31
4.1.9 Kerjasama antar Perpustakaan
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen, menjalin kerjasama dengan beberapa Perpustakaan yang ada diseluruh Indonesia, antara lain:
1. Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi 2. Perpustakaan Universitas Dharma Agung
3. InCU-VL Indonesian Christian Universities-Virtual Library Yang merupakan anggota dari BK-PTKI Badan Kerjasama Perguruan Tinggi
Kristen di Indonesia dengan cara berjejaring jarak jauh, BKPTKI telah menghasilkan capaian antara lain:
a. Direktori profil anggota BKPTKI b. Peningkatan kualitas SDM melalui seminar, pelatihan, magang, dll.
c. Situs Web InCU-VL http:incuvl.petra.ac.id d. MailingLis InCU-VL
InCU-VLyahoogroups.com
e. Software otomasi perpustakaan New Spektra f.
Melanggan Proquest Online Journal Database secara konsorsium bersama AAsosiasi Perguruan Tinggi Katolik di Indonesia.
4.2 Pengolahan Repository
Pengolahan informasi elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengolahan dokumen tercetak. Proses pengolahan informasi
elektronik repository di Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen melewati beberapa tahapan yang meliputi proses pemilihan atau seleksi, proses input yang
meliputi proses konversi, proses editing, dan penyimpanan storage, dan yang terakhir Proses upload retrieval dokumen. Pengolahan informasi yang baik dan
yang terstruktur adalah bekal paling penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital digital library.
4.2.1 Proses Pemilihan Dokumen dan Seleksi Dokumen
Pemilihan dokumen yang akan diolah yaitu langkah pertama yang dilakukan oleh administrator repository adalah menerima file dokumen skripsi dari para
Universitas Sumatera Utara
32
mahasiswai yang telah wisuda dan file dokumen dari para dosen yang berupa karya ilmiah. Dokumen yang dimasukkan adalah skripsi dan karya ilmiah dosen berupa
Compact Disk CD. Tetapi ada juga karya ilmiah dari dosen dibuat atau disimpan di dalam flashdisk yang sudah di ubah oleh dosen itu sendiri, jadi administrator
repository UHN hanya tinggal memasukkan saja file pdf nya ke dalam web repository UHN Medan.
Langkah kedua yaitu menyeleksi setiap setiap Compact Disk CD yang berisikan skripsi dan karya ilmiah dosen. Tetapi jika dalam Compact Disk CD
tersebut ada kekurangan-kekurangan ataupun ada yang tidak memenuhi persyaratan dalam pemberian skripsi dan karya ilmiah, maka administrator mengambil keputusan
yakni mengembalikan CD yang berisi skripsi dan karya ilmiah nya untuk diperbaiki lebih lanjut dan diberi waktu perbaikan. Jadi jika sudah diperbaiki maka Compact
Disk CD yang berisi skripsi dan karya ilmiah tersebut di berikan lagi kepada administrator repository UHN untuk di proses ke dalam web repository UHN Medan.
Universitas Sumatera Utara
33
Pelaksana Proses
mahasiswa
pegawai bag. Pelayanan referensi
pegawai bag. Pelayanan referensi
tidak pegawai bag. Pengolahan
ya
Gambar 2. Alur Penyerahan dan PemilihanSeleksi Dokumen karya ilmiah
Mulai
Memberikan skripsi softcopy
dalam bentuk Compact Disk CD
Menerima skripsi softcopy
dalam bentuk CD
Memberikan softcopy
skripsi ke bagian pengolahan
Memilih dokumen CD yang
memenuhi syarat
Dokumen CD di proses lebih lanjut ke
entry data
selesai
Universitas Sumatera Utara
34
4.2.2 Proses Entry Data ke dalam Database
Dokumen-dokumen yang telah dipilih dan diseleksi selanjutnya akan di proses lebih lanjut yaitu:
1. Konversi
Memasukkan Compact Disk CD ke komputer. Setelah itu administrator mengcopy file dokumen skripi atau karya ilmiah dosen tersebut. Setelah di
copy, file tersebut di simpan di folder komputer nya dan folder tersebut diberi nama sesuai dengan nama mahasiswai yang ada di dalam file skripsi tersebut.
Sehingga pada saat mencari folder tersebut, administrator nya mudah atau gampang mencari folder nya. Sesudah dicopy, CD yang di masukkan ke
komputer tadi sudah bisa dikeluarkan kembali. Begitu seterusnya ke CD skripsi yang lainnya. File skripsi yang berbentuk doc yang sudah di copy dan
simpan dalam folder tersebut di buka lagi, selanjutnya akan diproses pemecahan filemengkonversi file doc ke pdf. Dari file non-elektronik ke
bentuk elektronik.
