1.4 Sistem pencatatan harus direviu secara berkala
1.4.1 1.4.2
1.4.3 Apakah sistem pencatatan yang ada selalu direviu secara
berkala untuk menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi dilingkungan organisasi?
Apakah sistem yang ada telah pernah direvisi? Apakah sistem yang ada masih mampu memenuhi informasi
yang diperlukan oleh pimpinan
Simpulan Syarat 1 …………………………………………………………………………………………...............
…………………………………………………………………………………………………... Syarat 2 : Prosedur pencatatan dan manualnya harus disusun dengan baik dan cermat
2.1 Sistem pencatatan harus didukung dengan prosedur pencatatan secara tertulis
2.1.1 2.1.2
2.1.3 Apakah sistem pencatatan telah didukung dengan prosedur
dan manual tertulis yang memadai untuk para pelaksana? Apakah prosedur dan manual tersebut benar-benar
berfungsi sebagai tuntun an atau panduan bagi para pelaksana?
Apakah pencatatan dapat berjalan lancar bilamana terjadi mutasi atau rotasi pegawai?
2.2 Prosedur pencatatan harus jelas, sederhana, tidak berbelit-belit dan mudah diikuti
2.2.1 2.2.2
Apakah prosedur pencatatan telah disusun secara jelas sehingga mudah dipelajari dan dipahami?
Apakah prosedur pencatatan berikut manualnya cukup sederhana, tidak berbelit-belit sehingga mudah diikuti?
2.3 Prosedur pencatatan harus dikomunikasikan dengan baik kepada pelaksana maupun pimpinan
2.3.1
2.3.2 2.3.3
Apakah sistem, prosedur, dan manual pencatatan yang disusun telah dikomunikasikan dengan baik kepada pihak-
pihak yang terkait, misalnya melalui penyuluhan, pendidikan, dan pelatihan?
Apakah setiap kali terjadi perubahan di dalam pencatatan selalu dikomunikasikan kepada personil yang terkait secara
cepat? Apakah setiap terjadi hambatan atau permasalahan di dalam
pencatatan selalu dikomunikasikan kepada pejabat yang berwenang?
Simpulan Syarat 2 …………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Syarat 3 : Sistem pencatatan harus didukung dengan kebijakan yang jelas dan memadai
3.1 Pencatatan harus didukung dengan kebijakan yang jelas
3.1.1 3.1.2
Apakah terdapat dukungan pimpinan, berupa kebijakan- kebijakan yang memadai untuk mendukung
penyelenggaraan pencatatan? Apakah kebijakan yang ada cukup untuk mendorong
efisiensi di dalam penyelenggaraan pencatatan misalnya tersedianya personil yang cukup dan alokasi dana yang
memadai?
3.2 Kebijakan pencatatan tersebut harus merupakan komitmen pimpinan
3.2.1 3.2.2
Apakah kebijakan yang telah digariskan benar-benar ditepati oleh pimpinan yang terkait?
Apakah keterlibatan pimpinan cukup memadai di dalam mengatasi berbagai permasalahan yang timbul di dalam
penyelenggaraan pencatatan misalnya melalui pengambilan suatu keputusan tertentu untuk memecahkan suatu
permasalahan?
Simpulan Syarat 3 …………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Syarat 4 : Pencatatan harus menggunakan dokumen sumber, formulir, tabulasi, daftar-daftar statistik, dan buku-buku yang dirancang secara memadai.
4.1 Dokumen dan formulir harus mampu merekam data yang relevan untuk kebutuhan pimpinan