Pembahasan HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

commit to user 52

B. Pembahasan

Untuk mengetahui tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif pemerintah Kota Surakarta yang dilaksanakan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam bentuk arsip tekstual dan non tekstual, dapat dilihat pada tabel dibawah ini: Tabel 4.7 Daftar Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta No Tahun Jumlah Arsip Penerimaan Penataan Pemusnahan Tekstual Non Tekstual Tekstual Non Tekstual Tekstual Non Tekstual Kaset Foto Kaset Foto KasetFoto 1 2 3 2009 2010 2011 625 boks 645 boks 807 boks - - - 462 lb 1640 bks 2150 bks 4020 bks - - - 462 lb - - - - - - Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Dari data diatas dapat kita simpulkan bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif di Pemerintah Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur tetapi belum efektif, karena belum semua arsip dinamis inaktif arsip dapat dikelola dengan baik. Untuk mengetahui keberhasilan didalam pengelolaan dapat diukur dengan: 1. Volume arsip Volume arsip adalah berapa besar arsip dinamis inaktif yang dapat disimpan di unit kearsipan adalah Kantor Arsip dan Perpustakaan pada Seksi Pengelolaan Arsip. Indikator yang ada pada volume arsip adalah: a Pemindahan arsip Pemindahan arsip adalah arsip-arsip dinamis inaktif yang berada di unit kerja dipindahkan ke unit kearsipan. Pemindahan arsip di Pemerintah Kota Surakarta dari tahun 2009 sampai 2011 sebanyak commit to user 53 2077 Boks, dari tahun ke tahun semakin meningkat, ini berarti kepedulian dari suatu instansi atau lembaga terhadap arsip mengalami peningkatan. b Pemusnahan arsip Pemusnahan arsip adalah mengurangi arsip-arsip dinamis inaktif yang ada sesuai dengan prosedur dengan cara dibakar, dicacah sampai isi informasi benar-benar tidak bisa diketahui lagi. Pemusnahan arsip adalah mengurangi arsip-arsip dinamis inaktif yang ada sesuai dengan prosedur dengan cara dibakar, dicacah sampai informasinya tidak kelihatan ataupun didaur ulang. c Penyerahan arsip Penyerahan arsip adalah menyerahkan arsip ke Badan Arsip Propinsi Jawa Tengah atau ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Pemerintah Kota Surakarta selama Kantor Arsip dan Perpustakaan berdiri belum pernah menyerahkan arsipnya. 2. Keamanan Arsip harus dijaga keamanannya baik fisik maupun informasi, baik itu dari serangan hama maupun pengguna arsip. Indikator yang ada pada keamanan arsip adalah: a Kondisi fisik dan informasi arsip Di Kantor Arsip dan Perpustakaan selama ini belum pernah dilakukan fumigasi penyemprotan terhadap hama maka ada sebagian arsip yang lengket akibat lama. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta arsip perawatan arsip dibungkus dengan samak payung agar terhindar dari debu. b Peralatan arsip Peralatan arsip adalah alat atau sarana untuk menata dan menyimpan arsip. Alat yang digunakan di Kantor Arsip dan Perpustakaan adalah boks arsip dan rak terbuka, seharusnya rak tertutup serta belum ada komputer di depo penyimpanan arsip untuk menyimpan data arsip. commit to user 54 c Kondisi ruang arsip Ruang arsip pada Kantor Arsip dan Perpustakaan kecil, serta tidak ada AC untuk menstabilkan suhu pada ruang penyimpanan arsip, yang mengakibatkan kerusakan arsip oleh serangan hama. 3. Efisiensi Indikator yang ada pada efisiensi adalah: a Kecepatan penemuan arsip Untuk menemukan arsip yang dicari berada dimana adalah dengan menggunakan daftar pertelaan arsip baru mencari diruang penyimpanan arsip sesuai dengan nomor pada daftar pertelaan arsip. Kantor Arsip dan Perpustakaan dalam mencari arsip butuh waktu berkisar antara lima sampai dengan 10 menit. b Berkurangnya biaya Biaya yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota Surakarta dalam penganganan arsip dinamis inaktif hanya untuk Kantor Arsip dan Perpustakaan, tidak semua unit kerja mendapatkannya karena arsip dinamis inaktif dari unit kerja pemerintah daerah dipindahkan ke unit kearsipan dan menjadi tanggungjawab Kantor Arsip dan Perpustakaan. c Kondisi ruang arsip Penyediaan ruangan untuk penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif hanya ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan, serta semua unit kerja tidak ada ruangan khusus untuk penataan dan penyimpanan, karena arsip dinamis inaktifnya dipindahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan. 4. Efektifitas Indikator yang ada pada efektifitas adalah: a. Ketepatan penemuan kembali arsip Dalam penemuan kembali arsip yang diperlukan, dengan melihat daftar pertelaan arsip sesuai masalah arsip yang dibutuhkan, maka petugas arsip langsung menuju ke depo penyimpanan arsip dan commit to user 55 mengambil boks arsip sesuai dengan nomor dalam daftar pertelaan arsip. b. Ketepatan sasaran terhadap pengguna arsip Arsip yang dikehendaki oleh pengguna diambilkan oleh petugas arsip, tidak boleh pengguna mencari arsip sendiri, sebab arsip yang tidak dikehendaki informasinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, serta arsip tersebut sudah menjadi berkas, jadi pengguna arsip bisa memanfaatkan berkas tersebut untuk kepentingan organisasi. Dari uraian-uraian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan arsip-arsip dinamis inaktif di Pemerintah Kota Surakarta sudah sesuai prosedur, tetapi belum optimal pengelolaannya dimana terlihat bahwa semua arsip yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan belum tertangani semua, serta penyimpanan dan penemuan kembali berkas tidak bisa dilakukan dengan maksimal karena fasilitas kurang memadai dan kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip. Kesimpulan dari tabel pengelolaan arsip dinamis inaktif tersebut di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur, sudah dikelola dengan baik tetapi belum optimal. Hal ini senada dengan pernyataan dari Bapak Sri Wahyudi S,Sos, M.Si wawancara tanggal 26 April 2012 selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang mengatakan bahwa: “ Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ini sudah dilakukan sesuai prosedur yang telah ditentukan, akan tetapi hasilnya belum optimal. Bisa dilihat dari arsip belum dikelola secara baik karena sarana dan prasarana yang kurang memadai sehingga penemuan kembali arsip yang dicari memerlukan waktu yang agak lama. “ commit to user 56

C. Hambatan-hambatan yang Muncul Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis