Tinjauan Atas Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi Dan Umum Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III

TINJAUAN ATAS PENGENDALIAN ANGGARAN BIAYA ADMINISTRASI DAN UMUM PADA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR

Oleh:

AHMAD ADE MUKHTI NST 082101059

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk menyelesaikan

Pendidikan Pada Program Studi Diploma III

Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR NAMA : AHMAD ADE MUKHTI NST

NIM : 082101059

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN

JUDUL : TINJAUAN ATAS PENGENDALIAN ANGGARAN BIAYA ADMINISTRASI DAN UMUM PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Tanggal :………2010 Dosen Pembimbing

NIP. 19590926 198501 2 2001 Dra. Yulinda, MSi,

Tanggal :………2010 Ketua Program Studi DIII Keuangan

NIP. 197530519 198403 1 001 Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Tanggal :………2010 Dekan

NIP. 19550810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim…

Segala puji hanya bagi Allah Subhanahu wa Ta’ala. Kami panjatkan puji syukur kepada-Nya, hanya kepada-Nya kami memohon pertolongan dan ampunan. Berkat pertolongan-Nya, tugas akhir yang berjudul “Tinjauan Atas Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” ini dapat terselesaikan dengan baik. Shalawat bertangkaikan salam semoga senantiasa tercurah kepada Rasulallah Muhammad Shallalahu Alaihi wa Salam, keluarganya serta para sahabatnya dan orang-orang yang mengikuti sunnahnya hingga akhir zaman.

Dengan setulus hati, tugas akhir ini penulis persembahkan kepada kedua orang tua penulis, Ahmaddin Nasution, S.IP dan Nurlia Lubis yang tidak henti-hentinya mencurahkan kasih sayang, perhatian, bimbingan, dorongan dan doanya kepada penulis.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mendapat banyak bantuan dan bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS dan Bapak Syafrizal Helmi, SE, M.Si selaku ketua dan Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Yulinda, M.Si selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.

4. Bapak dan Ibu Dosen dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Kakak penulis tersayang Lailan Mazida Nasution, S.Pd dan adik penulis Ahmad Fauzi Aulia Nasution yang rela mengorbankan waktu bermainnya agar penulis lebih bersemangat dalam penyelesaian tugas akhir ini.

6. Khususnya kepada Bowo, Khairul, Ikhwan, Mahmood, Zulfikar dan Yossy Moshi, serta teman-teman di tempat penulis mengembangkan wawasan dan pikiran, BP2M Fakultas Ekonomi dan tentunya Keuangan Grup A dan B 2008.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, mengingat terbatasnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Oleh karena itu penulis sangat berharap kritik dan saran yang bersifat membangun untuk penyempurnaan Tugas Akhir ini. Demikianlah yang dapat penulis sampaikan, semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi orang banyak khususnya bagi pembaca.

Medan, Desember 2010 Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR………. i

DAFTAR ISI……… iii

DAFTAR TABEL………... iv

DAFTAR GAMBAR……….. v

BAB I PENDAHULUAN……… 1

A. Latar Belakang………. 1

B. Permasalahan……...……… 3

C. Maksud dan Tujuan………. 3

D. Rencana Penulisan………... 4

1. Jadwal Survei / Obsevasi……….. 4

2. Rencana Isi……… 5

BAB II PROFIL INSTANSI………. 6

A. Sejarah Ringkas……… 6

B. Jenis Usaha / Kegiatan……….. 9

C. Struktur Organisasi………... 10

D. Job Description……… 12

E. Kinerja Usaha Terkini……….. 16

F. Rencana Kegiatan………. 17

BAB III PEMBAHASAN………... 18

A. Anggaran Biaya Administrasi dan Umum..………... 18

B. Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi dan Umum………. 24

C. Fungsi Anggaran dalam Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum……….. 26

D. Analisis dan Evaluasi Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum………. 28

BAB IV PENUTUP………. 41

A. Kesimpulan……… 41

B. Saran……….. 43 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan……….. 4 Tabel 3.1. Penggolongan Biaya Administrasi dan Umum……… 24 Tabel 3.2. Rincian Rencana Anggaran Biaya Administrasi dan Umum... 29 Tabel 3.3. Rincian Realisasi Anggaran Biaya Administrasi dan Umum... 30 Tabel 3.4. Perbandingan Anggaran dengan Realisasi Biaya Administrasi

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU……… 11 Gambar 2.2 Proses Penyusunan Anggaran Fakultas Ekonomi USU…… 39

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG

Semakin kompleksnya masalah menyebabkan banyak kegiatan harus dilaksanakan berdasarkan perencanaan yang cermat. Sebagai contoh suatu perusahaan di setiap aktivitas atau kegiatan yang dilakukan adalah bertujuan untuk mencapai suatu tujuan yaitu memperoleh laba. Aktivitas perusahaan itu dapat berupa kegiatan pemasaran, kegiatan personalia, maupun administrasi. Untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan manajemen yang baik dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan yang meliputi perencanaan dan pengendalian yang tepat.

Perencanaan berguna untuk tujuan perusahaan, sedangkan pengendalian digunakan perusahaan sebagai alat untuk menilai apakah tindakan yang dilakukan sesuai dengan rencana. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu alat manajemen untuk menilai keberhasilan pelaksanaan proses perencanaan dan pengendalian terutama yang berhubungan dengan kondisi keuangan perusahaan.

Perencanaan dan pengendalian yang baik juga mampu membantu dan mempermudah organisasi dalam mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, setiap organisasi seyogyanya menyusun anggaran, karena penganggaran itu penting untuk membuat perencanaan dan untuk mengendalikan kegiatan. Dengan demikian anggaran yang berfungsi sebagai perencanaan dan pengendalian kegiatan organisasi haruslah disusun dengan teliti, penuh

pertimbangan dan serta disesuaikan dengan kondisi dan perkembangan yang terjadi saat ini.

