34
menangkap dan memelihara bukti dan informasi tentang aktivitas bisnis dan transaksi pada bentuk arsip.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dikatakan pengertian manajemen arsip adalah
suatu kegiatan
atau pekerjaan
yang meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan pengawasan arsip.
D. Definisi Administrasi
Menurut P. Siagian 2001: 2, administrasi didefinisikan sebagai: keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya
guna dan berhasil guna. Definisi administrasi dapat dilihat dalam pengertian sempit dan luas.
Mengutip pendapat Ulbert 1999 dalam Umar 2004: 2, administrasi secara sempit didefinisikan sebagai:
Penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta
memudahkan untuk memperolehnya kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit lebih tepat disebut tata
usaha clerical work, office work. Kegiatan tata usaha terdiri dari rangkaian beberapa kegiatan, yaitu penerimaan, pencatatan, pengklasifikasian,
pengolahan, penyimpanan, pengetikan, penggandaan, dan pengiriman data dan informasi secara tertulis yang diperlukan oleh organisasi. Sedangkan,
administrasi secara luas dapat didefinisikan sebagai suatu kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang danatau organisasi berdasarkan
pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien.
35
Administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatanusaha untuk membantu, melayani, mengarahkan dan mengatur semua kegiatan organisasi didalam
mencapai tujuan secara tertib, efisien dan efektif Mulyono, 2009: 42. Dari beberapa pendapat di atas, definisi administrasi adalah segenap
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan-pekerjaan induk dan sumber- sumber kegiatan lainnya yang bermaksud mencapai tujuan apapun dalam usaha
kerja sama dari sekelompok orang.
E. Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu yang pernah dilakukan dalam mendukung penelitian ini diantaranya oleh Krida Tya Yudha tahun 2009 yang berjudul “Sistem Kearsipan
pada PT Askes Persero Kantor Cabang Utama Sema rang” menyatakan bahwa
sistem kearsipan pada PT Askes Persero Kantor Cabang Utama Semarang menggunakan sistem subyek dimana dalam penataan arsip disimpan dalam ordner
ataupun filing cabinet yang telah dibuat daftar klasifikasi dan indeksnya. Selain itu, penelitian pernah dilakukan oleh Dani Ari Kusuma tahun 2010
tentang “Sistem Penataan arsip dinamis aktif pada Badan Arsip dan Perpustakaan
P ropinsi Jawa Tengah” menyatakan bahwa sistem penataan arsip dinamis aktif
menggunakan sistem rubrik. Sistem rubrik yaitu pengelompokan arsip berdasar atas kesamaan masalah yang dituangkan dalam penggunaan pola klasifikasi.
Dimana sistem rubrik ini berdasarkan pola klasifikasi kearsipan pemerintah provinsi daerah tingkat I Jawa Tengah meliputi : 000 umum, 100 pemerintah, 200
36
politik, 300 keamanan dan ketertiban, 400 kesejahteraan rakyat, 500 perekonomian, 600 PU dan ketenagaan, 700 Pengawasan, 900 keuangan.
Penelitian juga pernah dilakukan sebelumnya oleh Kiki Tusianasari tahun 2011 dengan judul “Analisis Sistem Kearsipan Di Kantor Kecamatan Gunungpati.
Sistem pengarsipan yang dilakukan pada kantor kecamatan menggunakan pola klasifikasi dalam bentuk numerik, dimana penyimpanan warkat berdasarkan kode
nomor. Pada sistem nomor terdapat 3 unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor. Sistem penyimpanannya mengacu pada buku pedoman yang sudah
ditetapkan oleh pemerintah Kota Semarang mengenai prosedur penyimpanan arsip.
Berdasarkan penelitian sebelumnya yang pernah dilakukan ketiga penelitian tersebut lebih cenderung menganalisis sistem kearsipan, khususnya terkait sistem
penyimpanan arsip. Sedangkan, penelitian ini mengenai Pengelolaan Arsip dalam Mendukung Tertib Administrasi di Program Pascasarjana Universitas Negeri
Semarang yang tidak hanya mengkaji sistem penyimpanan arsip, tetapi juga mengidentifikasi pengelolaan arsip yang mencakup lingkup manajemen kearsipan.
37
F. Kerangka Teoritik
