peppard, J (2002, hal. 208), CSF didefinisikan sebagai kumpulan tindakan kunci yang mana hasil dari tindakan tersebut, apabila sesuai dengan yang diharapkan, dapat menjamin keberhasilan performansi kerja organisasi. Semua aktifitas kunci tersebut harus dapat berjalan secara benar dan sesuai untuk memastikan tujuan dari organisasi dapat dicapai. Dengan melakukan analisis CSF dapat membantu organisasi untuk mengkristalkan tujuan dan strategi organisasi yang berdampak pada terbentuknya urutan prioritas tindakan yang harus dilakukan.
5. Pembentukan Portofolio Aplikasi
Aplikasi merupakan seperangkat solusi bisnis yang disediakan oleh teknologi informasi, misalnya proses otomasi, proses inovasi dan sistem pendukung keputusan. Aplikasi biasanya berbentuk sistem software yang melibatkan antar muka, mekanisme, data dan database yang digunakan untuk suatu tujuan tertentu (Ward, J. dan Peppard, J., 2002, hal. 41).
Portofolio aplikasi adalah kumpulan daftar aplikasi sistem informasi yang ada, yang direncanakan dan sistem informasi yang potensial untuk mendukung keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Sistem informasi yang ada dalam portofolio merupakan kumpulan ideal sistem informasi yang harus dimiliki organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif organisasi.
Maksud pembentukan portofolio aplikasi adalah untuk mengidentifikasi aplikasi- aplikasi apa yang dibutuhkan organisasi dan seberapa jauh kontribusi setiap aplikasi terhadap pencapaian visi dan misi organisasi. Dengan adanya portofolio aplikasi ini dapat memudahkan organisasi untuk membuat perencanaan dan prioritas pengembangan sistem Maksud pembentukan portofolio aplikasi adalah untuk mengidentifikasi aplikasi- aplikasi apa yang dibutuhkan organisasi dan seberapa jauh kontribusi setiap aplikasi terhadap pencapaian visi dan misi organisasi. Dengan adanya portofolio aplikasi ini dapat memudahkan organisasi untuk membuat perencanaan dan prioritas pengembangan sistem
Pengelompokan portofolio aplikasi adalah suatu kegiatan klasifikasi aplikasi kedalam kategori aplikasi tertentu. Kategorisasi aplikasi dapat dilihat dari kontribusi setiap aplikasi terhadap pencapaian visi dan misi organisasi.
Kategorisasi portofolio aplikasi dibedakan ke dalam empat kategori sebagai berikut (Ward, J. dan Peppard, J., 2002, hal. 42-43):
a. Strategic Aplikasi yang termasuk kategori strategic adalah aplikasi yang sangat diperlukan oleh organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif.
b. Key Opperational Aplikasi yang termasuk kategori Key Opperatioal adalah aplikasi yang sangat dibutuhkan organisasi dalam mendukung operasional organisasi sehari-hari. Ketiadaan aplikasi ini dapat menimbulkan gangguan operasional organisasi.
c. Support Aplikasi yang termasuk kategori Support adalah aplikasi yang dapat meningkatkan efisiensi operasional organisasi, namun ketiadaan aplikasi ini tidak memberikan gangguan yang berarti bagi operasional organisasi.
d. High Potential Aplikasi yang termasuk kategori High Potential adalah aplikasi yang dapat menciptakan suatu peluang tidak langsung untuk mencapai keunggulan kompetitif organisasi.
Secara lebih spesifik portofolio aplikasi dapat dikelompokkan kedalam suatu composite matrix sebagaimana tampak pada gambar 3.3.
STRATEGIC HIGH POTENTIAL
• Aplikasi yang dianggap • Aplikasi yang berpotensial kritis utk mempertahankan
untuk memberikan
bisnis di masa datang kesuksesan di masa datang. dengan memberikan nilai kompetitif.
• Aplikasi yang mendukung Aplikasi yang digunakan
untuk memberikan
untuk mempertahankan
efisiensi pada bisnis.
bisnis.