Anggaran atau sering kita sebut dengan business budget adalah salah satu bentuk dari berbagai rencana yang mungkin disusun, meskipun tidak setiap rencana dapat disebut sebagai anggaran (Gunawan, 2003:1). Anggaran biaya administrasi dan umum bermanfaat sebagai alat pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan, karena biaya administrasi dan umum dapat menjelaskan biaya-biaya yang dibebankan kepada masing-masing jenis produk yang bersangkutan. Pengendalian manajemen ini merupakan proses memotivasi dan memberi semangat kepada pada anggota organisasi dan mencapai tujuan secara efektif.

Untuk memenuhi segala aspek yang dikandung oleh pengertian diatas, maka anggaran harus disusun dalam bentuk tabel-tabel dan bersifat kuantitatif. Salah satu cara untuk menyajikan informasi biaya adalah dengan menggunakan pengklasifikasian biaya yang bertujuan mempermudah pengalokasian biaya pada setiap bagian yang bersangkutan dengan menggunakan kode-kode rekening. Dengan adanya sistem kode rekening tersebut, akan lebih mudah memungkinkan pemasukan dan pembebanan berbagai macam biaya yang dapat dilakukan secara tepat ke dalam rekening pembukuan.

Suatu anggaran harus saling mendukung suatu rencana kerja yang mencakup seluruh kegiatan dalam perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan prosedur penyusunan anggaran administrasi dan umum yang sesuai dengan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh suatu perusahaan.

Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa pentingnya anggaran biaya administrasi dan umum dalam kegiatan operasional perusahaan. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk meneliti dan menelaah mengenai pengendalian anggaran biaya administrasi dan umum melalui suatu penelitian yang akan dituangkan dalam bentuk penulisan Laporan Tugas Akhir. Adapun judul yang diambil untuk penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah: “Tinjauan Atas Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”

B. Permasalahan

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka rumusan masalah penelitian ini yaitu Apakah Anggaran Biaya Administrasi dan Umum yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara sudah berfungsi sebagai alat pengendalian.

C. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penelitin ini adalah untuk mengetahui, mengumpulkan data dan informasi, mengolah dan kemungkinan menganalisis data dan informasi tentang pelaksanaan anggaran biaya administrasi dan umum pada Fakultas Ekonomi USU.

Tujuan penulis mengadakan peninjauan adalah sesuai dengan masalah yang diidentifikasi di atas yaitu, untuk mengetahui apakah anggaran biaya administrasi dan umum pada Fakultas Ekonomi USU telah menjadi alat pengendalian.

D. Rencana Penulisan

1. Jadwal Survei/Observasi

Untuk memperoleh data dan informasi yang berkenaan dengan masalah yang diteliti, maka penulis mengambil lokasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.T.M.Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan

Dalam kegiatan pengumpulan data, Penulis melakukan penelitian selama beberapa minggu mulai tanggal 25 Oktober s/d 13 November 2010 di bagian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Rencana Isi

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bagian ini diuraikan latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan, rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survei/obsevasi dan rencana isi.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini memuat tentang sejarah ringkas, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisi yang dipakai dalam penulisan yang meliputi hasil penelitian yang telah dilakukan yaitu mengenai Anggaran Biaya Administrasi dan Umum, Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi dan Umum yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU, Fungsi Anggaran dalam Pengendalian Biaya Administrasi dan Umum Pada Fakultas Ekonomi USU dan Analisis dan Evaluasi Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum Pada Fakultas Ekonomi USU.

BAB IV : PENUTUP

Pada bab ini berisi tentang Kesimpulan dan Saran terhadap hasil penelitian.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara. Fakultas Ekonomi ini masuk ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 setelah berlakunya surat keputusan tersebut pada tanggal 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Hal ini berbeda dengan perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas. Salah satu kegiatannya adalah melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial. Salah satu bentuk pengabdian sosial yang dilakukan Fakultas Ekonomi ini adalah pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Tri Dharma Perguruan Tinggi itu menunjukkan harapan Universitas (Fakultas Ekonomi) terhadap setiap lulusannya. Lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diharapkan dapat menjadi lulusan yang mempunyai kualitas tinggi dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk

mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :

Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tata Usaha Departemen Ekonomi Pembangunan Departemen Akuntansi

DEKAN

PEMBANTU DEKAN

I II III

Senat Akademik Komisi-komisi

Pusat Kajian / Pengembangan Unit Pelaksana Teknis Subbag Kemahasiswaan & Alumni Subbag Keuangan & Kepegawaian Subbag Umum & Perlengkapn Subbag Pendidikan Departemen Manajemen Dosen

Manajemen S1 Reguler Manajemen S1 Ekstension DIII Keuangan

DIII Kesekretasis

Dosen

Akuntansi S1 Reguler Akuntansi S1 Ekstension DIII Akuntansi Dosen Eko. Pembangunan S1 Reguler Eko. Pembangunan S1 Ekstension

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran

terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Kinerja usaha lain adalah dengan melakukan pengabdian kepada masyarakat melalui seminar-seminar, motivasi kepada masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, serta kegiatan bakti sosial dan kegiatan lain yang bermanfaat. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan - kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dan sebagainya). Sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil d. Wisuda mahasiswa.

BAB III PEMBAHASAN A. Anggaran Biaya Administrasi

Dimaksudkan dengan Anggaran Biaya Administrasi ialah Budget yang merencanakan secara sistematis dan lebih terperinci tentang Biaya Administrasi yang ditanggung perusahaan dari waktu ke waktu (bulan ke bulan) selama periode tertentu yang akan datang. Di dalamnya mencakup perencanaan tentang Jumlah Biaya Administrasi, dan waktu (tahun) kapan biaya-biaya tersebut dibebankan, yang masing-masing dikaitkan dengan tempat (Program Studi) di mana biaya tersebut terjadi. Sedangkan yang dimaksud dengan Biaya Administrasi ialah semua biaya yang terdapat serta terjadi di dalam lingkungan Bagian Administrasi Umum.

