Tinjauan Atas Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi Dan Umum Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
TINJAUAN ATAS PENGENDALIAN ANGGARAN BIAYA
ADMINISTRASI DAN UMUM PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR
Oleh:
AHMAD ADE MUKHTI NST
082101059

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk menyelesaikan
Pendidikan Pada Program Studi Diploma III
Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2010

Universitas Sumatera Utara

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
NIM
PROGRAM STUDI
JUDUL

: AHMAD ADE MUKHTI NST
: 082101059
: DIPLOMA III KEUANGAN
: TINJAUAN ATAS PENGENDALIAN ANGGARAN
BIAYA ADMINISTRASI DAN

UMUM

FAKULTAS

UNIVERSITAS

EKONOMI

PADA

SUMATERA UTARA.

Tanggal :……………………2010

Dosen Pembimbing

Dra. Yulinda, MSi,
NIP. 19590926 198501 2 2001

Tanggal :……………………2010
Keuangan

Ketua Program Studi DIII

Prof. Dr. Paham Ginting, MS
NIP. 197530519 198403 1 001

Tanggal :……………………2010

Dekan

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
NIP. 19550810 198303 1 004

Universitas Sumatera Utara

KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim…
Segala puji hanya bagi Allah Subhanahu wa Ta’ala. Kami panjatkan puji
syukur kepada-Nya, hanya kepada-Nya kami memohon pertolongan dan
ampunan. Berkat pertolongan-Nya, tugas akhir yang berjudul “Tinjauan Atas
Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum Pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara” ini dapat terselesaikan dengan baik. Shalawat
bertangkaikan salam semoga senantiasa tercurah kepada Rasulallah Muhammad
Shallalahu Alaihi wa Salam, keluarganya serta para sahabatnya dan orang-orang
yang mengikuti sunnahnya hingga akhir zaman.
Dengan setulus hati, tugas akhir ini penulis persembahkan kepada kedua
orang tua penulis, Ahmaddin Nasution, S.IP dan Nurlia Lubis yang tidak hentihentinya mencurahkan kasih sayang, perhatian, bimbingan, dorongan dan doanya
kepada penulis.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mendapat banyak bantuan dan
bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini
penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS dan Bapak Syafrizal Helmi, SE,
M.Si selaku ketua dan Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Dra. Yulinda, M.Si selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah
meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing penulis dalam
penyelesaian tugas akhir ini.
4. Bapak dan Ibu Dosen dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
5. Kakak penulis tersayang Lailan Mazida Nasution, S.Pd dan adik penulis
Ahmad Fauzi Aulia Nasution yang rela mengorbankan waktu bermainnya
agar penulis lebih bersemangat dalam penyelesaian tugas akhir ini.
6. Khususnya kepada Bowo, Khairul, Ikhwan, Mahmood, Zulfikar dan Yossy
Moshi, serta teman-teman di tempat penulis mengembangkan wawasan
dan pikiran, BP2M Fakultas Ekonomi dan tentunya Keuangan Grup A
dan B 2008.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna,
mengingat terbatasnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Oleh karena itu
penulis sangat berharap kritik dan saran yang bersifat membangun untuk
penyempurnaan Tugas Akhir ini. Demikianlah yang dapat penulis sampaikan,
semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi orang banyak khususnya bagi pembaca.
Medan, Desember 2010
Penulis,

Ahmad Ade Mukhti NST

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR…………………………………………………….

i

DAFTAR ISI………………………………………………………………

iii

DAFTAR TABEL………………………………………………………...

iv

DAFTAR GAMBAR……………………………………………………..

v

BAB

PENDAHULUAN…………………………………………

1

A.
B.
C.
D.

Latar Belakang………………………………………….
Permasalahan……...……………………………………
Maksud dan Tujuan…………………………………….
Rencana Penulisan……………………………………...
1. Jadwal Survei / Obsevasi…………………………..
2. Rencana Isi…………………………………………

1
3
3
4
4
5

PROFIL INSTANSI……………………………………….

6

A.
B.
C.
D.
E.
F.

6
9
10
12
16
17

BAB

BAB

BAB

I

II

III

Sejarah Ringkas…………………………………………
Jenis Usaha / Kegiatan…………………………………..
Struktur Organisasi……………………………………...
Job Description…………………………………………
Kinerja Usaha Terkini…………………………………..
Rencana Kegiatan……………………………………….

PEMBAHASAN…………………………………………... 18
A. Anggaran Biaya Administrasi dan Umum..……………...
B. Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi
dan Umum……………………………………………….
C. Fungsi Anggaran dalam Pengendalian Anggaran
Biaya Administrasi dan Umum…………………………..
D. Analisis dan Evaluasi Pengendalian Anggaran Biaya
Administrasi dan Umum………………………………….

18

28

IV PENUTUP………………………………………………….

41

24
26

A. Kesimpulan……………………………………………… 41
B. Saran…………………………………………………….. 43
DAFTAR PUSTAKA

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan……………………………………………..

4

Tabel 3.1. Penggolongan Biaya Administrasi dan Umum………………

24

Tabel 3.2. Rincian Rencana Anggaran Biaya Administrasi dan Umum...

29

Tabel 3.3. Rincian Realisasi Anggaran Biaya Administrasi dan Umum...

30

Tabel 3.4. Perbandingan Anggaran dengan Realisasi Biaya Administrasi
Dan Umum……………………………………………………

33

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU………………

11

Gambar 2.2 Proses Penyusunan Anggaran Fakultas Ekonomi USU……

39

Universitas Sumatera Utara

BAB I
PENDAHULUAN
A.

LATAR BELAKANG
Semakin kompleksnya masalah menyebabkan banyak kegiatan harus

dilaksanakan berdasarkan perencanaan yang cermat. Sebagai contoh suatu
perusahaan di setiap aktivitas atau kegiatan yang dilakukan adalah bertujuan
untuk mencapai suatu tujuan yaitu memperoleh laba. Aktivitas perusahaan itu
dapat berupa kegiatan pemasaran, kegiatan personalia, maupun administrasi.
Untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan manajemen yang baik dalam
melakukan kegiatan operasional perusahaan yang meliputi perencanaan dan
pengendalian yang tepat.
Perencanaan berguna untuk tujuan perusahaan, sedangkan pengendalian
digunakan perusahaan sebagai alat untuk menilai apakah tindakan yang dilakukan
sesuai dengan rencana. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu alat manajemen untuk
menilai keberhasilan pelaksanaan proses perencanaan dan pengendalian terutama
yang berhubungan dengan kondisi keuangan perusahaan.
Perencanaan dan pengendalian yang baik juga mampu membantu dan
mempermudah organisasi dalam mencapai tujuannya secara efektif dan efisien.
Oleh karena itu, setiap organisasi seyogyanya menyusun anggaran, karena
penganggaran itu penting untuk membuat perencanaan dan untuk mengendalikan
kegiatan. Dengan demikian anggaran yang berfungsi sebagai perencanaan dan
pengendalian kegiatan organisasi haruslah disusun dengan teliti, penuh

Universitas Sumatera Utara

pertimbangan dan serta disesuaikan dengan kondisi dan perkembangan yang
terjadi saat ini.
Anggaran atau sering kita sebut dengan business budget adalah salah satu
bentuk dari berbagai rencana yang mungkin disusun, meskipun tidak setiap
rencana dapat disebut sebagai anggaran (Gunawan, 2003:1). Anggaran biaya
administrasi dan umum bermanfaat sebagai alat pengendalian yang dilakukan oleh
perusahaan, karena biaya administrasi dan umum dapat menjelaskan biaya-biaya
yang dibebankan kepada masing-masing jenis produk yang bersangkutan.
Pengendalian manajemen ini merupakan proses memotivasi dan memberi
semangat kepada pada anggota organisasi dan mencapai tujuan secara efektif.
Untuk memenuhi segala aspek yang dikandung oleh pengertian diatas, maka
anggaran harus disusun dalam bentuk tabel-tabel dan bersifat kuantitatif. Salah
satu cara untuk menyajikan informasi biaya adalah dengan menggunakan
pengklasifikasian biaya yang bertujuan mempermudah pengalokasian biaya pada
setiap bagian yang bersangkutan dengan menggunakan kode-kode rekening.
Dengan adanya sistem kode rekening tersebut, akan lebih mudah memungkinkan
pemasukan dan pembebanan berbagai macam biaya yang dapat dilakukan secara
tepat ke dalam rekening pembukuan.
Suatu anggaran harus saling mendukung suatu rencana kerja yang mencakup
seluruh kegiatan dalam perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan prosedur
penyusunan anggaran administrasi dan umum yang sesuai dengan kebijaksanaan
yang ditetapkan oleh suatu perusahaan.

Universitas Sumatera Utara

Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa pentingnya anggaran biaya
administrasi dan umum dalam kegiatan operasional perusahaan. Oleh karena itu,
penulis tertarik untuk meneliti dan menelaah mengenai pengendalian anggaran
biaya administrasi dan umum melalui suatu penelitian yang akan dituangkan
dalam bentuk penulisan Laporan Tugas Akhir. Adapun judul yang diambil untuk
penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah: “Tinjauan Atas Pengendalian
Anggaran Biaya Administrasi dan Umum Pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.”

B. Permasalahan
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka rumusan masalah penelitian
ini yaitu Apakah Anggaran Biaya Administrasi dan Umum yang dilakukan oleh
Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara sudah berfungsi sebagai alat
pengendalian.

C. Maksud dan Tujuan
Maksud dari penelitin ini adalah untuk mengetahui, mengumpulkan data dan
informasi, mengolah dan kemungkinan menganalisis data dan informasi tentang
pelaksanaan anggaran biaya administrasi dan umum pada Fakultas Ekonomi USU.
Tujuan penulis mengadakan peninjauan adalah sesuai dengan masalah yang
diidentifikasi di atas yaitu, untuk mengetahui apakah anggaran biaya administrasi
dan umum pada Fakultas Ekonomi USU telah menjadi alat pengendalian.

Universitas Sumatera Utara

D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei/Observasi
Untuk memperoleh data dan informasi yang berkenaan dengan masalah
yang diteliti, maka penulis mengambil lokasi di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara Jl.T.M.Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya,
jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
MINGGU KE
NO

KEGIATAN
1

1.

Persiapan

2.

Pengumpulan Data

3.

Penulisan Laporan

2

3

Dalam kegiatan pengumpulan data, Penulis melakukan penelitian selama
beberapa minggu mulai tanggal 25 Oktober s/d 13 November 2010 di bagian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Universitas Sumatera Utara

2. Rencana Isi
BAB I

: PENDAHULUAN
Pada bagian ini diuraikan latar belakang, permasalahan,
maksud dan tujuan, rencana penulisan yang terdiri dari
jadwal survei/obsevasi dan rencana isi.

