commit to user 52
B. Pembahasan
Untuk mengetahui tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif pemerintah Kota Surakarta yang dilaksanakan oleh Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam bentuk arsip tekstual dan non tekstual, dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 4.7 Daftar Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
No Tahun
Jumlah Arsip Penerimaan
Penataan Pemusnahan
Tekstual Non
Tekstual Tekstual
Non Tekstual Tekstual
Non Tekstual
Kaset Foto
Kaset Foto
KasetFoto 1
2 3
2009 2010
2011 625 boks
645 boks 807 boks
- -
- 462 lb
1640 bks 2150 bks
4020 bks -
- -
462 lb -
- -
- -
-
Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Dari data diatas dapat kita simpulkan bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif di Pemerintah Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur tetapi
belum efektif, karena belum semua arsip dinamis inaktif arsip dapat dikelola dengan baik. Untuk mengetahui keberhasilan didalam pengelolaan dapat diukur
dengan: 1.
Volume arsip Volume arsip adalah berapa besar arsip dinamis inaktif yang dapat
disimpan di unit kearsipan adalah Kantor Arsip dan Perpustakaan pada Seksi Pengelolaan Arsip. Indikator yang ada pada volume arsip adalah:
a Pemindahan arsip
Pemindahan arsip adalah arsip-arsip dinamis inaktif yang berada di unit kerja dipindahkan ke unit kearsipan. Pemindahan arsip di
Pemerintah Kota Surakarta dari tahun 2009 sampai 2011 sebanyak
commit to user 53
2077 Boks, dari tahun ke tahun semakin meningkat, ini berarti kepedulian dari suatu instansi atau lembaga terhadap arsip
mengalami peningkatan. b
Pemusnahan arsip Pemusnahan arsip adalah mengurangi arsip-arsip dinamis inaktif
yang ada sesuai dengan prosedur dengan cara dibakar, dicacah sampai isi informasi benar-benar tidak bisa diketahui lagi.
Pemusnahan arsip adalah mengurangi arsip-arsip dinamis inaktif yang ada sesuai dengan prosedur dengan cara dibakar, dicacah
sampai informasinya tidak kelihatan ataupun didaur ulang. c
Penyerahan arsip Penyerahan arsip adalah menyerahkan arsip ke Badan Arsip
Propinsi Jawa Tengah atau ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Pemerintah Kota Surakarta selama Kantor Arsip dan Perpustakaan
berdiri belum pernah menyerahkan arsipnya. 2.
Keamanan Arsip harus dijaga keamanannya baik fisik maupun informasi, baik itu dari
serangan hama maupun pengguna arsip. Indikator yang ada pada keamanan arsip adalah:
a Kondisi fisik dan informasi arsip
Di Kantor Arsip dan Perpustakaan selama ini belum pernah dilakukan fumigasi penyemprotan terhadap hama maka ada
sebagian arsip yang lengket akibat lama. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta arsip perawatan arsip
dibungkus dengan samak payung agar terhindar dari debu. b
Peralatan arsip Peralatan arsip adalah alat atau sarana untuk menata dan
menyimpan arsip. Alat yang digunakan di Kantor Arsip dan Perpustakaan adalah boks arsip dan rak terbuka, seharusnya rak
tertutup serta belum ada komputer di depo penyimpanan arsip untuk menyimpan data arsip.
commit to user 54
c Kondisi ruang arsip
Ruang arsip pada Kantor Arsip dan Perpustakaan kecil, serta tidak ada AC untuk menstabilkan suhu pada ruang penyimpanan arsip,
yang mengakibatkan kerusakan arsip oleh serangan hama. 3.
Efisiensi Indikator yang ada pada efisiensi adalah:
a Kecepatan penemuan arsip
Untuk menemukan arsip yang dicari berada dimana adalah dengan menggunakan daftar pertelaan arsip baru mencari diruang
penyimpanan arsip sesuai dengan nomor pada daftar pertelaan arsip. Kantor Arsip dan Perpustakaan dalam mencari arsip butuh
waktu berkisar antara lima sampai dengan 10 menit. b
Berkurangnya biaya Biaya yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota Surakarta dalam
penganganan arsip dinamis inaktif hanya untuk Kantor Arsip dan Perpustakaan, tidak semua unit kerja mendapatkannya karena arsip
dinamis inaktif dari unit kerja pemerintah daerah dipindahkan ke unit kearsipan dan menjadi tanggungjawab Kantor Arsip dan
Perpustakaan. c
Kondisi ruang arsip Penyediaan ruangan untuk penataan dan penyimpanan arsip
dinamis inaktif hanya ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan, serta semua unit kerja tidak ada ruangan khusus untuk penataan dan
penyimpanan, karena arsip dinamis inaktifnya dipindahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan.
4. Efektifitas
Indikator yang ada pada efektifitas adalah: a.
Ketepatan penemuan kembali arsip Dalam penemuan kembali arsip yang diperlukan, dengan melihat
daftar pertelaan arsip sesuai masalah arsip yang dibutuhkan, maka petugas arsip langsung menuju ke depo penyimpanan arsip dan
commit to user 55
mengambil boks arsip sesuai dengan nomor dalam daftar pertelaan arsip.
b. Ketepatan sasaran terhadap pengguna arsip
Arsip yang dikehendaki oleh pengguna diambilkan oleh petugas arsip, tidak boleh pengguna mencari arsip sendiri, sebab arsip yang
tidak dikehendaki informasinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, serta arsip tersebut sudah menjadi berkas, jadi pengguna arsip
bisa memanfaatkan berkas tersebut untuk kepentingan organisasi. Dari uraian-uraian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa
pengelolaan arsip-arsip dinamis inaktif di Pemerintah Kota Surakarta sudah sesuai prosedur, tetapi belum optimal pengelolaannya dimana terlihat bahwa
semua arsip yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan belum tertangani semua, serta penyimpanan dan penemuan kembali berkas tidak bisa dilakukan
dengan maksimal karena fasilitas kurang memadai dan kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip.
Kesimpulan dari tabel pengelolaan arsip dinamis inaktif tersebut di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kota Surakarta telah dilaksanakan
sesuai dengan prosedur, sudah dikelola dengan baik tetapi belum optimal. Hal ini senada dengan pernyataan dari Bapak Sri Wahyudi S,Sos, M.Si
wawancara tanggal 26 April 2012 selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang mengatakan
bahwa: “ Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta ini sudah dilakukan sesuai prosedur yang telah ditentukan, akan tetapi hasilnya belum optimal. Bisa dilihat dari arsip belum
dikelola secara baik karena sarana dan prasarana yang kurang memadai sehingga penemuan kembali arsip yang dicari memerlukan waktu yang agak
lama. “
commit to user 56
C. Hambatan-hambatan yang Muncul Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis