Metode Analisa Data Jadwal dan Lokasi Penelitian Analisis Hasil Penelitian I. Struktur Organisasi Perusahaan

C. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data menggunakan beberapa cara, yaitu : a. Teknik Wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait dengan pokok permasalahan untuk mendapatkan keterangan yang dibutuhkan khususnya bagian piutang. b. Teknik Observasi, dilakukan dengan cara mengamati langsung terhadap objek yang akan diteliti, dalam hal ini PT. SUCOFINDO Persero Cabang Medan.

D. Metode Analisa Data

Metode analisa data yang digunakan adalah metode deskriptif, yaitu mengumpulkan, menyusun, mengklasifikasikan, menginterprestasikan dan menganalisa data untuk memberikan gambaran dan jawaban yang jelas dan akurat dari perumusan masalah dan kemudian melakukan perbandingan terhadap teori- teori yang ada hubungannya dengan masalah yang dibahas untuk kemudian membuat kesimpulan dan saran-saran yang dipandang penting.

E. Jadwal dan Lokasi Penelitian

Penelitian dilakukan mulai pada bulan Oktober 2008 sampai dengan selesainya skripsi ini. Selain itu penelitian dilakukan di PT. SUPERITENDING COMPANY INDONESIA Persero Medan, yang disingkat PT. SUCOFINDO Persero Medan di Jl. Jend. Gatot Subroto KM. 5,5 No. 105 Medan Universitas Sumatera Utara BAB IV ANALISIS DAN HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian I. Gambaran Umum PT. SUCOFINDO Persero Cabang Medan

a. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Superintending Indonesia Sucofindo adalah Badan Usaha Milik Negara BUMN dalam lingkungan departemen perdagangan yang menyelenggarakan jasa surveyor dalam rangka pengadaan stok nasional, pengawasan kualitas dan kuantitas barang serta membantu terlaksananya ketentuan pemerintah dalam hal tata niaga perdagangan dan industri. Badan usaha milik negara ini merupakan sebuah usaha patungan antara pemerintah RI dan Societe Generale Duserveilance holding S.A SGS Geneva, dimana perbandingan kepemilikan saham pada awal pendirian adalah 50 : 50 , tetapi kini sudah berubah menjadi 95 milik pemerintah RI, dan 5 milik SGS. PT. Sucofindo didirikan dengan Akte Notaris Johan Lumban Tobing di Jakarta no. 42 tanggal 22 Oktober 1956, yang anggaran dasarnya telah diumumkan dalam berita Republik Indonesia No. 293 tahun 1958. Sejak tahun 1957 PT. Sucofindo mulai beroperasi di Medan tetapi kegiatannya dilakukan oleh agen. Seiring dengan perkembangan dunia usaha, maka PT. Sucofindo merasa perlu untuk membuka cabangnya di Medan untuk menggantikan kedudukan agennya. Pada tanggal 15 Maret 1987 didirikanlah PT. Sucofindo cabang Medan untuk menaungi agen di Belawan. Universitas Sumatera Utara PT. Sucofindo melakukan kegiatan usahanya hampir disemua kota pelabuhan dan perdagangan di seluruh Indonesia dimana kantor pusat PT. Sucofindo semula di Jalan Ambon kawasan pelabuhan Tanjung Priok, namun karena bertambahnya volume kegiatan dari waktu ke waktu maka kantor pusat dipindahkan ke Jalan Gunung Sahari No. 64 B Jakarta Pusat, sedangkan kantor di Jalan Ambon digunakan untuk kegiatan operasional saja. Dalam melaksanakan aktivitasnya PT. Sucofindo didukung lebih dari 80 kantor cabang dan perwakilan. Salah satu diantaranya adalah PT. Sucofindo Cabang Madya Medan yang berkedudukan di Jalan Gatot Subroto Km. 5,5 No. 105 Medan 20123, yang dibentuk melalui Surat Keputusan Direksi SKD No. 029ORG1987 pada tanggal 11 Maret 1987. PT. Sucofindo mempunyai lambang berbentuk “Tiga Bola Dunia” dengan gradasi warna dari biru terang ke biru gelap tua dan lambang tersebut memiliki arti : a. Biru tua mengandung arti di daratan b. Biru sedang mengandung arti di lautan c. Biru muda mengandung arti di udara Sehingga secara simbolis logo tersebut memiliki arti bahwa kegiatan usaha PT. Sucofindo meliputi objek yang ada di darat, laut dan udara. Sebagai suatu Badan Usaha Milik Negara BUMN dengan bentuk Persero, maka PT. Sucofindo mengemban misi sebagai berikut : Sebagai suatu badan usaha yang selalu berusaha mengarahkan segala tindakannya untuk menunjang setiap kebijakan pemerintah di bidang ekonomi dan Universitas Sumatera Utara perdagangan, antara lain mencakup masalah efisiensi nasional dan deregulasi atau debirokratisasi. Sebagai suatu badan usaha yang selalu mengusahakan pemupukan dana agar dapat memenuhi kewajiban – kewajiban intern dan ekstern perusahaan di dalam berperan serta untuk mencapai tujuan pengembangan perusahaan dalam masa mendatang. Fungsi dan tugas PT. Sucofindo Persero Cabang Medan pada dasarnya adalah : a. Melakukan pengawasan, pengendalian, pemeliharaan dan pengkajian mengenai kualitas, kuantitas dan kondisi yang berkaitan dengan nilai atau harga komoditi dan objek – objek usaha lainnya. b. Melaksanakan usaha – usaha yang diperlukan untuk menunjang kegiatan tersebut diatas dalam arti yang seluas-luasnya. c. PT. Sucofindo melakukan usahanya hampir diseluruh kota pelabuhan dan perdagangan di seluruh indonesia. Untuk kota-kota perdagangan di luar negeri PT. Sucofindo bekerjasama dengan Societe Generale de Surveillance Holding SA, Geneva.

b. Struktur Organisasi Perusahaan

Adapun uraian tugas dan tanggung jawab secara umum di PT. Sucofindo adalah sebagai berikut :

