Prosedur Surat Keluar Sistem Pengelolaan Arsip

2. Prosedur Surat Keluar

Surat-surat yang akan dikeluarkan Fakultas akan dipersiapkan oleh bagian tata usaha. Sub bagian dari tata usaha mengonsep surat setelah diberi petunjuk dari pimpinan untuk diperiksa. Setelah konsep surat disetujui oleh pimpinan, bagian tata usaha menilai pengetikkan surat tersebut, apabila telah selesai, surat tersebut diserahkan kembali kepada pimpinan untuk ditandatangani dan di stempel sebagai tanda persetujuan.

3. Sistem Pengelolaan Arsip

Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan benar, agar arsip-arsip yang disimpan tidak hilang dan tidak susah ditemukan. Arsip-arsip yang disimpan di Fakultas Ekonomi, di klasifikasikan menurut jenisnya, dan ditempatkan pada bidang masing-masing, sehingga mudah ditemukan bila bidang tersebut membutuhkannya. Sedangkan arsip-arsip penting Fakultas Ekonomi, disimpan dalam brankas khusus, sehingga terlindungi dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang tidak terpakai akan dimusnahkan, sehingga tidak memakan banyak tempat. Universitas Sumatera Utara Untuk mempermudah kerja tata usaha, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi ke dalam 5 lima sub bidang, yaitu sub bidang akademik, sub bidang umum dan keuangan, sub bidang kepegawaian, sub bidang kemahasiswaan dan alumni dan sub bidang umum dan perlengkapan, yang tugas-tugasnya telah dijelaskan pada Bab II. Sistem Kearsipan yang digunakan pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah menurut subjeknya dan dibantu terhadap Sistem Nomor, dimulai dari Angka Nomor yang terkecil sampai Angka Nomor yang terbesar. Sehingga untuk mencari berkas data yang akan diambil semangkin mudah untuk di dapat. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain : 1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan ruangan perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum dan perlengkapan. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan seperti penyelenggaraan event-event fakultas, lomba, latihan dasar kepemimpinan mahasiswa pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh sub bidang kemahasiswaan. Universitas Sumatera Utara Menyusun jadwal mata kuliah urusan akademik mahasiswa yang dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan. Pembagian pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian. 2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusanmelakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi. 3. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Dengan demikian, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor dalam penyelenggaraannya dengan baik. Hal ini ditandai dengan adanya seorang sekretaris, dimana tata laksana pekerjaan tata usaha yang bertugas untuk menyiapkan serta menyusun keterangan secara sistematis tentang administrasi, disampaikan kepada seorang sekretaris. Kemudian sekretaris memberikan laporan-laporan kegiatan yang diberikan oleh seorang tata usaha pada kantor tersebut kepada pimpinan. Sehingga kinerja pada Fakultas Ekonomi berjalan sesuai dengan prinsip manajemen yang teratur, mempunyai tujuan yang jelas, mempunyai uraian tugas yang jelas serta mempunyai pedoman kerja yang jelas. Universitas Sumatera Utara

C. Sarana Pendukung Terlaksananya Prosedur dan Sistem Kerja Tata Usaha