Jaringan Komunikasi Formal Komunikasi Organisasi

mengkonsep surat, memperdebatkan suatu usulan dan sebagainya Muhammad, 2009: 75.

2.1.1.1. Pentingnya Komunikasi Organisasi

Komunikasi begitu penting bagi manusia sehingga ada yang menyatakan bahwa tanpa komunikasi kehidupan manusia tidak akan bermakna, atau bahkan manusia tidak dapat bertahan hidup, demikian juga dalam sebuah organisasi. Komunikasi organisasi ikut andil dalam membangun iklim komunikasi. Jika ini kita pahami oleh pengelola organisasi maka perbedaan – perbedaan individu dan ketidak mengertian missunderstanding dalam organisasi bisa diperkecil dan dikurangi yang pada akhirnya konflik bisa dihindari. Atas dasar itulah maka komunikasi perlu mendapat perhatian untuk dipelajari dan dipahami oleh setiap yang terlibat dalam organisasi. Apabila komunikasi yang terdapat didalam organisasi tersebut efektif maka hal tersebut kemungkinan dapat menjamin tercapainya tujuan – tujuan organisasi. Jika dilihat dari teori hubungan antarmanusia, komunikasi antarkaryawan merupakan suatu kegiatan yang penting sehingga semua karyawan yang terdapat didalam suatu perusahaan harus saling berusaha berkomunikasi guna menggalang kerjasama yang sebaik – baiknya sehingga melalui kerjasama yang baik itu dapat diharapkan kinerja perusahaan meningkat dan tujuan perusahaan dapat tercapai Suranto, 2005 : 35. Judy C. Pearson mengemukakan ada dua alasan mengapa individu mengadakan komunikasi didalam suatu organisai yakni manfaat individu dan kelembagaan. Pada tataran manfaat individu, seorang karyawan dalam suatu perusahaan maupun organisasi dapat memupuk hubungan baik dengan orang lain, memperoleh kepercayaan, mengklarifikasi suatu kesalahan, dan sebagainya. Sedangkan pada tataran manfaat kelembagaan, seorang karyawan dalam suatu perusahaan maupun organisasi dapat memberi manfaat pada perusahaan tersebut, misalnya dengan saling berkomunikasi karyawan perusahaan dapat menyelesaikan tugas – tugas perusahaan, mengambil keputusan yang tepat, menghindari terjadinya konflik, dan dengan sendirinya dapat meningkatkan kinerja serta keharmonisan hubungan unit – unit kerja di dalam suatu perusahaan tersebut Mulyana, 2005: 4.

