commit to user 1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik kedalam
maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggungjawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasi Kearsipan. Arsip yang
dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik, sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu
mekanisme kerja dari seluruh pihak yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Informasi yang diperlukan melalui
arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja.
Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan
kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah
ditetapkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 2 yang mendefinisikan arsip sebagai berikut :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan menjadi dua, yaitu arsip
aktif dan inaktif.
1
commit to user 2
Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip Basir Barthos, 1991:4. Pusat Arsip atau yang disebut Lembaga Kearsipan Daerah berfungsi mengelola
arsip dinamis inaktif di Surakarta adalah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan sebuah instansi pemerintah yang merupakan salah satu lembaga teknis daerah
kota Surakarta yang mempunyai tugas pokok membantu Walikota dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah khususnya di bidang Kearsipan.
Dalam hal ini penyelenggara pemerintah daerah yaitu Satuan Kerja Perangkat Daerah SKPD Kota Surakarta.
SKPD adalah Unit Kerja Pemerintah Daerah yang mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintah daerah Kota Surakarta, misalnya
pembuat rumusan rencana kerja yang akan dilakukan selama satu tahun. Satuan Kerja Perangkat Daerah SKPD Kota Surakarta meliputi Lembaga
Badan, Sekertariat Daerah, Lembaga Dinas, Lembaga Kantor, Inspektorat, Kecamatan dan Kelurahan. Pelaksanaan SKPD berupa penyelenggaraan
pemerintahan daerah dan selanjutnya pengelolaan kearsipan merupakan tantangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk
meningkatkan kinerja maupun kualitas pengelolaan arsip pemerintah kota Surakarta.
Arsip-arsip inaktif yang terus dihasilkan dari kegiatan administrasi suatu organisasi atau lembaga Satuan Kerja Perangkat Daerah SKPD dalam
sehari-hari akan terus bertambah. Masalah yang kemudian timbul di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dari keadaan ini adalah
penyerahan arsip semakin banyak yang mengakibatkan menumpuknya arsip inaktif dari SKPD yang tidak terkontrol. Arsip-arsip cenderung diabaikan
cara pengelolaannya karena sudah jarang digunakan, dan tidak tertata rapi akibatnya apabila organisasi membutuhkan informasi arsip untuk kebutuhan
commit to user 3
pelaksanaan tugas atau pengambilan keputusan, arsip menjadi sulit diketemukan atau memerlukan waktu yang cukup lama.
Penyerahan arsip inaktif dalam keadaan tidak rapi mengakibatkan semakin besarnya masalah kearsipan yang dihadapi oleh Kantor Arsip.
Tumpukan arsip inaktif menjadi semacam penyakit yang menyebar keseluruh badan, yang menjadikan kesan kondisi kantor semakin berantakan karena
arsip tersebar dimana-mana dan tidak dikelola dengan baik. Hal ini mengakibatkan hilangnya aset organisasi berupa informasi yang tidak ternilai
harganya, disamping menimbulkan beban biaya dan beban administrasi yang semakin besar. Permasalahan tersebut merupakan permasalahan yang
kompleks, karena melibatkan berbagai unsur yang saling terkait yaitu ruangan untuk penyimpanan, peralatan dan sumber daya manusia, dimana akhirnya
bermuara pada pembiayaan. Berdasarkan latar belakang masalah diatas penulis mencoba untuk
meneliti bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif yang baik dan benar pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, sehingga penulis
tertarik untuk menyusun Tugas Akhir mengenai
“PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
DAERAH KOTA SURAKARTA”
B. Perumusan Masalah