Dari pengertian tersebut dapatlah diketahui bahwa bilamana Instansi membagi Bagian (Program Studi) Administrasi Umum menjadi beberapa bagian, maka rencana tentang Biaya Administrasi dari masing-masing bagian tersebut juga harus diperinci dan dipisahkan secara jelas. Adapun pembagian Bagian Administrasi Umum menjadi beberapa bagian banyak tergantung pada masing-masing Instansi.

Perusahaan besar, yang urusan administrasinya cukup banyak dan kompleks, akan membagi Bagian Administrasi Umum ke dalam banyak bagian. Sebaliknya, perusahaan kecil, yang urusan administrasinya cukup sederhana, hanya akan membagi Bagian Administrasinya cukup sederhana, hanya akan membagi Bagian Administrasi Umum ke dalam dua atau tiga bagian saja.

Dari pengertian administrasi dan umum tersebut di atas terdapat syarat penting di dalam pengawasan biaya administrasi dan umum adalah sebagai berikut :

1. Penggolongan secara tepat elemen biaya administrasi dan umum dalam rekening pembukuan.

2. Penentuan pertanggung-jawaban atas biaya administrasi dan umum pada tingkatan pimpinan tertentu secara individual.

Untuk dapat memenuhi kedua syarat tersebut, maka di dalam pengawasan biaya administarsi dan umum diperlukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Menggolongkan elemen biaya administrasi dan umum atas dasar jenis biaya.

2. Mengalokasikan setiap jenis biaya administrasi dan umum kepada setiap bagian atau departemen yang berhubungan dengan fungsi administrasi dan umum.

3. Menentukan teknik pengawasan biaya administrasi dan umum untuk setiap fungsi.

1. Menggolongkan Elemen Biaya Administrasi dan Umum Atas Dasar Jenis Biaya.

Tujuan manajemen perusahaan adalah menggunakan secara efektif setiap rupiah biaya yang terjadi dan memaksimalkan laba, penggolongan secara tepat biaya administrasi dan umum menurut jenis biaya akan mempunyai dua manfaat yaitu :

a. Sebagai dasar mengadakan perbandingan antara biaya administrasi dan umum yang sesungguhnya dengan yang diharapkan akan terjadi untuk setiap elemen biaya.

b. Mempermudah alokasi setiap jenis biaya administrasi dan umum kepada setiap bagian atau departemen yang melaksanakan fungsi administrasi dan umum.

2. Mengalokasikan Setiap Jenis Biaya Administrasi dan Umum kepada Setiap Bagian atau Departemen

Tujuan alokasi setiap elemen biaya administrasi dan umum kepada setiap bagian atau departemen adalah dalam rangka menentukan pertanggung-jawaban atas biaya administrasi dan umum pada tempat biaya tertentu yang melaksanakan fungsi administrasi dan umum.

Agar supaya alokasi setiap elemen biaya kepada setiap bagian fungsional dapat relatif adil dan tepat, perlu menggolongkan setiap elemen biaya menurut :

a. Tingkat Perubahannya dengan Volume atau Kegiatan

Tingkat perubahan atau variabilitas biaya administrasi dan umum dapat dipengaruhi oleh kegiatan fungsi yang bersangkutan atau dapat pula dipengaruhi oleh kegiatan fungsi lainnya, yaitu fungsi produksi dan pemasaran.

b. Hubungannya dengan Setiap Fungsi Administrasi dan Umum

Dalam hubungannya dengan setiap fungsi administrasi dan umum biaya dapat digolongkan menjadi :

(1) Biaya langsung, yaitu biaya administrasi dan umum yang terjadi atau manfaatnya dapat diidentifikasikan kepada kegiatan fungsional tertentu. (2) Biaya tidak langsung, yaitu biaya administrasi dan umum yang

terjadinya atau manfaatnya tidak dapat diidentifikasikan kepada kegiatan fungsional tertentu atau biaya yang manfaatnya dinikmati bersama oleh beberapa kegiatan fungsional tertentu.

c. Dapat Terkendali dan Tidaknya Suatu Biaya

Penggolongan biaya terkendali bermanfaat untuk tujuan pengawasan biaya administrasi dan umum. Dalam rangka jangka pendek umumnya biaya variabel dapat dikendalikan oleh kepala bagian atau departemen tertentu, sedangkan elemen biaya tetap umumnya tidak dapat dikendali8kan oleh kepala bagian atau departemen tertentu sehingga merupakan tanggung jawab manajemen tingkat atas.

3. Menentukan Teknik Pengawasan Biaya Administrasi dan Umum

Dalam melaksanakan pengawasan biaya administrasi dan umum dapat digunakan teknik sebagai berikut :

a. Pengawasan biaya administrasi dan umum dengan menggunakan anggaran.

Jika anggaran dipakai sebagai alat pengawasan biaya administrasi dan umum, maka pada awal priode ditentukan anggaran biaya untuk setiap jenis biaya yang didistribusikan untuk setiap bagian atau departemen yang merupakan kegiatan fungsional. Anggaran biaya tersebut dipisahkan ke dalam elemen biaya variabel dan biaya tetap.

Untuk perusahaan yang relative besar anggaran yang disusun untuk setiap bagian atau departemen akan dirinci lebih lanjut di dalam sub-bagian atau sub-departemen, dengan tujuan agar dapat dilaksanakan pengawasan biaya dengan cara lebih cermat. Pada akhir priode tertentu, biasanya akhir bulan, dilakukan pembandingan antara biaya administrasi dan umum yang sesungguhnya dengan yang dianggarkan untuk setiap bagian atau departemen tertentu.

Selisih yang timbul dari pembandingan tersebut dianalisa dengan seksama oleh komite anggaran dan manajemen perusahaan, agar dapat diketahui penyebab timbulnya selisih dan siap yang bertanggung jawab atas selisih biaya tersebut.

b. Pengawasan biaya administrasi dan umum dengan menggunakan standar.

Teknik lain untuk mengawasi biaya administrasi dan umum adalah dengan menggunakan standar. Dalam hal ini tujuan pemakaian standar adalah untuk lebih meningkatkan efisiensi kegiatan fungsi administrasi dan umum dengan cara mengaitkan antara prestasi dari kegiatan dengan biaya yang terjadi.

Langkah-langkah dalam rangka pemakaian standar biaya administrasi dan umum adalah sebagai berikut :

(1) Observasi dan analisa pendahuluan

Langkah ini penting di dalam memastikan semua masalah yang harus diketahui, dan memilih luasnya kegiatan yang dapat distandarisasi.

(2) Memilih fungsi atau kegiatan yang disusun standarnya

Standar biaya administrasi dan umum hanya dapat disusun untuk fungsi atau kegiatan prestasinya dapat diukur secara pasti, dalam bentuk satuan standar pengukur.

(3) Penentuan satuan standar pengukur kegiatan

Satuan standar pengukur untuk suatu bagian atau sub-bagian kegiatan administrasi dan umum tergantung kepada kegiatan khusus yang dilaksanakan oleh bagian yang bersangkutan, sehingga dapat dipakai alat mengukur prestasi.

(4) Menentukan metode dan perhitungan standar

Penelitian gerak dan waktu hanya dilakukan terhadap bagian atau sub-bagian dar8i fungsi administrasi dan umumyang dapat disusun standarnya.

(5) Testing atas biaya standar

Setelah biaya standar dihitung, maka standar tersebut harus dites lebih dahulu untuk mengetahui apakah praktis dipakai.

(6) Aplikasi akhir

Dalam aplikasi akhir dari standar memerlukan penjelasan dan keikutsertaan para pelaksana, sesuai dengan tanggung jawab atas pekerjaannya masing-masing, Karena yang diukur prestasinya adalah para pelaksana tersebut.

B. Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi dan Umum

Salah satu cara untuk menyajikan informasi biaya adalah dengan menggunakan pengklasifikasian biaya. Dengan adanya pengklafikasian biaya manajemen akan lebih mudah dalam mengadakan pengawasan dan pengendalian penggunaan biaya. Selain itu pengklafikasian dapat dijadikan dasar untuk mengadakan biaya yang sesungguhnya dengan biaya yang telah dianggarkan, serta akan mempermudah pengalokasian biaya pada setiap bagian yang bersangkutan.

Tabel 3.1

Penggolongan Biaya Administrasi dan Umum Beserta Mata Anggaran

MAK MATA ANGGARAN

512111 Belanja Uang Honor Tetap 512112 Belanja Uang Honor Tidak Tetap 512211 Belanja Lembur

512311 Belanja Vakasi

521111 Belanja Keperluan Perkantoran 521114 Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos

Pusat

521119 Belanja Barang Operasional Lainnya 521211 Belanja Bahan

522111 Belanja Langganan Daya dan Jasa 522113 Belanja Jasa Konsultan

522114 Belanja Sewa 522116 Belanja Jasa Profesi

523111 Belanja Pemeliharaan Gedung dan Bangunan

523121 Belanja Pemeliharaan Peralatan dan Mesin

524111 Belanja Perjalan Biasa (Dalam Negeri) 524211 Belanja Perjalan Biasa (Luar Negeri) 532111 Belanja Modal dan Peralatan Mesin 533111 Belanja Modal Gedung dan Bangunan 534131 Belanja Modal Jaringan

535111 Belanja Pemlhr. Gdg & Bangunan Kapitalisasi

535121 Belanja Pemlhr.Perlt. & Mesin Kapitalisasi

C. Fungsi Anggaran dalam Pengendalian Biaya Administrasi dan Umum Secara umum, Anggaran Biaya Administrasi mempunyai tiga fungsi utama, yaitu berfungsi sebagai pedoman kerja, berfungsi sebagai alat manajemen untuk menciptakan koordinasi kerja, dan sebagai alat manajemen untuk melakukan evaluasi atau pengawasan kerja. Seringkali fungsi tersebut semacam ini disebut juga sebagai kegunaan manajerial, karena berkaitan erat dengan fungsi manajemen, terutama di bidang perencanaan, pengkoordinasian, dan pengawasan.

Sedangkan secara khusus, Anggaran Biaya Administrasi mempunyai fungsi penting, antara lain sebagai dasar untuk menyusun Anggaran Kas, karena sebagian dari Biaya Administrasi memerlukan pembayaran dan pengeluaran Kas. Sedangkan sebagian lain dari Biaya Administrasi tidak memerlukan pembayaran atau pengeluaran Kas, seperti misalnya biaya depresiasi dari Aktiva Tetap yang ada di lingkungan bagian (kantor) Administrasi Umum.

Bagian atau departemen di dalam organisasi perusahaan yang termasuk fungsi administrasi dan umum misalnya:

1. Direktur dan Staf

2. Bagian Umum dan Personalia 3. Bagian Humas dan Hukum 4. Bagian Keuangan

Dari fungsi administrasi dan umum tersebut di atas dapat didifinisikan pengertian biaya administrasi dan umum sebagai berikut :

“Biaya administrasi dan umum adalah semua biaya yang terjadi dan berhubungan dengan fungsi administrasi dan umum. Meliputi biaya dalam rangka penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengarahan, dan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Termasuk dalam biaya ini adalah biaya untuk direktur dan staf (pimpinan tertinggi perusahaan), bagian umum dan personalia, bagian humas dan hokum, bagian keuangan, bagian akuntansi, dan sebagainya.”

Dari pengertian fungsi administrasi dan umum terdapat perbedaan pendapat dalam perlakuan biaya administrasi dan umum yang dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu :

1. Biaya Administrasi dan Umum Dialokasikan kepada Fungsi Produksi dan Fungsi Pemasaran

Pendapat pertama ini memandang bahwa fungsi pokok perusahaan adalah produksi dan pemasaran, biaya administrasi dan umum dikeluarkan atau terjadi untuk membantu kedua fungsi pokok tersebut.

