10
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi terdiri atas 3 tahap yaitu scanning, yaitu perubahan format dari bentuk tercetak ke dalam bentuk digital.
Editing, yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink. Dan uploading
yaitu proses pengisian input metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library.
2.2.2 Proses Penyimpanan
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, termasuk di dalamnya adalah pemasukan data data entry, editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan
subjek dari dokumen. Klasifikasi dapat menggunakan UDC Universal Dewey Classification atau DDC Dewey Decimal Classification yang banyak digunakan
perpustakaan-perpustakaan di Indonesia. Connoly dan Begg dalam Wahono 2006, 4 menyatakan bahwa “ada dua
dalam pendekatan proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file file basis approach dan pendekatan basis data database approach”.
Kedua pendekatan tersebut dapat dilihat dalam tabel di bawah ini: Tabel 1. Perbedaan antara File Base Approach dan Database Approach
FileBase Approach Database Approach
Data Duplication Data sharing and no duplication
Data Dependence Data independence
Incompatible file format Compatible file format
Simple Complex
Sumber: Supriyanto dan Ahmad 2008,45
Universitas Sumatera Utara
11
Masing-masing pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan yang dapat dipilih berdasarkan kebutuhan.
2.2.3 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen
Pencarian adalah inti seberapa maju layanan dari sebuah koleksi dalam perpustakaan. Semakin mudah dan cepat anggota atau pengunjung menemukan apa
yang diinginkan maka mereka akan puas, bersemangat dan kembali lagi. Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap
dokumen yang telah disimpan. Salton dalam Janusaptari 2006, 2 menyatakan bahwa secara sederhana temu
kembali informasi merupakan: Suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi
tersebut. Secara konsep bahwa ada beberapa dokumen atau kumpulan record yang berisi informasi yang diorganisasikan ke dalam sebuah media
penyimpanan untuk tujuan mempermudah ditemukan kembali. Dokumen yang tersimpan tersebut dapat berupa kumpulan record informasi bibliografi
maupun data lainnya. Selain pendapat di atas, Rachmansyah 2008, 1 mengemukakan bahwa temu
kembali informasi information retrieval adalah: Ilmu pencarian informasi pada dokumen, pencarian untuk dokumen itu
sendiri, pencarian untuk metadata yang menjelaskan dokumen, atau mencari di dalam database, baik relasi database yang stand-alone atau hipertext
database yang terdapat pada network seperti internet World Wide Web atau intranet, untuk teks, suara, gambar, atau data.
Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa temu kembali adalah proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk
mendefenisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan. Pada dasarnya penyimpanan informasi dan penemuan kembali informasi
adalah hal yang sederhana. Misalkan terdapat tempat penyimpanan dokumen- dokumen dan seseorang user merumuskan suatu pertanyaan request and query
Universitas Sumatera Utara
12
yang jawabannya adalah himpunan dokumen atau mengandung informasi yang diperlukan yang diekspresikan melalui pertanyaan user. User bisa saja memperoleh
dokumen-dokumen yang diperlukannya dengan membaca semua dokumen dalam tempat penyimpanan, menyimpan dokumen-dokumen yang relevan dan membuang
dokumen lainnya. Hal ini merupakan perfect retrieval, tetapi solusi ini tidak praktis. Karen user tidak memiliki waktu atau tidak ingin menghabiskan waktunya untuk
membaca seluruh koleksi dokumen, terlepas dari kenyataan bahwa secara fisik user tidak mungkin dapat melakukannya. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem temu
kembali informasi information retrieval system untuk membantu user menemukan dokumen yang diperlukannya.
Dalam sistem temu kembali informasi ada dua pendekatan penelusuran yang lazim digunakan yaitu “bahasa alamiah natural language, dan kosa kata terkontrol
yang sering juga disebut “contolled vocabulary” Hasugian, 2003,7. Kedua pendekatan ini sejak semula telah digunakan secara luas dalam sistem temu kembali
informasi. Banyak databse yang telah dibangun untuk digunakan sebagai sarana penelusuran eksperimen dalam rangka pembuktian efektifitas dan efisiensi dari kedua
pendekatan tersebut. Sistem Temu Kembali Informasi didesain untuk menemukan dokumen atau
informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Salton dalam Janusaptari 2006, 4 mengemukakan fungsi utama sistem temu kembali informasi sebagai
berikut: 1. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat
masyarakat pengguna yang ditargetkan. 2. Menganalisi isi sumber informasi dokumen
3. Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan pengguna.
4. Merepresentasikan pertanyaan query pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat
dalam basis data.
Universitas Sumatera Utara
13
5. Mempertemukan pertanyaan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data.
6. Menemu-kembalikan informasi yang relevan. 7. Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang
diberikan oleh pengguna.
2.3 Grey Literature 2.3.1 Pengertian Grey Literature
