e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan. f.
Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan. g.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
D. Kinerja Usaha Terkini
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk
mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas
dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia SDM yang benar-benar memiliki kualitas
yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-
norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.
E. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1.
Persiapan kuliah mahasiswa semester genapganjil. 2.
Perkuliahan semester genapganjil. 3.
Ujian mid semesterujian semester genap ganjil. 4.
Wisuda mahasiswa
Universitas Sumatera Utara
BAB III PEMBAHASAN
A. Uraian Teoritis 1. Pengertian Prosedur Dan Sistem Kerja
Prosedur adalah merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana,
kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Sistem kerja adalah
merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Prosedur adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang
harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk
suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan Sedarmayanti 2001:134. Penting untuk ditekankan di sini bahwa
kedua-duanya baik prosedur maupun sistem kerja merupakan satu kesatuan yang bulat artinya kedua-duanya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan
suatu bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan adanya prosedur dan sistem kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi
lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik sehingga dapat melakukan pekerjaan yang sesuai dengan yang direncanakan.
Universitas Sumatera Utara
Dalam prosedur dan sistem kerja harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa prosedur dan sistem kerja
itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.
Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas.
Contohnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan alat kantor rusak, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan. Suatu penyusunan
prosedur dan sistem kerja dilakukan secara updateness artinya bahwa prosedur dan sistem kerja harus selalu mengikuti perkembangan up to date dan
kemajuan zaman teknologi. Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang
membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau
teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem
metode atau prosedur maupun subsistem merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.
Universitas Sumatera Utara
2. Manfaat Prosedur Dan Sistem Kerja
Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari prosedur dan sistem kerja adalah :
• Melalui prosedur dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat
dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. •
Prosedur dan sistem kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai
pedoman kerja. Sedarmayanti, 2001 : 134 •
Memperpendek jangka waktu pengerjaan yang dapat mempercepat saat penyerahan.
• Menekan barang-barang inventaris.
• Mengurangi kesalahan-kesalahan dalam memperhitungkan biaya-biaya
dan saat-saat penyerahan. •
Menghilangkan fungsi-fungsi dan aktivitas-aktivitas yang tidak perlu. •
Mempercepat perputaran modal kerja dan mengurangi kebutuhan akan modal kerja tersebut.
• Memperbesar keluwesan kerja mempercepat pelaksanaan keputusan-
keputusan pucuk pimpinan top management . •
Menghilangkan ketidak-cocokan sistem dan pengerjaan yang bertemu pada maksud-maksud yang bersilang.
Universitas Sumatera Utara
• Meningkatkan efektivitas pengawasan dengan mengurangi waktu yang
diiperlukan untuk membetulkan kesalahan-kesalahan. •
Memperkuat struktur organisasi perusahaan dengan menyingkapkan dan menyingkirkan praktek-praktek yang melanggar prinsip-prinsip
organisasi yang sehat. •
Mengurangi biaya tata usaha penyelenggaraan koordinasi. Norman N. Barish, 1981 : 6
3. Prinsip-Prinsip Pemakaian Prosedur Dan Sistem Kerja
Mengingat pentingnya prosedur dan sistem kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan prosedur dan sistem kerja yang
harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Prosedur dan sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi
tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih
dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur
kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.
Universitas Sumatera Utara
c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan
prosedurnya. d.
Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas
termaksud. e.
Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan
yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan. f.
Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang
dimaksudkan. g.
Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
h. Prosedur dan sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki
stabilitas dan fleksibilitas. i.
Penyusunan prosedur dan sistem kerja, harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya
dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat- tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.
Universitas Sumatera Utara
k. Untuk menjamin penerapan prosedur dan sistem kerja dengan setepat-
tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman. Sedarmayanti, 2001 : 136
4. Asas-Asas Penyusunan Prosedur Dan Sistem Kerja
Supaya ada kejelasan, maka guna penyusunan prosedur dan sistem kerja, perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut :
a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta
dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya. b.
Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan.
c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan
kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi. d.
Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang
berada di bawah pengendalian organisasi. e.
Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan keadaan. Sedarmayanti, 2001 : 135
Universitas Sumatera Utara
5. Pengaturan Pokok di Bidang Prosedur Dan Sistem Kerja Dalam Organisasi
Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :
a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan
sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain. b.
Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoor dinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta
memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya. c.
Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan
laporan berkala tepat pada waktunya. Sedarmayanti, 2001 : 135
Universitas Sumatera Utara
B. Prosedur Dan Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah misalnya tugas peningkatan kesehatan rakyat, pada suatu
perusahaan swasta misalnya tugas pemasaran hasil produksi, dan pada suatu sosial misalnya tugas pemeliharaan anak yatim piatu harus didukung oleh
pelayanan perkantoran tata usaha. Pelayanan tata usaha terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu
tujuan pokok apapun. Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdianpelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagianunit tata usaha. Agar tercapainya
optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik dalam tata usaha, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan
tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah : 1.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
Universitas Sumatera Utara
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan. 5.
Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
pengabdianpelayanan kepada masyarakat. 7.
Melaksanakan urusan kemahasiswaasn dan hubungan alumni fakultas. 8.
Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9.
Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. 10.
Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
Universitas Sumatera Utara
Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar 1. Prosedur Surat Masuk
Surat-surat yang masuk ke kantor harus diberi bagian surat yang dilakukan pada sub bidang tata usaha. Dan selanjutnya diberi baju surat, baju surat ini
berguna untuk memperoleh informasi indeks, kode, nomor surat, tanggal penyelesaian, asal surat, tanggal surat, nomor surat dan lampiran. Setelah diberi
baju, surat-surat yang masuk dicatat dalam buku agenda surat masuk untuk bagian tata usaha. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dalam buku agenda surat
masuk. Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam tahun ekspedisi untuk diteruskan ke tujuannya.