2. Biaya Administrasi dan Umum Dipisahkan dari Fungsi Produksi dan Fungsi Pemasaran

Banyak pihak yang menentang pendapat pertama tersebut di atas dan memandang fungsi administrasi dan umum merupakan fungsi yang terpisah dan sejajar dengan fungsi produksi dan fungsi pemasaran.

Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum meliputi struktur organisasi, metode, dan ukur-ukur yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan, mengecek ketelitian, kehandalan data akuntansi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Anggaran merupakan salah satu alat yang dapat digunakan untuk mengendalikan biaya administrasi dan umum. Pengendalian ini dilakukan pada tahap pelaksanaan anggaran dan evaluasi. Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum pada anggaran dapat dilakukan dengan cara membandingkan biaya aministrasi dan umum yang sesungguhnya dengan biaya yang dianggarkan.

D. Analisis dan Evaluasi Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum

Berikut ini disajikan rincian rencana anggaran biaya administrasi dan umum tahun 2009 dan rincian realisasi anggaran biaya administrasi dan umum tahun 2009 berdasarkan data yang diperoleh dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Tabel 3.2

Rincian Rencana Anggaran Biaya Administrasi dan Umum Anggaran Biaya Administrasi dan Umum

Tahun 2009 Dalam Rupiah (Rp)

MAK Mata Anggaran Total

512111 Belanja Uang Honor Tetap 2.439.191.668 512112 Belanja Uang Honor Tidak Tetap 1.262.410.750 512211 Belanja Lembur 51.000.000 512311 Belanja Vakasi 2.789.342.730 521111 Belanja Keperluan Perkantoran 588.900.000 521114 Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos

Pusat

22.400.000

521119 Belanja Barang Operasional Lainnya 87.000.000 521211 Belanja Bahan 25.000.000 522111 Belanja Langganan Daya dan Jasa 81.000.000 522113 Belanja Jasa Konsultan 50.000.000 522114 Belanja Sewa 145.500.000 522116 Belanja Jasa Profesi 100.000.000 523111 Belanja Pemeliharaan Gedung dan

Bangunan

369.555.610

523121 Belanja Pemeliharaan Peralatan dan Mesin

74.500.000

524211 Belanja Perjalan Biasa (Luar Negeri) 0

532111 Belanja Modal dan Peralatan Mesin 392.000.000 533111 Belanja Modal Gedung dan Bangunan 1.075.000.000 534131 Belanja Modal Jaringan 0

535111 Belanja Pemlhr. Gdg & Bangunan Kapitalisasi

1.050.000.000

535121 Belanja Pemlhr.Perlt. & Mesin Kapitalisasi

1.525.000.000

Jumlah Biaya Administrasi dan Umum

12.405.300.758

Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Tabel 3.3

Rincian Realisasi Biaya Administrasi dan Umum Realisasi Anggaran Biaya Administrasi dan Umum

Tahun 2009 Dalam Rupiah (Rp)

MAK Mata Anggaran Total

512111 Belanja Uang Honor Tetap

337.679.896

512112 Belanja Uang Honor Tidak Tetap

128.976.201

512211 Belanja Lembur -

521111 Belanja Keperluan Perkantoran

163.898.400

521114 Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat

1.521.000

521119 Belanja Barang Operasional Lainnya

-

521211 Belanja Bahan 17.365.900 522111 Belanja Langganan Daya

dan Jasa

-

522113 Belanja Jasa Konsultan - 522114 Belanja Sewa - 522116 Belanja Jasa Profesi - 523111 Belanja Pemeliharaan

Gedung dan Bangunan

308.580.000

523121 Belanja Pemeliharaan Peralatan dan Mesin

41.375.000

524111 Belanja Perjalan Biasa (Dalam Negeri)

-

524211 Belanja Perjalan Biasa (Luar Negeri)

-

532111 Belanja Modal dan Peralatan Mesin

197.931.000

dan Bangunan

534131 Belanja Modal Jaringan - 535111 Belanja Pemlhr. Gdg &

Bangunan Kapitalisasi -

535121 Belanja Pemlhr.Perlt. & Mesin Kapitalisasi

-

Jumlah Biaya Administrasi dan Umum

1.961.025.959

Sumber: Fakultas Ekonomi USU

Tujuan perbandingan ini adalah untuk memperoleh gambaran jenis biaya administrasi dan umum mana saja yang cukup efisien dan kurang efisien dalam pelaksanaannya. Apabila terdapat penyimpangan-penyimpangan yang cukup berarti (merugikan) harus dianalisis untuk dicari penyebabnya. Agar dapat dilakukan perbaikan-perbaikan pada waktu yang akan datang,

Tabel 3.4

Perbandingan Anggaran dengan Realisasi Biaya Administrasi dan Umum

Fakultas Ekonomi USU Daftar Biaya Administrasi Tahun 2009

MAK Mata

Anggaran

Realisasi Anggaran Rp.(000) %

512111 Belanja Uang Honor Tetap

337.679.896 2.439.191.668 (2.101.511.772) (86)

512112 Belanja Uang Honor Tidak Tetap

128.976.201 1.262.410.750 (1.133.434.549) (90)

512211 Belanja Lembur

- 51.000.000 (51.000.000) 0

512311 Belanja Vakasi

763.698.562 2.789.342.730 (2.025.644.168) (73)

521111 Belanja Keperluan Perkantoran

163.898.400 588.900.000 (425.001.600) (72)

521114 Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat

1.521.000 22.400.000 (20.879.000) (93)

521119 Belanja Barang Operasional Lainnya

521211 Belanja Bahan 17.365.900 25.000.000 (7.634.100) (31) 522111 Belanja

Langganan Daya dan Jasa

- 81.000.000 (81.000.000) 0

522113 Belanja Jasa Konsultan

- 50.000.000 (50.000.000) 0

522114 Belanja Sewa - 145.500.000 (145.500.000) 0 522116 Belanja Jasa

Profesi

- 100.000.000 (100.000.000) 0

523111 Belanja Pemeliharaan Gedung dan Bangunan

308.580.000 369.555.610 (60.975.610) (16)