1. Manager Cabang Branch Manager

Fungsi : Universitas Sumatera Utara a. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pendukung usaha di cabangnya dalam rangka pencapaian sasaran usaha sesuai rencana dan kebijakan yang ditetapkan. b. Melakukan kajian atas potensi-potensi bisnis di wilayahnya Tugas pokok, betanggung jawab atas : 1. Mengkaji potensi bisnis di wilatyahnya bersama Divisi PBK. 2. Melakukan pendekatan dan identifikasi potensi jasa di pemprov pemkab pemkot. 3. Mengatur sarana perusahaan untuk kegiatan Operation Manager, Operation Liasiion Officer dan Account Manager secara efisien. 4. Memfasilitasi rapat koordinasi unit kerja yang ada di wilayahnya. 5. Memperkenalkan perusahaan kepada stakeholder di wilayahnya termasuk company image dan menjadi juru bicara dalam pengkomunikasian perusahaan. 6. Bertindak sebagai wakil manajemen sesuai peraturan perusahaan menjalankan fungsi yang meliputi pengisian perjanjian atau kontrak perizinan dan pengurusan di dalam maupun di luar pengadilan. 7. Bertindak sebagai wakil manajemen dalam penerapan sistem manajemen mutu. 8. Menyususun program kerja dan biaya sesuai dengan lingkup tugasnya. 9. Melaporkan kinerja, hasil identifikasi pengembangan maupun permasalahan di wilayahnya kepada Dirut. Universitas Sumatera Utara 10. Mengatur kunjungan direksi kepada pelanggan strategis utama pada saat Direksi melakukan kunjungan kerja kewilayahannya. 11. Mengkoordinir pengelolaan piutang. 12. Menjamin pelaksanaan program pembinaan dan pengembangan karir Sumber Daya Manusia SDM yang ada dibawahnya. 13. Memberikan masukan kepada Vice President Support Business Unit SBU berkaitan dengan pembinaan Operation Manager, Perwakilan dari Unit Kerja Liasiion Officer dan Account Manager. 14. Mengelola, memonitor dan membina Manager Sub Cabang di bawah koordinasinya.

2. Business Suport Manager Branch

Fungsi : Membantu Branch Manager dalam melaksanakan kebijakan perusahaan di wilayahnya yang berkaitan dengan fungsi pendukung. Tugas pokok, bertanggung jawab atas : 1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan unit kerja yang menjadi tanggung jawabnya di bidang business support yang mencakup bidang keuangan atau akuntansi, legal atau akuntansi, sistem informasi dan bidang sumber daya manusia atau umum untuk menunjang pencapaian sasaran perusahaan. 2. Mengkoordinir dan melaksanakan kebijakan di bidang akuntansi dan keuangan yang meliputi fungsi pencatatan, penagihan, pembayaran dan Universitas Sumatera Utara penyusunan laporan keuangan untuk memastikan tercapainya efisiensi dan efektifitas kerja dalam penerimaan maupun penggunaan sumber dana perusahaan. 3. Mengkoordinir dan melaksanakan kebijakan di bidang pengembangan sumber daya manusia yang meliputi perencanaan dan pengadaan, pengembangan, hubungan industrial kontrak kerja pegawai dan remunerasi maupun kegiatan administrasi sumber daya manusia dengan tepat untuk memastikan tersedianya sumber daya manusia yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan untuk wilayahnya. 4. Mengkoordinir dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan sesuai prosedur untuk menjamin kelancaran operasional perusahaan. 5. Menginventarisir, memelihara dan menyimpan barang-barang yang menjadi kekayaan perusahaan. 6. Memberikan pelayanan umum yakni penyediaan sarana transportasi Surat Perintah Perjalanan Dinas SPPD, tiket dan akomodasi pegawai maupun tamu-tamu perusahaan. 7. Memfasilitasi penerapan jumlah mutu di wilayahnya. 8. Mengkoordinir dalam persiapan laporan bulanan, triwulan, dan tahunan di bidang keuangan, kepegawaian dan bidang umum untuk wilayahnya. 9. Membina dan menjaga hubungan baik dengan pejabat Bank, Client, rekanan atau supplier maupun pemerintah daerah setempat. Universitas Sumatera Utara

3. Manager Sub Cabang Sub Branch Manager

Fungsi : Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pendukung usaha dalam cabangnya dalam rangka pencapaian sasaran usaha sesuai rencana dan kebijakan yang ditetapkan, melakukan kajian atas potensi-potensi bisnnis di wilayahnya. Tugas pokok, bertanggungn jawab atas : 1. Mengkaji potensi bisnis di wilayahnya bersama Divisi Pengembangan Bisnis Korporat PBK. 2. Melakukan pendekatan dan identifikasi potensi jasa di pemprov, pemkab, pemkot. 3. Mengatur sarana perusahaan untuk kegiatan operasi secara efisien. 4. Memfasilitasi rapat koordinasi unit kerja yang ada di wilayahnya. 5. Memperkenalkan perusahaan kepada stakeholder di wilayahnya termasuk company imagedan menjadi juru bicara dalam pengkomunikasian perusahaan. 6. Bertindak sebagai wakil manajemen sesuai peraturan perusahaan untuk menjalankan fungsi yang meliputi pengisian perjanjian atau kontrak, perizinan dan pengurusan di dalam maupun di luar pengadilan. 7. Bertindak sebagai wakil manajemen dalam penerapan sistem manajemen mutu. Universitas Sumatera Utara 8. Menyusun program kerja dan biaya sesuai dengan lingkup tugasnya. 9. Melaporkan kinerja, hasil identifikasi pengembangan maupun permasalahan di wilayahnya kepada manajer cabang. 10.Mengatur kunjungan direksi kepada pelanggan strategis utama pada saat direksi melakukan kunjungan kerja ke wilayahnya. 11.Mengkoordinir pengelolaan piutang. 12.Menjamin pelaksanaan program pembinaan dan pengembangan karir sumber daya manusia yang ada di bawahnya. 13.Memberikan masukan kepada Vice President Support Business Unit berkaitan dengan fungsi operasional.