BAB II

: PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini memuat tentang sejarah ringkas, jenis
usaha/kegiatan, struktur organisasi, job description, kinerja
usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III

: PEMBAHASAN
Bab ini berisi yang dipakai dalam penulisan yang meliputi
hasil penelitian yang telah dilakukan yaitu mengenai
Anggaran Biaya Administrasi dan Umum, Prosedur
Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi dan Umum yang
dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU, Fungsi Anggaran
dalam Pengendalian Biaya Administrasi dan Umum Pada
Fakultas Ekonomi USU dan Analisis dan Evaluasi
Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum
Pada Fakultas Ekonomi USU.

BAB IV

: PENUTUP
Pada bab ini berisi tentang Kesimpulan dan Saran terhadap
hasil penelitian.

Universitas Sumatera Utara

BAB II
PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di
luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan
Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun
Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap memakai nama
dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu
itu

tekhnik

operasional

berada

di

Kutaraja,

sedangkan

penyelesaian

administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara
(istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di
Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera
Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, memperoleh status negeri
dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I
No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh
Yayasan Sumatera Utara. Fakultas Ekonomi ini masuk ke dalam lingkungan
Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 setelah berlakunya surat
keputusan tersebut pada tanggal 01 Oktober 1961.

Universitas Sumatera Utara

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987

dan

No.26/DIKTI/Kep/1987.

Fakultas

Ekonomi

Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan
Agustus 1961. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua
jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program
Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.

Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

adalah sebagai

Berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan

pengabdian

kepada

masyarakat

dan

responsive

terhadap

perkembangan/ perubahan.

Universitas Sumatera Utara

B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba). Hal ini berbeda dengan perusahaan penghasil
jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas. Salah satu kegiatannya
adalah melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan
serta melakukan kegiatan sosial. Salah satu bentuk pengabdian sosial yang
dilakukan Fakultas Ekonomi ini adalah pengabdian kepada masyarakat sesuai
dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian
Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Tri Dharma Perguruan Tinggi itu menunjukkan harapan Universitas
(Fakultas Ekonomi) terhadap setiap lulusannya. Lulusan-lulusan dari Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara diharapkan dapat menjadi lulusan yang
mempunyai kualitas tinggi dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/
keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk

Universitas Sumatera Utara

mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini
dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat

diwujudkan

melalui

kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :

Universitas Sumatera Utara

Senat Akademik
Komisi-komisi

DEKAN
PEMBANTU DEKAN

I

Pusat Kajian /
Pengembangan

II

III

Unit Pelaksana
Teknis

Tata Usaha

Subbag
Pendidikan

Departemen Manajemen

Dosen

Manajemen S1 Reguler
Manajemen S1 Ekstension
DIII Keuangan
DIII Kesekretasis

Subbag
Umum &
Perlengkapn

Subbag
Keuangan &
Kepegawaian

Subbag
Kemahasiswaan
& Alumni

Departemen Ekonomi
Pembangunan

Departemen Akuntansi

Dosen

Dosen

Akuntansi S1 Reguler
Akuntansi S1 Ekstension
DIII Akuntansi

Eko. Pembangunan
S1 Reguler
Eko. Pembangunan
S1 Ekstension

LABORATORIUM
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara

D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun

Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi

umum

dan

keuangan,

kemahasiswaan

dan

alumni,

kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan

urusan

persuratan,

kerumahtanggaan,

perlengkapan,

kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i.

Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

Universitas Sumatera Utara

j.

Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

Universitas Sumatera Utara

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i.

Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j.

Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

Universitas Sumatera Utara

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i.

Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan

pengurusan

beasiswa,

pembinaan

karir

dan

layanan

kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i.

Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j.

Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.

Universitas Sumatera Utara

6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan

sistem

informasi

kerumahtanggaan

dan

perlengkapan.
d. Melakukan

pemeliharaan

kebersihan,

keindahan

dan

keamanan

lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin
serta loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan

adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran

Universitas Sumatera Utara

terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat. Kinerja usaha lain adalah dengan melakukan pengabdian kepada
masyarakat melalui seminar-seminar, motivasi kepada masyarakat agar dapat
hidup lebih layak dan mandiri, serta kegiatan bakti sosial dan kegiatan lain yang
bermanfaat. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika
agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar
memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan - kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
Mi’raj, dan sebagainya). Sehingga para civitas akademika selalu memilki nilainilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil
d. Wisuda mahasiswa.

Universitas Sumatera Utara

BAB III
PEMBAHASAN
A. Anggaran Biaya Administrasi
Dimaksudkan dengan Anggaran Biaya Administrasi ialah Budget yang
merencanakan secara sistematis dan lebih terperinci tentang Biaya Administrasi
yang ditanggung perusahaan dari waktu ke waktu (bulan ke bulan) selama periode
tertentu yang akan datang. Di dalamnya mencakup perencanaan tentang Jumlah
Biaya Administrasi, dan waktu (tahun) kapan biaya-biaya tersebut dibebankan,
yang masing-masing dikaitkan dengan tempat (Program Studi) di mana biaya
tersebut terjadi. Sedangkan yang dimaksud dengan Biaya Administrasi ialah
semua biaya yang terdapat serta terjadi di dalam lingkungan Bagian Administrasi
Umum.
Dari pengertian tersebut dapatlah diketahui bahwa bilamana Instansi
membagi Bagian (Program Studi) Administrasi Umum menjadi beberapa bagian,
maka rencana tentang Biaya Administrasi dari masing-masing bagian tersebut
juga harus diperinci dan dipisahkan secara jelas. Adapun pembagian Bagian
Administrasi Umum menjadi beberapa bagian banyak tergantung pada masingmasing Instansi.
Perusahaan besar, yang urusan administrasinya cukup banyak dan
kompleks, akan membagi Bagian Administrasi Umum ke dalam banyak bagian.
Sebaliknya, perusahaan kecil, yang urusan administrasinya cukup sederhana,
hanya akan membagi Bagian Administrasinya cukup sederhana, hanya akan
membagi Bagian Administrasi Umum ke dalam dua atau tiga bagian saja.