523121 Belanja Pemeliharaan Peralatan dan Mesin

41.375.000 74.500.000 (33.125.000) (44)

524111 Belanja Perjalan Biasa (Dalam Negeri)

- 277.500.000 (277.500.000) 0

524211 Belanja Perjalan Biasa (Luar Negeri)

- 0 (0) 0

dan Peralatan Mesin

533111 Belanja Modal Gedung dan Bangunan

- 1.075.000.000 (1.075.000.000) 0

534131 Belanja Modal Jaringan

- 0 (0) 0

535111 Belanja Pemlhr. Gdg & Bangunan Kapitalisasi

- 1.050.000.000 (1.050.000.000) 0

535121 Belanja Pemlhr.Perlt. & Mesin Kapitalisasi

- 1.525.000.000 (1.525.000.000) 0

Jumlah Biaya

Administrasi dan Umum

1.961.025.959 12.405.300.758 (1.044.427.479) (84)

Sumber: Fakultas Ekonomi USU

Setelah melihat dan memperhatikan bagaimana prosedur atau tata cara pengendalian biaya administrasi dan umum pada Fakultas Ekonomi USU dapat dikemukakan dan dikoordinir dengan baik dalam pelaksanaannya. Dari hasil laporan evaluasi anggaran dan realisasi biaya administrasi dan umum tahun 2009 di atas terdapat beberapa biaya yang memiliki selisih yang cukup besar antara realisasi dengan anggaran, biaya-biaya tersebut adalah:

1. Belanja Uang Honor Tetap

Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 2.101.511.772 (86%), Hal ini disebabkan karena kecilnya surat permintaan dana ngajar untuk para dosen tetap.

2. Belanja Uang Honor Tidak Tetap

Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 1.133.434.549 (90%), Hal ini disebabkan karena tahun ini biaya yang dikeluarkan untuk para pegawai dalam rangka acara kegiatan Fakultas Ekonomi yang bersifat tidak tetap lebih kecil.

3. Belanja Vakasi

Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 2.025.644.168 (73%), Hal ini disebabkan karena biaya yang dikeluarkan khusus untuk para Penguji (Pemeriksa Ujian) lebih kecil.

4. Belanja Keperluan Kantor

Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 425.001.600 (72%), Hal ini disebabkan karena biaya untuk keperluan kantor masih banyak yang layak pakai.

5. Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat

Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 20.879.000 (93%), Hal ini disebabkan karena biaya yang dikeluarkan untuk pengiriman Surat Dinas lebih kecil.

6. Belanja Pemeliharaan Peralatan dan Mesin

Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 33.125.000 (44%), Hal ini disebabkan karena jumlah peralatan dan mesin yang telah dianggarkan untuk diperbaiki pada realisasinya masih banyak yang layak pakai.

7. Belanja Modal dan Peralatan Mesin

Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 194.069.000 (50%), Hal ini disebabkan karena jumlah modal dan peralatan mesin yang telah dianggarkan untuk menambah peralatan mesin pada realisasinya masih banyak yang layak pakai.

Dari hasil evaluasi data anggaran biaya administrasi dan umum di atas adalah bahwa evaluasi biaya administrasi dan umum secara keseluruhan sudah dapat terkendali karena kecilnya realisasi dari biaya yang telah dianggarkan. Walaupun adanya jumlah biaya administrasi dan umum sebesar Rp.1.044.427.479 (84%) yang menunjukkan selisih yang besar antara realisasi dengan anggaran.

Biaya-biaya yang menunjukkan realisasi yang lebih kecil dari biaya yang telah dianggarkan disebabkan adanya biaya yang tidak terpakai walaupun biaya tersebut telah dianggarkan. Dari laporan tersebut dapat diketahui bagaimana realisasi pelaksanaan anggaran biaya administrasi dan umum, sehingga dapat pula mengevaluasi hasil-hasil yang telah dicapai oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdasarkan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Anggaran tersebut di atas dinilai oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara cukup baik karena semua yang ditargetkan lebih besar dengan realisasi yang lebih kecil. Walaupun selisih antara realisasi dengan anggaran sangat besar. Untuk waktu membuat anggaran unit untuk tiga Departemen dan tiga Program tidak dipisahkan. Tujuannya adalah untuk mempermudah proses pembuatan rencana anggaran.

Dalam penyusunan anggaran berdasarkan yang diterapkan Fakultas Ekonomi USU adalah Anggaran Pendapatan dan Belanja Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat (DUK-DM). Tim Anggaran menyusun Anggaran Pendapatan dan Belanja DUK-DM tahun berikutnya dengan berbagai pertimbangan dan analisis.

Setelah Tim Anggaran selesai menyusun rencana anggaran selanjutnya rencana tersebut diserahkan ke Dekan untuk disetujui. Dan selanjutnya Biro Pusat Administrasi menyalurkan dana yang diperlukan oleh Fakultas Ekonomi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan kerjanya sesuai dengan anggaran yang telah disetujui tersebut. Untuk lebih memperjelas bagaimana proses penyusunan anggaran di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 2.2

Proses Penyusunan Anggaran Pada Fakultas Ekonomi USU

Sumber: Data diolah dari Fakultas Ekonomi USU

Dalam prosedur penyusunan anggaran biaya administrasi dan umum pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan data dan informasi yang bersumber dari pengalaman dan juga data aktual tahun-tahun sebelumnya. Fakultas Ekonomi juga menerapkan sistem Anggaran Pendapatan dan Belanja DUK-DM. Maka Fakultas Ekonomi juga telah menetapkan standar kerja dalam organisasinya. Adapun pengendalian yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU dalam melakukan kegiatan-kegiatan kerjanya dengan cara:

1. Jika suatu realisasi kegiatan ternyata membutuhkan dana yang lebih sedikit dari anggaran yang telah ditetapkan, maka dana tersebut dikembalikan ke Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara.

