Perenan Rapat PT. (Persero) Wilayah Sumatera utara

TUGAS AKHIR

PERANAN RAPAT PADA PT. PLN (PERSERO)

WILAYAH SUMATERA UTARA

OLEH

TENGKU RIEF HAMDANI 062103083

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

Lembar Persetujuan Tugas Akhir

Nama : Tengku Rief Hamdani

Nim : 062103083

Program Studi : D III Kesekretariatan

Judul : Peranan Rapat Pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH

SUMATERA UTARA

Medan, 2009 Ketua Program Studi

NIP. 132010480

(DR. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

Medan, 2009 Dekan

NIP. 131285985

Penanggung Jawab Tugas Akhir

Nama : Tengku Rief Hamdani

Nim : 062103083

Program Studi : D III Kesekretariatan

Judul : Peranan Rapat Pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH

SUMATERA UTARA

Medan, 2009 Menyetujui Dosen Pembimbing

NIP. 132010480

KATA PENGANTAR

Sesungguhnya segala puji bagi Allah SWT, kita memujiNya, meminta pertolonganNya, dan meminta ampun serta bertaubat kepadaNya. Shalawat dan salam penulis sampaikan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW, tauladan umat dan pembawa risalah da’wah kebenaran yang membimbing kita semua ke jalan yang lurus.

Alhamdulillah akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Jurusan Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Tiada penghargaan yang paling indah selain ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis dalam menyusun tugas akhir ini khususnya :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu DR. Endang Sulistya Rini, SE., MSi selaku Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Teristimewa Ayahanda T. Darhamsyah, SH dan Ibunda tersayang Latifah

Hanum Nst yang dengan sabar memberikan dukungan moril dan materil serta limpahan kasih sayang, mulai dari kecil hingga penulis dapat menyelesaikan

pendidikan di Fakultas Ekonomi Jurusan Kesekretariatan Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra. Fepty Aniar selaku Kepala Sub. Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Seluruh Dosen pengajar dan pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Kak Ita di Program Studi Diploma III Kesekretariatan, terima ksaih banyak sudah membantu selama kuliah di Ekonomi.

8. Kepada Pimpinan, staff dan seluruh pegawai PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara yang telah memberikan izin dan bantuan serta motivasi kepada penulis selama melakukan riset.

9. Adik tercinta T. Zulfa Hasdiani, T. M. Riansyah dan Julpan M. Serta kak Eka, jadilah engkau sebagai seorang yang sholeh, rajin belajar. Semoga impiannya tewujud dan selalu dalam kebaikan. Amin.

10. Para sahabat, karib, sobat bahkan saya anggap keluarga, para anggota d3_53c tercinta ’06 (Demez, Bandit, Ubay, Ujek, Aray, Idoer) ’07 (Iwan & agung, selamat atas keberhasilanmu nak, tunjukkan kinerjamu) ’08 (Kumar, Roy, Depri, Isan, Roby) banyak latihan kalau mau melawan ’06.

11. Untuk De-wiee, De-end, & De-yos terima kasih banyak telah mengisi hari-hariku, dan siapa selanjutnya?

12. Buat sekretaris umum saya Eva UGD, Buat bendahara umum winda, terima kasih banyak sudah mau berjuang bersama-sama untuk HIDEAKI. Seluruh pengurus HIDEAKI 2008/2009 dan 2009/2010 (Yeyen, Yo, Waya, Diyah,

Reni, Maya, Grace, Abang, veena, Noni, & D3_kes team Amel, Didar, Dila, Muty, & Nadia, jangan lupa sama abang kalian semua) terus kembangkan yang sudah kami buat, & ”Pertahankan D III Kesekretariatan tetap di Ekonomi”.

13. Untuk Cecer (Cerdas Cermat), Narsis, nero & Mobil, terima kasih sudah menemaniku selama kuliah.

14. Keluarga di pajus mas Bay & bang Pra, terima kasih mas atas tempat kumpul, rapat & cuci foto anak-anak sekretaris.

15. Serta seluruh kawan-kawan stambuk 2006, adik-adik stambuk 2007 & 2008 yang tak tersebutkan namanya satu-persatu yang telah memberikan pengalaman dan pembelajaran hidup yang berarti bagi saya. I love

Kesekretariatan

Akhir kata penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih banyak memiliki kesalahan dan kekurangan. Oleh sebab itu dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan saran maupun kritik demi perbaikan dan kesempurnaan tugas akhir ini ke depannya, sehingga dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

Medan, 15 juni 2009 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 2

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 3

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penulisan ... 4

BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 6

A. Sejarah Ringkas ... 6

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Uraian Tugas ... 11

D. Jenis Usaha/Kegiatan ... 27

E. Kinerja Usaha Terkini ... 27

F. Rencana Kegiatan ... 31

BAB III PEMBAHASAN... 32

A. Pengertian Rapat ... 32

B. Pengelolaan Rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA ... 38

C. Peranan Rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA ... 40

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 43

A. Kesimpulan ... 43

B. Saran ... 44

DAFTAR PUSTAKA ... 45

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1. 1. Jadwal Kegiatan ... 4

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2. 1. Struktur Organisasi PT. PLN (PERSERO) WILAYAH

SUMATERA UTARA ... 10 Gambar 3. 1. Ikhtisar Macam – macam Rapat ... 35

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap perusahaan yang didirikan baik itu yang bergerak di bidang jasa, industri maupun dagang mempunyai tujuan utama yang ingin dicapai oleh perusahaan antara lain untuk mendapatkan laba (profit) yang maksimal dengan pengeluaran yang tertentu, sehingga dapat mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan (survival) serta pertumbuhan perusahaan (growth). Agar tujuan ini tercapai, fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pangarahan (directing) dan fungsi pengawasan

(controlling) hendaknya dilaksanakan dengan baik oleh perusahaan. Setiap

perusahaan juga harus mempunyai sistem dan prosedur yang baik dalam mengelola dan mengawasi semua kegiatan yang ada di perusahaan.

Dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen tersebut diperlukan suatu forum pertemuan untuk membahas tata cara pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang baik, membahas kinerja perusahaan dan kendala-kendala yang dialami perusahaan serta mencari solusi yang tepat dalam menghadapinya, salah satu forum tersebut adalah rapat. Rapat adalah pertemuan yang diselenggarakan untuk membahas sesuatu. (Wibowo, 2001 ; 39). Rapat dapat diikuti oleh semua anggota organisasi untuk membahas kepentingan umum demi lancarnya organisasi. Rapat juga merupakan tempat pengurusnya memberikan pertanggungjawaban kerjanya.

Rencana-rencana organisasi seperti rencana strategis (strategic plan), rencana taktis (tactical plan), dan rencana operasional (operasional plan) juga biasanya ditentukan dalam rapat perusahaan. Rapat bukan hanya sekedar membuat rencana, dan mengevaluasi kinerja perusahaan, tetapi proses pengambilan keputusan juga dilakukan dalam rapat perusahaan, sehingga keputusan yang diambil tidaklah keputusan sepihak saja, namun merupakan keputusan perusahaan/organisasi tersebut.

Rapat perusahaan merupakan suatu hal yang sangat penting (urgent), karena menyangkut kelangsungan hidup perusahaan (survival) dan pertumbuhan perusahaan (growth). Jika pelaksanaan rapat terlaksana dengan baik, akan menghasilkan suatu keputusan - keputusan yang baik pula bagi perusahaan.

Rapat Rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA mempunyai peranan yang sangat besar dalam menentukan kinerja perusahaan, karena keputusan-keputusan penting perusahaan biasanya diambil dalam rapat. Evaluasi-evaluasi kinerja perusahaan juga dibahas dalam rapat, sehingga hal-hal yang mungkin menjadi kekurangan dapat diperbaiki.

B. Rumusan Masalah

Permasalahan yang dibahas pada tulisan ini ialah:

1. Bagaimana tata cara pengelolaan rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA?

2. Apa peranan rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH

C. Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui tata cara pengelolaan rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA.

2. Untuk mengetahui peranan rapat pada PT. PLN (PERSERO)

WILAYAH SUMATERA UTARA.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi penulis:

Sebagai tambahan ilmu pengetahuan mengenai tata cara pelaksanaan rapat pada suatu perusahaan dan sebagai tambahan informasi tentang PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA kepada mahasiswa dan pembaca.

2. Bagi perusahaan:

Sebagai bahan masukan bagi perusahaan agar kinerja perusahaan menjadi lebih baik dan Sebagai perbandingan untuk peningkatan optimalisasi dan kinerja perusahaan dari waktu ke waktu.

