Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi dan Umum Fungsi Anggaran dalam Pengendalian Biaya Administrasi dan Umum

6 Aplikasi akhir Dalam aplikasi akhir dari standar memerlukan penjelasan dan keikutsertaan para pelaksana, sesuai dengan tanggung jawab atas pekerjaannya masing-masing, Karena yang diukur prestasinya adalah para pelaksana tersebut.

B. Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi dan Umum

Salah satu cara untuk menyajikan informasi biaya adalah dengan menggunakan pengklasifikasian biaya. Dengan adanya pengklafikasian biaya manajemen akan lebih mudah dalam mengadakan pengawasan dan pengendalian penggunaan biaya. Selain itu pengklafikasian dapat dijadikan dasar untuk mengadakan biaya yang sesungguhnya dengan biaya yang telah dianggarkan, serta akan mempermudah pengalokasian biaya pada setiap bagian yang bersangkutan. Tabel 3.1 Penggolongan Biaya Administrasi dan Umum Beserta Mata Anggaran MAK MATA ANGGARAN 512111 Belanja Uang Honor Tetap 512112 Belanja Uang Honor Tidak Tetap 512211 Belanja Lembur 512311 Belanja Vakasi 521111 Belanja Keperluan Perkantoran 521114 Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Universitas Sumatera Utara Pusat 521119 Belanja Barang Operasional Lainnya 521211 Belanja Bahan 522111 Belanja Langganan Daya dan Jasa 522113 Belanja Jasa Konsultan 522114 Belanja Sewa 522116 Belanja Jasa Profesi 523111 Belanja Pemeliharaan Gedung dan Bangunan 523121 Belanja Pemeliharaan Peralatan dan Mesin 524111 Belanja Perjalan Biasa Dalam Negeri 524211 Belanja Perjalan Biasa Luar Negeri 532111 Belanja Modal dan Peralatan Mesin 533111 Belanja Modal Gedung dan Bangunan 534131 Belanja Modal Jaringan 535111 Belanja Pemlhr. Gdg Bangunan Kapitalisasi 535121 Belanja Pemlhr.Perlt. Mesin Kapitalisasi Sumber : Fakultas Ekonomi USU Universitas Sumatera Utara

C. Fungsi Anggaran dalam Pengendalian Biaya Administrasi dan Umum

Secara umum, Anggaran Biaya Administrasi mempunyai tiga fungsi utama, yaitu berfungsi sebagai pedoman kerja, berfungsi sebagai alat manajemen untuk menciptakan koordinasi kerja, dan sebagai alat manajemen untuk melakukan evaluasi atau pengawasan kerja. Seringkali fungsi tersebut semacam ini disebut juga sebagai kegunaan manajerial, karena berkaitan erat dengan fungsi manajemen, terutama di bidang perencanaan, pengkoordinasian, dan pengawasan. Sedangkan secara khusus, Anggaran Biaya Administrasi mempunyai fungsi penting, antara lain sebagai dasar untuk menyusun Anggaran Kas, karena sebagian dari Biaya Administrasi memerlukan pembayaran dan pengeluaran Kas. Sedangkan sebagian lain dari Biaya Administrasi tidak memerlukan pembayaran atau pengeluaran Kas, seperti misalnya biaya depresiasi dari Aktiva Tetap yang ada di lingkungan bagian kantor Administrasi Umum. Bagian atau departemen di dalam organisasi perusahaan yang termasuk fungsi administrasi dan umum misalnya: 1. Direktur dan Staf 2. Bagian Umum dan Personalia 3. Bagian Humas dan Hukum 4. Bagian Keuangan 5. Bagian Akuntansi Universitas Sumatera Utara Dari fungsi administrasi dan umum tersebut di atas dapat didifinisikan pengertian biaya administrasi dan umum sebagai berikut : “Biaya administrasi dan umum adalah semua biaya yang terjadi dan berhubungan dengan fungsi administrasi dan umum. Meliputi biaya dalam rangka penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengarahan, dan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Termasuk dalam biaya ini adalah biaya untuk direktur dan staf pimpinan tertinggi perusahaan, bagian umum dan personalia, bagian humas dan hokum, bagian keuangan, bagian akuntansi, dan sebagainya.” Dari pengertian fungsi administrasi dan umum terdapat perbedaan pendapat dalam perlakuan biaya administrasi dan umum yang dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu : 1. Biaya Administrasi dan Umum Dialokasikan kepada Fungsi Produksi dan Fungsi Pemasaran Pendapat pertama ini memandang bahwa fungsi pokok perusahaan adalah produksi dan pemasaran, biaya administrasi dan umum dikeluarkan atau terjadi untuk membantu kedua fungsi pokok tersebut. 2. Biaya Administrasi dan Umum Dipisahkan dari Fungsi Produksi dan Fungsi Pemasaran Banyak pihak yang menentang pendapat pertama tersebut di atas dan memandang fungsi administrasi dan umum merupakan fungsi yang terpisah dan sejajar dengan fungsi produksi dan fungsi pemasaran. Universitas Sumatera Utara Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum meliputi struktur organisasi, metode, dan ukur-ukur yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan, mengecek ketelitian, kehandalan data akuntansi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Anggaran merupakan salah satu alat yang dapat digunakan untuk mengendalikan biaya administrasi dan umum. Pengendalian ini dilakukan pada tahap pelaksanaan anggaran dan evaluasi. Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum pada anggaran dapat dilakukan dengan cara membandingkan biaya aministrasi dan umum yang sesungguhnya dengan biaya yang dianggarkan.

D. Analisis dan Evaluasi Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum