7
Electronic Data Interchange EDI, surat elektronik electronic mail, telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau
perforasi yang telah diolah yang memiliki arti. Dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik Pasal 4
menyebutkan bahwa Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk:
a mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari masyarakat
informasi dunia; b
mengembangkan perdagangan dan perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat; meningkatkan
efektivitas dan efisiensi pelayanan publik;
c membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap orang untuk
memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan
Teknologi Informasi
seoptimal mungkin
dan bertanggung jawab;
d dan memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi
pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi.
2.2 Pengolahan Informasi Elektronik
Pengolahan informasi elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengolahan dokumen tercetak. Proses pengolahan informasi
elektronik melewati beberapa tahapan yang meliputi proses digitalisasi, penyimpanan, dan pengaksesantemu kembali dokumen. Pengolahan informasi yang
baik dan yang terstruktur adalah bekal paling penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital digital library.
2.2.1 Proses Digitalisasi Dokumen
Proses digitalisasi dokumen merupakan suatu proses perubahan dari dokumen tercetak ke dalam dokumen elektronik. Dalam Bambooweb Dictionary 2007,1
dinyatakan bahwa “digitizing or digitization is a process or turning an analog signal into a digital representation of that signal”.
Uraian di atas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah sebuah proses yang mengubah sinyal analog menjadi bentuk digital dari sinyal tersebut.
Universitas Sumatera Utara
8
Selain pendapat di atas, dalam Business Dictionary 2008,1 dinyatakan bahwa digitalisasi adalah “integration of digital technologies into everyday life by the
digitization of everything that can be digitized”. Pendapat di atas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah integrasi dari
teknologi digital ke dalam kehidupan sehari-hari dengan meng-digitasi segala sesuatu yang dapat di digitasi.
Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa digitalisasi adalah suatu proses pemberian atau pemakaian sistem digital.
Proses digitalisasi ini dapat bertujuan untuk pendidikan, penyebaran ilmu pengetahuan maupun tujuan konservasi, yaitu melestarikan peninggalan bersejarah
dari bangsa kita. Melalui digitalisasi, perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan karya tulis maupun karya seni tanpa dibatasi ruang dan waktu, lebih
menghemat tempat penyimpanan, serta dokumen yang tersimpan dapat diakses oleh banyak orang dalam waktu yang bersamaan dengan cepat, tepat dan akurat. Proses
digitalisasi dapat dilakukan terhadap berbagai macam bahan pustaka termasuk grey literature.
Proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu: 1. Scanning, yaitu proses memindai men-scan dokumen dalam bentuk cetak
dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Mesin lain yang kapasitas nya lebih
kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan. 2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara
memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit dan
dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR Optical Character Recognition
dikategorikan pula ke dalam proses editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah
halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk
Universitas Sumatera Utara
9
gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR. Proses OCR
hanya dilakukan untuk halaman abstrak saja karena 2 dua alasan: Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, Karena setiap kata di dalam
abstrak akan di indeks menjadi kata kunci oleh software temu-kembali . Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam
bentuk teks. Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halam karya akhir Karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup
banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari
ukuran berkas dalam bentuk gambar, namun dengan tekhnologi hardisk yang semakin maju – ukuran hardisk saat ini semakin besar dan harganya semakin
murah – maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi disini.
3. Uploading, adalah proses pengisian input metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas
PDF yang berisi fulltext karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut
telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-lain. Sedangkan metadata yang diisi meliputi nama pengarang,
judul abstrak, subjek, tahun terbit, dan lain-lain. Pendit, 2007:244
Universitas Sumatera Utara
10
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi terdiri atas 3 tahap yaitu scanning, yaitu perubahan format dari bentuk tercetak ke dalam bentuk digital.
Editing, yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink. Dan uploading
yaitu proses pengisian input metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library.
2.2.2 Proses Penyimpanan