3. Bagi peneliti yang akan datang:

E. Jadwal Kegiatan

Jadwal kegiatan pembuatan Tugas Akhir ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN TANGGAL (JUNI)

15-17 18-24 25-30

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

Dalam kegiatan pengumpulan data, riset dilakukan selama beberapa minggu mulai tanggal 15 Juni s/d 30 Juni 2009 di Kantor PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA.

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

Bab I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal kegiatan/observasi dan sistematika penulisan.

Bab II : PROFIL PERUSAHAAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas, jenis usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.

Bab III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian perseroan, pengertian rapat, penyelenggaraan rapat pada perusahaan, dan peranan rapat perusahaan.

Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisikan Kesimpulan dan Saran tentang Peranan Rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas

Sebelum Kemerdekaan Sampai 1965

Kalau listrik mulai ada di wilayah Indonesia tahun 1893 di daerah Batavia (Jakarta sekarang), maka 30 tahun kemudian (1923) listrik mulai ada di Medan. Sentralnya dibangun di tanah pertapakan Kantor PLN Cabang Medan yang sekarang di Jl. Listrik No. 12 Medan, dibangun oleh NV NIGEM/OGEM perusahaan swasta Belanda. Kemudian menyusul pembangunan kelistrikan di Tanjung Pura dan Pangkalan Brandan (1924), Tebing Tinggi (1927), Sibolga (NV ANIWM) Brastagi dan Tarutung (1929), Tanjung Balai (1931) milik Gemeente – Kotapraja, Labuhan Bilik (1936) dan Tanjung Tiram (1937).

Masa penjajahan Jepang, Jepang hanya mengambil alih pengelolaan Perusahaan Listrik Swasta Belanda tanpa mengadakan penambahan mesin dan perluasan jaringan. Daerah kerja dibagi menjadi Perusahaan Listrik Sumatera Utara, Perusahaan Listrik Jawa dan seterusnya sesuai struktur organisasi pemerintahan tentara Jepang waktu itu.

Setelah Proklamasi RI 17 Agustus 1945, dikumandangkanlah Kesatuan Aksi Karyawan Perusahaan Listrik di seluruh penjuru tanah air untuk mengambil alih perusahaan listrik bekas milik swasta Belanda dari tangan Jepang. Perusahaan Listrik yang sudah diambil alih itu diserahkan kepada Pemerintah RI dalam hal ini Departemen Pekerjaan Umum. Untuk mengenang peristiwa ambil alih itu, maka dengan Penetapan Pemerintah No.1 SD/45 ditetapkan tanggal 27 Oktober sebagai

Hari Listrik. Sejarah memang membuktikan kemudian bahwa dalam suasana yang makin memburuk dalam hubungan Indonesia – Belanda, tanggal 3 Oktober 1953 keluar Surat Keputusan Presiden No. 163 yang memuat ketentuan Nasionalisasi Perusahaan Listrik milik swasta Belanda sebagai bagian dari perwujudan pasal 33 ayat(2) UUD 1945.

Setelah aksi ambil alih itu, sejak tahun 1955 di Medan berdiri Perusahaan Listrik Negara Distribusi Cabang Sumatera Utara (Sumatera Timur dan Tapanuli) yang mula-mula dikepalai R. Sukarno (merangkap kepala di Aceh), tahun 1959 dikepalai oleh Ahmad Syaifullah. Setelah BPU PLN berdiri dengan SK Menteri PPUT No. 16/1/20 tanggal 20 Mei 1961, maka organisasi kelistrikan dirubah. Sumatera Utara, Aceh, Sumbar, Riau menjadi PLN Eksploitasi .

Tahun 1965, BPU PLN dibubarkan dengan Peraturan Menteri PUT No. 9 /PRT/64 dan Peraturan Menteri No. 1/PRT/65 ditetapkan pembagian daerah kerja PLN menjadi 15 Kesatuan daerah Eksploitasi. Sumatera Utara tetap menjadi Eksploitasi I.

Perubahan Eksploitasi I Sampai Wilayah II

Sebagai tindak lanjut dari pembentukan PLN Ekploitasi I Sumatera Utara tersebut, maka dengan keputusan Direksi PLN No. KPTS 009/DIRPLN/66 tanggal 14 April 1966, PLN Eksploitasi I dibagi menjadi empat cabang dan satu sektor, yaitu Cabang Medan, Binjai, Sibolga, P.Siantar (Berkedudukan di Tebing Tinggi). PP No. 18 tahun 1972 mempertegas kedudukan PLN sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dengan hak, wewenang dan tanggung jawab membangkitkan, menyalurkan dan mendistribusikan tenaga listrik ke seluruh

Wilayah RI. Dalam SK Menteri tersebut PLN Eksploitasi I Sumatera Utara diubah menjadi PLN Eksploitasi II Sumatera Utara.

Kemudian menyusul Peraturan Menteri PUTL No. 013/PRT/75 yang merubah PLN Eksploitasi menjadi PLN Wilayah. PLN Eksploitasi II menjadi PLN Wilayah II Sumatera Utara.

Perubahan Perum menjadi Persero

Dengan keluarnya peraturan pemerintah No. 23/1994 tanggal 16 Juni 1994 maka ditetapkan status PLN sebagi persero. Adapun yang melatarbelakangi perubahan status tersebut adalah untuk mengantisipasi kebutuhan listrik yang terus meningkat dewasa ini.

Dimana pada abad 21 nanti, PLN tidak dapat tidak harus mampu menghadapi tantangan yang ada. PLN harus mampu menggunakan tolak ukur Internasional, dan harus mampu berswadaya tinggi, dengan manajemen yang berani transparan, terbuka, desentralisasi, profit center dan cost center.

Untuk mencapai tujuan PLN meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan mendorong perkembangan industri pada PJPT II yang tanggung jawabnya cukup besar dan berat, kerjasama dan hubungan yang harmonis dengan instansi dan lembaga yang terkait perlu dibina dan ditingkatkan terus.

Pemisahan Wilayah, Pembangkitan dan Penyaluran

Perkembangan kelistrikan di Sumatera Utara terus mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang begitu pesat, hal ini ditandai dengan semakin bertambahnya jumlah pelanggan, perkembangan fasilitas kelistrikan, kemampuan pasokan listrik dan indikasi–indikasi pertumbuhan lainnya. Untuk mengantisipasi

pertumbuhan dan perkembangan kelistrikan Sumatera Utara dimasa – masa mendatang serta sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan jasa kelistrikan, maka berdasarkan Surat Keputusan Nomor 078.K/023/DIR/1996 tanggal 8 Agustus 1996 dibentuk organisasi baru bidang jasa pelayanan kelistrikan yaitu PT PLN (Persero) Pembangkitan dan Penyaluran Sumatera Bagian Utara.

Dengan pembentukan Organisasi baru PT PLN (Persero) Pembangkitan dan Penyaluran Sumatera Bagian Utara yang terpisah dari PT PLN (Persero) Wilayah II, maka fungsi – fungsi pembangkitan dan penyaluran yang sebelumnya dikelola PT PLN (Persero) Wilayah II berpisah tanggung jawab pengelolaanya ke PLN Pembangkitan dan Penyaluran Sumbagut. Sementara itu, PT PLN (Persero) Wilayah II berkonsentrasi pada distribusi dan penjualan tenaga listrik.

Pada Tahun 2003 PT PLN (Persero) Wilayah II Berubah Menjadi PT PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA.

B. Struktur Organisasi

PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara memiliki tujuh bidang yang setiap bidangnya masing – masing dipimpin oleh kepala bidang yang bertanggung jawab kepada General Manager. Bidang – bidang tersebut kemudian membawahi beberapa sub dan sub – sub bagian yang secara khusus menangani suatu pekerjaan tertentu berdasarkan spesialisasinya.

Adapun struktur organisasi PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini:

Gambar 2.1.

Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara

U

n

iv

e

r

s

ita

s

Su

m

a

te

r

a

U

ta

C. Uraian Tugas

1. GENERAL MANAGER

Bertanggung jawab atas pengelolaan usaha melalui optimalisasi seluruh sumber daya secara efisien, efektif dan sinergis; pengelolaan pengusahaan pembangkitan, pendistribusian dan penjualan tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai secara efisien, meningkatkan mutu dan keandalan serta pelayanan pelanggan; dan memastikan terlaksananya Good Corporate

Governance (GCG) di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara

Rincian tugas pokok sebagai berikut :

a. Melakukan kegiatan pengusahaan pembangkitan (skala kecil) secara efisien, hemat energi, handal dan ramah lingkungan ;

b. Mengusulkan rencana kerja dan anggaran perusahaan (RKAP) Wilayah Sumatera Utara ;

c. Memastikan program rencana kerja dan anggaran perusahaan (RKAP) Wilayah Sumatera Utara dilaksanakan sesuai penetapan direksi ;

d. Menetapkan kebijakan strategis terkait pengelolaan pengusahaan pembangkitan, penditribusian dan penjualan tenaga listrik Wilayah Sumatera Utara ;

e. Menjamin pengelolaan kegiatan pengusahaan pembangkitan,

pendistribusian dan penjualan tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang baik dalam upaya peningkatan pelayanan pelanggan ;

f. Mengelola sistem manajemen kinerja unit dan manajemen mutu termasuk menetapkan target kinerja unit-unit dibawah koordinasinya, memonitor dan mengendalikan pelaksanaannya ;

g. Memastikan pelaksanaan kebijakan pokok pengembangan mekanisme niaga dan operasi yang telah ditetapkan Direksi ;

h. Menetapkan kebijakan strategis penyusunan dan pemantauan manajemen resiko Wilayah Sumatera Utara ;

i. Mengembangkan dan memelihara kompetensi anggota organisasi ; j. Menetapkan Laporan Manajemen Wilayah Sumatera Utara.

2. BIDANG PERENCANAAN

Bertanggung jawab atas tersusunnya perencanaan kerja, sistem menajemen kinerja, perencanaan investasi, pengembangan aplikasi sistem informasi, untuk mendukung upaya pengusahaan tenaga listrik yang memiliki efisiensi, mutu dan keandalan yang baik serta upaya pencapaian sasaran dan ketersediaan kerangka acuan pelaksanaan kerja.

Rincian tugas pokok sebagai berikut :

a. Menyusun Rencana Umum Pengembangan Tenaga Listrik (RUPTL),

Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) dan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) ;

b. Menyusun rencana pengembangan sistem ketenagalistrikan ; c. Menyusun sistem manajemen kinerja unit-unit kerjanya ;

d. Menyusun metoda evaluasi kelayakan investasi dan melakukan penilaian finansialnya ;

e. Mengembangkan hubungan kerjasama dengan pihak lain dan penyandang dana, baik secara bilateral maupun miltilateral ;

f. Menyusun rencana pengembangan sistem teknologi informasi dan aplikasi pengembangan sistem informasi;

g. Mengendalikan aplikasi-aplikasi teknologi informasi ; h. Menyiapkan SOP pengelolaan aplikasi sistim informasi ;

i. Menyusun laporan manajemen dan database pada Bidang Perencanaan.

2.a. SUB BIDANG PERENCANAAN PERUSAHAAN

Bertanggung jawab atas tersusunnya rencana pengusahaan tenaga listrik, system manajemen kinerja, perencanaan investasi, serta menggali potensi kerjasama dengan pihak luar, menciptakan kerangka pelaksanaan kerja sehingga dapat mendukung upaya pengusahaan tenaga listrik yang efektif, efisien dengan mutu serta keandalan yang baik dan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

2.b. SUB BIDANG PERENCANAAN SISTEM

Bertanggung jawab atas tersusunnya perencanaan umum penyediaan tenaga listrik beserta kebutuhan investasinya. Merencanakan pengembangan sistem pembangkit, transmisi, Gardu Induk dan distribusi sesuai standar, menciptakan kerangka pelaksanaan kerja, sehingga dapat mendukung upaya

pengusahaan tenaga listrik yang efektif, efisien dengan tingkat mutu serta keandalan yang baik dan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik.

2.c. SUB BIDANG SISTEM INFORMASI

Bertanggung jawab atas tersusunnya perencanaan, pengembangan, pengendalian dan pemeliharaan sistem dan aplikasi teknologi informasi, menyusun laporan manajemen, menciptakan kerangka pelaksanaan kerja sehingga dapat mendukung upaya pengusahaan tenaga listrik yang efektif, efisien dengan mutu serta keandalan yang baik dan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

2.c.1 SUB SUB BIDANG OPERASI APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI

Bertanggung jawab beroperasinya sistem-sistem aplikasi serta menjaga terpeliharanya sistem aplikasi, menyiapkan SOP sistem-sistem aplikasi yang telah dioperasikan, menyiapkan pengembangan sistem aplikasi sesuai kebutuhan perusahaan.

2.c.2 SUB SUB BIDANG OPERASI JARINGAN DAN MULTI MEDIA

Bertanggung jawab beroperasinya sarana jaringan, komunikasi data dan sarana multi media, menyiapkan pengembangan kebutuhan sarana multimedia

2.c.3 SUB SUB BIDANG LAYANAN DATABASE

Bertanggung jawab atas rancangan data base sesuai kebutuhan dalam rangka pengembangan aplikasi dan sistem aplikasi dari masing-masing user, dan pengembangan layanan database serta pengamanannya

3. BIDANG TEKNIK

Bertanggung jawab atas tersusunnya strategi, standarisasi dan penerapan sistem pengelolaan jaringan distribusi dan pembangkit serta penerapan manajemen lingkungan dan keselamatan ketenagalistrikan serta upaya pencapaian sasaran dan ketersediaan kerangka acuan pelaksanaan kerja, untuk mendukung upaya pengusahaan tenaga listrik yang efektif, efisien dengan tingkat mutu dan keandalan yang baik serta upaya pencapaian sasaran dan ketersediaan kerangka acuan pelaksanaan kerja

a. Menyusun dan membina penerapan sistem pengelolaan jaringan distribusi dan pembangkit :

1) Strategi pengoperasian dan pemeliharaan pembangkit, jaringan distribusi dan membina penerapannya

2) SOP penerapan dan pengujian peralatan distribusi, serta SOP untuk operasi dan pemeliharaan jaringan distribusi

3) Standar desain konstruksi jaringan distribusi, kriteria konstruksi dan peralatan kerjanya

4) Pengembangan sarana komunikasi dan optimalisasi operasi jaringan distribusi

5) Manajemen pengadaan dan perbekalan dalam sistem pengelolaan jaringan distribusi

6) Pengendalian susut energi listrik dan gangguan serta usulan perbaikan b. Menyusun regulasi untuk penyempurnaan data induk pembangkit dan

data induk jaringan (DIJ)

c. Memantau dan mengevaluasi data induk jaringan d. Memantau dan mengevaluasi data induk jaringan

e. Menyusun rencana kegiatan konstruksi dan administrasi pekerjaan serta membina penerapannya

f. Membuat usulan RKAP terkait bidang teknik

g. Menyusun laporan manajemen dan database pada bidang teknik

3.a. SUB BIDANG KONSTRUKSI

Bertanggung jawab atas tersusunnya standarisasi, analisa harga satuan dan manajemen kontruksi dan rehabilitasi jaringan distribusi, pembangkit dan sarana, yang memenuhi kriteria manajemen lingkungan dan keselamatan ketenagalistrikan, menciptakan kerangka pelaksanaan kerja, sehingga dapat mendukung upaya pengusahaan tenaga listrik yang efektif, efisien, memenuhi tingkat mutu dan keandalan yang sesuai dengan standar yang ditetapkan dan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

3.b. SUB BIDANG DISTRIBUSI

Bertanggung jawab atas tersusunnya rencana operasi dan pemeliharaan jaringan distribusi serta penerapan manajemen lingkungan dan keselamatan ketenagalistrikan, menciptakan kerangka pelaksanaan kerja sehingga dapat mendukung upaya pengusahaan tenaga listrik yang efektif, efisien, memenuhi tingkat mutu dan keandalan yang sesuai dengan standar yang ditetapkan dan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

3.c. SUB BIDANG PENGUKURAN DAN SISTEM PROTEKSI

Bertanggung jawab atas tersusunnya sistem proteksi dan pengukuran yang handal dan akurat untuk mendukung pelayanan tenaga listrik kepada masyarakat

4. BIDANG NIAGA DAN PELAYANAN PELANGGAN

Bertanggung jawab atas upaya pencapaian target pendapatan dari penjualan tenaga listrik, pengembangan pemasaran yang berorientasi kepada kebutuhan pelanggan dan transaksi pembelian tenaga listrik yang memberikan nilai tambah bagi Perusahaan, serta ketersediaan standar pelaksanaan kerja dan tercapainya interaksi kerja yang baik antar unit-unit pelaksana.

