CHECKLI ST
6: PENCATATAN
Untuk mengevaluasi pencatatan dapat dilakukan dengan lembar periksa checklist ini. Lembar periksa berisi pertanyaan-pertanyaan yang menjadi indikator keberhasilan melalui pencatatan.
Pertanyaan-pertanyaan dikelompokkan menurut kelompok syarat pencatatan yang memenuhi unsur pengendalian yang baik. Beri tanda ”V” pada kolom ”Y” untuk jawaban ”Ya” dan beri
tanda ”V” pada kolom ”T” untuk jawaban ”Tidak”. Setiap jawaban ”Tidak” menunjukkan kelemahan pengendalian yang perlu penjelasan.
Syarat 1 : Pencatatan harus dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi
No Pertanyaan
Y T
Penjelasan 1.1
Pencatatan harus didukung dengan sistem pencatatan yangmemadai
1.1.1 1.1.2
1.1.3 1.1.4
Apakah penyusunan sistem pencatatan didahului dengan kegiatan survei atas berbagai aspek yang berkaitan dengan
kegiatan pencatatan? Apakah di dalam survei yang dilaksanakan mencakup
kebutuhan informasi bagi pimpinan di setiap jenjang organisasi?
Apakah informasi yang dihasilkan dilaporkan kepada pimpinan secara berkala atau bilamana diperlukan?
Apakah catatan dan informasi yang dihasilkan selalu diperhatikan oleh pimpinan di dalam pengambilan
keputusan?
1.2 Sistem pencatatan harus disesuaikan dengan lingkup dan kompleksitas organisasi
1.2.1 1.2.2
1.2.3 1.2.4
1.2.5 1.2.6
Apakah perumusan sistem pencatatan sudah mempertimbangkan besar kecilnya organisasi?
Apakah pencatatan sudah mampu mencakup transaksi atau kegiatan yang terjadi di setiap jenjang organisasi?
Apakah sistem pencatatan sudah mampu memenuhi kebutuhan setiap jenjang organisasi secara lancar tanpa
menemui hambatan-hambatan yang berarti? Apakah perumusan sistem pencatatan telah
mempertimbangkan jenis-jenis kegiatan atau transaksi yang terjadi di organisasi anda?
Apakah sistem pencatatan yang ada telah mampu menampung seluruh kegiatan yang terjadi di organisasi
anda? Apakah perumusan sistem pencatatan telah
mempertimbangkan beban kerja yang terjadi sehingga tidak terjadi penumpukan beban kerja?
1.3 Sistem pencatatan harus didukung dengan personil yang memadai
1.3.1 1.3.2
1.3.3 Apakah telah ada dukungan personil yang memadai untuk
menyelenggarakan pencatatan? Apakah kompetensi personil yang terkait dengan pencatatan
telah memadai sehingga mereka dapat menjalankan tugas dengan lancar tanpa adanya hambatan atau keluhan yang
berarti? Apakah semua pekerjaan dapat diselesaikan secara tepat
waktu dan tidak sering terjadi kerja lembur?
1.4 Sistem pencatatan harus direviu secara berkala
1.4.1 1.4.2
1.4.3 Apakah sistem pencatatan yang ada selalu direviu secara
berkala untuk menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi dilingkungan organisasi?
Apakah sistem yang ada telah pernah direvisi? Apakah sistem yang ada masih mampu memenuhi informasi
yang diperlukan oleh pimpinan
Simpulan Syarat 1 …………………………………………………………………………………………...............
…………………………………………………………………………………………………... Syarat 2 : Prosedur pencatatan dan manualnya harus disusun dengan baik dan cermat
2.1 Sistem pencatatan harus didukung dengan prosedur pencatatan secara tertulis
2.1.1 2.1.2
2.1.3 Apakah sistem pencatatan telah didukung dengan prosedur
dan manual tertulis yang memadai untuk para pelaksana? Apakah prosedur dan manual tersebut benar-benar
berfungsi sebagai tuntun an atau panduan bagi para pelaksana?
Apakah pencatatan dapat berjalan lancar bilamana terjadi mutasi atau rotasi pegawai?
2.2 Prosedur pencatatan harus jelas, sederhana, tidak berbelit-belit dan mudah diikuti