Biro Pusat Administrasi Fakultas

Departemen

PD II & Tim Anggaran

2. Sebaliknya jika suatu realisasi kegiatan ternyata membutuhkan dana yang lebih besar dari anggaran yang telah ditetapkan, maka Fakultas Ekonomi mengajukan perubahan anggaran kegiatan tersebut dan selanjutnya diserahkan ke Biro Pusat Administrasi untuk ditelaah dan disetujui.

Dalam hal penerimaan dana, Fakultas Ekonomi menerima dana untuk kegiatan-kegiatan kerjanya secara bulanan dari Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara. Jadi, Fakultas Ekonomi melaksanakan pengendalian di awal bulan atau awal pengajuan permintaan dana. Jika dana suatu kegiatan di bulan sebelumnya kurang, maka Fakultas Ekonomi meminta dana tersebut di bulan berikutnya. Sedangkan bila dana suatu kegiatan mempunyai sisa, maka Fakultas Ekonomi mengembalikan dana tersebut ke Biro Pusat Administrasi.

Berdasarkan hasil analisis dan evaluasi data anggaran biaya administrasi dan umum diatas adalah bahwa yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum berfungsi sebagai alat pengendalian, disebabkan terjadi penyimpangan kelebihan dana yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU yaitu pada anggaran yang lebih besar dari realisasi kegiatan.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan pada Bab III, penulis menyimpulkan bahwa:

1. Berdasarkan hasil pembahasan yang telah diuraikan bahwa penggolongan biaya administrasi dan umum menggunakan kode mata anggaran.

2. Dalam prosedur penyusunan anggaran biaya administrasi dan umum pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan data dan informasi yang bersumber dari pengalaman dan juga data aktual tahun-tahun sebelumnya. Fakultas Ekonomi juga menerapkan sistem Anggaran Pendapatan dan Belanja DUK-DM. Jika suatu realisasi kegiatan kekurangan dana , maka Fakultas Ekonomi mengajukan perubahan anggaran kegiatan dan selanjutnya diserahkan ke Biro Pusat Administrasi untuk ditelaah dan disetujui. Sebaliknya jika suatu realisasi kelebihan dana maka dana tersebut dikembalikan ke Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara.

3. Perbandingan antara realisasi dengan anggaran biaya administrasi dan umum pada tahun 2009 belum berjalan dengan cukup baik karena masih banyak biaya yang menunjukkan penyimpangan lebih dari 40%. Hal ini dapat terlihat dari besarnya selisih antara realisasi dengan anggaran pada 7 item yang diantaranya: Belanja Uang Honor Tetap dengan selisih

Rp. 2.101.511.772 (86%), Belanja Uang Honor Tidak Tetap dengan selisih

Rp. 1.133.434.549 (90%), Belanja Vakasi dengan selisih Rp. 2.025.644.168 (73%), Belanja Keperluan Kantor dengan selisih

Rp. 425.001.600 (72%), Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat dengan selisih Rp. 20.879.000 (93%), Belanja Pemeliharaan Peralatan dan Mesin dengan selisih Rp. 33.125.000 (44%), dan Belanja Modal dan Peralatan Mesin dengan selisih Rp. 194.069.000 (50%) pada biaya administrasi dan umum.

4. Terlalu besar biaya yang dianggarkan pada tahun 2009 untuk biaya Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat dengan penyimpangan sebesar (93%).

5. Berdasarkan hasil analisis dan evaluasi data anggaran biaya administrasi dan umum diatas adalah bahwa yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum berfungsi sebagai alat pengendalian, disebabkan terjadi penyimpangan kelebihan dana yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU yaitu pada anggaran yang lebih besar dari realisasi kegiatan.

B. Saran

Berdasarkan hasil penelitian dan analisis data yang diperoleh, penulis ingin memberikan saran-saran yang sekiranya dapat bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan didasarkan atas informasi yang diperoleh.

Selisih yang terjadi antara realisasi dengan anggaran biaya administrasi dan umum sangat besar tetapi tetap saja biaya yang dianggarkan lebih besar dari biaya yang direalisasikan sehingga menimbulkan jumlah biaya anggaran yang lebih besar. Oleh sebab itu, penulis ingin memberikan saran kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menetapkan anggaran mengacu pada realisasi tahun lalu dan mempertimbangkan pengaruh eksternal, sehingga tidak terdapat perbedaan materil antara jumlah biaya yang dianggarkan dengan realisasi anggaran pada Fakultas Ekonomi USU.

DAFTAR PUSTAKA

Adisaputro Gunawan. 2003. Anggaran Perusahaan, Edisi 2003/2004. BPFE: Yokyakarta

Agus Ahyari, 2000. Anggaran Perusahaan : Pendekatan Kuantitatif, Edisi 1. BPFE: Yokyakarta

Munandar, M. 2001. Budgeting : Perencanaan Kerja, Pengkoordinasian Kerja, Pengawasan Kerja, Edisi 1. Cetakan 14. BPFE: Yokyakarta

Munandar, M. 2007. Budgeting : Perencanaan Kerja, Pengkordinasian Kerja, Pengawasan Kerja, Edisi 2. Cetakan 1. BPFE: Yokyakarta

Nafarin, M. 2004. Penganggaran Perusahaan. Edisi Revisi, Salemba Empat. Jakarta

Supriyono, R.A. 2000. Akuntansi Biaya : Perencanaan dan Pengendalian Biaya Serta Pembuatan Keputusan, Edisi 2. Cetakan 8. BPFE: Yokyakarta

Gambar 2.2

Proses Penyusunan Anggaran Pada Fakultas Ekonomi USU

Sumber: Data diolah dari Fakultas Ekonomi USU

Dalam prosedur penyusunan anggaran biaya administrasi dan umum pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan data dan informasi yang bersumber dari pengalaman dan juga data aktual tahun-tahun sebelumnya. Fakultas Ekonomi juga menerapkan sistem Anggaran Pendapatan dan Belanja DUK-DM. Maka Fakultas Ekonomi juga telah menetapkan standar kerja dalam organisasinya. Adapun pengendalian yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU dalam melakukan kegiatan-kegiatan kerjanya dengan cara:

1. Jika suatu realisasi kegiatan ternyata membutuhkan dana yang lebih sedikit dari anggaran yang telah ditetapkan, maka dana tersebut dikembalikan ke Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara.

