Apabila permohonan jasa pemeriksaan pelanggan disetujui, selanjutnya dilakukan perjanjian kerjasama kontrak. Berdasarkan kontrak ini maka bagian
keuangan akan menerbitkan faktur setiap bulannya. Kemudian petugas keuangan menyerahkan copy faktur ke bagian akuntansi. Ini merupakan dasar bagian
akuntansipiutang untuk mencatat piutang ke Sistem computer yaitu system oracle.
b. Prosedur Penagihan Piutang
Adapun prosedur penagihan piutang terdiri dari : 1. Bidang Operasi
Bidang operasi membuatkan Media Invoice lengkap berisikan data dan perhitungan yaitu :
a. Nama Klien
b. Alamat Klien
c. No. NPWP
d. No. Order
e. No. Sertifikat Report
f. Jenis Pekerjaan
g. Tanggal Pelaksanaan Pekerjaan
h. Perhitungan TarifFeePPN
Media invoice ini harus dilampiri : 1
Sertifikat Report
Universitas Sumatera Utara
2 Order Confirmation Surat Konfirmasi Piutang SKP atau
korespondensi lainnya yang secara hukum dianggap sudah merupakan ikatan yang syah dalam transaksi jual-beli.
3 Dokumen lainnya jika ada untuk mendukung penagihan.
2. Bidang Keuangan A. Fungsi Penerbitan Invoice
Bidang keuangan melakukan verifikasi terhadap Media Invoice yang dikirim oleh Bidang Operasi kemudian diproses untuk menerbitkan :
1 Invoice
2 Kwitansi
3 Faktur Pajak
4 Surat Pengantar
Masing-masing Dokumen Penagihan tersebut didistribusikan untuk file dan untuk proses perencanaan penagihan serta untuk bidang Operasi.
B. Fungsi Perencanaan Penagihan Fungsi Perencanaan Penagihan melakukan proses perencanaan berdasarkan
data posisi piutang dan informasi yang didapat dari ektern maupun intern serta disusun menurut hal-hal sebagai berikut :
1 Umur Piutang
2 Karakteristik pembayaran oleh klien
3 Lokasi atau Urutan Penagihan
Universitas Sumatera Utara
C. Fungsi Proses Penagihan dan Pelaporan Proses penagihan dan pelaporan melakukan penagihan dan pelaporan atas
dasar rencana penagihan yang telah dibuat maka instruksi penagihan disampaikan kepada kolektor. Kolektor setelah melakukan penagihan menyampaikan hasil
penagihan dan membuat laporan penagihan. Kemudian dari hasil kegiatan penagihan dapat berupa pembayaran dari klien dalam bentuk berupa uang tunai,
cheque, giro ataupun transfer melalui Rekening Bank disetorkan kepada kasir. Dan apabila klien tidak membayar tidak tertagih. Dalam hal ini informasi yang
diperoleh dari kolektor mengenai kepastian pelunasan akan dipergunakan untuk membuat rencana penagihan berikutnya.
Semua kegiatan maupun informasi yang diperoleh dalam proses penagihan dituangkan dalam laporan penagihan. Dengan laporan penagihan ini dapat
dibandingkan antara rencana penagihan dan realisasi penagihan yang belum disampaikan atau belum dilunasi oleh pelanggan.
D. Fungsi Monitoring Dalam hal ini setiap laporan Penagihan akan diproses untuk mendapatkan
data yang diperlukan untuk membuat laporan Posisi Piutang yang memberikan data jumlah hasil tagihan, sisa tagihan dan umur piutang masing-masing klien atau
langganan. Dan apabila klien tidak melunasi piutang dalam jangka waktu yang telah
ditentukan, maka akan diberikan Surat Konfirmasi Piutang dan Surat Teguran yang merupakan salah satu komunikasi dengan klien untuk mengingatkan hutang-
hutangnya dan permintaan untuk segera melunasinya. Setelah itu, juga diberikan
Universitas Sumatera Utara
Surat pelimpahan tagihan yang bekerja-sama dengan Badan Urusan Piutang dan Luar Negeri BUPLN untuk tagihan yang sulit dibayar.
E. Fungsi Filling Dokumen Fungsi ini bertanggung jawab untuk penyimpanan semua dokumen-
dokumen penagihan.
c. Pengendalian Intern atas Piutang