II. Jenis dan Sumber Piutang

Secara garis besar jenis piutang yang ada pada PT. Sucofindo Persero Cabang Medan terdiri dari : a.Piutang Usaha b.Piutang Lainnya Ad.1. Piutang usaha merupakan piutang yang timbul karena memberikan jasa dalam rangka kegiatan usaha normal perusahaan yang meliputi bidang inspeksi, supervisi, pengkajian, dan pengujian yang independen dengan tekad memenuhi kepuasan pelanggan. Piutang jasa ini bertujuan melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan dan program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, serta pembangunan di bidang jasa superintending, mutu dan teknologi pada Universitas Sumatera Utara khususnya dengan menerapkan prinsip-prinsip perseroan terbatas. Adapun yang menjadi sumber piutang usaha ini terdiri dari : a. Agri meliputi pemeriksaan : a. Jasa minyak nabati dan industri minyak nabati b. Jasa serealia, biji-bijian, ternak dan pakan ternak b. Laboratorium pemeriksaan : 15. Jasa analisa lingkungan 16. Jasa analisa Consumer dan industri 17. Jasa analisa Pertanian 18. Jasa analisa Migas c. INCO Industrial dan Consumers pemeriksaan : 1. Jasa produk konsumen 2. Jasa hasil industri 3. Jasa Consumers Industrial Sucofindo Services CISS d. Rekayasa dan Transportasi RKT 1. Jasa industri Migas 2. Jasa industri Mesin 3. Jasa industri prasarana dan sarana transportasi e. Sektor Mineral 1. Jasa pertambangan batubara f. Sektor Migas 1. Jasa pengilangan minyak bumi dan pengolahan produk kilang g. Sektoral finansial Universitas Sumatera Utara 1. Jasa Bank h. Sektor kehutanan, kelautan dan lingkungan KKL 1. Jasa verifikasi ekspor rotan dan kayu 2. Jasa lingkungan i. Sektor jasa-jasa umum 1. Jasa fumigasi 2. Jasa pest control 3. Jasa konsultasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja K3 Ad.2 Piutang Lain-lain Piutang lain-lain merupakan piutang yang timbul dari transaksi diluar kegiatan usaha normal perusahaan. Piutang lain-lain terdiri dari piutang pegawai

III. Penyajian Piutang di Neraca

PT. Sucofindo Persero Cabang Medan menyajikan piutangnya di neraca dalam bagian aktiva lancar. Piutang disajikan dengan mencantumkan jumlah piutang bersih yang berasal dari piutang usaha dikurangi penyisihan piutang usaha. Selain itu piutang usaha yang belum diinvoicekan juga ditampilkan diikuti dengan piutang lainnya. Universitas Sumatera Utara

IV. Pencatatan Dan Penilaian Piutang a. Pencatatan Piutang

Pencatatan piutang pada PT. SUCOFINDO Persero Cabang Medan berhubungan dengan pengakuan pendapatan. Piutang perusahaan berasal dari jasa dalam rangka kegiatan usaha normal perusahaan yang meliputi bidang inspeksi, supervisi, pengkajian, dan pengujian yang independen serta pembangunan di bidang jasa superintending, mutu dan teknologi. Penjualan jasa yang dilakukan secara kredit dimana pendapatan dari jasa tersebut diakui pada saat jasa tersebut dilakukan atau diakui oleh pemakai jasa dan dibuatkan nota penagihannya. Oleh karena itu piutang dicatat berdasarkan faktur. Penctatan dilakukan oleh bagian akuntansi secara periodik, dalam arti data yang bersal dari faktur dicatat ke system oracle computer, kemudian pada awal bulan berikutnya diadakan rekapitulasi penjualan. Setelah itu dilakukan penjurnalan di komputer ke dalam jurnal penjualan dan kemudian komputer secara otomatis melakukan posting ke dalam buku besar piutang dan buku pembantu piutang setiap pelanggan. Perusahaan mencatat piutang dengan ayat jurnal sebagai berikut : Piutang Usaha xxx Pendapatan Jasa xxx PPN xxx PUBD xxx Piutang Usaha Belum Diinvoicekan Pendapatan Jasa xxx

b. Penilaian Piutang

Universitas Sumatera Utara Dalam hal penilaian piutang, perusahaan melaporkan piutang sebesar nilai yang diharapkan dapat ditagih atau sebesar piutang usaha bruto dikurangi dengan penyisihan piutang usaha. Piutang usaha diakui berdasarkan invoice yang diterbitkan oleh perusahaan. Perusahaan membuat penyisihan berupa cadangan yang diadakan dibentuk untuk mengantisipasi kerugian atas piutang usaha yang diperkirakan tidak tertagih. Pembentukan atau perhitungan cadangan penyisihan piutang usaha dilakukan pada akhir tahun buku dengan metode pendekatan melalui neraca yaitu penentuan besar yang penyisihan piutang dilakukan dengan melihat mendasarkan pada saldo piutang di neraca dengan cara sebagai berikut : Terhadap saldo piutang usaha yang pada akhir tahun buku, umurnya telah melebihi waktu satu tahun sejak tahun penerbitan invoice dibentuk penyisihan piutang usaha dengan perhitungan sebagai berikut : a. Piutang berumur diatas 1 tahun sampai dengan 2 tahun disisihkan sebesar 30 b. Piutang berumur diatas 2 tahun sampai dengan 3 tahun disisihkan sebesar 60 c. Piutang berumur diatas 3 tahun disisihkan sebesar 100 Penyisihan piutang usaha sebesar 100 juga dilakukan terhadap saldo piutang usaha yang belum berumur 3 tahun namun telah dianggap ragu-ragu atau telah diyakini tidak dapat ditagih lagi yaitu : a. Piutang usaha yang telah dinyatakan ragu-ragu melalui surat keputusan direksi atas usulan pimpinan area Support Business Unit SBU yaitu Universitas Sumatera Utara piutang usaha yang dapat dipastikan tidak dapat ditagih lagi karena debitur pailit, meninggal dunia, tidak diketahui alamatmya lagi dan sebagainya. b. Piutang usaha yang penagihannya telah diserahkan kepada Badan Urusan Piutang dan Luar Negeri BUPLN. Penghapusan bukuan piutang usaha pada perusahaan dilakukan berdasarkan Surat Keputusan Direksi setelah usulan penghapus bukuan piutang disetujui oleh Komisaris atau Pemegang Saham RUPS terhadap piutang usaha yang telah dihapus bukukan perusahaan tetap melakukan pencatatan secara “extra comptable”. Dan penerimaan kembali tagihan atas piutang usaha yang telah dihapuskan, dicatat sebagai pendapatan lain-lain diluar perusahaan.

