C. Pengelolaan Rapat Pada PT. PLN PERSERO WILAYAH SUMATERA UTARA
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari rapat, maka diperlukan pengelolaan yang baik dalam penyelenggaraannya. Demikian pula pada PT. PLN
PERSERO WILAYAH SUMATERA UTARA, rapat perusahaan merupakan hal yang sangat penting dalam menentukan kinerja perusahaan, sehingga dalam
penyelenggaraannya diperlukan pengelolaan yang baik dan benar.
Waktu Pelaksanaan Rapat
Penyelenggaraan rapat pada PT. PLN PERSERO tidaklah memiliki jangka waktu tertentu, rapat dilaksanakan ketika muncul suatu permasalahan-
permasalahan yang menjadi kendala perusahaan, atau untuk membahas langkah- langkah kedepan untuk mencapai tujuan perusahaan. Keputusan diadakannya
rapat diambil oleh General Manager GM atau manajer-manajer bidang. Tetapi ada beberapa rapat yang dilaksanakan rutin setiap bulan seperti coffe morning dan
rapat antara GM dengan manajer-manajer bidang. Rapat dilaksanakan apabila pimpinan memerlukan pendapat atau sumbangan
pikiran dari para staf atau para pembantunya karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi
yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada
umumnya.
Undangan Rapat
Peserta rapat yang akan diundang ditentukan oleh GM atau manajer bidang. Undangan rapat disampaikan melalui sekretaris kepada seluruh manager bidang
Universitas Sumatera Utara
atau pegawai bidang, dalam menyampaikan undangan rapat untuk rapat intern perusahaan, tidak melalui undangan tertulis, melainkan melalui komunikasi secara
lisan karena mempertimbangkan efisiensi waktu dan biaya. Tetapi jika rapat tersebut melibatkan manajerkepala cabang, maka undangan rapat disampaikan
melalui undangan tertulis yang dalam hal ini lebih efektif.
Tempat Pelaksanaan Rapat
Ruang tempat diselenggarakan rapat merupakan tempat dan ruangan yang representatif. Tempat dan ruangan yang representatif tersebut mencakup bebas
dari gangguan aktifitas dari luar dan kondisi ruangan yang sehat, sirkulasi udara yang baik, penerangan yang baik serta meja kursi yang memadai. Tempat
merupakan hal yang penting dalam menciptakan kenyamanan dalam rapat, dengan suasana yang nyaman maka rapat dapat berjalan dengan lancar.
Dalam pelaksanaan rapat pada PT. PLN PERSERO tempat ditentukan oleh GM atau manajer-manajer bidang dengan mempertimbangkan jumlah orang yang
mengikuti rapat dan permasalahan yang akan dibahas. Tempat rapat biasanya dilakukan di Balai Astakonah yang berada di Lantai 4, rapat juga sering dilakukan
di ruangan GM atau manajer bidang sesuai dengan permintaan pimpinan. Posisi susunan bangku peserta rapat juga disesuaikan dengan permintaan pimpinan.
Penyelenggaraan rapat dikelola oleh sekretaris perusahaan atau sekretaris bidang, rapat dipimpin langsung oleh GM atau manajer-manajer bidang. Notula
hasil rapat dibuat oleh sekretaris perusahaan atau sekretaris bidang, sehingga rapat berjalan dengan efektif dan lancar.
Universitas Sumatera Utara
D. Peranan Rapat Pada PT. PLN PERSERO WILAYAH SUMATERA UTARA
Kategori