Prosedur Penerimaan kas dari Piutang Dagang, Dokumen serta catatan Akuntansi

23 beli seperti faktur penjualan dan surat jalan pengiriman, tanpa perjanjian tertulis dari yang berhutang” Menurut Dr.H.Muhammad Grade dan Said Khaerul dalam buku Akuntansi Keuangan Menengah 1 2013: hal 60 : “ Piutang adalah tagihan perusahaan terhadap badan atau seseorang akibat adanya penjualan barang atau jasa dengan cara kredit. Dalam aktivitas perusahaan yang normal, biasanya piutang usaha akan dilunasi dalam jangka waktu kurang dari satu tahun, sehingga piutang usaha dikelompokan dalam aktiva lancar.” Menurut Tata Sutabri dalam buku Sistem Informasi Akuntansi 2010 : hal 126 : “ Piutang dagang adalah uang yang terhutang oleh pelanggan atas barang yang telah kita jual atau jasa yang kita berikan kepada.” Piutang dagang terjadi karena adanya penjualan barang yang dilakukan secara kredit dan diperkirakan dapat ditagih dalam satu siklus kegiatan perusahaan. Piutang dagang biasanya akan tertagih dalam periode waktu yang relative pendek, maka piutang dagang diklasifikasikan dalam neraca sebagai aktiva lancar.

2.2.4 Prosedur Penerimaan kas dari Piutang Dagang, Dokumen serta catatan Akuntansi

2.2.4.1 Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang Dagang

Menurut Mulyadi 2013 : 482 , penerimaan kas dari piutang seharusnya mewajibkan debitur melakukan pembayaran dengan menggunakan cek atas nama, yang secara jelas mencantumkan nama perusahaan yang berhak menerima pembayaran di atas cek. Dengan cek atas nama ini, perusahaan akan terjamin menerima kas dari debitur, sehingga kecil kemungkinan orang yang tidak berhak dapat menggunakan cek yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadi. 24 Sistem penerimaan kas dari Piutang dibagi menjadi tiga cara, yaitu : 1. Prosedur penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan 2. Prosedur penerimaan kas dari piutang melalui pos 3. Prosedur penerimaan kas dari piutang melalui lock-box collection plan Berikut ini adalah penjelasan dari prosedur tersebut : 1. Prosedur penerimaan kas dari piutang melalu penagih perusahaan. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang suddah saatnya ditagig kepada bagian penagih untuk melakukan penagihan kepada debitur. Bagian penagih menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur dan menyerahkan cek kapada bagian kas. Kemudian bagian pengaihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting kedalam kartu piutang dan bagian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur lalu menyetorkan cek ke bank setelah dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. 2. Prosedur penerimaan kas dari piutang melalui pos Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi kemudian debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos. bagian secretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur lalu menyerahkan cek tersebut kepada bagian kas dan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting kedalam kartu piutang. Bagian kas mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur dan menyetorkan cek ke bank setelah dilakukan endorsement oleh pejabat berwenang. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. 3. Prosedur penerimaan kas dari piutang melalui lock box xollection plan Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi dan debitur melakukan pembayaran utangnya 25 pada saat faktur jatuh tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan ke PO box di kota terdekat. Bank membuka PO box dan mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang diterima oleh perusahaan kemudian membuat daftar surat pemberitahuan untuk dilampiri dengan surat pemberitahuan yang dikirimkan ke bagian secretariat dan mengurus check clearing. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk mengkredit rekening pembantu piutang debitur yang bersangkutan dan menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian jurnal untuk dicatat didalam jurnal penerimaan kas. Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen Informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah : 1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur 2. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur 3. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu Dalam akuntansi piutang, secara periodic dihasilkan pernyataan piutang yang dikirimkan kepada setiap debitur. Pertnyataan piutang ini merupakan unsure pengendalian intern yang baik dalam pencatatan piutang. Dengan mengirimkan secara periodik pernyataan piutang kepada pada debitur, catatan piutang perussahaan diuji ketelitiannya dengan menggunakan tanggapan yang diterima dari debitur dari pengiriman pernataan piutang tersebut. Disamping itu, pengiriman pernyataan piutang secara periodic kepada para debitur akan menimbulkan citra yang baik dimata debitur mengenai keandalan pertanggung jawaban keuangan perusahaan. Untuk mengetahui status piutang dan kemungkinan tertagih atau setidaknya piutang, secara periodik fungsi pencatatan piutang menyajikan informasi umur piutang setiap debitur kepada manajer keuangan. Daftar umur piutang ini merupakan laporan yang dihasilkan dari kartu piutang. 26 2.2.4.2 Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Piutang Dagang Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang Mulyadi, 2013 : 3 adalah : 1. Faktur Penjualan Digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 2. Bukti Kas Masuk Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. 3. Memo Kredit Digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan 4. Bukti Memorial Digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang 2.2.4.3 Catatan Akuntansi dalam Piutang Dagang Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang Mulyadi, 2013 : 108 adalah : 1. Jurnal Penjualan Catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 2. Jurnal Retur Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan. 3. Jurnal Umum Digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih. 4. Jurnal Penerimaan Kas Digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur. 5. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur. Fungsi akuntansi dalam hubungannya dengan pencatatan piutang adalah : 1. Menyelenggarakan catatan piutang kepada setiap debitur, yang dapat berupa kartu piutang yang merupakan buku pembantu piutang, yang digunakan untuk merinci 27 rekening control piutang dalam buku besar, atau berupa arsip faktur terbuka yang berfungsi sebagai buku pembantu piutang. 2. Menghasilkan pernyataan piutang secara periodik dan mengirimkannya ke setiap debitur. 3. Menyelenggarakan catatatn riwayat kredit setiap debitur untuk memudahkan penyediaan data guna memutuskan pemberian kredit kepada pelanggan dan guna mengikuti data penagihan dari setiap debitur.

2.3 Pengertian Sistem Pengendalian Intern