2. Editing
Membagi file menjadi 2 bagian yaitu Bab 1-2 dan Full Text: Langkah pertama, sebelumnya administrator memblok halaman yang
berisikan Bab1 dan Bab 2 file yang berbentuk doc, dan disimpan di tempat folder yang sama dan diberi nama Bab 1 2. Jadi setelah itu baru
administrator mengkonversi atau memecahkan file Bab 1 dan Bab 2yang masih berbentuk format doc tersebut yang sudah disimpan tadi untuk
dikonversi ke dalam bentuk pdf. Sesudah Bab 1 dan bab 2 tersebut sudah dikonversi ke dalam bentuk pdf, maka file pdf nya akan disimpan ke dalam
folder awal tadi yang berisikan nama mahasiswai tersebut dan diberi nama Bab 1,2 pdf.
Langkah kedua, sama seperti langkah pertama tadi, namun administratornya mengkoversi semua isi file skripsi atau karya ilmiah tersebut. Administrator
memblok semua isi halaman skripsi dan mengkonversinya ke dalam bentuk
Universitas Sumatera Utara
35
pdf. Setelah diubah dari file doc kebentuk pdf, maka file yang berbentuk pdf tersebut akan disimpan ke dalam folder awal tadi dan di beri nama file Full
Text pdf. Begitu seterusnya untuk Compact Disk CD yang lainnya.
3. PenyimpananStorage
Setiap file-file skripsi yang sudah dipecahkan atau yang sudah di konversi dari bentuk Word doc ke dalam bentuk Portable Document Format pdf,
dan sudah diedit, akan disimpan ke dalam folder baru yang diberi nama “skripsi” dan di dalam nya berisikan “Bab 1, Bab 2 dan Full Text”. Itu
dilakukan agar mempermudah administrator dalam mencari folder tersebut pada saat memasukkan ke dalam web repository UHN Medan.
Universitas Sumatera Utara
36
Pelaksana Proses
Bagian pengolahan
Gambar 3. Flow Diagram Sintesa Karya Ilmiah Skripsi Perpustakaan UHN Medan mulai
Konversi file ke bentuk Portable Document Format
pdf
Memilah file menjadi beberapa bagian: abstrak,
Bab 1-2 dan Full Text
Membuat metadata file ke dalam
database
selesai
Universitas Sumatera Utara
37
4.2.3 Proses Upload Karya Ilmiah
Setelah dan sesudah semua file-file dokumen dari Compact Disk CD yang sudah di ubah dari bentuk doc ke bentuk pdf, atau dari non-elektronik ke bentuk elektronik
maka selanjutnya file tersebut akan diupload ke dalam web repository yakni perpustakaan.nommensen-id.org
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Administrator
membuka situs
web repository
UHN Medan.
setelah terbuka akan muncul login form administrator, yang berisikan password dan NIM, di mana yang tahu password dan NIM nya hanya
administrator tersebut. untuk itu administrator akan mengetik password dan NIM nya supaya terbuka Sistem Perpustakaan Online UHN Medan.
Gambar 4. Tampilan Form Login Perpustakaan UHN Medan
2. Setelah terbuka maka akan muncul home dari sistem online Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan yang berisikan Home, Skripsi, Data
Status Anggota, Input Karya Ilmiah Dosen, dan Data Karya Dosen.
Universitas Sumatera Utara
38
Gambar 5. Tampilan Awal Sistem Perpustakaan Online UHN Medan
3. Administrator mengetik bagian yang bertuliskan skripsi untuk memasukkan file skripsi mahasiswai yang sudah di proses sebelumnya ke dalam web
repository. Setelah di klik, maka akan terbuka form input Tugas Akhirskripsi.
Universitas Sumatera Utara
39
Gambar 6. Tampilan Awal Input Skripsi Repository UHN Medan 4. Langkah selanjutnya mengisi informasi yang sesuai dengan kotak.
a. Fakultas
Terdapat beberapa nama-nama fakultas. Klik nama fakultas sesuai dengan dokumen yang telah disintesa. Contoh: Ekonomi.
b. Program Studi
Terdapat beberapa Program Study. Klik Program Study yang telah disintesa. Misal: Akuntansi.
c. Jenjang Pendidikan
Terdapat beberapa jenjang pendidikan. Pilih jenjang pendidikan sesuai pemilik dokumen yang telah disintesa. Contoh : Sarjana S-1.
Universitas Sumatera Utara
Kategori