Rincian tugas pokok sebagai berikut : a. Menyusun :

1) Ketentuan dan strategi pemasaran

b.Mengevaluasi harga jual energi listrik c. Menghitung biaya penyediaan tenaga listrik d.Menegosiasikan harga jual beli tenaga listrik e. Menyusun :

1) Strategi dan pengembangan pelayanan pelanggan 2) Standar dan produk pelayanan

3) Ketentuan data induk (DIL) dan data induk saldo (DIS) 4) Konsep kebijakan sistem informasi pelayanan pelanggan f. Melakukan pengendalian DIS dan opname saldo piutang

g.Mengkoordinasikan pelaksanaan penagihan kepada pelanggan tertentu antara lain TNI/POLRI dan instansi vertikal

h.Mengkaji pengelolaan pencatatan meter dan menyusun rencana penyempurnaannya

i. Menyusun mekanisme interaksi antar unit pelaksana

j. Menyusun rencana pengembangan usaha baru serta pengaturannya k.Membuat usulan RKAP yang terkait dengan bidangnya

l. Menyusun dan mengelola manajemen mutu m. Menerapkan tata kelola perusahaan yang baik n.Menyusun laporan manajemen dibidangnya

4.a SUB BIDANG PEMASARAN

Bertanggung jawab atas tersusunnya rencana pemasaran yang menjamin tercapainya target pendapatan penjualan tenaga listrik yang berorientasi kepada

kebutuhan pelanggan, serta kesediaan standar pelaksanaan kerja dan tercapainya interaksi kerja yang baik antar unit-unit pelaksana dan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

4.b SUB BIDANG KOMERSIAL

Bertanggung jawab atas upaya pencapaian target pendapatan dari penjualan tenaga listrik, transaksi pembelian tenaga listrik yang memberikan nilai tambah bagi perusahaan, serta ketersediaan standar pelaksanaan kerja dan tercapainya interaksi kerja yang baik antar unit-unit pelaksana serta menerapkan tata kelola perusahaan yang baik.

4.c SUB BIDANG PENGEMBANGAN USAHA

Bertanggung jawab atas upaya peningkatan pendapatan dengan melakukan pengendalian terhadap administrasi penjualan tenaga listrik guna tercapainya interaksi kerja yang baik serta menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

5. BIDANG KEUANGAN

Bertanggung jawab atas penyelanggaraan keuangan sesuai dengan pronsip-prinsip manajemen keuangan yang baik, pengelolaan pajak dan asuransi yang efektif serta penyajian laporan keuangan dan akuntansi yang akurat dan tepat waktu.

Rincian tugas pokok sebagai berikut :

a. Menyusun kebijakan anggaran dan proyeksi keuangan perusahaan b. Menyusun biaya perolehan pokok (BPP) per transaksi dan atau perfungsi c. Mengendalikan anggaran investasi dan anggaran operasi

d. Mengendalikan aliran kas pendapatan e. Mengendalikan aliran kas pembiayaan f. Melakukan pengelolaan keuangan

g. Melakukan analisis dan evaluasi laporan keuangan unit-unit h. Menyusun laporan konsolidasi

i. Menyusun laporan rekonsiliasi keuangan

j. Menyusun dan menganalisa kebijakan resiko dan penghapusan asset k. Melakukan pengelolaan pajak asuransi

l. Membuat RKAP bersama bidang perencanaan danbidang lainnya

m. Menyusun dan mengelola manajemen mutu dan menerapkan tata kelola yang baik

n. Menyusun laporan manajemen di bidangnya

5.a SUB BIDANG ANGGARAN

Bertanggung jawab atas penyelenggaraan pengelolaan anggaran unit sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen keuangan yang baik serta menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

5.b SUB BIDANG KEUANGAN

Bertanggung jawab atas penyelenggaraan keuangan sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen keuangan yang baik sesuai ketentuan yang berlaku serta menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

5.b.1 SUB SUB BIDANG ADMINISTRASI KEUANGAN

Bertanggung jawab melaksanakan administrasi tata usaha keuangan pengusahaan, sarana penyediaan tenaga listrik dan pelaporan penggunaan setiap pos anggaran

5.c SUB BIDANG PENGENDALIAN PENDAPATAN

Bertanggung jawab atas pengelolaan pendapatan perusahaan yang baik sesuai ketentuan yang berlaku dan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

5.d SUB BIDANG PAJAK DAN ASURANSI

Bertanggung jawab atas pengelolaan pajak dan asuransi perusahaan yang baik sesuai ketentuan yang berlaku dan menerapkan tata kelola pajak perusahaan yang baik

5.e SUB BIDANG AKUNTANSI

Bertanggung jawab atas penyelenggaraa pengelolaan akuntansi unit sesuai dengan standar akuntansi keuangan, serta penyajian laporan keuangan dan

akuntansi yang akurat dan tepat waktu serta menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

5.e.1 SUB SUB BIDANG AKUNTANSI AKTIVA TETAP DAN PDP & PERSEDIAAN

Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan akuntansi untuk pembangunan dan pemugaran sarana penyediaan tenaga listrik serta akuntansi aktiva tetap, akuntansi persediaan, dan analisa evaluasi keuangan/akuntansi

5.e.2 SUB SUB BIDANG AKUNTANSI UMUM

Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan akuntansi umum wilayah dan pengusahaan sarana penyediaan tenaga listrik serta menyusun laporan keuangannya

6. BIDANG SUMBERDAYA MANUSIA DAN ORGANISASI

Bertanggung jawab atas penyelenggaraan pengelolaan manajemen SDM berbasis kompetensi, pengembangan organisasi, evaluasi tingkat organisasi unit, perencanaan tenaga kerja, dan anggaran kepegawaian, pengelolaan data dan administrasi kepegawaian serta hubungan industrial.

Rincian tugas pokok sebagai berikut : a. Mengelola :

1) Pengembangan organisasi

3) Manajemen sumber daya manusia berbasis kompetensi 4) Administrasi dan data kepegawaian

b.Perencanaan tenaga kerja

c. Perencanaan anggaran kepegawaian

d.Evaluasi tingkat organisasi unit pelaksana dan sub unit pelaksana e. Membina hubungan industrial

f. Menyusun laporan manajemen

6.a SUB BIDANG PENGEMBANGAN ORGANISASI DAN SDM

Bertanggung jawab atas penyusunan dan evaluasi perencanaan organisasi dan SDM untuk mendukung kelancaran kerja organisasi, menyusun anggaran biaya pegawai, menyusun rencana pengembangan pegawai sesuai kebutuhan kompetensi jabatan dan kompetensi individu, serta menerapkan tata kelola perusahaan yang baik.

6.a.1 SUB SUB BIDANG PERENCANAAN KARIR DAN DIKLAT

Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan perencanaan karir dan diklat untuk pembinaan Pegawai serta merencanakan proses Promosi dan rotasi Pegawai

6.b SUB BIDANG ADMINISTRASI SDM

Bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi kepegawaian sesuai kebijakan perusahaan dan hubungan industrial yang baik, mendukung

peningkatan produktivitas organisasi serta menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

6.b.1 SUB SUB BIDANG KESEJAHTERAAN PEGAWAI

Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi gaji/upah dan kesejahteraan pegawai serta pensiun, mengelola data pensiun

6.b.2 SUB SUB BIDANG ADMINISTRASI SDM

Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi SDM meliputi pengangkatan, penempatan, pemindahan dan pemberhentian pegawai, serta mengelola data pegawai meliputi fisik/dosier maupun data komputerisasi/Sipeg.

7. BIDANG KOMUNIKASI HUKUM DAN ADMINISTRASI

Bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi dan kesekratariatan, komunikasi, masyarakat, dan hukum ; pengelolaan keamanan, aset, sarana dan prasarana kantor, serta pembinaan lingkungan untuk mendukung kelancaran kerja organisasi.

