HERVIANY MONA ROHMANIATY F3309057
commit to user
i
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA PEMKOT SURAKARTA (BAGIAN PEREKONOMIAN SETDA
KOTA SURAKARTA)
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh :
HERVIANY MONA ROHMANIATY NIM F3309057
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA 2012
(2)
commit to user
ii ABSTRACT
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PNS PADA PEMKOT SURAKARTA (BAG PEREKONOMIAN SETDA KOTA SURAKARTA)
HERVIANY MONA ROHMANIATY F3309057
In writing this work, discussed the employee's payroll procedures in Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta), because in the form of financial payments to the employees is a paycheck. The accounting system is a form, the book notes, procedures, tools used for the benefit of the activities of a company that produces a report required by the party requires. Payroll
accounting system in Pemkot Surakarta consists of several procedures before it
can pay received by employees, the present time recording procedures, the procedures of payroll, and employee payroll procedures. Related functions within the payroll system include: staffing functions, timer functions, payroll functions makers, financial functions and accounting functions.
The study authors found a weakness in Pemkot Surakarta payroll system is
the use of data at present there is no supervision by a timer function that oversees the employees who are actually present. Surplus, every piece of salary and salary allowances, always based on deductions and allowances that a letter had been authorized by the personnel function.
Based on the weaknesses contained in the company's payroll accounting system, the author tries to give advice on which company should need to be made a sudden inspection on the performance of employees. Checks and carried out without prior notice and an irregular schedule. This encourages employees to perform their duties according to predetermined rules.
Keywords: accounting system, payroll accounting system, payroll procedures, functions involved in payroll, payroll documents used in
(3)
commit to user
(4)
commit to user
(5)
commit to user
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Orang yang mengatakan tidak punya waktu adalah orang yang pemalas. (Lichterberg)
Apabila seseorang itu membatasi kemampuannya pada waktu yang sama dia telah membatasi hasilnya.
(Charles M. Schwab)
Jadi diri sendiri, cari jati diri, dan dapatkan hidup yang mandiri. (Penulis)
Penulis Persembahkan kepada:
o Allah SWT
o Bapak, Ibu, dan Adik
tersayang
o My Aji yang jauh dimata
o Semua sahabat dan
teman-teman yang baik hati
(6)
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum wr. wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA PEMKOT SURAKARTA (BAGIAN PEREKONOMIAN SETDA KOTA SURAKARTA)“ dengan baik dan lancar.
Keberhasilan dalam penyusuan Tugas Akhir ini tidak lepas dari dukungan dan bantuan beberapa pihak. Untuk itu dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Dr. Wisnu Untoro, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Drs. Agus Budiatmanto, M.Si., Ak. selaku ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Drs. Hanung Triatmoko, Msi., Ak. selaku dosen pembimbing akademik. 4. Sutaryo, S.E., M.Si., Ak. selaku dosen pembimbing.
5. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi UNS yang telah membekali ilmu pengetahuan selama dalam bangku perkuliahan.
6. Segenap karyawan Fakultas Ekonomi UNS.
7. Bapak Drs. Asih Widodo selaku Kepala Bagian Administrasi Perekonomian yang telah berkenan memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan magang dan penelitian.
(7)
commit to user
vii
8. Bapak Djarot, Bapak Harry, dan Bapak Kurnia selaku Kepala Subbagian Perekonomian Setda Surakarta, terima kasih atas bimbingan dan ilmu yang diberikan.
9. Segenap staff karyawan PEMKOT Surakarta (Bagian Perekonomian SETDA Surakarta), yang telah membimbing dan membantu penulis selama kegiatan magang berlangsung.
10. Bapak Herry Sulistyawan dan Ibu Mujiani, selaku orang tua yang telah memberikan do’a, dukungan, dan semangat kepada penulis.
11. My brother, Herwanto Gede Sulistyawan tersayang terima kasih dek telah memberikan semangat untuk kakak selama ini.
12. My Pilot, Aji Muktiawan Tardan yang tidak pernah lelah mendukung dan memberi semangat.. that we can be so amazing, darling.
13. Sahabat–sahabatku Glennardilla Dea, Julianda Ariesta, dan Fadhila Nurin Ajrina terima kasih untuk semangat yang kalian berikan untukku dan segalanya hingga penulis mengerti makna dari kesabaran, keikhlasan, setia kawan serta kasih sayang.
14. Teman–teman satu kampus angkatan 2009 yang telah memberikan saran. 15. Pihak–pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah
banyak membantu penulis hingga terselesaikan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir initidak lepas dari kekurangan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun penulis harapkan untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini selanjutnya.
Surakarta, Juli 2012
(8)
commit to user
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
ABSTRACT... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v
KATA PENGANTAR... vi
DAFTAR ISI... viii
BAB IPENDAHULUAN ... 1
A. GAMBARAN UMUM ORGANISASI ... 1
B. VISI DAN MISI ... 2
1. VISI... 2
2. MISI ... 2
C. DESKRIPSI JABATAN... 3
D. STRUKTUR ORGANISASI ... 23
E. LATAR BELAKANG MASALAH ... 25
F. PERUMUSAN MASALAH ... 28
G. TUJUAN PENELITIAN ... 29
H. MANFAAT PENELITIAN ... 29
BAB IILANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN ... 30
A. LANDASAN TEORI... 30
(9)
commit to user
ix
2. Pengertian Sistem Akuntansi ... 31
3. Sistem Akuntansi Pemerintahan ... 33
4. Sistem Pengendalian Intern ... 36
5. Sistem Penggajian ... 40
B. ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 41
1. Pembahasan Sistem Akuntansi Penggajian pada Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta) ... 40
2. Pembahasan Sistem Akuntansi Penggajian Menurut Teori ... 51
3. Evaluasi Sistem Penggajian pada Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta) ... 57
BAB IIITEMUAN ... 65
A. Kelebihan ... 65
B. Kelemahan ... 66
BAB IVPENUTUP... 68
A. Kesimpulan ... 68
B. Saran ... 70
DAFTAR PUSTAKA
(10)
commit to user
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
I.1 Struktur Organisasi Pemkot Surakarta ... 24
II.1 Tabel Tunjangan Jabatan Struktural ... 42
II.2 Flowchart Fungsi Kepegawaian pada Sistem Penggajian Pemkot Surakarta... 60
II.3 Flowchart Fungsi Pembuat Daftar Gaji pada Sistem Penggajian PemkotSurakarta ... 61
II.4 Flowchart Fungsi Akuntansi pada Sistem Penggajian Pemkot Surakarta ... 62
II.5 Flowchart Fungsi Keuangan pada Sistem Penggajian Pemkot Surakarta ... 63
(11)
commit to user
xi
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pernyataan Penulisan Tugas Akhir
2. Surat Keterangan Magang dari Pemkot Surakarta
3. Daftar Pembayaran Gaji Pegawai Bagian Perekonomian Setda Kota
Surakarta
4. Daftar Rincian Gaji Pegawai
5. Surat Pengantar Gaji
6. Rekap Gaji Induk Bagian Perekonomian
7. Daftar Rincian Jumlah Pegawai dan Belanja Pegawai Daerah
8. Daftar Tunjangan Pegawai
9. Daftar Perbedaan Jumlah Pegawai dan Pembayaran
10. Daftar Rincian Jumlah Pegawai dan Tunjangan Struktural dan Fungsional
(12)
commit to user
ABSTRAKSI
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PNS PADA PEMKOT SURAKARTA (BAGIAN PEREKONOMIAN SETDA KOTA SURAKARTA)
HERVIANY MONA ROHMANIATY F3309057
Dalam penulisan karya ini, dibahas mengenai prosedur penggajian karyawan di Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta), karena di tempat tersebut bentuk pembayaran finansial kepada karyawannya adalah berupa gaji. Sistem akuntansi adalah suatu formulir, buku catatan, prosedur, alat-alat yang digunakan untuk kepentingan kegiatan suatu perusahaan yang menghasilkan suatu laporan yang dibutuhkan oleh pihak yang memerlukan. Sistem akuntansi penggajian pada Pemkot Surakarta terdiri dari beberapa prosedur sebelum gaji dapat diterima oleh karyawan, yaitu prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, dan prosedur pembayaran gaji karyawan. Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian antara lain: fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi.
Hasil penelitian penulis menemukan kelemahan dalam sistem penggajian Pemkot Surakarta yaitu penggunaan data jam hadir tidak ada pengawasan oleh fungsi pencatat waktu yang bertugas mengawasi karyawan yang benar-benar hadir. Kelebihannya, setiap potongan gaji maupun tunjangan gaji, selalu didasarkan pada surat potongan dan tunjangan yang telah diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
Berdasarkan kelemahan yang terdapat pada sistem akuntansi penggajian perusahaan, penulis mencoba memberikan saran pada perusahaan yaitu sebaiknya Perlu diadakan pemeriksaan mendadak terhadap kinerja pegawai. Pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan sebelumnya dan jadwal tidak teratur. Hal ini mendorong karyawan untuk melaksanakan tugasnya sesuai peraturan yang telah ditetapkan.
Kata kunci: Sistem akuntansi, sistem akuntansi penggajian, prosedur penggajian, fungsi yang terkait dalam penggajian, dokumen yang digunakan dalam penggajian
(13)
commit to user
ABSTRACT
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PNS PADA PEMKOT SURAKARTA (BAG PEREKONOMIAN SETDA KOTA SURAKARTA)
HERVIANY MONA ROHMANIATY F3309057
In writing this work, discussed the employee's payroll procedures in Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta), because in the form of financial payments to the employees is a paycheck. The accounting system is a form, the book notes, procedures, tools used for the benefit of the activities of a company that produces a report required by the party requires. Payroll
accounting system in Pemkot Surakarta consists of several procedures before it
can pay received by employees, the present time recording procedures, the procedures of payroll, and employee payroll procedures. Related functions within the payroll system include: staffing functions, timer functions, payroll functions makers, financial functions and accounting functions.
The study authors found a weakness in Pemkot Surakarta payroll system is
the use of data at present there is no supervision by a timer function that oversees the employees who are actually present. Surplus, every piece of salary and salary allowances, always based on deductions and allowances that a letter had been authorized by the personnel function.
Based on the weaknesses contained in the company's payroll accounting system, the author tries to give advice on which company should need to be made a sudden inspection on the performance of employees. Checks and carried out without prior notice and an irregular schedule. This encourages employees to perform their duties according to predetermined rules.
Keywords: accounting system, payroll accounting system, payroll procedures, functions involved in payroll, payroll documents used in
(14)
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. GAMBARAN UMUM ORGANISASI
Dengan diberlakukannya Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004
tentang Pemerintah Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004
tentang perimbangan Keuangan Pusat dan Daerah, memberikan kewenangan
kepada daerah provinsi/ kabupaten/ kota untuk mengurus dan memajukan
daerahnya sendiri. Hal ini diarahkan untuk mempercepat terwujudnya
kesejahteraan masyarakat melalui peningkatan pelayanan, dan pemberdayaan
peran serta masyarakat.
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta No 6 Tahun 2008
Tentang Organisasi dan Tata kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta dan
Peraturan Walikota Surakarta Nomor 9 Tahun 2008 Tentang penjabaran
Tugas, Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Surakarta.
Tugas Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta adalah menyusun
perumusan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan
tugas perangkat daerah, pelaksanaan dan pelayanan administrasi, pembinaan
dan fasilitasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan pemerintahan
daerah di bidang Pariwisata, Pertanian, Lingkungan Hidup, Koperasi, Usaha
Mikro Kecil dan Menengah (UMKM), Perindustrian dan Perdagangan, Badan
Usaha Milik Daerah (BUMD), Pengembangan lnvestasi dan Pemberdayaan
(15)
commit to user
Surakarta adalah perumusan kebijakan pemerintahan daerah di bidang
perekonomian.
B. VISI DAN MISI
1. VISI
Visi merupakan suatu keadaan atau harapan yang harus diwujudkan pada masa
yang akan datang. Seperti diketahui bersama bahwa visi Bagian Perekonomian
Sekretariat Daerah Kota Surakarta sebagai berikut: ”Terwujudnya
administrasi perumusan kebijakan di bidang perekonomian Kota Surakarta
yang efisien, efektif dan akuntabel”.
2. MISI
Sedangkan Misi Bagian Perekonomian Sekretariat Daerah Kota Surakarta
adalah, sebagai berikut:
a. Koordinasi perumusan kebijakan dan pelaksanaan tugas perangkat
daerahdi bidang perekonomian daerah.
b. Pembinaan dan fasilitasi kebijakan pemerintah daerah di bidang bidang
Pariwisata, Pertanian, Lingkungan Hidup, Koperasi, Usaha Mikro
Kecil dan Menengah (UMKM), Perindustrian dan Perdagangan, Badan
Usaha Milik Daerah (BUMD), Pengembangan lnvestasi dan
Pemberdayaan Masyarakat.
c. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan
pemerintah daerah di bidang di bidang Pariwisata, Pertanian,
(16)
commit to user
(UMKM), Perindustrian dan Perdagangan, Badan Usaha Milik Daerah
(BUMD), Pengembangan lnvestasi dan Pemberdayaan
Masyarakat;Pelaksanaan dan pelayanan administrasi bidang
Pariwisata, Pertanian, Lingkungan Hidup, Koperasi, Usaha Mikro
Kecil dan Menengah (UMKM), Perindustrian dan Perdagangan, Badan
Usaha Milik Daerah (BUMD), Pengembangan lnvestasi dan
Pemberdayaan Masyarakat.
C. DESKRIPSI JABATAN
Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur
organisasi Pemerintah Kota Surakarta (Bagian Perekonomian SETDA Kota
Surakarta) akan dijelaskan dalam sub pokok deskripsi jabatan. Adapun yang
dimaksud dengan deskripsi jabatan di sini adalah uraian tertulis atau
penggambaran mengenai tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian
yang terdapat dalam struktur organisasi. Deskripsi jabtatan dalam struktur
organisasi Pemerintah Kota Surakarta (Bagian Perekonomian SETDA Kota
Surakarta) akan dijelaskan sebagai berikut ini.
1.SETDA (Sekretariat Daerah).
Tugas dan tanggung jawab Sekretariat Daerah antara lain:
a. Menyelenggarakan penyusunan kebijakan pemerintah daerah.
b. Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan tugas Inspektorat,
Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah,
(17)
commit to user
Rumah sakit Daerah, Lembaga Lain Daerah, Kecamatan dan
Kelurahan.
c. Menyelenggarakan pelaksanaan sebagaian urusan otonomi daerah,
pemerintahan umum, hukum dan HAM, kerja sama, administrasi
keuangan daerah, perangkat daerah, dan persandian.
d. Menyelenggarakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan
pemerintah daerah.
e. Menyelenggarakan pembinaan administrasi dan aparatur
pemerintahan daerah.
f. Menyelenggarakan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.Asisten Pemerintahan.
Tugas dan tanggung jawab Asisten Pemerintahan antara lain:
a. Mengkoordinasikan perumusan kebijakan daerah.
b. Penyelenggaraan tugas operasional.
c. Membina, memfasilitasi, memantau, mengevaluasi, dan pelaporan di
bidang pemerintahan umum, hukum, HAM, dan kerjasama.
3.Bagian Pemerintahan Umum.
Tugas dan tanggung jawab Bagian Pemerintahan Umum antara lain:
a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja bagian.
b. Memberikan petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada
(18)
commit to user
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan bagian
sesuai dengan bidang tugas.
d. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan
agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
e. Melaksanaan pengelolaan kesekretariatan, meliputi: perencanaan,
evaluasi, pelaporan, keuangan, umum, dan kepegawaian.
4.Kepala Sub Bagian Administrasi Pemerintahan Umum.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Administrasi
Pemerintahan Umum antara lain:
a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Administrasi
Pemerintahan Umum berdasarkan rencana kerja bagian.
b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan bagian
sesuai dengan bidang tugas.
d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang
administrasi.
e. Melakukan fasilitasi penyediaan dan pengelolaan prasarana fisik
pemerintahan, melakukan fasilitasi pemilihan Walikota dan Wakil
(19)
commit to user
5.Kepala Sub Bagian Otonomi Daerah.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Otonomi Daerah antara
lain:
a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Otonomi Daerah
berdasarkan rencana kerja bagian.
b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan petunjuk teknis program kegiatan bagian sesuai
dengan bidang tugas.
d. Memfasilitasi penyusunan kebijakan, pedoman, dan petunjuk teknis
pembinaan penyelenggaraan otonomi daerah sesuai dengan
kemampuan daerah dan kewenangan yang dimiliki.
e. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan dibidang otonomi
daerah.
f. Melakukan pemantauan, pengendalian, dan evaluasi otonomi daerah.
g. Melakukan pembinaan teknis, pengawasan, dan evaluasi
penyelenggaraan pemerintah kecamatan dan kelurahan.
(20)
commit to user
6.Kepala Sub Bagian Administrasi Penataan Wilayah.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Administrasi Penataan
Wilayah antara lain:
a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Administrasi
Penataan Wilayah berdasarkan rencana kerja bagian.
b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan bagian
sesuai dengan bidang tugas.
d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang
Administrasi Penataan Wilayah.
7.Bagian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Tugas dan tanggung jawab Bagian Hukum dan Hak Asasi Manusia
antara lain:
a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja bagian.
b. Memberikan petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan, dan petunjuk teknis program kegiatan bagian
(21)
commit to user
d. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan
agar efektif dan efisien sesuai dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
e. Melaksanaan pengelolaan kesekretariatan, meliputi: Perencanaan,
Evaluasi, Pelaporan, Keuangan, Umum, dan Kepegawaian.
f. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja,
LAKIP, LKPJ, LPPD, dan EKPPD bagian.
g. Menerapkan standar pelayanan minimal.
8.Sub Bagian Peraturan Perundang-Undangan.
Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Peraturan Perundang-Undangan
antara lain:
a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Peraturan
Perundang-Undangan berdasarkan rencana kerja bagian.
b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan, dan petunjuk teknis program kegiatan bagian
sesuai dengan bidang tugas.
d. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan,
kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan
lainnya yang berhubungan dengan peraturan perundang-undangan.
e. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang peraturan
(22)
commit to user
f. Melakukan penyiapan bahan koordinasi di bidang peraturan
perundang-undangan.
9.Sub Bagian Bantuan Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Bantuan Hukum dan Hak Asasi
Manusia antara lain:
a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Bantuan Hukum
dan Hak Asasi Manusia berdasarkan rencana kerja bagian.
b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan bagian
sesuai dengan bidang tugas.
d. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan,
kebijakan teknis, pedoman, dan petunjuk teknis serta bahan-bahan
lainnya yang berhubungan dengan peraturan perundang-undangan.
10.Sub Bagian Dokumentasi Hukum.
Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Dokumentasi Hukum antara lain:
a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Dokumentasi
Hukum berdasarkan rencana kerja bagian.
b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada
(23)
commit to user
c. Mempelajari, menelaah peraturan peundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan, dan petunjuk teknis program kegiatan bagian
sesuai dengan bidang tugas.
d. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan,
kebijakan teknis, pedoman, dan petunjuk teknis serta bahan-bahan
lainnya yang berhubungan dengan peraturan perundang-undangan.
e. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang
Dokumentasi Hukum.
f. Melakukan penyiapan bahan koordinasi di bidang dokumentasi dan
informasi hukum.
g. Melakukan penyiapan bahan pembinaan, konsultasi, fasilitasi, dan
informasi di bidang dokumentasi dan informasi hukum.
11.Kepala Bagian Kerjasama.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Kerjasama antara lain:
a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja bagian.
b. Memberikan petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan bagian
sesuai dengan bidang tugas.
12.Sub Bagian Kerjasama Dalam Negeri.
Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Kerjasama Dalam Negeri antara
(24)
commit to user
a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Kerjasama Dalam
Negeri berdasarkan rencana kerja bagian.
b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang
Kerjasama Dalam Negeri.
13.Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri.
Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri antara
lain:
a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Kerjasama Luar
Negeri berdasarkan rencana kerja bagian.
b. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang
Kerjasama Luar Negeri.
c. Melakukan penyiapan naskah kerjasama luar negeri.
14.Asisten Perekonomian, Pembangunan, dan Kesejahteraan Rakyat.
Tugas dan tanggung jawab Asisten Perekonomian, Pembangunan, dan
Kesejahteraan Rakyat antara lain:
a. Menyelenggarakan koordinasi perumusan kebijakan, pelaksanaan
tugas dan fasilitasi di bidang penanggulangan bencana, kesehatan,
sosial, transmigrasi, tenaga kerja, pemberdayaan perempuan,
perlindungan anak, keluarga berencana, agama, perencanaan
pembangunan, pekerjaan umum, budaya, pariwisata, badan usaha
(25)
commit to user
b. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan
fungsinya.
15.Kepala Bagian Perekonomian.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Perekonomian antara lain:
a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja bagian.
b. Memberikan petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Menerapkan standar pelayanan minimal.
d. Menyusun kebijakan teknis di bidang perekonomian rakyat.
16.Kepala Sub Bagian Pengembangan Usaha Daerah.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Pengembangan Usaha
Daerah antara lain:
a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Pengembangan
Usaha Daerah berdasarkan rencana kerja bagian.
b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang
Pengembangan Usaha Daerah.
d. Melakukan penyiapan bahan koordinasi dengan instansi terkait dalam
rangka menjaga stabilitas perekonomian daerah.
17.Kepala Sub Bagian Infrastruktur Perekonomian.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Infrastruktur
(26)
commit to user
a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Infrastruktur
Perekonomian berdasarkan rencana kerja bagian.
b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang
Infrastruktur Perekonomian.
d. Melakukan penyiapan bahan kebijakan dalam rangka penyaluran
beras miskin (raskin).
18.Sub Bagian Perekonomian Rakyat.
Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Perekonomian Rakyat antara lain:
a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Perekonomian
Rakyat berdasarkan rencana kerja bagian.
b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Melakukan pemantauan kebijakan di bidang perekonomian rakyat
dan pemberdayaan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM).
d. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan penyusunan
kinerja di bidang Perekonomian Rakyat.
e. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi di bidang perekonomian
rakyat.
19.Kepala Bagian Administrasi Pembangunan.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Administrasi Pembangunan
(27)
commit to user
a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja Bagian.
b. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas di bidang administrasi
pembangunan.
c. Menyusun indikator dan pengukuran kinerja di bidang adminstrasi
pembangunan.
d. Melaksanakan koordinasi untuk proses pengadaan barang dan jasa.
e. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.
20.Sub Bagian Penyusunan Program.
Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Penyusunan Program antara lain:
a. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang
penyusunan program.
b. Melakukan penyiapan bahan koordinasi di bidang penyusunan
program.
c. Melakukan fasilitasi kegiatan-kegiatan dalam rangka penyusunan
program.
d. Memberikan pelayanan fasilitasi konsultasi dan informasi di bidang
penyusunan program.
e. Melakukan penyiapan administrasi swakelola dalam pengelolaan
kegiatan.
21.Sub Bagian Pengendalian Program.
Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Pengendalian Program antara
lain:
(28)
commit to user
b. Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran.
c. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran.
d. Melakukan administrasi surat menyurat dan perjalanan dinas.
e. Melakukan urusan rumah tangga, hubungan masyarakat, dan protokol.
22.Sub Bagian Pelaporan.
Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Pelaporan antara lain:
a. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi di bidang pelaporan.
b. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
c. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas.
d. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
e. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
23. Kepala Bagian Administrasi Kesejahteraan Rakyat.
Tugas dan Tanggung jawab Kepala Bagian Administrasi Kesejahteraan
Rakyat antara lain:
a. Menyusun kebijakan teknis di bidang kesejahteraan.
b. Menerapkan standar pelayanan minimal.
c. Menyusun kebijakan teknis di bidang agama, pendidikan, dan
kebudayaan.
d. Menyusun kebijakan teknis di bidang pemuda dan olah raga.
(29)
commit to user
24. Kepala Sub Bagian Kesejahteraan.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Kesejahteraan antara lain:
a. Melakukan pengawasan laporan administrasi keuangan bendahara.
b. Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran.
c. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran.
d. Melakukan administrasi surat menyurat dan perjalanan dinas.
e. Melakukan pembuatan data gaji pegawai.
25.Kepala Sub Bagian Agama.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Agama antara lain:
a. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang keagamaan,
pendidikan, dan kebudayaan.
b. Melakukan penyiapan bahan koordinasi di bidang keagamaan,
pendidikan, dan kebudayaan.
c. Melakukan penyiapan bahan fasilitasi di bidang keagamaan,
pendidikan, dan kebudayaan.
d. Melakukan fasilitasi di bidang keagamaan, pendidikan, dan
kebudayaan.
e. Melakukan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang
keagamaan, pendidikan, dan kebudayaan.
26.Kepala Sub Bagian Pemuda dan Olah Raga.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Pemuda dan Olah Raga
(30)
commit to user
a. Menyusun rencana kerja Sub Bagian Pemuda dan Olah Raga
berdasarkan rencana kerja bagian.
b. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang kepemudaan dan
olah raga.
c. Menyiapkan bahan pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat
daerah di bidang kepemudaan dan olah raga.
d. Memfasilitasi kegiatan-kegiatan kepemudaan dan olah raga.
e. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan penyusunan
kinerja di bidang kepemudaan dan olah raga.
27.Asisten Administrasi.
Tugas dan tanggung jawab Asisten Administrasi antara lain:
a. Menyelenggarakan koordinasi perumusan kebijakan, pelaksanaan
tugas dan fasilitasi di bidang Organisasi dan Tatalaksana, Sumber
Daya Manusia Aparatur, Keuangan, Pendapatan, Arsip, Perpustakaan,
Hubungan Masyarakat, Urusan Umum, Statistik, Penelitian, dan
Pelayanan Perizinan.
b. Menyelenggarakan koordinasi pelayanan administrasi dan teknis di
bidang Organisasi dan Tatalaksana, Sumber Daya Manusia Aparatur,
Keuangan, Pendapatan, Arsip, Perpustakaan, Hubungan Masyarakat,
Urusan Umum, Statistik, Penelitian, dan Pelayanan Perizinan.
c. Mengadakan koordinasi pemantauan, evaluasi, dan pelaporan
kebijakan pemerintahan daerah di bidang Organisasi dan Tatalaksana,
(31)
commit to user
Perpustakaan, Hubungan Masyarakat, Urusan Umum, Statistik,
Penelitian, dan Pelayanan Perizinan.
28.Kepala Bagian Organisasi.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Organisasi antara lain:
a. Menyusun kebijakan teknis di bidang kelembagaan.
b. Menyusun kebijakan teknis di bidang ketatalaksanaan.
c. Menyusun kebijakan teknis di bidang akuntabilitas dan kinerja
aparatur.
d. Melaksanakan koordinasi dan penyusunan LAKIP Pemerintah Kota.
e. Melaksanakan sosialisasi di bidang kelembagaan, akuntabilitas dan
kinerja aparatur pemerintahan daerah, dan ketatalaksanaan.
29.Kepala Sub Bagian Kelembagaan.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Kelembagaan antara lain:
a. Melakukan fasilitasi penyusunan kelembagaan perangkat daerah.
b. Melakukan penyiapan bahan pengembangan kapasitas kelembagaan
perangkat daerah.
c. Melakukan penyiapan bahan penyusunan analisis dan formasi jabatan.
d. Melakukan pemantauan dan evaluasi kelembagaan perangkat daerah.
e. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan penyusunan
kinerja di bidang kelembagaan.
