commit to user 19
Surat Keputusan tentang arsip yang dimusnahkan. Kemudian harus pula dibuat berita acara pemusnahan dan daftar arsip
yang dimusnahkan. Pengaturan pemusnahan arsip keuangan dan kepegawaian terutama arsip instansi pemerintah diatur
secara khusus
dalam Peraturan
Pemerintah. Semua
dokumentasi dari kegiatan pemusnahan arsip perlu disimpan sebagai arsip vital, khususnya SK pimpinan, berita acara dan
daftarnya. Karena dokumentasi tersebut akan menjadi pengganti arsip yang telah dimusnahkan dan sebagai memory
organisasi.
B. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan
Suatu pengamatan memerlukan lokasi yang dijadikan obyek untuk memperoleh
data, diperlukan
sehubungan dengan
pelaksanaan pengamatan itu. Lokasi yang dipilih sebagai tempat pengamatan adalah
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57129 Telp. 0271 643320. Adapun
alasan penelitian tersebut, diantaranya : a.
Dalam lokasi penelitian terdapat masalah yang dikaji dalam pengamatan, yaitu banyaknya penumpukan arsip dinamis inaktif
tidak teratur yang melibatkan banyak unsur saling berkaitan yaitu ruangan penyimpanan, sumber daya manusia, yang akhirnya
menjadi permasalahan yang kompleks di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
b. Di lokasi ini, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan
pengamatan yang memungkinkan penulis mendapatkan data-data yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati.
commit to user 20
2. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini dimaksudkan untuk mendiskripsikan tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah
Kota Surakarta. Maka jenis pengamatan yang digunakan adalah penelitian diskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran
atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana mestinya H.B Sutopo:2006.
3. Sumber Data
Pemahaman mengenai berbagai macam sumber data merupakan bagian penting bagi penulis karena ketetapan dan kekayaan data atau
informasi bahan yang akan diteliti. Adapun jenis sumber data secara menyeluruh dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. Informan
Dalam pengamatan kualitatif posisi sumber data manusia narasumber sangat penting peranannya sebagai individu yang
memiliki informasinya. Sumber data itu disebut sebagai informan. Jadi data yang dipergunakan dalam pengamatan ini berasal dari beberapa
sumber, diantaranya adalah Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Kepala seksi pengelola arsip, Staff pengelola
arsip dan pegawai lain di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
b. Dokumen dan Arsip
Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang berhubungan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu yang berupa
rekaman tertulis. Peristiwa-peristiwa yang telah lama dilakukan dan terjadi pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
biasa diteliti dan dipahami atas dasar kajian dari dokumen atau arsip- arsip.
commit to user 21
4. Tehnik Pengumpulan Data