Rincian tugas pokok sebagai berikut : a. Mengelola :

1) Komunikasi perusahaan dengan pihak eksternal dan internal 2) Fasilitas dan prasarana kerja

b. Mengelola program kemitraan dan program bina lingkungan (PKBL) c. Melakukan advokasi hukum dan peraturan-peraturan perusahaan d. Mengelola :

1) Sertifikasi asset

2) Dokumentasi dan perpustakaan

3) Administrasi kesekretariatan, protokol dan rumah tangga kantor induk e. Membuat usulan RKAP yang terkait dengan bidangnya

f. Menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

g. Menyusun laporan manajemen dan data base pada bidang komunikasi, hukum dan administrasi

7.a SUB BIDANG KOMUNIKASI DAN BINA LINGKUNGAN

Bertanggung jawab atas terciptanya jembatan komunikasi dengan pihak internal dan eksternal, serta melakukan pembinaan lingkungan untuk mendukung peningkatan citra perusahaan serta menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

7.b SUB BIDANG HUKUM

Bertanggung jawab atas pengelolaan advokasi dengan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

7.c SUB BIDANG ADMINISTRASI UMUM DAN FASILITAS

Bertanggung jawab atas penyelenggaraan pengelolaan administrasi kesekretariatan, dan pengelolaan keamanan, fasilitas, sarana dan prasarana kantor untuk mendukung kelancaran kerja perusahaan serta menerapkan tata kelola perusahaan yang baik.

7.c.1 SUB SUB BIDANG KESEKRETARIATAN

Bertanggung jawab atas kegiatan kesekretariatan dan kearsipan kegiatan kedinasan, mengendalikan biaya pemakaian ATK dan sarana kantor dan keamanan lingkungan kantor.

7.c.2 SUB SUB BIDANG UMUM DAN FASILITAS KANTOR

Bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi pembayaran pajak dan asuransi atas aset kantor wilayah dan mengelola pemeliharaan gedung, instalasi dan sarana kerja, mengawasi pelaksanaan outsourching SATPAM, Cleaning Service.

8. AUDIT INTERNAL

Bertanggung jawab atas penyelenggaraan audit internal sesuai program kerja pemeriksaan tahunan dan pemantauan tindak lanjut hasil temuan, pembinaan dan penyempurnaan sistem manajemen dan oprasional untuk mendukung terlaksananya tata kelola perusahaan yang baik

Rincian tugas pokok sebagai berikut :

a. Menyusun program kerja pemeriksaan tahunan sesuai program kerja perusahaan

b. Melaksanakan audit internal yang meliputi audit keuangan, teknik, manajemen dan SDM

c. Memberikan masukan dan rekomendasi yang menyangkut proses

manajemen dan operasional

d. Memonitor tindak lanjut temuan hasil audit internal e. Menyusun laporan manajemen sesuai bidang tugas

D. Jenis Usaha/Kegiatan

Adapun jenis usaha/kegiatan pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA, yaitu:

1. Mendistribusikan pasokan listrik di seluruh wilayah Sumatera Utara. 2. Pemeliharaan jaringan dan instalasi kelistrikan wilayah Sumatera Utara.

3. Pencapaian target pendapatan dari penjualan tenaga listrik yang berorientasi kepada kebutuhan pelanggan.

E. Kinerja Usaha Terkini

Kinerja Usaha Triwulan IV Tahun 2008

Kondisi keuangan PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara secara umum sampai dengan triwulan IV Tahun 2008 mengalami defisit keuangan sebesar Rp 9,663.34 Milyar. Sedangkan realisasi susut distribusi sudah

dibawah target s/d Triwulan IV yaitu sebesar 9.70% (target sampai dengan Triwulan IV adalah 10.36%). Sementara kwh produksi sebesar 102.34% dan penjualan sebesar 102.44% dari sasaran sampai dengan Triwulan IV tahun 2008.

Oleh karena itu, realisasi yang dicapai sampai dengan triwulan IV Tahun 2008 dibanding dengan sasaran penetapan RKAP(Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan) 2008 antara lain sebagai berikut:

a. Penjualan tenaga listrik sebesar 5,757,847 MWh atau 102.44% dari sasaran triwulan IV tahun 2008 sebesar 5,620,850 MWh.

b. Produksi tenaga listrik adalah sebesar 6,469,148 MWh atau 102.34% dari sasaran triwulan IV 2008 sebesar 6,321,238 MWh.

c. Susut distribusi realisasi dicapai 9.70% sudah dibawah dari sasaran triwulan IV tahun 2008 sebesar 10.36%.

d. Penambahan pelanggan sebesar 83,218 pelanggan, atau 66.79% dari sasaran triwulan IV tahun 2008 sebesar 124,590 pelanggan.

e. SAIDI dan SAIFI, berturut – turut sebesar 384.84 menit per pelanggan dan 10.67 kali per pelanggan, dari sasaran triwulan IV tahun 2008 sebesar 450.00 menit per pelanggan dan 12.00 kali per pelanggan.

f. Pendapatan operasi adalah sebesar Rp 7,275.52 miliar atau 67.18% dari sasaran triwulan IV tahun 2008 sebesar Rp 10,830.24 miliar.

g. Biaya operasi sebesar Rp 10,431.12 miliar atau 98.14% dari sasaran triwulan IV tahun 2008 sebesar Rp 10,628.42 miliar.

h. Rugi periode berjalan sebesar Rp 9.66 miliar atau 115.21% dari sasaran triwulan IV tahun 2008 sebesar Rp 8.39 miliar.

i. Piutang listrik dan piutang ragu – ragu periode berjalan sebesar Rp 17,31 miliar dan piutang ragu – ragu sebesar Rp 17.31 miliar.

Kinerja PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara sampai dengan Triwulan IV tahun 2008 berdasarkan SE Direksi 099.K/DIR/2008 tanggal 02 April 2008 berada pada klasifikasi PLN-K1 dengan nilai bobot 97.53.

Kinerja Usaha Triwulan I Tahun 2009

Sedangkan kondisi keuangan PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara sampai dengan Triwulan I tahun 2009 mengalami defisit keuangan sebesar Rp (1,648.39) Milyar. Sedangkan realisasi susut distribusi melebihi target Triwulan I yaitu sebesar 9.19% (target sampai dengan Triwulan I adalah 9.54%). Sementara KWh produksi sebesar 98.56% dan penjualan sebesar 98.29% dari sasaran sampai dengan Triwulan I tahun 2009.

Secara umum realisasi yang dicapai sampai dengan Triwulan I tahun 2009 dibanding dengan sasaran penetapan RKAP (Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan) 2009 antara lain sebagai berikut:

a. Penjualan tenaga listrik sebesar 1,442,839 MWh atau 98.29% dari sasaran triwulan I tahun 2009 sebesar 1,467.92 MWh.

b. Produksi tenaga listrik adalah sebesar 1,661,951 MWh atau 98.56% dari sasaran triwulan I 2009 sebesar 1,635,470 MWh.

c. Susut distribusi realisasi dicapai 9.19% sudah dibawah dari sasaran triwulan I tahun 2009 sebesar 9.54%.

d. Penambahan pelanggan sebesar 19,507 pelanggan, atau 135.49% dari sasaran triwulan I tahun 2009 sebesar 14,397 pelanggan.

e. SAIDI dan SAIFI, berturut – turut sebesar 1.28 jam per pelanggan dan 2.50 kali per pelanggan, dari sasaran triwulan I tahun 2009 sebesar 1.50 jam per pelanggan dan 2.55 kali per pelanggan.

f. Pendapatan operasi adalah sebesar Rp 932.20 miliar atau 100.40% dari sasaran triwulan I tahun 2009 sebesar Rp 928.47 miliar.

g. Biaya operasi sebesar Rp 2,582.68 miliar atau 98.15% dari sasaran triwulan I tahun 2009 sebesar Rp 2,631.48 miliar.

h. Rugi periode berjalan sebesar Rp 1,648.39 miliar atau 96.95% dari sasaran triwulan I tahun 2009 sebesar Rp 1,700.24 miliar.

i. Piutang listrik dan piutang ragu – ragu periode berjalan sebesar Rp 71.53 miliar dan piutang ragu – ragu sebesar Rp 11.18 miliar.

Kinerja PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara sampai dengan Triwulan I tahun 2009 berdasarkan SE Direksi 023.K/010/2004 berada pada klasifikasi PLN-K1 dengan nilai bobot 96.00.

Selain itu PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara terus berusaha meningkatkan pelayanan kepada konsumen dan melakukan kegiatan perbaikan-perbaikan instalasi maupun pemeliharaan perangkat. Untuk menjaga kualitas dan pelayanan kepada masyarakat.

F. Rencana Kegiatan Perusahaan

PT. PLN (Persero) mempunyai beberapa rencana kegiatan ke depan yang telah dan akan dilaksanakan antara lain sebagai berikut:

1. Peningkatan mutu pelayanan kepada masyarakat pengguna.

2. Penambahan Data Induk Langganan (DIL) dan Data Induk Jaringan (DIJ). 3. Pengamanan pendapatan dengan SIP3 diseluruh unit Cabang.