Dari sub bidang tata usaha, surat tersebut langsung diserahkan kepada orangbidang yang berkaitan, misalnya surat permohonan mengenai beasiswa,
lomba, dan urusan kemahasiswaan lainnya, diserahkan kepada bidang kemahasiswaan. Sedangkan surat permohonan bantuan pinjaman ruangantempat
diserahkan ke bidang perlengkapan. Setelah surat tersebut diterima, maka surat akan ditangani dan diproses oleh bidang yang bersangkutan.
Universitas Sumatera Utara
2. Prosedur Surat Keluar
Surat-surat yang akan dikeluarkan Fakultas akan dipersiapkan oleh bagian tata usaha. Sub bagian dari tata usaha mengonsep surat setelah diberi petunjuk
dari pimpinan untuk diperiksa. Setelah konsep surat disetujui oleh pimpinan, bagian tata usaha menilai pengetikkan surat tersebut, apabila telah selesai, surat
tersebut diserahkan kembali kepada pimpinan untuk ditandatangani dan di stempel sebagai tanda persetujuan.
3. Sistem Pengelolaan Arsip
Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan benar,
agar arsip-arsip yang disimpan tidak hilang dan tidak susah ditemukan. Arsip-arsip yang disimpan di Fakultas Ekonomi, di klasifikasikan menurut
jenisnya, dan ditempatkan pada bidang masing-masing, sehingga mudah ditemukan bila bidang tersebut membutuhkannya. Sedangkan arsip-arsip penting
Fakultas Ekonomi, disimpan dalam brankas khusus, sehingga terlindungi dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang tidak terpakai akan
dimusnahkan, sehingga tidak memakan banyak tempat.
Universitas Sumatera Utara
Untuk mempermudah kerja tata usaha, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi ke dalam 5 lima sub bidang, yaitu sub bidang akademik, sub
bidang umum dan keuangan, sub bidang kepegawaian, sub bidang kemahasiswaan dan alumni dan sub bidang umum dan perlengkapan, yang tugas-tugasnya telah
dijelaskan pada Bab II. Sistem Kearsipan yang digunakan pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi
USU adalah menurut subjeknya dan dibantu terhadap Sistem Nomor, dimulai dari Angka Nomor yang terkecil sampai Angka Nomor yang terbesar. Sehingga untuk
mencari berkas data yang akan diambil semangkin mudah untuk di dapat. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai
beberapa peranan pokok antara lain : 1.
Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan
ruangan perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum dan perlengkapan. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan seperti
penyelenggaraan event-event fakultas, lomba, latihan dasar kepemimpinan mahasiswa pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh sub bidang
kemahasiswaan.
Universitas Sumatera Utara
Menyusun jadwal mata kuliah urusan akademik mahasiswa yang dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan. Pembagian pemberian gaji
pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai
fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian. 2.
Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusanmelakukan tindakan yang cepat terhadap suatu
permasalahan yang terjadi. 3.
Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan
perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
Dengan demikian, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor dalam penyelenggaraannya dengan
baik. Hal ini ditandai dengan adanya seorang sekretaris, dimana tata laksana pekerjaan tata usaha yang bertugas untuk menyiapkan serta menyusun keterangan
secara sistematis tentang administrasi, disampaikan kepada seorang sekretaris. Kemudian sekretaris memberikan laporan-laporan kegiatan yang diberikan oleh
seorang tata usaha pada kantor tersebut kepada pimpinan. Sehingga kinerja pada Fakultas Ekonomi berjalan sesuai dengan prinsip manajemen yang teratur,
mempunyai tujuan yang jelas, mempunyai uraian tugas yang jelas serta mempunyai pedoman kerja yang jelas.
Universitas Sumatera Utara
C. Sarana Pendukung Terlaksananya Prosedur dan Sistem Kerja Tata Usaha
Dalam menjalankan kegiatan ketatausahaan diperlukan perlengkapan pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada tata
usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan tata usaha dapat berjalan lancar.
Peralatan dan perlengkapan kantor tata usaha disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan
dalam pekerjaan. Pimpinan tata usaha juga pandai memilih yang terbaik, karena fasih harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang bisa bagi kantor
itu sendiri. Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar.
Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mugkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam
pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu, dan
professional. Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-
alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat- alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang
meminjamkan alat tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain.
Ini berarti pemborosan dari segi waktu. Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian tata usaha tersedia lengkap
semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan tenang dan tidak terganggu. Peralatan dan perlengkapan yang ada dan digunakan dalam
kegiatan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1.
Komputer 2.
Kendali arsip 3.
Mesin printer 4.
Map 5.
Kertas 6.
Flash disk 7.
Buku agenda 8.
Brankas 9.
Buku ekspedisi 10.
Alat tulis kantor 11.
Box filefiling cabinet dan lain-lain Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilengkapi dengan peralatan
dan perlengkapan yang memadai, sehingga membantu dalam pelaksanaan tugasnya dan pengerjaannya akan tampak baik, bermutu dan profesional.
Universitas Sumatera Utara
Pada Fakultas juga terdapat peralatan dan perlengkapan tata usaha yang dipenuhi dalam setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman
alat-alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadinya gangguan pada pegawai
yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha
yang dipinjam pegawai lain. Selain itu Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga apabila mesin komputer terdapat kemacetan maupun rusak, Fakultas
akan segera menggantikan mesin komputer yang lebih baik.
D. Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Tata Usaha
