commit to user 43
Tabel 4.1 Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
No TAHUN
JUMLAH ARSIP TEKSTUAL
NON TEKSTUAL KASET
FOTO PETA
ARSITEKTUR 1
2009 625 Boks
- 462 Lb
106 55
2 2010
645 Boks -
- -
- 3
2011 807 Boks
- -
- -
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta
2. Penataan dan penyimpanan
Penataan arsip dilakukan di Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta setelah berita acara serah terima ditandatangani oleh
kedua belah pihak. Langkah-langkah penataan dan penyimpanan arsip inaktif adalah :
a Pemeriksaan
Langkah awal yang dilakukan dalam penataan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah unit
pengelola pemeriksaan arsip yang diterima, untuk mengulang kembali apakah arsip tersebut sudah benar-benar sesuai dengan
yang tercantum dalam daftar pertelaan. Pemeriksaan juga dilakukan untuk memilahkan arsip jangka panjang waktu simpan
pendek yaitu 1 tahun dan jangka panjang yaitu selama 8 tahun. Jika sudah sesuai maka dilanjutkan pada tahap pendeskripsian, namun
jika tidak sesuai dengan daftar pertelaan maka arsip akan dikembalikan pada unit pengolah.
b Pendeskripsian
Apabila arsip yang diterima tersebut sudah sesuai maka tahap berikutnya adalah mendeskripsikan arsip kedalam
fieches
kartu yang mempunyai fungsi untuk mencatat permasalahan arsip sesuai
dengan klasifikasi arsip berdasarkan kode klasifikasi yang ada.
commit to user 44
Dalam pembuatan deskripsi pada
fieches
, ada 5 lima unsur yang harus diperhatikan, yaitu:
1 Bentuk redaksi
2 Isi informasi
3 Tingkat perkembangan
4 Tanggal
5 Bentuk luar
Tabel 4.2 Kartu fieches
Kode klasifikasi Hasil pelaksanaan
Nomor Definitive
Isi berkas :
Unit pengolah : BulanTahun :
Media : Kelengkapan :
Tingkat perkembangan Asli : EksemplarLembarBerkas
Tembusan : EksemplarLembarBerkas SalinanGanda : EksemplarLembarBerkas
Fotocopy : EksemplarLembarBerkas Masalah :
Nilai guna : Aktif :
Inaktif : Jml Retensi:
Retensi JRA : DK P M
Tahun : Nama Korektor:
Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
commit to user 45
c Sortir
Apabila arsip tersebut didiskripsikan, maka dikelompok- kelompokkan sesuai dengan jangka simpanannya yaitu dinilai
kembali inaktif dengan yang bernilai guna permanen statis. Setelah diadakan penyortiran maka dibuatlah skema arsip, yaitu
mengelompokkan arsip
menurut masalah
klasifikasinya, kemudian diberi nomor definitive. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat skema arsip unit pengolah Tata Usaha Kantor Arsip dan Perpustakaaan Daerah Kota Surakarta.
POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN TATA USAHA KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
000 Umum
010 URUSAN DALAM
020 PERALATAN
030 KEKAYAAN DAERAH
040 KEARSIPAN
050 PERENCANAAN
060 ORGANISASI
070 PENELITIAN
080 KOMPENSASI
090 PERJALANAN DINAS
091 Perjalanan PresidenWakil Presiden
092 Perjalanan Menteri
093 Perjalanan Pejabat Tinggi
094 Perjalanan Pegawai
100 PEMERINTAHAN
200 POLITIK
300 KEAMANANKETERTIBAN
400 KESEJAHTERAAN RAKYAT
commit to user 46
500 PEREKONOMIAN
600 PEKERJAAN UMUMKETENAGAAN
700 PENGAWASAN
800 KEPEGAWAIAN
900 KEUANGAN
910 ANGGARAN
911 Rutin
912 Pembangunan
d Penataan arsip dalam boks
Setelah dibuat skema dan arsip telah ditata berdasarkan skema yang ada, maka arsip tersebut diterima nomor definitif. Arsip
tersebut diurutkan sesuai dengan
fieches
yang ada dan ditata dalam boks arsip. Dalam penataan arsip ke dalam boks arsip tersebut
disesuaikan dengan kemampuan boks dalam menampung bendel arsip, diupayakan agar di dalam boks arsip tersebut tetap ada
sirkulasi udara sehingga arsip tidak cepat lembab. Usaha yang dilakukan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta agar arsip tidak lembab adalah memberikan lubangan pada tiap boks yang berisi arsip, supaya ada sirkulasi udara dan
arsip tidak lembab. Setelah arsip sudah ditata dalam boks maka boks tersebut ditata dalam rak arsip yang telah disediakan dalam
nomor urut terkecil ke nomor yang besar dengan penyusunan dari kiri paling atas ke kanan, dan selanjutnya. Demikian seterusnya
sampai dengan rak yang paling bawah terakhir. e
Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip Daftar pertelaan arsip ini dibuat setelah tahap pemeriksaan sampai
dengan penataan arsip dalam boks telah dilaksanakan. Pembuatan daftar pertelaan arsip dilakukan untuk penemuan kembali arsip
yang ada di rak dan didalam boks tersebut apabila sewaktu-waktu diperlukan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat contoh daftar
pertelaan arsip dibawah ini
Tabel 4.3 DAFTAR PERTELAAN ARSIP DINILAI KEMBALI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
DAERAH KOTA SURAKARTA SKPD : Bagian Umum Sekda Kota Surakarta
NO BERKAS
MASALAH RINCIAN MASALAH
RETENSI KLASIFIKASI DALAM JRA
JUMLAH KET
AKTIF INAKTIF
PERMANENDINILAI KEMBALIMUSNAH
SATUAN BERKAS
RAK BOKS
1 2
3 4
5 6
7 8
9
1 000 UMUM
KEAMANAN DAN
TATA TERTIB
KANTOR 017. SK Walikota Ska
tentang pembukuan
team penertiban terpadu kodya Dati
II Ska Bulan Nopember 1983 2
8 Dinilai Kembali
1 21
Baik
2 PERALATAN
KANTOR 038.
Laporan inventaris
barangperalatan kantor bulan Januari 1983
2 5
Dinilai Kembali 1
21 Baik
commit to user 48
Keterangan tabel: Di dalam bagian umum tentang masalah Keamanan dan Tata tertib kantor
yaitu Surat Keputusan Walikota Surakarta mengenai pembukuan team penertiban terpadu Kodya Dati II Surakarta Bulan November 1983, usia arsip aktif di unit
pengolah selama 2 tahun. Setelah dipindahkan di Kantor Arsip menjadi arsip inaktif selama 8 tahun, setalah itu ditinjau kembali apakah termasuk arsip
permanendinilai kembali musnah. Arsip ini memiliki nilai guna DK Dinilai Kembali dan jumlah berkasnya sebanyak 1 lembar disimpan di dalam boks yang
diberi label 1,2,3,dst. Arsip ini disimpan di Rak 2 Boks 1, dan dibagian keterangan adalah tentang keadaan fisik arsip dalam keadaan baik. Begitu juga di
Bagian Umum tentang masalah Peralatan Kantor yaitu Laporan Inventaris barangperalatan kantor bulan Januari tahun 1983, usia aktif di unit pengolah
selama 2 tahun setelah dipindahkan di Kantor Arsip menjadi arsip inaktif selama 5 tahun, setelah itu ditinjau kembali, arsip ini termasuk arsip Dinilai Kembali dan
jumlah berkasnya sebanyak 1 lembar disimpan dalam Rak 2 Boks 1 dan di bagian keterangan adalah tentang keadaan fisik arsip tersebut, arsip tersebut dalam
keadaan baik.
3. Pelayanan Arsip