Universitas Sumatera Utara

Dari pengertian administrasi dan umum tersebut di atas terdapat syarat
penting di dalam pengawasan biaya administrasi dan umum adalah sebagai
berikut :
1. Penggolongan secara tepat elemen biaya administrasi dan umum dalam
rekening pembukuan.
2. Penentuan pertanggung-jawaban atas biaya administrasi dan umum pada
tingkatan pimpinan tertentu secara individual.
Untuk dapat memenuhi kedua syarat tersebut, maka di dalam pengawasan
biaya administarsi dan umum diperlukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Menggolongkan elemen biaya administrasi dan umum atas dasar jenis
biaya.
2. Mengalokasikan setiap jenis biaya administrasi dan umum kepada setiap
bagian atau departemen yang berhubungan dengan fungsi administrasi
dan umum.
3. Menentukan teknik pengawasan biaya administrasi dan umum untuk
setiap fungsi.
1.

Menggolongkan Elemen Biaya Administrasi dan Umum Atas Dasar
Jenis Biaya.
Tujuan manajemen perusahaan adalah menggunakan secara efektif setiap

rupiah biaya yang terjadi dan memaksimalkan laba, penggolongan secara tepat
biaya administrasi dan umum menurut jenis biaya akan mempunyai dua manfaat
yaitu :

Universitas Sumatera Utara

a.

Sebagai dasar mengadakan perbandingan antara biaya administrasi
dan umum yang sesungguhnya dengan yang diharapkan akan
terjadi untuk setiap elemen biaya.

b.

Mempermudah alokasi setiap jenis biaya administrasi dan umum
kepada setiap bagian atau departemen yang melaksanakan fungsi
administrasi dan umum.

2.

Mengalokasikan Setiap Jenis Biaya Administrasi dan Umum kepada
Setiap Bagian atau Departemen
Tujuan alokasi setiap elemen biaya administrasi dan umum kepada setiap

bagian atau departemen adalah dalam rangka menentukan pertanggung-jawaban
atas biaya administrasi dan umum pada tempat biaya tertentu yang melaksanakan
fungsi administrasi dan umum.
Agar supaya alokasi setiap elemen biaya kepada setiap bagian fungsional
dapat relatif adil dan tepat, perlu menggolongkan setiap elemen biaya menurut :
a. Tingkat Perubahannya dengan Volume atau Kegiatan
Tingkat perubahan atau variabilitas biaya administrasi dan umum dapat
dipengaruhi oleh kegiatan fungsi yang bersangkutan atau dapat pula
dipengaruhi oleh kegiatan fungsi lainnya, yaitu fungsi produksi dan
pemasaran.
b. Hubungannya dengan Setiap Fungsi Administrasi dan Umum
Dalam hubungannya dengan setiap fungsi administrasi dan umum biaya
dapat digolongkan menjadi :

Universitas Sumatera Utara

(1) Biaya langsung, yaitu biaya administrasi dan umum yang terjadi atau
manfaatnya dapat diidentifikasikan kepada kegiatan fungsional tertentu.
(2) Biaya tidak langsung, yaitu biaya administrasi dan umum yang
terjadinya atau manfaatnya tidak dapat diidentifikasikan kepada
kegiatan fungsional tertentu atau biaya yang manfaatnya dinikmati
bersama oleh beberapa kegiatan fungsional tertentu.
c. Dapat Terkendali dan Tidaknya Suatu Biaya
Penggolongan biaya terkendali bermanfaat untuk tujuan pengawasan
biaya administrasi dan umum. Dalam rangka jangka pendek umumnya biaya
variabel dapat dikendalikan oleh kepala bagian atau departemen tertentu,
sedangkan elemen biaya tetap umumnya tidak dapat dikendali8kan oleh
kepala bagian atau departemen tertentu sehingga merupakan tanggung
jawab manajemen tingkat atas.
3.

Menentukan Teknik Pengawasan Biaya Administrasi dan Umum
Dalam melaksanakan pengawasan biaya administrasi dan umum dapat

digunakan teknik sebagai berikut :
a.

Pengawasan biaya administrasi dan umum dengan menggunakan
anggaran.
Jika anggaran dipakai sebagai alat pengawasan biaya administrasi

dan umum, maka pada awal priode ditentukan anggaran biaya untuk setiap
jenis biaya yang didistribusikan untuk setiap bagian atau departemen yang
merupakan kegiatan fungsional. Anggaran biaya tersebut dipisahkan ke
dalam elemen biaya variabel dan biaya tetap.

Universitas Sumatera Utara

Untuk perusahaan yang relative besar anggaran yang disusun untuk
setiap bagian atau departemen akan dirinci lebih lanjut di dalam sub-bagian
atau sub-departemen, dengan tujuan agar dapat dilaksanakan pengawasan
biaya dengan cara lebih cermat. Pada akhir priode tertentu, biasanya akhir
bulan, dilakukan pembandingan antara biaya administrasi dan umum yang
sesungguhnya dengan yang dianggarkan untuk setiap bagian atau
departemen tertentu.
Selisih yang timbul dari pembandingan tersebut dianalisa dengan
seksama oleh komite anggaran dan manajemen perusahaan, agar dapat
diketahui penyebab timbulnya selisih dan siap yang bertanggung jawab atas
selisih biaya tersebut.
b.

