I nformasi dan Komunikasi yang Efektif Pemantauan, Evaluasi, dan Tindak Lanjut

3. Aktivitas Pengendalian yang Memadai

Aktivitas pengendalian dilakukan sesuai dengan kondisi lingkungan pengendalian yang ada dalam suatu organisasi. Semakin lemah kondisi lingkungan maka akan semakin besar aktivitas pengendalian yang harus dilakukan. Setiap pimpinan unit organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan wajib menyusun dan menetapkan prosedur kerja bagi seluruh kegiatannya. Demikian juga dalam hal pelaksanaan tugas dan fungsinya maupun pemenuhan bagi pendukung pelaksanaan tugas dan fungsi selalu berpedoman kepada standar organisasi yang telah ditetapkan. Sebagai contoh pengadaan sarana dan prasarana kerja harus mengacu kepada pembakuan sarana dan prasarana kerja.

4. I nformasi dan Komunikasi yang Efektif

Keberhasilan pelaksanaan WASKAT sangat dipengaruhi oleh hubungan antara karyawan dan pimpinannya, oleh karena itu informasi dan komunikasi menjadi sangat penting. I nformasi dan komunikasi merupakan komponen WASKAT karena kelancaran informasi dan komunikasi berkorelasi dengan transparansi dan kemudahan mendapatkan akses terhadap pelaksanaan tugas unit organisasi yang bersangkutan, dan kelancaran perumusan, aplikasi dan evaluasi kebijakan. Karakteristik informasi dipengaruhi oleh pengertian dan pemahaman penerima informasi. Oleh karena itu cara penyajian informasi menjadi sangat penting. Ketidaksamaan pemahaman atas informasi menimbul- kan kegagalan berkomunikasi dan sangat berpotensi untuk menimbul- kan kerusakan bagi pelaksanaan WASKAT. Komunikasi merupakan kekuatan utama suatu organisasi, dan sangat berperan guna mendinamisasikan kerja sama di dalam organisasi. Komunikasi tidak saja dibutuhkan di lingkungan pegawai dan pimpinan, tetapi juga antara pejabat suatu instansi dengan pejabat instansi lain serta masyarakat. Komunikasi yang efektif dapat terciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, transparansi, saling percaya dan menghilangkan rasa curiga dalam organisasi, menumbuhkan perasaan aman dan meningkatkan rasa tanggung jawab personil dalam organisasi. Oleh karena itu maka seluruh pimpinan unit organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan diwajibkan untuk senantiasa menumbuhkembangkan komunikasi yang efektif di lingkungan kerjanya.

5. Pemantauan, Evaluasi, dan Tindak Lanjut

Pemantauan terhadap efektivitas pengendalian wajib dilakukan secara berkesinambungan atau melalui evaluasi secara periodik. Setiap pimpinan satuan organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan wajib menunjuk dan menugaskan pejabat yang kompeten sebagai pelaksana pengendalian manajemen internal WASKAT. Pejabat yang ditunjuk harus berasal dari satuan yang berfungsi sebagai unsur pembantu pimpinan kesekretariatan. Kompetensi yang wajib dimiliki oleh pejabat pelaksana WASKAT adalah telah mengikuti pelatihan analis jabatan atau paling sedikit telah mengikuti penataran WASKAT. Hasil pemantauan dan evaluasi tersebut, selanjutnya dilaporkan secara berkala kepada pimpinan unit organisasinya, sehingga pimpinan satuan organisasi tersebut dapat memperoleh informasi tentang potret manajemen di lingkungan organisasinya. Apabila terdapat gejala atau adanya kemungkinan penyimpangan pada lingkungan organisasinya, maka pimpinan satuan unit organisasi wajib mengambil langkah- langkah yang kongkrit guna pencegahannya dan apabila diperlukan atasan langsung dari satuan organisasi yang bersangkutan juga diberi laporannya.

6. Faktor Manusia dan Budaya