V. Pengawasan Piutang 1. Kebijakan dalam penjualan kredit

Perusahaan menetapkan kebijakan-kebijakan dalam penjualan kredit dengan tujuan untuk mengurangi kerugian yang timbul karena piutang sebagai hasil dari penjualan kredit. Adapun kebijakan dalam penjualan kredit perusahaan adalah sebagai berikut : a. Perusahaan besar, dengan posisi keuangan kuat serta kinerja masa lalu tanpa resiko yaitu batas waktu pembayaran ≤ 30 hari b. Perusahaan besar, dengan posisi keuangan kuat tetapi tanpa kinerja masa lalu yaitu batas waktu pembayaran ≤ 14 hari c. Perusahaan besar, dengan posisi keuangan kuat serta kinerja masa lalu beresiko yaitu batas waktu pembayaran ≤ 7 hari Universitas Sumatera Utara d. Perusahaan kecil atau lemah, dengan kinerja masa lalu tanpa resiko yaitu batas waktu pembayaran ≤ 14 hari e. Perusahaan kecil atau lemah, dengan kinerja masa lalu beresiko yaitu uang muka minimal 50 i. Perorangan tanpa informasi sebelumnya yaitu lunas 100 Dalam pemberian kredit, perusahaan juga melakukan pertimbangan dan penilaian terhadap calon pelanggan. Dengan kata lain, sebelum kredit disetujui terlebih dahulu dilakukan suatu pertimbangan dan penilaian terhadap calon pelanggan yang disebut “Kajian Bisnis”. Dalam kajian bisnis ini, berdasarkan proposal yang diajukan oleh calon pelanggan, perusahaan melakukan analisa mengenai keadaan modal pelanggan. Analisa atau penilaian ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan pelanggan dalam menjalankan usahanya dengan mengetahui modal pelanggan, keuntungan pelanggan, kemudian perusahaan melakukan evaluasi terhadap kajian bisnis tersebut apakah layak untuk diterima atau ditolak. Apabila permohonan pelanggan disetujui, maka dilakukan perjanjian atau kontrak dan sesuai dengan ketentuan maka pelanggan harus menyerahkan jaminan kepada perusahaan berupa bank garansi. Dalam melaksanakan kebijakan dalam penjualan kredit, selain melakukan penilaian terhadap calon pelanggan seperti yang dijelaskan diatas, perusahaan juga melihat catatan masa lalu pelanggan, apakah selama ini pelanggan bersangkutan bermasalah dalam melunasi hutangnya. Universitas Sumatera Utara

2. Prosedur penjualan kredit dan penagihan piutang a. Prosedur Penjualan Kredit

Prosedur penjualan kredit yang akan dibahas secara singkat disini adalah penjualan jasa yang akan menghasilkan piutang usaha yang terdiri dari piutang jasa pemeriksaan agri, laboratorium, industrial dan consumer, rekayasa dan transportasi, sektor mineral, sektor migas, sektor financial, sektor kehutanan, kelautan dan lingkungan, serta jasa-jasa umum. Keseluruhan jasa-jasa yang diberikan kepada perusahaan-perusahaan dalam hal pemeriksaan harus melihat dan mempertimbangkan sejauh mana layak atau tidak untuk diberikan kredit yaitu kredit dalam hal pemeriksaan jasa-jasa tersebut. Adapun syarat-syarat pemberian kredit : 1. Down payment minimal 50 dari total transaksi. 2. Bukti rekening koran 3 bulan terakhir bahwa pelanggan memiliki dana yang cukup untuk pelunasan piutang dalam jangka waktu 58 hari. 3. Surat keterangan sanggup bayar di tanggal jatuh tempo pelunasan piutang dalam jangka waktu 58 hari, untuk itu pelanggan diminta menerbitkan surat sanggup promes yang dijamin oleh bank atau asuransi suretybond. Dalam sisi perusahaan yang akan menggunakan atau yang bekerjasama dengan PT. Sucofindo Persero Cabang Medan harus mengajukan permohonan jasa kredit pemeriksaan. Otorisasi kredit ini merupakan tanggung jawab bagian keuangan. Universitas Sumatera Utara Apabila permohonan jasa pemeriksaan pelanggan disetujui, selanjutnya dilakukan perjanjian kerjasama kontrak. Berdasarkan kontrak ini maka bagian keuangan akan menerbitkan faktur setiap bulannya. Kemudian petugas keuangan menyerahkan copy faktur ke bagian akuntansi. Ini merupakan dasar bagian akuntansipiutang untuk mencatat piutang ke Sistem computer yaitu system oracle.

