Memindahkan arsip Hasil Pengamatan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Di Kantor Arsip

commit to user 38 800 kepegawaian 900 keuangan Seperti yang diungkapkan Bapak Sri Wahyudi S.Sos, M.Si wawancara tanggal 15 Feb 2012 selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengungkapkan bahwa: “Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta berdasarkan keputusan Walikota No.01 Tahun 2006 dengan menggunakan Pola Klasifikasi berdasarkan pada pokok permasalahan, karena merupakan kesimpulan dari Arsip Nasional Republik Indonesia dan sesuai dengan kondisi yang ada di Pemerintah Kota Surakarta.” Dari keterangan tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan Pola Klasifikasi berdasarkan pokok permasalahan. Pola Klasifikasi sebagai pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah secara sistematis, dan logis serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Kode klasifikasi adalah tanda yang terdiri dari angka ada juga yang terdiri dari huruf dan angka untuk membedakan beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip. Kode klasifikasi mempunyai fungsi sebagai: a. Alat untuk memastikan dan mengenali masalah yang primer sampai dengan rinciannya. b. Alat untuk mengatur susunan dan urutan berkas. Adapun mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Memindahkan arsip

Pemindahan arsip adalah proses awal dari pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Pemindahan arsip pada dasarnya adalah memindahkan arsip-arsip dinamis yang masa aktifnya sudah habis dan masuk ke dalam kategori commit to user 39 arsip dinamis inaktif. Proses pemindahan arsip dilakukan dari unit kearsipan pada unit kerja yakni Satuan Kerja Perangkat Daerah SKPD ke pusat arsip untuk diproses lebih lanjut. Dalam pemindahan arsip inaktif ini dilakukan oleh petugas pengelola arsip unit pengolah SKPD dengan petugas pengelola arsip di unit kearsipan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta. Pemindahan dilakukan dengan cara : a Menentukan waktu Untuk pemindahan ini selain berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip JRA yang sudah dimiliki oleh setiap instansi di Kota Surakarta, juga mengingat keadaan ruang penyimpanan yang ada di unit pengolah. JRA adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Jangka waktu penyimpanan disesuaikan dengan tingkat kepentingan arsip tersebut. Sebagai contoh dari SKPD Bagian Umum , arsip dinamis mengenai ucapan bela sungkawa disimpan sebagai arsip aktif selama 1 tahun, kemudian menjadi arsip inaktif selama 1 tahun dan selanjutnya dimusnahkan. Sebaliknya arsip dinamis mengenai sertifikat barang tidak bergeraktanah disimpan sebagai arsip aktif selama 2 tahun, kemudian menjadi arsip inaktif selama 8 tahun selanjutnya dipermanenkan. Pemindahan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa metode : 1 Metode pemindahan berkala Metode ini dilakukan dengan cara memindahkan arsip dari unit pengolah ke Kantor Arsip dan Perpustakaan hanya pada waktu tertentu saja, misal setiap satu tahun, misalnya arsip dari SKPD bagian umum mengenai dokumen-dokumen commit to user 40 penting. Pemindahan berkala adalah pada selang waktu tertentu dilakukan pemindahan dari lemari arsip aktif ke lemari arsip inakif ataupun ke ruangan penyimpanan. Dalam jangka waktu tertentu setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan berakhir, kemudian seluruh arsip dipindahkan dari lemari arsip aktif ke ruang penyimpanan inaktif. 2 Minimum dan maximum Pemindahan arsip ditentukan waktu maksimal dan minimal. Setelah mencapai waktu yang ditentukan menurut JRA maka arsip tersebut dipindahkan dari penyimpanan arsip di setiap satuan kerja ke lembaga kearsipan daerah. Pemindahan minimum 5 tahun dan maksimum 10 tahun sekali. 3 Metode berulang-ulang. Cara ini dilakukan bagi unit pengolah yang volume arsipnya banyak tetapi tidak mempunyai depo arsip, sehingga setiap kali melihat retensi arsipnya sudah habis maka langsung dipindahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dengan tidak mengingat waktu. Dan ini hanya boleh dilakukan jika persoalan yang terkandung dalam arsip itu sudah selesai diproses seluruhnya. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta pemindahan arsip dari SKPD Bagian Umum Kota Surakarta ke Kantor Arsip dan Perpustakaan dilakukan secara berkala, yakni dalam jangka waktu 1 tahun sekali. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Bapak Sri Wahyudi, S,Sos, M.Si wawancara tanggal 26 April 2012 selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengungkapkan bahwa : “Proses awal dari pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu memindahkan arsip yang masa aktifnya sudah habis. Pemindahan arsip dari SKPD Kota Surakarta dilakukan dengan metode berkala setiap setahun sekali.” commit to user 41 Pemindahan arsip dengan metode berkala setiap setahun sekali dilakukan dengan cara memindahkan arsip dari SKPD ke Kantor Arsip dan Perpustakaan hanya pada waktu tertentu saja, misal setiap satu tahun, misalnya arsip dari SKPD bagian umum mengenai masalah urusan dalam, misalnya arsip rekening telepon, perabotan alat tulis kantor, dll. b Menentukan arsip yang akan dipindahkan Menentukan arsip yang akan dipindah dengan cara menyeleksi arsip yang ada berdasarkan dengan Jadwal Retensi Arsip JRA, untuk menentukan mana arsip yang masa simpannya di unit pengolah sudah habis, sehingga arsip tersebut perlu dipindahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dengan membuat daftar pertelaan arsip untuk mendapatkan persetujuan kepada pimpinan, apakah arsip tersebut sudah boleh dipindahkan. c Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan Arsip arsip yang sudah dibuatkan daftar pertelaan dan mendapatkan persetujuan atasan, bahwa arsip bisa dipindahkan maka arsip tersebut disiapkan dengan cara memasukkan ke dalam boks arsip sesuai dengan nomor yang tercantum dalam daftar pertelaan. Daftar Pertelaan Arsip yaitu suatu daftar yang berisi uraian susunan berkas sesuai dengan seri arsip yang disusun berdasarkan hasil deskripsi arsipkartu pencatatan berkas yang dilakukan pada saat pendataan. d Persiapan ruang simpan Pemindahan arsip sebelumnya harus diadakan koordinasi antara unit pengolah dengan Kantor Arsip dan Perpustakaan apakah depo pada Kantor Arsip dan Perpustakaan masih bisa menampung arsip yang akan diserahkan dari unit pengolah dan mendapat persetujuan dari Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan bahwa masih menerima arsip yang akan dititipkan, maka disiapkanlah ruangan commit to user 42 untuk menampung arsip tersebut sesuai lokasi yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. e Penerimaan Arsip Dengan sudah adanya persetujuan bahwa arsip yang akan diserahkan dari unit pengolah ke Kantor Arsip dan Perpustakaan, maka diterimalah arsip tersebut dengan penandatanganan berita acara serah terima arsip yang ditandatangani oleh kedua belah pihak yang mengakibatkan tanggungjawab arsip tersebut beralih kepada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memeriksa apakah arsip tersebut kondisi fisiknya masih baik, bersih dan tidak sobek serta kelengkapan informasi arsip yang diserahkan telah sesuai dengan daftar pertelaan arsip dan berita acaranya. Menurut Ibu Mahalani wawancara tanggal 26 April 2012 selaku Staff Pengelola Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengungkapkan bahwa: “ Penerimaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dari tahun ke tahun mengalami peningkatan, tetapi belum semua arsip dapat dikelola karena tenaga staff pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih sedikit. “ Untuk mengetahui jumlah penerimaan arsip dinamis inaktif yang ada di Kantor Arsip Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini : commit to user 43 Tabel 4.1 Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta No TAHUN JUMLAH ARSIP TEKSTUAL NON TEKSTUAL KASET FOTO PETA ARSITEKTUR 1 2009 625 Boks - 462 Lb 106 55 2 2010 645 Boks - - - - 3 2011 807 Boks - - - - Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta

2. Penataan dan penyimpanan