30.Kepala Sub Bagian Ketatalaksanaan.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Ketatalaksanaan antara
(32)
commit to user
a. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang
ketatalaksanaan.
b. Melakukan penyiapan bahan penyusunan standardisasi indeks biaya
kegiatan.
c. Melakukan penyiapan bahan penyusunan tata naskah dinas.
d. Melakukan penyiapan bahan forum komunikasi pendayagunaan
aparatur negara.
e. Melakukan penyiapan bahan pembinaan pelayanan publik.
31.Kepala Sub Bagian Akuntabilitas dan Kinerja Aparatur.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Akuntabilitas dan Kinerja
Aparatur antara lain:
a. Melakukan penyusunan penetapan kinerja.
b. Melakukan penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan LAKIP.
c. Melakukan penyusunan Indikator Kinerja Utama (IKU).
d. Melakukan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan kinerja perangkat
daerah.
e. Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran.
32.Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan
Protokol antara lain:
a. Menyusun kebijakan teknisdi bidang pemberitaan.
(33)
commit to user
c. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas di bidang Hubungan
Masyarakat dan Protokol.
d. Melaksanakan pengolahan dan analisa opini publik sebagai bahan
perumusan kebijakan pemerintah kota.
e. Melaksanakan penyediaan sarana dan prasarana tamu khusus yang
memerlukan pelayanan yang bersifat protokoler.
33.Kepala Sub Bagian Pemberitaan.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Pemberitaan antara lain:
a. Melakukan penyiapan bahan jumpa pers.
b. Melakukan penyiapan bahan naskah sambutan.
c. Melakukan peliputan acara-acara kegiatan pemerintah kota.
d. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi di bidang pemberitaan.
e. Melakukan penyiapan bahan pemberitaan kegiatan pemerintah kota
melalui media cetak dan elektronik.
34.Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan
Distribusi Informasi antara lain:
a. Melakukan penghimpunan berita dari media massa.
b. Melakukan pengolahan dan analisa berita sebagai bahan pertimbangan
pemecahan masalah.
c. Melakukan perekaman, penyajian data, dan pameran hasil liputan
kegiatan pemerintah kota.
(34)
commit to user
e. Mengelola data dan dokumentasi pegawai.
35.Kepala Sub Bagian Protokol.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Protokol antara lain:
a. Melakukan penyediaan sarana dan prasarana tamu khusus yang
memerlukan pelayanan yang bersifat protokoler.
b. Melakukan penyiapan bahan administrasi perjalanan dinas.
c. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan penyusunan
kinerja di bidang protokol.
d. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi di bidang protokol.
e. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
36.Kepala Bagian Umum.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Umum antara lain:
a. Menyusun kebijakan teknis di bidang Tata Usaha Pimpinan dan Sandi
Telekomunikasi.
b. Menyusun kebijakan teknis di bidang rumah tangga dan keuangan.
c. Menyusun kebijakan teknis di bidang perlengkapan.
d. Melaksanakan penyediaan sarana dan prasarana tamu yang
memerlukan pelayanan yang bersifat reguler.
e. Melaksanakan sosialisasi di bidang kesekretariatan, sandi
telekomunikasi, rumah tangga, keuangan, dan perlengkapan.
37.Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan dan Sandi Telekomunikasi.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan dan
(35)
commit to user
a. Melakukan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan
kebijakan di bidang Tata Usaha Pimpinan dan Sandi Telekomunikasi.
b. Meyiapkan bahan penyusunan rencana anggaran dalam bentuk
Rencana Kerja Anggaran (RKA) sesuai dengan rencana strategis dan
rencana kerja bagian.
c. Mengelola data dan dokumentasi pegawai.
38.Kepala Sub Bagian Rumah Tangga dan Keuangan.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Rumah Tangga dan
Keuangan antara lain:
a. Melakukan pengawasan laporan admnistrasi keuangan bendahara.
b. Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran.
c. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran.
d. Melakukan admnistrasi pembukuan, pertanggungjawaban, dan
laporan keuangan.
e. Melakukan penghimpunan dan pengolahan data dan informasi yang
berhubungan dengan urusan rumah tangga dan keuangan.
39.Kepala Sub Bagian Perlengkapan
Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Perlengkapan antara lain:
a. Melakukan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan dinas,
b. Mengurus kelancaran operasional kendaraan dinas,
c. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang perlengkapan,
(36)
commit to user
e. Melakukan penghimpunan serta pengolahan data dan informasi yang
berhubungan dengan pengelolaan perlengkapan di Sekretariat Daerah.
D. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi sangat penting bagi perkembangan suatu instansi
baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Struktur organisasi
merupakan suatu susunan yang sistematik untuk mempermudah satuan
pemberi perintah kepada satuan penerima/ pelaksana perintah. Susunan
organisasi Pemerintah Kota Surakarta (Bagian Perekonomian SETDA Kota
(37)
Susunan organisasi Sekretariat Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut: Asisten Administrasi Bagian Humas dan Protokol Bagian Umum Bagian Organisasi dan Kepegawaian Subbagian Kelembagaan Subbagian Ketatalaksanaan Subbagian Pendayaguna an Aparatur dan Kepegawaian Subbagian Publikasi dan Dokumentasi Subbagian Analisis dan Kemitraan Media Subbagian Protokol Subbagian TU Pimpinan dan Sandi
Telekomunikasi
Subbagian Rumah Tangga &
Keuangan Subbagian Perlengkapan Asisten Pemerintahan Bagian Hukum Dan HAM Bagian Kerjasama Bagian Pemerintahan Umum Subbagian Administrasi Pemerintahan Umum Subbagian Otomi Daerah Subbagian Administrasi Penataan Wilayah Subbagian Peraturan Perundang- Undangan Subbagian Bantuan Hukum dan HAM
Subbagian Dokumentasi Hukum Subbagian Kerjasama Dalam Negeri Subbagian Kerjasama Luar Negeri Sekretaris Daerah Asisten Ekonomi, Pembangunan, dan Kesra Bagian Administrasi Pembangunan Bagian Kesejahteraan Rakyat Bagian Perekonomian Subbagian Pengembangan Usaha Daerah Subbagian Infrastruktur Perekonomian Subbagian Perekonomian Rakyat Subbagian Penyusunan Program Subbagian Pengendalian Program Subbagian Pelaporan Subbagian Kesejahteraan Subbagian Agama, Pendidikan Dan kebudaaan Subbagian Pemuda dan Olah raga Gambar I.1 Struktur Organisasi (Setda Kota Surakarta)
2
(38)
commit to user
E. LATAR BELAKANG MASALAH
Sistem penggajian merupakan fungsi penting yang menjadi tanggung
jawab manajemen Sumber Daya Manusia. Menurut Mulyadi (2001: 373)
sistem penggajian adalah proses yang menentukan tingkat penggajian,
memantau, atau mengawasi, dan mengendalikan gaji pegawai. Gaji
merupakan suatu balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara
teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji juga disebut
upah. Keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi berupa imbalan jasa
yang diberikan secara teratur atas profesi kerja yang diberikan kepada
seorang pegawai. Perbedaan antara gaji dan upah hanya terletak pada kuatnya
ikatan kerja dan jangka waktu penerimaannya. Seseorang menerima gaji
apabila ikatan kerjanya kuat, sedangkat seseorang menerima upah apabila
ikatan kerjanya kurang kuat. Dilihat dari jangka waktu penerimaannya, gaji
pada umumnya diberikan setiap bulan, sedangkan upah diberikan setiap hari
atau setiap minggu. Besar gaji pokok yang diberikan kepada seorang pegawai
biasanya tergantung dari latar belakang pendidikan yang dimiliki,
kemampuan, maupun pengalaman kerja.
Dalam penulisan karya ini, akan dibahas mengenai penggajian
karyawan di Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta),
karena di tempat tersebut bentuk pembayaran finansial kepada karyawannya
adalah berupa gaji. Untuk dapat memberikan gaji kepada karyawannya,
Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta) memerlukan suatu sistem
(39)
commit to user
karyawannya. Sistem tersebut telah diterapkan, namun pada kenyataannya di
Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta) sistem penggajian karyawannya
tidak memerlukan langkah rumit seperti yang penulis pelajari selama ini,
cukup dengan melibatkan karyawan bagian yang berwenang mengurusi
masalah penggajian karyawan.
Pembayaran gaji merupakan kegiatan yang mutlak harus dilakukan
perusahaan dalam menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Hal ini
dikarenakan menyangkut tenaga-tenaga pelaksana yang selalu berupaya
secara terus-menerus untuk memajukan usahanya. Sistem akuntansi menjadi
sarana yang penting untuk memperoleh informasi keuangan, termasuk
informasi penggajian, serta juga dapat digunakan sebagai alat bantu
mendeteksi penyimpangan yang terjadi. Mengingat pentingnya sistem dan
prosedur yang diharapkan dapat memberikan data dan informasi yang
dibutuhkan oleh manajemen, dan dapat membantu manajemen dalam
melakukan pengawasan terhadap jalannya perusahaan. Untuk itu manajemen
harus menciptakan sistem dan prosedur penggajian yang handal dan dapat
dipercaya.
Berdasarkan penelitian Widitiarga (2008) yang mengevaluasi tentang
evaluasi sistem penggajian RSUD Kayen Kabupaten Pati. Hasil penelitiannya
adalah kelemahan sistem penggajian karyawan bagian kepegawaian pada
sekretariat daerah kota surakarta. Kelemahannya antara lain pembuatan daftar
(40)
commit to user
kepegawaian mempunyai berbagai informasi operasi seperti nama pegawai,
jumlah pegawai, jenis golongan, dan masa kerja pegawai.
Berbeda dengan penelitian yang dilakukan Agustian (2011) yang
meneliti tentang evaluasi sistem penggajian pada RSUD Dr. Moowardi
Surakarta. Hasil penelitiannya adalah kelemahan pada sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan. Tidak adanya bukti hadir karyawan atau absensi
karyawan akan berdampak pada banyaknya penyelewengan-penyelewengan
yang dilakukan karyawan terhadap sistem penggajian yang diterapkan oleh
instansi dan juga berpengaruh pada kualitas kerja karyawan itu sendiri.
Penelitian yang telah dilakukan oleh Sari (2008) yang meneliti tentang
evaluasi sistem akuntansi penggajian pada PT Pos Indonesia (PERSERO)
Surakarta. Hasil penelitiannya mengenai evaluasi sistem akuntansi penggajian
pada PT Pos Indonesia (PERSERO). Perusahaan terlalu memberikan
wewenang yang berlebih terhadap bagian SDM dan ADM subbagian
kesejahteraan pegawai dalam sistem penggajian perusahaan. Bagian ini hanya
bertugas membuat daftar gaji dan membayar gaji karyawan. Tidak ada
pengecekan oleh bagian lain mengenai kebenaran daftar gaji yang dibuat oleh
bagian SDM dan ADM subbagian kesejahteraan pegawai.
Sistem penggajian pada Pemkot Surakarta menggunakan prosedur
pencatatan waktu hadir yang bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan
pegawai. Akan tetapi, pencatatan waktu hadir dalam Pemkot Surakarta ini
tidak bisa dipertanggungjawabkan penggunaannya dalam waktu hadir
(41)
commit to user
pencatat waktu yang bertugas mengawasi karyawan yang benar-benar hadir.
Dengan demikian, prestasi kinerja pegawai tidak dapat dicapai karena
aktivitas pegawai tidak dapat diukur. Padahal mereka tetap mendapatkan gaji
bulanan yang penuh.
Selain itu, rekapan gaji pegawai yang diberikan oleh fungsi pembuat
daftar gaji tidak diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi, karena fungsi pembuat daftar gaji dan fungsi akuntansi pada Pemkot Surakarta belum
dipisahkan. Sehingga tidak ada fungsi lain yang menjamin bukti kas keluar
dibuat atas dasar dokumen pendukung yang andal.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis tertarik untuk
meneliti sistem penggajian pada Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian
Setda Kota Surakarta) dengan mengambil tugas akhir yang berjudul
“EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA PEMKOT SURAKARTA (BAGIAN PEREKONOMIAN SETDA KOTA SURAKARTA)”.
F. PERUMUSAN MASALAH
Dalam menyusun tugas akhir penulis mengemukakan perumusan
masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem penggajian yang diterapkan Pemkot Surakarta (Bagian
(42)
commit to user
2. Apakah sistem akuntansi penggajian sudah diterapkan dengan baik dalam proses penggajian PNS pada Pemerintah Kota Surakarta (Bagian Perekonomian Sekretariat Daerah Surakarta)?
G. TUJUAN PENELITIAN
Berdasarkan latar belakang penelitian dan perumusan masalah yang telah diuraikan di atas, maka tujuan penelitian adalah untuk mengetahui penerapan sistem penggajian Pegawai Negeri Sipil pada Pemerintah Kota Surakarta (Bagian Perekonomian SETDA Surakarta).
H. MANFAAT PENELITIAN
Manfaat yang dapat diperoleh dari penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut ini.
1. Manfaat teoritis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat untuk menambah pemahaman mengenai sistem penggajian serta sebagai referensi bagi peneliti selanjutnya yang mengadakan penelitian lebih lanjut dengan topik yang sama.
2. Manfaat praktis a. Bagi pemerintah
Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan evaluasi sistem penggajian Pegawai Negeri Sipil dalam Pemerintahan.
b. Bagi peneliti
Dapat digunakan sebagai wacana dan sarana pembanding antara teori yang diperoleh selama di bangku kuliah dengan keadaan sebenarnya.
(43)
commit to user
30
BAB II
LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. LANDASAN TEORI
1. Pengertian Sistem dan Prosedur
a. Pengertian Sistem
Sistem menurut Mulyadi (2001: 5) adalah jaringan prosedur yang
dibuat menurut pola tertentu untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan. Menurut Harnanto (1987: 391) sistem adalah suatu
kerangka dari prosedur-prosedur yang diintregasikan dan diciptakan
untuk dapat mengikuti, mencatat, dan mengawasi pelaksanaan
kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan salah satu bidang
akuntansi dalam suatu perusahaan. Menurut Jogiyanto (2000: 29)
sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang berkaitan
secara fungsional dan mempunyai tujuan bersama yang sama.
Berdasarkan definisi tentang sistem diatas, dapat ditarik kesimpulan
bahwa sistem adalah serangkaian unsur yang saling berkaitan, yang
berfungsi secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu
guna menangani kegiatan perusahaan yang sifatnya berulang-ulang
atau rutin.
b. Pengertian Prosedur
Prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk
(44)
berulang-commit to user
ulang (Mulyadi, 2001: 5). Menurut Harnanto ( 1987: 391) prosedur
adalah meliputi semua tahap atau langkah (proses atau operasi) yang
diperlukan dalam pelaksanaan terhadap suatu bagian dari suatu sistem.
Menurut Jogiyanto (2000: 29) prosedur adalah suatu kelompok
kegiatan administrasi dan yang berhubungan erat yang merupakan sub
fungsi dari suatu sistem, seperti sistem penjualan kas, dan sebagainya.
Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur
merupakan suatu urutan kegiatan klerikal yang terdiri dari menulis,
menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih,
memindah, dan membandingkan.
2. Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir,
catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan menurut Howard F.
Steffler dalam Baridwan (1990: 3) sistem akuntansi adalah
formulir-formulir, buku-buku catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang
digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan usaha suatu
perusahaan dan menghasilkan suatu bentuk laporan-laporan yang
diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi
pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan
lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi suatu
(45)
commit to user
yang terdiri dari kegiatan manusia yang menjalankan
kegiatan-kegiatan tersebut, alat-alat dan jaringan dokumen, catatan-catatan dan
laporan-laporan yang ada dalam suatu organisasi guna menyajikan suatu
informasi keuangan bagi pihak-pihak yang berkepentingan terutama
pengelola perusahaan.
Berdasarkan penjelasan mengenai sistem akuntansi diatas dapat ditarik
kesimpulan bahwa sistem akuntansi adalah suatu formulir, buku catatan,
prosedur, alat-alat yang digunakan untuk kepentingan kegiatan suatu
perusahaan yang menghasilkan suatu laporan yang dibutuhkan oleh pihak
yang memerlukan.
Menurut Mulyadi (2001: 3-5) unsur-unsur yang terdapat dalam sistem
akuntansi adalah sebagai berikut ini:
a) Formulir
Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen.
b) Jurnal
Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,
mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
Sumber dari pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.
c) Buku Besar (General Ledger)
Terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data
(46)
Rekening-commit to user
rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur
informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
d) Buku Pembantu
Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang
merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam
buku besar.
e) Laporan
Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat
berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan
harga pokok produksi, laporan harga pokok barang yang terjual,
laporan biaya pemasaran, dan daftar umur piutang.
3. Sistem Akuntansi Pemerintahan
a. Sistem Akuntansi Pemerintahan Indonesia
Akuntansi pemerintahan di Indonesia yang berlaku hingga saat ini
dikenal dengan istilah pembukuan anggaran. Pada masa pemerintahan
penjajahan Belanda yang baru berakhir sekitar 60 tahun yang lalu,
dikenal serangkaian pengetahuan tata buku dengan berbagai variasi.
Rangkaian tata buku tersebut dikenal sebagai tata buku tunggal, tata
buku berpasangan, tata buku kameral, tata buku lanjutan/pabrik, dan
Administrasi Perusahaan Modern (APM).
Khusus mengenai tata buku kameral secara ringkas dapat dijelaskan
(47)
commit to user
1) Tata buku kameral digunakan oleh badan-badan non profit yang
berlandaskan atas anggaran belanja termasuk badan-badan
pemerintahan.
2) Buku-buku yang digunakan terdiri dari:
a) Buku kas/bank biasa/tabelaris, berbentuk skontro. Sisi debit
(kiri) digunakan untuk penerimaan tunai dan sekaligus
mencatat sumber/jenis/mata anggaran yang bersangkutan. Sisi
kredit (kanan) digunakan untuk mencatat pembayaran tunai dan
sekaligus mencatat jenis/mata anggarannya.
b) Buku jenis/mata anggaran, berbentuk daftar untuk setiap
jenis/mata anggaran yang ditetapkan untuk satu tahun ditulis
dibelakang nomor dan nama jenis/mata anggaran sebagai
heading.