b. Prosedur Penagihan Piutang

Adapun prosedur penagihan piutang terdiri dari : 1. Bidang Operasi Bidang operasi membuatkan Media Invoice lengkap berisikan data dan perhitungan yaitu : a. Nama Klien b. Alamat Klien c. No. NPWP d. No. Order e. No. Sertifikat Report f. Jenis Pekerjaan g. Tanggal Pelaksanaan Pekerjaan h. Perhitungan TarifFeePPN Media invoice ini harus dilampiri : 1 Sertifikat Report Universitas Sumatera Utara 2 Order Confirmation Surat Konfirmasi Piutang SKP atau korespondensi lainnya yang secara hukum dianggap sudah merupakan ikatan yang syah dalam transaksi jual-beli. 3 Dokumen lainnya jika ada untuk mendukung penagihan. 2. Bidang Keuangan A. Fungsi Penerbitan Invoice Bidang keuangan melakukan verifikasi terhadap Media Invoice yang dikirim oleh Bidang Operasi kemudian diproses untuk menerbitkan : 1 Invoice 2 Kwitansi 3 Faktur Pajak 4 Surat Pengantar Masing-masing Dokumen Penagihan tersebut didistribusikan untuk file dan untuk proses perencanaan penagihan serta untuk bidang Operasi. B. Fungsi Perencanaan Penagihan Fungsi Perencanaan Penagihan melakukan proses perencanaan berdasarkan data posisi piutang dan informasi yang didapat dari ektern maupun intern serta disusun menurut hal-hal sebagai berikut : 1 Umur Piutang 2 Karakteristik pembayaran oleh klien 3 Lokasi atau Urutan Penagihan Universitas Sumatera Utara C. Fungsi Proses Penagihan dan Pelaporan Proses penagihan dan pelaporan melakukan penagihan dan pelaporan atas dasar rencana penagihan yang telah dibuat maka instruksi penagihan disampaikan kepada kolektor. Kolektor setelah melakukan penagihan menyampaikan hasil penagihan dan membuat laporan penagihan. Kemudian dari hasil kegiatan penagihan dapat berupa pembayaran dari klien dalam bentuk berupa uang tunai, cheque, giro ataupun transfer melalui Rekening Bank disetorkan kepada kasir. Dan apabila klien tidak membayar tidak tertagih. Dalam hal ini informasi yang diperoleh dari kolektor mengenai kepastian pelunasan akan dipergunakan untuk membuat rencana penagihan berikutnya. Semua kegiatan maupun informasi yang diperoleh dalam proses penagihan dituangkan dalam laporan penagihan. Dengan laporan penagihan ini dapat dibandingkan antara rencana penagihan dan realisasi penagihan yang belum disampaikan atau belum dilunasi oleh pelanggan. D. Fungsi Monitoring Dalam hal ini setiap laporan Penagihan akan diproses untuk mendapatkan data yang diperlukan untuk membuat laporan Posisi Piutang yang memberikan data jumlah hasil tagihan, sisa tagihan dan umur piutang masing-masing klien atau langganan. Dan apabila klien tidak melunasi piutang dalam jangka waktu yang telah ditentukan, maka akan diberikan Surat Konfirmasi Piutang dan Surat Teguran yang merupakan salah satu komunikasi dengan klien untuk mengingatkan hutang- hutangnya dan permintaan untuk segera melunasinya. Setelah itu, juga diberikan Universitas Sumatera Utara Surat pelimpahan tagihan yang bekerja-sama dengan Badan Urusan Piutang dan Luar Negeri BUPLN untuk tagihan yang sulit dibayar. E. Fungsi Filling Dokumen Fungsi ini bertanggung jawab untuk penyimpanan semua dokumen- dokumen penagihan.

c. Pengendalian Intern atas Piutang

Pengawasan piutang juga dapat dilakukan melalui pelaksanaan pengendalian intern piutang. Untuk menjamin pelaksanaan pengendalian intern yang layak, maka harus ada pemisahan fungsi-fungsi dan tugas-tugas dalam bagian organisasi yang terlibat dalam piutang. Pemisahan tugas dan fungsi ini bertujuan untuk menghindari terjadinya tugas rangkap dimana seseorang atau bagian dalam organisasi memegang dua tugas atau fungsi sekaligus. Dalam hal ini piutang merupakan sumber dana intern yang perlu mendapatkan prioritas pengelolaannya guna menjaga kontinyuitas dan kelancaran usaha perusahaan piutang terkait erat dengan usaha-usaha perusahaan yang merupakan satu rangkaian kegiatan yang tidak terpisahkan yaitu sejak diterimanya order, pelaksanaan di lapangan, penerbitan invoice tagihan sampai dengan pembayaran dari si pemberi order atau pihak ketiga yang berkewajiban untuk membayar. PT. Sucofindo Persero Cabang Medan dalam melaksanakan pemeriksaaan dan pengendalian intern atas piutang dilakukan oleh fungsi-fungsi manajerial dan fungsi-fungsi perusahaan dalam melakukan pekerjaan, yaitu sejak diterimanya Media Invoice, Penerbitan Invoice, Penagihan dan Pelaporan. Universitas Sumatera Utara Dalam pelaksanaannya fungsi-fungsi yang terkait meliputi : a. Penerimaan Media Invoice MI Bagian ini berfungsi menerima seluruh Media Invoice yang diterbitkan oleh bagian atau bidang operasi. Petugas ini bertanggung jawab atas kepastian data dan informasi yang tertera dalam media invoice adalah benar dan siap diproses untuk penerbitan invoice. b. Penerbitan Invoice PI Bagian ini bertugas menerbitkan invoice kepada pelanggan dan bertanggung jawab bahwa invoice yang diterbitkan telah didukung oleh perhitungan dan dokumen yang sah, benar, dan lengkap. c. Perencanan Penagihan Bagian ini bertugas menyusun Rencana Penagihan yang akan digunakan sebagai petunjuk oleh penagih collector. Dalam penyusunan rencana penagihan fungsi ini memperhatikan data dan informasi dari dalam intern maupun luar ekstern. d. Proses Penagihan dan Pelaporan Bagian ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap invoice yang diterbitkan telah diterima oleh petugas dan setiap invoice telah didukung oleh dokumen-dokumen pendukung yang sah, lengkap, benar akurat.Pelanggan yang telah membayar secara tunai melalui cek atau bilyet giro, setelah itu akan ditransfer pemindahbukuan dan berikutnya penagih kolektor membuat laporan setiap selesai melakukan tugasnya. Universitas Sumatera Utara Hasil dari penagihan yang telah disetorkan kepada kasir dan telah dilaporkan kepada kepala bagian kepala bidang keuangan, kemudian Secara berkala kepala bidang keuangan akan menerbitkan laporan posisi piutang dan mutasi piutang pelanggan. e. Monitoring Penagihan Fungsi ini bertugas melaksanakan pemantauan setiap perkembangan piutang perpelanggan dan memberikan informasi akurat tentang permasalahan- permasalahan yang timbul, menghubungi pejabat instansi terkait Badan Urusan Piutang dan Luar Negeri. f. Filing Dokumen Fungsi ini bertugas melaksanakan penyimpanan atau pemeliharaan dokumen, sehingga filing dokumen dapat pula sebagai sumber informasi perusahaan dan mengusulkan kepada pejabat yang berwenang untuk penghapusan atau penghancuran dokumen. g. Piutang Macat Fungsi ini melaksanakan pemantauan terhadap piutang macet melalui BUPLN berdasarkan ketentuan-ketentuan pemerintah. Selain itu, secara periodik yaitu setiap enam bulan sekali bagian akuntansi melakukan konfirmasi piutang kepada debitur untuk menguji kebenaran catatan piutang yang ada. Dalam hal ini otorisasi penghapusan piutang tak tertagih, sebelum piutang dihapuskan, kantor cabang harus meminta persetujuan terlebih dahulu dari kantor pusat melalui keputusan RUPS Rapat Umum Pemegang Saham. Universitas Sumatera Utara Disamping itu, dalam pelaksanaan pengendalian intern, perusahaan memiliki divisi SPI Satuan Pengawasan Intern yang berfungsi sebagai internal auditor. Sehubungan dengan piutang, maka divisi SPI ini bertugas untuk menilai apakah pengawasan intern piutang telah berjalan sebagaimana mestinya. Dalam melaksanakan tugasnya, SPI melakukan pemeriksaan dan pengawasan mengenai piutang. Pemeriksaan tersebut dapat dilakukan dengan melihat apakah prosedur piutang telah diterapkan dengan benar, melihat keabsahan dari persetujuan kredit yang dibuat, dan memeriksa apakah jumlah penerimaan kas atas piutang telah sesuai dengan jumlah piutang yang tertagih. Di dalam struktur organisasi kantor cabang tidak terlihat kedudukan dari divisi SPI karena divisi SPI tersebut berada di kantor pusat. Setiap enam bulan sekali SPI melakukan pemeriksaan ke kantor cabang.