Pengawasan biaya administrasi dan umum dengan menggunakan
standar.
Teknik lain untuk mengawasi biaya administrasi dan umum adalah

dengan menggunakan standar. Dalam hal ini tujuan pemakaian standar
adalah untuk lebih meningkatkan efisiensi kegiatan fungsi administrasi dan
umum dengan cara mengaitkan antara prestasi dari kegiatan dengan biaya
yang terjadi.

Universitas Sumatera Utara

Langkah-langkah

dalam

rangka

pemakaian

standar

biaya

administrasi dan umum adalah sebagai berikut :
(1)

Observasi dan analisa pendahuluan
Langkah ini penting di dalam memastikan semua masalah yang
harus diketahui, dan memilih luasnya kegiatan yang dapat
distandarisasi.

(2)

Memilih fungsi atau kegiatan yang disusun standarnya
Standar biaya administrasi dan umum hanya dapat disusun untuk
fungsi atau kegiatan prestasinya dapat diukur secara pasti, dalam
bentuk satuan standar pengukur.

(3)

Penentuan satuan standar pengukur kegiatan
Satuan standar pengukur untuk suatu bagian atau sub-bagian
kegiatan administrasi dan umum tergantung kepada kegiatan
khusus yang dilaksanakan oleh bagian yang bersangkutan,
sehingga dapat dipakai alat mengukur prestasi.

(4)

Menentukan metode dan perhitungan standar
Penelitian gerak dan waktu hanya dilakukan terhadap bagian atau
sub-bagian dar8i fungsi administrasi dan umumyang dapat disusun
standarnya.

(5)

Testing atas biaya standar
Setelah biaya standar dihitung, maka standar tersebut harus dites
lebih dahulu untuk mengetahui apakah praktis dipakai.

Universitas Sumatera Utara

(6)

Aplikasi akhir
Dalam aplikasi akhir dari standar memerlukan penjelasan dan
keikutsertaan para pelaksana, sesuai dengan tanggung jawab atas
pekerjaannya masing-masing, Karena yang diukur prestasinya
adalah para pelaksana tersebut.

B. Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi dan Umum
Salah satu cara untuk menyajikan informasi biaya adalah dengan
menggunakan pengklasifikasian biaya. Dengan adanya pengklafikasian biaya
manajemen akan lebih mudah dalam mengadakan pengawasan dan pengendalian
penggunaan biaya. Selain itu pengklafikasian dapat dijadikan dasar untuk
mengadakan biaya yang sesungguhnya dengan biaya yang telah dianggarkan,
serta akan mempermudah pengalokasian biaya pada setiap bagian yang
bersangkutan.
Tabel 3.1
Penggolongan Biaya Administrasi dan Umum Beserta Mata Anggaran
MAK

MATA ANGGARAN

512111

Belanja Uang Honor Tetap

512112

Belanja Uang Honor Tidak Tetap

512211

Belanja Lembur

512311

Belanja Vakasi

521111

Belanja Keperluan Perkantoran

521114

Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos

Universitas Sumatera Utara

Pusat
521119

Belanja Barang Operasional Lainnya

521211

Belanja Bahan

522111

Belanja Langganan Daya dan Jasa

522113

Belanja Jasa Konsultan

522114

Belanja Sewa

522116

Belanja Jasa Profesi

523111

Belanja Pemeliharaan Gedung dan
Bangunan

523121

Belanja Pemeliharaan Peralatan dan
Mesin

524111

Belanja Perjalan Biasa (Dalam Negeri)

524211

Belanja Perjalan Biasa (Luar Negeri)

532111

Belanja Modal dan Peralatan Mesin

533111

Belanja Modal Gedung dan Bangunan

534131

Belanja Modal Jaringan

535111

Belanja Pemlhr. Gdg & Bangunan
Kapitalisasi

535121

Belanja Pemlhr.Perlt. & Mesin
Kapitalisasi

Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Universitas Sumatera Utara

C. Fungsi Anggaran dalam Pengendalian Biaya Administrasi dan Umum
Secara umum, Anggaran Biaya Administrasi mempunyai tiga fungsi
utama, yaitu berfungsi sebagai pedoman kerja, berfungsi sebagai alat manajemen
untuk menciptakan koordinasi kerja, dan sebagai alat manajemen untuk
melakukan evaluasi atau pengawasan kerja. Seringkali fungsi tersebut semacam
ini disebut juga sebagai kegunaan manajerial, karena berkaitan erat dengan fungsi
manajemen, terutama di bidang perencanaan, pengkoordinasian, dan pengawasan.
Sedangkan secara khusus, Anggaran Biaya Administrasi mempunyai
fungsi penting, antara lain sebagai dasar untuk menyusun Anggaran Kas, karena
sebagian dari Biaya Administrasi memerlukan pembayaran dan pengeluaran Kas.
Sedangkan sebagian lain dari Biaya Administrasi tidak memerlukan pembayaran
atau pengeluaran Kas, seperti misalnya biaya depresiasi dari Aktiva Tetap yang
ada di lingkungan bagian (kantor) Administrasi Umum.
Bagian atau departemen di dalam organisasi perusahaan yang termasuk
fungsi administrasi dan umum misalnya:
1. Direktur dan Staf
2. Bagian Umum dan Personalia
3. Bagian Humas dan Hukum
4. Bagian Keuangan
5. Bagian Akuntansi

Universitas Sumatera Utara

Dari fungsi administrasi dan umum tersebut di atas dapat didifinisikan
pengertian biaya administrasi dan umum sebagai berikut :
“Biaya administrasi dan umum adalah semua biaya yang terjadi dan
berhubungan dengan fungsi administrasi dan umum. Meliputi biaya dalam
rangka

penentuan

kebijaksanaan,

perencanaan,

pengarahan,

dan

pengawasan terhadap kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Termasuk
dalam biaya ini adalah biaya untuk direktur dan staf (pimpinan tertinggi
perusahaan), bagian umum dan personalia, bagian humas dan hokum,
bagian keuangan, bagian akuntansi, dan sebagainya.”
Dari pengertian fungsi administrasi dan umum terdapat perbedaan
pendapat

dalam perlakuan biaya administrasi dan umum

yang dapat

dikelompokkan menjadi dua, yaitu :
1.

Biaya Administrasi dan Umum Dialokasikan kepada Fungsi Produksi dan
Fungsi Pemasaran
Pendapat pertama ini memandang bahwa fungsi pokok perusahaan adalah
produksi dan pemasaran, biaya administrasi dan umum dikeluarkan atau
terjadi untuk membantu kedua fungsi pokok tersebut.

2.

Biaya Administrasi dan Umum Dipisahkan dari Fungsi Produksi dan
Fungsi Pemasaran
Banyak pihak yang menentang pendapat pertama tersebut di atas dan
memandang fungsi administrasi dan umum merupakan fungsi yang
terpisah dan sejajar dengan fungsi produksi dan fungsi pemasaran.

Universitas Sumatera Utara

Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum meliputi struktur
organisasi, metode, dan ukur-ukur yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan,
mengecek ketelitian, kehandalan data akuntansi, dan mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen.
Anggaran merupakan salah satu alat yang dapat digunakan untuk
mengendalikan biaya administrasi dan umum. Pengendalian ini dilakukan pada
tahap pelaksanaan anggaran dan evaluasi. Pengendalian Anggaran Biaya
Administrasi dan Umum pada anggaran dapat dilakukan dengan cara
membandingkan biaya aministrasi dan umum yang sesungguhnya dengan biaya
yang dianggarkan.

D. Analisis dan Evaluasi Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan
Umum
Berikut ini disajikan rincian rencana anggaran biaya administrasi dan
umum tahun 2009 dan rincian realisasi anggaran biaya administrasi dan umum
tahun 2009 berdasarkan data yang diperoleh dari Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.

Universitas Sumatera Utara

Tabel 3.2
Rincian Rencana Anggaran Biaya Administrasi dan Umum

MAK

Anggaran Biaya Administrasi dan Umum
Tahun 2009
Dalam Rupiah (Rp)
Mata Anggaran

Total

512111

Belanja Uang Honor Tetap

2.439.191.668

512112

Belanja Uang Honor Tidak Tetap

1.262.410.750

512211

Belanja Lembur

51.000.000

512311

Belanja Vakasi

2.789.342.730

521111

Belanja Keperluan Perkantoran

588.900.000

521114

Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos

22.400.000

Pusat
521119

Belanja Barang Operasional Lainnya

87.000.000

521211

Belanja Bahan

25.000.000

522111

Belanja Langganan Daya dan Jasa

81.000.000

522113

Belanja Jasa Konsultan

50.000.000

522114

Belanja Sewa

145.500.000

522116

Belanja Jasa Profesi

100.000.000

523111

Belanja Pemeliharaan Gedung dan

369.555.610

Bangunan
523121

Belanja Pemeliharaan Peralatan dan

74.500.000

Mesin
524111

Belanja Perjalan Biasa (Dalam Negeri)

277.500.000

Universitas Sumatera Utara

524211

Belanja Perjalan Biasa (Luar Negeri)

0

532111

Belanja Modal dan Peralatan Mesin

392.000.000

533111

Belanja Modal Gedung dan Bangunan

1.075.000.000

534131

Belanja Modal Jaringan

0

535111

Belanja Pemlhr. Gdg & Bangunan

1.050.000.000

Kapitalisasi
535121

Belanja Pemlhr.Perlt. & Mesin

1.525.000.000

Kapitalisasi
12.405.300.758

Jumlah Biaya Administrasi dan Umum
Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Tabel 3.3
Rincian Realisasi Biaya Administrasi dan Umum
Realisasi Anggaran Biaya Administrasi dan Umum
Tahun 2009
Dalam Rupiah (Rp)
MAK
Mata Anggaran
Total
512111

Belanja Uang Honor

337.679.896

Tetap
512112

Belanja Uang Honor

128.976.201

Tidak Tetap
512211

Belanja Lembur

-

512311

Belanja Vakasi

763.698.562

Universitas Sumatera Utara

521111

Belanja Keperluan

163.898.400

Perkantoran
521114

Belanja Pengiriman Surat

1.521.000

Dinas Pos Pusat
521119

Belanja Barang

-

Operasional Lainnya
521211

Belanja Bahan

17.365.900

522111

Belanja Langganan Daya

-

dan Jasa
522113

Belanja Jasa Konsultan

-

522114

Belanja Sewa

-

522116

Belanja Jasa Profesi

-

523111

Belanja Pemeliharaan

308.580.000

Gedung dan Bangunan
523121

Belanja Pemeliharaan

41.375.000

Peralatan dan Mesin
524111

Belanja Perjalan Biasa

-

(Dalam Negeri)
524211

Belanja Perjalan Biasa

-

(Luar Negeri)
532111

Belanja Modal dan

197.931.000

Peralatan Mesin
533111

Belanja Modal Gedung

-

Universitas Sumatera Utara

dan Bangunan
534131

Belanja Modal Jaringan

-

535111

Belanja Pemlhr. Gdg &

-

Bangunan Kapitalisasi
535121

Belanja Pemlhr.Perlt. &

-

Mesin Kapitalisasi
1.961.025.959

Jumlah Biaya Administrasi dan Umum
Sumber: Fakultas Ekonomi USU

Tujuan perbandingan ini adalah untuk memperoleh gambaran jenis biaya
administrasi dan umum mana saja yang cukup efisien dan kurang efisien dalam
pelaksanaannya. Apabila terdapat penyimpangan-penyimpangan yang cukup
berarti (merugikan) harus dianalisis untuk dicari penyebabnya. Agar dapat
dilakukan perbaikan-perbaikan pada waktu yang akan datang,