KEY OPERATIONAL
SUPPORT
Gambar 3.3 Composite Matrix
3.4 Maksud, Tujuan, Ruang Lingkup dan Hasil
a. Maksud: dari pembuatan perencanaan strategis ini diharapkan dalam jangka panjang akan mampu memperbaiki dan menyempurnakan kinerja yang ada di Universitas Islam Sultan Agung Semarang
b. Tujuan: memberikan gambaran tentang perlunya perencanaan sistem informasi strategis sebagai suatu bagian yang bersifat penting dan saling berinteraksi anatar satu bagian dengan bagian lainnya di Universitas Sultan Agung Semarang.
c. Ruang Lingkup: perencanaan yang disusun menyeluruh terhadap strategi sistem informasi yang ada di Universitas Sultan Agung Semarang.
d. Hasil yang diperoleh:
Secara bertahap semua kegiatan akademik yang dilaksanakan bisa terotomatisasi. Dapat meminimalkan biaya operasional yang dikeluarkan untuk menunjang
kegiatan akademik di Universitas Islam Sultan Agung Semarang. Percepatan penyajian informasi yang diperlukan. Data menjadi akurat dan up to date.
Mampu memberikan one stop service bagi mahasiswa.
3.5 Kesulitan-Kesulitan
Dengan adanya perkembangan teknologi informasi dalam bidang pendidikan, maka pada saat ini sudah dimungkinkan untuk diadakan belajar jarak jauh dengan menggunakan media internet untuk menghubungkan antara mahasiswa dengan dosennya, melihat nilai mahasiswa secara online, mengecek keuangan, melihat jadwal kuliah, mengirimkan berkas tugas yang diberikan dosen dan sebagainya, semuanya itu sudah dapat dilakukan.
Ada beberapa kendala yang mungkin akan dihadapi berkaitan dengan penerapan sistem informasi strategis pada sebuah institusi pendidikan, salah satunya adalah dalam penerapan distance learning. Faktor utama dalam distance learning yang selama ini dianggap masalah adalah tidak adanya interaksi antara dosen dan mahasiswanya. Namun demikian, dengan media internet sangat dimungkinkan untuk melakukan interaksi antara dosen dan siswa baik dalam bentuk real time (waktu nyata) atau tidak. Dalam bentuk real time dapat dilakukan misalnya dalam suatu chatroom, interaksi langsung dengan real audio atau real video, dan online meeting. Yang tidak real time bisa dilakukan dengan mailing list, discussion group, newsgroup, dan buletin board. Dengan cara di atas Ada beberapa kendala yang mungkin akan dihadapi berkaitan dengan penerapan sistem informasi strategis pada sebuah institusi pendidikan, salah satunya adalah dalam penerapan distance learning. Faktor utama dalam distance learning yang selama ini dianggap masalah adalah tidak adanya interaksi antara dosen dan mahasiswanya. Namun demikian, dengan media internet sangat dimungkinkan untuk melakukan interaksi antara dosen dan siswa baik dalam bentuk real time (waktu nyata) atau tidak. Dalam bentuk real time dapat dilakukan misalnya dalam suatu chatroom, interaksi langsung dengan real audio atau real video, dan online meeting. Yang tidak real time bisa dilakukan dengan mailing list, discussion group, newsgroup, dan buletin board. Dengan cara di atas
Bab IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Penelitian
4.1.1 Sekilas Profil Universitas
Universitas Islam Sultan Agung disingkat UNISSULA, didirikan sejak tanggal 20 Mei 1962 M (16 Dzulhijah 1369 H) oleh Yayasan Badan Wakaf Sultan Agung, disingkat YBW-SA. Yayasan ini didirikan di Semarang sejak tanggal 31 Juli 1950 (16 Syawal 1369 H), yang bergerak dalam bidang pendidikan, kesehatan, sosial dan kegiatan amal shaleh lainnya dengan tujuan menyebarluaskan pendidikan dan ajaran Islam yang dijiwai dakwah Islam.
Pada awal berdrinya UNISSULA , Fakultas yang dibuka adalah Fakultas Agama Islam (dalam perkembangan lebih lanjut kemudian menjadi Fakultas Syari'ah), Fakultas Ekonomi, Fakultas Ilmu Pasti Alam (dalam perkembangan selanjutnya menjadi Fakultas Teknik). Pada tahun ajaran berikutnya, dibuka Fakultas Hukum dan Pengetahuan Masyarakat (dalam perkembangan selanjutnya menjadi Fakultas Hukum) dan Fakultas Kedokteran.