1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap lembaga atau instansi termasuk Perguruan Tinggi dalam pelaksanaan kegiatan administrasi sehari
–hari tidak terlepas dari proses penciptaan arsip, karena pada dasarnya arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan
yang dilakukan. Catatan ini secara umum disebut naskah atau dokumen atau informasi terekam, yang dalam realisasinya baik berupa tulisan, gambar maupun
suara. Dokumen tersebut dapat dinamakan arsip yang merupakan salah satu faktor dalam menunjang kelancaran penyelenggaraan kegiatan administrasi.
Suatu badan korporasi, termasuk institusi pendidikan tinggi, di dalam fungsi dan kegiatannya sehari-hari menghasilkan informasi. Informasi merupakan
sumber strategis atau sumber vital bagi organisasi apa pun di era modern ini. Tanpa informasi maka suatu organisasi tidak dapat berfungsi secara efektif
karenanya proses perencanaan, pengaturan, dan penggunaan informasi untuk mendukung kegiatannya merupakan aktivitas yang penting, bersifat
penting untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Informasi yang dibuat manusia maupun badan korporasi dapat berupa informasi terekam maupun
tak terekam. Informasi terekam ada yang disimpan permanen dan ada pula yang disimpan sementara. Informasi terekam yang disimpan permanen
disebut arsip, sementara informasi terekam yang dihasilkan atau diterima oleh sebuah badan untuk menjalankan kegiatannya disebut arsip dinamis.
Udari. Jurnal Dunia Sekretari Vol.1, No.1, Januari 2012
Selain itu, dengan telah terbitnya Undang-Undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa organisasi kearsipan
terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan. Salah satu lembaga kearsipan dimaksud adalah arsip perguruan tinggi. Kewajiban arsip
perguruan tinggi adalah melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi, dan civitas akademika di lingkungan
2
perguruan tinggi. Walaupun di dalam undang-undang ini yang wajib membentuk arsip perguruan tinggi adalah perguruan tinggi negeri, namun di dalam definisinya
bahwa arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan
fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Mendengar kata arsip, orang seringkali berasumsi bahwa akan dihadapkan
pada tumpukan kertas-kertas yang penuh dengan debu dan kotor. Ruangan yang kurang kondusif, berantakan, dan pegawainya yang minim. Pandangan seperti ini
seringkali menghambat perkembangan kearsipan pada setiap instansi. Apalagi para pegawai arsip tidak diberikan keleluasaan untuk mengembangkan
pengelolaan kearsipan
dan kurang
mendapat perhatian
dari segi
materiilpendanaan. Apabila hal ini tidak diperhatikan, terutama dalam memasuki era reformasi, maka s
uatu organisasi akan lebih sulit berkembang. “Oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada
sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.” Anwari. Jurnal Madani Edisi INopember 2005.
Universitas Negeri Semarang sebagai salah satu Perguruan Tinggi Negeri yang juga telah menyadari pentingnya keberadaan satu unit kerja yaitu Pusat
Arsip Universitas Negeri Semarang. Tindakan nyatanya ditandai dengan diangkatnya Gugus Pengembang Arsip dan Dokumen Program Pascasarjana
Universitas Negeri Semarang oleh Keputusan Direktur sejak tahun 2013 dengan pertimbangan dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada stakeholder di
bidang kearsipan. Surat Keputusan pengangkatan gugus ini disebutkan bahwa
3
jabatan pegawai sesuai tugasnya masing-masing dan dalam melaksanakan pekerjaannya bertanggung jawab kepada Direktur Program Pascasarjana
Universitas Negeri Semarang. Namun eksistensi gugus ini masih perlu tindakan lebih lanjut misalnya melaksanakan kegiatan sepenuhnya sesuai jadwal kegiatan
tim yang telah didesain melalui rapat pimpinan dan rapat kerja. Pelaksanaan kegiatan tersebut masih dalam tahap mengidentifikasi kebutuhan sehingga hal ini
dapat mengakibatkan pengelola arsip pada masing-masing Subbagian mengalami kendala di dalam melaksanakan program dan kegiatannya.
Pengangkatan Gugus Pengembang Arsip dan Dokumen yang telah disahkan dan untuk menunjang kegiatannya, Pusat Arsip Universitas Negeri Semarang
telah memiliki buku Pedoman Tata Kearsipan dan Pola Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri Semarang, dengan pola klasifikasi kearsipan yang
bersifat unik. Namun, unit kerja di Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang belum menerapkan pola klasifikasi kearsipan yang sesuai dengan
pedoman tata kearsipan dalam pengelolaan kearsipannya. Fokus penelitian ini adalah meneliti kendala-kendala dan masalah-masalah
yang ditemukan di lapangan pada saat mengimplementasikan pedoman-pedoman dan kegiatan Gugus Pengembang Arsip dan Dokumen terhadap pengelolaan arsip
di lingkungan Pascasarjana Universitas Negeri Semarang. Kendala yang selama ini terlihat diantaranya tidak sistematisnya sistem pengarsipan yang sesuai dengan
pedoman tata kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang, tidak adanya petugas khusus yang menangani pengelolaan bagian kearsipan pada struktur
organisasi, dan terbatasnya tempat penyimpanan. Selain itu, pola klasifikasi
4
kearsipan ini disusun berdasarkan masalah dan sebagai pedoman dalam menentukan kode surat. Selama ini masih dijumpai antara masalah surat dengan
kode surat kurang sesuai, sehingga akan menyulitkan dalam pengelompokan maupun penemuan kembali surat tersebut.
Berdasarkan latar belakang tersebut bahwa arsip bukan hanya berupa tumpukan-tumpukan kertas semata, tetapi lebih dari itu. Arsip memiliki arti dan
peranan yang besar dalam organisasi. Sebuah arsip tidaklah terdiri dari kertas saja dalam arti sebagai fisik, akan tetapi yang lebih penting adalah bagaimana kertas
itu dapat memberikan informasi. Setiap kejadian atau peristiwa yang terjadi dapat direkam pada arsip. Selain itu, pada penelitian terdahulu salah satunya yang
dilakukan oleh Kiki Tusianasari tahun 2011 dengan judul “Analisis Sistem Kearsipan Di Kantor Kecamatan Gunungpati” dan penelitian lainnya yang pernah
dilakukan oleh Krida Tya Yudha tahun 2009 yang berjudul “Sistem Kearsipan pada PT Askes Persero Kantor Cabang Utama Semarang” menyatakan bahwa
sistem kearsipan pada PT Askes Persero Kantor Cabang Utama Semarang menggunakan sistem subyek dimana penataan arsip yang disimpan dalam ordner
ataupun filing cabinet telah dibuat pada daftar klasifikasi dan indeksnya. Kedua penelitian terdahulu tersebut hanya menganalisis penyimpanan arsip dan tidak
mengkaji pengelolaan arsipnya. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengadakan penelitian skripsi dengan judul
“Pengelolaan Arsip dalam Mendukung Tertib Administrasi di Program Pascasarjana Universitas Negeri
Semarang ”.
5
B. Perumusan Masalah
Kategori