Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

commit to user 1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik kedalam maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggungjawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasi Kearsipan. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik, sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari seluruh pihak yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja. Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 2 yang mendefinisikan arsip sebagai berikut : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan menjadi dua, yaitu arsip aktif dan inaktif. 1 commit to user 2 Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip Basir Barthos, 1991:4. Pusat Arsip atau yang disebut Lembaga Kearsipan Daerah berfungsi mengelola arsip dinamis inaktif di Surakarta adalah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan sebuah instansi pemerintah yang merupakan salah satu lembaga teknis daerah kota Surakarta yang mempunyai tugas pokok membantu Walikota dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah khususnya di bidang Kearsipan. Dalam hal ini penyelenggara pemerintah daerah yaitu Satuan Kerja Perangkat Daerah SKPD Kota Surakarta. SKPD adalah Unit Kerja Pemerintah Daerah yang mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintah daerah Kota Surakarta, misalnya pembuat rumusan rencana kerja yang akan dilakukan selama satu tahun. Satuan Kerja Perangkat Daerah SKPD Kota Surakarta meliputi Lembaga Badan, Sekertariat Daerah, Lembaga Dinas, Lembaga Kantor, Inspektorat, Kecamatan dan Kelurahan. Pelaksanaan SKPD berupa penyelenggaraan pemerintahan daerah dan selanjutnya pengelolaan kearsipan merupakan tantangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk meningkatkan kinerja maupun kualitas pengelolaan arsip pemerintah kota Surakarta. Arsip-arsip inaktif yang terus dihasilkan dari kegiatan administrasi suatu organisasi atau lembaga Satuan Kerja Perangkat Daerah SKPD dalam sehari-hari akan terus bertambah. Masalah yang kemudian timbul di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dari keadaan ini adalah penyerahan arsip semakin banyak yang mengakibatkan menumpuknya arsip inaktif dari SKPD yang tidak terkontrol. Arsip-arsip cenderung diabaikan cara pengelolaannya karena sudah jarang digunakan, dan tidak tertata rapi akibatnya apabila organisasi membutuhkan informasi arsip untuk kebutuhan commit to user 3 pelaksanaan tugas atau pengambilan keputusan, arsip menjadi sulit diketemukan atau memerlukan waktu yang cukup lama. Penyerahan arsip inaktif dalam keadaan tidak rapi mengakibatkan semakin besarnya masalah kearsipan yang dihadapi oleh Kantor Arsip. Tumpukan arsip inaktif menjadi semacam penyakit yang menyebar keseluruh badan, yang menjadikan kesan kondisi kantor semakin berantakan karena arsip tersebar dimana-mana dan tidak dikelola dengan baik. Hal ini mengakibatkan hilangnya aset organisasi berupa informasi yang tidak ternilai harganya, disamping menimbulkan beban biaya dan beban administrasi yang semakin besar. Permasalahan tersebut merupakan permasalahan yang kompleks, karena melibatkan berbagai unsur yang saling terkait yaitu ruangan untuk penyimpanan, peralatan dan sumber daya manusia, dimana akhirnya bermuara pada pembiayaan. Berdasarkan latar belakang masalah diatas penulis mencoba untuk meneliti bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif yang baik dan benar pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, sehingga penulis tertarik untuk menyusun Tugas Akhir mengenai “PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA”

B. Perumusan Masalah