Universitas Sumatera Utara

Tabel 3.4
Perbandingan Anggaran dengan Realisasi Biaya Administrasi dan Umum
Fakultas Ekonomi USU
MAK

Daftar Biaya Administrasi Tahun 2009

Mata

Realisasi

Anggaran

Rp.(000)

%

337.679.896

2.439.191.668

(2.101.511.772)

(86)

128.976.201

1.262.410.750

(1.133.434.549)

(90)

-

51.000.000

(51.000.000)

0

763.698.562

2.789.342.730

(2.025.644.168)

(73)

163.898.400

588.900.000

(425.001.600)

(72)

1.521.000

22.400.000

(20.879.000)

(93)

-

87.000.000

(87.000.000)

0

Anggaran
512111

Belanja Uang
Honor Tetap

512112

Belanja Uang
Honor Tidak
Tetap

512211

Belanja
Lembur

512311

Belanja
Vakasi

521111

Belanja
Keperluan
Perkantoran

521114

Belanja
Pengiriman
Surat Dinas
Pos Pusat

521119

Belanja
Barang
Operasional
Lainnya

Universitas Sumatera Utara

521211

Belanja Bahan

17.365.900

25.000.000

(7.634.100)

(31)

522111

Belanja

-

81.000.000

(81.000.000)

0

-

50.000.000

(50.000.000)

0

Langganan
Daya dan Jasa
522113

Belanja Jasa
Konsultan

522114

Belanja Sewa

-

145.500.000

(145.500.000)

0

522116

Belanja Jasa

-

100.000.000

(100.000.000)

0

308.580.000

369.555.610

(60.975.610)

(16)

41.375.000

74.500.000

(33.125.000)

(44)

-

277.500.000

(277.500.000)

0

-

0

(0)

0

(194.069.000)

(50)

Profesi
523111

Belanja
Pemeliharaan
Gedung dan
Bangunan

523121

Belanja
Pemeliharaan
Peralatan dan
Mesin

524111

Belanja
Perjalan Biasa
(Dalam
Negeri)

524211

Belanja
Perjalan Biasa
(Luar Negeri)

532111

Belanja Modal 197.931.000

392.000.000

Universitas Sumatera Utara

dan Peralatan
Mesin
533111

Belanja Modal -

1.075.000.000

(1.075.000.000)

0

(0)

0

Gedung dan
Bangunan
534131

Belanja Modal -

0

Jaringan
535111

Belanja

-

1.050.000.000

(1.050.000.000)

0

-

1.525.000.000

(1.525.000.000)

0

(1.044.427.479)

(84)

Pemlhr. Gdg
& Bangunan
Kapitalisasi
535121

Belanja
Pemlhr.Perlt.
& Mesin
Kapitalisasi

Jumlah Biaya

1.961.025.959 12.405.300.758

Administrasi dan Umum
Sumber: Fakultas Ekonomi USU

Setelah melihat dan memperhatikan bagaimana prosedur atau tata cara
pengendalian biaya administrasi dan umum pada Fakultas Ekonomi USU dapat
dikemukakan dan dikoordinir dengan baik dalam pelaksanaannya. Dari hasil
laporan evaluasi anggaran dan realisasi biaya administrasi dan umum tahun 2009
di atas terdapat beberapa biaya yang memiliki selisih yang cukup besar antara
realisasi dengan anggaran, biaya-biaya tersebut adalah:

Universitas Sumatera Utara

1. Belanja Uang Honor Tetap
Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 2.101.511.772 (86%), Hal ini
disebabkan karena kecilnya surat permintaan dana ngajar untuk para dosen
tetap.
2. Belanja Uang Honor Tidak Tetap
Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 1.133.434.549 (90%), Hal ini
disebabkan karena tahun ini biaya yang dikeluarkan untuk para pegawai
dalam rangka acara kegiatan Fakultas Ekonomi yang bersifat tidak tetap lebih
kecil.
3. Belanja Vakasi
Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 2.025.644.168 (73%), Hal ini
disebabkan karena biaya yang dikeluarkan khusus untuk para Penguji
(Pemeriksa Ujian) lebih kecil.
4. Belanja Keperluan Kantor
Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 425.001.600 (72%), Hal ini
disebabkan karena biaya untuk keperluan kantor masih banyak yang layak
pakai.
5. Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat
Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 20.879.000 (93%), Hal ini
disebabkan karena biaya yang dikeluarkan untuk pengiriman Surat Dinas lebih
kecil.