Biro Pusat Administrasi Fakultas

Departemen

PD II & Tim Anggaran

Dekan

2. Sebaliknya jika suatu realisasi kegiatan ternyata membutuhkan dana yang lebih besar dari anggaran yang telah ditetapkan, maka Fakultas Ekonomi mengajukan perubahan anggaran kegiatan tersebut dan selanjutnya diserahkan ke Biro Pusat Administrasi untuk ditelaah dan disetujui.

Dalam hal penerimaan dana, Fakultas Ekonomi menerima dana untuk kegiatan-kegiatan kerjanya secara bulanan dari Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara. Jadi, Fakultas Ekonomi melaksanakan pengendalian di awal bulan atau awal pengajuan permintaan dana. Jika dana suatu kegiatan di bulan sebelumnya kurang, maka Fakultas Ekonomi meminta dana tersebut di bulan berikutnya. Sedangkan bila dana suatu kegiatan mempunyai sisa, maka Fakultas Ekonomi mengembalikan dana tersebut ke Biro Pusat Administrasi.

Berdasarkan hasil analisis dan evaluasi data anggaran biaya administrasi dan umum diatas adalah bahwa yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum berfungsi sebagai alat pengendalian, disebabkan terjadi penyimpangan kelebihan dana yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU yaitu pada anggaran yang lebih besar dari realisasi kegiatan.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan pada Bab III, penulis menyimpulkan bahwa:

1. Berdasarkan hasil pembahasan yang telah diuraikan bahwa penggolongan biaya administrasi dan umum menggunakan kode mata anggaran.

2. Dalam prosedur penyusunan anggaran biaya administrasi dan umum pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan data dan informasi yang bersumber dari pengalaman dan juga data aktual tahun-tahun sebelumnya. Fakultas Ekonomi juga menerapkan sistem Anggaran Pendapatan dan Belanja DUK-DM. Jika suatu realisasi kegiatan kekurangan dana , maka Fakultas Ekonomi mengajukan perubahan anggaran kegiatan dan selanjutnya diserahkan ke Biro Pusat Administrasi untuk ditelaah dan disetujui. Sebaliknya jika suatu realisasi kelebihan dana maka dana tersebut dikembalikan ke Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara.

3. Perbandingan antara realisasi dengan anggaran biaya administrasi dan umum pada tahun 2009 belum berjalan dengan cukup baik karena masih banyak biaya yang menunjukkan penyimpangan lebih dari 40%. Hal ini dapat terlihat dari besarnya selisih antara realisasi dengan anggaran pada 7 item yang diantaranya: Belanja Uang Honor Tetap dengan selisih

Rp. 2.101.511.772 (86%), Belanja Uang Honor Tidak Tetap dengan selisih

Rp. 1.133.434.549 (90%), Belanja Vakasi dengan selisih Rp. 2.025.644.168 (73%), Belanja Keperluan Kantor dengan selisih

Rp. 425.001.600 (72%), Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat dengan selisih Rp. 20.879.000 (93%), Belanja Pemeliharaan Peralatan dan Mesin dengan selisih Rp. 33.125.000 (44%), dan Belanja Modal dan Peralatan Mesin dengan selisih Rp. 194.069.000 (50%) pada biaya administrasi dan umum.

4. Terlalu besar biaya yang dianggarkan pada tahun 2009 untuk biaya Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat dengan penyimpangan sebesar (93%).

5. Berdasarkan hasil analisis dan evaluasi data anggaran biaya administrasi dan umum diatas adalah bahwa yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum berfungsi sebagai alat pengendalian, disebabkan terjadi penyimpangan kelebihan dana yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU yaitu pada anggaran yang lebih besar dari realisasi kegiatan.

B. Saran

Berdasarkan hasil penelitian dan analisis data yang diperoleh, penulis ingin memberikan saran-saran yang sekiranya dapat bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan didasarkan atas informasi yang diperoleh.

Selisih yang terjadi antara realisasi dengan anggaran biaya administrasi dan umum sangat besar tetapi tetap saja biaya yang dianggarkan lebih besar dari biaya yang direalisasikan sehingga menimbulkan jumlah biaya anggaran yang lebih besar. Oleh sebab itu, penulis ingin memberikan saran kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menetapkan anggaran mengacu pada realisasi tahun lalu dan mempertimbangkan pengaruh eksternal, sehingga tidak terdapat perbedaan materil antara jumlah biaya yang dianggarkan dengan realisasi anggaran pada Fakultas Ekonomi USU.

DAFTAR PUSTAKA

Adisaputro Gunawan. 2003. Anggaran Perusahaan, Edisi 2003/2004. BPFE: Yokyakarta

Agus Ahyari, 2000. Anggaran Perusahaan : Pendekatan Kuantitatif, Edisi 1. BPFE: Yokyakarta

Munandar, M. 2001. Budgeting : Perencanaan Kerja, Pengkoordinasian Kerja, Pengawasan Kerja, Edisi 1. Cetakan 14. BPFE: Yokyakarta

Munandar, M. 2007. Budgeting : Perencanaan Kerja, Pengkordinasian Kerja, Pengawasan Kerja, Edisi 2. Cetakan 1. BPFE: Yokyakarta

Nafarin, M. 2004. Penganggaran Perusahaan. Edisi Revisi, Salemba Empat. Jakarta

Supriyono, R.A. 2000. Akuntansi Biaya : Perencanaan dan Pengendalian Biaya Serta Pembuatan Keputusan, Edisi 2. Cetakan 8. BPFE: Yokyakarta