3) Secara periodik dan di akhir tahun anggaran dibuatlah rekapitulasi
(ikhtisar) dari buku jenis/mata anggaran tersebut.
4) Pada akhir tahun juga disusun: neraca, daftar lebih atau kurang
anggaran dan realisasi, dan daftar hasil/tanggungan (semacam
rugi/laba).
5) Semua pembukuan bersifat tunai, jadi menggunakan cash basis.
Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa pada dasarnya
akuntansi pemerintahan di Indonesia didasarkan atas tatacara sebagai
(48)
commit to user
1) Pembukuan kameral.
2) Menggunakan cash basis of accounting.
Kebaikan dari sistem ini adalah penatausahaan yang sederhana dan
mudah dilaksanakan, serta pendapatan dan belanja bersifat sangat
realistis, karena semua bersifat tunai.
b. Karakteristik organisasi publik (pemerintah)
Beberapa karakteristik dari organisasi publik (pemerintah) yang
bersifat nonprofit adalah sebagai berikut:
1) Organisasi nonprofit tidak mempunyai motif mencari laba atau
dengan kata lain motif mendapatkan keuntungan bukanlah tujuan
utama bagi organisasi jenis ini.
2) Organisasi nonprofit ini dimiliki secara kolektif, artinya adalah hak
pemilikan tidak ditujukan oleh saham yang dapat dimiliki secara
perseorangan yang dapat dijualbelikan.
3) Pihak-pihak yang memberikan sumber keuangan kepada organisasi
nonprofit ini, tidak harus menerima imbalan langsung, baik berupa
barang, uang, atau jasa.
c. Sumber dana
Pemerintah dalam memperoleh sumber dana mempunyai keunikan,
karena dapat memaksa adanya sumbangan dana (kontribusi dana) dari
masyarakat yang antara lain dapat berbentuk pajak atau
(49)
commit to user
4. Sistem Pengendalian Intern
Perlu adanya suatu struktur pengendalian intern yang baik dalam suatu
organisasi agar mampu mengolah data dan informasi yang diperoleh
menjadi laporan keuangan yang bermanfaat bagi pengguna baik dari dalam
maupun dari luar perusahaan, untuk menghindari adanya risiko yang
begitu besar dalam pengumpulan data dan informasi. Hal ini yang
dilakukan pihak manajemen, sehingga dapat menghasilkan laporan
keuangan yang berkualitas. Sistem pengendalian intern meliputi struktur
organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen.
a. Pengertian sistem pengendalian intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen, Mulyadi (2001: 163).
b. Tujuan sistem pengendalian intern
Dari definisi tersebut pengendalian intern menekankan pada tujuan
yang hendak dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk
sistem tersebut.
(50)
commit to user
1)Menjaga kekayaan organisasi.
2)Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3)Mendorong efisiensi.
4)Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
c. Unsur-unsur sistem pengendalian intern
Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam
organisasi didasarkan pada beberapa prinsip-prinsip:
a) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan
dari fungsi akuntansi.
Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan suatu kegiatan, setiap kegiatan dalam
perusahaan memerlukan otorisasi dari manager fungsi yang
memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang
untuk menyimpan aktiva perusahaan.Fungsi akuntansi adalah
fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa
keuangan perusahaan.
b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
(51)
commit to user
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan
dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar
otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui
terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi
harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk
mengotorisasi atas terlaksananya setiap transaksi, misal dalam
penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna
nengawasi pelaksanaan otorisasi.
3) Praktik yang sehat untuk melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Pada umumnya ada beberapa cara yang dilakukan perusahaan
untuk menciptakan praktik yang sehat, cara-cara tersebut adalah:
a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang
penggunaannya harus dipertanggung jawabkan oleh fungsi
yang berwenang.
b) Pemeriksaan mendadak (surprised audit), hal ini dilakukan untuk mendorong agar karyawan melaksanakan tugasnya
sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
c) Setiap transaksi tidak boleh dari awal sampai akhir
(52)
commit to user
d) Perputaran jabatan (job rotation) dilakukan secara rutin agar dapat menjaga indepensi pejabat dalam melaksanakan
tugasnya.
e) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f) Secara periodik dilakukan pencocokan fisik kekayaannya
dengan catatannya.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Dalam struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan, serta berbagai cara untuk mendorong praktik yang
sehat semua tergantung pada manusianya. Untuk itu dalam sistem
pengendalian suatu perusahaan diperlukan karyawan yang
kompeten dan jujur. Untuk mendapatkan karyawan yang
kompeten dan dapat dipercaya, ada banyak cara yang dapat
dilakukan oleh perusahaan seperti:
a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang
dituntut oleh pekerjaannya. Disini pihak manajemen harus
mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan
menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon
karyawan.
b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi
karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan
(53)
commit to user
5. Sistem Penggajian
Sistem penggajian adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut
suatu pola yang terorganisasi atau terpadu untuk melaksanakan suatu
kegiatan pembayaran atau kompensasi atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan yang meliputi pencatatan, penyiapan, sampai
dengan pembayaran gaji. Proses penggajian meliputi pengurangan pajak,
potongan tertentu, laporan kepada pemerintah, dan persyaratan untuk
kepegawaian lainnya.
Pengertian gaji menurut Mulyadi (2001:373) adalah merupakan
pembayaran pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh
karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan tidak berdasarkan
hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh
karyawan.
Gaji bersih atau penghasilan bersih adalah keseluruhan jumlah uang yang
diterima oleh karyawan, yaitu jumlah gaji pokok ditambah dengan segala
macam tunjangan dalam bentuk uang (misalnya tunjangan transportasi,
uang makan), dan telah dikurangi dengan kewajiban-kewajiban yang harus
dibayar oleh karyawan yang bersangkutan (misalnya pajak penghasilan).
B. ANALISIS DAN PEMBAHASAN
1. Pembahasan Sistem Akuntansi Penggajian pada Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta)
(54)
commit to user
Sistem penggajian adalah sistem yang digunakan untuk menangani
transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan.
Formula yang dipakai untuk menentukan besarnya gaji bersih yang
diterima PNS adalah sebagai berikut ini.
GAJI BERSIH = GAJI KOTOR – POTONGAN
GAJI KOTOR = GAJI POKOK + TUNJANGAN
*Potongan: PPh pasal 21, Taperum, Askes,dan IWP.
*Tunjangan: tunjangan fungsional, tunjangan struktural, tunjangan umum,
tunjangan beras, tunjangan PPh 21, tunjangan istri atau suami, tunjangan
anak, tunjangan askes.
Unsur-unsur yang mempengaruhi pembayaran gaji adalah sebagai berikut
ini:
a. Gaji pokok
Gaji pokok adalah gaji yang sudah ditetapkan oleh pemerintah pusat.
Gaji pokok disesuaikan dengan pangkat atau golongan yang
disandang oleh pegawai. Semakin tinggi pangkat atau golongan yang
disandang maka akan semakin tinggi pula gaji yang dibayarkan.
b. Tunjangan
Tunjangan yang diberikan kepada karyawan karena
kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan dan diatur dalam peraturan presiden.
Macam-macam tunjangan yang terdapat dalam sistem penggajian
Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta)
(55)
commit to user
1)Tunjangan fungsional
Dasar hukum dari tunjangan ini adalah peraturan presiden
republik Indonesia nomor 47 tahun 2006.
Golongan 3 : Rp 185.000,00
Golongan 2 : Rp 180.000,00
Golongan 1 : Rp 180.000,00
2)Tunjangan struktural
Dasar hukum dari tunjangan ini adalah peraturan presiden
republik indonesia nomor 3 tahun 2006. Macam tunjangan
struktural adalah sebagai berikut ini:
Tunjangan Jabatan Struktural Tabel II.1
No Eselon
1 II A
2 III A
3 IV A
Eselon 2, yaitu Kepala Bagian: Rp 440.000,00
Eselon 3, yaitu Kasubag: Rp 490.000,00
Eselon 4, yaitu Kasi (IVA) : Rp 540.000,00
3)Tunjangan umum
4)Tunjangan beras
Tunjangan beras sebesar Rp 42.300/kg X 10
5)Tunjangan PPH 21 atau khusus yaitu 5% dari gaji pokok
6)Tunjangan istri/suami
(56)
commit to user
7)Tunjangan anak
Tunjangan anak dihitung dengan gaji pokok X 5%
8)Tunjangan askes
c. Potongan
Unsur-unsur yang ada dalam potongan gaji terdiri atas:
1) PPH 21
2) TAPERUM
TAPERUM adalah suatu potongan yang digunakan untuk
tabungan pembelian kredit perumahan.
Golongan 4 : Rp 10.000,00
Golongan 3 : Rp 7.000,00
Golongan 2 : Rp 5.000,00
3) ASKES yaitu 2% dari gaji pokok.
4) IWP (Iuran Wajib Pegawai) yaitu 10% dari gaji pokok.
Pembahasan sistem penggajian yang diterapkan pada Pemkot Surakarta
(Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta) adalah sebagai berikut.
1. Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian:
a. Fungsi kepegawaian
Pada Pemkot Surakarta, yang menjadi fungsi kepegawaian adalah
bagian kepegawaian yang mempunyai tugas mencari pegawai
baru, menyeleksi calon pegawai, memutuskan penempatan
pegawai baru. Sedangkan Kepala Sekretariat Daerah mempunyai
(57)
commit to user
kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan
pemberhentian karyawan.
b.Fungsi pencatat waktu hadir
Pada Pemkot Surakarta, yang menjadi fungsi pencatat waktu
hadir adalah bagian pencatat waktu hadir atau disebut dengan
sekretaris. Fungsi pencatat waktu hadir berupa kartu pencatat
waktu hadir yang ditandatangani pada saat apel pagi (masuk
kantor) dan pada saat apel sore (pulang kantor). Kartu hadir
kemudian diserahkan kebagian kepegawaian untuk membuat
buku absensi atau rekap kehadiran pegawai. Kartu absensi
terdapat dua rangkap, yang pertama untuk syarat penggajian dan
yang kedua untuk arsip permanen. Bagi karyawan yang tidak
masuk kantor ataupun ijin sakit, tidak akan mempengaruhi gaji
mereka, karena mereka selalu dibayar penuh oleh pemerintahan
kota Surakarta perbulan. Kepala Sekretariat Daerah hanya
memberikan teguran bagi mereka yang sering absen, dan tidak
ada sanksi tegas untuk mereka yang sering tidak masuk kerja.
c.Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Pada Pemkot Surakarta, yang menjadi fungsi pembuat daftar gaji
adalah bagian pembukuan gaji. Fungsi pembuat daftar gaji
bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi
(58)
commit to user
potongan yang menjadi beban setiap pegawai selama waktu
pembayaran gaji.
d.Fungsi keuangan
Pada Pemkot Surakarta, yang menjadi fungsi keuangan adalah
bagian pengguna anggaran atau bagian umum. Fungsi ini
bertanggung jawab untuk mencairkan SP2D gaji melalui bank
yang sudah ditunjuk pemerintah daerah. Dalam hal ini, bank yang
telah ditunjuk adalah BPD Jateng.
e.Fungsi Akuntansi
Pada Pemkot Surakarta, yang menjadi fungsi akuntansi adalah
bagian pembuat daftar gaji. Fungsi ini bertanggung jawab
mencatat pembayaran gaji pegawai, beserta rincian tunjangan dan
potongan pegawai.
2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian:
a. Dokumen yang digunakan sebagai persyaratan penggajian Pegawai
Negeri Sipil (PNS):
1) Surat keputusan Pegawai Negeri Sipil (PNS)
2) Surat keterangan keluarga
3) Akte nikah bagi yang sudah berkeluarga
b. Dokumen yang digunakan sebagai persyaratan pendukung
(Dokumen Pendukung) perubahan gaji PNS:
1) Surat keputusan berkala bagi PNS
(59)
commit to user
3) Surat keterangan perubahan keluarga bagi PNS yang ada
penambahan atau pengurangan jiwa
4) Surat keputusan pengangkatan dalam jabatan struktural dan
jabatan fungsional
5) Surat pernyataan melakukan tugas dalam jabatan struktural
maupun jabatan fungsional
6) Surat Penyediaan Dana (SPD)
7) Surat Permohonan Pembayaran (SPP) gaji
8) Surat Perintah Membayar (SPM)
9) Surat Perintah Pencairan Dana (SPD)
c. Kartu jam hadir
Pada Pemkot Surakarta, dokumen ini digunakan oleh fungsi
pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap pegawai. Catatan
jam hadir pegawai berupa kartu absensi rangkap dua, yang
ditandatangani oleh pegawai saat apel pagi (masuk kantor) dan
pada saat apel sore (pulang kantor).
d. Daftar gaji
Pada Pemkot Surakarta, dokumen ini berisi gaji pokok pegawai
yang dikurangi dengan potongan beras, PPh pasal 21, Askes,
Taperum (sewa hutang rumah), dan ditambah dengan berbagai
tunjangan diantaranya tunjangan suami atau istri, tunjangan anak,
tunjangan struktural, tunjangan fungsional, tunjangan beras, PPh
(60)
commit to user
e. Rekap Daftar Gaji
Pada Pemkot Surakarta, dokumen ini merupakan ringkasan gaji
per golongan yang dibuat berdasarkan daftar gaji, yang
diantaranya terdapat jumlah kotor bulan ini dan jumlah kotor
bulan lalu.
f. Amplop gaji
Pada Pemkot Surakarta, uang gaji para pegawai diserahkan
kepada setiap pegawai dalam amplop gaji. Pemkot surakarta
belum memakai transfer rekening sebagai pemberian gaji, dan
masih dalam tahap rencana untuk pemberian gaji melalui transfer
rekening.
g. Bukti Kas Keluar
Pada Pemkot Surakarta, bukti kas keluar merupakan perintah
pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada
fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang
diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan telah mendapat
persetujuan dari kepala bagian.
3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian Pemkot
Surakarta, yaitu kartu penghasilan pegawai.
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongan yang diterima oleh setiap pegawai. Selain itu, kartu
(61)
commit to user
dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh pegawai yang
bersangkutan.
4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian:
a.Prosedur pencatatan waktu hadir (fungsi kepegawaian):
1) Merekap dan mengecek daftar pegawai.
2) Berdasarkan daftar hadir pegawai tersebut, bagian
kepegawaian membuat buku absensi rangkap dua.
3) Merekapitulasi gaji karyawan sesuai dengan golongan
masing-masing sesuai dengan SK (Surat Keputusan).
4) Mengirimkan buku absensi lembar pertama dan hasil
rekapitulasi penghasilan karyawan ke bagian pembuat daftar
gaji.
5) Mengarsipkan buku absensi lembar ke dua secara permanen
berdasarkan tanggal.
b.Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah (fungsi pembuat daftar
gaji):
1) Menerima buku absensi lembar pertama dan hasil rekapitulasi
penghasilan pegawai dari bagian kepegawaian.
2) Berdasarkan buku absensi, pembuat daftar gaji kemudian
menghitung gaji bersih pegawai, lalu membuat SPP (Surat
Permintaan Pembayaran) gaji rangkap dua dan SPM (Surat
(62)
commit to user
perubahan, SPJ (Surat Pertanggung Jawaban), dan amplop
gaji. SPJ tersebut biasanya dibuat tanggal 10 bulan
sebelumnya.
3) Mengirimkan buku absensi lembar pertama, SPP (Surat
Permintaan Pembayaran) gaji lembar kedua, SPM lembar
kedua, M1 (Mutasi Gaji), dan SPJ (Surat Pertanggung
Jawaban) yang sudah diotorisasi oleh pejabat yang
bersangkutan ke bendahara umum pemegang kas daerah dinas
pendapatan pengelolaan keuangan dan aset.
4) Mengirimkan SPP (Surat Permintaan Pembayaran) lembar
ketiga dan SPM (Surat Perintah Membayar) gaji lembar
pertama dan amplop gaji ke bendahara pengeluaran Pemkot
Surakarta (Setda Kota Surakarta).
5) Mengarsipkan SPP (Surat Permintaan Pembayaran) gaji
lembar pertama dan SPM (Surat Perintah Membayar) lembar
ketiga dan hasil rekapitulasi secara permanen berdasarkan
tanggal.
c.Prosedur distribusi biaya gaji (fungsi akuntansi):
1) Menerima buku absensi lembar pertama, SPP (Surat
Permintaan Pembayaran) gaji lembar kedua dan SPM (Surat
Perintah Membayar) lembar kedua, M1 (Mutasi Gaji), dan
SPJ (Surat Pertanggung Jawaban) dari bagian pembuat daftar
(63)
commit to user
2) Meneliti dan mengecek ulang dokumen-dokumen yang
diterima dari bagian pembuat daftar gaji.
3) Berdasarkan dari dokumen-dokumen yang diterima dari
bagian pembuat daftar gaji, kemudian bagian bendahara
umum pemegang kas daerah membuat SP2D (Surat Perintah
Pencairan Dana) rangkap dua. Dokumen ini diotorisasi oleh
Kepala Sekretariat Daerah.
4) Mengirimkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) lembar
pertama ke bendahara pengeluaran Pemkot Surakarta (Setda
Kota Surakarta).
5) Mengarsipkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) lembar
kedua, SPM lembar kedua, buku absensi lembar pertama, SPP
(Surat Permintaan Pembayaran) lembar kedua, M1 (Mutasi
Gaji), dan SPJ (Surat Pertanggung Jawaban) secara permanen
berdasarkan tanggal.
d.Prosedur pembayaran gaji (fungsi keuangan)
1) Menerima SPP (Surat Pemintaan Pembayaran) gaji lembar
ketiga dan SPM (Surat Perintah Membayar) lembar pertama
dan amplop gaji dari bagian pembuat daftar gaji.
2) Menerima SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) gaji lembar
(64)
commit to user
3) Mencairkan SP2D gaji melalui bank yang sudah ditunjuk
pemerintah daerah. Dalam hal ini, bank yang telah ditunjuk
adalah BPD Jateng.
4) Memasukkan uang gaji pegawai ke dalam amplop. Kemudian
membagikan kepada pegawai berdasarkan SPP (Surat
Permintaan Pembayaran) gaji.
2. Pembahasan Sistem Akuntansi Penggajian Menurut Teori
Sistem akuntansi penggajian dirancang untuk menangani transaksi
perhitungan gaji dan pembayarannyayang terdiri dari jaringan prosedur,
fungsi-fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, dan catatan
akuntansi. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa
yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan,
sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa
yang dilakukan oleh karyawan pelaksana.
a. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian
adalah sebagai berikut:
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.
Pencatatan waktu ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu
dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor
administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir ini
(65)
commit to user
berguna untuk mengetahui kehadiran jumlah kerja lembur
karyawan.
2) Prosedur pembuatan daftar gaji
Pada prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji
adalah surat-surat mengenai keputusan pengangkatan karyawan
baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan
pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
3) Prosedur pembayaran gaji
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi
keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas
kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.
Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank
dan memasukkan uang ke amplop gaji.
4) Prosedur distribusi biaya gaji
Pada prosedur distribusi gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen-departemen yang menikmati tenaga kerja.
Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian
biaya.
b. Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah
sebagai berikut ini:
(1)
commit to user
5. Prosedur penentuan dan pembayaran gaji PNS Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta) sudah dilaksanakan dengan baik, dengan pembayaran gaji dilaksanakan tiap tanggal 1 awal bulan.
B. Kelemahan
1. Fungsi pencatatan waktu hadir dalam Pemkot Surakarta tidak bisa dipertanggungjawabkan penggunaannya dalam waktu hadir pegawai. Penggunaan data jam hadir tidak ada pengawasan oleh fungsi pencatat waktu yang bertugas mengawasi karyawan yang benar-benar hadir. Dengan demikian, prestasi kinerja pegawai tidak dapat dicapai karena aktivitas pegawai tidak dapat diukur. Padahal mereka tetap mendapatkan gaji bulanan yang penuh. Kepala Sekretariat Daerah hanya memberikan sebuah teguran bagi mereka yang sering bolos kerja, dan tidak ada sanksi tegas.
2. Rekapan gaji pegawai yang diberikan oleh fungsi pembuat daftar gaji tidak
diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi, karena fungsi pembuat
daftar gaji dan fungsi akuntansi pada Pemkot Surakarta belum dipisahkan. Sehingga tidak ada fungsi lain yang menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang andal.
3. Pada pemkot Surakarta tidak menggunakan dokumen surat pernyataan gaji, yang seharusnya dipakai sebagai catatan bagi setiap pegawai mengenai rincian gaji yang diterima setiap pegawai beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. Rincian gaji hanya
(2)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
68
terdapat dalam daftar pembayaran gaji, dan terdapat semua nama pegawai yang tidak dipisahkan masing-masing pegawainya.
4. Pada Pemkot Surakarta tidak menggunakan jurnal umum dan kartu biaya yang berfungsi untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen.
5. Pada Pemkot Surakarta tidak dibuat flowchart atau bagan alir yang menjelaskan urutan sistem dan prosedur penggajian.
6. Prosedur pembuatan daftar gaji dan prosedur pembayaran gaji masih dilaksanakan oleh satu fungsi yang sama. Hal ini berarti terjadi perangkapan tugas oleh satu fungsi, dan berakibat kurangnnya keandalan data gaji yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan karena tidak diotorisasi oleh pihak lain yang berwenang.
(3)
commit to user
69
BAB IV
PENUTUP
Berdasarkan kelebihan dan kelemahan yang telah diuraikan, maka dapat ditarik kesimpulan dan saran-saran dari penulis agar dapat dipergunakan sebagai bahan masukan dalam menciptakan sistem penggajian yang baik di Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta).
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian tertulis dari bab-bab sebelumnya, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa sistem penggajian di Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta) dinilai sudah cukup baik. Hal ini dapat tercermin dari adanya hal-hal sebagai berikut:
1. Setiap pegawai yang namanya tercantum dalam daftar gaji, harus memiliki Surat Keputusan CPNS atau PNS yang ditandatangani oleh Kepala Sekretariat Daerah, untuk menghindari terjadinya pembayaran gaji kepada orang yang tidak berhak menerimanya.
2. Setiap perubahan gaji karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, dan tambahan keluarga telah didasarkan pada surat keputusan dari Kepala Sekretariat Daerah agar menjamin keandalan data gaji.
3. Setiap potongan gaji maupun tunjangan gaji, selalu didasarkan pada surat potongan dan tunjangan yang telah diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. 4. Dokumen sumber dan dokumen pendukung sudah menggunakan nomor
urut tercetak sehingga dapat digunakan untuk mendukung pengendalian, apabila terjadi dokumen atau formulir yang hilang dan dapat digunakan
(4)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
70
untuk mencari dokumen atau formulir yang hilang tersebut apabila akan digunakan.
5. Prosedur penentuan dan pembayaran gaji PNS Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta) sudah dilaksanakan dengan baik, dengan pembayaran gaji dilaksanakan tiap tanggal 1 awal bulan.
6. Fungsi pencatatan waktu hadir dalam Pemkot Surakarta tidak bisa dipertanggungjawabkan penggunaannya dalam waktu hadir pegawai. Penggunaan data jam hadir tidak ada pengawasan oleh fungsi pencatat waktu yang bertugas mengawasi karyawan yang benar-benar hadir. Dengan demikian, prestasi kinerja pegawai tidak dapat dicapai karena aktivitas pegawai tidak dapat diukur. Padahal mereka tetap mendapatkan gaji bulanan yang penuh. Kepala Sekretariat Daerah hanya memberikan sebuah teguran bagi mereka yang sering bolos kerja, dan tidak ada sanksi tegas.
7. Rekapan gaji pegawai yang diberikan oleh fungsi pembuat daftar gaji tidak
diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi, karena fungsi pembuat
daftar gaji dan fungsi akuntansi pada Pemkot Surakarta belum dipisahkan. Sehingga tidak ada fungsi lain yang menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang andal.
8. Pada pemkot Surakarta tidak menggunakan dokumen surat pernyataan gaji, yang seharusnya dipakai sebagai catatan bagi setiap pegawai mengenai rincian gaji yang diterima setiap pegawai beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. Rincian gaji hanya
(5)
commit to user
terdapat dalam daftar pembayaran gaji, dan terdapat semua nama pegawai yang tidak dipisahkan masing-masing pegawainya.
9. Pada Pemkot Surakarta tidak menggunakan jurnal umum dan kartu biaya yang berfungsi untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen.
10. Pada Pemkot Surakarta tidak dibuat flowchart atau bagan alir yang menjelaskan urutan sistem dan prosedur penggajian.
11. Prosedur pembuatan daftar gaji dan prosedur pembayaran gaji masih dilaksanakan oleh satu fungsi yang sama. Hal ini berarti terjadi perangkapan tugas oleh satu fungsi, dan berakibat kurangnnya keandalan data gaji yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan karena tidak diotorisasi oleh pihak lain yang berwenang.
B. Saran
Dari hasil temuan penulis menemukan beberapa kelemahan dalam sistem panggajian PNS Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta), maka dari itu penulis mencoba memberikan masukan-masukan untuk meningkatkan mutu pelayanan masyarakat agar lebih baik.
Adapun saran-saran yang dapat penulis berikan untuk lebih meningkatkan mutu pelayanan pada Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta) adalah sebagai berikut:
1. Pencatatan waktu hadir sebaiknya ada pengawasan oleh fungsi lain yang bertugas mengawasi karyawan yang benar-benar hadir. Dengan demikian, prestasi kinerja pegawai dapat dicapai karena aktivitas pegawai dapat
(6)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
72
diukur dan dimonitor oleh fungsi lain tersebut. Perlu diadakan pemeriksaan mendadak terhadap kinerja pegawai. Pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan sebelumnya dan jadwal tidak teratur. Hal ini mendorong karyawan untuk melaksanakan tugasnya sesuai peraturan yang telah ditetapkan.
2. Fungsi akuntansi dan fungsi pembuat daftar gaji sebaiknya dipisahkan agar menjamin bukti kas keluar dan menghasilkan dokumen pendukung yang andal.
3. Sistem penggajian pada Pemkot Surakarta sebaiknya menggunakan dokumen surat pernyataan gaji, yang berguna sebagai catatan bagi setiap pegawai mengenai rincian gaji yang diterima setiap pegawai beserta berbagai potongan dan tunjangan.
4. Pada Pemkot Surakarta sebaiknya menggunakan jurnal umum dan kartu biaya yang berfungsi untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen.
5. Pada Pemkot Surakarta sebaiknya dibuat flowchart atau bagan alir yang menjelaskan urutan sistem dan prosedur penggajian, karena bagan alir atau
flowchart berfungsi untuk memperjelas dan menggambarkan pelaksanaan
sistem dan prosedur yang dilaksanakan pada Pemkot Surakarta.
6. Prosedur pembuatan daftar gaji dan prosedur pembayaran gaji sebaiknya dilaksanakan oleh fungsi yang berbeda, agar tidak terjadi perangkapan tugas oleh satu fungsi, yang berakibat kurangnnya keandalan data gaji yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan karena tidak diotorisasi oleh pihak lain yang berwenang.