Surat pelimpahan tagihan yang bekerja-sama dengan Badan Urusan Piutang dan Luar Negeri BUPLN untuk tagihan yang sulit dibayar.
E. Fungsi Filling Dokumen Fungsi ini bertanggung jawab untuk penyimpanan semua dokumen-
dokumen penagihan.
c. Pengendalian Intern atas Piutang
Pengawasan piutang juga dapat dilakukan melalui pelaksanaan pengendalian intern piutang. Untuk menjamin pelaksanaan pengendalian intern
yang layak, maka harus ada pemisahan fungsi-fungsi dan tugas-tugas dalam bagian organisasi yang terlibat dalam piutang. Pemisahan tugas dan fungsi ini
bertujuan untuk menghindari terjadinya tugas rangkap dimana seseorang atau bagian dalam organisasi memegang dua tugas atau fungsi sekaligus.
Dalam hal ini piutang merupakan sumber dana intern yang perlu mendapatkan prioritas pengelolaannya guna menjaga kontinyuitas dan kelancaran
usaha perusahaan piutang terkait erat dengan usaha-usaha perusahaan yang merupakan satu rangkaian kegiatan yang tidak terpisahkan yaitu sejak diterimanya
order, pelaksanaan di lapangan, penerbitan invoice tagihan sampai dengan pembayaran dari si pemberi order atau pihak ketiga yang berkewajiban untuk
membayar. PT. Sucofindo Persero Cabang Medan dalam melaksanakan
pemeriksaaan dan pengendalian intern atas piutang dilakukan oleh fungsi-fungsi manajerial dan fungsi-fungsi perusahaan dalam melakukan pekerjaan, yaitu sejak
diterimanya Media Invoice, Penerbitan Invoice, Penagihan dan Pelaporan.
Universitas Sumatera Utara
Dalam pelaksanaannya fungsi-fungsi yang terkait meliputi : a. Penerimaan Media Invoice MI
Bagian ini berfungsi menerima seluruh Media Invoice yang diterbitkan oleh bagian atau bidang operasi. Petugas ini bertanggung jawab atas kepastian
data dan informasi yang tertera dalam media invoice adalah benar dan siap diproses untuk penerbitan invoice.
b. Penerbitan Invoice PI Bagian ini bertugas menerbitkan invoice kepada pelanggan dan
bertanggung jawab bahwa invoice yang diterbitkan telah didukung oleh perhitungan dan dokumen yang sah, benar, dan lengkap.
c. Perencanan Penagihan Bagian ini bertugas menyusun Rencana Penagihan yang akan digunakan
sebagai petunjuk oleh penagih collector. Dalam penyusunan rencana penagihan fungsi ini memperhatikan data dan informasi dari dalam intern maupun luar
ekstern. d. Proses Penagihan dan Pelaporan
Bagian ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap invoice yang diterbitkan telah diterima oleh petugas dan setiap invoice telah didukung
oleh dokumen-dokumen pendukung yang sah, lengkap, benar akurat.Pelanggan yang telah membayar secara tunai melalui cek atau bilyet giro, setelah itu akan
ditransfer pemindahbukuan dan berikutnya penagih kolektor membuat laporan setiap selesai melakukan tugasnya.
Universitas Sumatera Utara
Hasil dari penagihan yang telah disetorkan kepada kasir dan telah dilaporkan kepada kepala bagian kepala bidang keuangan, kemudian
Secara berkala kepala bidang keuangan akan menerbitkan laporan posisi piutang dan mutasi piutang pelanggan.
e. Monitoring Penagihan Fungsi ini bertugas melaksanakan pemantauan setiap perkembangan
piutang perpelanggan dan memberikan informasi akurat tentang permasalahan- permasalahan yang timbul, menghubungi pejabat instansi terkait Badan Urusan
Piutang dan Luar Negeri. f. Filing Dokumen
Fungsi ini bertugas melaksanakan penyimpanan atau pemeliharaan dokumen, sehingga filing dokumen dapat pula sebagai sumber informasi
perusahaan dan mengusulkan kepada pejabat yang berwenang untuk penghapusan atau penghancuran dokumen.
g. Piutang Macat Fungsi ini melaksanakan pemantauan terhadap piutang macet melalui
BUPLN berdasarkan ketentuan-ketentuan pemerintah. Selain itu, secara periodik yaitu setiap enam bulan sekali bagian akuntansi
melakukan konfirmasi piutang kepada debitur untuk menguji kebenaran catatan piutang yang ada. Dalam hal ini otorisasi penghapusan piutang tak tertagih,
sebelum piutang dihapuskan, kantor cabang harus meminta persetujuan terlebih dahulu dari kantor pusat melalui keputusan RUPS Rapat Umum Pemegang
Saham.
Universitas Sumatera Utara
Disamping itu, dalam pelaksanaan pengendalian intern, perusahaan memiliki divisi SPI Satuan Pengawasan Intern yang berfungsi sebagai internal
auditor. Sehubungan dengan piutang, maka divisi SPI ini bertugas untuk menilai apakah pengawasan intern piutang telah berjalan sebagaimana mestinya. Dalam
melaksanakan tugasnya, SPI melakukan pemeriksaan dan pengawasan mengenai piutang. Pemeriksaan tersebut dapat dilakukan dengan melihat apakah prosedur
piutang telah diterapkan dengan benar, melihat keabsahan dari persetujuan kredit yang dibuat, dan memeriksa apakah jumlah penerimaan kas atas piutang telah
sesuai dengan jumlah piutang yang tertagih. Di dalam struktur organisasi kantor cabang tidak terlihat kedudukan dari divisi SPI karena divisi SPI tersebut berada
di kantor pusat. Setiap enam bulan sekali SPI melakukan pemeriksaan ke kantor cabang.
B. Analisis Hasil Penelitian I. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi sering digambarkan dalam bentuk bagan organisasi. Bagan organisasi ini dapat menggambarkan garis wewenang dan tanggung jawab
serta uraian tugas dan aktivitas masing-masing satuan organisasi. Bentuk struktur organisasi akan berbeda sesuai dengan jenis operasi, daerah tempat operasi serta
luas perusahaan. Struktur organisasi yang baik haruslah sederhana dan fleksibel tetapi menguntungkan dari segi ekonomis, artinya bila ada perubahan keadaan
tidak akan mengganggu susunan struktur organisasi yang telah ada.
Universitas Sumatera Utara