2.1.1.2. Jaringan Komunikasi Formal

Sejumlah orang – orang yang menduduki posisi atau peranan tertentu di dalam suatu organisasi melakukan aktivitas pertukaran pesan. Pertukaran pesan itu dapat terjadi melalui jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi didalam suatu organisasi dapat dilakukan oleh dua orang, tiga, atau lebih dan mungkin juga diantara keseluruhan orang dalam organisasi. Ada dua sifat jaringan komunikasi yang terdapat didalam suatu organisasi yaitu jaringan komunikasi formal dan jaringan komunikasi informal. Jaringan komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi sedangkan jaringan komunikasi informal adalah komunikasi tidak bergantung pada struktur organisasi. Jaringan komunikasi formal merupakan proses penyampaian pesan melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan Muhammad, 2009: 107. Komunikasi formal memanfaatkan saluran formal yang tersedia di dalam suatu organisasi Sunarto, 2005: 39, pembagian departemen maupun tanggung jawab tertentu, posisi jabatan, dan distribusi pekerjaan yang ditetapkan, dan distribusi pekerjaan yang ditetapkan bagi anggota organisasi yang berbeda. Ada tiga bentuk utama aliran informasi komunikasi formal dalam suatu organisasi 1. Komunikasi ke bawah Downward Communication Komunikasi ke bawah memiliki arti bahwa informasi mengalir dari tingkatan manajemen puncak ke menajemen menengah atau dari jabatan yang berotoritas lebih rendah Masmuh, 2008: 64. Fungsi komunikasi ke bawah dalam suatu organisasi dapat berupa menyampaikan informasi faktual dan non-kontroversial tidak menjadi pokok pertentangan, dan tujuannya hanya semata – mata memberikan informasi yang berkenaan dengan tugas – tugas dan pemeliharaan, bukan membujuk persuasive. Pesan – pesan yang disampaikan oleh atasan kepada bawahannya biasanya berhubungan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan, dan kebujakan umum. Dalam bukunya, Suranto 2005 menyebutkan bahwa komunikasi ke bawah mempunyai beberapa fungsi, antara lain: a. Fungsi pengarahan b. Fungsi perintah c. Fungsi indoktrinasi d. Fungsi inspirasi e. Fungsi evaluasi Menurut Lewis 1987 komunikasi ke bawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kerugiaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan. Perintah atau instruksi biasanya menjadi lebih terperinci dan spesifik karena diinterpretasikan oleh tingkatan manajemen yang lebih rendah. Manajer – manajer pada setiap tingkatan bertindak sebagai penyaring filter dalam menentukan seberapa banyak informasi yang mereka terima dari pimpinan yang lebih tinggi yang akan diteruskan kepada bawahannya. Di samping perintah dan instruksi, komunikasi ke bawah juga berisi informasi mengenai tujuan organisasi, kebujaksanaan – kebijaksanaan perusahaan, peraturan, pembatasan, insentif, tunjangan, hak – hak karyawan. Bawahan dapat menerima umpan balik tentang seberapa jauh mereka telah melaksanakan pekerjaan mereka dengan baik. Menurut R.Wayne Pace Don F. Paules 1998, ada lima jenis informasi yang biasanya dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, diantaranya adalah: a. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan b. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan c. Informasi mengenai kebijakan dan praktik – praktik organisasi d. Informasi mengenai kinerja karyawan e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas sense of mission Seluruh fungsi maupun jenis informasi yang dikomunikasikan oleh atasan kepada bawahan yang telah dipaparkan di atas, Arni Muhammad dalam bukunya komunikasi organisasi 2009 mengklasifikasikannya dalam lima tipe komunikasi ke bawah, yaitu: a. Instruksi tugas, yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan tersebut dapat berupa perintah langsung, diskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tersebut, alat – alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan – pesan tugas dan sebagainya, instruksi tugas yang tepat dan langsung cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal, biasanya digunakan tugas – tugas yang kompleks, dimana karyawan diharapkan mempergunakan pertimbangannya, keterampilan, dan pengalamannya Muhammad, 2009: 109. b. Rasional pekerjaan, yaitu pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas yang lain dalam objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya. Bila atasan menganggap bawahannya pemalas maka pesan rasional yang diberikan sedikit sedangkan bila atasan menganggap bawahan dapat memotivasi diri sendiri maka pesan rasional yang diberikan banyak. c. Ideologi, yaitu perluasan rasional yang penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi ini, atasan berusaha mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral, dan motivasi. d. Informasi, yaitu informasi dari atasan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktik – praktik organisasi, peraturan – peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan, dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional. e. Balikan, yaitu pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhananya adalah pembayaran gaji karyawan yang telah selesai melakukan pekerjaannya dan tidak ada informasi dari atasannya yang mengkritik pekerjaannya. Tetapi apabila hasil pekerjaan karyawan kurang baik maka balikannya mungkin berupa kritikan atau peringatan kepada karyawan tersebut. 2. Komunikasi ke atas Upward Communication Komunikasi ke atas merupakan aliran informasi dari hirarki wewnang yang lebih rendah ke yang lebih tinggi. Biasanya mengalir di sepanjang rantai komandoMasmuh, 2008: 11. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran, dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi dari bawahan ke atasan ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaruan Muhammad, 2009: 117. Fungsi utama komunikasi ke atas antara lain untuk memperoleh informasi mengenai kegiatan, keputusan, dan pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih rendah. Pace 1989 menggambarkan fungsi komunikasi ke atas seperti di bawah ini: a. Komunikasi ke atas membuat atasan mengetahui kapan bawahannya siap untuk memberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan. b. Komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan. c. Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-ide dan saran-saran tentang jalannya organisasi. d. Komunikasi ke atas membolehkan, bahkan mendorong desas-desus muncul dan membiarkan atasan mengetahuinya. e. Komunikasi ke atas menjadikan atasan dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi ke bawah. f. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibataan mereka dalam tugas-tugasnya dan organisasi. Kebanyakan dari hasil-hasil penelitian mengenai komunikasi ke atas mengatakan bahwa atasan mendapatkan informasi dari bawahannya mengenai hal-hal berikut: a. Apa yang dilakukan bawahan, pekerjaannya, hasil yang dicapainya, kemajuan mereka dan recana masa yang akan datang. b. Menjelaskan masalah-masalah pekerjaan yang tidak terpecahkan yang mungkin memerlukan bantuan tertentu. c. Menawarkan saran-saran atau ide-ide bagi penyempurnaan unitnya masing-masing atau organisasi secara keseluruhan. d. Menyatakan bagaimana pikiran dan perasaan mereka mengenai pekerjaannya, teman sekerjanya dan organisasi. Masmuh 2008 dalam bukunya menyederhanakan bentuk-bentuk pesan yang dikomunikasikan oleh bawahan kepada atasan seperti dibawah ini: a. Laporan prestasi kerja performance report b. Saran-saran dan rekomendasi c. Usulan anggaran d. Pendapat dan opini e. Keluhan f. Permohonan bantuan g. Instruksi Seperti halnya dalam komunikasi ke bawah, karyawan yang berada dalam manajemen menengah bertindak sebagai penyaring informasi yang disalurkan melalui mereka. Karyawan manajemen menengah tersebut memadukan, memadatkan dan meringkas informasi mengenai kejadian dan pelaksanaan pekerjaan pada tingkat karyawan yang lebih rendah. 3. Komunikasi ke samping Horizontal Communication Komunikasi ke samping Horizontal Communication terjadi antara dua pejabat atau pihak yang berada dalam tingkatan hirarki wewenang yang sama Masmuh, 2008: 12. Komunikasi ke samping secara teratur terjadi diantara karyawan yang bekerjasama dalam suatu tim, diantara para anggota kelompok karyawan yang berbeda para anggota departemen atau bagian yang secara fungsional terpisah, begitu juga diantara lini dan staff. Peranan komunikasi ke samping ini dalam organisasi sesungguhnya sangat penting, namun relatif sering diabaikan. Pertukaran informasi antarbagian sangat membantu menjadi satu kesatuan yang utuh. Komunikasi ke samping dalam jaringan kerja komunikasi formal adalah sebagai alat utama dalam mengkoordinir dan mempersatukan semua bagian. Fungsi utama komunikasi ke samping dalam jaringan kerja komunikasi formal adalah pengkoordinasian dan pemecahan masalah. Suranto 2005 dalam bukunya menyebutkan beberapa tujuan komunikasi yang dilakukan antar sesama karyawan dalam suatu organisasi: a. Berbagai pengalaman dan perasaan b. Solidaritas dan kerjasama c. Menserasikan pelaksanaan kerja d. Menghindari kekembaran kegandaan pengerjaan tugas e. Menggalang kerukunan f. Membahas cara-cara menanggulangi kendala yang timbul g. Saling koreksi untuk menghindari kekeliruan h. Membina hubungan harmonis dan kemitraan

2.1.2. Iklim komunikasi organisasi