B. Analisis Hasil Penelitian I. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi sering digambarkan dalam bentuk bagan organisasi. Bagan organisasi ini dapat menggambarkan garis wewenang dan tanggung jawab serta uraian tugas dan aktivitas masing-masing satuan organisasi. Bentuk struktur organisasi akan berbeda sesuai dengan jenis operasi, daerah tempat operasi serta luas perusahaan. Struktur organisasi yang baik haruslah sederhana dan fleksibel tetapi menguntungkan dari segi ekonomis, artinya bila ada perubahan keadaan tidak akan mengganggu susunan struktur organisasi yang telah ada. Universitas Sumatera Utara Menurut penulis, struktur organisasi perusahaan telah memadai karena pembagian tugas telah digariskan dengan jelas dan setiap bagian bertanggung jawab sesuai dengan tugas yang diterima. Pada perusahaan ini fungsi-fungsi yang berkaitan dengan piutang telah terpisah, kemudian didukung oleh adanya Satuan Pengawasan Intern SPI yang bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan terhadap bagian-bagian yang ada dan grup-grup unit usaha yang ada untuk melihat langsung keadaan yang sebenarnya dan melakukan verifikasi. Universitas Sumatera Utara

II. Jenis Piutang dan Penyajiannya di Neraca a. Jenis Piutang

Piutang pada PT. SUCOFINDO Persero Cabang Medan terdiri dari : 1. Piutang Usaha 2. Piutang lain-lain Piutang usaha perusahaan berasal dari penjualan kredit jasa yang merupakan hasil kegiatan utama perusahaan. Piutang usaha ini terdiri dari aktivitas penjualan jasa pemeriksaan laboratorium dan pengembangan jasa-jasa ekspor impor lainnya. Piutang lain-lain merupakan piutang yang timbul dari transaksi diluar kegiatan usaha noramal perusahaan, seperti piutang pegawai. Dalam hal ini penggolongan piutang pada perusahaan sudah sesuai dengan teori karena piutang yang berasal dari penyerahan jasa sebagai hasil kegiatan usaha normal perusahaan digolongkan sebagai piutang usaha. Sedangkan piutang yang timbul dari transaksi diluar kegiatan usaha normal perusahaan digolongkan sebagai piutang lain-lain.

b. Penyajian Piutang di Neraca

Penyajian piutang di neraca pada PT. SUCOFINDO Persero Cabang Medan sudah tepat disajikan pada seksi aktiva lancar karena piutang perusahaan dapat dikonversikan menjadi kas tidak lebih dari satu tahun atau tidak dari siklus operasi perusahaan. Selain itu, Piutang disajikan dengan mencantumkan jumlah piutang bersih yang berasal dari piutang usaha dikurangi penyisihan piutang usaha. Selain itu Universitas Sumatera Utara piutang usaha yang belum diinvoicekan juga ditampilkan diikuti dengan piutang lainnya. Hal ini sudah sesuai dengan teori yang menyebutkan piutang disajikan sebesar jumlah bruto dikurangi dengan taksiran jumlah yang tidak dapat ditagih, sehingga diketahui jumlah nilai bersih dari piutang.

