Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip

commit to user 32 e. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggung jawab pada atasan masing-masing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya. f. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan laporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi lain di lingkungan kantor yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja. g. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan dijadikan bahan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan. h. Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional menyampaikan laporan kepada Kepala Kantor dan berdasarkan hal tersebut Kepala Subbagian Tata Usaha menyusun laporan berkala Kepala Kantor kepada Walikota melalui Sekda. Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi : a. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. b. Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat fungsional di lingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip terutama arsip dinamis inaktif, tentu membutuhkan sebuah seksi tersendiri guna mengelola arsip-arsip tersebut. Adapun mengenai pegawai dalam seksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari tiga bagian yaitu: commit to user 33 1. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kepala seksi pengelolaan arsip, saat ini dijabat oleh Bapak Sri Wahyudi, S.Sos,M.Si. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut : a. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor. b. Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelola arsip berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor. c. Membagi tugas kepada bawahan agar tercipta pemerataan tugas. d. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas. e. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan. f. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya. g. Menilai hasil kerja secara periodik guna bahan peningkatan kinerja. h. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan. i. Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan. j. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas. k. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. l. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 2. Staff Pengelola Arsip Mengenai staf pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari: 1 Arief Heri Wiyana, S.Si 2 Budi Sofyan Hadi 3 Damayanti Mieke commit to user 34 4 Mahalani SE Adapun mengenai tugas dari staff pengelola arsip adalah sebagai berikut: a. Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta melaksanakan penyusutan arsip. b. Melaksanakan layanan kearsipan. c. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah. d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Dibawah ini adalah daftar pegawai beserta jabatan-jabatannya di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta sebagai berikut : Tabel 3.1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Pada Tahun 2012 No Nama JabatanPangkat Gol Pendidikan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Dra. Siti Muryati, MM M. Ndandung Kusumo, SH Sri Wahyudi,S.Sos,M.Si Dra.Hasti D.S, M.T Muh.Arif Mutaqin, S.Sos Warsito Suparsi Kurniawati A.Ma Haryanto, S.Sos, M.Si Anis Widyaningsih, SE Tri Suyanto Daryana Agus Sunaryo Sriyati Sri Mulyani Selvia Berthisari Nina Dewi S. Kepala Kantor Arpusda Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kepala Seksi Peng. Arsip Kepala Seksi Peng.Perpustakaan KaSi Pelayanan Perpustakaan Fungsional Pustakawan Fungsional Pustakawan Fungsional Pustakawan Pengolahan Data Kearsipan Pemb. Bendahara Pembukuan Bendahara Pengeluaran Pembukuan SPJ Pengelola Barang Agendaris Surat Masuk Agendaris Surat Keluar Bendahara Gaji Pengelola Kepegawaian IVb IIId IIId IIId IIId IIId IIIc IIIc IIIc IIIc IIIb IIIb IIIb IIIc IIIb IIIb IIIb Magister Manajemen Sarjana Hukum Magister Sains Magister Tehnik Sarjana SosPol SLTA SLTA Ahli Madya Magister Sains Sarjana Ekonomi SMEA SMEA D III D III SLTA Sarjana Ekonomi SLTA commit to user 35 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Budi Sofyan Hadi Arief Heri Wiyana, S.Si Damayanti Mieke Mahalani, SE Reni Wahyuningsih, SH Fatimah Rohaniwati Agus Madiyono Trining Tyastuti Slamet Nanik Aminah, A.Md Pengelola Arsip Pengelola Arsip Pengelola Arsip Pengelola Arsip Katalog Bahan Pustaka Pengolah Bahan Pustaka Sirkulasi Layanan Pelayanan Perpustakaan Pelayanan Perpustakaan Pelayanan Perpustakaan IIIb IIIb IIIa IIIa IId IId IIb IIb IIa IIIa SLTA Sarjana Sosiologi SLTA Sarjana Ekonomi Sarjana Hukum SLTA SLTA SLTA SLTA Ahli madya commit to user 36

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Pengamatan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Pengelolaan arsip merupakan suatu kegiatan pengumpulan, pengaturan dan penataan informasi-informasi yang dianggap penting agar tertata rapi dan bisa ditemukan kembali. Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta dilakukan dengan baik dan benar sehingga pengelolaan arsip bisa memenuhi target yang diharapkan. Penulis melakukan wawancara kepada pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif, adapun tanggapan tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif antara lain : Menurut Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Ibu Dra. Siti Muryati ,MM wawancara tanggal 6 Feb 2012, yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah : “Suatu cara menata arsip menjadi berkas yang dapat dibaca sehingga menjadi satu kesatuan yang utuh dan menjadi informasi yang betul-betul terbaca dengan jelas mulai dari masalah awal sampai akhir suatu masalah tersebut terjadi, meliputi serangkaian penerimaan, penataan, pemeliharaan, pelayanan serta pemusnahan dengan cara pembakaran atau bisa juga dengan pencacahan.” Menurut Kepala Seksi Pengelolaan Arsip yakni Bapak Sri Wahyudi S.Sos, M.Si wawancara tanggal 6 Feb 2012 yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah : “Suatu cara menangani arsip-arsip yang sudah jarang dipergunakan menjadi suatu berkas arsip yang terbentuk strategis sehingga akan mudah dicari atau diketemukan apabila diperlukan, dimana penanganan tersebut meliputi penerimaan, penataan, pemeliharaan, pelayanan dan pemusnahan.” Menurut Staff Pengelola Arsip Ibu Mahalani wawancara tanggal 15 Feb 2012, yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah : “suatu cara memberkaskan arsip-arsip yang sama masalahnya kemungkinan tempatnya berbeda dijadikan satu kesatuan berkas, sehingga 36