commit to user 28
2. Fungsi
Untuk melaksanakan
tugas pokok,
Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor
b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan
c. Pengelolaan dan pelayanan arsip
d. Pengelolaan perpustakaan
e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan
f. Penyelenggaraan sosialisasi
g. Pembinaan jabatan fungsional
E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta
Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi
secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan
tanggung jawab dalam suatu organisasi. Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah
Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kota Surakarta, maka ditetapkan Peraturan Walikota tentang Penjabaran
Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi
dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut:
commit to user 29
Gambar 3.1 Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 2012
SEKSI PELAYANAN
PERPUSTAKAAN SEKSI
PENGELOLAAN ARSIP
SEKSI PENGELOLAAN
PERPUSTAKAAN
STAF STAF
STAF STAF
STAF
STAF STAF
STAF STAF
KEPALA
JABATAN FUNGSIONAL SUB BAGIAN
TATA USAHA
STAF STAF
STAF PUSTAKAWAN
PUSTAKAWAN
commit to user 30
Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing- masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut: a.
Kepala Kantor Seorang kepala kantor mempunyai tugas melaksanakan urusan
pemerintahan di bidang kearsipan dan perpustakaan, kegiatan utama yakni memberikan pelayanan kepada masyarakat yang membutuhkan informasi
yang bersumber dari buku, dokumen ataupun media informasi lainnya. Kepala kantor sangat berperan penting dalam menggerakkan seluruh sendi
sendi kehidupan instansi, baik dari segi sumber daya manusia, penyelenggaraan dana, maupun segi lainnya untuk dapat dikelola dengan
baik sehingga memajukan instansi yang dipimpin. b.
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan pembinaan
pegawai, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu sesuai kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor, pelayanan
administrasi umum dan pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi: Perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan umum serta kepegawaian.
c. Seksi Pengelolaan Arsip
Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis inaktif dan statis
serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
d. Seksi Pengelolaan Perpustakaan
Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan pembinaan dan pelaksanaan dibidang pengelolaan perpustakaan, meliputi:
pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.
commit to user 31
e. Seksi Pelayanan Perpustakaan
Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan pembinaan dan pelaksanaan dibidang pelayanan perpustakaan, meliputi :
pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis
yang ditetapkan oleh Kepala Kantor. f.
Jabatan Fungsional Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan
Fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Di bawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut :
a. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang yang ditetapkan oleh Walikota.
b. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya
memperhatikan prinsip-prinsip
manajemen yang
meliputi perencanaan pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, evaluasi
dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing. c.
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional wajib menerapkan prinsip
koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara vertical maupun horizontal baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam
lingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing.
d. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi bertanggung
jawab dalam memimpin, mengkoordinasikan dan memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas
bawahannya masing-masing.
commit to user 32
e. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti
dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggung jawab pada atasan masing-masing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya.
f. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan,
tembusan laporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi lain di lingkungan kantor yang secara fungsional mempunyai hubungan
kerja. g.
Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan
sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan dijadikan bahan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan.
h. Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional
menyampaikan laporan kepada Kepala Kantor dan berdasarkan hal tersebut Kepala Subbagian Tata Usaha menyusun laporan berkala
Kepala Kantor kepada Walikota melalui Sekda. Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada
di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi : a.
Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat
fungsional di lingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip
