commit to user 38
800 kepegawaian
900 keuangan
Seperti yang diungkapkan Bapak Sri Wahyudi S.Sos, M.Si wawancara tanggal 15 Feb 2012 selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengungkapkan bahwa:
“Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta berdasarkan keputusan Walikota No.01 Tahun 2006
dengan menggunakan
Pola Klasifikasi
berdasarkan pada
pokok permasalahan, karena merupakan kesimpulan dari Arsip Nasional Republik
Indonesia dan sesuai dengan kondisi yang ada di Pemerintah Kota Surakarta.” Dari keterangan tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam pengelolaan
arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan Pola Klasifikasi berdasarkan pokok permasalahan.
Pola Klasifikasi sebagai pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah secara sistematis, dan logis serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda
khusus yang berfungsi sebagai kode. Kode klasifikasi adalah tanda yang terdiri dari angka ada juga yang terdiri dari huruf dan angka untuk
membedakan beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip. Kode klasifikasi mempunyai fungsi sebagai:
a. Alat untuk memastikan dan mengenali masalah yang primer
sampai dengan rinciannya. b.
Alat untuk mengatur susunan dan urutan berkas. Adapun mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Memindahkan arsip
Pemindahan arsip adalah proses awal dari pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Pemindahan arsip pada dasarnya adalah memindahkan arsip-arsip dinamis yang masa aktifnya sudah habis dan masuk ke dalam kategori
commit to user 39
arsip dinamis inaktif. Proses pemindahan arsip dilakukan dari unit kearsipan pada unit kerja yakni Satuan Kerja Perangkat Daerah
SKPD ke pusat arsip untuk diproses lebih lanjut. Dalam pemindahan arsip inaktif ini dilakukan oleh petugas
pengelola arsip unit pengolah SKPD dengan petugas pengelola arsip di unit kearsipan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta.
Pemindahan dilakukan dengan cara : a
Menentukan waktu Untuk pemindahan ini selain berpedoman pada Jadwal Retensi
Arsip JRA yang sudah dimiliki oleh setiap instansi di Kota Surakarta, juga mengingat keadaan ruang penyimpanan yang ada
di unit pengolah. JRA adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Jangka waktu penyimpanan disesuaikan dengan tingkat
kepentingan arsip tersebut. Sebagai contoh dari SKPD Bagian Umum , arsip dinamis mengenai ucapan bela sungkawa disimpan
sebagai arsip aktif selama 1 tahun, kemudian menjadi arsip inaktif selama 1 tahun dan selanjutnya dimusnahkan. Sebaliknya
arsip dinamis mengenai sertifikat barang tidak bergeraktanah disimpan sebagai arsip aktif selama 2 tahun, kemudian menjadi
arsip inaktif selama 8 tahun selanjutnya dipermanenkan. Pemindahan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan
beberapa metode : 1
Metode pemindahan berkala Metode ini dilakukan dengan cara memindahkan arsip dari
unit pengolah ke Kantor Arsip dan Perpustakaan hanya pada waktu tertentu saja, misal setiap satu tahun, misalnya arsip
dari SKPD bagian umum mengenai dokumen-dokumen
commit to user 40
penting. Pemindahan berkala adalah pada selang waktu tertentu dilakukan pemindahan dari lemari arsip aktif ke
lemari arsip inakif ataupun ke ruangan penyimpanan. Dalam jangka waktu tertentu setelah masa penyimpanan yang telah
ditentukan berakhir, kemudian seluruh arsip dipindahkan dari lemari arsip aktif ke ruang penyimpanan inaktif.
2 Minimum dan maximum
Pemindahan arsip ditentukan waktu maksimal dan minimal. Setelah mencapai waktu yang ditentukan menurut JRA maka
arsip tersebut dipindahkan dari penyimpanan arsip di setiap satuan kerja ke lembaga kearsipan daerah. Pemindahan
minimum 5 tahun dan maksimum 10 tahun sekali. 3
Metode berulang-ulang. Cara ini dilakukan bagi unit pengolah yang volume arsipnya
banyak tetapi tidak mempunyai depo arsip, sehingga setiap kali melihat retensi arsipnya sudah habis maka langsung
dipindahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dengan tidak mengingat waktu. Dan ini hanya
boleh dilakukan jika persoalan yang terkandung dalam arsip itu sudah selesai diproses seluruhnya.
Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta pemindahan arsip dari SKPD Bagian Umum Kota Surakarta ke Kantor
Arsip dan Perpustakaan dilakukan secara berkala, yakni dalam jangka waktu 1 tahun sekali. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Bapak Sri
Wahyudi, S,Sos, M.Si wawancara tanggal 26 April 2012 selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta, mengungkapkan bahwa : “Proses awal dari pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu memindahkan arsip yang masa aktifnya sudah habis. Pemindahan arsip dari SKPD Kota Surakarta
dilakukan dengan metode berkala setiap setahun sekali.”
commit to user 41
Pemindahan arsip dengan metode berkala setiap setahun sekali dilakukan dengan cara memindahkan arsip dari SKPD ke Kantor Arsip
dan Perpustakaan hanya pada waktu tertentu saja, misal setiap satu tahun, misalnya arsip dari SKPD bagian umum mengenai masalah urusan dalam,
misalnya arsip rekening telepon, perabotan alat tulis kantor, dll. b
Menentukan arsip yang akan dipindahkan Menentukan arsip yang akan dipindah dengan cara menyeleksi
arsip yang ada berdasarkan dengan Jadwal Retensi Arsip JRA, untuk menentukan mana arsip yang masa simpannya di unit
pengolah sudah habis, sehingga arsip tersebut perlu dipindahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dengan
membuat daftar pertelaan arsip untuk mendapatkan persetujuan kepada pimpinan, apakah arsip tersebut sudah boleh dipindahkan.
c Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan
Arsip arsip yang sudah dibuatkan daftar pertelaan dan mendapatkan persetujuan atasan, bahwa arsip bisa dipindahkan
maka arsip tersebut disiapkan dengan cara memasukkan ke dalam boks arsip sesuai dengan nomor yang tercantum dalam daftar
pertelaan. Daftar Pertelaan Arsip yaitu suatu daftar yang berisi uraian susunan berkas sesuai dengan seri arsip yang disusun
berdasarkan hasil deskripsi arsipkartu pencatatan berkas yang dilakukan pada saat pendataan.
d Persiapan ruang simpan
Pemindahan arsip sebelumnya harus diadakan koordinasi antara unit pengolah dengan Kantor Arsip dan Perpustakaan apakah depo
pada Kantor Arsip dan Perpustakaan masih bisa menampung arsip yang akan diserahkan dari unit pengolah dan mendapat persetujuan
dari Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan bahwa masih menerima arsip yang akan dititipkan, maka disiapkanlah ruangan
commit to user 42
untuk menampung arsip tersebut sesuai lokasi yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
e Penerimaan Arsip
Dengan sudah adanya persetujuan bahwa arsip yang akan diserahkan dari unit pengolah ke Kantor Arsip dan Perpustakaan,
maka diterimalah arsip tersebut dengan penandatanganan berita acara serah terima arsip yang ditandatangani oleh kedua belah
pihak yang mengakibatkan tanggungjawab arsip tersebut beralih kepada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
memeriksa apakah arsip tersebut kondisi fisiknya masih baik, bersih dan tidak sobek serta kelengkapan informasi arsip yang
diserahkan telah sesuai dengan daftar pertelaan arsip dan berita acaranya.
Menurut Ibu Mahalani wawancara tanggal 26 April 2012 selaku Staff Pengelola Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta mengungkapkan bahwa: “ Penerimaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta dari tahun ke tahun mengalami peningkatan, tetapi belum semua arsip dapat dikelola karena tenaga staff pengelola arsip di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
masih sedikit. “ Untuk mengetahui jumlah penerimaan arsip dinamis inaktif yang
ada di Kantor Arsip Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
commit to user 43
Tabel 4.1 Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
No TAHUN
JUMLAH ARSIP TEKSTUAL
NON TEKSTUAL KASET
FOTO PETA
ARSITEKTUR 1
2009 625 Boks
- 462 Lb
106 55
2 2010
645 Boks -
- -
- 3
2011 807 Boks
- -
- -
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta
2. Penataan dan penyimpanan