III. Pencatatan dan Penilaian Piutang a. Pencatatan Piutang

Dalam teori yang dijelaskan pada bab II disebutkan bahwa pencatatan atau pengakuan akan adanya piutang-piutang yang timbul dari transaksi penjualan secara kredit berkaitan erat dengan pengakuan pendapatan. Bagi perusahaan yang melakukan penjualan barang secara kredit, lazimnya piutang diakui pada saat barang dikirim kepada pelanggan. Sedangkan bagi perusahaan yang menyerahkan jasa secara kredit, piutang diakui pada saat seluruh kegiatan pengadaan jasa diselesaikan. Pada PT. SUCOFINDO Persero Cabang Medan, pencatatan piutang berkaitan dengan pengakuan pendapatan dimana pendapatan jasa diakui pada saat jasa tersebut dilakukan atau diakui oleh pemakai jasa. Dengan demikian, pencatatan piutang pada perusahaan sudah sesuai dengan teori. Selain itu, pencatatan piutang pada perusahaan telah dilaksanakan sesuai dengan prinsip akuntansi yaitu berdasarkan dokumen asli perusahaan. Piutang dicatat berdasarkan faktur tagihan. Pencatatan piutang dilakukan oleh bagian akuntansi secara periodik, dimana data dari faktur dimasukkan dulu kedalam system computer yang menggunakan program oracle, kemudian pada awal bulan Universitas Sumatera Utara berikutnya dilakukan rekapitulasi penjualan. Setelah itu dilakukan penjurnalan di komputer ke jurnal penjualan dan secara otomatis computer melakukan posting ke dalam buku besar piutang dan buku pembantu piutang setiap pelanggan.

b. Penilaian Piutang

Secara teoritis pada bab II telah dijelaskan bahwa penilaian piutang dilakukan untuk melaporkan piutang di neraca pada nilai realisasi bersih, yaitu jumlah bersih dari piutang yang diharapkan akan diterima dalam bentuk kas. Oleh karena itu, jumlah yang diperkirakan tidak dapat ditagih harus dikurangkan dari jumlah piutang. PT. SUCOFINDO Persero Cabang Medan melaporkan piutang di neraca sebesar jumlah nilai bersih Netto setelah dikurangi dengan penyisihan piutang usaha. Perusahaan menetapkan penyisihan piutang tak tertagih berdasarkan penelaahan terhadap masing-masing akun piutang pada akhir tahun. Penyisihan piutang tersebut didasarkan pada umur piutang. Dalam hal ini perusahaan telah menetapkan persentase piutang yang tidak dapat ditagih berdasarkan umur piutang dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Piutang yang berumur diatas 1 tahun sd 2 tahun disisihkan sebesar 30 2. Piutang yang berumur diatas 2 tahun sd 3 tahun disisihkan sebesar 60 3. Piutang yang berumur diatas 3 tahun disisihkan sebesar 100 Penyisihan piutang usaha sebesar 100 juga dilakukan terhadap saldo piutang usaha yang belum berumur 3 tahun namun telah dianggap ragu-ragu atau telah diyakini tidak dapat ditagih lagi yaitu piutang usaha yang telah dinyatakan Universitas Sumatera Utara ragu-ragu melalui Surat Keputusan Direksi atas usulan Pimpinan Area atau Support Business Unit SBU yaitu piutang usaha yang dipastikan tidak dapat ditagih lagi karena debitur pailit, meninggal dunia, tidak diketahui alamatnya lagi dan sebagainya. Dan piutang usaha yang penagihannya telah diserahkan kepada BUPLN. Penghapusan piutang usaha pada PT. SUCOFINDO Persero Cabang Medan dilakukan berdasarkan Surat Keputusan Direksi setelah usulan penghapus bukuan piutang disetujui oleh Komisaris atau Pemegang Saham RUPS. Piutang usaha yang telah dihapuskan tatap dilakukan pencatatan secara extra comtable dan penerimaan kembali tagiahan atas piutang usaha yang telah dihapuskan, dicatat sebagai pendapatan lain-lain diluar usaha. Perusahaan jarang melakukan penghapusan piutang karena pada umumnya hampir semua piutang perusahaan dapat ditagih walaupun pembayaran melewati waktu yang telah ditentukan.

IV. Pengawasan Piutang a. Kebijakan dalam Penjualan Kredit

Kebijakan dalam penjualan kredit yang dilakukan oleh perusahaan dapat dikatakan cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari standar kredit, periode kredit, dan kebijakan penagihan yang dilakukan perusahaan. Sebelum memberikan kredit, perusahaan telah melakukan pertimbangan atau penilaian terhadap calon pelanggan dengan memperhatikan faktor 5 K Karakter, Kapasitas, Kapital, Kolateral, dan Kondisi. Sebelum penjualan kredit disetujui, perusahaan terlebih dahulu melihat karakter calon pelanggan apakah memiliki kejujuran dan tanggung Universitas Sumatera Utara jawab untuk melunasi hutangnya. Kemudian perusahaan melakukan “Kajian Bisnis” untuk mengetahui keadaan usaha calon pelanggan sehingga dapat diketahui berapa modal dan keuntungan usaha yang dimiliki pelanggan. Dalam hal ini perusahaan juga melihat catatan masa lalu pelanggan track record untuk menentukan kapasitas atau kemampuan pelanggan dalam membayar hutang, apakah selama ini pelanggan memilki masalah dalam melunasi hutangnya. Selain itu, perusahaan juga mensyaratkan pelanggan untuk memberikan jaminan berupa Bank Garansi. Namun pertimbangan dan penilaian terhadap standar kredit untuk memilih calon pelanggan seperti yang dijelaskan diatas untuk menggunakan semua jasa penelitian dan pengembangan dan survey mutu kelayakan barang yang akan di ekspor-impor.