Universitas Sumatera Utara

6. Belanja Pemeliharaan Peralatan dan Mesin
Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 33.125.000 (44%), Hal ini
disebabkan karena jumlah peralatan dan mesin yang telah dianggarkan untuk
diperbaiki pada realisasinya masih banyak yang layak pakai.
7. Belanja Modal dan Peralatan Mesin
Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 194.069.000 (50%), Hal ini
disebabkan karena jumlah modal dan peralatan mesin yang telah dianggarkan
untuk menambah peralatan mesin pada realisasinya masih banyak yang layak
pakai.
Dari hasil evaluasi data anggaran biaya administrasi dan umum di atas
adalah bahwa evaluasi biaya administrasi dan umum secara keseluruhan sudah
dapat terkendali karena kecilnya realisasi dari biaya yang telah dianggarkan.
Walaupun adanya jumlah biaya administrasi dan umum sebesar Rp.1.044.427.479
(84%) yang menunjukkan selisih yang besar antara realisasi dengan anggaran.
Biaya-biaya yang menunjukkan realisasi yang lebih kecil dari biaya yang
telah dianggarkan disebabkan adanya biaya yang tidak terpakai walaupun biaya
tersebut telah dianggarkan. Dari laporan tersebut dapat diketahui bagaimana
realisasi pelaksanaan anggaran biaya administrasi dan umum, sehingga dapat pula
mengevaluasi hasil-hasil yang telah dicapai oleh Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara berdasarkan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Universitas Sumatera Utara

Anggaran tersebut di atas dinilai oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara cukup baik karena semua yang ditargetkan lebih besar dengan realisasi yang
lebih kecil. Walaupun selisih antara realisasi dengan anggaran sangat besar. Untuk
waktu membuat anggaran unit untuk tiga Departemen dan tiga Program tidak
dipisahkan. Tujuannya adalah untuk mempermudah proses pembuatan rencana
anggaran.
Dalam penyusunan anggaran berdasarkan yang diterapkan Fakultas Ekonomi
USU adalah Anggaran Pendapatan dan Belanja Daftar Usulan Kegiatan Dana
Masyarakat (DUK-DM). Tim Anggaran menyusun Anggaran Pendapatan dan
Belanja DUK-DM tahun berikutnya dengan berbagai pertimbangan dan analisis.
Setelah Tim Anggaran selesai menyusun rencana anggaran selanjutnya
rencana tersebut diserahkan ke Dekan untuk disetujui. Dan selanjutnya Biro Pusat
Administrasi menyalurkan dana yang diperlukan oleh Fakultas Ekonomi untuk
menjalankan kegiatan-kegiatan kerjanya sesuai dengan anggaran yang telah
disetujui tersebut. Untuk lebih memperjelas bagaimana proses penyusunan
anggaran di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada
gambar di bawah ini.

Universitas Sumatera Utara

Gambar 2.2
Proses Penyusunan Anggaran Pada Fakultas Ekonomi USU

Fakultas

Biro Pusat Administrasi

Departemen

Dekan

PD II & Tim Anggaran

Sumber: Data diolah dari Fakultas Ekonomi USU

Dalam prosedur penyusunan anggaran biaya administrasi dan umum pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan data dan informasi
yang bersumber dari pengalaman dan juga data aktual tahun-tahun sebelumnya.
Fakultas Ekonomi juga menerapkan sistem Anggaran Pendapatan dan Belanja
DUK-DM. Maka Fakultas Ekonomi juga telah menetapkan standar kerja dalam
organisasinya. Adapun pengendalian yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU
dalam melakukan kegiatan-kegiatan kerjanya dengan cara:
1. Jika suatu realisasi kegiatan ternyata membutuhkan dana yang lebih sedikit
dari anggaran yang telah ditetapkan, maka dana tersebut dikembalikan ke
Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara.

Universitas Sumatera Utara

2. Sebaliknya jika suatu realisasi kegiatan ternyata membutuhkan dana yang
lebih besar dari anggaran yang telah ditetapkan, maka Fakultas Ekonomi
mengajukan perubahan anggaran kegiatan tersebut dan selanjutnya
diserahkan ke Biro Pusat Administrasi untuk ditelaah dan disetujui.
Dalam hal penerimaan dana, Fakultas Ekonomi menerima dana untuk
kegiatan-kegiatan kerjanya secara bulanan dari Biro Pusat Administrasi
Universitas Sumatera Utara. Jadi, Fakultas Ekonomi melaksanakan pengendalian
di awal bulan atau awal pengajuan permintaan dana. Jika dana suatu kegiatan di
bulan sebelumnya kurang, maka Fakultas Ekonomi meminta dana tersebut di
bulan berikutnya. Sedangkan bila dana suatu kegiatan mempunyai sisa, maka
Fakultas Ekonomi mengembalikan dana tersebut ke Biro Pusat Administrasi.
Berdasarkan hasil analisis dan evaluasi data anggaran biaya administrasi dan
umum diatas adalah bahwa yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara belum berfungsi sebagai alat pengendalian, disebabkan terjadi
penyimpangan kelebihan dana yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU yaitu pada
anggaran yang lebih besar dari realisasi kegiatan.

Universitas Sumatera Utara

BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan pada Bab III, penulis menyimpulkan
bahwa:
1. Berdasarkan hasil pembahasan yang telah diuraikan bahwa penggolongan
biaya administrasi dan umum menggunakan kode mata anggaran.
2. Dalam prosedur penyusunan anggaran biaya administrasi dan umum pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan data dan
informasi yang bersumber dari pengalaman dan juga data aktual tahuntahun sebelumnya. Fakultas Ekonomi juga menerapkan sistem Anggaran
Pendapatan dan Belanja DUK-DM. Jika suatu realisasi kegiatan
kekurangan dana , maka Fakultas Ekonomi mengajukan perubahan
anggaran keg

Dokumen baru

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

76 1891 16

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

28 497 43

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

28 438 23

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

9 265 24

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

19 381 23

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

31 582 14

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

25 511 50

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

10 323 17

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

15 502 30

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

26 594 23