4. Persiapan pembuatan sistem monitoring persediaan material. 5. Pembuatan Sistem Informasi Gardu Distribusi(SIGD). 6. Pembuatan Sistem Informasi Kepegawaian.

7. Sistem Informasi Pelayanan Pelanggan. 8. Sistem Inforamasi Distribusi berbasis GIS.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Rapat

Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu. Melalui rapat, berbagai permasalahan dapat dipecahkan, berbagai kebijakan organisasi dirumuskan, dan kemajuan serta perkembangan organisasi pun dilahirkan. (Ratnawati & Sinarto. 2006 ; 67).

Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh berbagai organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat. (Wursanto. 2004 ; 150).

Rapat adalah sebuah peristiwa yang mencakup adanyan orang – orang, materi yang dibahas dan proses yang dirancang untuk tujuan tertentu – siapa, apa, bagaimana dan mengapa. Lazimnya terdapat pula variabel tempat dan waktu kapan – dan dimana. (Streibel. 2004 ; 1)

Rapat dilaksanakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan fikiran dari para staf atau para pembantunya karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada umumnya. Rapat juga dapat diadakan dengan pertimbangan bahwa suatu masalah

yang menjadi subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi dan harus segera dipecahkan bersama-sama.

Rapat merupakan salah satu aktivitas organisasi yang vital dan harus mendapat perhatian. Namun, dari pengalaman sering kita temukan beberapa permasalahan sehubungan dengan rapat ini, antara lain sering kita dengar keluhan pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?” Ungkapan ini menggambarkan adanya beberapa fenomena, antara lain keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat, atau rapat bagi anggota dianggap kurang perlu, atau rapat hanya merupakan aktivitas yang membuang-buang waktu secara percuma. Hal ini terjadi, biasanya akibat pengelolaan rapat yang kurang tepat. Hal-hal yang kurang tepat dalam penyelenggaraan misalnya :

1. Para anggota organisasi terlalu sering diminta untuk mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat. 2. Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pimpinan.

3. Hasil rapat tidak pernah ditindaklanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa pernah diusahan untuk direalisasikan.

Berdasarkan kenyataan ini sekurang-kurangnya dapat disimpulkan bahwa pengelolaan rapat yang kurang baik justru akan merugikan organisasi, bahkan dapat menimbulkan keluhan dan permasalahn baru, baik bagi para anggota organisasi maupun organisasi itu sendiri. Rapat yang dikelola dengan baik akan menghasilkan keputusan-keputusan yang baik pula, masalah-masalah yang timbul akan teratasi dengan baik, sehingga kinerja perusahaan semakin lancar.

Tujuan Rapat

Secara garis besar rapat mempunyai beberapa tujuan, yaitu:

1. Menyampaikan satu atau beberapa informasi. Dalam keadaan tertentu seorang pimpinan atau pejabat ingin menyampaikan informasi secara langsung kepada pegawai atau karyawannya dengan maksud bila penyampaian informasi tidak disampaikan secara langsung akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.

2. Mendapatkan masukan dari anggota rapat. Perusahaan atau organisasi terkadang mengalami kesulitan terhadap masalah tertentu, misalnya masalah tersebut mengenai semua karyawan atau pegawai, jadi keputusan yang diambil supaya tidak berat sebelah maka masukan dari semua anggota dibutuhkan sekali.

3. Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahakan masalah yang dihadapi. Hal ini perlu dilakukan karena dalam pemecahan masalah kita membutuhkan pertolongan orang-orang tersebut supaya masalah segera dapat diatasi.

4. Menjalin kerjasama diantara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan. Dalam setiap bagian bila tidak saling bertemu mungkin hanya hanya memikirkan pekerjaan mereka sendiri, dengan adanya rapat mereka akan memperhatikan kepentingan bagian lain juga.

5. Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, komplain, dan lain – lain. Banyak hal yang dapat disampaikan secara terbuka dalam rapat, jika kita dapat memanfaatkan hal ini amaka akan banyak waktu yang dihemat melalui rapat.

Bisa kita bayangkan jika satu–persatu karyawan atau pegawai menyampaikan kepada pihak mamajemen dengan tidak melalui rapat, berapa waktu yang dibutuhkan untuk itu?

6. Memberi motivasi atau semangat kerja kepada anggota. Sama halnya dengan poin 5, kita dapat menghemat waktu dalam memotivasi karyawan atau pegawai asalkan mereka dalam keadaan normal tidak ada masalah yang krusial.

7. Mengambil keputusan sesuai dengan kewenangan dari orang – orang yang terlibat di dalamnya. (Herimanto & Indrojiono. 2005 ; 195).

Macam – macam Rapat

1. Rapat penjelasan 1. Menurut tujuannya 2. Rapat pemecahan

3. Rapat perundingan 1. Rapat formal 2. Menurut sifatnya 2. Rapat informal

3. Rapat terbuka 4. Rapat tertutup 1. Rapat mingguan 2. Rapat bulanan

RAPAT 3. Menurut jangka waktunya 3. Rapat semesteran

4. Rapat tahunan 5. Rapat berkala 6. Rapat insidentil 4. Menurut saluran hubungan organisasi 1. Rapat vertikal

2. Rapat horizontal 5. Menurut pelaksanaannya 1. Rapat kerja terpimpin

2. Rapat kerja terbuka

Gambar 3. 1.

Penjabaran macam – macam rapat pada Gambar 3.1 :

1. Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

2. Rapat pemecahan ialah rapat yanng bertujuan untuk mencari pemecahan suatu masalah.

3. Rapat perundingan ialah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

4. Rapat formal yaitu rapat yang diadakan dengan perencanaan terlebih dahulu dan para peserta mendapat undangan resmi.

5. Rapat informal yaitu rapat yang terkadang diadakan secara kebetulan, dengan peserta yang tidak tertentu dan tidak ada undangan resmi.

6. Rapat terbuka yaitu rapat yang dihadiri oleh setiap anggota (sering disebut rapat pleno). Biasanya membicarakan hal – hal yang tidak bersifat rahasia.

7. Rapat tertutup ialah rapat yang hanya dihadiri oleh pimpinan tertentu dan biasanya membicarakan hal – hal yang bersifat rahasia.

8. Rapat mingguan yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali, yang membahas masalah – masalah rutin yang dihadapi oleh setiap manajer/pimpinan unit/bagian.

9. Rapat bulanan yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan biasanya membahas laporan laba – rugi bulan bersangkutan.

10.Rapat semesteran yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang biasanya membahas langkah – langkah lebih lanjut.

11.Rapat tahunan yaitu rapat yang diadakan setahun sekali misalnya rapat Dewan Komisaris, rapat pemegang saham.

12.Rapat berkala yaitu rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu. 13.Rapat insidentil yaitu rapat yang diadakan apabila dipandang perlu,

waktunya tidak tetap dan tempatnyapun dapat berpindah-pindah.

14.Rapat vertikal yaitu rapat antara pimpinan dengan bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan dan kebijakan pimpinan atau dalam rangka pengambilan keputusan.

15.Rapat horizontal yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai setingkat. Rapat ini diselenggarakan untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama antar unit.

16.Rapat kerja terpimpin yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peranan utama dalam pengambilan keputusan, rapat kerja terpimpin juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang berbagai peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam.

17.Rapat kerja terbuka yaitu pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan seluas – luasnya untuk memberikan sumbang saran yang positif. Rapat semacam ini dilakukan dalam rangka mendapatkan sumbangan pemikiran.

C. Pengelolaan Rapat Pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari rapat, maka diperlukan pengelolaan yang baik dalam penyelenggaraannya. Demikian pula pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA, rapat perusahaan merupakan hal yang sangat penting dalam menentukan kinerja perusahaan, sehingga dalam penyelenggaraannya diperlukan pengelolaan yang baik dan benar.

Waktu Pelaksanaan Rapat

Penyelenggaraan rapat pada PT. PLN (PERSERO) tidaklah memiliki jangka waktu tertentu, rapat dilaksanakan ketika muncul suatu permasalahan-permasalahan yang menjadi kendala perusahaan, atau untuk membahas langkah-langkah kedepan untuk mencapai tujuan perusahaan. Keputusan diadakannya rapat diambil oleh General Manager (GM) atau manajer-manajer bidang. Tetapi ada beberapa rapat yang dilaksanakan rutin setiap bulan seperti coffe morning dan rapat antara GM dengan manajer-manajer bidang.

Rapat dilaksanakan apabila pimpinan memerlukan pendapat atau sumbangan pikiran dari para staf atau para pembantunya karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada umumnya.

Undangan Rapat

Peserta rapat yang akan diundang ditentukan oleh GM atau manajer bidang. Undangan rapat disampaikan melalui sekretaris kepada seluruh manager bidang

atau pegawai bidang, dalam menyampaikan undangan rapat untuk rapat intern perusahaan, tidak melalui undangan tertulis, melainkan melalui komunikasi secara lisan karena mempertimbangkan efisiensi waktu dan biaya. Tetapi jika rapat tersebut melibatkan manajer/kepala cabang, maka undangan rapat disampaikan melalui undangan tertulis yang dalam hal ini lebih efektif.

Tempat Pelaksanaan Rapat

Ruang tempat diselenggarakan rapat merupakan tempat dan ruangan yang representatif. Tempat dan ruangan yang representatif tersebut mencakup bebas dari gangguan aktifitas dari luar dan kondisi ruangan yang sehat, sirkulasi udara yang baik, penerangan yang baik serta meja kursi yang memadai. Tempat merupakan hal yang penting dalam menciptakan kenyamanan dalam rapat, dengan suasana yang nyaman maka rapat dapat berjalan dengan lancar.

Dalam pelaksanaan rapat pada PT. PLN (PERSERO) tempat ditentukan oleh GM atau manajer-manajer bidang dengan mempertimbangkan jumlah orang yang mengikuti rapat dan permasalahan yang akan dibahas. Tempat rapat biasanya dilakukan di Balai Astakonah yang berada di Lantai 4, rapat juga sering dilakukan di ruangan GM atau manajer bidang sesuai dengan permintaan pimpinan. Posisi susunan bangku peserta rapat juga disesuaikan dengan permintaan pimpinan.

Penyelenggaraan rapat dikelola oleh sekretaris perusahaan atau sekretaris bidang, rapat dipimpin langsung oleh GM atau manajer-manajer bidang. Notula hasil rapat dibuat oleh sekretaris perusahaan atau sekretaris bidang, sehingga rapat berjalan dengan efektif dan lancar.

D. Peranan Rapat Pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA

Rapat mempunyai peranan yang sangat penting dalam menentukan kinerja PT. PLN (PERSERO), rapat merupakan alat media pengambilan keputusan – keputusan perusahaan. Rapat juga merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah.

Membina Rasa Kekeluargaan

Coffe morning merupakan bentuk dari rapat rutin PT. PLN (PERSERO) yang

dilaksanakan setiap bulannya. Dengan coffe morning rasa kekeluargaan antar karyawan dan antara karyawan dengan pimpinan akan lebih terbina. Dengan rasa kekeluargaan yang dimiliki dan dipelihara dengan baik, maka komponen-komponen yang ada diperusahaan akan saling bantu-membantu dalam pencapaian tujuan perusahaan sesuai dengan tugas dan tangggungjawabnya masing-masing. Selain itu dengan coffe morning diharapkan seluruh komponen yang ada di perusahaan dapat bekerja sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan perusahaan.

Wadah Menyampaikan Kendala, Keluhan & Masukan Bagi Perusahaan

Rapat bidang dilakukan antara manajer bidang dengan karyawannya. Dalam rapat ini karyawan dapat menyampaikan masukan, keluhan, ataupun kendala kepada manajer bidang, sehingga nantinya manajer bidang dapat menyampaikan masukan, keluhan dan kendala ini ke tingkat lanjut untuk mendapatkan solusinya. Selanjutnya, kendala-kendala yang dihadapi setiap bidangnya disampaikan kepada GM melalui rapat intern antara GM dengan manajer bidang, dan kemudian secara bersama-sama dapat ditindaklanjuti dengan baik. Dengan demikian semua permasalahan yang ada dapat diatasi, dan tidak manjadi penghambat dalam

kelancaran kegiatan perusahaan. Dalam rapat ini General Manager memberikan saran dan motivasi serta pemecahan masalah kepada manajer bidang agar dalam melaksanakan tugas-tugasnya dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan yang diharapkan.

Penyampaian keluhan-keluhan ini pun juga dilakukan di coffe morning, para karyawan dapat menyampaikan keluhan serta kendala-kendala yang dialaminya kepada pimpinan. Kemudian keluhan dan kendala ini dicari solusi dan pemecahannya oleh pimpinan secara langsung ataupun dirapatkan kembali nantinya.

Wadah Untuk Memberikan Semangat & Motivasi

Rapat sebagai wadah untuk memberikan semangat & motivasi kepada karyawan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan (GM atau manajer bidang) memberikan motivasi-motivasi dan saran-saran bagi para pegawai lebih bersemangat dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dengan semangat pegawai dalam menjalankan tugasnya, tentu hasil yang akan dicapai akan lebih maksimal, efisiensi waktu juga akan dicapai, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Menentukan Langkah-Langkah dan Kebijakan Perusahaan

Rapat kordinasi antara manajer bidang dengan GM juga dilakukan rutin setiap bulan, rapat ini dilakukan untuk menentukan langkah-langkah dan kebijakan yang akan dilakukan ke depannya untuk mencapai tujuan perusahaan, langkah-langkah yang diambil tentunya dengan penuh pertimbangan di dalam rapat. Permasalahan yang dihadapi juga disampaikan dalam rapat ini, sehingga

bisa diambil pemecahannya, agar pelaksanaan kegiatan ke depannya dapat lebih baik lagi.

Menjalin Kerjasama Antar Anggota

Rapat juga diharapkan dapat menjalin kerjasama diantara anggota. Dalam setiap bidang bila tidak saling bertemu mungkin hanya memikirkan pekerjaan mereka sendiri, dengan adanya rapat mereka akan memperhatikan kepentingan bagian lain juga. Dengan adanya rapat diharapkan kordinasi antar bidang juga lebih terjalin, karena satu bidang pasti berkaitan dengan bidang lainnya yang tidak bisa dipisahkan dan merupakan satu kesatuan yang utuh.

Wadah Untuk Mengambil Keputusan-Keputusan Perusahaan

Keputusan-keputusan penting PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA sering diambil dalam rapat. Peserta rapat memberikan masukan dan saran tetapi keputusan tetap diambil oleh pimpinan yang dalam hal ini adalah General Manager atau manajer-manajer bidang. Dengan demikian pimpinan dapat mengambil keputusan yang bijak dengan mempertimbangkan saran-saran dan masukan dari anggotanya, sehingga keputusan yang diambil merupakan keputusan yang terbaik bagi kelangsungan perusahaan.

Tempat Menyampaikan dan Saling Bertukar Informasi

Rapat merupakan tempat menyampaikan informasi kepada pimpinan ataupun kepada bidang lainnya. Adakalanya informasi yang ada tidak disampaikan seluruhnya kepada pimpinan atau bidang yang bersangkutan, dalam rapatlah informasi ini dapat disampaikan secara baik dan benar, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Pengelolaan rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA

UTARA dilakukan oleh sekretaris perusahaan. Waktu dan tempat pelaksanaan rapat dilakukan sesuai dengan permintaan pimpinan, karena pimpinanlah yang mempertimbangkan segala sesuatunya dengan baik.

2. Beberapa macam rapat rutin yang dilakukan PT. PLN (PERSERO)

WILAYAH SUMATERA UTARA antara lain; coffe morning, rapat kordinasi antara General Manager dengan manajer bidang, dan rapat antara manajer bidang dengan karyawannya.

3. Rapat mempunyai peranan yang sangat besar terhadap perkembangan dan kemajuan perusahaan, antara lain; Rapat merupakan wadah untuk saling tukar-informasi, sebagai wadah menyampaikan keluhan, saran, serta masukan-masukan bagi perusahaan, sebagai wadah untuk memberikan semangat, motivasi, serta pemecahan masalah-masalah yang dihadapi karyawan, sehingga karyawan dapat lebih bersemangat dan lancar dalam menjalankan tugas-tugasnya. Rapat merupakan tempat mengambil keputusan-keputusan penting perusahaan, dalam rapat keputusan tidaklah diambil secara sepihak, melainkan penuh dengan pertimbangan-pertimbangan dari peserta rapat, sehingga keputusan yang diambil merupakan keputusan yang terbaik bagi perusahaan, dan lain-lain.

B. Saran

1. Sebaiknya diadakan rapat rutin antara PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA dengan cabang-cabang yang berada di wilayah Sumatera Utara, agar komunikasi antar cabang tetap terpelihara dan informasi-informasi penting dapat tersampaikan secara baik. Saran-saran dan keluhan dari cabang-cabangpun dapat ditampung, dan dapat diambil pemecahan masalahnya oleh pimpinan wilayah, Serta wilayah dapat menilai langsung kinerja dari masing-masing cabang.

2. Rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA

sebaiknya dikelola dengan lebih baik lagi, sehingga dalam pelaksanaannya pimpinan dan para peserta rapat dapat menjalankan rapat dengan lebih nyaman, teratur dan sesuai dengan yang diharapkan sehingga dapat memperoleh hasil yang maksimal.

DAFTAR PUSTAKA

Herimanto, Bambang dan Indrojiono. 2005. Komunikasi Bisnis, Amara Books, Yogyakarta.

Machfoedz, Mahmud. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan Yang Efektif, Penerbit Andi, Yogyakarta.

Ratnawati, Eti dan Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional, Edisi 3, Penerbit Amus, Yogyakarta.

Streibel, Barbara J. 2004. The Manager’s Guide To Effective Meetings, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.

Wibowo, Wahyu. 2001. Manajemen Bahasa, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Wursanto, Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional, Penerbit Andi,

D. Peranan Rapat Pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA

Rapat mempunyai peranan yang sangat penting dalam menentukan kinerja PT. PLN (PERSERO), rapat merupakan alat media pengambilan keputusan – keputusan perusahaan. Rapat juga merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah.

Membina Rasa Kekeluargaan

Coffe morning merupakan bentuk dari rapat rutin PT. PLN (PERSERO) yang

dilaksanakan setiap bulannya. Dengan coffe morning rasa kekeluargaan antar karyawan dan antara karyawan dengan pimpinan akan lebih terbina. Dengan rasa kekeluargaan yang dimiliki dan dipelihara dengan baik, maka komponen-komponen yang ada diperusahaan akan saling bantu-membantu dalam pencapaian tujuan perusahaan sesuai dengan tugas dan tangggungjawabnya masing-masing. Selain itu dengan coffe morning diharapkan seluruh komponen yang ada di perusahaan dapat bekerja sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan perusahaan. Wadah Menyampaikan Kendala, Keluhan & Masukan Bagi Perusahaan

Rapat bidang dilakukan antara manajer bidang dengan karyawannya. Dalam rapat ini karyawan dapat menyampaikan masukan, keluhan, ataupun kendala kepada manajer bidang, sehingga nantinya manajer bidang dapat menyampaikan masukan, keluhan dan kendala ini ke tingkat lanjut untuk mendapatkan solusinya. Selanjutnya, kendala-kendala yang dihadapi setiap bidangnya disampaikan kepada GM melalui rapat intern antara GM dengan manajer bidang, dan kemudian secara bersama-sama dapat ditindaklanjuti dengan baik. Dengan demikian semua

kelancaran kegiatan perusahaan. Dalam rapat ini General Manager memberikan saran dan motivasi serta pemecahan masalah kepada manajer bidang agar dalam melaksanakan tugas-tugasnya dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan yang diharapkan.

Penyampaian keluhan-keluhan ini pun juga dilakukan di coffe morning, para karyawan dapat menyampaikan keluhan serta kendala-kendala yang dialaminya kepada pimpinan. Kemudian keluhan dan kendala ini dicari solusi dan pemecahannya oleh pimpinan secara langsung ataupun dirapatkan kembali nantinya.

Wadah Untuk Memberikan Semangat & Motivasi

Rapat sebagai wadah untuk memberikan semangat & motivasi kepada karyawan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan (GM atau manajer bidang) memberikan motivasi-motivasi dan saran-saran bagi para pegawai lebih bersemangat dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dengan semangat pegawai dalam menjalankan tugasnya, tentu hasil yang akan dicapai akan lebih maksimal, efisiensi waktu juga akan dicapai, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Menentukan Langkah-Langkah dan Kebijakan Perusahaan

Rapat kordinasi antara manajer bidang dengan GM juga dilakukan rutin setiap bulan, rapat ini dilakukan untuk menentukan langkah-langkah dan kebijakan yang akan dilakukan ke depannya untuk mencapai tujuan perusahaan, langkah-langkah yang diambil tentunya dengan penuh pertimbangan di dalam rapat. Permasalahan yang dihadapi juga disampaikan dalam rapat ini, sehingga

bisa diambil pemecahannya, agar pelaksanaan kegiatan ke depannya dapat lebih baik lagi.

Menjalin Kerjasama Antar Anggota

Rapat juga diharapkan dapat menjalin kerjasama diantara anggota. Dalam setiap bidang bila tidak saling bertemu mungkin hanya memikirkan pekerjaan mereka sendiri, dengan adanya rapat mereka akan memperhatikan kepentingan bagian lain juga. Dengan adanya rapat diharapkan kordinasi antar bidang juga lebih terjalin, karena satu bidang pasti berkaitan dengan bidang lainnya yang tidak bisa dipisahkan dan merupakan satu kesatuan yang utuh.

Wadah Untuk Mengambil Keputusan-Keputusan Perusahaan

Keputusan-keputusan penting PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA sering diambil dalam rapat. Peserta rapat memberikan masukan dan saran tetapi keputusan tetap diambil oleh pimpinan yang dalam hal ini adalah General Manager atau manajer-manajer bidang. Dengan demikian pimpinan dapat mengambil keputusan yang bijak dengan mempertimbangkan saran-saran dan masukan dari anggotanya, sehingga keputusan yang diambil merupakan keputusan yang terbaik bagi kelangsungan perusahaan.

Tempat Menyampaikan dan Saling Bertukar Informasi

Rapat merupakan tempat menyampaikan informasi kepada pimpinan ataupun kepada bidang lainnya. Adakalanya informasi yang ada tidak disampaikan seluruhnya kepada pimpinan atau bidang yang bersangkutan, dalam rapatlah informasi ini dapat disampaikan secara baik dan benar, sehingga tidak terjadi

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Pengelolaan rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA dilakukan oleh sekretaris perusahaan. Waktu dan tempat pelaksanaan rapat dilakukan sesuai dengan permintaan pimpinan, karena pimpinanlah yang mempertimbangkan segala sesuatunya dengan baik.

2. Beberapa macam rapat rutin yang dilakukan PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA antara lain; coffe morning, rapat kordinasi antara General Manager dengan manajer bidang, dan rapat antara manajer bidang dengan karyawannya.

3. Rapat mempunyai peranan yang sangat besar terhadap perkembangan dan kemajuan perusahaan, antara lain; Rapat merupakan wadah untuk saling tukar-informasi, sebagai wadah menyampaikan keluhan, saran, serta masukan-masukan bagi perusahaan, sebagai wadah untuk memberikan semangat, motivasi, serta pemecahan masalah-masalah yang dihadapi karyawan, sehingga karyawan dapat lebih bersemangat dan lancar dalam menjalankan tugas-tugasnya. Rapat merupakan tempat mengambil keputusan-keputusan penting perusahaan, dalam rapat keputusan tidaklah diambil secara sepihak, melainkan penuh dengan pertimbangan-pertimbangan dari peserta rapat, sehingga keputusan yang diambil merupakan keputusan yang terbaik bagi perusahaan, dan lain-lain.

B. Saran

1. Sebaiknya diadakan rapat rutin antara PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA dengan cabang-cabang yang berada di wilayah Sumatera Utara, agar komunikasi antar cabang tetap terpelihara dan informasi-informasi penting dapat tersampaikan secara baik. Saran-saran dan keluhan dari cabang-cabangpun dapat ditampung, dan dapat diambil pemecahan masalahnya oleh pimpinan wilayah, Serta wilayah dapat menilai langsung kinerja dari masing-masing cabang.

2. Rapat pada PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA sebaiknya dikelola dengan lebih baik lagi, sehingga dalam pelaksanaannya pimpinan dan para peserta rapat dapat menjalankan rapat dengan lebih nyaman, teratur dan sesuai dengan yang diharapkan sehingga dapat memperoleh hasil yang maksimal.

DAFTAR PUSTAKA

Herimanto, Bambang dan Indrojiono. 2005. Komunikasi Bisnis, Amara Books, Yogyakarta.

Machfoedz, Mahmud. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan Yang Efektif, Penerbit Andi, Yogyakarta.

Ratnawati, Eti dan Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional, Edisi 3, Penerbit Amus, Yogyakarta.

Streibel, Barbara J. 2004. The Manager’s Guide To Effective Meetings, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.

Wibowo, Wahyu. 2001. Manajemen Bahasa, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Wursanto, Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional, Penerbit Andi,