b. Prosedur Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang

Prosedur penjualan kredit dan penagihan piutang pada setiap perusahaan berbeda-beda tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Pada bab II dijelaskan contoh prosedur penjualan kredit dan penagihan piutang pada perusahaan dagang yang ada dalam teori. Walaupun PT. SUCOFINDO Persero Cabang Medan adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa, secara umum prosedur penjualan kredit dan penagihan piutang hampir sama dengan yang dijelakan dalam teori. PT. SUCOFINDO Persero Cabang Medan dalam melakukan aktivitas penjualan kredit juga melibatkan beberapa fungsi yang saling terpisah. Fungsi yang memberi kredit persetujuan kredit dilakukan oleh bagian keuangan. Fungsi pencatatan piutang dilakukan oleh bagian akuntansi dan fungsi penerimaan kas Universitas Sumatera Utara dilakukan oleh bagian keuangan. Pelanggan yang akan menggunakan jasa penelitian, pengembangan, dan survei mutu barang ekspor-impor mengajukan permohonan terlebih dahulu. Kemudian perusahaan akan melakukan penilaian terhadap calon pelanggan apakah layak untuk diberi kredit atau tidak. Apabila kredit disetujui, maka selanjutnya dilakukan perjanjian kerjasama atau kontrak. Berdasarkan kontrak inilah maka bagian keuangan akan menerbitkan faktur setiap bulannya. Petugas dari bagian keuangan menyerahkan copy faktur ke bagian akuntansi dan berdasarkan faktur tersebut bagian akauntansi mencatat ke dalam system oracle pada komputer. Dalam hal penagihan piutang, tanggung jawab atas penagihan berada pada bagian keuangan. Petugas penagihan membawa invoice yang telah didukung oleh dokumen-dokumen pendukung yang sah, lengkap, benar akurat sebagai bukti penagihan kepada debitur. Pembayaran dari klien dalam bentuk atau berupa uang tunai, cek, giro ataupun transfer melalui Rekening Bank disetorkan kepada kasir. Penerimaan kas dari debitur yang diperoleh petugas penagih diserahkan kepada bagian kasir pada hari itu juga dan penagih kolektor membuat laporan setiap selesai melakukan tugasnya, kemudian bagian kasir mengeluarkan bukti penerimaan kas dan kuitansi yang dibuat beberapa rangkap dan disetorkan ke bagian keuangan. Pada bagian keuangan dilakukan pencatatan piutang pelanggan dengan system oracle di computer. Setelah itu bagian keuangan menyetorkan penerimaan kas ke dalam rekening bank perusahaan. Dengan demikian, prosudur penagihan piutang pada perusahaan cukup baik. Ini dapat dilihat adanya pemisahan tugas antara fungsi yang melakukan Universitas Sumatera Utara penagihan piutang, pencatatan piutang dan penerimaan kas dari piutang. Proses penagihan piutang juga disertai dengan dokumen-dokumen seperti SKP Surat Konfirmasi Piutang, invoice, kuitansi, BPK Bukti Penerimaan Kas, yang ditandatangani oleh beberapa fungsi terkait.

c. Pengendalian Intern Atas Piutang

Pengendalian intern atas piutang pada perusahaan sudah cukup bagus. Hal ini dapat dilihat dari adanya pemisahaan fungsi-fungsi dan tugas-tugas di dalam bagian organisasi yang terlibat dalam piutang. Otorisasi kredit berada pada bagian keuangan. Pencatatan piutang dilakukan oleh bagian akuntansi dan proses penagihan piutang dilakukan oleh bagian penagihan atau keuangan. Dalam hal penagihan piutang, perusahaan akan melakukan setiap usaha untuk memperoleh pembayaran tagihan dari pelanggan. Perusahaan akan memberikan Surat Konfirmasi Piutang dan Surat Teguran yang merupakan salah satu komunikasi dengan klien untuk mengingatkan hutang-hutangnya dan permintaan untuk segera melunasinya. Setiap penerimaan kas dari pelunasan hutang pelanggan yang ditagih langsung oleh petugas penagih harus segera disetorkan kepada bagian kasir. Dan bagian kasir memberikan semua penerimaan kas kepada bagian keuangan untuk dilanjutkan penyetoran ke rekening bank perusahaan. Dalam rangka pelaksanaan praktik yang sehat, setiap faktur yang diterbitkan telah memiliki nomor urut yang tercetak dan dibuat beberapa rangkap. Perusahaan juga melakukan konfirmasi piutang kepada debitur untuk menguji kebenaran catatan piutang yang ada. Konfirmasi ini dilakukan oleh bagian akuntansi setiap enam bulan sekali. Dalam hal penghapusan piutang, perusahaan Universitas Sumatera Utara harus meminta persetujuan kantor pusat terlebih dahulu. Selain itu, dalam rangka pelaksanaan pengendalian intern, perusahaan telah memiliki divisi SPI Satuan Pemeriksaan Intern yang berada dikantor pusat dan setiap enam bulan sekali SPI melakukan pemeriksaan ke kantor cabang. Meskipun pengendalian intern piutang sudah cukup memadai, tetapi pada kenyataannya saldo piutang perusahaan mengalami peningkatan dari tahun ke tahun. Untuk itu perlu dianalisis apa yang menjadi kenaikan piutang yang terus- menerus dapat mempengaruhi perputaran modal kerja. Kenaikan piutang pada perusahaan dapat dilihat dengan membandingkan piutang perusahaan selama dua tahun terakhir, seperti yang terlihat pada neraca 2006 dan 2007. Dari neraca perusahaan dalam dua tahun terakhir dapat diketahui bahwa piutang usaha perusahaan pada tahun 2006 sebesar Rp. 3.581.887.039, dan pada tahun 2007 sebesar Rp. 4.137.266.925. Berdasarkan informasi yang diperoleh dari hasil penelitian pada PT. SUCOFINDO Persero Cabang Medan, penulis mencoba untuk menganalisis penyebab kenaikan piutang. Menurut penulis, kenaikan piutang tidak semata-mata disebabkan oleh kegagalan perusahaan dalam melakukan penagihan piutang karena kenyataannya hampir seluruh piutang perusahaan dapat ditagih meskipun debitur melunasi hutangnya melewati batas yang ditentukan. Kenaikan piutang dapat disebabkan karena adanya selisih kurs mata uang dollar terhadap rupiah. Hal ini sangat berpengaruh terhadap piutang perusahaan dalam mata uang dollar yang berasal dari jasa pemeriksaan laboraturium dan pengembangan mutu ekspor impor lainnya. Universitas Sumatera Utara BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan