Dari pengertian administrasi dan umum tersebut di atas terdapat syarat penting di dalam pengawasan biaya administrasi dan umum adalah sebagai
berikut : 1.
Penggolongan secara tepat elemen biaya administrasi dan umum dalam rekening pembukuan.
2. Penentuan pertanggung-jawaban atas biaya administrasi dan umum pada
tingkatan pimpinan tertentu secara individual. Untuk dapat memenuhi kedua syarat tersebut, maka di dalam pengawasan
biaya administarsi dan umum diperlukan langkah-langkah sebagai berikut : 1.
Menggolongkan elemen biaya administrasi dan umum atas dasar jenis biaya.
2. Mengalokasikan setiap jenis biaya administrasi dan umum kepada setiap
bagian atau departemen yang berhubungan dengan fungsi administrasi dan umum.
3. Menentukan teknik pengawasan biaya administrasi dan umum untuk
setiap fungsi.
1. Menggolongkan Elemen Biaya Administrasi dan Umum Atas Dasar
Jenis Biaya.
Tujuan manajemen perusahaan adalah menggunakan secara efektif setiap rupiah biaya yang terjadi dan memaksimalkan laba, penggolongan secara tepat
biaya administrasi dan umum menurut jenis biaya akan mempunyai dua manfaat yaitu :
Universitas Sumatera Utara
a. Sebagai dasar mengadakan perbandingan antara biaya administrasi
dan umum yang sesungguhnya dengan yang diharapkan akan terjadi untuk setiap elemen biaya.
b. Mempermudah alokasi setiap jenis biaya administrasi dan umum
kepada setiap bagian atau departemen yang melaksanakan fungsi administrasi dan umum.
2. Mengalokasikan Setiap Jenis Biaya Administrasi dan Umum kepada
Setiap Bagian atau Departemen
Tujuan alokasi setiap elemen biaya administrasi dan umum kepada setiap bagian atau departemen adalah dalam rangka menentukan pertanggung-jawaban
atas biaya administrasi dan umum pada tempat biaya tertentu yang melaksanakan fungsi administrasi dan umum.
Agar supaya alokasi setiap elemen biaya kepada setiap bagian fungsional dapat relatif adil dan tepat, perlu menggolongkan setiap elemen biaya menurut :
a. Tingkat Perubahannya dengan Volume atau Kegiatan
Tingkat perubahan atau variabilitas biaya administrasi dan umum dapat dipengaruhi oleh kegiatan fungsi yang bersangkutan atau dapat pula
dipengaruhi oleh kegiatan fungsi lainnya, yaitu fungsi produksi dan pemasaran.
b. Hubungannya dengan Setiap Fungsi Administrasi dan Umum
Dalam hubungannya dengan setiap fungsi administrasi dan umum biaya dapat digolongkan menjadi :
Universitas Sumatera Utara
1 Biaya langsung, yaitu biaya administrasi dan umum yang terjadi atau
manfaatnya dapat diidentifikasikan kepada kegiatan fungsional tertentu. 2
Biaya tidak langsung, yaitu biaya administrasi dan umum yang terjadinya atau manfaatnya tidak dapat diidentifikasikan kepada
kegiatan fungsional tertentu atau biaya yang manfaatnya dinikmati bersama oleh beberapa kegiatan fungsional tertentu.
c. Dapat Terkendali dan Tidaknya Suatu Biaya
Penggolongan biaya terkendali bermanfaat untuk tujuan pengawasan biaya administrasi dan umum. Dalam rangka jangka pendek umumnya biaya
variabel dapat dikendalikan oleh kepala bagian atau departemen tertentu, sedangkan elemen biaya tetap umumnya tidak dapat dikendali8kan oleh
kepala bagian atau departemen tertentu sehingga merupakan tanggung jawab manajemen tingkat atas.
3. Menentukan Teknik Pengawasan Biaya Administrasi dan Umum